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公務員期刊網 精選范文 檔案館工作計劃范文

檔案館工作計劃精選(九篇)

前言:一篇好文章的誕生,需要你不斷地搜集資料、整理思路,本站小編為你收集了豐富的檔案館工作計劃主題范文,僅供參考,歡迎閱讀并收藏。

第1篇:檔案館工作計劃范文

一、加強宣傳,增強檔案意識,將檔案管理法規制度落到實處

1、利用檔案館網頁,宣傳檔案管理法規及檔案知識,增強檔案意識,提高工作自覺性。

2、舉辦專兼職檔案員培訓班,結合卷改件的改革,進行檔案業務學習、指導,使檔案管理有條不紊地推進。

3、深入各立檔單位進行業務指導,提高基層單位歸檔意識,做到歸檔及時、歸檔文件材料齊全、完整、規范,提高歸檔率、完整率。

二、積極推進檔案現代化管理,開發使用好檔案管理軟件,提高工作效率

1、購置合適的軟件,為檔案現代化管理提供基本硬件條件。

2、在軟件到位后,積極組織檔案目錄的錄入工作,編制各門類檔案管理檢索工具,建立數據庫。

3、與教務、人事、科研等有關單位聯合,開展電子檔案信息網上查詢工作。

4、做好對檔案館網頁的維護、開發、優化工作,提高點擊率。使檔案館網頁成為檔案宣傳工作的一個窗口、日常檔案管理、交流工作經驗的一個平臺。

5、在不斷探索總結經驗基礎上,規范學校檔案的現代化管理工作,適時向學校提出“中國農業大學檔案信息化建設實施意見”。

三、按照國家二級檔案達標要求,做好檔案實體基礎工作、利用服務工作

1、接收xxxx年檔案,按要求及時做好整理、歸檔、鑒定、分類、編目、排架、入庫,做到管理規范、利用方便。

2、清理積壓檔案,按要求完成鑒定、立卷、歸檔工作。

3、對超過保管期限的檔案進行鑒定,按嚴格的組織程序予以處理。

4、在做好檔案實體基礎工作的同時,開展內部檢查、評估、評比工作,為優秀教學評估做好檔案工作方面的準備。

5、開展評選檔案工作先進單位和個人的評比工作,通過評優總結促進檔案工作。

6、配合學校的各項改革管理工作,以積極主動熱情的服務態度,做好檔案提供利用工作,樹立良好的窗口服務形象。

7、改進研究生畢業離校手續、認真做好研究生檔案接收、轉遞工作,做到及時、快捷、準確、無誤。

四、圍繞百年校慶,開展檔案展覽等項工作

1、為舉辦百年校史展覽、教學科研展覽、名人檔案展覽,照片專題展覽,對展廳進行規劃、設計,進行必要的裝修,為百年校慶做基礎準備。

2、做好《中國農業大學名人志》的編纂工作、名人全宗檔案的整理工作和百年校慶畫冊的編輯具體工作,如:有關資料、照片的接收、催收、征集和整理工作。

3、按照學校布署,積極做好百年校慶展覽有關準備工作。努力豐富充實館藏,加強資料的收集、整理、檔案利用等工作。

4、完成檔案館簡介的編印工作。

五、其它工作

1、開展檔案編研,力爭寫出2—3篇論文,與兄弟院校交流或發表。

2、做好陳列館接待參觀工作,發揮檔案對學生的教育作用。

3、向兄弟院校學習先進經驗,積極參加業務培訓,不斷提高檔案業務管理水平。

4、做好保密、安全工作

檔案的保密、安全工作是檔案工作的重中之重,平時基礎工作做得再好,如果發生了失、泄密和丟失、火災等情況,那是要犯歷史性錯誤的。我們作為檔案工作者,必須有很強的檔案保密、安全意識,做到檔案工作到哪保密安全工作到哪。保密工作中要根據檔案內容及情況變化,確定和調整密級。

第2篇:檔案館工作計劃范文

一、指導思想

以科學發展觀為統領,緊緊圍繞保護干部職工人身、單位財產安全,維護社會穩定的總要求,督促我局各股室深入貫徹《消防法》、《省消防條例》、公安部令第61號等法規文件,進一步規范本單位消防安全管理機制和消防安全管理體系,明確消防安全管理重點,統一消防安全管理標準,夯實火災防控基礎,不斷提升消防安全“四個能力”,最大限度地預防和減少火災事故發生。

二、消防安全目標

1、消防安全做到“一明確、三建立、五規范”的總要求。“一明確”即明確消防安全職責;“三建立”即建立健全消防組織,建立健全消防安全制度和操作規程,建立完善消防檔案;“五規范”即規范防火檢查和隱患整改,規范消防控制室管理,規范消防設施維護管理,規范消防宣傳教育培訓,規范滅火和應急疏散預案演練。

2、人人關注消防、人人參與消防、人人學會消防,干部職工應達到“懂消防設施設備,會操作使用;懂火災應急處置程序,會組織撲救火災;懂消防安全常識,會檢查隱患”的“三懂三會”。

三、消防安全管理原則

1、消防安全“遵守國家法律、標準”的原則。

2、“以防為主、防消結合”的原則。

3、“誰主管,誰負責”的原則。

4、實行“風險控制”的原則。

5、各股室和個人都有維護消防安全、保護消防設施、預防火災、報告火警義務的原則。

四、消防安全指標

1、火災事故為0。

2、全年消防安全檢查計劃完成率100%。

3、建立消防安全管理體系,預防火災和減少火災危害,保護員工、社區群眾人身、財產和公共的安全;實施、保持和持續改進消防安全管理體系。

4、消防設施及器材完好率達100%、職工會使用率100%、全年消防設施法檢率100%。。

5、火災報警器完好率100%。

6、每年1~2次火災事故滅火和疏散演練。

7、消防安全臺帳、檔案建檔率100%。

8、規范運行單位消防安全戶籍化管理系統,按要求錄入日常消防安全管理情況。

五、消防安全工作重點

1、定期召開消防安全會議和堅持消防安全戶籍化系統錄入日工作月工作。

2、每半年召開一次消防安全工作培訓會。主要對干部職工進行消防知識的教育宣傳,提高消防知識水平,懂得火災的起因、火險的預防、初起火災的撲救方法、滅火器材的使用方法、火場自救逃生方法等。

