檔案數字化工作要求精選(九篇)

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第1篇：檔案數字化工作要求范文

一、數字化加工中檔案原件與數字檔案信息安全管理主要內容

1　工作流程的設計

制定科學合理的檔案數字化工作流程。只有制定完善的數字化工作流程，才能確保數字化過程中檔案原件和檔案信息的安全。通過對不同種類檔案數字化工作的考察分析，我們設計了一個科學合理的檔案數字化工作流程，這個工作流程涉及了調檔、前處理、數字化、還檔、掛接以及相應的檢查等全部檔案化工作環節。具體工作流程見圖。

2　管理細節的控制

建立和逐步完善各工作崗位的責任制，細化數字化工作過程中各工序間的檔案交接手續，規范數字化加工場所的安全保密要求，加強對數字化承建單位及人員的安全保密管理和采取各種安全保密措施，是檔案數字化工作中管理控制的基礎。

(1)根據《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國計算機信息系統安全保護條例》、《信息安全技術信息系統災難恢復規范》等有關法律法規和標準的規定，制定檔案數字化中的檔案安全保管和保密工作責任制。檔案部門要制定具體的工作方案，調整充實檔案安全領導機構，建立健全安全檢查、安全保管制度，建立安全檢查檔案。工作人員要分工明確、責任到人，從檔案出庫、前處理、數字化到最后檢查、還檔和數字檔案信息的存儲備份，每個環節、步驟，都要安排專人負責。要采取強有力的措施，確保檔案原件與檔案信息的絕對安全。

(2)設計檔案數字化流程中各個工作環節登記表。要嚴格做好檔案進出及各個工作流程的登記工作，確保每份檔案的流向有書面記載。設計與“調檔”工作相配套的《檔案調檔登記表》，與“前處理”工作相配套的《檔案數字化前處理登記表》，與“數字化”工作相配套的《數字化加工登記表》，與“檢查數字檔案信息”工作相配套的《數字檔案檢驗登記表》，與“數字檔案信息存儲、備份、提供利用”工作相配套的《數字檔案信息存儲備份登記表》和與“還檔”工作相配套的《檔案驗收還檔登記表》等，每張表格均標明日期、全宗號、目錄號、數量、張頁數、重量、破損情況等相關信息，并要求相關交接人員簽字確認，做到每份檔案的去向都登記在冊，一目了然。通過這些涉及各個工作環節的登記表，讓數字化工作中每份檔案都有一份明確的、清晰的、記錄有每個加工環節錄的“安全檔案”，以確保每個工作環節中檔案原件和檔案信鼠的安全。

(3)檔案數字化要指定專門的數字化加工場所。數字化應在檔案館指定的安全場所內進行，工作場所中應安裝監管系統與保密設施，實現防磁泄漏功能或加裝磁干擾設備，消除通過磁泄漏而產生的安全隱患，并不得在工作場所中使用與工作無關的任何電器設備。要制定嚴格的數字化工作場所人員出入制度，條件允許的情況下，可加裝門禁系統，嚴禁無關人員進入檔案數字化場所。數字化加工場所必須配備消防系統、防盜報警系統、視頻監控系統。針對自然災害要制定相應的防范措施，以便在自然災害發生時可以最大限度保護檔案的安全。禁止在加工場所內吸煙，在加工工作臺飲水、餐飲等。對于數字化加工場所要進行定期和不定期的檢查，發現問題及時解決，防止各類檔案安全事故的發生。

(4)要對檔案數字化承建單位及人員有嚴格的安全保密要求。檔案數字化工作的承建單位應該有特定資質，數字化承建單位要嚴格遵守《保密守則》和檔案法律法規，嚴格按照數字化工作流程進行工作，確保數字化加工中檔案原件和檔案信息的安全。不得遺失、損壞檔案原件。未經檔案部門同意。不得擅自將檔案原件和加工數據帶離指定場所，凡因加工需要，檔案或數據必須離開指定場所的，必須采取措施，確保檔案原件和檔案信息的安全。數字化承建單位對數字化工作人員要進行保密培訓，并持證上崗。要制定數字化工作期間的人員安全管理制度、安全審查制度、崗位安全考核等制度，并要嚴格執行。嚴禁加工人員對檔案原件及檔案信息的私自復制。

(5)要采取各種行之有效的安全保密措施。在檔案的“前處理”、“數字化”和“原檔復原”等工作環節中可能要對檔案進行拆卷、掃描、裝訂、放音、放像等處理，每一步都要采取必要的安全措施，以保證檔案原件的安全，不能因為人為的原因造成檔案原件的污染、破損、斷裂甚至失竊等無法挽回的損失。

3　技術支撐平臺的保障

搭建檔案數字化工作的技術支撐平臺。要根據檔案數字化工作的實際情況，采用各種安全技術和安全手段，以確保檔案信息的安全。技術支撐平臺主要包括網絡建設、硬件建設、存儲備份方案、安全技術和防范手段等幾個方面。

二、技術支撐平臺的設計與搭建

1　網絡建設

檔案數字化加工網絡必須采用物理隔離方式，打造封閉式檔案數字化工作網絡體系，該網絡必須是封閉式獨立網絡，禁止與其他任何網絡系統互聯，并且該網絡系統要嚴格按照保密部門的相關規定進行管理。

2　硬件建設

在硬件組成方面，重點考慮實現整個檔案數字化工作所必需的設備及其性能，包括服務器、終端設備、存儲設備、網絡設備、各類輸入設備等，整個系統的硬件組成及布置設計如下：

(1)服務器：在數字化所形成的數據量不大的情況下，服務器可用高性能微機代替，否則應配備專用服務器；

(2)終端設備：終端設備應采用可以控制各輸出口，如USB口、打印口、軟驅、可刻錄光驅的瘦客戶機或專用計算機；

(3)存儲設備：若數字化所形成的數據量較大，則要購買專用存儲設備，如磁盤陣列，否則可采用在服務器上加裝硬盤的方式；

(4)網絡設備：采用100M以上帶寬的網絡設備，用于數字化過程中各工序的信息傳輸和共享；

(5)輸入設備：紙質檔案數字化可采用專業高速掃描儀、彩色大幅面掃描儀、零邊距高速平板彩色掃描儀等設備，錄音錄像檔案數字化可采用專用音視頻采集設備。

3　存儲備份方案

要制定良好的存儲備份方案，以切實保證數字檔案信息的安全。存儲備份方

案要遵循數據適度安全準則，綜合考慮數據安全與長期保存讀取、存儲備份自動化程度、操作快捷有序、存儲備份經濟性等各種因素，采取網絡在線存儲備份，異地、異質備份等相結合的技術手段，并指定專人負責。

