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“企業要搞有效益的信息化。”這一句話聽來,似乎是多此一舉的“廢話”。誰還不知道,企業搞信息化就是以提高企業效益為目的的呢!
但是,讓我們在現實中找一找,看一看,在上了信息化建設項目的企業中,又有多少企業真正去用效益指標或標準,來衡量本企業信息化水平高低的呢?又有多少企業能夠拿出具體數據,來證明本企業信息化程度的呢?又有多少企業的信息化水平真正達到了國家對企業信息化要求水平的呢?
今年10月9日,信息產業部了我國第一個關于效益的信息化指標體系――《企業信息化基本指標構成方案(試行)》。這為全面評估我國的各類企業的信息化發展和應用水平,提供了依據和標準。
一直參與信息化指標體系建設的信息產業部信息化推進司信息化基礎處姜奇平向記者表示,這個體系第一次將“建設有效益的信息化”要求以評價指標的形式落到實處;第一次提出了從效能角度全面評估企業信息化水平并提供解決方案的咨詢。
據姜奇平介紹,在國家信息化指標體系中就曾提到了企業信息化指標體系,而真正大規模進行試測,并由國家政府部門來推動,這還是第一次。
出臺“企標”迫在眉睫
國家倡導企業要走信息化發展之路已經多年,為什么現在推出《企業信息化基本指標構成方案(試行)》呢?姜奇平強調,因為現在國家信息化建設的工作重點已經逐步深化到企業,這樣企業信息化指標體系(以下簡稱“企標”――編者注)的建設迫在眉睫,而且國家信息化指標體系(以下簡稱“國標”――編者注)也需要不斷地再研究和完善。
企業信息化到底應該怎么搞?能不能給企業帶來效益?要回答這些問題,都需要這個指標體系,以幫助企業自測和解決問題。
“國標”重在“宏觀”
眾所周知,建立全國統一的信息化指標體系對于科學評價國家及地區信息化水平,正確指導各地信息化發展都具有重要意義。“國標”是從1999年開始提出操作方案,并且在經過試測算和廣泛征求意見的此基礎上逐步完善的。
國家信息化指標體系已經作了多年的研究和推廣工作。它的重點在于科學評價和正確指導。所謂“科學評價”就是說能夠客觀地評價各地區的信息化現狀;“正確指導”是希望這個指標能對各地區信息化工作起到推動和指導作用。國家信息化指標體系有兩個不同分支的分指標體系,一個是城市信息化指標體系,一個是企業信息化指標體系。
“企標”重在“微觀”
無
(2)中國化學制藥工業協會八屆三次會長會工作報告 鄭鴻
(10)在中國化學制藥工業協會八屆三次會長會上的講話 齊謀甲
(11)中國工業經濟聯合會執行副會長、中國化學制藥工業協會特邀高級顧問路耀華的講話 無
(12)功能性藥物賦形劑研究開發新進展 徐錚奎
(16)世界藥物壓片和模具常見問題解決方法研究應用新動向 無
(18)幾種藥物合成新工藝 無
(20)淋巴瘤臨床治療及其新藥研發最新進展(上) 無
(27)國外新批準上市的藥物新制劑新劑型(185) 無
信息化應用是現代企業經營發展戰略達成的重要手段,全面信息化管理能提升企業的核心競爭力,使企業實現節約成本、降低風險、提高效率、以科技制勝的目標。應用階段的信息系統一般稱為生產系統。生產系統運行維護是指用組織、制度、流程等管理方式,對信息系統的運行環境、信息系統本身、運行維護人員進行綜合管理,保障信息系統安全、準確、高效運行,進行系統全面應用維護的過程。生產系統的運行維護工作直接關系到信息化建設的成敗,是一項重要的工作。
醫藥全產業鏈企業集制造、分銷、零售和研發為一體,需要一個信息管理功能完整的大型信息管理系統的支撐。這種統一、完整的信息系統的建設具有復雜度高、周期長的特點,需要邊建設邊應用。如何協調好生產系統運行維護工作與信息化建設工作的相互關系、使信息化建設能保證生產系統的穩鍵運行、且運行維護工作又能推動信息化建設,這是值得思考和探討的課題。
1 生產系統運行維護工作的管理
生產系統運行維護工作是對信息系統運行所有環節的管理,包括各種軟件、主機和網絡通信設備、機房、技術資料和信息備份檔案文件的維護和管理。這是一項專業性和操作性都很強的工作,需要建立科學、規范、高效的運行維護體系,保障生產系統的在控和能控。
生產系統運行維護管理的標準有ISO 20000和最佳實踐IT基礎設施知識庫 (Information Technology lnfrastructure Library,ITIL)。在應用上已經很成熟的ITIL v2強調了服務提供和服務支持的服務管理流程一體化的集成;2007 年的基于服務生命周期的ITIL v3整合了前兩個版本的精華,強調ITIL 最佳實踐的執行支持以及在改善過程中需要注意的細節。
企業的信息化建設項目進入到應用階段,運行維護工作也就擺到了面前。大量的運行維護需求會使一些企業有些措手不及,如果處理得不好或不及時,就會影響系統的正常應用、甚至由于業務無法正常進行而導致信息系統被廢除。
為了生產系統能長期為企業服務,可以參照ITIL對問題、事件、配置、變更和服務持續性等方面的管理,建立起企業的運行維護組織機構,配備人員,制定制度,確定流程管理規范,使生產系統運行維護工作正常展開。在嚴格執行管理制度的同時,充分調動運行維護人員的工作積極性、挖掘他們積累的工作經驗,能更好地達到保障信息系統安全運行、有效應用的目標。根據ITIL的管理框架模型,加上運用運行維護人員的知識和經驗,可以用圖1來表達生產系統運行維護管理框架。
1.1 生產系統運行維護組織架構的建立
組織是運行維護工作中人們進行合作的一種形式。在醫藥企業,要全力打造統一集中管理的大型信息系統,運行維護組織應該考慮這樣的模式:建立一個覆蓋整個信息系統的運行維護組織,由信息技術人員和業務骨干等人員組成,縱向應延伸到各子企業如公司總部和各級子公司,橫向應涉及到各職能管理部門如財務、市場部門等。運行維護的核心組織建立在公司總部,承擔運行維護制度的制定和監督,完成對構成信息系統各要素(各種軟件、計算機和網絡設備等)的維護工作,進行業務和技術等方面的支持。縱、橫向子運行維護組織主要承擔系統的應用管理(包括提出新的應用需要和完善系統功能等方面要求)、事件響應和記錄等工作。功能為條線業務管理的子系統,可采用由總部相應職能部門牽頭、總部信息技術部門配合的管理模式,如財務、資金系統應由財務部承擔應用管理。功能為子、分公司業務運營管理的子系統,可采用在總部信息技術部門協同下由相應公司進行管理的模式,如醫藥生產企業的ERP系統由企業進行應用管理。
在建立運行維護組織的基礎上,進一步明確運行維護人員的崗位和職責,使生產系統運行維護工作有序進行。運行維護崗位包括應用管理崗位、機房環境管理崗位、設備管理崗位、系統管理崗位、網絡通信管理崗位、安全管理崗位、技術檔案管理崗位和運行值班崗位等。
1.2 生產系統運行維護管理制度的建立
生產系統運行維護管理制度是對管理范圍、內容、流程、方法等方面的規定,是運行維護體系正常運作的根本保證,是工作人員有章可依的工作準則。運行維護管理制度應涵蓋所有環節,包括應用管理、人員管理、運行機房環境管理、設備管理、投產管理、值班管理、系統管理、網絡通信管理、安全管理和技術檔案管理等。
全產業鏈醫藥企業的信息化建設需要邊建設邊應用,生產系統運行維護制度需要按系統建設的成果進行補充和完善。這種需要不斷進行補充和完善的制度可以用一個公式來表示:制度=辦法+細則+補充。公式中的辦法表示的是系統的基本管理制度,細則是按系統功能和應用條線進行管理的細分制度,補充是系統功能擴充完善后對管理制度的補充。