3、建立完善火災隱患預防和整治長效機制,提高各股室預防和檢查消除火災隱患的能力,做到“消防安全自查,火災隱患自除”。

第3篇:檔案館工作計劃范文

一、網絡化建設對基層檔案管理工作的重要意義

(一)網絡化建設能夠對基層檔案的原件進行妥善的保護

當基層檔案管理工作實現網絡化建設后,可通過信息設備將基層的各類檔案進行網絡信息化的處理,運用計算機等設備對檔案資料的原件進行全體掃描,可使得檔案資料形成電子文檔保存在電腦中。這能夠方便人們對信息的查詢,還能有效的對檔案資料的原件進行保護,使檔案原件不會因為多次借閱而丟失,保證了基層檔案資料的完整性,提高了工作人員的服務水平。

(二)網絡化建設能夠對基層檔案的歸檔方式進行改善

在對基層檔案管理的工作中,對各種類型的檔案原件進行及時的記錄歸檔是非常有必要的。在以往的檔案記錄工作中,需要大量的檔案管理工作人員花費大量的時間去手工整理檔案文件以及登記目錄,這種做法不但耗費人力、物力,還由于工作量大,并且整理起來繁瑣復雜,極易導致登記錯誤的情況出現。有時需要改動檔案文件的信息時,將會引起一系列的連鎖反應,加大工作難度。而對基層檔案進行網絡化管理后,只需輸入指令電腦就可以自動對檔案信息進行調整,這不但提高的工作效率,還節省了大量的人力物力,降低了工作成本。

(三)網絡化建設能使基層檔案資源進行及時的整合和共享

在傳統的基層檔案管理工作模式下,人們想要借閱檔案文件,就需提交申請,當上級部門批準后才能查閱,這會使得花費大量的時間在申請上,加大檔案管理工作的繁瑣度。而且,傳統的基層檔案管理對跨地域的借閱資料是難以實現的。當基層檔案管理工作實現網絡化建設及信息化處理后,可以建立信息資源共享平臺,實現檔案信息資源的跨地區甚至跨國界的借閱,也可免除借閱檔案申請的環節,實現檔案資源的最大化利用。

(四)網絡化建設能夠實現基層檔案檢索的便捷化

現階段,在對基層檔案進行檢索時,大部分的基層檔案管理室都是采用人工操作,不但耗時耗力,而且還不一定能夠實現檢索目的,達到檢索要求。對基層檔案管理工作進行網絡化建設,可以將檔案文件形成電子文檔和電子目錄保存在電腦中,并可建立與電子文檔配套的電子查詢系統。當需要對檔案資料進行檢索時,只需按照要求輸入關鍵字,就可以在計算機上出現許多相關的查詢資料。這種智能化檢索方法的使用,可以使得基層檔案管理工作在檢索資料時效率高、范圍廣、方便快捷。

二、加強基層檔案管理工作網絡化建設的措施

(一)在思想上重視基層檔案管理工作的網絡化建設

只有讓基層領導者以及檔案管理的工作人員從思想上重視檔案管理工作的網絡化建設,了解檔案管理工作網絡化建設的重要意義,才能使檔案管理的網絡化建設工作更為方便的開展,并得到有力的支持及建設保證。因此,當前,要加強領導者及檔案管理工作者對網絡化建設的認識,就必須加大檔案管理網絡化建設的宣傳力度,提升檔案管理工作者的專業水平,集中各個部門的全部力量推動基層檔案管理工作網絡化建設進程的開展。

(二)在基礎設施上不斷完善檔案管理軟件

做好基層檔案管理工作的網絡化建設,離不開計算機這個基礎設施。在基層檔案管理室準備好計算機,這是網絡化建設的第一步。其次,要在準備計算機的基礎上,不斷完善服務器、刻錄機、掃描儀、打印機以及數碼相機等網絡化建設必要的設備。

(三)在資料保存上注重基層檔案信息的安全管理

基層檔案管理工作中最重要的一點是要做好對檔案資料的保存工作,這也是基層檔案管理室的管理人員重要的職責。因此,基層檔案管理部門應竭盡全力做好檔案管理的安保工作,可以在工作中配備與檔案保護措施相關的保護設備及管理設施,以此來防止檔案信息資料的丟失和損壞。同時,基層檔案管理部門還可以建立一套健全完善的檔案安全管理體系,以此來解決實現檔案資源共享以及檔案信息保密工作之間存在的矛盾,進而對基層檔案信息資源進行全程的以及全方位的監督與管理,以解決基層檔案管理工作網絡化建設中所存在檔案信息安全保存的問題。

(四)在管理隊伍上加強基層檔案管理網絡化人才培養力度

基層檔案管理工作的網絡化建設對經驗豐富、專業技能強的網絡信息化人才需求量很高。因此,在基層檔案管理工作中,可以采取引進和培養相結合的方式來調整檔案管理工作人員的結構,并引進高素質、高技術的專業人才。同時,對基層檔案管理工作者進行網絡專業化教育,加強他們對網絡化知識,提高工作者的工作能力及專業素質,以期建造出高素質、高水平的基層檔案管理網絡化工作隊伍,進而為基層檔案管理實現網絡化提供有力保證。

第4篇:檔案館工作計劃范文

1、大部分案卷缺少卷內目錄以至于部分未被案卷標題涵蓋的內容永遠無法檢索而難以利用。

2、案卷標題不規范有標題但不能反映主題內容或標題缺少基本要素甚至沒有案卷標題等現象較為普遍。

3、案卷厚薄不一有的一、二頁紙一文一卷有的五六百頁紙一類一卷。

4、檔號不規范沒有目錄號一卷多冊現象較多。

5、許多案卷未標頁碼如果使用中掉頁很難發現。

6、組卷混亂現象比較嚴重如有按時間組的也有按職能部門管轄權限組的還有按文種組卷的。

二、提高檔案管理基礎工作水平的對策

1、重新組合案卷實現案卷規范化

將那些組卷過厚內容混雜的案卷進行重新組卷。重新組卷的原則是盡可能將那些相互存在某種聯系的文件組合在一起。在重組案卷的過程中還應對那些無頁碼、無卷內目錄、無案卷標題或標題不清楚的案卷要重新加工填寫以保證全部案卷更加規范。重新組卷不僅可以優化館藏、科學保管而且亦可以提高實行計算機管理檔案后的利用效率。