(1)紙質檔案數字化一般采用黑白二值模式；對于頁面為黑白兩色，但字跡清晰度差或帶有插圖的檔案，以及頁面為多色文字的檔案，可采用灰度模式；對于頁面中有紅頭、印章或插有黑白照片、彩色照片、彩色插圖的檔案，可視需要采用彩色模式。掃描分辨率要求一般在200DPI以上。數字化后所形成的圖像文件，一般采用TIFF(G4)格式存儲。存儲時的壓縮率的選擇，應在保證圖像清晰可讀的前提下，盡量減小存儲容量為準則。

(2)照片檔案數字化時，彩色照片宜采用“RGB”模式，黑白照片宜采用“灰度”模式。分辨率一般應不低于600dpi。數字化后所形成的圖像文件，一般采用TIFF格式存儲，采用LZWN式壓縮。

(3)錄音帶數字化時應選用44.1kHz，16bit來進行立體聲采樣。數字化后存儲格式應為WAV或MP3。錄像帶數字化時數據傳輸率應不低于4Mb／s，采用MPEG2壓縮存儲標準。

4　安全技術

要采用入侵檢測、操作系統安全內核技術，病毒防范等技術和內網安全審計管理技術加強檔案信息的安全。

(1)啟用人侵檢測和訪問控制的聯動服務，對計算機和網絡資源的惡意使用行為進行識別和響應處理，以幫助系統對付網絡攻擊，擴展系統管理員的安全管理能力。

(2)采取操作系統安全內核技術，把系統內核中可能引起安全性問題的部分從內核中剔除出去，提高系統的安全性。

(3)采取病毒防范技術，建立網絡化的病毒防范體系，實現病毒庫的同步升級，做到無漏洞運行，提高檔案信息的安全性。

(4)采用內網安全審計管理技術，將用戶終端所有信息輸出口封閉，在網絡內只允許數據由終端向服務器進行的單向傳輸，杜絕隨意拷貝、復制檔案信息的可能。

第2篇：檔案數字化工作要求范文

一、我監所檔案數字化工作的實踐

1、主要做法

當前我省監所檔案室的檔案保管、利用，多數仍然停留在紙質檔案的管理及較原始的檢索利用水平上，檔案信息資源不能很好地利用，更無法實現信息共享。為了加快實現檔案的數字化管理，我監所近年來致力于檔案資源數字化建設。2012年，我監所引進精益A320數字化掃描儀，開始了檔案數字化的實踐工作。去年，為了加快室藏檔案的數字化工作，根據上級的統一布署和推進檔案室數字化建設的總要求，我監所采用外包的方式，全面鋪開數字化建設方案，對2012年以前形成的監所文書檔案（永久和長期或30年）以及會計報表類進行全文數字化加工。為確保這項工作有序、安全地進行，我單位與外包方簽訂了明確工作要求、明確監督檢查要求和明確保密工作要求的合同，并約定承包的數量、質量、酬金、以及時間和驗收方法及標準等。

目前，在檔案信息庫與檔案掃描方面已經完成的工作有：

檔案原件掃描文圖共計70多萬張；文件條目計算機錄入近十多萬條。

2、下一步打算

一是建立檔案數據庫。第一步，輸入文件級目錄，一方面補齊卷內文件目錄，另一方面查漏補缺，提高正確性，從而確保檔案數據庫的真實性、完整性和有效性。第二步，在前面掃描錄入文件信息的基礎上，實現原文件信息數字化。

二是建立了檔案室網站。依托單位OA網上辦公系統，做到文檔一體化，實現資源共享。在局域網上提供檔案信息查閱，政策法規查詢、舉辦網上展覽等，充分展示發展成果，實現資源有效利用。

三是加強文件的收集和積累工作。電子文件是未來室藏數字檔案向外開放的主要窗口，為實現這一目標，要求進室單位必須同時遞交紙質文件和電子版文件，由檔案室進行統一歸檔后依托OA系統實現網上現行文件查閱中心提供全文查詢，并通過這一途徑有效開展政務公開工作。

二、存在的問題

（一）規范和安全保障滯后

檔案數字化工作是基于檔案信息化建設大背景下的一項基礎工作，必須遵循統一的標準規范，在國家層面上，有《中華人民共和國紙質檔案數字化技術規范》等國家檔案行業法規，因此在微觀層面上要求單位亦必須制定出相應的質量標準、鑒定原則和操作規程等，形成一套檔案數字化工作的制度體系；隨著檔案數字化工作的全面鋪開，加強檔案數字化工作的安全管理擺到了突出的地位，要加強全程監控，做好檔案內容的保密工作，重點是做好數據管理，防止數據的丟失、破壞、被盜等不安全因素。

（二）硬件不硬

計算機、掃描儀等硬件配置低、性能不穩定，影響掃描的速度和質量；檔案數字化是一個長期的過程，硬件的購置不可能一步到位，也不需要一步到位，但應保證掃描儀等硬件設施的成龍配套，使其具有較強的物質支撐能力和作用。

（三）軟件不軟

一是應用軟件的開發有待提高，軟件功能越強、操作越簡便，效率就會明顯提高。二是人才的開發有待深化。目前我們采用檔案業務人員與計算機專業人員結合的方式進行的，但檔案數字化管理涉及到多方位的控制和管理，要引進大學檔案學專業畢業生充實檔案管理工作隊伍，提升管理水平。

三、應對的策略

一是各級領導的高度重視是開展這項工作的有效保證。檔案數字化建設是一項長期的系統工程，不是一朝一夕能夠完成的。檔案數字化工作又是一涉及多部門的綜合性工作，必須加強統籌管理和協調，確保各項工作有序展開。檔案數字化工作更是一項科學管理工作，必須制訂有效的工作流程，充分發揮激勵機制，才能調動好工作人員的工作積極性和創造性，使這項工作扎扎實實地開展下去。

二是加強基礎設施建設，加大資金投入。在信息采集環節，購置照像機、錄像機和掃描儀等必要的設備；在信息存儲環節，購置必要的存儲設備；在信息利用環節，購置計算機、打印機、復印機等設備。

三是加強隊伍建設。一是鼓勵在職人員通過在職培訓、進修和自學考試等方式不斷提高業務水平，掌握和運用現代檔案管理技術和技能；二是從大專院校中招收檔案專業學生，充實檔案監所檔案管理隊伍。