1.3 生產系統運行維護管理流程的建立
生產系統運行維護管理流程是指為完成運行維護工作而進行的一系列整合資源與能力的協調性活動。運行維護管理流程有問題、事件、配置、變更和服務持續性等管理流程。如果將運行維護管理體系流程進行抽象,圖2就是一個較完整的運行維護管理體系流程。
每個按生產系統運行維護環節細分的運行維護流程(即圖2中的“活動N”)都可用流程圖明確表示,這里以系統功能擴展項目投產管理舉例說明。當系統功能需要擴展時,由系統主管部門提出系統變更計劃,由實施部門提供系統變更方案,新功能測試成功后,方可在系統功能擴展項目投產所有資料(計劃、方案、技術資料、操作說明等)已經齊全的情況下落實操作培訓、制定管理制度等工作,才能進行系統功能擴展項目的正式投產。圖3表示了系統功能擴展項目投產的變更管理流程。
制度是需要人來執行的,按運行維護制度和操作流程進行工作是需要花費一定人力的,如果對運行維護人員的配備不到位,運行維護人員終日處于應付各種實時發生事項的處理,無暇全面執行運行維護制度,尤其是無法正常做各種巡檢、運行維護記錄、各類資料收集歸檔等工作,無暇于總結運行維護工作經驗和教訓,也無暇于全面提高運行維護能力,這是不利于生產系統運行維護工作進行的,應引起重視。
因此,要使運行維護工作取得成效,不僅要借助ITIL的方法,用提供支持和服務來創造價值,而且要投入應有的人力和財力資源,對生產系統運行維護進行綜合管理,不斷提高運行維護質量,保證系統的安全可靠運行。
2 生產系統運行維護工作與信息化建設齊頭并進
全產業鏈醫藥企業的全面信息化建設過程會遇到很多困難,這些困難既有外部因素也有內部因素,外部因素包括政府對醫藥企業管理和質量管理等方面要求的提高、醫藥產品的市場變化和市場競爭日趨激烈等,內部因素包括各類業務流程整合的內部管理尚未形成或未成熟以及業務范圍擴大、產品種類增加、內部組織架構的復雜性加大等變數的出現與現有信息系統集成和資源共享水平低等。所以,醫藥企業信息化是一場深刻的革命,是一項艱巨、復雜的系統工程,需要循序漸進。
醫藥企業信息化建設的高難度和長期性要求生產系統運行維護工作和信息化建設工作齊頭并進。但這兩項工作是相互牽制和相互影響的,如果處理不好兩者的關系,會影響信息化建設的進展甚至倒退。
運行維護工作要保持生產系統的正常運行需要系統的每個環節都能保持穩定、安全。而信息化項目的建設則需要不斷引進新技術、盡快實現新功能,故需要對系統的各種配置做變更、對系統代碼進行修改甚至需要全面升級。這些使生產系統運行基本環境發生變化的操作一旦處理得不謹慎,會影響生產系統的正常運行。反過來,如果運行維護工作不力,不能找出新項目可能對系統運行產生不利的關鍵點、不能評估信息化項目的建設對現有系統的各項變更的影響、不能合理安排信息化項目的投產,也會影響到信息化建設的進度。
為了保障生產系統運行維護工作和項目建設工作都能順利開展,需要在新項目設計階段就進行運行維護和項目實施兩個團隊的緊密合作,從保障現有系統的穩定性和新項目順利建設投產的目標出發,找出新項目與生產系統可能發生的交集部分,分析這些交集部分中對兩項工作有相互影響的關鍵因素,給出避免沖突的解決方案,同時評估和落實新系統功能投產后系統的承受能力,及時落實運行維護的各項工作,實現運行維護和建設的共同推進。
以系統應用面擴展項目上線為例,生產系統運行維護工作的流程和解決方案如圖4所示。
面對信息化建設對生產系統穩定運行帶來的挑戰,運行維護人員應該:1)要堅持用ITIL的方法、理論武裝自己,及時做好運行維護的人員、組織、制度和流程等方面的調整和補充工作,迅速掌握運行維護的新要求,完成生產系統運行維護工作。2)應將系統的變化在仿真環境中進行系統功能、壓力和數據演算等模擬運行,模擬運行成功后再進行應用切換。3)與實施團隊聯合作戰,及時處理出現的問題。4)要保留和保全原有系統,以備及時復原系統。
運行維護人員要積極參與信息化建設項目的設計和實施工作,與信息化建設項目實施團隊充分溝通,主動介紹生產系統對功能的應用程度、業務流程的特點、系統各項基本配置和應用特點等情況,共同商議生產系統運行維護工作安排,確保信息化項目建設與生產系統的正常運行的銜接,盡量將新項目上線對生產系統運行的影響和波動降到最低,使企業的信息化應用不倒退、不混亂、不停止。
運行維護團隊負責系統的各項維護工作,與系統用戶接觸最多,通過對他們的各類問題的排除和答疑,容易與他們建立良好關系。當信息化項目建設對生產系統運行產生負面影響時,通過運行維護團隊可以取得用戶的配合和諒解,從而減少系統波動的影響和損失,這也是運行維護團隊的一個工作準則。
在應對信息化建設對生產系統運行維護的挑戰中,運行維護團隊雖被動應戰,但對有經驗的運行維護團隊來說,不會僅停留在保障生產系統的安全、有效運行層面上,而是會更上一層樓,根據積累的運行維護經驗和信息系統應用的體會,促使信息化建設更切合企業需求,信息系統的架構和功能更科學、合理、有效。從被動到主動的應戰,是運行維護團隊對工作價值的創造。
3 運行維護團隊對信息化建設工作的促進作用
信息系統的應用是企業信息化建設的重要成果,企業這時才能真正從信息化建設中開始獲得利益,在業務流程的管理和優化、提高工作效率、決策能力提升等方面的收獲會使企業更堅定全面實現信息化的信心,加快、加大信息化建設的步伐,逐步健全和完善企業,發展所需的完整統一的信息系統。尤其是醫藥企業,有了統一的信息化平臺,就能快速響應國家對醫藥行業的政策和各項要求,就能快速滿足供應商和客戶的需求,從而更進一步把握變化,應對挑戰,實現發展。所以,做好運行維護工作保障生產系統安全、穩定運行,長期為企業提供穩定、可靠的信息化管理平臺,不僅是鞏固了企業信息化建設的成果,也促進了醫藥企業加快信息化建設的工作。
優秀的運行維護人員不僅能按制度處理好日常工作,及時完成各類問題的處理,還能將運行維護工作中發現、解決的問題反饋于信息系統的功能完善,反饋于優化組織機構和業務流程,使信息系統發揮最大作用,為鞏固企業信息化建設成果而作貢獻。
運行維護團隊是企業信息化建設的主力軍之一,這個團隊要具備信息技術知識和企業管理知識的復合能力,在信息技術應用上掌握計算機軟硬件技術、網絡技術和大型數據庫技術等;在管理上具備企業管理知識,了解財務核算和各種業務運作的流程和要求,熟悉企業內部管理體系和質量管理要求;在運行維護上熟練掌握生產系統的作用和功能的應用,自覺執行生產系統運行維護的規章制度,維護生產系統的安全、有效運行。所有這些都是運行維護團隊對企業信息化建設和應用的貢獻。
4 結語
上藥集團呂明方董事長強調 :“信息化的實質不是技術問題,而是管理的問題,是文化的問題,是生意模式的問題,是集團‘十二五’戰略打造收入和市值雙千億元產業集團的一個重要組成部分。”一個醫藥全產業鏈企業只有透過信息化的實質才能進一步把握市場等大環境的變化,應對挑戰、實現發展,釋放信息的商業價值,在競爭中占據主動。
關鍵詞:分步;醫藥;銷售
隨著我國經濟發展和社會環境的變化,醫藥市場競爭形嚴峻,成本不斷上升。如何合理配置費用支出,管理多層級多類型的客戶,成為了醫藥企業亟待解決的問題。醫藥行業商品種類繁多,一般可分為四大類每一大類以有若干小類,加強醫藥銷售管理的信息化管理迫在眉睫[1-2]。如果用手工來管理幾萬種商品則相當困難,不利于提高工作效率,直接影響到企業的效率,采用信息化可以不斷提升自身業務經營管理水平[3-5]。同時醫藥行業對批次號和有效期的要求高,手工操作使管理者很難,用計算機來替代手工管理已勢在必行。本文對分步規劃實施醫藥銷售管理信息化進行研究。
