檔案工作論文精選(九篇)

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第1篇：檔案工作論文范文

[論文摘要]文秘工作是以為領導機關工作運轉和領導者決策服務為宗旨，在文件、會議、辦事等方面所從事的輔、參謀性、事務性工作。文秘工作既不同于領導工作，又不同于業務部門的工作，同社會改造活動一樣，文秘工作具有自己質的規定性，將對如何做好文秘工作促進檔案管理工作展開討論。

一、提高對文秘工作重要性的認識

文秘工作是以領導機關工作有效運轉和為領導者決策服務為宗旨的，輔助于文件、會議、辦事，為其做好參謀，處理好事務性工作。文秘工作既區別于領導工作，又不同于業務部門的工作，同社會改造活動一樣，文秘工作具有特定的規范性，主要有以下幾方面：

一是文秘工作的從屬性。文秘工作歷來都是從屬于一個領導機構的。它的活動內容主要是圍繞著領導機關和決策者，為保證順利工作而提供方便條件的。在實際工作中，文秘及其他工作人員需要為領導思維、決策提供信息，提供方案，做好決策前準備工作等；需要及時抓住市場信息，如客戶來電話咨詢工程項目的設計或客戶前來咨詢工民建或城市規劃設計等相關問題，及時與領導、工作人員聯系或直接給予解答；需要做出積極的反應，抓住商機，為領導機關的工作運轉和領導者的決策提供輔工作。

二是文秘工作的綜合性。文秘工作大多很被動，很少能按照自己的意圖安排工作，常常是來了電話處理電話事務或收發傳真，有了文件取送處理文件，來了客戶接待客戶。協調上下級事務，這也是文秘工作從屬性所決定的。但只要動腦筋，想辦法，凡事超前儲備經驗，進行預測，有多種準備和處理方案，就有望把被動變為主動了。

三是文秘工作的服務性。文秘工作的服務性也是事務性，服務性是由從屬性決定的，這是文秘工作的重要特點

二、加強檔案管理勢在必行

文秘工作的性質決定了文秘部門加強檔案管理勢在必行，極為關鍵。

首先，文檔工作離不開檔案管理。文秘工作的性質在實踐中凸顯檔案信息的重要，文秘工作必然涉及許多上呈下傳的文件材料，這些文件要及時遞呈領導批閱，然后催辦、歸檔，會直接影響整個企業的工作效率；能夠使企業更好地貫徹落實好上級領導部門的精神；為設計人員提供學習進修的信息，使設計人員的技術水平不斷提高，有效地促進經濟效益。可以說，文秘工作的優質服務對墾區的經濟和社會建設都在起著不可估量的作用。因此，以基礎檔案管理為起點，規范運作方法才能夠有效地推動文秘工作規范有序地健康發展。

其次，搞好檔案管理能夠保證文秘工作的科學性和全面性。重大活動重要的信息來源和物質基礎直接關系到文秘工作的科學性、全面性。檔案資料科學性、準確性增強，全面性、可選性擴增，是文秘工作科學、準確、全面開展的重要前提和保障。因此，建立健全檔案管理體制是新形勢下對文秘工作的必然要求，也是非常重要的管理手段和工作任務。

三、文檔工作要更好地為經濟建設服務

文秘部門要加強檔案管理，更好地為經濟建設服務，應從以下幾個方面入手：

一要建立健全檔案管理機構的職能建設，明確分管部門，為檔案管理提供有力的組織保障，并著力開展檔案管理標準、規范的研究制定工作，保證為領導決策提供信息的方向性和準確性。二要加快檔案信息化建設步伐，提高檔案工作現代化水平，努力做好檔案“三網”（局域網、黨政網、互聯網）“一庫”（數據庫）建設，保證為領導提供決策信息、決策方案的及時性和全面性。

三要及時做好電子歸檔及規范管理工作。主動介入本單位辦公自動化、電子政務建設，通過技術支持與制度建設，建立完善的電子文件歸檔機制，加快實現電子文件與紙質文件同步歸檔和有效管理，從而保證為領導工作和決策服務的科學性和安全性。

四要建立健全檔案管理的保障制度。如檔案信息的專報專題研究制度，編輯、指導、篩選、送審以及追蹤反饋制度等。

五要嚴把工程檔案歸檔質量關。這是做好竣工檔案管理的關鍵。高質量的工程檔案來源于領導的重視，來源于工作人員的群體意識，來源于工作程序的合理和管理制度的健全。在領導重視的良好基礎上，檔案員參加工程竣工驗收，參加科研成果鑒定，參加新設備購進開箱是“三參加”的重要內容，也是加強重點工程檔案管理的關鍵。因為要做好重點工程檔案管理，首要的任務就是明確質量標準，把住重點工程竣工檔案的歸檔質量。黑龍江省農墾建筑設計院建筑設計具備國家甲級資質、城市規劃具備省乙級資質、公路行業具備省丙級資質。該院領導十分重視設計工程竣工檔案歸檔工作，每項工程從初設到竣工驗收都層層嚴格把關。

其主要內容是按合同要求，在合同任務書、地質報告、設計方案、報批圖、施工圖、效果圖、質檢、檔案、設計資質等方面，要求建筑設計師、結構設計師、水暖電氣設計師、城市規劃設計師都必須肩負起責任。

四、結束語

作為一名文檔工作人員必須嚴把設計竣工檔案的歸檔質量，歸檔的設計竣工檔案必須達到完整、準確、系統的要求。完整的標志就是指按照要求，將形成的各種形式、種類載體、各種內容的歸檔資料從建設項目的提出、立項審批、勘察設計、到竣工驗收全過程形成的應歸檔的文件都要收集齊全；準確的標志是指檔案的內容需真實地反映工程竣工時的實際情況和建設過程，歸檔的竣工資料與實物一致，圖物相符，賬圖相符，技術數據可靠，簽字手續完備，施工中的設計變更按有關規定進行個性補充或重新繪制，不允許有任何差錯;系統的標志是指文件材料的整理要遵循其自然形成規律和成套性的特點，保持文件材料之間的有機聯系，進行科學分類和系統排列以便于保管和利用。只有這樣，才能保證為領導和部門有效的服務，更好地優化檔案管理，做好文秘工作。

參考文獻：

[1]徐艷.試論檔案工作創新[J].赤峰學院學報，2005，(02).

[2]高德武，周愛東，李文.檔案工作創新思路[J].科學與管理，2005，(02).

[3]王曉燕.全省檔案工作會議在長沙召開[J].檔案時空，2005，(02).