2、全面普查案卷,去糟取精

這是實現檔案管理標準化、規范化的第一步工作。因為一般的綜合性檔案館由于多年來未做全面的清查加之移交單位劃分保管期限不準不可避免地存在許多重份或無查考價值的文件所以首先要剔除這些無用的文件才能避免今后實行計算機管理時出現重復與低效率的情況。

3、規范著錄工作

著錄是實行計算機管理的一項重要基礎工作也是直接影響輸入計算機數據與信息的準確性的一項重要的前期工作。1986年國家頒布的《檔案著錄規則》是規范著錄工作的最基本依據。但是由于各個檔案室條件存在差異再加上計算機管理又提出了新的技術性要求所以各個檔案室應該以《規則》為依據,并從自己的實際情況出發根據計算機管理的技術要求制定出適合本館著錄工作的著錄細則。

4、統一分類號保證檢索查全率

計算機檢索的顯著優勢就是能夠滿足人們族性檢索的需要。為了確保檢索的完整性在分類過程中,首先根據《中國檔案分類法》進行分類再因事制宜制定出一些具體細則。另外在分類的過程中還應加強校審力度以便及時校正分類人員的錯誤。并且還應經常組織大家統一認識統一標準盡量做到前后標引一致同一類文件標引一致從而達到標準化和規范化管理。

5、規范題名保證檢索查準率

檔案的分類號保證了檢索查全率而題名準確才能保證檢索的查準率。但僅保證查全率是不行的,還須同時保證查準因此在著錄時要統一規范題名。規范題名應掌握的原則與要點是在填寫題名項過程中要規范機構簡稱盡量避免在檢索時出現含混不清、文不對題和計算機識別不清的情況發生。結合計算機檢索需要在著錄過程中將題名中責任者、事由、文種,必要時加上人名、地點和時間等要素都填寫完整。如果題名要素不完整。則要補齊如果題名冗長則刪除多余的贅詞。還要統一文種題名中經常有“請示報告”等含義不清的文種出現很影響檢索的準確率。所以規定凡是要求批復的文件寫“請示”凡不要求批復的文件則寫“報告”等等這樣就可在檢索中區分出每份文件的實質作用。

三、加快數據準備推進檔案現代化管理進程

在檔案管理基礎工作的各個環節中計算機數據的準備工作是一個大工程尤其是對于那些建館時間較長的綜合性檔案館來講由于館藏案卷多著錄工作不僅量大而且復雜如果沒有一整套規范化和科學化的工作程序與方法會使計算機因數據準備不足而無法使用甚至直接影響檔案管理工作現代化的進展速度。在著錄工作中只要掌握了以下重點便基本可以取得著錄工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。

1、分清輕重緩急,循序漸進

檔案管理的—個重要目的就是要使檔案為社會所用而實現計算機管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率。綜合性檔案館在推進計算機管理的過程中應先根據各全宗的重要程度、價值大小、利用率高低和是否開放的情況對所有全宗進行排隊將那些可以開放的核心檔案和社會利用率較高的檔案進行優先加工整理。這樣就可以加快檔案管理計算機化的進程和提高社會利用的效率。

2、分級次著錄,省時省力

在著錄過程中可以將案卷分為三個層次進行著錄即將那些反映問題單一或查考價值不高的檔案進行案卷級著錄對那些一卷內幾個文件涉及同一個內容且又排在一起的檔案進行文件組合級著錄而對那些重要文件或反映問題龐雜的文件則進行文件級著錄。這樣處理不僅能將揭示檔案的主題內容和特征而且也可以減少著錄條目和錄入條目既節約了時間、人力與財力又提高了效率。

3、分門別類,充分利用檔案原基礎

第5篇:檔案館工作計劃范文

[關鍵詞] 電算化 會計 檔案管理

一、會計電算化下會計檔案的概念和特點

1.電算化會計檔案管理的概念

電算化會計檔案是指:儲在計算機硬盤中的會計數據以及其他磁性介質或光盤存儲的會計數據和計算機打印出來的書面形式的會計數據;而會計數據是指記賬憑證、會計憑證、會計賬簿、會計報表等數據。

2.電算化會計檔案管理的新特點

(1)載體的變化

與傳統的手工會計相比較,電算化會計是運用計算機或者其他磁性介質為載體將原來手工紙制的會計憑證、會計賬薄和會計報表等會計檔案來實現保存,再連接打印機規范打印保存。這樣會計檔案管理在載體性、信息性和安全性上有著巨大的變化,使得會計檔案管理邁進了信息時代。在新的檔案保存方式下,會計檔案有著占用空間小,保管易,查尋方便等優勢,其特有的存儲形式,也使得這些檔案必須在計算機硬件和軟件系統中才能查看得到。

(2)檔案有一定的統一性

由于電算化會計檔案是在經過計算機定的編制好的程序軟件環境下進行處理產生會計數據資料,這樣就是得會計檔案從會計分錄,到科目匯總表,賬簿都有特定的格式,就使得會計檔案有一定的統一性。

(3)資源的有效配置

由于電算化會計檔案主要是基于信息網絡技術條件,利于會計信息的傳送,檢索,有利于其信息資源共享。這樣方便會計檔案的查閱同事有利提高會計檔案的使用率。

二、高校財務會計檔案管理存在的問題

綜合上述電算化會計的眾多特點可以看出,電算化下的會計檔案又它的優點但同時也存在不少問題。

1.對會計檔案的重視不夠。由于電算會計發展時間不長,許多單位對電算化下的會計檔案不夠重視,沒有對會計華下的財務檔案設置專員管理,大多數是由會計人員主兼管,其他財務人員協作的模式,這樣使得會計檔案的裝訂,歸檔都由不同人員完成,如此工作的分散就使得會計檔案的管理工作達不到基本的操作規范,檔案在移交給管理機構時往往只移交紙質檔案紙質檔案,磁質檔案不移交不能是紙質文檔何磁質同步歸檔,影響了檔案的整體性,未能達到電算化檔案管理工作的質量和效果。

2.電算化會計檔案管理是一種綜合技術性強的工作對從事人員要求較高。既需要具掌握一定財會專業知識也需要具備較好的計算機操作技能的人員。如果計算機業務技能不熟,就會在管理當中因操作錯誤破壞數據,后果不堪設想。反之如果沒有較強的財會專業技能就不能正確處理會計資料,進行檔案管理。目前,會計檔案管理主要有會計人員兼任,他們掌握熟練的財會專業知識,但是欠缺計算機的日常維護技能,未能對會計電算化后的電子文件、程序文件、財務數據等定期備份,未及時形成磁介質的電子檔案。會計檔案的不完整使得財務數據的安全性得不到保障,一旦計算機及服務器出現故障,就會造成財務數據丟失,給單位帶來無法挽回的經濟損失。