1 醫藥銷售行業的信息管理需求
隨著醫藥市場的繁榮,醫藥企業面臨日益激烈的競爭。與傳統行業不同,醫藥銷售相比其它行業的銷售有其特殊性。醫藥行業商品種類繁多,一般可分為四大類:藥品、醫療器械、化學制劑和玻璃儀器,同時對批次號和有效期的要求高。如果用手工來管理相當困難,不利于提高工作效率,直接影響到企業的效率。醫藥企業的客戶眾多(如二批商、醫院、連鎖藥店等),關系復雜。醫藥銷售需要收集和處理大量信息,如用戶的數量與收入情況、用戶的構成、用戶的各種分布、訂單、成本、存貨、應收帳款和銷售報告等。從以上情況來看,實施醫藥銷售管理信息化已勢在必行。
2 B/S架構
2.1 B/S架構的優勢
B/S結構是WEB興起后的一種網絡結構模式,將系統功能實現的核心部分集中到服務器上,簡化了系統的開發、維護和使用。客戶機上只要安裝一個瀏覽器便可同數據庫進行數據交互。B/S最大的優點就是可以在任何地方進行操作而不用安裝任何專門的軟件,只要有一臺能上網的電腦就能使用,客戶端零安裝、零維護。由于個人計算機普,系統的擴展非常容易。
2.2 銷售信息系統的功能規劃
管理信息系統一詞最早出現在1970年,由瓦爾特.肯尼萬(Walter T.Kennevan)給它下了一個定義:“以書面或口頭的形式,在合適的時間向經理、職員以及外界人員提供過去的、現在的、預測未來的有關企業內部及其環境的信息,以幫助他們進行決策。”管理信息系統是一個由人和計算機等組成的能進行信息收集、傳輸、加工、保存、維護和使用的系統,又是一門綜合了管理科學、系統理論、計算機科學的系統性邊緣科學。銷售信息系統系統分為入庫管理、銷售管理、綜合查詢、財務管理、調撥配送管理、合同管理、客服信息管理幾大模塊。入庫管理、銷售管理、調撥配送管理業務方面包括入出庫管理,銷售與調撥管理,日常的發貨、退貨、開票、退票、回款、缺貨情況等。財務管理包括收賬處理、付賬處理、各種費用、稅率自動計算、往來賬查詢、期初余額錄入、成本分析等。綜合查詢可隨時查詢產品報價和庫存貨物可用量情況、銷售訂單、庫存走勢分析、銷售計劃、經費計劃、人力資源計劃等。銷售信息系統還包括:藥品批號處理:同一藥品可按批號先后次序,選擇先進貨的先銷售,避免藥品過期造成損失;保質期提醒:當某種藥品的保質提醒期已到時,系統會提醒客戶;系統設置靈活多變:系統有近百個參數選項供用戶對系統進行調整,隨著企業的變化,可隨時調整參數,以適應企業發展,大大節省了軟件的維護升級費用;模糊查詢:單據錄入、數據查詢時,可輸入藥品名稱的漢字,系統會調出所有相關的藥品供選擇;應收應付靈活結算:結算方式多種多樣,支付方式齊全,可現金支付、支票支付、匯票支付等;業務帳管理:可根據企業的采購訂單和銷售訂單的交期、數量、金額,系統可推算出任意時間的庫存量和資金備用量;嚴格的權限控制:加強了對操作員權限控制,對單價的修改、單據打印、數據的增刪等進行了權限控制;信用額度:當客戶賒帳額達到報警比例時,系統會報警提示。
3 構建統一的銷售管理平臺
管理的思想最終要通過統一的行動來實現。在公司層面或營銷部門內部設立專門信息管理部門或崗位。有了組織保證,信息管理職能才能充分發揮。企業各部門間要在業務流程上實現對接,不同部門、不同業務、不同地區的客戶實現統一管理。因為客戶資源很多時候掌握在銷售人員手中,所以銷售人員的流動會導致公司客戶的流失。所以必須集中管理客戶信息,將所有的信息收集、分析應該統一起來,然后及時傳遞至相關部門處理。從一定程度上抑制了業務人員對客戶資源封鎖的行為,而不是像以往一樣因為銷售人員的流動會導致公司客戶的流失。
4 討論
中國醫藥企業正面臨著前所未有的嚴峻的競爭環境,客戶數量與結構的不斷調整,對內部代表行為的管理和執行效果的監控變得越來越難,這促使企業對銷售的管理力度必然加大。醫藥銷售需要收集和處理大量信息,手工來管理相當困難,實施醫藥銷售管理信息化已勢在必行。
參考文獻
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[關鍵詞] 醫藥電子商務; 應用現狀; 制約因素; 推進策略
[中圖分類號] F713.36 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194(2013)03- 0071- 02
目前,我國原料藥和藥品制劑生產企業達5 000多家,2011年醫藥制造業利潤總額達1 494.3億元。國家《醫藥工業“十二五”發展規劃》明確提出,在“十二五”期間,我國醫藥工業總產值將年均增長20%,醫藥工業增加值將年均增長16%。醫藥行業是當今貿易增長最快的朝陽產業之一。醫藥產品標準化程度較高,非常適合發展電子商務。醫藥電子商務是指醫藥生產企業、醫藥流通企業、醫院、消費者等利用計算機與通信技術進行的基于醫藥產品的網絡營銷、網上洽談、網上訂貨、網上支付、網上客服等商務活動。醫藥企業開展電子商務是現代經濟環境下企業發展的基本趨勢。在當前醫藥行業快速發展的形勢下,誰能抓住機會搭上電子商務的快艇,誰就會獲得未來競爭的優勢。
1 我國醫藥電子商務的應用現狀
1.1 我國醫藥電子商務的發展概況
總體來說,我國醫藥電子商務尚處在起步階段。2000年6月國家藥品監督管理局出臺了《藥品電子商務試點監督管理辦法》,確定了10家試點單位開展互聯網藥品交易。試點期間,一大批醫藥電子商務網站迅速發展,并取得了很大成就,如九州通醫藥電子商務交易平臺、民生醫藥電子商務網、海虹醫藥電子商務網等。這些醫藥網站大體可以分為兩大類:一是醫藥信息服務類站點(包括經營性醫藥信息網站和非經營性醫藥信息網站);二是醫藥交易服務類站點(包括醫藥第三方交易平臺、醫藥B to B交易網站和醫藥B to C交易網站)。根據國家食品藥品監督管理局的統計,截至2012年5月18日,全國已獲得“互聯網藥品信息服務資格證書”的企業總共3 719家,全國已獲得“互聯網藥品交易服務資格證書” 的企業總共118家。經過大量的探索和實踐,我國醫藥電子商務正向規模化、規范化、多元化方向發展。
1.2 我國醫藥電子商務的應用模式
從我國醫藥電子商務應用的實際看,我國醫藥電子商務的商業模式可分為4大類:第一類是醫藥信息平臺模式,這是發展最早且數量最多的一種醫藥電子商務模式,主要提供醫藥行業數據的、檢索和分析服務,如中國醫藥信息網、中國醫藥經濟信息網。第二類是第三方醫藥電子商務模式,第三方電子商務運營商以中立身份為買賣雙方提供虛擬交易平臺服務,屬于多對多的交易服務模式,如北京鶴麒醫藥電子商務有限公司、海南衛虹醫藥電子商務有限公司。第三類是B to B醫藥電子交易模式,包括原料供應商與藥廠之間、藥廠與醫藥批發商之間以及醫藥批發商與醫藥零售商之間的電子采購與電子交易。該模式以九州通醫藥電子商務交易平臺為代表,還包括數量眾多的醫藥企業自建電子交易站點。第四類是B to C醫藥電子交易模式,主要是指網上藥店與消費者之間的電子交易,如上海藥房網、北京藥品網。截至2010年7月12日,經食品藥品監管部門批準,我國B to C醫藥電子商務網站共有27家。
1.3 我國醫藥電子商務發展中存在的問題