第2篇：檔案工作論文范文

近年來，檔案學研究學術思想活躍，成果累累。但是不能不指出，在檔案學研究和檔案工作實踐中，不少人存在著唯心主義觀點和形而上學的思維方法，見諸于雜志和刊物上。本文試圖就檔案學研究的思維方法談點淺見陋識，以期與同行討論并求教于同仁。

一、檔案學研究的正確思維方法

在談正題之前，先闡述自己立論的基礎，筆者認為，的辯證唯物主義和歷史唯物主義的思維方法沒有過時，它仍是人們認識世界和改造世界，進行科學研究和各種社會實踐（包括檔案學研究和檔案工作）的惟一正確的思維方法。脫離了它，科研和實踐就可能出現偏差。辯證唯物主義的基本觀點，如世界是物質的，物質是第一性的，意識是第二性的，存在決定意識，意識對物質具有反作用；對立統一、量變質變、否定之否定規律仍是指導我們分析問題、解決問題的指導原則。

二、唯心主義思維方法任當代檔案學研究中的表現事例

“電子文件和電子檔案的不可知論”是檔案學研究中唯心主義的典型事例。比如，有人在論述電子文件和電子檔案時說：電子文件“是人們無法感知的”、“能剝離載體而單獨存在”、與紙質檔案不同，電子文件、電子檔案能“超越時空”，在不久的未來，檔案工作者將面對“虛擬檔案館”、“無墻檔案館”等等，筆者認為這些論點的核心是否認電子文牛和電子檔案的物質性，不妨對此逐個分析：

1.電子文檔是“虛擬的”，“是人們無法感知的”，此說法的根本問題在于不承認電子文件和電子檔案的物質性。其實，電子文件和電子檔案與其它歷史上出現過的所有文件檔案，如甲骨、金石、竹簡、綿帛、紙質及化學膠片等等沒有什么根本區別，它們都具有載體、記錄符號，包含著信息內涵。它們都具有物質性，物質性是它們的共性，那是實實在在的物質。但是，它們之間存在著差別，即前面提到的各種文件檔案都是宏觀物質，其載體和記錄符號都是能看得見、摸得著的物質，而電子文件、電子檔案的載體是看得見摸得著的宏觀物質，記錄符號卻是看不見、摸不著的微觀物質，是以二進制數字形式存儲的符號。借助于現代高科技，也是同樣可為人們感知的，決不是“虛擬的”。

2.電子文檔能”超越時空”。有兩種解釋：一是不具有時空；二是超過一段時空。這兩種解釋部是否認電子文檔的時空概念，是否定電子文件和電子檔案物質性的又一變種，世界是物質的，物質是運動的。一方面，運動的物質具有廣延性，即是說都具有一定的體積，必定占有一定的空間；另一方面，物質只要存在著，必具有一定的持續性，有“壽命”，此持續性即延續一定的時間。所以，時間和空間是物質及其運動的基本屬性，任何物質的存在，那不可能是“空的”、“虛的”，部存在于一定的空間內，持續于一定的時間中。如果我們承認電子文件的物質性，則必須承認電子文件與時間和空間的依存關系。把電子文件說成是超時空的東西，則必然否認電子文件的客觀存在。也就是說等于一方面承認有電子文件這東西，但另一方面又宣布它沒有存在的時間和空間，實際上就是否定其存在，否定其物質性。電子文件確有存儲密度與容量是紙質文件無法比擬的特點，并且其傳輸速度極快，現代通信技術可以讓它在極短的時間里從地球任意地點傳輸到你的微機屏幕上。但是不管電子文件如何可壓縮、擴容，容量是天量還是海量，都應當是有量的，密度也是有限度的，盡管隨科技發展而不斷壓縮并不斷擴容，其密度仍然不會無窮大，所占空間也不會無窮小，這空間可趨于零而絕不能等于零。傳遞速度不管沿著什么高速公路，快到什么程度，依然不會無窮大，其持續應占一段時間，決不會無窮小，這時間可趨于零而不能等于零。它永遠具有時空概念，決不會“超時空”。

3.電子文件和電子檔案與紙質檔案不同，“能剝離載體而單獨存在”。這種說法沒有看到紙質文檔和電子文檔信息傳遞的本質，仍屬于唯心主義觀點。文件是記錄信息的，信息是供人們利用的。不管文件是紙制的還是電子的，利用文件時，傳遞信息的過程都是一樣的，這個過程包含三個子過程：一是把信息記錄于載體上存儲起來：二是把信息從載體上調出來；三是把信息傳輸到人們的感官讓人們接收到這些信息。就此三個子過程而言，電子文件與紙制文件、化學膠片，甚至于甲骨、金石、竹簡、綿帛的原理都基本一致，前者是在后者的基礎上發展起來的。就第一個過程而言，紙質文件記錄機理顯而易見，人們把具有一定色素的物質如碳黑、染料、石墨等用筆或者采用活字排版的方式把文字、圖形附著于紙或膠片等物質上；電子文件記錄機理有所發展，由于記錄符號的微觀性，人們用計算機把表示文字、圖形、聲音等的信息，記錄于磁盤、光盤上。二者之間在物質性這一點上是一致的，區別在于物質的宏觀與微觀上不同而己。就第二個過程而言，把信息從載體上調出來，對于紙質文件來說，信息的反射光線經空氣傳播而被人的眼睛接收，紙和膠片上的文字、圖形、符號仍保留在原載體上，不存在“剝離”；而對于電子文件，由于其微觀性，人們不能直讀，計算機把記錄在服務器等載體之上的二進制數字讀取并高速傳回到自己的計算機上，經過信息符號的轉換，把表示文字、圖形、符號的二進制數字代碼轉換成宏觀的文字、圖形、符號，這種轉換過程的任何子過程都具有物質性，與紙質文件的讀取過程原理是一致的，電子文檔仍原封不動地保留在原件上。所謂“能剝離載體而單獨存在”，大概是指在第二個過程中，計算機讀取數據之后，好像這些數據就飄飄搖搖真的居無定所，像幽靈一樣不依載體而存在。應該說，這些記錄符號從服務器上調出、傳送到讀取，一步也離不開物質，傳送靠介質、儲存也靠介質，離開物質信息就不能存在。

4.有人認為，電子文件是虛擬的，似乎居無定所，來去無蹤，它如何來到讀者面前、怎么復制出來，似乎處于虛無縹緲之中。甚至有人揚言：電子文件已經構成對哲學的挑戰。其實電子文件是實實在在地存在于網絡中的服務器上，而網絡由操作系統、服務器和網絡工作站組成。工作站通過插在其中的網卡經傳輸介質與服務器相連，用戶通過工作站請求獲得網絡服務和訪問共享資源，工作站通過網絡服務器取出程序和數據后，用自己的CPU和內存進行運算處理，然后，把處理結果再送到服務器中。可見，作為共享資源的電子文件是存于服務器中的，它們與其它信息一樣，既具有載體的物理形態，其信息以數字的形式存于其上，也具有物質性，它完全不是什么“虛”的，也不是模糊不定、虛無縹緲的，而實實在在是物質的。從上述幾點分析可以得出如下結論：電子文檔同紙質文檔都是物質的，具有物質性，那些認為電子文檔是“虛擬的”、“無法感知的”、是“超時空的”等等觀點都是違背唯物主義觀點的。否認電子文檔的物質性，把它看成是虛無縹緲的，不是客觀存在的，因而就無法深刻認識電子文檔本身，也就必然阻礙電子文檔的發展。