3.安全性方面,電子檔案雖具有儲存容量大,查閱方便快捷,能滿足檔案利用者又快又好地利用所需的資料和數據,最大限度地發揮會計檔案服務的功能。但是電子檔存放的磁性介質或光盤易被遺失、損壞,因此在安全管理方面,防盜、防火、防潮等是電算化會計檔案管理的一項重要內容。但電子檔案又存在易改動、易刪除和可復制,加上工作人員對電子數據的非法修改可以做到不留痕跡等不穩定的因素網絡化的管理為網絡社會的黑客、網絡犯罪分子造成可乘之機,工作人員缺乏會計電算化安全基本知識,不遵守單位的數據安全規則,將計算機病毒帶人會計系統中,是會計數據備份不及時,造成電子數據永久丟失,相對傳統會計檔案管理,電算化會計檔案的安全管理難度較大,較為復雜,一旦出現安全管理事故,損失則更大。這樣從而增加了財務數據的脆弱性。

4.電算化會計檔案查閱需要在特定的環境進行。傳統的紙質會計檔案直觀可視性強,而電算化會計檔案必須借助于計算機及其特定的軟件軟件系統才可顯示識讀所需的數據與資料。在無特定的平臺電算化會計檔案則無法打開,這樣電算化會計檔案就而失去利用價值。

三、高校財務會計檔案管理存在問題的解決辦法

1.提高認識,加強領導。要高度重視財務檔案管理工作,樹立好財務檔案管理的意識,明確檔案管理人,專人負責檔案的收集、整理、歸檔、查閱等日常檔案工作。各會計單位建立會計檔案的管理辦法或制度,并嚴格執行使會計檔案管理規范化,以確保會計檔案的真實可靠性。

2. 強化財務管理人員素質。會計電算化檔案管理人員要求掌握計算機應用維護和會計專業技能,在相關的隊伍建設方面應該增加專業的技術人才,以加強對電算化會計檔案進行規范化管理。在沒有引進符合此崗位的復合型才次前應該對現有的檔案管理人員進行多途徑、多形式的培訓學習,讓檔案管理人員了解會計檔案的重要性,提高他們的專業技能和責任心。以便加強對電算化會計檔案的管理,為電算化會計檔案的規范化、科學化、安全化管理提供保障。使電算化會計檔案在各項工作中發揮作用。

3.加快會計檔案工作現代化步伐,加強管理,利用大量的會計檔案資料為各類財務檢查提供最真實的依據。 充分發揮財務檔案的潛在作用,更好地為財務工作服務。在現代化信息安全問題大部分都是因內部管理不善引起的,各單位要成立專門的組織負責網絡信息安全管理工作。在電算化會計檔案管理工作中,建立專用的會計檔案室,用以保管存儲會計信息的磁性材料,同時通安裝網絡安全軟件,加強信息網絡的安全建設,確保會計信息的網絡安全。話說“三分技術、七分管理”各單位要加強電算會計化檔案的管理制度,明確何細化安全保護具體要求如各責任者之間的權限設置,數據加密和認證,實時網絡監測,防范越權或個人對數據庫的不適當操作破壞會計檔案數據。

4.科學保存,定期檢測,確保電算化會計檔案安全有效利用。電算化會計檔案是現代信息社會的產物,必須用現代化設施設備加以保管,以防止電子檔案受潮、磁化、或破壞;定期檢測已歸檔的電算化會計檔案,及時做好數據備份防止磁性介質的損壞導致電子檔案的丟失或不完整。對歸檔的電算化會計檔案要根據規定編制檢索工,方便以后查詢檢測。利用各種財務基礎數據資料分析高校經濟發展,財務運行中的特點、存在的不足,研究預防對策,為領導決策服務。

參考文獻:

[1]董錦錦,談如何做好電算化會計檔案的安全管理工作,學理論.

[2]汪永軍,新會計準則下財務分析的研究,中小企業管理與科技.

[3]俞峰,淺談電算化會計檔案管理中的問題和對策措施,中小企業管理與科技.

第6篇:檔案館工作計劃范文

關鍵詞:信息電子化;檔案創新服務;文書管理

檔案的征集是檔案整理、檔案歸檔以及檔案保管等工作的基礎,檔案的整理要以檔案征集的收集數據為基準,檔案的管理要以安放完好的檔案數據架構為前提,因此滿足這些前提的首要條件就是進行檔案征集工作,從而使接下來的檔案工作內容得到保障,因此在檔案征集工作上必須嚴肅對待,馬虎不得。這也是為后續的檔案歸檔、管理工作打下良好而穩定基礎的前提。為了使檔案的征集工作更具條理性,應該對檔案的征集工作進行一定的規范化管理,進而使其向我們所期望的方向順利發展。

1 檔案征集工作的環節

檔案征集工作主要指的是人力資源與社會保障局根據具體的征集計劃來征集所需線索、明確主要的征集對象,通過規范的程序征集對象進入館內,將實際征集的對象變成檔案館藏品的過程。我們通常將該過程劃分為以下幾個環節:首先是征集計劃的編制;其次是征集對象明確后,檔案征集工作人員和征集對象持有人間的互動過程;第三是對已選的征集對象進行評估鑒定和征集批準的過程;第四是和征集對象持有人進行征集手續的辦理過程。第五是檔案征集工作人員將征集檔案和有關文件遞交給館內相關部門的過程。

2 檔案征集工作規范化管理的手段

2.1 意向申請的規范化

任何工作的有序開展都需要一個正確而明晰的理論指導,以此為基,能夠使工作有條不紊地進行下去,進而使工作的效率和質量都得以保證,并促進此工作過程帶來的經濟效益和人文效益的提升。而檔案征集工作也不例外,檔案征集工作也需要有一個明確的目的和工作流程體系為指導。因此在進行檔案征集工作之前,首先要有一個檔案征集的意向,并將這意向通過單位的組織機構傳達到員工處。最少應傳達到兩人,在意向傳達之后,檔案征集相關意向的發起人要就這一事件填寫檔案征集的相關公文性意向書,以及規范檔案表格申請書,因為檔案作為一項嚴肅的書面文件具備一定的法律效益,不能由公民擅自書寫,檔案表格也應由國家統一,不能任由公民擅自復制。

