醫院人事檔案管理的數字化過程

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摘要：大數據時代之下，各行各業迎來了數據管理的良好機遇，大量的數據能夠得到良好的搜集和處理，有效地提升了管理人員的工作效率，同時使數據處理過程更加準確。在醫學領域中，人事檔案管理工作量大，容易產生信息誤差，舊式的醫院數據處理中，呈現出設備老化的問題，加上管理人員的意識比較落后，因而在人事管理的方式、制度、效率等各方面都比較落后，對整個醫院管理造成不良影響。為了更好地解決這一問題，需要引入數字化的檔案管理，避免人員管理工作中出現各類問題。本文針對醫院數字化檔案管理情況進行討論，分析數字化管理方式的實現過程，希望能夠為其提供一些新的建議。

關鍵詞：醫院管理；人事檔案管理；數字化管理；實現過程

一、舊式管理的問題分析

1.管理制度落后

舊式的檔案管理表現為歸檔方法的局限性，一般情況下，管理人員對于人事信息進行一次性歸檔，造成管理的方法呈現出單一的特點。其主要原因在于：第一，檔案管理尚未成熟，更多工作正在改進和革新途中，對于管理制度無法進行及時的完善，在檔案管理中，無法做到有效的檔案分類、排序，造成檔案的錯亂，同時，沒有將檔案整合在一起，當需要進行檔案查詢時，無法準確定位，影響查詢效率，甚至常常出現檔案提取錯誤的現象，產生一系列問題；第二，管理人員對于高效管理的意識不強，當管理過程中出現問題時，無法及時做出判斷，采取正確有效的措施，造成管理的效率降低。針對這些情況，需要及時進行管理方法的革新，將數字化方式引入管理系統，使數據管理更加高效，以達到預期的效果。

2.信息無法及時更新

在舊式的管理中，管理員常常需要進行手工記錄，影響了工作效率，人工記錄過程中，沒有進行及時的數據更新，舊的信息無法起到參考價值，數據失去了價值。在進行數字化管理之后，所有數據、數據變化情況等都能夠以電子的形式出現，當需要查詢或使用數據時，只需要直接進行目錄查詢，或者輸入信息要點等，進行高速查詢，不僅能夠減少查詢時間，也能減少錯誤概率，使管理工作更加高效。

3.安全性不足

一直以來，醫院對于檔案管理的資金投入不足，信息管理方式無法得到進一步的更新，對檔案沒有進行有效保護，信息沒有安全保障。另外，舊式的管理主要利用紙張進行記錄，長期下來，紙張容易產生破損，如果保存不當還容易產生信息外泄的情況，增加了管理的難度，影響了管理的質量，無法達到管理標準。在舊式的管理方式中，還容易產生工作失誤，使醫院的人事管理無法滿足醫院發展的需求，因此，對數字化技術的引進是非常有必要的。

二、數字化管理檔案的方法

1.構建良好的數據管理平臺

針對醫院信息管理中呈現出來的問題，需要進行數據管理平臺的建立，也就是將圖片、音頻、數字等不同的數據進行整合，利用數字化的方式，按照醫院的管理標準進行分類，讓整個醫院的數據管理呈現出整體性特點，對醫院不同部門可以進行合理的資源分配，讓醫院的數據形成共享模式。在使用數字化管理方式時，呈現出很多優勢。首先，檔案的使用時間得到延長，舊式的紙張記錄方式容易產生紙張破損，對數據的完整性產生影響，如果需要查詢信息，還有可能影響正確性，繼而造成工作中產生失誤。當數字化管理引入之后，醫院的人事檔案可以長期保存，并確保其完整和準確，避免因為外部因素造成信息的遺失，使信息管理過程更加有效，在信息查詢過程中也能更好地保證信息的準確性。其次，在建立平臺之后，能夠有效提升檔案管理時的工作效率。在舊式的管理中，需要使用大量的紙張，在人工、資源等各方面產生更大的投資，在管理數據的整合過程中投入大量人力，消耗大量時間。當醫院人員的崗位產生調動的時候，也會加大信息整理的工作量，降低管理效率。當數字化融入檔案管理中，可以利用計算機進行數據管理，將所有的信息輸入電腦，進行儲存，需要查找信息時，可以進行高速查找，節約時間，提升工作效率。計算機有巨大的存儲量，準確度高，運行速度快，完全可以取代紙質檔案，并呈現出更多的優點。因此，需要在檔案管理中進行不間斷的技術更新，為醫院提供準確的人事信息，工作人員能夠更加高效、順利地完成工作；另外，在數字化技術之下，可以設置密碼，彌補了紙質檔案安全性不足的缺點，起到良好的保密效果，避免信息被更改或泄露的情況。

