大數據下高職院校檔案管理優化淺析

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摘要：大數據時代的來臨影響著社會經濟的發展方向與速度，也轉變了人們的思維、工作及生活方式，同時對高職院校檔案管理工作帶來了巨大的影響和沖擊，是對高職檔案部門管理水平與能力的考驗。在大數據技術的支持下，高職檔案業務流程能夠得到優化，檔案增值信息可以得到挖掘，職能建設工作能得到持續的推進。為更好、更全面、更深入地推進高職檔案管理工作的優化，我們需要明確大數據時代高職檔案管理模式的變化，分析大數據時代高職檔案管理所存在的問題，從而提出相應的檔案管理優化對策，為我國高職院校檔案管理工作的持續推進及改革，奠定堅實的基礎，提供可靠的保障。

關鍵詞：大數據；高職院校；檔案管理

在大數據背景下，社會各領域都將面臨高效管理的困難局面，要不斷認識到海量數據在高效管理中所擁有的迫切性及重要性。檔案管理學也不例外，在信息數字時代的背景下，檔案管理工作在“技術提升”“方法改進”“政策制定”等層面已得到明顯的改進，并不斷在完善和進步。而在信息技術得到充分應用的視域下，教育科研、管理服務所產生的檔案數據種類和規模日漸增加，使高職傳統的檔案管理工作面臨著嚴峻的挑戰。因此，我們需要深入分析大數據背景下高職檔案管理工作所發生的變化，從高職檔案管理問題的層面，探索科學合理的優化策略。

一、大數據背景下高職院校檔案管理工作所發生的變化

（一）檔案管理觀念

大數據時代，檔案服務、檔案規模及軟件平臺的充分應用，使檔案管理者對檔案管理的認識發生了深刻的改變。并且催生出宏觀鑒定論、文件連續論、新來源論等檔案管理理論及大檔案觀、大數據觀、大服務觀、大平臺觀等管理觀念。其中大數據觀主要指檔案管理部門應充分利用大數據技術，挖掘有價值的數據資料，使檔案管理工作呈現精細化的特征。而大檔案觀主要指檔案數據和信息分布在不同的計算機網絡節點及平臺中，需要檔案管理者及時收集各類檔案信息，使其應用到檔案管理工作中。而大服務觀則指檔案管理者應將被動服務轉變為主動服務，借助現代信息技術為用戶提供一條龍服務。至于大平臺觀則指對檔案管理平臺靈活、充分、全面的應用。

（二）資源體系發生的變化

第一，在大數據背景下，數據來源愈加廣泛，高職管理、教育、科研及生活中都能產生大量的數據信息，這些數據信息不僅來源于高職信息管理平臺，更來源于不同的網絡節點中。第二，數據內容多種多樣。通常包括實物、聲像、紙質及電子檔案，其中電子檔案包括非結構化與結構化的數據，如視頻、音頻、網頁、圖像、表格及文檔等。第三，價值密度較低。在大數據背景下，檔案數據的總量越來越多，檔案的價值密度及平均利用率卻呈現出不斷降低的態勢。

（三）檔案服務體系

第一，服務對象。檔案部門的服務對象能夠更好地覆蓋所有教職員工、學生及學校領導，用戶能夠通過“線下”延伸“線上”的方式，更好、更便捷地應用檔案資源，并且成為檔案管理的主要對象。第二，服務內容。在大數據技術的支持下，檔案管理服務能夠更加深入人心，從被動服務轉變為主動服務，關注用戶的行為特點，通過檢索結果、檢索方式、查閱記錄及身份登記的方式，明確用戶需求，提高檔案信息推薦及服務的針對性。第三，服務方式。當前我國部分高職院校的檔案管理工作已經形成了智能推送、個性定制等檔案服務方式，檔案管理者能夠對線上用戶進行悉心解答及偏好分析，讓檔案服務更具針對性與個性化［1］。

二、大數據時代高職檔案管理工作所存在的問題

（一）缺乏協同合作意識

高職院校是培養高質量、高素質、高技能優秀人才的關鍵陣地，通過充分利用檔案資源，能夠幫助高職院校更好地開展各項教育、科研、管理及服務工作，為現代職業人才的培養，提供必要的保障。然而在檔案建設的過程中，卻存在建設主體缺乏協同合作意識的問題，簡而言之就是檔案管理者缺乏與其他部門協同合作的理念、意識，導致檔案管理工作的建設實效難以得到充分的提升，致使用戶需求無法得到全面、有效、切實地滿足。這與大數據下檔案管理工作的“大服務觀”相背離。譬如，檔案管理者缺乏與檔案用戶或檔案利用者的合作、交流，將導致檔案服務的針對性、精準性不高，雖然能夠通過大數據技術對用戶需求進行分析，但難以全面滿足檔案利用者的現實需求。而缺乏與檔案信息形成者的聯系，又會導致檔案數據采集、整理工作耗時耗力，極大地提升了高職院校檔案建設的成本。而缺乏與數據管理平臺管理者的合作，如財務管理平臺等，會導致數據信息的完整性、全面性受到嚴重的影響。因此，高職院校檔案管理者應加強對檔案建設主體的完善，提升檔案管理者的協同合作意識［2］。