近20年來我國醫藥電子商務的發展有力地促進了醫藥行業的發展,但與歐美發達國家相比,我國醫藥電子商務起步較晚、發展滯后、進程緩慢。當下,我國醫藥電子商務在發展過程中仍面臨著諸多問題:(1)違法經營,如一些與經營藥品毫不相干的公司在網上直接或間接參與藥品經營,銷售假藥、劣藥。(2)大多數醫藥電子商務網站的功能集中于信息,電子商務系統功能簡單,很少有集成網上洽談、電子采購、網上支付、客戶管理、物流配送的比較完整的電子商務系統應用。(3)醫藥生產和流通企業不經批準進行網上藥品廣告宣傳,網絡廣告中存在夸大藥品療效、傳播虛假信息誤導消費者的現象。(4)網上醫藥電子成交量相比行業交易總量明顯偏低。(5)醫藥電子商務服務意識不強,電子交易監管不到位,客戶滿意度不高。(6)商流和物流不協調,存在不能準時交貨和缺貨、斷貨現象。
2 制約我國醫藥電子商務發展的因素
2.1 醫藥電子商務相關法律、法規不健全
近年來,國家食品藥品監督管理局相繼頒布了醫藥電子商務相關法律、法規,如《藥品電子商務試點監督管理辦法》、《互聯網藥品信息服務管理辦法》、《互聯網藥品交易服務審批暫行規定》。然而,相對于國內醫藥電子商務市場的違法經營、違規交易等種種弊端,目前國內有關電子商務的立法亟需完善。如電子商務市場準入方面不規范;電子商務合同的真實性、有效性難以確定;網絡廣告難以用現行的《廣告法》來規范;專門針對醫藥電子商務的政策法規尚不健全。
2.2 醫藥電子市場不成熟
我國的藥品電子商務尚處在起步階段,尚未形成規范而有效率的電子市場。目前,我國醫藥電子商務應用分散,經營規模偏小,應用層次水平低,很多只是提供單一的醫藥信息服務,電子商務系統集成度低,鮮有基于供應鏈的電子商務應用。其次,我國醫藥企業自身信息化整體水平不高,企業的IT基礎設施不完備,信息化制度建設滯后,基于醫藥和信息技術的復合型人才缺乏。第三,政府主導的醫療機構醫藥集中招標采購平臺和第三方醫藥電子商務交易平臺的建設和應用有待加強。
2.3 醫藥電子商務意識不強
長期以來,人們在藥品交易中都是眼看、手摸、鼻聞,實行的是一手交錢,一手交貨的現貨交易,傳統的藥品交易模式已根深蒂固,電子交易模式現階段人們很難完全接受,需要有一個思想觀念的轉變和適應過程。企業和消費者只有親自體會到醫藥電子商務帶來的藥品品種、質量、價格、成本和便利性等方面優勢,才會產生對電子商務的認同感,更多的企業和消費者才會進行電子商務。
2.4 醫藥電子商務專業人才不足
電子商務在我國的發展應用歷史不久,醫藥電子商務的知識與應用有待普及。醫藥電子商務是藥學與電子商務結合的產物,醫藥電子商務所需的人才可分為3個層次:技術服務支持層、一般管理人員層和高級管理人員層。其中技術服務支持層主要著眼于電子商務的技術方面(如網絡建設、系統管理、網頁制作、程序開發等),這一部分人員可以基本從計算機領域獲得。一般管理人員層的人員需要通曉電子商務知識與藥事管理知識,是目前需求量最大而又嚴重供給不足的部分。第三層次的高級管理人員需熟知醫藥企業管理與決策,精通企業信息化應用,在目前的醫藥電子商務領域是稀缺的。
2.5 醫藥物流系統不發達
我國醫藥物流起步較晚,尚處在供應鏈單一環節優化的階段。目前大多數已經上馬或即將上馬的醫藥物流項目還停留在企業內部進、銷、存業務整合與流程優化的階段,很少涉及對上游供應商、藥品生產商和下游藥品批發零售商以及醫院的整合,沒有根本性地解決牛鞭效應、重復運輸、庫存積壓等現象,導致物流效率低下,藥品配送成本較高。在醫藥物流發展中,我國醫藥物流還存在投資過熱、過散,缺乏有效整合,集成度和專業化程度不高等問題,醫藥物流仍是制約我國醫藥電子商務發展的瓶頸。
3 推進我國醫藥電子商務發展的策略
3.1 健全醫藥電子商務法律法規
完善有關藥品電子商務的法規,對醫藥生產企業電子采購、醫藥批發企業和零售企業網上交易進行規范。具體應包括:網上醫藥交易企業準入的規定;醫藥企業電子商務平臺標準化的規定;醫藥電子采購和電子交易內容的規定;醫藥網絡廣告與信息的規定;電子采購程序與電子支付安全的規定;醫藥物流倉儲、包裝、標識、運輸、流通加工、醫藥配送等行業標準的規定;電子商務客戶關系管理、投訴處理的規定等。
3.2 優化醫藥電子市場環境,構建電子商務生態系統
電子市場環境包括計算機、網絡設備、系統應用等硬環境和電子交易規范、網絡交易理念、供應鏈企業協同等軟環境,它們共同構成全程電子商務的生態系統。醫藥企業應發揮市場主體的作用,加強企業信息化建設,搭建電子商務交易平臺,推進企業電子商務進程。政府公共部門、醫藥主管部門應在開展諸如藥品網上信息公開、醫藥電子采購、網上藥品電子監管等應用方面發揮引導和示范作用。社會各界要加大醫藥電子商務宣傳力度,加強醫藥電子商務的知識普及,提高公眾對醫藥電子商務的接納度,強化社會各界的醫藥電子商務理念,加快行業標準化建設,規范交易管理。只有不斷優化電子商務軟、硬環境的建設,才有可能推動我國醫藥電子商務的進一步發展。
3.3 運用云計算、物聯網和3G技術,開展醫藥全程電子商務應用
加強企業ERP系統、Intranet、Internet建設,整合企業供應鏈管理系統,集成醫藥采購、生產、銷售各環節的電子商務應用,開展基于供應鏈的全程電子商務。全程電子商務使企業得以將經營管理范圍延伸到上、下游業務伙伴處,對供應鏈上的醫藥流通企業、藥廠、原料供應商和消費者進行管理,實現信息共享、多方協作與資源整合。運用云計算建立企業醫藥電子商務私有云、行業醫藥電子商務公共云,構建基于軟件即服務(SaaS)、平臺即服務(PaaS)、基礎設施即服務(IaaS)的“云商務”應用。云計算環境下企業開展電子商務,可以有效節約EC資源成本,快速實現EC應用部署,動態調整EC業務范圍,明顯提高EC運行效率。利用移動3G技術搭建掌上醫藥電子商務平臺,開展移動電子商務(M-Commerce)。隨著3G牌照的發放普及,醫藥移動電子商務利用手機、PDA、掌上電腦等無線設備進行B to B、B to C等商務活動,使得交易更方便、快速、安全和靈活。運用物聯網技術構建藥品電子監管系統,實現對藥品電子交易的實時監控,對重點藥品進行跟蹤追溯,對涉藥信息網站和醫藥交易網站進行管理;實現對網上藥品信息的搜索、審核與過濾,對網上醫藥廣告進行規范,對網上藥品交易進行查詢、統計和審計。
3.4 加強醫藥電子商務人才的培養和供給
醫藥電子商務人才屬于復合型人才,要求同時具備IT、商務、藥學等領域的知識。目前國內醫藥電子商務專門人才的匱乏嚴重阻礙了醫藥電子商務進程。加強醫藥電子商務人才的培養和供給,一是大力加強高等職業教育,保障基礎技術技能型人才的培養與供給;二是加強醫藥電子商務專業建設,在普通高校開展醫藥電子商務管理人員的培養;三是在電子商務專業、藥事管理專業開展醫藥電子商務方向的研究生培養,為醫藥電子商務高級管理人員的供給提供保障;四是推進醫藥電子商務的MBA、工程碩士以及企業各級管理人員在職培訓工作,突破現有專業人才匱乏的瓶頸。
3.5 完善醫藥物流配送體系