在相關資料填寫完畢后,將之遞交給上級部門,在上級部門審閱并肯定之后會安排一定的調查人員核實檔案征集者的相關資質,并且上級部門還會對上述申請文件的真實性予以評定并加蓋工章。為了這一環節不出現任何紕漏,進而導致檔案征集意向傳達失敗,申請人應就檔案涵蓋的對象的詳細個人信息整合一份具體的數字報告,在報告中寫明相關注意事項,以報告書的形式陳述這一流程中將會涉及到的全部數字以及相關詳細信息,在書面報告紙樣出來后加蓋負責部門的公章,并將報告隨申請書一同提交至上級處,以便上級審核。當上級的意見隨公章一并返回之后,此征集意向才算傳達完畢,相關人員必須遵循上述章程嚴格執行相應步驟,以保證檔案征集工作的規范化進行。

2.2 制定檔案計劃

檔案征集計劃在檔案征集工作人員的工作中起到了指引作用并且,其還是后續對征集對象予以準確評估與鑒定的最有力依據。檔案征集計劃內容具體應涵蓋征集方式、征集原則、入藏標準、征集范圍等諸多的內容" 檔案征集工作人員主要擔任歸檔人一職,財務人員主要是接收人。歸檔共有以下幾項內容$征集對象評估報告(副本),征集對象專家鑒定會會議紀要(正本)、檔案征集協議(正本)、征集經費支付憑證(正本)、征集檔案點交記錄表等。

2.3 對檔案征集對象的評估

通常情況下,在實際的檔案征集工作中,主要是對征集對象進行了全面的評估,而在這一環節中,相關檔案征集工作人員應該充分準備好相關材料,具體包括了申請表、檔案原件、檔案征集意向書等等。其次,在對征集檔案評估專家的選擇上,將會由檔案館領導統一制定。

2.4 對征集來的檔案的審批

對征集而來的檔案不能直接進行歸檔處理首先要對檔案本身進行一定的檢驗和審批程序,進而使檔案的法律效力得到確認,從而避免因檔案問題而引發的經濟類、法制類民事糾紛的發生。具體的審批流程較為簡單,由被征集人將檔案交付給征集者,然后征集者將收到的檔案文件交給具備法律鑒定資質的審核部門審核檔案的真實性以及檔案的法律實用性,在審核者確認檔案無誤后出具資質鑒定證明,然后檔案在交由收集者進行接下來的檔案使用及保管流程。這一系列流程都要以法律為約束,進而保證檔案審批的合理性。此審批環節一定要在國家承認的地點交由國家委派的檔案審批人員親自執行,進而避免因個人審核資質的不真實而導致審核失效的情況發生,這也是間接提升檔案工作效率的合理化方式。

2.5 相關材料的書面化

在這一環節的檔案征集工作中,一般是需要檔案征集工作人員與檔案持有人共同完成的。制定的檔案征集文件協議也要一式三份。其中,檔案持有人將會保留一份,另外兩份將由檔案館統一保管。在這一環節過程中,要將檔案數量、名稱等情況清楚反映在檔案征集協議清單中。

2.6 尋求專家鑒定

開展專家鑒定會過程中,檔案征集工作者要準備好所需的材料,擔任鑒定會的鑒定人員應從檔案征集的專家庫中抽取,最后將形成文件作為專家基于征集對象而開展的鑒定會議的會議紀要。相關整理工作者要及時有效的整理所需資料并遞交給檔案管理部門,需要進行轉交的資料包括了檔案征集意向書、申請表、審批表合同、專家鑒定會的會議紀要等諸多資料的正本。同時,還有征集資料的有關資料與圖片以及征集的經費支出憑證的副本。

結束語

總而言之,檔案的征集工作是一項法制化的工作,對這一工作的規范化管理有利于我國檔案工作的順利有序進行,有利于保障被制檔案者的經濟利益和人身利益,貫徹了以人為本的政策理念。同時對檔案的征集工作的規范化管理還有利于提升我國檔案相關部門的整體執行力。因此相關部門務必要重視這一點,對檔案征集工作提供一定的政策支持,完善相關的法規和法律就能夠使這一項工作處于一個合理的約束范圍內,進而在計提的工作流程上得到合理化的管理,從而推動我國檔案事業的全面和整體化發展。

參考文獻

[1]楊彩虹.檔案征集工作規范化管理初探[J].科學中國人,2016.

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[3]王建偉.關于檔案征集工作規范化管理的若干思考[J].河南科技,2013.

第7篇:檔案館工作計劃范文

關鍵詞:計生檔案;現代化理念;現代化管理

中圖分類號:F27文獻標識碼:A 文章編號:1672-3198(2012)12-0084-02

人口計生檔案工作能夠有效地促進計劃生育工作的進行,是提高計劃生育工作效率和質量的必要條件。近年來,人口與計劃生育檔案的管理,是有關部門的重點工作,對構建和諧社會具有十分重要的意義。但是,在檢查的過程中也出現了許多問題,存在著認識有偏差、內容有弄虛作假、人員素質偏低、管理制度不健全、管理手段落后、檔案立卷不規范等問題。上述問題,直接影響到人口與計劃生育檔案的齊全完整、安全保管和開發利用。為進一步規范人口與計劃生育檔案的管理,應采用現代化的管理方法。

1 現代化管理理念的更新是實現檔案現代化管理的關鍵

(1)完整的現代化管理觀念,能夠直接影響現代化管理進程,這就要求檔案工作者要實現新的角色定位,只有不斷增強現代管理理念,才能更好的為人民服務,檔案工作者必須在目前檔案信息化條件下,努力提高自身素質,全面適應新的工作環境。只有立足當前,著眼未來,充分認識到計生檔案對社會發展、人類進步、現代化建設的重要作用,才能讓計生檔案更好的服務于社會發展與經濟建設。