（二）檔案服務形式單一

高職院校的檔案管理工作主要包括分類整理、檔案保存、檔案收集、歸納及應用等方面的內容。在大數據時代，高職檔案服務逐漸形成了智能化推送、個性化定制等趨勢，使檔案管理者的服務方式，從傳統的被動服務逐漸轉變為主動服務，可以通過檔案遠程服務的形式，幫助用戶解決檔案資源上的問題。然而我國部分高職院校檔案管理部門卻難以革新檔案服務形式，依舊采用較為單一、傳統、機械、刻板的服務模式，導致檔案服務的整體水平較差，檔案管理質量低下。雖然部分高職院校已經將遠程服務、智能推送等模式融入檔案管理的過程中，但主要以咨詢服務為主，無法充分滿足用戶多元化、多樣化的需求。并且，很多檔案管理系統缺乏檔案共享功能、遠程查閱功能，僅僅停留在資源存儲和備份上，很難發揮檔案管理系統所擁有的優勢，豐富檔案服務的形式。與此同時，也導致大數據技術在檔案管理中所擁有的價值，無法得到全面彰顯，很難適應大數據時代對高職檔案管理工作所提出的基本要求［3］。

（三）專業隊伍不夠合理

高職院校在編制檔案管理人員的過程中，通常堅持節約成本的基本原則，盡量精簡行政崗位人員，特別是對高職院校工作開展效益不明顯的檔案管理崗位，更是嚴格控制人員數量，導致高職檔案管理工作的開展質量受到了影響。第一，專兼職人員不足。目前，在我國大部分擁有配置檔案人員能力的高職院校中，依舊有少部分院校沒有配置專職人員。雖然其中有過半的高職院校配備了專職人員，但很多檔案專職人員還兼職教學、秘書與辦公室等工作。真正配備專職人員的院校“少之又少”。第二，人員結構不夠合理。一是在職稱結構和學歷結構的層面上，大部分高職院校的檔案管理者普遍為本科，職稱層次為中級或初級，高級職稱或高學歷的檔案管理人員相對較少。二是老齡化問題嚴重。高職院校中的檔案管理人員的年齡層次普遍以40歲或50歲的人群為主，很多檔案管理者都是臨近退休或者教師家屬。第三，專業人員匱乏。檔案專業的人員占比非常低，其他檔案員管理者通常是半路出家抑或非檔案管理專業，他們普遍缺乏扎實的檔案專業技能、價值觀及信息技術應用能力［4］。

三、大數據時代高職檔案管理工作的優化對策

（一）完善檔案建設主體

第一，高職檔案管理者應加強與檔案形成者的交流與合作。通常來講高職檔案的形成者主要包括院校的教師、職工、學生及相關的行政人員。他們在工作中會形成、產生大量的數據，這些數據資料經過處理后能夠成為檔案管理的主要內容。因此檔案管理者應與檔案形成者建立緊密的聯系，讓檔案管理工作的收集、歸檔工作更具實效性和有效性。特別在現代信息技術的支持下，檔案形成者應通過統一的管理系統，將數據記錄或上傳到云終端，以便于檔案管理者利用。第二，檔案管理者應加強與檔案利用者的交流溝通。雖然檔案利用者及檔案用戶不直接形成、產生檔案信息，然而通過探究他們應用檔案的結果和行為，能夠優化檔案資源體系，讓檔案資源體系建設更具針對性、實效性、全面性及有效性。簡而言之就是通過大數據技術分析檔案用戶的需求特征、明確用戶與檔案之間的關系，提升檔案信息應用的全面性。第三，加強檔案管理者與檔案保存者的聯系。檔案保存者是檔案資源的歸屬者，擁有最為集中、全面的檔案資源，通過加強與檔案保存者的充分聯系，能夠幫助管理者更好、更全面地了解檔案保存情況，譬如電商平臺保存著大量用戶的數據，能夠為國家檔案管理部門的工作開展提供依托。而在我國高職院校檔案管理工作中，檔案管理者、整理者及存儲者通常是相互統一的，但高職院校教育、科研及發展的各類數據依舊存儲在各行政部門或管理系統中，在該層面，行政部門或管理平臺便屬于檔案資源的“保存者”，需要檔案部門加強與其的內在聯系。也就是加強檔案管理者的協同合作意識，使其能夠與各部門、機構及個人取得聯系，讓檔案管理工作得到更好、更快、更健康的發展。當然在此過程中，高職院校需要構建一個科學合理的協同合作機制、保障機制，確保各類協同合作工作的開展都能夠得到充分、全面的保障。