三、唯心主義思維方法在檔案工作實踐中的表現事例

以過程性文件和結果性文件來劃分歸檔與不歸檔的界限是檔案工作中形而上學思維方式的事例。

筆者在參與國家某重點建設項目竣工檔案資料的整體編制過程中，曾有一領導指示：“設計單位、施工單位注重過程性文件，建設單位業主注重結果性文件，所以業主沒有必要收存施工圖等歷次版本，只需保存最后版本或者保存竣工圖即

可”。這一指導思想也體現在核安全局制定的文件《記錄文件管理程序》中。該文關于記錄的保管期限這樣表述的：“一般說將結果性文件劃為永久保存，而把過程性文件劃為非永久保存，當結果的解釋依賴于過程時兩者都劃為永久保存”。筆者認為這種觀點同樣屬于唯心主義形而上學的觀點。過程與結果是互相聯系而又互相對立的矛盾，是事物發展的表現形式。過程者，事物變化、發展的經過，事物發展變化是無窮盡的，即過程是無窮盡的，所謂結果不過是過程中某一階段的表現形式。不存在沒有過程的結果，用過程性和結果性文件和檔案來作為劃分歸檔和保管期限標準是不科學的，是違背辯證唯物主義的思維規律的，那么應該如何劃分歸檔范圍呢？筆者認為還是根據實際情況，按照文件的重要程度來確定是否歸檔，確定永久保管還是非永久保管。在這方面，國家檔案局有清醒的認識和明確的規定，比如GB/T2000《基本建設項目檔案管理規范》中，對于建設單位的歸檔范圍，不但沒有取消施工圖的歸檔，反而把施工圖的保管期限延長了。從上述分析可以看出，歸檔與否不是取決于過程性或是結果性文件，而是取決于文件的重要程度。

過程性文件和結果性文件是互相區別而又互相聯系的，是一對矛盾。比如說，合同談判是一個過程，從申請立項、審批、編標、招標、投標、評標、中標可算作一個過程，而中標后簽訂的合同大概就算是這一過程的結果了。其實，這種說法也對也不對。我們說過程是事物變化發展的經過，過程有大有小。談判是一個過程，也是一個包含若干子過程的大過程。比如說，立項就包含可行性研究、項目概算、評估、寫申請、上報審批，上級的批復應該算這一過程的結果性文件了。同樣道理，編寫標的、招標文件、投標文件、評標文件、中標書都可以說是每一個小階段的結果性文件，但它又是整個招、投、評標過程的過程性文件。概括上述一段文字，我們可以說過程性文件和結果性文件不是絕對的，而是相對而言的，前一個結果性文件，就是下一個過程中的過程性文件，二者既互相對立又互相統一。以過程性、結果性來劃分文件顯然不符合文件的發展規律，是不科學的，當然不能正確地確定歸檔范圍。

就文件的重要程度劃分也不應該把文件劃分為結果性文件和過程性文件。仍以上述合同的簽訂過程為例，合同本身是合同雙方和多方共同完成某一項工作的依據，大家都必須遵守，也只有共同遵守，才能做好這項工作。合同是非常重要的。但是，我們也必須清醒地認識到，整個談判過程所形成的立項、審批、編標、投際、評標、中標書等等文件也是非常重要的，在維護雙方、多方的利益，在反貪、反腐、廉政建設中的作用是合同本身所不能代替的。其它方面的例子更多，比如說，施工過程中形成的文件材料，有時比竣工圖更具有憑證和依據作用，竣工圖是不能反映施工過程中所用材料好壞、工藝過程質量好壞的。

過程性文件在研究思維方面比結果性文件更具參考作用，這是因為過程性文件更能體現出人民的思維方式、思想方法。對于判斷結果的合理性，對于今后的同類事物、同類工作可起到更大的參考作用。

結果性文件不一定比過程性文件更重要，比如，設計施工圖在技術上先進程度不一定比竣工圖的技術含量低，設計更改也不一定越改越先進，有時因為現場條件、工藝或者技術跟不上，有時也可能因為材料解決不了，不得不把設計圖紙的技術含量降低。

四、學術研究應堅持辯證唯物主義的世界觀和方法論

第3篇：檔案工作論文范文

[關鍵詞]檔案管理；企業管理

檔案管理工作做好了，一方面為企業高層管理人員及時了解企業整體經營狀況，適時調整經營策略提供準確依據，為經營決策提供支持性證據；另一方面有利于社會各方準確認定企業經營成果，為企業與各有關方面進行有益合作奠定堅實的基礎。在我國經濟全面發展的歷史背景下，做好檔案管理工作，不斷地更新檔案管理觀念，勇敢探索和嘗試新的檔案管理手段，以全面、真實地反映企業整體發展狀況和經營成果。檔案管理成果同企業經營管理的有機結合決定了該企業資源配置的取向和模式，決定著企業的商業版圖和未來發展，對于實現該企業經營戰略，不斷提高管理效率具有深遠的影響。因此，做好檔案管理工作對于促進經濟社會的全面發展、不斷提升企業在市場經濟中競爭力具有重要意義。

檔案管理工作對我國現代企業制度的健康發展起著至關重要的作用。本文研究如何做好檔案管理工作的目的是立足于我國現代企業管理的現狀，吸收和借鑒優秀的檔案管理工作研究成果，不斷適應檔案管理工作的新形勢，指導我國的檔案管理工作，達到逐步培養檔案管理工作人員的歷史責任感感和使命感，進而激發廣大檔案管理工作人員工作熱情的目的。

檔案管理工作的重要性進一步淡化，很多人對檔案管理工作的重要性缺乏足夠的認識，認為檔案管理工作可有可無。再加上一些企業的檔案管理工作人員自身就對檔案管理工作沒有給予高度重視，在檔案管理工作中缺乏高度的工作責任感，良好的職業道德，辦事細心的工作態度，樂于奉獻的工作精神，又沒有積累扎實的檔案管理的理論知識、科技知識，因而不能充分認識到檔案事業在社會發展中的戰略作用和實際意義。工作中存在失位現象，工作責任心不強，對檔案管理工作重要性的宣傳力度不夠，檔案管理無用論在本部門滋生蔓延到整個企業。不利于形成企業管理層關心、重視檔案管理工作的氛圍，整個企業的檔案意識進一步弱化。從而導致檔案管理工作在管理方式新舊更替的歷史進程遇到新的障礙，在整個企業發展進程中有邊緣化危險。