目前國內醫藥物流費用率高達10%,高物流成本下的醫藥電子商務難以實現真正的盈利,發展醫藥物流解決電子商務發展瓶頸已經成為當務之急。大力發展醫藥物流可以從以下幾個方面著手:(1)實施積極的醫藥物流發展政策。從宏觀上建設與培育醫藥物流市場,打破地方保護主義,使醫藥物流市場在競爭環境中形成,并使這一市場逐步規范化、法制化。(2)合理規劃醫藥物流配送中心。科學選址,優化供應鏈,合理規劃物流配送中心。(3)大力發展第三方物流。第三方物流的發展,有利于醫藥物流專業化管理,提高藥品的流通效率,降低醫藥物流成本。(4)推進醫藥物流信息化建設。引導企業發展先進的信息技術,加強條形碼、GPS、EDI、RFID、ERP、GIS、移動3G、物聯網和云計算等相關技術的應用,用信息化推進醫藥物流體系的建設。
4 結 語
我國醫藥電子商務的發展尚處于初級階段,對于醫藥電子商務的應用,目前政府主管部門審慎而行,企業多持觀望態度,而消費者尚在適應當中。醫藥電子商務是醫藥行業新的利潤增長點,是醫藥企業戰略發展的必然方向。針對我國醫藥電子商務的制約因素,完善我國醫藥電子商務的技術環境、法律環境、人文環境和物流配送體系,對推進我國醫藥電子商務的發展具有舉足輕重的作用。
公司概況
成立于1999年的湖南全洲藥業有限公司,是湖南省醫藥行業發展勢頭最迅猛的民營企業,主要從事各種中西成藥、生物生化藥品、中藥材、保健食品、藥品分裝、醫療器材的批發銷售和及零售業務。公司規劃在未來5年內,將“全洲”打造成一個資產達數億元、年銷售超30億,集藥品批發、零售連鎖、產品、生產制造為一體的大型醫藥公司。
在推行醫藥經營企業的換證驗收、GSP達標認證工作過程中,國家倡導醫藥企業的規模化發展,加強對大規模集團化醫藥企業的發展扶持。國內的醫藥行業進入了大洗盤時期。面對這種形勢,全洲積極謀求變革,走出了漂亮的兩步棋――“股份制改造”、“尋找新的業務發展領域――醫藥物流配送”,力求以現代物流為主導,形成物流帶動商流、商流促進物流的發展模式,形成規模大、產業結構合理、管理先進的醫藥集團性企業。
全洲藥業結合企業自身的地域優勢及企業目前的資源特點,制訂了四大業務戰略,即:實現統購分銷,快速調配的批發戰略;實現乘積效應的連鎖經營戰略;實現新品推廣,品牌提升的戰略;實現立足中南,服務社會的物流戰略。
“三流合一”將成行業趨勢
信息化工程是全洲全面改造的一項重要工作,全洲希望通過信息化能夠改變過去以手工操作為主的業務模式,實現無紙化辦公,滿足企業集團下多組織的集約化管理,為操作、管理、決策等各個層級的人員提供相對應的信息化服務。全洲明確提出,要把“全洲藥業供應鏈及物流信息化系統”建成為全洲的核心競爭力,不僅要幫助全洲加快客戶響應速度,縮短內部操作時間、降低企業持有庫存、減少企業缺貨成本等等,還要求通過信息化給企業帶來的利益實現最大化。
對此,全洲藥業要求在一個統一的平臺上完成包括物流信息化、商流信息化和企業管理信息化的整體改造,使整個企業在信息技術的構架上形成一個新的有機體,使企業的資源和市場優勢得到充分發揮。相信這樣的“三流合一”將成為很多傳統企業信息化改造的必然趨勢。
博科的柔性平臺解決方案
根據全洲集團的規劃,集團下設的組織類型分成五種類型,包括集團總部、股份公司、批發子公司、零售子公司和地區子公司。這五類公司的信息化需求大概如下表所示。
根據以上的數據信息顯示,各類公司的信息化改造需求存在大量相同部分,另外,全洲集團正處于股份制改造階段,很多組織和業務正處于調整過程中。所以現階段的變革和未來業務的拓展都對系統的柔性提出了很高的要求。綜合以上兩方面的考慮,博科在系統設計中采用了如下的方式來組織系統業務功能:
這樣的系統設計,既能支持業務功能和組織機構的動態設置,也可按照業務功能的內部邏輯關聯關系,實現各相關模塊的功能聚集和數據共享。由于系統之間采用了統一的接口和數據交互方式,使得系統的分布式部署和集中管理變得更容易和便捷。
為此,博科對全洲醫藥供應鏈物流系統功能模型設計如下圖所示:
在整個設計中,供應鏈物流管理系統應用基礎構架對系統功能模型起著關鍵的支撐作用,它主要由應用技術平臺和開發技術平臺組成,支持“易于部署、應用集中、數據整合、分層實現”的設計思想,從整合商流和物流系統、物流自動化控制系統的連接、應用邏輯的實現、數據倉庫的構建、消息級的互通互聯、應用的統一接入和展現,以及供應鏈物流信息化平臺與外部實體的有機融合等方面出發,進行了整體規劃和設計。
柔性物流系統的設計
由于物流配送服務將是全洲藥業未來的重點支柱產業,為此,全洲也投入近億元資金在長沙投資興建了一個建成日吞吐量達萬箱、庫存量達40萬箱的立體倉庫為主體的現代醫藥物流配送系統。全洲藥業也對物流系統的倉儲設計提出了更為嚴格的要求。
根據對全洲需求的深入分析后,作為系統設計與項目實施方,博科在已有的物流產品基礎上,引入物流項目制的運作方式,解決了目前很多物流系統所采用的單點物流中心的管理系統不能滿足供應鏈上多點式的網絡布局的困難。而博科提出的“項目制”的物流運作模式,不僅可以滿足不同客戶對物流運作的不同要求,也能滿足全洲多點網絡布局的物流操作模式。
此外,在全洲的物流系統設計方案中,倉庫管理系統和運輸系統是密切協同和集成的。首先,在訂單調度中,實現了倉儲作業和運輸作業在內容、時間和要求上的統一;其次,運輸系統在裝載和路線優化后將路線信息提供給倉儲系統,以便于倉庫的揀貨優化。
在自動化立體倉庫的管理中,如何實現軟件系統與物流設備執行之間的集成是實現倉庫管理系統的難點。根據國際上先進模式,全洲采用了三層式的倉儲管理系統:其中,WM是作業管理系統,負責發出作業指令(具體到庫位),接收作業反饋信息,接收系統意外及處理信息。
實驗室是“知識創新的源頭,人才培養的基地”,是培養學生動手能力、實踐能力、創新意識和創新能力的搖籃,也是學科建設、人才培養、科學研究、社會服務和知識創新的重要基地。實踐證明,高等中醫藥院校市場營銷專業實驗室是營銷理論與實踐聯系的紐帶和橋梁,是科學研究和信息化人才培養的基地。因此,為了培養和造就“寬知識、厚基礎、應用型、創新型”為一體的復合型市場營銷人才,實驗教學成為人才培養中必不可缺少的重要手段,而實驗教學資源庫建設質量的高低將成為影響實驗教學質量高低的核心要素。
一、實驗教學資源庫建設的必要性
(一)是培養復合型市場營銷人才的有效途徑
面向21世紀的市場營銷人才,必須適應信息化和國際化要求,具有綜合能力強和富有創新能力的基本素質。在當今信息交流和管理技術不斷發展的時代,市場營銷人才必須要適應社會信息化、企業信息化和管理現代化的工作環境。高等中醫藥院校復合型市場營銷人才培養應包括兩個部分:一是通過理論教學,使學生形成合理的專業知識結構;二是通過實驗教學,使學生將理論和實踐進行有機結合,減少從理論到實踐的不適應性。因此,應該以實驗室為平臺,以專業的軟件為工具,借助豐富、科學、前沿、動態的實驗教學資源庫達到培養復合型市場營銷人才的效果,使學生在受到良好專業教育同時,獲得對市場營銷專業知識、專業活動的系統理解與認識,真正發揮實驗教學的橋梁作用。
(二)是市場營銷專業學科發展的必然結果
隨著實驗教學、模擬教學等新教學方法的興起以及在管理類行業的不斷滲透,目前,越來越多的高等中醫藥院校開始重視市場營銷專業的實驗教學并取得了可喜的成績,實驗教學資源庫建設的不斷深入,正是市場營銷專業學科發展的結果,也是市場營銷學科現代化建設和發展的必然結果。新知識、新技術、新方法和新思維的融入,又逐步推動了市場營銷學科建設的發展。
(三)是科學研究和社會服務的重要支撐和互動平臺
