現(xiàn)代企業(yè)管理會計信息系統(tǒng)應(yīng)用

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摘要：ERP系統(tǒng)在我國各個行業(yè)均有應(yīng)用，例如會計核算、財務(wù)管理等。現(xiàn)階段ERP應(yīng)用中存在一些問題，應(yīng)用成本高昂，系統(tǒng)類型繁多，企業(yè)選型困難，缺乏普適性、通用性和標(biāo)準(zhǔn)性，對企業(yè)自身發(fā)展和員工自身素質(zhì)要求較高，系統(tǒng)數(shù)據(jù)錄入和更新正確率難以保證，建設(shè)周期長。針對這些問題提出有效的解決對策，以促進(jìn)ERP財務(wù)管理工作順利進(jìn)行。

關(guān)鍵詞：ERP系統(tǒng)；財務(wù)管理；數(shù)據(jù)；信息

ERP系統(tǒng)簡單來講就是集成企業(yè)內(nèi)部的所有資源，并應(yīng)用計算機(jī)來代替所有人工操作流程，從而提高處理效率，達(dá)到加強(qiáng)企業(yè)整體競爭力的目的[1]。隨著計算機(jī)技術(shù)的不斷發(fā)展，自動化處理問題越發(fā)普及。為了應(yīng)對外部環(huán)境的變化，跟上社會發(fā)展趨勢，越來越多企業(yè)選擇應(yīng)用ERP系統(tǒng)。ERP系統(tǒng)使企業(yè)數(shù)據(jù)電子化、信息自動化、數(shù)據(jù)共享化，但是也出現(xiàn)了財務(wù)信息泄露、管理模式調(diào)整、員工素質(zhì)較低、資金外流等一系列問題[2]。

1ERP系統(tǒng)在財務(wù)管理中的應(yīng)用現(xiàn)狀

在企業(yè)發(fā)展過程中，邏輯清晰的財務(wù)管理是非常重要的，自動化的ERP財務(wù)管理模塊在整個系統(tǒng)中發(fā)揮著重要作用。財務(wù)模塊和其他模塊存在接口，整體高度集成，能夠?qū)崿F(xiàn)財務(wù)生產(chǎn)物流一體化，同時可以把在采購、生產(chǎn)、銷售過程中產(chǎn)生的信息數(shù)據(jù)自動計入財務(wù)模塊，并進(jìn)一步生成總賬和會計報表等。在這個過程中，絕大部分的操作都是由計算機(jī)自動完成的[3]。ERP系統(tǒng)應(yīng)用在財務(wù)管理中，能夠整合企業(yè)所有資源、合理分配資源并調(diào)節(jié)各部門工作，基本上實現(xiàn)了數(shù)據(jù)的動態(tài)化、及時化以及集成化，數(shù)據(jù)輸入和儲存電子化，操作管理職責(zé)權(quán)限化，風(fēng)險管控系統(tǒng)化等功能。任何事物都具有兩面性，在ERP財務(wù)系統(tǒng)為企業(yè)帶來便利的同時，也存在一些問題，影響了ERP財務(wù)系統(tǒng)作用的發(fā)揮[4]。

2ERP在財務(wù)管理應(yīng)用中存在的問題

2.1企業(yè)管理模式不符合ERP管理模式

應(yīng)用ERP不是一個簡單購買信息工具的過程，而且是一個重新改變企業(yè)業(yè)務(wù)流程的重要決策。要想實施ERP，必須經(jīng)歷企業(yè)經(jīng)營模式和員工工作習(xí)慣的巨大變革。ERP是一個與所有參與方有關(guān)的管理模式。應(yīng)用ERP系統(tǒng)要求企業(yè)事先梳理業(yè)務(wù)流程，繼而進(jìn)行簡化重組，最后實現(xiàn)自動化操作[5]。

2.2ERP建設(shè)周期長，實施成本高

ERP系統(tǒng)的實施和應(yīng)用是一個相當(dāng)漫長的過程，從安裝軟件到正式投入運(yùn)營，企業(yè)通常需要3～5年，但是專家認(rèn)為18個月最佳。這是因為設(shè)備和軟件系統(tǒng)更新?lián)Q代很快，系統(tǒng)的貶值速度也很快，拖期會導(dǎo)致嚴(yán)重的資產(chǎn)損失，使效益不斷減少。一些ERP系統(tǒng)在應(yīng)用中不能及時完成客戶所發(fā)出的指令，從而增加了工作量，使個別企業(yè)的運(yùn)營管理陷入混亂狀態(tài)[6]。