隨著數字化、網絡化的不斷深入檔案本身也發生了轉變。首先檔案本身在數字化的沖擊下其形式由原先可視記錄識別型轉變依賴機器識別的代碼型（電子檔案）。檔案管理模式也從傳統手工模式不斷發展，歷經單機數據管理模式、網絡信息管理模式到知識管理模式，并且隨著管理模式的不斷變化其管理流程、手段等也發生了相應的變化。以前基于手工的檔案管理流程需要針對電子檔案管理特點相應調整。20世紀對檔案管理理論影響最大的就是檔案生命周期理論的產生和發展。檔案生命周期理論將檔案形成到銷毀或轉化為檔案看做是一個整體過程、檔案整體運動過程由于檔案價值形態的變化可劃分為若干個階段、不同階段的檔案與服務對象、保存場所和管理方式之間具有內在的對應關系。檔案生命周期理論為檔案的階段管理奠定了理論基礎，檔案生命周期理論準確揭示了檔案運動階段的前后銜接和相互影響，為實現檔案一體化管理、為前端控制提供了理論依據。

缺乏運用辦公自動化對檔案管理方法進行更新改造。目前，一般檔案管理都是采用一臺微機一套軟件的管理辦法，檔案管理與提供利用遠遠適應不了檔案網絡化發展的需要。檔案管理手段的落后，給檔案工作帶來消極后果，主要是落后的檔案管理技術跟不上日益增長的檔案利用需求。造成檔案技術落后的主要原因有兩點：一是部分領導缺乏對檔案工作重要性的足夠認識，財力投入少；二是一些單位雖然購買了不少先進的檔案管理設備，但由于檔案管理人員操作不熟練，導致先進設備沒有起到先進作用。三是，領導重視不夠，雖有微機和檔案網絡，但檔案并沒有錄入電腦，還按手工在進行工作。檔案工作缺乏制度化的管理程序當前企業檔案管理不規范主要表現在：一是檔案收集不規范。在收集過程中，制度形同虛設，想交就交，不想交就不交，檔案收集考核不明確；二是檔案整理不規范。企業近幾年發展較快，新檔案人員不斷進入，檔案人員的專業素質參差不齊，在立卷過程中有的沒有按照卷內文件目錄順序進行排序組卷，卷內目錄與實際整理文件不相符，卷內資料漏失現象比較普遍。此外，在立卷時間上，有時會累積起來一次立卷，既不符合事畢立卷要求，又不利于查找利用；三是檔案綜合管理力度不夠。由于現在綜合檔案管理室以一個班組存在，在行政上無法對各大部進行管理，在進行這項工作時，須向主管領導匯報，但主管領導一般都是兼任，本身的各項工作時間都較緊張，檔案人員要想向領導說明一項工作較為困難，各項工作開展起來也較為困難，現在某些部門自設資料庫，給檔案的綜合管理也造成困難。四是檔案利用不規范。檔案管理人員對檔案借閱內松外緊，借出的檔案沒有按期歸還。

企業檔案工作缺乏長期性、連續性的發展規則企業檔案工作在各級領導的重視下進行了檔案的達標升級工作。但達標工作作為一項運動，一次考試在進行，整個過程加班加點，在短時間內取得了一定的效果，但達標以后，就出現后力不足，沒有長期性和連續性，再由于部分干部對檔案綜合管理的參與程度不夠，對檔案在企業中的重要作用的認識不足，甚至有部分還認為檔案室就是資料沒有地方存放了就放的地方，檔案室在某些人眼中成了廢紙倉庫，造成了檔案工作有領導、無計劃；在任務、無落實；有形式、無效果。檔案工作缺乏應有的長期性和連續性的發展規則。

第4篇：檔案工作論文范文

論文關鍵詞：企業人事檔案地位作用

論文摘要：企業人事制度改革的不斷推進，企業人事檔案工作也逐漸成為大家的關注焦點之一。本文正是基于此，闡述了企業人事檔案工作在企業發展中的地位與作用。旨在為企業人事檔案工作的改革與發展探索新的道路，對于相關領域的研究也能提供一些借鑒和參考。

一、對企業的發展起到促進的作用

現代人力資源管理是以人為中心來設計的，其宗旨是“以人為本”。人是關鍵要素，首先要服務好人，才能做好管理工作。“以人為本”是指管理的出發點和歸宿點都是“人”，承認人是一種資源，一種特殊的和重要的資源，而且在現代市場經濟和競爭中是決定性的資源。通過開發人的潛能使之發揮到最大限度，調動人的積極性、創造性，這一理念將會貫穿人力資源開發的整個過程。而加強企業人事檔案的管理工作，恰恰是將靜止的人事檔案變換為動態的激勵手段，讓員工能夠感受到組織對他的關注、關心和承認。

作為人才信息縮影的人事檔案，是各類人才在社會實踐活動中形成的原始記錄，是人才在德、能、勤、績等方面的綜合反映。若對人事檔案重視，能認真研究，注重科學管理，可以較全面地、歷史地再現各類人才的面貌、特點以及專長，作為考察和了解人才的重要依據；有助于企業根據每個人才的不同特點，合理的使用人才；有助于從人事檔案中探索人才成長規律，更好的發現、培養和使用人才，開發人才資源，以適應企業發展對人才的廣泛需求；可以及時地為企業和部門推薦優秀人才，調動各類人才的積極性和創造性，使各種人才揚長避短，充分在企業發展建設中發揮聰明才智，貢獻自己的力量。如果人事檔案不齊全，或者間斷甚至有片面性，那就不能反映某個人的真實情況，就會直接影響到人才的正確合理使用，影響人才在企業發展中的作用；如果對人事檔案不重視，不加強管理，致使人事檔案管理水平低，服務方式被動單一，就不能使人才檔案信息得到及時使用，同樣會影響或阻礙企業的發展。因此，我們認為企業人事檔案與企業發展的關系密切，在企業競爭發展中具有重要的促進作用。

二、是企業競爭發展中人力資源管理的重要手段

社會主義市場經濟體制的建立，各級人才市場的誕生，使得各種層次、各種形式、各種渠道的人才交流日益增多，科技人員、高校教師、各類專業技術人才的流動日益頻繁，為企業人才開發創造了有利條件，人事檔案對于新單位領導掌握應聘者的基本情況，正確使用新的人才將起到重要的作用。