隨著經濟社會的發展,信息技術的發展為市場營銷的科學研究提供了新的方法和工具,并拓寬了市場營銷學科的研究空間。一方面,市場營銷實驗室為科研人員和教師提供了現代化的研究平臺,市場營銷問題的研究從分析現狀演變為預測未來。建立專業化的市場營銷專業實驗教學資源庫,能提供及時、準確、全面、完整的資料和實驗環境,對提高科研人員與教師的科學研究能力和教學水平尤為重要。另一方面,科學研究成果運用于教學和社會服務而成為科學研究的新起點和新基礎,這也是對科學研究的再實踐和升華的過程。市場營銷專業實驗教學資源庫的建設就是要通過實驗室這個交流平臺,為科學研究、社會交流與合作提供強有力的支撐。
二、實驗教學資源庫建設的原則
實驗教學資源庫的建設應以現代教育思想和理論作指導,通過建設實驗教學資源庫構建起以學生為主體的內容豐富、形式生動、交互及時的學習環境。在實驗教學資源庫建設過程中,應遵循以下幾個原則:
(一)個性化
這是由“素質教育”的特點所決定的,學生是學習的主體,可以按照自己的需求,自主選擇學習內容,豐富知識結構。
(二)仿真性
仿真性是市場營銷專業實驗教學的根本特性,學生只有在高度仿真的環境中得到訓練,才能適應未來真實崗位的工作。因此,實驗教學資源庫的建設要盡可能體現對現實營銷活動及其環境的模擬仿真。
(三)先進性
市場營銷專業實驗室是自然科學與社會科學相融合的產物,其資源庫建設的先進性表現在:是否體現了醫藥營銷領域的最新發展。從培養適應社會需要的高素質人才的目標出發,市場營銷專業實驗教學資源庫的建設要體現出先進性的原則。
(四)可擴展性
市場營銷專業是與市場經濟發展密切相關的專業,專業設置及各專業的課程安排可能處于發展變化之中,因此,實驗教學資源庫的資料要根據市場的罪行變化進行更新,以體現出全面、科學的前沿資料,滿足實驗教學的需要。
三、實驗教學資源庫建設
資源就是特色,資源的建設反映了實驗教學的水平。我們結合全國高等中醫藥院校市場營銷專業實驗教學的現狀,從我校市場營銷專業實驗教學資源庫建設實際出發,提高等中醫藥院校市場營銷專業實驗教學資源庫的建設應包括以下內容:
(一)實驗教學資源庫內涵建設
1、實驗教學軟件資源建設
建立系列、配套、豐富的軟件資源。軟件資源主要包括醫藥營銷教學軟件、醫藥企業ERP教學軟件、醫藥電子商務教學軟件、醫藥物流教學軟件、醫藥國際貿易教學軟件、醫藥企業客戶關系管理教學軟件等
醫藥營銷實驗教學軟件:學生分成小組分別扮演與醫藥營銷相關的角色,如營銷總監、政府、競爭者等,各企業相互競爭,學生根據自己的理解完成相應的市場分析、營銷計劃制定等內容。
醫藥國際貿易實驗教學軟件:學生可扮演藥品出口商、進口商、供應商、出口地銀行、進口地銀行等5種相關角色,互相配合進行業務模擬。
醫藥電子商務實驗教學軟件:學生扮演不同的角色,進行醫藥企業之間的B2C、B2B、C2C、電子銀行、CA認證、網絡營銷、電子郵件的操作。
醫藥物流實驗教學軟件:學生進行分組,按照角色分別進行藥品訂單管理、商務管理、倉儲管理、運輸管理等的操作。
醫藥企業ERP實驗教學軟件:學生進行分組,分別進行藥品企業管理、供應鏈管理、營銷管理、倉儲管理、報表引擎、數據庫應用、系統實施的操作,進行項目發起、項目計劃、項目人員、項目控制、項目發展的操作。
醫藥企業客戶關系管理實驗教學軟件:學生按相應角色分組后,分別進行藥品營銷業務、市場管理、銷售預期、報表管理、產品管理、文檔管理、客服管理、日歷管理的操作。
2、實驗教學資源庫內涵建設
實驗教學內涵建設的目的是有利于體現教學內容的層次體系,有利于實現個別化學習,有利于培養學生的發散思維。高等中醫藥院校實驗教學資源庫內涵建設應包括以下內容:
(1)模塊分類。在實際教學過程中,我校形成了以六大教學軟件為基礎的實驗教學內涵建設六大模塊,如:醫藥營銷實驗教學內涵建設模塊、醫藥國際貿易實驗教學內涵建設模塊、醫藥電子商務實驗教學內涵建設模塊、醫藥物流管理實驗教學內涵建設模塊、醫藥企業ERP實驗教學內涵建設模塊、醫藥企業客戶關系管理實驗教學內涵建設模塊等
(2)模塊內涵建設
模塊內涵建設體現出了課前預習、課中學習、課后復習和綜合模擬訓練的思路。六大模塊內涵的建設包括案例、媒體素材(文本類素材、圖形/圖像類素材、音頻類素材、視頻類素材、動畫類素材等)、文獻資料、課件、網絡課程、常見問題解答、題庫等內容(如圖3所示,以醫藥營銷實驗教學內涵建設模塊為例)。
(二)實驗教學資源庫流程建設
高等中醫藥院校市場營銷專業實驗教學資源庫的流程建設主要有資源收集、資源分類、資源轉換、資源入庫、后期管理和資源審核六個環節
1、資源收集
目前我校市場營銷專業實驗教學資源庫資源收集的來源主要有: 教師提供教案、課件;學科教師共同制作的網絡課程、課件、視音頻資料等資源;學科教師根據資源庫的內容要求從網上進行搜集、整理的資料;購買成套的素材、課件、網絡課程光盤等;根據協議或信任關系,和相關資源庫進行交換的資源等。以上資料數量大、種類多、應用性強,學科教師到醫藥企業進行實地調研,了解市場對醫藥營銷人才需求的最新動態,以“市場對人才的需求”為中心,以復合型人才培養為出發點,對收集的資料經過多次修改,使市場營銷教學資源庫表現出了較高的應用價值。
2、資源分類
實驗教學資源庫的主要目的是是針對教學,為理論教學與實踐教學搭建橋梁,因此資源收集完成之后,需要根據教學需要對它們進行細致的整理與分類,使分類的內容能夠體現出市場動態、課程特色和學科特點。
3、資源轉換
資源的轉換工作是資源庫建設標準化中重要的一環。雖然我們收集來的資源經過分類整理之后,已經具備了較高的應用價值,但是由于文件類型不同,不利于資源的管理、使用和共享。因此,學科教師根據實際需要,對所有資源進行了格式轉換,如把視頻文件轉化成了利于網絡傳輸的RM或ASF文件格式。
4、資源入庫
資源入庫包括結構化數據及非結構化數據的存儲。結構化數據主要是存儲在數據庫當中,以利于檢索與查詢;非結構化的數據主要是以文件的形式存儲在計算機當中。為方便大家使用資源庫,我們對結構化數據和非結構化數據進行了標準化的格式轉換,這對于不同資源庫之間的資源共享、提升資源的價值具有極其重要的意義。
5、后期管理
期管理主要包括根據用戶的使用情況、要求、評價結果,對資源庫中的資源進行必要的添加、刪除、修改與調整。在實驗教學過程中,我們在實驗室放置了實驗教學資源庫建設意見薄,以月為單位,每月最后一周由專人對資源庫進行更新。
6、資源審核
對于做了10多年信息化工作的王東平來說,信息化建設的推動力不在于IT部門的規劃,而來自于業務部門的現實需求。王東平現任石家莊歐意藥業有限公司信息部經理,工作之初則是從事工業儀表及自動化維護工作。在1998年至2002年期間,他參與了多個DCS項目的實施。2002年開始,王東平的工作與歐意藥業的信息化工作開始結緣。從最初10多臺計算機網絡互聯做起,王東平的成長從此與信息化建設的演進息息相關。
倒逼出來的信息化
歐意藥業有限公司,是一個以原料藥和制劑產品為主的綜合性制藥企業,其中原料藥主要以出口為主,有十幾種,制劑成品的藥有110多種,制劑藥包括新藥和普藥。
醫藥行業一個顯著的特點是營銷終端數量龐大,而且終端經營業態復雜。200家商業公司、600家連鎖、200多家商、3萬家藥店、4000多家社區,以及數量更加龐大的醫生,這就是歐意藥業信息化面臨的現狀。如果說這些數據已經足以讓人瞠目,歐意藥業面臨的營銷管理現狀還遠不止這些。除了眾多的終端客戶之外,歐意藥業還要將1000多名分布在各個區域的醫藥代表的銷售過程和行為也進行統一管理。