2.3ERP系統(tǒng)種類繁多，企業(yè)選型困難

目前各個軟件公司不斷成立，雖然ERP系統(tǒng)模塊大致相同，但是項目細(xì)節(jié)卻大不相同，導(dǎo)致整個ERP系統(tǒng)沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。有很大一部分企業(yè)在實施ERP之前的選型階段就已經(jīng)失敗，這是因為他們沒有意識到ERP系統(tǒng)是為企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略和目標(biāo)服務(wù)的。

2.4員工自身職業(yè)素質(zhì)低，不利于ERP的應(yīng)用

員工的計算機(jī)操作能力也是考驗ERP系統(tǒng)是否能夠成功實施的一項重要環(huán)節(jié)。ERP系統(tǒng)的實施和運(yùn)維需要具備一定計算機(jī)知識、熟悉ERP系統(tǒng)以及企業(yè)管理的復(fù)合型人才推動[7-8]。

2.5ERP系統(tǒng)應(yīng)用缺乏靈活性

隨著外部環(huán)境的變化，企業(yè)的組織管理也會發(fā)生變化。企業(yè)需要及時調(diào)整組織流程和資源戰(zhàn)略。這就要求ERP系統(tǒng)的應(yīng)用流程能夠靈活修改。

2.6缺乏對高新技術(shù)實施過程中的防腐敗技術(shù)

很多企業(yè)由于腐敗的影響，導(dǎo)致ERP系統(tǒng)實施失敗。有的人利用企業(yè)和企業(yè)家對新技術(shù)的追求和迫切提升企業(yè)競爭力的需求，將不成熟的系統(tǒng)或者已經(jīng)多次失敗的系統(tǒng)推廣給企業(yè)。這種不良風(fēng)氣造成企業(yè)資金大量流失和ERP系統(tǒng)應(yīng)用失敗[9]。

2.7ERP系統(tǒng)存在信息安全隱患

隨著信息技術(shù)不斷成熟，越來越多的信息以電子文件的形式進(jìn)行貯存。隨著數(shù)據(jù)電子化、數(shù)據(jù)共享的進(jìn)步，信息泄露帶來的問題越來越突出。如果應(yīng)用ERP系統(tǒng)的企業(yè)的業(yè)績、資產(chǎn)、負(fù)債等一系列機(jī)密文件被競爭對手掌握，就會增加競爭壓力。

2.8缺乏對ERP系統(tǒng)實施中風(fēng)險的規(guī)避研究

很多人只知道ERP系統(tǒng)體現(xiàn)的先進(jìn)管理理念，不了解ERP實施中存在的巨大風(fēng)險。由于對ERP缺乏認(rèn)識，許多企業(yè)家盲目投資，這是造成ERP應(yīng)用失敗率高的一個重要原因。在西歐，大部分中小型企業(yè)在應(yīng)用ERP時會按照BS7799標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行風(fēng)險度測量與風(fēng)險度分析，制定出規(guī)避實施風(fēng)險的戰(zhàn)略警戒線與警戒點(diǎn)，這在一定程度上對規(guī)避ERP風(fēng)險起到了重要作用。

3解決問題的對策

3.1完善ERP系統(tǒng)的實施基礎(chǔ)

企業(yè)在建設(shè)ERP系統(tǒng)時，需要有合理的管理模式，同時要為系統(tǒng)建立提供有效的數(shù)據(jù)支持。

3.2加強(qiáng)ERP系統(tǒng)與其他信息系統(tǒng)的結(jié)合

ERP系統(tǒng)已經(jīng)基本能做到物流和資金鏈的統(tǒng)一。如果要將更加全面的企業(yè)經(jīng)營信息囊括在內(nèi)，會導(dǎo)致ERP系統(tǒng)的數(shù)據(jù)過于龐大，成本大大增加。在以ERP系統(tǒng)為主的框架中結(jié)合其他信息系統(tǒng)，可以降低系統(tǒng)維護(hù)和升級難度[10]。

3.3加強(qiáng)對ERP系統(tǒng)的認(rèn)識

引導(dǎo)員工了解并學(xué)習(xí)ERP系統(tǒng)，讓其認(rèn)識到ERP系統(tǒng)不僅是財務(wù)管理工具，更代表了一種先進(jìn)的管理理念。企業(yè)管理者需要制定總體的戰(zhàn)略目標(biāo)及發(fā)展方向。企業(yè)在選擇ERP系統(tǒng)類型時，需要分析產(chǎn)品的特性與企業(yè)自身的需求，從而選擇適合企業(yè)運(yùn)營的ERP系統(tǒng)[11]。