人事檔案的建立，是人類走向文明與進步的產物。一些資金雄厚、實力強大的名牌外企、合資企業人力資源部門在我國境內招聘新的管理人才、技術人才時，非常重視人事檔案的利用。因為一個跨越國界尋找經濟合作，謀求最大經濟效益的現代企業，深諳管理出效益的經商之道，而人才又是管理的關鍵因素。對一名優秀的企業人才的要求，不只局限于其工作能力上，其品行、背景、以往的工作實績諸要素，都是考察的條件。通過出示個人的人事檔案，就可以以此為憑，增加聘用企業對聘員的信任程度和認可程度。而國內大中型企業管理人員、技術人員的聘用，也是如此。現代企業制度改革實施以來，企業實行專業技術人員、管理人員聘用制，使單位與個人在平等自愿的基礎上建立了聘用關系。一份翔實、完整的個人人事檔案，既是企業選用人才和人才日后晉升提拔的重要參證，也是擇業人員量己之才選擇行業、部門的“謀士”，雙方的“知己知彼”，能扼制某些企業和個人盲目選人、擇業的“自”，更利于“人才與用人單位是市場經濟體制下活動的主體”這一社會功能的充分發揮。

同時，由于人事檔案能夠比較全面、準確的反映人才各方面的情況，所以企業能夠從人事檔案中了解本單位人才的數量、文化程度、專業素質等方面的數據，便于企業人力資源管理部門根據人事檔案進行統計分析，進而作出準確的人才預測，制定出長遠的人才培養計劃。

三、為企業人才需求預測提供參考

第5篇：檔案工作論文范文

所謂電子文件是指人們在社會活動中形成的，以計算機盤片、磁盤和光盤等化學磁性材料為載體的文字材料。它主要包括電子文書、電子信件、電子報表、電子圖紙等等。與紙質文件比較，電子文件有以下幾個特點：1電子文件不再是直觀的紙質文件，它需要借助現代辦公設備才能閱讀利用；2電子文件可以直接由計算機等現代辦公設備迅速地處理和傳遞；3電子文件的利用是可共享的，也不再受時間和距離的影響；4電子文件的保存條件和環境要求與紙質檔案不同，它對保存場地的面積要求不高，而對環境的溫濕度、防磁性等條件的要求很高。

二、電子文件對檔案業務管理工作的影響

1傳統的檔案工作以紙質文件材料為工作對象，而應用計算機后，電子文件取代了以往的文字材料，它是由擬稿者直接寫在磁盤上，并在磁盤上進行修改，一經形成后，馬上存貯到辦公信息數據中，由檔案人員、技術人員所共享。這就使得文件與檔案之間不再有明顯的界限。紙質檔案的管理工作經過長期實踐，已總結出一套工作流程及方法、原則，如文件的立卷歸檔制度。文件的歸檔立卷工作是檔案工作流程的起點，也是文書工作和檔案工作的結合點，文件形成后，由文書部門收集立卷后，交檔案部門管理，一般一年歸檔一次。而電子文件隨時產生，隨時更改，存貯在計算機磁盤或光盤中。因此，它對計算機有很強的依賴性。如果歸檔，必須以磁盤或光盤的形式移交，歸檔范圍也不能只是“辦理完畢，具有保存價值”的文件，還應包括該文件的讀取軟件甚至操作系統。

2由于電子文件信息與載體的可分離性，檔案實體分類也可能將被概念分類整理所取代，因為實體分類的結果只能體現一種屬性聯系，這種單線排列的方式是手工操作管理檔案的需要，但在當今電子文件的環境中，文件的形式特征和內容特征均發生了變化，電子文件可以通過計算機系統進行迅速、有效、多角度的整序，不再需要對它進行象紙質文件那樣的分類整理。不同的用戶可以根據不同的需要，利用辦公自動化系統對電子文件進行自由組合分類。

3由于電子文件的保存價值同時取決于其自身價值和可讀性，其鑒定的方法、內容、標準均將發生變化，原有的檔案價值理論分析范圍也將擴大，要分析電子文件的讀取軟件甚至操作系統。根據傳統的檔案價值鑒定理論，文件應根據其憑證價值和參考價值確定保管期限，而電子文件一方面由于制作方便，將產生比以往更多的文件，另一方面由于用戶的需要，信息和數據不斷地修改和補充，因此很難劃定固定的保管期限，況且目前電子文件的憑證價值尚無法律保證。因此，其鑒定、管理方法亦無定論。此外，由于電子文件信息載體的特殊性，其保管方法、要求以及檢索和對外利用等方面也與紙質文件有許多不同之處。

三、電子文件對檔案學理論的影響

1對檔案本質屬性的影響

原始記錄性是檔案的本質屬性。這種原始記錄性一方面表現在檔案的內容上，另一方面表現在檔案的形式上，如當事人的親筆手稿、領導者的親筆簽署等，都表現出真實的原始性。也正是檔案的原始記錄性，才使得檔案區別于圖書、情報、資料等其它信息，而具有法律憑證的作用。在辦公自動化系統中，電子文件從起草、修改到印發都在計算機上進行，它便于修改、便于復制的特性，使得最能體現檔案原始記錄性的內容與形式特征不復存在。電子文件是計算機文字處理系統中的最后一個文本，沒有草稿與印稿的區別，也沒有正本與副本的差異，甚至文件與檔案之間很難劃定一條人為的界限。人們可以在機器上隨時方便地復制電子文件，這樣文件是檔案的前身，檔案是由文件有條件地轉化而來這一檔案概念就變得難以理解。電子文件的原始記錄性和憑證作用如何確定電子文件能否作為檔案是否具有法律憑證作用等等，便成為檔案界的一系列新課題。這些課題是電子文件能否轉化為檔案的關鍵，也是賦予檔案本質屬性新的內涵的客觀需要。

2對檔案來源原則的影響

來源原則包括兩個方面：從外部來看是尊重全宗，從內部來看是尊重原始順序。目前，隨著大量電子文件的產生，后者愈益受到普遍關注。傳統的觀點認為源于來源原則的檔案檢索系統必須一律建立在文件形成者或信息提供者的組織機構及其文件的基礎上。只有根據其來源，從形成者的法律責任和行政管理的角度看問題，才能正確整理和理解檔案文件。而電子文件在形成過程中，不再嚴格對應于現存的機關、組織、機構這一現象而產生，人們可以根據需要隨時對文件信息復制、修改和重新組合、打亂或破壞文件的本來順序。因此，要確定檔案的來源，不可僅局限于尋找一個恰切的定義，或僅要求完整地保護全宗與文件系列，按照原始順序進行整理等，而必須正確說明檔案的原始聯系，了解在整個生命周期中文件組合的變化，應隨著客觀實際的變化，豐富和發展來源原則。

3對檔案學理論研究內容的影響

檔案學理論研究的內容是由研究對象所決定的。以往的檔案學理論研究是以紙質檔案為主要對象，電子文件出現以后，檔案工作的對象發生了變化，其理論研究的對象自然也就發生了變化。原有的一些定論、模式將被重新審視，原有的管理思想、管理原則將得到更新和補充，原有的檔案學科體系也將得到充實和完善。所有這些研究課題都應圍繞電子文件來開展。如電子文件的整理排序技術、信息安全保護技術、計算機病毒防治技術等等，都將成為檔案學理論研究必不可少的內容。