（二）豐富檔案服務形式

在大數據背景下，檔案管理者、服務者應創新檔案服務形式，通過發揮大數據技術的優勢對檔案價值進行挖掘和彰顯，提升高職檔案的整體水平。第一，用戶需求分析。檔案管理者應加強與檔案用戶交流合作，明確用戶利用檔案資源的目的、需求及情況，進而借助大數據技術分析檔案資源的具體應用趨勢、態勢、格局及情況，以此確定檔案用戶的真正需求及不同用戶群體在高職檔案資源利用中所存在的差異性，及時將有價值的檔案資源推送給用戶，讓檔案數據更好地滿足用戶的多樣化需求。第二，構建檔案數據庫。在“大服務觀”的指引下，高職檔案管理者還應結合大數據挖掘、分析技術的優勢，將高職檔案用戶劃分為不同的用戶類別，并將其經常能用上或者重要性較高的檔案數據資源整合到特定的模塊中，當檔案用戶提出需求后，檔案管理者或計算機系統，能夠及時、全面、充分地將檔案資源呈現在用戶面前。在此背景下，高職院校還可以結合不同院系、專業的特征、特點，構建與之相對應的檔案信息庫、數據庫，并對數據庫中的數據資源進行分類和細化。當教師提出特定的檔案需求時，管理者能夠根據高職的院系特征、教師的需求特征，讓檔案數據信息更好地、更及時地呈現在教師的面前。第三，加強檔案數據管理系統與其他管理系統的聯系，即在教師、學生或院校領導，通過某信息系統開展業務活動時，可以通過輸入基本信息、賬號密碼或驗證權限的方式，自動、智能地獲取檔案資源。此外，在檔案管理服務形式豐富和優化的過程中，高職院校還應通過優化檔案管理制度的形式，深化對檔案服務的考核、評價，確保檔案服務工作能夠充分適應檔案應用者的基本需求，能夠更好地提升檔案管理的實效性，使大數據技術充分、全面、有效地應用在檔案管理服務中［5］。

（三）加強檔案隊伍建設

在大數據背景下，檔案隊伍是檔案信息化、數字化建設的關鍵與核心，是推動我國高職檔案管理工作健康發展的有力保障。為充分提升檔案服務質量、豐富檔案服務形式，提高檔案管理的實效性：第一，配備專職人員。高職院校在人員選拔、引入及聘任上，可以先由辦公室人員來負責檔案管理的相關事宜，隨后在高職院校規模擴大及能力提升的過程中，根據實際情況及時配備專業的人員，確保其擁有充足的時間和精力，完成檔案管理工作和任務，提升高職檔案管理的科學化、規范化及標準化程度。第二，完善隊伍結構。一是職稱評審。高職院校應統一開展檔案管理者或檔案員的職稱評定工作，推進職稱評審工作的科學化、規范化、正常化發展，與此同時應結合辦學實際，對業務能力強、有重要貢獻的檔案員給予高級職稱。二是聘任制度。高職院校需要堅持考核嚴格、聘用擇優、雙向選擇、輪換崗位、按需設崗等原則，明確檔案管理工作的聘用目的，提升人才聘用的科學性。三是優化在職人員。檔案管理部門需要在考慮人員差異性的前提下，結合崗位需求、能力、興趣、特長等方面的特征，使不同專業、職能、學歷的人員得到優化配置。第三，積極開展培訓活動及引進專業人員。一是培訓工作。由于大數據時代使高職檔案管理工作發生了深刻的、巨大的、復雜的變化，因此需要檔案管理人員擁有較高的信息化素養，能夠充分應用大數據技術提升檔案服務質量和效率。對此，高職院校應積極開展信息技術培訓活動，引領檔案管理者樹立大數據觀、大平臺觀、大服務觀及大檔案觀，能夠掌握先進的信息技術，提升檔案管理工作的整體質量。二是引進專業人才。高職院校應結合檔案隊伍建設的實際狀況及檔案管理信息化的建設趨勢，加大對檔案專業人才及信息管理人才的引進，確保高職院校擁有堅實的、可靠的、結構合理、專業功底強的檔案管理隊伍。

四、結語

大數據時代對高職院校檔案管理工作的開展，帶來巨大而顯著的影響。通過分析大數據背景下高職檔案管理工作所出現的變化，能夠發現大數據技術在檔案管理中擁有舉足輕重、難以替代的價值，能夠從信息挖掘、分析及利用的角度，推動高職檔案管理工作的優化升級。因此，在管理實踐中，我們應從主體完善、服務形式豐富及人員結構完善等角度出發，制定優化策略，破解大數據時代下高職檔案管理所存在的問題，提高檔案管理工作的整體質量。

參考文獻：

［1］霍倩倩．以“雙高”計劃為引領，加強高職院校檔案管理人才隊伍專業化建設［J］．楊凌職業技術學院學報，2022，21（1）：70-72．

［2］王冰楠．大數據背景下檔案追蹤機制在高職院校檔案管理中的應用優勢研究［J］．黑龍江檔案，2021（5）：230-231．

［3］王翠華．信息技術對高職院校檔案管理工作的沖擊及應對策略［J］．黑龍江檔案，2021（4）：152-153．

［4］廖建兵．淺談“互聯網+”背景下的高職院校學生檔案管理工作［J］．中國管理信息化，2021，24（15）：192-194．

［5］閆瑤瑤，張軍霞，屈娜．基于生命周期理論的高職院校檔案管理模型構建與分析［J］．投資與合作，2021（7）：155-156．

作者:趙思 單位:楊凌職業技術學院