第3篇：檔案數字化工作要求范文

中國氣象局氣象檔案館（以下簡稱氣象檔案館）館藏的我國器測氣象觀測記錄始于19世紀40年代，而可利用的數字化氣象記錄檔案基本始于解放后。大量紙質氣象記錄檔案無論在實體所占空間還是在內容記錄時間跨度上都處于絕對優勢地位，這種檔案的實體狀況嚴重限制了其信息提供利用的時間范圍與空間范圍，降低了其信息利用的效率，亟待數字化。在此背景下，氣象檔案館于2007年2月正式啟動了氣象記錄檔案數字化項目。近期，氣象檔案館決定，在做好此次低溫雨雪冰凍災害災后重建階段檔案服務的同時，加快歷史氣象檔案數字化的步伐，加大檔案數字化的力度。

制定氣象記錄檔案數字化方案

為順利完成氣象記錄檔案數字化，氣象檔案館在項目啟動前制定了完整的方案，對氣象記錄檔案數字化的內涵、范圍、建設原則和組織實施方案等方面作出了明確的定義與說明，對什么是氣象記錄檔案數字化、如何開展氣象記錄檔案數字化等問題給出了詳細的闡釋。

參考現有氣象記錄電子文件格式，我館決定將TXT格式作為本次電子文本形態氣象記錄檔案的標準格式。

一、 對數字形態檔案信息進行科學管理

數字化氣象記錄檔案信息的編目是以傳統形態氣象記錄檔案目錄為基礎，結合新生成數字化形態氣象記錄檔案信息的組成形式及內容特點，以條目的形式對數字化形態氣象記錄檔案信息的內容種類、信息組織形式、記錄責任者、觀測要素、時空范圍等信息內容與形式屬性進行概括的工作。為規范該項工作，我館制定了《數字化氣象檔案案卷級和文件級目錄著錄格式》，對著錄內容與格式作出明確規定。

數字化形態氣象記錄檔案的整理是指按照相關檔案管理規定對新生成數字化氣象記錄檔案進行完整性檢查、質量和格式檢查及邏輯分類與排序的工作，它是數字形態氣象記錄檔案信息生成的基本環節，其工作質量直接影響到檔案歸檔后的管理與利用。氣象檔案館制定了《歷史氣象檔案掃描電子文件檢查方案》等技術規范來對數字化形態氣象記錄檔案的整理提供技術支撐。

數字化氣象記錄檔案的存儲是將整理完成的數字化形態氣象記錄檔案存儲在特定的磁帶、磁盤或光盤上的工作。根據現有電子檔案存儲設備及檔案管理和利用的需求，我館要求數字化氣象記錄檔案使用磁帶、光盤各存儲一套。歸檔存儲的各種技術指標，按照《電子文件歸檔與管理規范（GB/T 18894―2002）》等相關規定執行。

二、 對數字形態氣象記錄檔案信息進行有效利用

對數字形態氣象記錄檔案信息進行有效利用是本次檔案數字化的最終目的，需要解決的主要問題是確定提供利用的范圍、對象及方式。根據中國氣象局《氣象資料共享管理辦法》規定，本次檔案數字化形成的所有數字形態氣象記錄檔案信息都應提供利用，提供利用的對象及其利用權限參照該辦法中的相關規定執行，提供利用的時間順序由數字化形態信息歸檔的先后順序決定。

檔案利用的方式可根據是否使用網絡分為在線與離線兩種。離線服務與傳統氣象記錄檔案的服務相同，按同一規章制度及程序執行。在線服務是通過建立網絡平臺來滿足用戶通過網絡調用檔案的需求。與離線服務相比，在線服務工作相對復雜，其主要任務是滿足檔案管理與利用需求的系統平臺建設。為建設系統平臺，我們制定了《歷史氣象檔案電子文件應用服務系統功能需求》，委托數字化加工企業據此開發。

三、 氣象記錄檔案數字化實施原則

氣象記錄檔案數字化實施原則是數字化工作必須遵循的強制性規則，是達到數字化總體目標的重要保證。根據檔案管理需求與數字化工作總體目標，氣象檔案館確定了四條原則：保證檔案的安全性：氣象記錄檔案的安全包括實體安全與內容信息安全兩方面；保證檔案的有序性：氣象記錄檔案的有序性包括紙質或縮微膠片氣象記錄檔案的有序性和數字化形態檔案信息的有序性；保證檔案信息的真實性：在檔案數字化實施過程中保證原始氣象記錄檔案內容信息的真實性，避免信息被篡改；便于管理和利用：利用需求不同對氣象記錄檔案信息組織形式要求也不同，檔案數字化產品的特點與形式必須兼顧檔案的管理需求與用戶的利用需求。

氣象記錄檔案數字化的經驗與不足

通過對氣象記錄檔案數字化方案的貫徹執行，氣象檔案館實現了館藏194萬頁氣象記錄檔案的掃描數字化，完成了數字化檔案應用服務系統的開發建設。在實現檔案數字化既定目標的同時，取得了寶貴的實踐經驗，為館藏其他檔案數字化及全國氣象記錄檔案數字化奠定了堅實基礎。

通過對氣象記錄檔案數字化工作實施情況的分析，總結出以下經驗：即只有對氣象記錄檔案數字化流程進行全程管理、規范管理、安全管理才能較好地完成數字化工作。

1.全程管理是氣象記錄檔案數字化成功的基本保證。根據氣象記錄檔案數字化方案的有關規定，本次檔案數字化工作實現了數字化流程的全程介入管理和全面細節管理，有效保證了傳統形態信息的安全、有序，較好地保證了數字化產品的質量與應用效果。

2. 規范管理是氣象記錄檔案數字化成功的關鍵。由于本次數字化的氣象記錄檔案數量巨大、種類眾多、格式復雜，使得數字化工作任務繁重、技術問題繁雜、工作流程復雜、產品質量控制困難。為此，必須制定詳盡的數字化操作流程及技術標準來規范具體的檔案數字化工作。

3. 安全管理是氣象記錄檔案數字化的基本要求。為做好數字化過程中的檔案安全保障工作，氣象檔案館采取了諸多措施，如提供專用的數字化加工場地、制定規范檔案移交與歸還的《歷史氣象檔案交接管理辦法》、制定響應突發安全事件的《氣象檔案館防火應急預案》、在數字化加工合同中明確規定檔案保密與保護條款等。