(2)在檔案管理過程中增加投資。計劃生育檔案要實現現代化管理,硬件設備投入需要一筆較大支出,這是實現檔案現代化管理的前提。首先,要配置現代化設備,就人口計生部門而言,要將現代化建設納入人口計生工作的整體規劃,投入專項資金,落實檔案信息化所需要的設備、場地和人員等,并且要隨著社會技術的進步不斷更新發展,從而科學、有效地保管和利用電子檔案。其次,檔案現代化管理是一個不斷發展的過程,這就要求我們不僅要具有現代化管理意識,還必須學習涉及電子計算機軟硬件等基礎知識,究竟如何入手、怎樣操作,加強相關的業務指導,全面提升檔案管理人員綜合知識和專業技能。

(3)為檔案信息化建設營造良好的發展環境。

2 計劃生育檔案的現代化管理

2.1 加強領導,強化組織管理

各單位領導要認真貫徹執行《檔案法》等檔案法律法規,把檔案工作擺到重要位置,并且納入單位年度工作計劃,按計劃部署落實,納入專、兼職檔案人員崗位職責。人口計劃生育部門領導要更新觀念,充分認識人口計生檔案在人口計劃生育工作中的重要作用,單位領導要定期檢查檢查檔案工作,及時發現并解決檔案工作中的實際問題,明確從事檔案工作人員的職責,制訂并落實文件材料整理歸檔、檔案保管、鑒定銷毀、保密、利用等檔案工作制度。把人口計生檔案管理工作擺到與宣傳教育、政策法規、科技服務、計劃生育協會等人口計劃生育相關業務工作同等重要的位置,要投入專項資金,落實檔案現代化所需要的設備、場地和人員等,納入主要議事日程,為檔案工作改善環境創造良好的條件,各級人口計劃生育部門檔案管理人員要更新觀念,從人口計劃生育工作法制化、規范化、制度化的高度出發,做好人口計生檔案管理工作。

2.2 強化檔案的規范化管理

各單位應按照《檔案法》規定的規范化、標準化、現代化的管理要求,強化檔案管理。要提高檔案管理的水平就必須實行嚴格規范的工作程序與方法,在檔案管理的收集、整理、鑒定、保管等各個環節都要按照統一的程序和科學的方法進行。首先要制定文件材料歸檔范圍和保管期限表,做到應歸檔的文件材料齊全完整,保管期限劃分準確;其次是檔案整理規范化,制定會計檔案、文書檔案、計生檔案、科技檔案(基建、設備等)、特殊載體檔案(照片、音像等)等分類方案,并按各門類檔案的要求進行統一規范的整理,使用符合國家標準化規定要求的檔案卷皮、卷盒、裝訂材料等檔案裝具;最后是加強檔案保管,安排專門的檔案庫房,庫房應配備吸濕機、溫濕度儀等設備,要采取防火、防蟲等防護措施,要有存放全部檔案的金屬柜架,并符合國家和省有關要求。

2.3 工作制度化,職責明確化

檔案管理職責,是保證文件的完整性和安全性。這既是檔案保管工作的基本任務,也是檔案保管工作的目的。檔案工作人員要強化法制意識,嚴格貫徹落實檔案保管、利用等有關規章制度,確保檔案的完整安全,做到不損壞、不丟失、不散亂。檔案保管人員要以高度的責任感確保檔案的安全性,為檔案管理工作提供堅實的物質基礎。 人口計生工作是非常復雜的,各地區人口計生局以及各鄉鎮、村級計生辦和計生服務站要經常接觸為數眾多的相關生育人群。搞好計生技術服務工作,最終確保檔案完整安全,對計劃生育工作具有不可忽視的重要作用

2.4 系統網絡化

計劃生育檔案現代化建設是一項系統工程,必須統籌規劃,科學布局,為有效地保證檔案工作的正常運轉,應明確責任,成立領導小組,責任到人,形成一條主線,加強各部門之間的聯系和影響,在工作中相互監督、相互制約。同時,加強計算機網絡建設,建成技術先進、功能完善、安全可靠的計劃生育檔案信息服務網絡,這個網絡既是計劃生育工作的基本體系,同時,也是計劃生育檔案收集、管理的系統體系。另外,要定期對這些專兼職檔案員進行業務培訓,著重提高檔案人員的管理能力、創新能力和對新技術的吸納、整合能力,在提高全面素質上下功夫。實踐證明,完整的領導機構,過硬的工作隊伍和健全的基層網絡,是做好新形勢下計生檔案工作的重要基礎。

2.5 提高檔案管理人員素質,提高檔案管理水平

檔案管理者掌握的知識水平以及專業技能的高低,直接影響到檔案管理的工作水平,因此,必須做好檔案人員的素質培養工作,努力提高檔案管理的水平。檔案人員的素質培養工作重點是提高檔案管理人員的管理能力、創新能力和對新技術的吸納、整合能力,要全面提升檔案管理人員的素質,根本途徑是抓好培訓和繼續教育,因此要積極組織檔案人員參加業務培訓和新技術學習班,全面提升檔案管理人員的知識結構水平,在實施教育培訓時,可以采取多種教學模式,突出針對性和實用性,在培訓內容上做好需求調研,將培訓內容與實際工作相結合,針對不同崗位人員的工作職責和素質要求,制定相應的培訓方案,充分發揮各類人才的整體優勢,形成合理的人才結構,各層次檔案管理人員互相配合,才能進一步提升檔案管理水平。

計生檔案的管理工作,如果實行散亂的管理方式,勢必造成不良的后果,給工作帶來被動。實行現代化管理方式,能夠有效地促進工作的正常開展,工作中可以循序漸進,發現問題可以迅速排查,依次實現檔案管理的規范化、制度化,更好地為計劃生育工作做出積極的貢獻。

參考文獻

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第8篇:檔案館工作計劃范文

眾所周知計算機作為一種高效處理龐大復雜信息與數據的現代先進工具的首要特征就是要求輸入計算機的各項原始數據信息必須是準確和科學的否則輸入的數據與信息是“垃圾”輸出的只會是更高級的“垃圾”。所以實行計算機管理的前提條件是要做好輸入信息與數據的收集、整理、著錄等一系列前處理性質的基礎工作使其充分滿足計算機工作的技術要求。