四、檔案界所應采取的對策

1做好歸檔電子文件的技術處理工作，實施電子文件管理戰略。新型文件材料的歸檔勢在必行，這就要求檔案工作者必須深入到現行文件工作領域，對產生的大量電子文件的接收、處置乃至存儲工作進行指導，保護電子文件的原始信息，了解文件信息重新組合的來龍去脈。也就是說，通過采取技術處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，即只能讀不能寫的不可更改的文件，從而識別和保護電子文件的原始結構，保證電子文件的可靠性，使之與紙質文件一樣發揮社會效用。

2解決好電子文件的保存問題。以化學磁性材料為載體的電子文件，從理論上講能夠長期保存，因為它的信息讀出是無接觸式的，不存在磨損。電子文件記錄在介質層上的信息被密封在塑料保護層內，不怕外界磁場的影響，不會直接受到空氣中的灰塵、水份及有害氣體的侵害。但是，由于電子文件形成的時間短，缺乏實際貯存的驗證，所以，電子文件中原始信息的長期保存問題是有待檔案工作者進行深入研究和探討的重要課題。目前，對于長久保存的電子文件，需要定期進行復制，以防止信息損失。

3使檔案管理向立體化方向發展。以前的檔案管理是呈直線狀態的，隨著人們對利用服務工作的重視，使利用工作和其它基礎工作構成一個平面。這種平面結構只反映紙質檔案的情況，隨著電子文件的介入，檔案種類在增加，其基礎工作和利用工作也都具有各自的個性。因此，在原有平面結構基礎上，又增加了一項檔案信息載體內容，就構成三維空間，形成了立體化的管理結構。

第6篇：檔案工作論文范文

領導重視不夠，投入不到位。由于檔案管理不規范，也沒有引起領導對檔案工作的重視，設施設備、裝具用品等投入不足，檔案資源的保存和開發利用價值也就無法體現；檔案管理無專用庫房和辦公場所。由于沒有專門庫房和檔案室，院里的檔案資料在一段時間內都散落在各科室，有時領導因工作查找一些檔案資料都找不見，更談不上集中統一管理等等。這些問題的存在直接影響了醫院檔案工作的正常開展，在一定程度上影響了醫院的整體發展。

二、實現醫院檔案工作規范化管理的必要途徑

隨著經濟社會的不斷發展，我院檔案開發利用的頻率逐年提高，也讓我們看到了檔案規范化管理的重要作用與效能。2005年，我院現任領導班子組建后，著力打造“全國知名的，全省一流的、學科優勢突出的三級甲等婦幼保健院”，在狠抓醫院綜合管理的基礎上，院領導對檔案工作高看一眼、厚愛一層，對檔案工作高度重視和大力支持。

一是在組織管理方面。成立和調整了院檔案工作領導小組，確定了主管領導、分管領導和檔案專職人員；建立了符合我院工作實際的檔案管理組織網絡，抽調各科室精兵強將負責科室檔案資料的收集、整理、保管和歸檔工作，明確了工作職責、強化了責任意識，建立和完善了綜合檔案室和各科室檔案管理制度，實行了檔案工作同業務工作同部署、同安排、同檢查、同考核。

二是在設施設備方面。我院在原有基礎上，先后增加了60平方米的檔案專用庫房，做到了檔案庫房與辦公室、閱覽室、陳列室“四分開”，進一步完善了“八防”措施；新增了檔案柜、密集架、消毒柜、資料柜、防磁柜、加濕器、除塵器、空調、打印機、復印機、掃描儀、檔案管理軟件等設備。

三是在業務建設方面。我院嚴格按照國家檔案局頒布的關于《科學技術檔案案卷構成一般要求》和《山西省歸檔文件整理規則》實施細則以及《事業單位檔案分類編號標準》，對我院13個類目的檔案資料重新進行了編目、排序和上架管理。對檔案資料管理臺賬：即案卷目錄、全引目錄、歸檔文件目錄、移交清冊、查借閱登記簿、利用登記簿等都進行了重新整理和裝訂。同時我們還按照國家檔案局10號令的規定，重新修訂了我院《文件材料收集范圍和文書檔案保管期限表》。

四是在檔案隊伍建設方面。為盡快提高檔案人員業務素質，更好地適應新時期檔案工作的需要，我們在確定各科室檔案員的基礎上，每季度進行一次檔案業務知識的培訓，邀請市檔案部門的工作人員進行專門輔導，同時我們還組織有關人員參加省、市舉辦的檔案專業知識培訓。多次到省級和市內兄弟單位參觀學習檔案工作，增強檔案意識、借鑒管理經驗、提高業務素質、提升管理水平。

第7篇：檔案工作論文范文

1.1嚴重缺乏檔案征集的意識

受傳統觀念的影響，當前我國檔案工作人員仍然沿用傳統的檔案管理方式“重視收集、輕征集”。一些工作人員缺乏主動征集檔案的意識，不愿主動走出去拓寬征集渠道，工作積極性不高，嚴重制約了檔案征集工作的順利進行。此外，由于對檔案管理工作的重要性缺乏宣傳，導致社會群眾及一些單位的領導對檔案征集工作的認識不到位，不愿配合或支持這項工作。

1.2缺乏完善的檔案征集機制

新時期下，隨著相繼出臺《檔案法》及其《實施辦法》，同時一些地區也根據實際情況制定了相應的規定，在一定程度上有效地促進了檔案征集工作的發展。但由于缺乏完善的檔案收集、征集方面的法律制度，部分相關法律法規存在模糊不清的狀況，缺乏健全完善的相關組織保障體系，從而嚴重阻礙了征集工作的發展進度。

1.3檔案征集方式較滯后

當前我國各級檔案館為了確保檔案工作的順利開展，在檔案征集工作方面花費的很大的精力，也取得了理想的效果。但由于受到經費、庫房等方面的限制，檔案征集方式仍然以主動宣傳、被動接受為主的方式，沒有采取新的手段，因此，在很大程度上減少了征集渠道，也不能與民間、市場相聯系，不能全面了解檔案資料情況。

2.對檔案工作規范化管理的探討

為了對檔案工作加強規范化管理，檔案工作人員必須采取措施，嚴格規范檔案征集工作中的各個工作步驟和工作流程，制定相關的規定和制度，作為檔案征集工作管理的依據。只有從源頭上規范化了檔案的征集工作，才能從根本上保證檔案工作的規范化管理。

2.1制定合理可行的工作計劃

在檔案征集工作的整個流程中，提前制定合理可行的工作計劃對整個征集工作的順利開展有著重要的指引作用，是評估和鑒定征集對象的重要依據之一。一般來說，檔案征集計劃的主要內容包括征集的方式、原則、標準及范圍等，檔案工作人員應該熟悉并明確每個階段的征集目標，包括明確征集的重點以及整個征集過程的各項經費預算等。征集的檔案應交由征集人員進行分類歸檔管理，由本單位的財務人員實行對檔案的接收。檔案工作人員應根據征集對象的評估報告、征集檔案的審批表、持有人簽訂的征集協議、征集過程中的經費支付憑證、專家鑒定回憶的會議記錄及檔案點交記錄表等方面對檔案進行歸檔。