4. 檔案修復與數字化工作同步進行。由于檔案修復工作需翻閱全部檔案并進行破損情況鑒定，為節約時間和減少檔案原件調用次數，氣象檔案館將破損檔案鑒選與檔案整理編頁同時進行。

根據檔案數字化的具體情況，結合工作實踐，總結了以下三點不足：

1. 前期傳統載體檔案整理工作不足。由于歷史原因，在數字化工作開展初期許多需要數字化的氣象記錄檔案沒有編頁，氣象檔案館與數字化加工企業的檔案交接以冊而不是以頁為單位進行，一方面給檔案完整性檢查帶來不便，另一方面也給數字形態檔案信息文件排序造成了障礙。為解決該問題，氣象檔案館不得不對這些檔案以原檔案實體狀態及檔案內容的內在邏輯聯系作為數字化文件完整性檢查與文件排序的依據。

2.數字化加工進度控制不足。本次氣象記錄檔案數字化在進度控制方面有所欠缺，未按預定計劃完成數字化任務。原因主要在于氣象記錄檔案數字化是一項任務繁重、流程復雜的工作，在實際工作中存在很多無法預見的問題。

3.檔案信息安全管理不足。本次氣象記錄檔案數字化工作對檔案實體安全進行了有效的管理，但對檔案內容信息安全的管理在檔案內容接觸范圍及檔案傳輸控制方面略有不足。第一，數字化工作委托企業進行，在客觀上不可避免地擴大了檔案信息的接觸范圍。第二，數字化過程有質量檢查、格式檢查、信息復制等環節，無法實現掃描與存儲設備的全封閉管理，給檔案內容信息的外泄留下隱患。目前，我們正針對如何對檔案信息內容進行更嚴密的安全管理做深入研究。

第4篇：檔案數字化工作要求范文

一、數字化發展在高職院校檔案管理中的重要價值

首先，電子檔案具有體積小，使用壽命長，容易復制，傳遞速度快和便于存儲等紙質檔案不可比擬的優勢。對目前的社會發展來說，電子檔案具有更高的實用性。高職院校檔案管理的數字化將會實現從紙質檔案到數字化檔案的跨越，對傳統的檔案工作產生了前所未有的沖擊，具有很強大的影響力。其次，選擇數字化也是高職院校檔案信息工作發展的結果。高職院校是人才培養的重要基地，也是傳承中華文明應用先進科技的主要機構，具有先進的文化理念。隨著高職院校的不斷改革發展，檔案的門類不斷增多，內容更加復雜化、多樣化，當然數量也會更為繁多。高職院校檔案數字化的管理方法恰好適應了高職院校的發展要求。再次，實行高職院校檔案管理的信息化也是檔案工作人員不斷發展自身素質適應時代要求的選擇。傳統的紙質檔案管理方式明顯不能滿足新型檔案管理的需要，檔案管理工作的內容也在不斷更新，管理人員的知識結構也會進行相應的調整。

高職院校檔案數字化建設是校園工程的重要組成部分，也是檔案信息化建設的基礎，是檔案信息資源共享的前提。為了使檔案信息的利用更加方便、準確與快捷，更好地服務學校、服務社會，必須發展檔案數字化。同時這也是國家信息化戰略的發展要求。

二、高職院校檔案管理的數字化發展策略

數字化是檔案管理的必然趨勢，目前正值庫存檔案向數字化轉型的重要時期，庫存檔案數字化是檔案數字化建設的核心內容。下文從數字化工作的科學性、實用性、工作途徑和工作手段四個方面對高職院校檔案管理數字化路徑做了詳細分析。

1.實現庫存檔案數字化

（1）優化數字化管理工作。檔案資料數量龐大，其中含有大量鑒定后會做銷毀處理的檔案和未鑒定的檔案。如果盲目地將這些檔案悉數數字化，只會大幅度增加檔案數字化管理工作的負擔和難度，同時白白浪費掉大量的資金、資源。因此，庫存檔案數字化要采取科學合理的方式進行。要制定科學合理的檔案優化方案，做好庫存檔案的優化工作。根據高職院校檔案管理的具體情況以及高職院校檔案所屬年代、使用頻率、保密級別和保管年限等等，對庫存檔案的優化工作制定出一份科學合理的方案。

（2）有選擇性實施數字化發展。根據制定好的檔案優化方案，評估鑒定庫存檔案的利用頻率、實用性和價值，按照高職院校檔案的保密等級、內容優先級和年度優先級三個方面確定檔案數字化的合理范圍。首先對那些急需修補的檔案和利用頻率高的檔案進行數字化，確保庫存檔案資源的有效利用。針對不適合現有的數字化檔案管理方法的檔案，例如沒有解密或密級較高的、暫時不用的和保存價值較高的檔案，可以暫時不進行數字化，待檔案管理的數字化科技條件進一步發展成熟之后再做科學安排處理，檔案信息數字化是有條件有選擇的數字化。

（3）選取多種工作手段。目前使用的數字化手段多種多樣，比如拍照、掃描、著錄編輯等，可以根據庫存檔案的不同類別，采用不同的數字化手段。針對著錄是要特別注意的問題、掃描后的處理辦法和掃描的分辨率等等要制定出合理的規范標準，用以提高檔案管理工作的效率。由于紙質的文檔掃描以后，其本質是圖片，依然不能實現全文檢索，雖然能通過屏幕進行閱讀打印，但打印的文檔存在兩大問題，首先，費用高，其次，不能起到憑證的作用，需要原件復印以后加蓋檔案證明章才能有效。聲像、實物檔案等文件資料可以采用拍音頻視頻采集或拍照的手段首先形成電子文件，然后上傳至高職院校檔案數據庫。之后，還要對電子文件的單位及人員名稱、活動內容、獲獎情況等進行著錄編輯。

2.實現電子文件檔案化

實現高校檔案信息化管理的另一個重點內容就是電子文件的建設。

電子文件檔案化的第一個要求就是完善檔案管理制度，把電子文件的歸檔納入管理制度當中去。完善的檔案管理制度對檔案管理工作起著事半功倍的作用。對于紙質文件相應的電子文件要做到及時的收集并準確注明移交情況，實現文件的遠程利用和全文檢索。電子文件要有統一的的格式命名標準，例如工程圖紙使用DWG格式、圖片統一采用JPEG格式、文檔使用PDF格式等等。同時，由于電子文檔大多是紙質文檔轉換孤傲來的，內容也與紙質文檔相同，因此歸檔時還要注意避免重復。