那么我國檔案管理基礎工作究竟在哪些方面不足和較差呢哪些方面尚不能迅速適應計算機管理的要求呢總體來講目前我國的綜合性檔案館大多是館藏內容龐雜案卷數量繁多時間跨度長且由于多年來一直處于封閉式管理之中檔案管理僅以保管為目的以案卷不丟失為原則再加之每個歷史時期檔案的整理質量要求不同整理的規格不統一等情況形成了檔案基礎普遍較差的局面。主要問題集中反映在以下幾個方面一是檔號不規范沒有目錄號一卷多冊現象較多二是案卷標題不規范有標題但不能反映主題內容或標題缺少基本要素甚至沒有案卷標題等現象較為普遍三是大部分案卷缺少卷內目錄以至于部分未被案卷標題涵蓋的內容永遠無法檢索而難以利用四是許多案卷未標頁碼如果使用中掉頁很難發現五是組卷混亂現象比較嚴重如有按時間組的也有按職能部門管轄權限組的還有按文種組卷的六是案卷厚薄不一有的一、二頁紙一文一卷有的五六百頁紙一類一卷。總之綜合性檔案館建館時間越長館藏量越大的存在的類似問題就越嚴重。從以上情況來看我國綜合性檔案館目前還未具備實現計算機管理的充分條件需要盡快地、科學地解決這些問題。

二、實行標準化、規范化的工作程序和方法,提高檔案管理基礎工作水平

從科學與經驗中都可以獲知要想提高檔案管理的水平就必須實行標準化、規范化的工作程序與方法即要求檔案管理的收集、整理、鑒定、著錄、保管等各個環節都要按照統一的程序和科學的方法進行工作。

1全面普查案卷,去糟取精

這是實現檔案管理標準化、規范化的第一步工作。因為一般的綜合性檔案館由于多年來未做全面的清查加之移交單位劃分保管期限不準不可避免地存在許多重份或無查考價值的文件所以首先要剔除這些無用的文件才能避免今后實行計算機管理時出現重復與低效率的情況。

2重新組合案卷實現案卷規范化

將那些組卷過厚內容混雜的案卷進行重新組卷。重新組卷的原則是盡可能將那些相互存在某種聯系的文件組合在一起。在重組案卷的過程中還應對那些無頁碼、無卷內目錄、無案卷標題或標題不清楚的案卷要重新加工填寫以保證全部案卷更加規范。重新組卷不僅可以優化館藏、科學保管而且亦可以提高實行計算機管理檔案后的利用效率。

3結合本館實際規范著錄工作

著錄是實行計算機管理的一項重要基礎工作也是直接影響輸入計算機數據與信息的準確性的一項重要的前期工作。1986年國家頒布的《檔案著錄規則》是規范著錄工作的最基本依據。但是由于各個檔案館的條件存在差異再加上計算機管理又提出了新的技術性要求所以各個檔案館應該以《規則》為依據,并從自己的實際情況出發根據計算機管理的技術要求制定出適合本館著錄工作的著錄細則。我們根據這一原則制定了《北京市檔案館著錄細則》從目前實施的情況來看已經起到了提高基礎工作水平的作用并對我館實行檔案計算機管理工作有很大的促進。

4統一分類號保證檢索查全率

計算機檢索的顯著優勢就是能夠滿足人們族性檢索的需要。為了確保檢索的完整性我們在分類過程中,首先根據《中國檔案分類法》進行分類再因事制宜制定出一些具體細則。例如“物價”問題涉及的行業較多我們就統一歸入“J”類然后再根據每一文件具體特征輔以關鍵詞標識加以區分。另外在分類的過程中還應加強校審力度以便及時校正分類人員的錯誤。并且還應經常組織大家統一認識統一標準盡量做到前后標引一致同一類文件標引一致從而達到標準化和規范化管理。

5規范題名保證檢索查準率

檔案的分類號保證了檢索查全率而題名準確才能保證檢索的查準率。但僅保證查全率是不行的,還須同時保證查準因此在著錄時要統一規范題名。我們認為規范題名應掌握的原則與要點是在填寫題名項過程中要規范機構簡稱盡量避免在檢索時出現含混不清、文不對題和計算機識別不清的情況發生。如北京市計劃委員會簡稱為市計委北京市計劃生育委員會簡稱為市計生委而不能都簡稱為市計委還要統一題名中應具備的要素。我們結合計算機檢索需要在著錄過程中將題名中責任者、事由、文種必要時加上人名、地點和時間)等要素都填寫完整。如果題名要素不完整。則要補齊如果題名冗長則刪除多余的贅詞。還要統一文種題名中經常有“請示報告”等含義不清的文種出現很影響檢索的準確率。所以我們便規定凡是要求批復的文件寫“請示”凡不要求批復的文件則寫“報告”等等這樣就可在檢索中區分出每份文件的實質作用。

另外我們還利用計算機一次輸入多次輸出的功能將關鍵詞項中的人名、地點、時間與機構分別著錄為日后制作《人名目錄》等檢索工具打下了基礎。

三、加快數據準備推進檔案現代化管理進程

在檔案管理基礎工作的各個環節中計算機數據的準備工作是一個大工程尤其是對于那些建館時間較長的綜合性檔案館來講由于館藏案卷多著錄工作不僅量大而且復雜如果沒有一整套規范化和科學化的工作程序與方法會使計算機因數據準備不足而無法使用甚至直接影響檔案管理工作現代化的進展速度。在著錄工作中只要掌握了以下重點便基本可以取得著錄工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。

1分清輕重緩急,循序漸進

檔案管理的一個重要目的就是要使檔案為社會所用而實現計算機管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率。綜合性檔案館在推進計算機管理的過程中應先根據各全宗的重要程度、價值大小、利用率高低和是否開放的情況對所有全宗進行排隊將那些可以開放的核心檔案和社會利用率較高的檔案進行優先加工整理。這樣就可以加快檔案管理計算機化的進程和提高社會利用的效率。

2分級次著錄,省時省力

在著錄過程中可以將案卷分為三個層次進行著錄即將那些反映問題單一或查考價值不高的檔案進行案卷級著錄對那些一卷內幾個文件涉及同一個內容且又排在一起的檔案進行文件組合級著錄而對那些重要文件或反映問題龐雜的文件則進行文件級著錄。這樣處理不僅能將揭示檔案的主題內容和特征而且也可以減少著錄條目和錄入條目既節約了時間、人力與財力又提高了效率。

3分門別類,充分利用檔案原基礎

對于那些案卷基礎較好又具備全引目錄的案卷在著錄時可 以直接在全引目錄上面分類標引而對那些特殊形式的檔案如“房檔”、“案件”等則可用計算機程序將人名、地址、時間用案卷目錄直接錄入然后用計算機統一給出分類號。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎可以減少著錄環節大大地提高著錄速度。