2.達到信息智能化管理

當代，在科技的不斷發展下，電子信息技術不斷發展，管理人員在檔案管理時不斷更新管理理念，在管理過程中引入更加科學、合理的管理模式，在醫院的人事管理上呈現出整體性特點，使醫院內部的人力資源進行有效整合，同時，加入網絡技術，能夠更好地實現數據共享，使醫院的檔案管理形成整體，實現數據的實時管理，使數據集合產生應有的效果。所以，醫院應當積極引入信息化管理模式，主要從以下幾點出發做出革新。首先，醫院的管理人員應當對員工進行積極引導，給予管理工作應有的重視，醫院可以針對管理人員進行定期的培訓，讓相關人員能夠具備良好的專業能力，同時讓管理人員及時對技術內容進行更新，確保他們的專業素養和技術能力達到標準，增強他們的管理能力，能夠很好地利用計算機進行數據整理和更新，從而使得管理工作達到標準；其次，當管理人員能夠更好地認識到檔案管理的重要性時，需要在原有的數據管理基礎上做好進一步的保障，可以對人事信息做出備份，避免因為計算機故障、數據盜竊等問題造成信息遺失，在進行數據管理時，需要更進一步推進信息化管理步伐，讓數據管理更加智能，增加數據管理的安全性，將智能化方式運用到檔案管理當中，利用醫院的現有硬軟件設備進行高效管理，形成整體管理體系，這樣，不僅能夠減輕管理人員的工作量，也能夠節約大量的工作時間，在工作之余，能夠使管理人員不斷精進自己的計算機使用水平，學習更加先進的管理方式，使檔案管理更加高效，不僅在檔案管理上起到良好的效果，更重要的是推動了醫院整體的管理水平。

3.增加人事信息的安全

人事檔案中的各項資料是醫院重要的信息之一，需要做好相關的管理工作，避免因為管理不力造成信息的泄露或者改動，影響醫院的整體工作。為了確保信息安全，醫院首先應當對管理人員進行定期培訓，讓管理人員認識到數據安全的重要性，使他們能夠增加安全意識，同時，管理人員需要詳細了解計算機網絡當中可能存在的安全問題，例如黑客、有毒軟件等等。管理人員需要了解網絡中的防毒軟件，有效避免計算機侵入病毒，影響檔案的安全，另外，無論在哪個行業當中，人事信息都屬于私人信息，醫院中也是如此，人事信息具備一定的隱私性質，雖然電子檔案的建立過程中能夠設置密碼，可以有效避免出現安全問題，但是在科學技術得到迅速發展的今天，仍舊有不法分子進行信息的盜竊，即使進行加密處理，也有可能產生相應的安全問題，對數據管理造成不良影響，因此，需要管理人員提升密碼設置的水平，不要設置過于簡單的密碼，避免密碼被破譯。另外，管理人員應當正確認識計算機殺毒軟件，正確使用各個軟件，為數據提供更大的安全保障。與此同時，管理人員普遍呈現出法律意識不足的現象，但是，人事檔案中存在大量的個人信息，如果檔案的信息發生泄漏、遺失，則很難進行完全修復，將會給管理工作帶來更大的麻煩。為了有效避免這種情況的發生，醫院應當嚴格把控管理人員的各項技術水平，增強他們的安全意識，在紙質檔案與電子檔案的轉換過程中不斷改正其缺點，確保醫院個人信息的安全和完整。更多醫院已經將數字化技術融入其中，讓醫院日常運行更加高效。但是，數字化的融入程度仍舊受到各種外部因素的影響，例如，在一些經濟條件不夠發達的地區，數字化管理尚未普遍，主要分為兩種情況，一種是特別貧困的地區，仍舊沿用人工記錄的方式，這種現象隨著社會經濟的發展正在不斷減少；一種則是數字化管理處于不完全狀態，雖然人事信息已經錄入電腦，但是由于網絡技術的不發達、管理人員的能力有限，尚未達到信息的共享，形成信息管理中的不平衡發展，這是未來醫院數字化管理過程中需要解決的一大問題，應當得到各方的重視。

三、結束語

在醫院的檔案管理中，由紙質轉向電子，由人工轉向電腦操作，通過數字化技術的引進，計算機技術的大力使用，使得整個醫院中的管理工作更加準確、更加高效，這很好地適應了當今時代對數據處理的各項要求。數字化進入檔案管理中，不僅可以使醫院的人事信息得到充分利用，也可以使醫護人員在查詢相關信息時更加快速，有效提升工作效率，當前社會，信息量巨大，需要更好的數據處理方式，才能進行完整的數據處理，達到工作要求，因此，在醫院的信息管理中加入數字化，能夠更好地彌補舊式管理中的不足，在管理過程中確保數據的時效性、正確性和安全性。

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作者：章雷 單位：沈陽市第四人民醫院