第5篇：檔案數字化工作要求范文

這不僅是客觀要求，更能有效保護原始檔案，優化檔案查閱利用的信息服務功能，提高機關檔案工作管理科學化水平。

抓緊做好的幾項工作

機關檔案信息化建設應抓緊做好如下幾項工作：

一是做好基礎網絡和設備配套工作。在機關辦公內網基礎上搭建檔案專用服務器和存儲陣列設備，配套圖形工作站、高速掃描儀、聲像采集轉換工具等設備，按照安全保密的要求進行設備軟硬件裝配、網絡及安防布線施工。

二是做好檔案數字化工作。按照國家標準和技術規范做好紙質檔案的整理、掃描、OCR文字識別、圖像處理、圖像存儲、建立條目，將歷年領導講話錄音、會議活動錄像采集并轉換格式，做好檔案數字化過程中的原始檔案保護、檔案數據掛接、驗收和備份，以及檔案數字化成果管理等工作。

三是做好檔案管理和查閱利用系統的網絡化應用開發。做好檔案管理系統應用開發，與機關辦公業務系統實現應用整合，通過接口程序實現電子公文及處理箋等文件的辦結歸檔，實現檔案的接收、保管、查詢利用和審批等工作流程網絡化管理，采用全文檢索技術和數據挖掘技術提高檔案數字化信息資源的查閱利用效率。

需處理好的幾個問題

一是檔案信息化與機關電子政務同步建設問題。將檔案信息化作為機關電子政務建設的重要內容，實行統一規劃、同步發展，是貫徹落實黨和政府加強和改進新形勢下檔案工作意見精神的重要舉措；機關電子政務各個應用系統應建立辦結歸檔接口，與檔案管理系統實現網絡化對接，提高歸檔工作效率，形成機關檔案知識庫系統，實現機關辦公業務信息資源的高效利用，提高政府決策支持服務能力。

二是檔案信息化與現有檔案工作制度相適應的問題。檔案信息化必然要改變舊的檔案工作方法和管理模式。因此，要建立和完善適應檔案信息化發展要求的機關檔案工作規章制度，建立單位電子文件歸檔與管理制度、檔案數字化工作流程及規范、數字化檔案查詢利用管理制度，以及與檔案信息化相適應的保密管理制度等，明確檔案信息化與機關檔案工作的職責，優化檔案管理工作流程，徹底改變過去機關檔案工作的老觀念和老思想。

第6篇：檔案數字化工作要求范文

關鍵詞：中職學校；檔案管理；信息化；數據庫

檔案管理是學校管理的重要基礎工作，涵蓋學校管理、教育教學活動、教育科研工作和教育督導評估等重要資料的管理。傳統的檔案管理幾乎全是書面文件，容易損壞也容易檢索，隨著信息技術的發展，信息化管理易檢索、不容易丟失的優勢逐漸顯露出來，這就要求我們檔案管理人員一定要充分發揮信息優勢輔助和細化檔案管理。

中職檔案信息化是檔案管理工作的必然趨勢。本文從三個方面進行了中職學校檔案信息化工作開展的全面研究。

一、建設高質量的檔案信息數據庫

中職學校檔案信息化建設必須要重視信息數據庫的建設，因為一直以來中職檔案管理工作往往會因為缺乏信息化內容而突顯出一些棘手的問題，而且單一的存儲模式也容易出現檔案內容的損壞、丟失等問題，檔案數據庫的建設能夠解決這些問題，為了建設高質量的檔案信息數據庫要從這幾方面做起：首先，要建設高質量的檔案信息數據庫，將所有的紙化檔案進行重點篩選，完成信息數據庫的建設。按照《紙質檔案數字化技術規范》，對原有館藏傳統載體檔案進行數字化轉換。其次，要實現數據庫的共享建設。在共享建設的過程中要按數據庫用戶數量、連接系統的數量等來確定優先順序。在此基礎上進行共享數據庫的邏輯結構設計。通過數據庫共享建設中職學校校內的各類檔案之間可以共享，保證不同側重點的檔案管理內容能夠實現共同管理，信息共享，避免了重復工作；校外的相關信息能夠共享則能夠保證中職院校的檔案內容與其他高等院校、相關用人企業之間可以進行信息溝通，保證中職學生能夠獲得更高學歷進修、參加企業內部招聘的機會。

二、數字化工具更新檔案信息內容

檔案建設最為復雜的內容就是需要不斷地更新信息內容，諸如學生的基本情況、教師的學歷情況、學校的發展歷程等都需要隨著時間的推進而不斷發展。在信息化檔案管理建設的過程中，可以利用數字化工具進行隨時的檔案更新。首先，要選擇有效的數據化工具。這些更新軟件要保證能夠建立數據庫更新平臺，并在原有的數據庫基礎上開展、更新工作，保證滿足中職學校的人事、教育教學等檔案內容的隨時更新，并保證對檔案內容的管理更為標準化、可視化、自動化，確保系統運行的穩定性、兼容性、整體性和延續性。其次，在進行數字化工具更新的過程中要一方面保證自動化升級，當文件保存系統自動升級時，保存在系統內的檔案將隨系統的更新和遷移。另一方面則要保證更新過程中的數據庫的穩定性，使得原有的內容能夠備份保留。另外，在進行更新管理的過程中要對數字化檔案資源進行安全管理和維護，有效地應用身份認證、識別文件加密等設置能夠確保檔案信息資源的安全。

三、發揮檔案信息化人才作用

在檔案信息化管理的過程中必須發揮管理人才的能動作用，因為任何先進的技術和設備都需要人的能動操作，在這個過程中檔案人員的信息化能力必須得到提升。首先，要加強技能培訓。中職學校檔案信息化建設過程中，管理人員需要具備基本操作技能：（1）把固化在紙質載體匯集成系統檔案信息，以數字化方式輸入計算機上網。（2）利用數字照相、掃描等技術將檔案原件進行數字化處理。（3）直接在辦公自動化過程中形成規范的電子文件信息。（4）能夠迅速掌握新型軟件技術，保證能夠隨時進行數據庫更新管理。除了基本操作技能之外，檔案信息化管理人員還必須要有超強的檔案管理素質。（1）較強的檔案保密能力，能夠隨時保證檔案信息不泄露，能夠以基本的檔案工作人員的素質要求自己，尤其是面對信息化的檔案內容要有檔案保密的技術應用能力。（2）有合理化應用檔案信息的能力，能夠著眼于信息檔案的應用。為了實現這些能力，中職學校要組織檔案工作人員進行培訓。對于新任檔案員工作的教師要進行崗位培訓，保證工作人員能夠迅速了解檔案工作的內容，樹立正確的檔案管理思想。