4用“關鍵詞”替代“主題詞”,簡化查找時間,提高效率

第9篇:檔案館工作計劃范文

我們常常說機遇與挑戰并存,在當今,我國的檔案管理就面臨這樣的新機遇,信息技術的發展和應用給政府和機關辦公帶來了全新型網絡化辦公方式,同時也給電子文件與傳統的紙質文件辦公如何融合的問題帶來了新的研究課題,即在現在的電子信息技術飛速發展的時代,處在網絡環境下的“無紙化辦公”,無疑給檔案管理帶來新的機遇。

那么如何應用現代信息技術促進檔案管理的發展,又如何應用無紙化辦公來有效地提高檔案管理效率?這是新的課題,新的機遇,更是新的挑戰。

當今計算機信息技術的飛速發展,為檔案管理工作現代化提供了廣泛的應用空間,同時,無紙化辦公也對檔案管理工作提出了更高的要求。

無紙化辦公即辦公自動化。辦公自動化是利用技術的手段提高辦公效率,靈活的電子公文傳閱流程替代了以往的純手工化流程,使各類文件直接通過OA辦公自動化系統迅速而準確的傳達到指定目標,進而實現辦公的自動化處理。該系統是上世紀70年代中期發達國家為解決辦公業務量急劇增加對企業生產率產生巨大影響問題的背景下發展起來的一門綜合性技術。它的產生對辦公方式的改變和效率的提高起到了積極的促進作用。

毋庸置疑,OA辦公自動化系統節約了辦公經費,辦公紙張的用量和打印設備的耗材大大減少,節省了財力,更減少了人力浪費。由于收到的所有紅頭文件均通過文件自動掃描儀掃描成電子版本,和收到的電子公文一起均由文件管理人員直接登記到OA辦公系統的收文管理欄,并呈送給相關領導進行閱批,整個過程完全實現了無紙化,省略了大量文件的打印、裝訂、粘貼、手工分閱、回收保存等環節,使辦公變得極為方便。

無紙化辦公給檔案管理帶來的新挑戰

一是檔案部門參與歸檔工作的新挑戰。辦公自動化已經是無紙化辦公,與以往的紙質文件歸檔既有相同的地方,又有不同之處。相同的地方是歸檔流程相同,但歸檔的介質有所變化,轉變成電子文件,與紙質介質不同。檔案管理人員怎樣參與歸檔工作呢?還需要由檔案管理部門起決定作用,檔案管理部門檔案種類繁多,辦公自動化產生的文件只是檔案部門文書檔案整理歸檔來源中的一小部分。檔案部門如果已經實現檔案信息化,借助電子信息技術作為查詢檢索檔案的輔助手段,可以將檔案信息管理系統與辦公自動化系統銜接起來,使用接口程序將電子文件導入檔案信息管理系統的待歸檔臨時庫,由檔案管理員登錄檔案管理系統對電子文件進行立卷歸檔工作。如果檔案部門沒有實現檔案信息化,一般辦公自動化系統中都包含檔案管理功能,可以在辦公自動化系統中參與電子文件的立卷歸檔工作。同時歸檔仍然需要包括紙質文件的歸檔。所謂“無紙化”只是相對的,電子文件歸檔應當與紙質文件歸檔并存,并相輔相成不可分割。

二是電子文件歸檔法律效應的新挑戰。電子文件,是能被計算機系統識別、處理,按照一定格式存儲在磁帶、磁盤或光盤等介質上,并可在網絡上傳送的數字代碼序列。檔案管理部門對電子文件進行整理歸檔后,檔案查詢更加方便快捷,文件提檔更加便利,但電子文件的法律效應卻受到了挑戰,那么,確保電子文件歸檔后仍然保持其法律效應和依據已經成為檔案管理部門在信息化管理中的一個嶄新的課題。

電子文件歸檔保存后,應用數字水印、數字簽名和數據加密技術能夠對電子原件進行保護。通過數字水印技術使電子文件在利用過程中的版權受到保護。數字簽名技術鑒別電子文件是否被非法篡改。數據加密技術對電子文件進行加密壓縮保護,防止非法拷貝打開。通過這些軟件技術,使電子文件的法律效益得到保護。

對電子文件加蓋電子檔號章保證其歸檔依據。電子文件進行分類整理歸檔后,通過軟件技術讀取電子文件機讀數據自動生成電子檔號章,保持與紙質文件歸檔工作的一致。包含電子檔號章的電子文件能夠更好的體現檔案的法律依據。

三是電子文件檔案利用的新挑戰。電子文件的查詢利用將是現代化檔案管理工作的重要組成部分,檔案只有充分的得到利用才能體現其應有的價值。電子文件查閱利用需要完善的流程管理和制度,查閱權限能夠分配、控制,對開放的電子文件自動記錄利用效果統計;檔案利用人員能夠申請查閱,提交的查閱申請能夠實現流程化,并實現多級審批,檔案管理人員能夠審批的可以直接審核,需要提交領導批準的電子文件則需要進行多級審批;審核后的電子文件在授權時間允許范圍內能夠進行利用效果登記,利用到期后自動收回權限取消授權。電子文件在線查閱必須有很好的控制功能,必須在檔案部門規范的查閱環境下進行閱讀,不能由其它軟件打開閱讀,避免查閱人員隨意進行下載保存。電子文件打印功能應進行授權控制,授權打印應當使用數字水印技術對電子文件版權進行保護。

檔案利用需要借助現代化的管理手段為檔案管理部門提供方便快捷、科學的管理方法,使檔案資源得到充分利用。

四是電子文件保管的新挑戰。電子文件整理歸檔后,能夠借閱和利用,但由于電子文件本身載體和存在方式發生了根本性的變化,這給檔案管理部門帶來新的管理規范。

由于電子文件存儲的特殊性質決定了其保管的特殊性,電子文件的保存不單是存儲在電腦服務器硬盤中,為保證電子文件的安全性,避免由于計算機網絡、病毒以及人為錯誤操作對電子文件造成破壞或丟失,最重要的工作就是數據備份和恢復工作。數據備份包括對數據庫的備份和對電子文件的備份,并且要能夠借助軟件系統按照設定的時間段自動備份和增量備份,而且還需要對備份的數據進行刻錄保存,有條件的還可以進行異地備份,保證檔案數據和電子文件的絕對安全。

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