2.2提出征集意向，做好檔案評估

在檔案征集前，應由兩名以上的檔案征集人員以書面的形式提出征集檔案的意向，并準備好相關的征集材料，主要包括檔案征集意向書、檔案征集申請表、征集對象原件及相關材料。通過上交檔案征集意向書，可以確認征集對象的持有人是否完全自愿地出讓征集對象，為了更好的提出意向，必須認真記錄清楚征集對象的基本情況描述和持有人所提出的要求，將征集對象的名稱、所屬年代、出產地及數量等基本情況明確記錄在案，對持有人所提出的要求包括對所有權的分配情況等也應一并記錄。除此以外，為了確保檔案征集的后續工作有序的進行，工作人員還應登記持有人的有效聯系方式并請對方確認簽名。檔案征集表的準備，一方面便于征集人員提出征集的意見和建議，另一方面也便于更好地確定評估專家。

2.3召開專家鑒定會

檔案工作人員負責準備好專家鑒定會的材料，主要材料包括檔案征集的意向書、申請表、征集對象的圖片和資料及征集對象的評估報告。從檔案征集專家庫中抽取此次鑒定會的鑒定人員，最后以專家對征集對象的鑒定會會議紀要形成文件，其中應包括對征集價格方面的建議。由檔案整理人員將歸檔所需要的資料移交給業務檔案管理部門。在移交資料的時候，應將征集對象的圖片和相關資料、檔案征集申請表和意向書的正本、征集對象專家鑒定會會議紀要及征集對象評估報告正本等按照程序移交給業務檔案管理部門。

3.結論

第8篇：檔案工作論文范文

現代人力資源管理是以人為中心來設計的，其宗旨是“以人為本”。人是關鍵要素，首先要服務好人，才能做好管理工作。“以人為本”是指管理的出發點和歸宿點都是“人”，承認人是一種資源，一種特殊的和重要的資源，而且在現代市場經濟和競爭中是決定性的資源。通過開發人的潛能使之發揮到最大限度，調動人的積極性、創造性，這一理念將會貫穿人力資源開發的整個過程。而加強企業人事檔案的管理工作，恰恰是將靜止的人事檔案變換為動態的激勵手段，讓員工能夠感受到組織對他的關注、關心和承認。

作為人才信息縮影的人事檔案，是各類人才在社會實踐活動中形成的原始記錄，是人才在德、能、勤、績等方面的綜合反映。若對人事檔案重視，能認真研究，注重科學管理，可以較全面地、歷史地再現各類人才的面貌、特點以及專長，作為考察和了解人才的重要依據；有助于企業根據每個人才的不同特點，合理的使用人才；有助于從人事檔案中探索人才成長規律，更好的發現、培養和使用人才，開發人才資源，以適應企業發展對人才的廣泛需求；可以及時地為企業和部門推薦優秀人才，調動各類人才的積極性和創造性，使各種人才揚長避短，充分在企業發展建設中發揮聰明才智，貢獻自己的力量。如果人事檔案不齊全，或者間斷甚至有片面性，那就不能反映某個人的真實情況，就會直接影響到人才的正確合理使用，影響人才在企業發展中的作用；如果對人事檔案不重視，不加強管理，致使人事檔案管理水平低，服務方式被動單一，就不能使人才檔案信息得到及時使用，同樣會影響或阻礙企業的發展。因此，我們認為企業人事檔案與企業發展的關系密切，在企業競爭發展中具有重要的促進作用。

二、是企業競爭發展中人力資源管理的重要手段

社會主義市場經濟體制的建立，各級人才市場的誕生，使得各種層次、各種形式、各種渠道的人才交流日益增多，科技人員、高校教師、各類專業技術人才的流動日益頻繁，為企業人才開發創造了有利條件，人事檔案對于新單位領導掌握應聘者的基本情況，正確使用新的人才將起到重要的作用。

人事檔案的建立，是人類走向文明與進步的產物。一些資金雄厚、實力強大的名牌外企、合資企業人力資源部門在我國境內招聘新的管理人才、技術人才時，非常重視人事檔案的利用。因為一個跨越國界尋找經濟合作，謀求最大經濟效益的現代企業，深諳管理出效益的經商之道，而人才又是管理的關鍵因素。對一名優秀的企業人才的要求，不只局限于其工作能力上，其品行、背景、以往的工作實績諸要素，都是考察的條件。通過出示個人的人事檔案，就可以以此為憑，增加聘用企業對聘員的信任程度和認可程度。而國內大中型企業管理人員、技術人員的聘用，也是如此。現代企業制度改革實施以來，企業實行專業技術人員、管理人員聘用制，使單位與個人在平等自愿的基礎上建立了聘用關系。一份翔實、完整的個人人事檔案，既是企業選用人才和人才日后晉升提拔的重要參證，也是擇業人員量己之才選擇行業、部門的“謀士”，雙方的“知己知彼”，能扼制某些企業和個人盲目選人、擇業的“自”，更利于“人才與用人單位是市場經濟體制下活動的主體”這一社會功能的充分發揮。

同時，由于人事檔案能夠比較全面、準確的反映人才各方面的情況，所以企業能夠從人事檔案中了解本單位人才的數量、文化程度、專業素質等方面的數據，便于企業人力資源管理部門根據人事檔案進行統計分析，進而作出準確的人才預測，制定出長遠的人才培養計劃。

三、為企業人才需求預測提供參考

第9篇：檔案工作論文范文

檔案工作是基層單位的重要組成部分,是單位基本面貌和工程發展全過程的綜合反映,確保檔案的安全管理,提高檔案工作的質量和效率是非常必要的。檔案管理工作中普遍存在的問題是工作量大、操作繁瑣、易出錯等,缺乏采用信息化、網絡化等現代科技手段。這些傳統的基層檔案載體都是以紙質為主,不僅成本高,對于檔案的維護與查閱也非常的不方便。紙質的檔案容易受潮、受到蟲蝕及火災等災害的威脅,每年所投入的保管經費較高,而且文檔沒有備份,容易造成文檔損失。同時,紙質文檔經常反復的查閱會讓原件受損或遺失,從而在檔案管理工作帶來一定困難。隨著現代信息技術的不斷發展與應用,越來越多的基層單位開始使用辦公自動化系統,檔案信息化應運而生。檔案管理信息化是通過將原來的以檔案保管為重點的模式轉為以檔案信息化形式來為社會服務。通過對檔案的信息資源進行整理、分類,并進而分析與提取來提高檔案管理的質量與效率。信息化檔案多種多樣,其以辦公軟件為載體,同時又以錄像、錄音、多媒體、網絡等各種形式來呈現,電子檔案更加容易保存于修改,便利查詢,可以通過網絡進行傳遞,與傳統檔案管理相比,不僅提高了檔案的利用效率,也同時降低了檔案的管理成本。檔案信息化建設的標準性與規范性也是企業管理的重要內容之一,在推進數字化、信息化檔案建設的同時必須抓好檔案標準化與規范化管理,這樣才能使檔案管理工作水平得到整體提高。

