企業管理意識檔案鑒定工作影響分析

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摘要：檔案鑒定工作就是科學合理地辨識館藏檔案的利用價值，剔除無利用價值的檔案，優化庫存，有效降低企業管理成本。由于這項工作對檔案管理工作有著直接的深遠影響，實踐中檔案工作者對檔案鑒定工作持非常謹慎的職業態度，企業的管理意識對檔案鑒定工作起著決定性影響。

關鍵詞：管理意識；檔案鑒定；影響

檔案記載著企業經營管理的全過程信息，有著珍貴的歷史價值和利用價值，但是隨著企業經營年限的延續，存在著巨量無利用價值的檔案資料占據著庫存資源。企業按照國家檔案管理規定需要承擔庫房、設備、裝具、管理人員、信息存儲、復制、修復等多項費用，并且隨保存期限延長，管理成本將會呈增長趨勢。因此，企業必須考慮避免冗余檔案，保持合理的庫容量，降低管理成本。檔案鑒定工作是以科學、合理的標準和原則判斷館藏檔案的利用價值，將無利用價值的檔案銷毀，但是此項工作存在較大誤判風險，對檔案有著深遠影響。此時企業的經營管理意識對檔案鑒定工作起著決定性影響[1]89。

一、企業管理意識與檔案鑒定的關系

企業通常對檔案鑒定工作持非常謹慎的態度，必須調配人、財、物等重要資源，協調多部門共同協作完成。這需要企業經營管理高層的決策，與企業經營管理意識息息相關。因為企業高層管理意識中是否把檔案管理作為企業管理整體中的一個環節，影響了檔案鑒定的結果。實踐中我們可以看到，絕大多數企業，特別是國企的檔案鑒定工作是以失敗告終的，因為企業高層主觀上對檔案管理工作關注度不夠，不愿意調配相應資源制定科學、合理的檔案鑒定原則和方法，開展檔案鑒定工作。甚至為了規避檔案鑒定的管理風險，會采用保守的方式，即無論檔案有無利用價值，一并保存，極大地浪費庫存資源，直接增大了企業的經營成本。究其緣由，就是企業經營管理意識中缺少對現代企業檔案信息資源的管理意識。企業需要重新認識檔案的重要性，從檔案鑒定原則、標準、工作程序以及資源配置等環節加強管理。

二、建立檔案鑒定的原則和標準

企業應根據經濟環境、經營范圍和行業特點，加強現代企業檔案信息資源的統籌管理，并將檔案資源管理升級到知識管理層面，與當前社會經濟發展的總要求相匹配。企業高層要對館藏情況有足夠清晰的了解，對檔案形成及類別進行分析，結合企業經營管理戰略目標，確定檔案鑒的總體原則和標準，用以指導檔案鑒定工作。

1.檔案鑒定原則。檔案鑒定原則是鑒定工作最根本的依據，是實現檔案鑒定目標的關鍵因素，一般包括綜合性原則、衍生性原則、整體性原則、經濟性原則。（1）綜合性原則。全面評估檔案的綜合特征及其影響因素，從檔案收集、整理、審查及組卷等歸檔工作環節入手，全面兼顧檔案的內外重要因素，充分考慮檔案的具體內容、責任主體、形成時間、介質載體等要素，綜合分析鑒定檔案實物價值。（2）衍生性原則。企業檔案是記載企業過去經營過程信息的媒介。從形成時間角度來說，它屬于企業的歷史資料，鑒定檔案的價值就必須考慮到形成時的歷史環境。但檔案在不同的時間范圍內，會體現出不同的利用價值，具有廣義上的不明確性，會根據環境變化衍生出新的以往未發現的可利用信息。因此,判斷檔案的價值應包括但不限于檔案形成時期價值，還要注意其后續效用及企業所處行業的長遠需要。（3）整體性原則。檔案鑒定工作中整體性原則是最為關鍵的環節。檔案的形成包含著項目或事務計劃、設計、批復、實施和竣工等全過程的信息，是相互關聯的整體。我們評估檔案價值，需要用全局視角觀察和梳理，充分考慮檔案形成時的環境和運用范圍的因素,準確辨識檔案價值。（4）效益性原則。效益包括經濟效益和社會效益，經濟效益可以量化，而社會效益不能完全量化，但可以定性。這可以作為企業鑒定檔案價值時的指導思想。企業既不能忽視冗余庫存耗費的成本，必須保持合理的效益和成本比例，還要保留曾經對社會產生重大影響的重要資料。我們要充分評估保存檔案的成本與其利用價值的關系，遵循檔案利用價值大于保存檔案的成本原則。