綜上所述，中職學校應建設健全高質量的檔案信息數據庫，利用數字化工具更新檔案信息內容。只有這樣才能實現中職學校檔案信息化管理工作的規范化和標準化。

第7篇：檔案數字化工作要求范文

一、數字化檔案概述

數字化檔案，就是運用數字設備和技術，實現檔案收集、管理、保護，以檔案目錄數據庫和原文數據庫為核心，將數字化的檔案信息以網絡為媒介提供利用服務的虛擬檔案。數字化檔案的特征，主要體現在管理自動化、利用網絡化、檔案存儲數字化等方面。具體來說：第一，信息資源數字化。企業的檔案不僅有紙質檔案，還有一部分電子檔案而且這些檔案的信息全部存儲在計算機中，包括圖文等全部內容。第二，檔案信息傳遞網絡化。檔案信息能通過互聯網技術在企業內部形成一個網絡體系，不受時空限制進行利用。第三，檔案管理自動化。數字化檔案管理信息系統，實現了檔案的接收、歸檔、檢索等工作智能化，每個模塊工作都在既定標準下運行。第四，信息資源共享。與傳統檔案不同，數字化檔案的信息可以同時供多個用戶查閱，資源共享效率大大提升。

二、國有企業數字化檔案建設的現狀和存在問題

在計算機信息技術和人工智能日益發展的今天，國有企業的信息化建設工作不斷完善，信息化工作幾乎普及到企業管理的各個領域，例如辦公業務管理、財務管理、采購管理、客戶管理等等。在檔案管理方面，許多國有企業的檔案信息化建設工作也取得了一定成績，信息化和網絡化成了檔案建設的主流。然而，我國國有企業檔案管理與國際優秀企業檔案管理水平相比，普遍缺乏生機與活力，檔案數字化建設工作相對滯后。主要表現在：

（一）軟硬件設施更新緩慢盡管許多國有企業尤其是大型國有企業的檔案數字化建設步伐較快，但總體來看國有企業檔案室的設備更新緩慢、設備陳舊，大多只能滿足企業的日常檔案管理工作，難以滿足數字化發展的要求。例如，檔案數字化建設過程中，需要配置各種型號的掃描儀、信息管理系統服務器、電子資料備份設備等，原有的陳舊的、滿足不了新時代要求的設備都需要更新。而在實際的檔案數字化建設中，一些國有企業軟硬件設備更新緩慢，投資力度不夠，導致不能滿足數字化檔案建設的要求。

（二）檔案數字化建設的技術難度大數字化檔案是高新技術的產物，需要高新技術、電子設備和計算機網絡技術的支撐。國有企業數字化檔案建設過程中，技術密集，面臨著許多技術問題。例如，一些數字化產品兼容性較差，短期內就會被淘汰，容易導致數字信息在新的硬件設備和軟件中難以讀出，技術過時問題不容忽視；檔案數字化建設標準難確立，國有企業如何全面實現信息資源的共享困難重重；光盤等刻錄載體的質量，直接影響著檔案數據的保存期限和使用安全。以上這些技術問題，直接影響著國有企業檔案數字化建設的步伐。

（三）存在較大的安全隱患數字化檔案離不開計算機、軟件和互聯網，離開了數字化設備檔案就不能存在，所以數字化檔案穩定性較差。在技術和設備更新換代頻率加快的今天，數字化檔案在保存、傳輸和利用等方面的安全性風險日漸加大；加之數字化檔案具有容易被更改、被復制等特征，國有企業數字化檔案的安全性日漸凸顯，如何確保數字化檔案在任何狀態下都能處于安全狀態非常重要。

（四）業務問題不容忽視傳統檔案管理以紙質檔案管理為主，因而國有企業紙質檔案數字化操作中必然面臨一系列的業務問題，這些業務問題如果處理不好，也會影響國有企業數字化檔案建設工作的順利推進。首先，原始檔案的鑒定工作。在進行檔案數字化之前，要對原有紙質檔案進行鑒定，以明確數字化工作的操作程序和范圍。而在鑒定過程中，標準不一，人為造成了檔案數據的不完整。例如，有的國有企業在界定數字化掃描范圍時，只掃描正本，而對定稿、草稿等資料不進行掃描；有的國有企業由于檔案沒有正本或定稿，掃描了草稿的檔案。其次，檔案的拆卷（件）與裝訂問題。盡管國家檔案局推出了立卷改革，精簡了檔案整理流程，但國有企業數字化檔案建設中不可避免地需要整理以前的案卷，這些案卷掃描時不進行拆卷和裝卷是不可能的。所以，數字化掃描前到底要不要拆件，或者掃描后要不要裝卷，成了一個頗具爭議的問題。

（五）檔案數字化人才缺乏數字化檔案建設需要高層次人才的引進，培養一支既懂檔案管理，又精通信息技術的人才隊伍，是國有企業數字化檔案建設的瓶頸問題之一。一些國有企業在檔案數字化建設中，由于人手緊張、精通業務的人才缺乏，往往依靠一些有資質的檔案掃描公司開展數字化檔案工作；一些國有企業經費不足，人員編制受限，沒有能力培養或引進優秀的檔案管理人才。總之，復合型人才的缺乏是很多國有企業數字化檔案建設中的瓶頸問題。

三、國有企業數字化檔案建設的建議與對策

針對國有企業數字化檔案建設存在的問題，提出以下建議對策。

（一）加強領導重視程度，增加經費保障國有企業數字化檔案建設關系到企業各個方面的工作，需要在組織結構、人員隊伍、經費保障、部門協調等方面獲得領導的大力支持。可以說，領導的支持的檔案數字化建設的首要條件，離不開領導的支持和重視。國有企業的領導只有充分意識到檔案管理的重要性，認識到數字化檔案建設的必要性，才能在組織和經費方面給予足夠的保障，把檔案數字化建設工作納入到企業管理常規任務中，推動企業檔案管理工作的持續發展。例如，在數字化檔案建設過程中，前期工作量較大、時間緊迫，在數據加工時可由領導出面，聘請臨時工作人員幫助完成任務；數字化檔案工作開展后，如果崗位和人員設置不科學，經費短缺，同樣應向領導反映，及時解決存在問題。針對軟硬件設施更新緩慢的問題，國有企業應逐漸加大經費投入力度，為企業數字化檔案建設投入必要的設施設備，確保檔案數字化建設的穩步推進。檔案事業是國有企業的基礎事業，檔案數字化工作是實現企業檔案信息化的基礎工作，因此國有企業要加大檔案數字化建設投入，強化檔案數字化軟硬件設施建設，在企業預算中固定單列經費項目，并盡可能逐漸增加經費預算，確保經費支出落到實處，