2基層單位檔案信息化建設存在的問題

2.1對檔案信息化建設不重視

在當今信息社會,經濟建設各項工作都離不開信息化手段的有效推進,信息化不僅是基層單位檔案管理工作的發展方向,更是提升檔案管理工作水平的一種有效手段。但是從目前看來,許多基層單位檔案管理部門的計算機水平比較落后,軟硬件設備都需要更新,與現代化發展不協調,這主要是因為單位對檔案信息化建設認識不足,對于基層檔案工作仍然只注重保管而忽視利用。有些檔案管理員由于長期使用傳統的手工管理模式,對于手工管理雖然比較熟練,但是卻自以為是,認為熟練了就不需要進步,不愿意推進檔案工作信息化建設。同時,由于其思想保守、文化素質不高也難以適應單位信息化發展的需要,更多的是安于現狀,對信息化知識與管理知識的認知甚少,不思進取的現象十分普遍,整體業務素質很低,這些都在一定程度上阻礙了單位檔案信息化建設進程的推進。

2.2檔案信息化專業人員匱乏

大多數基層單位的檔案管理人員都是半路出家,很少有機會參加專門的檔案管理、信息技術培訓和在職學習,對于檔案管理工作并不熟悉,加上很多檔案管理員都是由于身體或者年齡原因從其他部門調來的,所以年齡結構也趨于老齡化,缺乏工作熱情。而檔案信息系統是多種學科知識的集結,需要運用多種知識與專業配合,是通過多部門的相互協作和多環節配套所構成的系統工程,這就需要高素質的檔案從業人員來進行協調和運作。然而,縱觀基層單位檔案管理人員的專業素養都偏低,具備信息化、檔案專業知識的人員寥寥無幾,很多都是沒有檔案技術理論功底,科班出生的檔案管理人員幾乎沒有,檔案信息化專業人員匱乏,當前在職的檔案管理人員結構老化,思維調整較慢,從而對檔案信息化的開發力度有深度有很大的影響。

2.3檔案信息化建設投入不足

我國基層單位普遍的存在著檔案信息化投入不足,硬件建設滯后等問題,從而制約了檔案管理工作的發展。基層單位對檔案管理工作不重視,認為檔案管理就是文檔材料的保管,并給檔案利用者提供查詢即可,認為檔案工作非常簡單。同時,許多單位認為沒有必要單獨設立一個專門的檔案管理部門,檔案管理工作可有可無,檔案信息化建設投入不足,認為單位經費沒有必要投入到檔案管理工作,只要確保單位主要工作順利進行就行,因而沒有為開展檔案管理工作編制預算經費,更別說實行統一規范的單位檔案管理應用軟件,從而造成了檔案管理部門連最為基本的保管與管理都不具備,檔案信息化工作無法開展。

3如何加強基層單位檔案信息化建設

3.1加強對檔案工作信息化建設的重視度

重視檔案管理信息化建設,通過各種渠道擴展檔案管理重要性宣傳教育,讓單位充分認識到檔案是當今社會及未來發展的重點,是單位發展的重要組成部分,尤其是單位領導,更要提高對檔案信息化建設的重視程度,必須要將數字化檔案建設工作作為單位長期目標規劃的重點之一,并給予全面支持。同時,檔案管理者應樹立檔案信息觀,革新觀念,自覺提高專業素養與技能,充分汲取與補充檔案信息化建設知識,逐步改變守舊觀念,從傳統的檔案保管人員變為檔案信息資源管理者與傳播者,積極發揮主觀能動性,求實探索,適應檔案信息化管理模式,深刻理解檔案,充分反應檔案的價值,并擴大檔案信息資源開發利用,不僅做檔案的收集者和管理者,更要充當檔案信息建設的開發者,從而將檔案轉化為單位可利用的信息。

3.2加大檔案信息化建設的投入

基層單位檔案管理信息化建設應嚴格按照檔案管理的相關規范規定,結合行業特點與單位工作實際來制定,逐步完善軟硬件投入,單位每年可以拿出一定經費來更新檔案信息化軟硬件,并設有一名專職檔案員來全權負責檔案管理工作。同時,還應加強對檔案應用系統的開發,可以購買市場占有率高的檔案系統。為了更好的適應實際工作的需要,檔案系統應結合單位實際來調整參數,減少單位各部門獨立開展不必要的人、物、財支出。單位也可根據需要自主研發,采用現代技術實現存儲信息與相關單位檔案數據的鏈接處理,從而可以改變傳統的檔案管理方式,實現了檢索速度快、查詢便捷、可靠性高、存儲容量大、成本低等優勢。

3.3加強檔案信息化建設技術管理

3.3.1電子檔案信息化管理

在單位發展各個階段都會形成的大量電子文件,電子文件的產生和應用,使得基層單位檔案快速向數字化方面發展,為檔案信息化管理注入了新的活力。電子文件是通過復雜的編碼和解碼過程才得以利用,其不同于傳統的檔案文件,通過權限設置,利用者只要獲得權限,或在自己的權限范圍內允許利用,就可以隨時調出自己所需的檔案信息,并可復制和存儲,可以說,電子文件是適應現代管理制度的全新的管理形式,因此,必須加強規范電子文件,檔案管理部門要嚴格歸檔電子文件,可以通過圖文掃描、網絡、計算機及光盤等形式將電子文件信息制定部門要求統一集中管理,并存儲于檔案部門存儲介質中,檔案管理部門進行分類、整理與編目,形成電子檔案,提高檔案信息的實效性和檢索的便捷性。為了確保檔案的完整與安全,檔案利用者必須通過檔案部門進行用戶確認才能調閱檔案。

3.3.2檔案信息化安全管理

檔案信息化建設除了要確保歸檔文件真實、完整、有效,同時還應保證檔案數據庫安全。對此,必須要提高檔案信息化安全防范,加強系統管理維護,可以實行身份認證來保護檔案安全。在使用中,給用戶分別授權,讓用戶在授權范圍內操作。此外,為了確保檔案數據安全,檔案系統應實行專人專機專用,對電子檔案的保護要注意防毒,安裝防火墻與殺毒軟件,并做好電子檔案備份,對重要電子檔案的信息內容進行加密處理,以提高電子檔案的可靠性,推動檔案管理的數字化建設,從而為在單位各部門之間實現資源共享奠定數字信息基礎。

4結語