2.檔案鑒定標準。檔案鑒定人員從不同的專業角度考慮檔案的價值，難免會存在主觀意識，因此確定檔案鑒定的標準是保證符合客觀實際和鑒定質量的關鍵。可依據保存從寬、銷毀從嚴,孤本從寬、復本從嚴,本單位文件從寬、外單位文件從嚴,年久的從寬、近期的從嚴的思路，以經營管理的發展為目標，分析檔案的實質內容，結合檔案形成單位行文時的目的、范圍和最終實施結果，考慮全宗的完整程度、責任者、產生時間、可靠程度、名稱和外形特征等因素,確定檔案鑒定標準的量化和定性指標。（1）檔案實質性標準。檔案實質內容是鑒定檔案價值的基本標準。檔案內容直接記錄著企業項目或主營業務活動的全過程管理重要信息。企業檔案實際利用的統計數據顯示，檔案的借閱需求很多集中在檔案的前期立項、批復和設計等文件中的具體數據內容,可以將檔案需求作為鑒定檔案價值的量化指標，例如借閱人次、關注的具體內容以及調卷次數等。（2）檔案實用性標準。企業經營性質和范圍不同，檔案的具體需求和利用就有所不同。特別是國企，在注重效益的同時，還賦予了特定的社會效益。應重點保存記載重大政策（事件）、重要人物、特殊產品及成果等方面的檔案。應充分了解自身館藏總體格局和特色，在準確掌握各類檔案案卷的調閱次數、利用需求量基礎上，將具體檔案案卷標記出來，篩選后作為實用性量化指標，并結合檔案形成的時間、單位的具體目的等要素制定定性指標,例如具體案卷（件）題名、行文單位性質及目的、頁數、保管期限等。（3）檔案保管期限標準。在實際工作中，通常會在檔案到期時重新鑒定保管期限，這也是檔案鑒定的工作之一。關于檔案的保管期限，國家檔案相關管理制度以及行業標準（T28）等都明確規范了保管期限，即永久、30年和10年，可以作為量化指標[2]。

三、檔案鑒定工作程序

1.專設檔案鑒定管理組。可歸口管理或獨立；檔案鑒定工作需要跨部門聯合工作，建議由企業副總經理級別的人分管，其權限有利于調動多部門協作工作；檔案鑒定管理組負責協調、檢查、指導和督促鑒定工作；負責鑒定工作的資源配置；負責編制檔案鑒定工作方案及實施；明確相關配合部門的責任等。

2.編制檔案鑒定工作方案。編制工作方案時必須明確鑒定工作基本原則、工作計劃、具體范圍、鑒定工作程序和方法、鑒定后的預處理、檔案銷毀審批以及完成的時間節點等要素。

3.合理規劃鑒定資源配置。檔案鑒定工作涉及企業組織機構、經營范圍、專業技術、經營管理、財務狀況、人力資源、行業環境等方面資源，必須在鑒定工作啟動前提前進行規劃管理、資金預算和人力調配，以保證資金充沛和人員到位[3]。檔案鑒定工作直接影響企業檔案館藏整體結構，也關系檔案的最終歸宿。此項工作也存在較大風險，每個企業對檔案鑒定工作基本上是慎之又慎,但是冗余庫存形成的管理成本將會逐年呈倍增長，我們往往容易忽略這部分的成本因素。因此,企業必須站在生產經營管理的大局高度，開展檔案鑒定工作，提高檔案利用價值，有效控制檔案保存成本與經營管理成本的比例。這也是企業檔案總體管理水平乃至綜合管理水平的體現。

參考文獻

[1]王傳寧，張斌.科技檔案管理學[M].北京：中國人民大學出版社，2009.

[2]科學技術檔案案卷構成的一般要求（GB/T11822-2008）[S].北京：國家檔案局，2009.

[3]陳兆祦，和寶榮，王英瑋.檔案管理學基礎[M].北京：中國人民大學出版社，2005.

作者：何軍勇 蔣明 單位：中核四川環保工程有限責任公司研究館員