（二）加快人才培養步伐，引進新技術國有企業在數字化檔案建設過程中，普遍存在復合型人才缺乏的問題和多方面的技術問題，為了解決好這兩個問題，國有企業應在加快人才培養步伐的同時，適當引入新技術。國有企業檔案管理員一般都存在年齡結構不合理、計算機操作能力不高、習慣于傳統紙質檔案管理等問題，針對這些問題，國有企業應花大力氣培養一批既懂檔案業務管理，又掌握自動化、網絡化技術等現代信息技術的管理型、技術型和復合型人才。一方面，加強對現有檔案管理人員的教育和培訓，提升管理員的業務技能和專業素養；另一方面，通過公開招聘等方式，吸引優秀的檔案管理人才，充實企業數字化檔案建設人才隊伍。新技術引進方面，國有企業要結合現代企業制度積極引入網絡技術，引入先進的檔案管理軟件和系統，更新和改善原有的檔案管理方式，突破傳統檔案管理的時空限制，提高國有企業數字化檔案管理工作的效率與質量。

（三）積極應對數字化檔案的安全問題首先，要增強檔案管理員的責任心，強化安全意識。數字檔案具有脆弱性，不僅人為因素會損壞檔案，自然因素也會損壞其數據。檔案管理員在檔案信息保存、傳輸和共享等管理過程中，要具有安全意識，按照標準化工作制度進行操作，避免檔案的損害和數據的篡改、復制等。其次，推行檔案保管雙套制。確保國有企業的數字檔案、紙質檔案都有備份，各有兩套進行存檔，而且紙質檔案和電子檔案都要長期保存。最后，推行數字檔案異地存儲方式。為了避免數字檔案在某個地方損壞后就徹底丟失的安全風險，國有企業數字化檔案管理可以采取國家檔案館的做法，建立異地備份庫，對一些重要的檔案進行異地備份，保證檔案在任何地方、任何情況都處于安全狀態。

第8篇：檔案數字化工作要求范文

1. 檔案數字化管理的必要性和優點

1.1新時期檔案數字化管理的必要性

傳統的檔案管理模式因為存在著一些弊端，已經不能適應新時期的發展要求。傳統社會下的檔案管理的缺點，首先是管理任務的繁重，因為對于數以百計，數以萬計的數據資料都是要用紙質文本存留下來，當然就需要大量的檔案人員進行謄寫、整理、校對等工作，不僅浪費時間，而且對于人力資源也是極大的浪費。此外對于一些重要的文案的保存也是個問題，尤其是一些歷史性的資料，經過長時間的存儲，難免會損壞，這樣對于歷史研究和人文研究都是個很大的損失。試想大量的文獻都被存儲下來，這樣對于后期的查找也是個問題，如果需要某種資料的話，需要一點一點的翻閱，查找文獻的年份，存儲地點等等，這樣的檢索對于利用者的時間也是極大的浪費。

1.2檔案數字化管理的優點

檔案數字化是隨著計算機技術、掃描技術、OCR技術、數字攝影技術（錄音、錄像）、數據庫技術、多媒體技術、存儲技術的發展而產生的一種新型檔案信息形態，它把各種載體的檔案資源轉化為數字化的檔案信息，以數字化的形式存儲。檔案的數字化管理相對于傳統的檔案管理模式有很多優點。第一點，檔案的數字化管理提高了經濟效益，傳統的管理模式需要大量的檔案人員，存儲空間等等，而現在直接將檔案存儲在電腦里，就大大的減少了存儲空間的利用，而且也不需要很多檔案人員進行謄寫、校對，這樣也節省了很多不必要的工作人員開支。第二點，檔案的數字化管理提供了辦公效率，數字化檔案管理使資料能及時歸檔，并盡快提供利用。人們可以足不出戶的進行檔案資料的傳送與接受，不同國家的公司企業之間也可以通過數字化的檔案交流，這樣就節省了很多不必要浪費的時間。第三點，增加了對檔案的原件保護，將紙質化的檔案換做數字化的檔案后，保存起來更加容易，不易損壞。尤其對歷史久遠的檔案材料，數字化處理后無疑是對其更好的保護，另外，通過檔案的數字化處理后，防止了部分檔案篡改的行為。

2.淺析新時期檔案的數字化管理的現狀

2.1檔案數字化工作的保密性受到威脅

雖然檔案的數字化管理相比傳統的管理模式有很多優點，我國的數字化管理方面并不是很成熟，因此仍然存在一些本質上的問題。首先就是檔案的保密性工作，因為大量的數據都被儲存到網上，而網絡是一個十分復雜的小社會，比如一些黑客的介入和電腦病毒的傳播，都可能導致系統的崩潰，更別提這些數據了，而且這些數字化的檔案往往都沒有紙質檔案作備份，因此，如果遭到侵襲的話，后果是不堪設想的。比如在網上很容易查找到一個人出生年月，進而得到其身份證號碼，這樣的話，個人隱私就很容易泄露了，這樣哪還有什么個人隱私而言。長此以往，人們對檔案的數字化管理的信譽度也會慢慢降低。此外還存在著一些網絡上的黑色交易，出于對金錢的崇拜，個別人員違背個人原則，而出賣重要的資料，從而對企業或是單位造成了很嚴重的后果。

2.2檔案人員業務素質有待提高

除了檔案的秘密性工作之外，檔案人員的業務素質也需要提高。一方面他們的技術水平需要提高，有時遇到一些很基本的電腦操作問題，就可能會被難住，不知道怎么操作。還有他們搜集信息，處理信息的能力也需要提高，因為在處理檔案之類的工作時，需要對很多資料、數據進行分門別類的整理。如果搜集信息的能力差的話，就會影響到整體的工作效率。綜上述，檔案人員存在的本質問題就是實際操作技能的欠缺和實際經驗的不足。當然這與他們接受的教育模式脫不了干系，傳統意義上的教育，過多的強調了書本上的知識，而忽略了實際技能的鍛煉，而這些卻恰恰是當代大學生所缺少的工作技能。另一方面，檔案人員的自身素質需要提高，檔案工作很多都涉及到公司或是單位的機密，因此作為企業中的一員，應該有責任為公司的機密文件做好保密工作，不能出現上述的因為金錢上的利益誘惑，而違背個人的處事原則，做出出賣重要機密文件的事。