如何實現客戶、銷售人員和銷售資源的有效整合?與此同時,銷售部門也日益期望達到精細化營銷管理――做到占領每一個終端和客戶資源。業務管理需要實施全面的終端營銷管理,提高終端管理效率和增強終端把控能力。這樣的需求壓力迫使企業信息化建設的步伐邁向精細化管理。
其實早在2003年1月至6月,王東平曾經帶領公司員工與軟件公司合作,主持實施了歐意藥業銷售管理系統,實現了客戶管理、銷售數據采集與統汁、銷售費用管理、推廣活動管理等功能,為銷售公司軟件輔助業務管理的全面實現奠定了應用基礎。這些基礎工作當然也有價值,至少是能做到一些客戶資料的靜態管理。當時的情況是,把客戶的資料羅列起來,有一個列表可以查詢,銷售數據也可以查詢。但如果說到管理的精細化,滿足決策層的管理需求,這套軟件顯然不合格。
“只有了解每一個終端,占領每一個終端客戶資源,醫藥企業才能真正占領和覆蓋市場。”王東平一語道破了醫藥行業現階段競爭的焦點所在,即掌控終端。目前在國家新的醫療改革政策和全民醫保的趨勢影響下,使得未來醫藥行業的走向充滿變數,而且隨著國家藥品限價和集中招標等監管措施的陸續出臺,使得醫藥企業在終端營銷上面臨越來越大的壓力。
據了,解,現在處方藥銷售首先要滿足藥品招標入圍條件,這就需要讓評標專家全面了解企業自身以及其藥品,入圍后還要重點推進學術推廣,這對銷售代表的學術素養要求很高,因而醫藥企業就需要加強學術推廣和對整個銷售過程的控制。“分析客戶,挖掘有價值的客戶并對其進行有針對性的學術推廣和市場宣傳活動,事實上即使同是連鎖藥店的客戶也有不同的需求,我們會從這些客戶中選擇有價值的客戶作為目標客戶,同時對這些客戶進行細化和分類,以便展開各種推廣活動。”王東平表示。
在規范和精細化管理終端的同時,管理分散在全國各個大中城市的1000多名醫藥代表則是歐意藥qk上CRM系統的另一個重要目的。“我們以前對終端客戶和銷售代表管理也有相應的管理系統,只不過以前開發的系統主要是以客戶資料的靜態管理為主,把客戶的資料羅列起來,客戶數據可以查詢,銷售數據也可以查詢,但這些靜態的資料已經難以滿足日益激烈的市場競爭的需求。”在王東平看來,企業在不同的管理階段就會出現不同的管理需求,不能靈活應對企業成長的軟件系統導致的結果就是企業總是在不停地花錢,但功能還是不能滿足企業的需要,因而王東平在接下來的系統選型過程中,系統的可定制和靈活性就成為他重要考慮的因素。
靈活應對和個性實施
“現在社區和新農村都在進行醫改,藥店在不斷連鎖化,這就有可能導致我們的組織結構需要不斷調整,市場在不停變化,因而作為醫藥營銷公司組織機構也必須要適應這種變化。”王東平表示。事實上銷售策略變了之后,很多企業發現以前的營銷管理系統不能用了,如果進行修改,企業不但要繼續加大投入,而且還要投入很多的工作量去協助開發,同時軟件公司也需要繼續投入成本,因此很多公司不得不選擇放棄原有的系統。
“作為一個信息技術的負責人,我最頭疼的是軟件需要不停地投入,而且只有通過不停地開發來滿足企業需要,我需要的是軟件可以提供給我一個定制的平臺。”有了前車之鑒,王東平在系統選型時有著明確的需求和思路。除了可定制之外,易操作、集成性能高、分析功能全也成為王東平系選型的必要條件。
選型不是一個輕松的過程。在這個階段,王東平參觀過不少國內和國外的軟件,也拜訪過不少他們的典型用戶。如果非要說有什么發現的話,則是每一家軟件。不管國內的還是國外的,都有自己很成功的用戶。這時,如何評價他們的優劣,做出抉擇?王東平對此有著自己多年信息化工作經驗的積累和見解。“企業在進行信息化建設的時候,在選型軟件和選合作伙伴的時候,一定是根據企業自身的發展需要來選擇的。”對于歐意藥業來說,如何在CRM系統中,除了把客戶資料信息管理起來,又能把現在的銷售網絡和渠道同時在系統里體現出來?這都是需要這套系統著力解決的問題。
業務代表分布在全國各個大中城市,如何把他每天的銷售工作、過程管理起來?如何確保軟件能夠因應市場的變化,銷售策略的變更而做出靈活的功能調整?基于上述的眾多考慮,歐意藥業不僅對于軟件廠商進行多次評選,而且對于咨詢服務商也很看重。
王東平選擇咨詢服務商的時候,最看重的是他對行業的理解,有沒有成功案例。最終的勝出者能夠入選正是基于它有專注于CRM的10多年的行業經驗,它專注于醫藥行業。另外,讓王東平心儀的一點是,這套CRM系統可以開發基于手機端的應用,這樣讓銷售代表隨時可以動態地使用這一系統。具體而言,歐意醫藥CRM系統主要實現了工作區、客戶管理、日常銷售管理、分銷資源管理、市場營銷、客戶服務、費用管理、物資管理、藥政事務、決策分析、手機端軟件等功能。為了既能實現移動銷售管理,又不增大項目實施成本。歐意藥業最后通過與軟件公司一起合作,自己定制開發了一套軟件。這個軟件相對于CRM的Mobile會簡單一些,對手機的性能要求也低些,從而成本更低。“基本上,我們在現有的銷售人員的手機基礎上,90%以上都可以安裝。對不能安裝的,我們也給了它一定的費用補助讓他們換一下把這個軟件裝上去,這樣他可以把拜訪的客戶錄下去。”王東平說,在銷售人員進行銷售活動過程中的一些關鍵的數據,比如說藥店是不是鋪貨了,醫院是不是進貨了,是不是有終端的環節管理等等,這些都可以在系統里體現。
1 醫藥企業信息化平臺的運用
信息化是現代醫藥物流建設的前提,也是傳統醫藥物流向現代醫藥物流的一個根本性轉變。正是由于現代信息技術及自動化技術的應用,把藥品流通環境、流通模式、監控手段等提高到了一個嶄新的階段。藥品流通企業通過資源規劃系統(Enterprise Resource Planning,以下簡稱Eta)實現對藥品經營環節的管理,通過倉庫管理系統(Warehouse Management System,以下簡稱WMS)完成藥品流通作業過程的控制,并且發揮ERP/WMS的系統控制和信息管理功能,建立起龐大、嚴密的藥品流通數據庫,進而建立起標準化質量管理模式和準確、高效、便捷的作業控制途徑。
1.1 藥品驗收方式改變
隨著國家有關藥事管理法律、法規的相繼出臺,政府主管部門對藥品生產、藥品包材和藥品標簽、說明書監管力度的不斷加大,同時,生產企業、經營企業按合同約定承擔各自質量責任的概念逐步清晰,這就使得經營企業在藥品驗收時采取開箱檢查和抽樣檢驗的傳統方式逐漸失去其實際意義。相反,如何在驗收過程中及時查驗、核對和反饋到貨藥品的信息,對流通環節提出了更高的要求。
醫藥現代物流企業通過調整工作流程和改變作業方式,以品種申報審核所提供依法批準的文件為基礎,以采購合同和實際到貨信息為驗收依據,進行有針對性的查驗核對,這一做法既克服了傳統模式的盲目性,又在實踐中摸索出了一整套有效的控制流程,即在首營企業、首營品種審批時,將通過審核的企業和品種的基礎信息錄入ERP系統,建立合格供應商目錄和可采購品種信息,采購部門根據系統提供的基礎信息數據庫開展采購業務,訂立采購合同。當商流的采購合同正式啟動時,ERP系統自動采集整理這些信息,通過電子信息交換方式(Electronic Data Interchange,以下簡稱EDI),及時將全部數據下達至物流的WMS系統,物流部門WMS系統根據《藥品經營質量管理規范》(Good Supply Practice,以下簡稱GsP)的要求從數據庫中導出相關信息,生成并制作預收貨文件(Advanced Shipment Notice,以下簡稱ASN)。倉庫質量驗收組ASN表單與隨貨同行的質量文件與實際到貨藥品的包裝標識或說明書進行查驗核對,確認無誤后輸入終端作業工具(Radio Frequency,以下簡稱RF)。RF將現場檢查驗收的結論反饋至WMS并及時上傳ERP系統。