3.4提高企業(yè)財務(wù)人員的素質(zhì)

負(fù)責(zé)操作ERP系統(tǒng)的計算機(jī)技術(shù)人才需要掌握一定的財務(wù)管理知識，財務(wù)部門需要將財務(wù)管理相關(guān)信息和管理需求及時反饋給ERP系統(tǒng)的運(yùn)維部門。財務(wù)管理部門的工作人員需要學(xué)習(xí)一定的計算機(jī)知識，及時與ERP系統(tǒng)的操作人員進(jìn)行溝通，提高ERP系統(tǒng)的實施效率并發(fā)揮其在企業(yè)管理中的作用。

3.5供應(yīng)商與企業(yè)雙管齊下，打造動態(tài)系統(tǒng)

供應(yīng)商需要根據(jù)企業(yè)流程打造出適合企業(yè)的個性化系統(tǒng)。不僅要了解企業(yè)的突出板塊與功能，還要對企業(yè)流程進(jìn)行確認(rèn)，在詳細(xì)全面地了解企業(yè)的管理與生產(chǎn)流程后，打造出動態(tài)系統(tǒng)。只有發(fā)揮ERP系統(tǒng)普適性與針對性的優(yōu)點(diǎn)，才能更好地運(yùn)用ERP系統(tǒng)。企業(yè)要篩選出有實力、能促進(jìn)自身發(fā)展的供應(yīng)商，對供應(yīng)商的口碑、系統(tǒng)的質(zhì)量以及后期運(yùn)營維護(hù)與升級等進(jìn)行有充分了解。還要了解供應(yīng)商系統(tǒng)的突出板塊、強(qiáng)大功能、后續(xù)運(yùn)維與拓展能力。做好總體規(guī)劃，確定公司未來發(fā)展方向，選出一個不僅適合于當(dāng)下還有利于未來發(fā)展的供應(yīng)商。

3.6實行集成化、透明化的全自動管理制度

增強(qiáng)企業(yè)ERP系統(tǒng)的智能化和自動化，可以實現(xiàn)公司對財務(wù)管理的全面、智能操作，以達(dá)到防腐敗的目的，打造更完善的系統(tǒng)集成。系統(tǒng)集成的關(guān)鍵功能體現(xiàn)在分享數(shù)據(jù)方面。當(dāng)集成建立時，需要重點(diǎn)監(jiān)測企業(yè)數(shù)據(jù)，以防信息發(fā)生紊亂或者更新落后的現(xiàn)象，使公司更加高效地對采購銷等工作進(jìn)行分配。企業(yè)要充分考慮供應(yīng)商以及客戶的影響，實行“透明化”管理，杜絕“吃回扣”，以良好的形象贏得大眾的信任[12-13]。

3.7提高信息的準(zhǔn)確性，保障信息安全

ERP系統(tǒng)需要將輸入的數(shù)據(jù)提供給多個組織部門進(jìn)行使用，運(yùn)用集成數(shù)據(jù)系統(tǒng)可以減少信息輸入的次數(shù)。要想保證企業(yè)的財務(wù)數(shù)據(jù)真實可靠，就要增加企業(yè)內(nèi)部交流，隨時關(guān)注信息的實時狀況，達(dá)到消除錯誤的目的。供應(yīng)商在為企業(yè)打造系統(tǒng)時，在功能與功能之間、板塊與板塊之間要更加關(guān)注邏輯的嚴(yán)謹(jǐn)性與關(guān)聯(lián)性，以減少系統(tǒng)漏洞出現(xiàn)的可能，讓“黑客”無可乘之機(jī)。企業(yè)要提高相關(guān)人員的安全意識，加強(qiáng)信息安全體系管理，建立完善的信息安全管理機(jī)制。

3.8進(jìn)行慎重的可行性研究

要想規(guī)避風(fēng)險，企業(yè)在決定實施ERP時要先進(jìn)行全面的風(fēng)險評估。在ERP項目前期，應(yīng)該進(jìn)行可行性分析，還要制定出規(guī)避風(fēng)險的警戒線、風(fēng)險出現(xiàn)前的防御措施以及風(fēng)險出現(xiàn)后的高效急救措施，從而有效規(guī)避風(fēng)險。

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作者：楊濱 楊金坤 單位：黃河交通學(xué)院