3.提高檔案數字化管理質量的幾點建議

3.1做好檔案的保密性工作

做好檔案的保密工作是檔案數字化工作的中心，那么針對上述出現的問題，應該采取哪些針對性措施呢？首先筆者認為，檔案人員要對本公司或單位的文件檔案做好加密工作，開啟防火墻，防止收到網絡黑客或是病毒的侵害，當然這需要一些技術上的支持。此外，要形成嚴格有效的監督機制，防止公司或單位內部出現泄露公司檔案機密的事情。此外為了以防萬一，公司要為中國要的檔案做好備份，防治系統癱瘓之類的問題對檔案的儲備產生不良影響。

3.2提高檔案人員的業務素質

除了做好檔案的保密性工作之外，還要提高檔案人員的自身素質。首先提高他們的專業知識技能，這要求他們在大學期間，要認真學習課本上的這部分知識，除了這些知識之外，，還要掌握一些基本的計算機技能和資料搜集與處理的能力。當然專業知識技能僅僅是一部分，實際操作技能的訓練也是一個重要環節，這要求檔案人員要合理安排自己的時間，針對性的做些實踐性的訓練。當然企業也可以對公司的檔案人員進行定期的技能培訓，以提高或更新他們的實踐操作能力。最重要的一個方面，檔案人員要提高自己的業務素質，嚴格要求自己，檔案工作涉及到機密性的問題，因此他們應該提高自己的責任感，在做好檔案處理工作的同時，也要做好檔案的保密工作，不能受利益的驅使，而做出違背自己職業要求的事情。此外企業或是單位也應該做好監督工作，包括自上而下的監督和自下而上的監督工作。

第9篇：檔案數字化工作要求范文

[關鍵詞]城建檔案；數字化

一、新形勢下城建檔案數字化工作出現的問題

（1）全面收錄的問題。城建檔案管理部門收錄數字化信息的程度，是下一步工作的基礎。就目前的收錄狀況而言，存在著很大的不足，收錄的城建檔案數字化程度很低，大部分還停留在紙張的階段。這就為數字化的著錄工作設置了很大的障礙，浪費了大量的人力物力資源。

（2）有效利用問題。城建檔案全面數字化工作的終極目的就是使人們充分地利用這方面的信息，從而更好地為城市建設服務。隨著工程建筑的大量增加，新形勢下這個問題表現得更為明顯，總體而言，城建檔案的利用效率一直是偏低的，出現這種情況的原因是多方面的，宣傳力度不夠是其重要的原因之一。

（3）計算機網絡傳播技術應用與發展為全面數字化工作提出了新要求。在計算機網絡環境下開展城建檔案全面數字化是新時期城建檔案管理部門面臨的一個全新的課題，計算機網絡的應用與發展不僅給原有的工作帶來新的影響，而且還將使某些舊的觀念發生根本性的變化。

二、新形勢下城建檔案管理全面數字化的必要性

（1）城建檔案管理全面數字化是信息時展的必然走向。信息經濟時代的來臨已成為不可逆轉的潮流，信息產業正逐漸成為經濟發展的支柱產業。城建檔案館運用現代數字技術，增加科技含量并結合本身的優勢，保證工程竣工檔案的完整、準確、及時歸檔，豐富館藏量、豐富原始信息，在市場條件下，把城建檔案工作作為信息產業來管理、開發和經營，走上科技強檔之路。充分利用現代化的科技設備和手段，建立檔案信息，方便對各地用戶隨時對檔案目錄、數據進行查詢，消除時間、區域的限制，實現資源共享，使其在城市可持續發展中發揮重要價值。

（2）城建檔案管理全面數字化是檔案異地備份的前提條件。城建檔案對于應對突發事件、保障居民生命財產安全具有十分重的意義，一旦遇到地震、洪水等自然災害，或者遇到煤氣泄漏等應急事件后，城建檔案資料的完整可以為實施營救、制定對策提供重要的參考依據。鑒于我國一些地區自然災害發生頻繁，國家建設部提出城建檔案異地備份的思路，即有計劃地將本地區的城建檔案進行全面數字化加工以后，與相隔較遠的另一區域相互備份，具體的是采取省與省、城市與城市之間相互一一映射，比如說黑龍江省對應的是河南省，哈爾濱對應鄭州，齊齊哈爾對應開封，牡丹江對應洛陽等。因而，城建檔案全面數字化勢在必行。

（3）城建檔案管理全面數字化是高效提供利用的必然要求。城建檔案數字化是對傳統檔案管理方式的發展，使傳統的檔案由本冊式檔案變為蘊藏豐富的現代化信息資料，使檔案內容變得廣泛和多樣，給檔案信息賦予新的內涵。數字化技術已成為經濟發展的重要推動力，城市經濟建設給檔案工作帶來了無限的發展機遇與挑戰，對城建信息管理提出新的要求。社會各階層對城市建設信息的利用日益頻繁，社會理念由封閉變為開放，城建檔案的現代數字化管理可以為各企事業單位、各機構以及廣大市民最高效率地提供準確的檔案資料，有利于最大限度地避免重復建設，減少經濟損失。

三、新形勢下城建檔案管理全面數字化的實施策略

（1）思想上重視。城建檔案主管部門要把檔案管理與城市建設工作放在同等重要的位置，一同謀劃、一同部署、一同推進，在開展城市規劃建設管理的各項活動中，應將城建檔案管理內容納入城市建設管理序列，把是否具備完整的技術檔案資料、檔案管理部門是否驗收合格，作為能否進行工程竣工驗收的必要條件之一，為工程檔案的接收把好關。另外，還要及時對采集的數據、收集的文件采用自動化的電子掃瞄等方法，進行輸入、校對、管理，對能形成檔案的資料進行嚴格梳理，層層檢查，保證原始材料的完整性、準確性和實效性，為檔案管理工作全面轉向數字化奠定基礎。

（2）資金上投入。資金是加強城建檔案管理的基本保障，在具體運作過程中，財政部門要充分考慮新形勢下城建檔案管理的重要性，在資金上加大投入力度，不斷更新現代化設備，為檔案的數字化提供硬件上的保障。同時，要避免長期一成不變，應該建立年度遞增機制，隨著政府財政收入的增長和城建檔案管理的實際要求，每年遞增財政投入，確保設備的更新與時代信息技術發展同步。當然，也要提高資金的使用效率和效益，避免出現重復購置等問題。