作業過程中,現場操作人員的工作重點不再是檢查、檢驗到貨藥品的內在質量,因為對流通企業來說,不具備藥品內在質量檢查、檢驗的技術手段和責任權限。而是著重進行藥品質量文件項目和藥品包裝標識內容的查驗、確認,同時根據合同約定進行隨機開箱抽查。這一改變為做好進入流通領域藥品基礎信息和藥品包裝標識的實貨核對工作提供了可靠的保證。
1.2 藥品儲存環境跟蹤
藥品的質量與藥品儲存環境有著密不可分的關系,所以GSP把藥品儲存環境,特別是溫度、濕度控制標準作為認證考量的重要依據。要實現藥品倉庫溫度、濕度控制,以及全時段監測和記錄,必須借助于現代測量技術和信息化平臺。
考察傳統藥品倉庫,對庫區溫度和濕度的測量、記錄及控制主要是通過人工作業來完成的。由于人工作業受到作業人員主觀因素的制約,作業過程非標準化和隨意性難以杜絕,這就成為藥品儲存環境跟蹤和控制的一大難點。藥品流通領域的規模化、規范化發展,以及引導藥品經營企業向社會化、專業化醫藥現代物流服務體系轉變,客觀上也需要建立在信息化平臺上的庫區溫度、濕度自動監測控制系統。從上海醫藥股份物流中心的庫區溫度、濕度自動監測控制系統實際運行情況來看,是完全可行和可控的。
以國家食品藥品監督管理局(State Food and Dmg Administration,以下簡稱SFDA)頒布的GSP中有關藥品倉庫溫度、濕度控制標準為依據,在相應的庫區中按測量裝置所規定的技術要求設置若干個測量點,得到最高和最低兩個絕對數據后對同一區域的各個點的測得值進行加權平均后獲得該庫區的控制點,作為標準值輸入WMS系統的庫區溫度、濕度控制子系統,由系統按設定的波動區間進行調節和控制物流設備作業系統,并對每次控制軌跡和波動區間進行記錄。庫區溫度、濕度自動監測控制系統的建立從根本上解決了傳統倉庫溫度、濕度控制及記錄的不規范和隨意性現象
1.3 企業信息資源共享
藥品流通的過程,既是商品交換的過程,也是企業之間信息溝通和交流的過程。傳統物流運行過程中,商物流信息的溝通往往處于靜態之中,盡管也可以通過計算機系統進行交流,但是這種交流的信息都是“過去式”的。醫藥現代物流通過信息平臺,構建起ERP與WMS兩大系統的無縫對接,將運行中的物流信息與當前實際的商流信息對接,流通過程中各類信息資源經過整合后,通過網絡向在網客戶終端開放,實現信息資源的互通和共享。特別是醫藥現代物流開辟的“第三方物流”專業服務窗口,這一根本性轉變顯得尤為突出。
藥品生產和經營企業在各自ERP系統中建立的數據庫,相對來說還是一種企業內部的質量信息系統,當藥品的流通借助于專業物流商(即醫藥現代物流企業或機構)完成藥品由生產經營領域向終端消費領域轉移時,醫藥現代物流的信息平臺利用WMS與ERP的對接,為進入現代物流的生產經營企業和臨床使用終端開放可供“檢索、瀏覽、下載”的端口,將企業內部的信息轉化為公共的信息。生產企業以EDI形式將藥品可供量和相關的質量信息直接傳輸給經營商,醫藥現代物流又將藥品的生產經營信息和物流信息轉換成標準化的條碼符號(bar code),這些條碼符號既可以成為生產、經營、物流三方進行流通信息查詢的切入口,又是流通終端單位收貨驗收信息的采集點。同時利用醫藥現代物流的藥品質量數據庫和信息平臺端口可以為藥品流通領域的上、下游客戶提供藥品質量檢驗報告及進口藥品注冊證信息的查詢檢索,避免了流通過程中單據反復傳遞所消耗的大量人力、物力、財力。
就目前已經建立醫藥現代物流運營機制的國藥集團醫藥物流有限公司和上藥集團上海醫藥物流中心有限公
司來看,信息化平臺的建立和運用,實現了企業間資源共享、數據共用、信息互通,這樣,既可以滿足客戶需求又大大降低了企業的運營成本和能源消耗。
2 物流管理模式的調整和推行
2.1 規范作業流程,注重細節管理
隨著自動化、智能化的物流作業體系的建立,藥品的實物轉運已被機械化和半機械化的作業方式所取代。當藥品儲存過程被程序自動控制后,傳統物流中平面式碼放、手搬肩扛、單據人工填寫的簡單繁瑣的保管員個體作業概念逐漸淡出。即新的標準化的作業程序打破了原有線條管理模式中對傳統崗位職能的界定,開始倡導扁平式的模塊化管理。這就要求我們根據現代物流過程中不同階段、不同環節、不同工序的重新優化組合,建立適應新的物流管理模式需求的現代物流作業規范:
1)藥品分類管理。醫藥現代物流充分運用系統數據庫對條碼符號的識別、組合、規類能力對GSP所要求的藥品分類管理貫徹到底,一方面在系統中實施分類數據庫管理,另一方面在現場作業中將分類條碼印制在標簽上,對運行作業過程的藥品進行標識。為了防止作業過程的偏差,以“標準操作規程”(standard Operation Process,以下簡稱SOP)形式對標簽的制作和使用進行規范,規定在需要更替已有標識時,應清除或完全覆蓋已作廢的原有標識,如遇有特殊保障要求的藥品,應設置防護隔離帶和警示標識。現場作業人員均有責任避免對藥品標識造成損壞。SOP的推行保證了標識的完整、準確、清晰、牢固,保證了藥品分類管理的有效推進。
2)藥品儲存管理,藥品儲存過程的程序化管理,不僅實現了對庫房控溫、控濕、避光的封閉式管理,還將庫區內(包括作業區和吞吐場所)所有藥品的物流作業處于標準化控制環境之中。如規定藥品的堆碼方式,有效避免了藥品直接堆放于地面的不規范行為,防止藥品受污染;根據藥品的自然屬性、理化性能及管理要求,設定分類存放的庫區(庫位),并按同一品種、同一規格、同一產地、同一批號的原則組盤,實行狀態化和定置化管理;對于特殊管理藥品實行封閉式專庫管理等。
3)藥品在庫養護。養護人員接受程序化管理的作業指令,通過對庫存藥品進行檢查、巡查,遵循GSP規程,及時監控庫區溫度、濕度,發現異常情況立即采取措施,維護藥品儲存環境,保障貯藏藥品質量的完好性。檢查核對藥品包裝標示信息,掌握庫存商品周轉情況,依據標準化程序指導保管員合理存放藥品,杜絕區(位)混放、橫置、倒置等現象的發生。同時,根據運行管理需要,在系統控制程序中設置常規養護和重點養護模式,及時提供重點品種的質量信息,保證藥品質量。
2.2 開展體系評審,強化糾錯措施
開展質量管理體系評審有利于規范體系運行,確保體系的適宜性、充分性和有效性,達到持續改進的目的。結合醫藥現代物流運行的實際情況,在周期性評審的同時,根據組織結構、服務標準、市場結構、顧客需求發生重大變化或調整時,調整評審頻次。醫藥現代物流的評審,除GSP規定的內容外,重點應放在質量方針目標的落實、運行過程的測量和監控情況、部門審核及過程管理的業績和符合性、顧客滿意度以及糾正和預防措施實施的有效性等方面。
在實踐中,發現已有或潛在不合格項并采取糾正或預防措施,是開展質量管理體系評審的關鍵。一般來說不合格項的出現,主要來源于作業過程的不規范或隨意性,針對不合格項所采取的糾正和預防措施,從根本上來說是強調和重建標準化作業規范。內審過程中的工作檢查記錄、內部審核記錄,顧客投訴記錄等,實際上是對不規范和隨意性的分析和評判。
分析不合格項產生的原因,提出整改方案,下發“糾正和預防措施通知”,并督促、驗證責任部門對措施的實施情況及效果,同時配套相應的考核措施。完善過程質量控制,制止和避免不合格的發生,既是醫藥現代物流的標準化管理需要,也是藥品質量管理體系的推進。