檔案管理規則精選(九篇)

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第1篇：檔案管理規則范文

經過十多年的檔案信息化發展，我國主要發達地區對檔案信息化的提法達到了空前的高度、深度、廣度與力度，通過集成不同的現代技術，出現了不同層次的檔案管理系統(AMIS)，涌現出一批數字檔案館、電子檔案館，基本實現館藏數字化、利用網絡化、控制智能化，逐步實現了計算機系統目錄管理和全文管理條件下的紙質、聲像、實物和電子文件的歸檔，有的還實現了網絡化電子文件歸檔。但是，歸檔管理模式并沒有根本性突破，主要表現在無法對檔案的質量進行全面、系統地實時監控和綜合評價，如各門類載體材料收集是否齊全完整，內容是否真實有效，整理是否規范，歸檔是否及時，以及各部門的歸檔難度、歸檔數量等。即便是各個等級的檔案目標管理考核，也只能對已歸檔的材料進行抽查。顯然，傳統的歸檔模式對于如何提高歸檔效率，實現對文件形成與歸檔的過程、時間和質量的實時監控，以及建立對歸檔人員激勵評價的科學管理機制，仍缺乏科學有效的解決方法。

當前AMIS基本上是對已有檔案信息的管理、利用、編研等環節進行管理，而對檔案界反映比較強烈的“采全率低、采準率低、及時性差(即檔案收集不齊、質量不高、期限不準、歸檔滯后等)”等問題無法處理。由于檔案的收集范圍、保管期限對不同單位具有特定性，一般檔案管理人員難于把握，使得大量的原生信息源未能收集保管，直接影響了檔案的收集、著錄以及今后提供利用的水平。

目前，在檔案整理的過程中，每個環節都需要大量的人工干預或檢查，才能達到理想的整理效果，也就是說一個單位的檔案要想整理得好，就必須需要一個高素質的檔案人員，做到仔細、認真，并且必須非常了解單位的業務運作。

二、應用業務規則技術的解決之道

針對國內檔案管理現狀，廣東萬維博通信息技術有限公司在自有系列檔案信息資源管理系統(AMIs)產品基礎上，引入人工智能技術，研發了一套“基于業務規則的檔案信息資源管理平臺”，該平臺除具備一般AMIS的檔案管理、利用、編研的功能外，重點研究了基于信息資源規劃，依托業務規則庫的檔案信息資源收集管理體系：通過信息資源規劃確定各立檔單位的歸檔范圍、保管期限表，并將其抽象為檔案業務規則庫(Archives Business Rules Database，簡稱ABR)，同時也將檔案主管部門與指導部門的規范、制度、標準等也整理到ABR，通過強大的推理引擎(RM)，對已有的檔案信息數據(AID)進行分析與推理，作出相應的判斷，以幫助立檔單位達到“檔案收集齊、保管期限設置準、檔案著錄規范”的目標，同時也為檔案管理部門建立起智能化的網上監督指導系統、績效評估系統和上崗人員自學習系統等。也可通過基于檔案知識規則庫(ABR)和推理引擎(RM)構建的檔案信息雷達自動從相關業務系統收集檔案信息資源。基本實現以下功能：

1)采用人工智能技術，建立檔案業務規則庫(ABR)，利用規則引擎，貫穿整個檔案軌跡的全過程，控制檔案收集、整理的質量與數量；

2)構建檔案信息雷達，利用檔案業務規則庫(ABR)。通過數據挖掘技術自動收集立檔單位的各種業務數據：

3)建立新型的檔案移交、接收模式，做到檔案實體正式移交前進行相應的非現場預檢查，保證檔案接收質量并減少后續的著錄量與數字化加工量：

4)建立新型的檔案監督指導管理體系與績效考核體系，實現遠程指導、遠程考核。

5)建立新型的檔案自學習系統，提供檔案上崗人員接受培訓的新途徑，并找到傳承資深檔案人士知識的快捷方法等。

三、主要研究內容

1、檔案業務規則庫(ABR)的建立與管理

與檔案業務相關的規范、制度、標準等內容，稱為業務規則(Business Rules，簡稱BR)，特別是檔案管理部門制定的檔案收集、歸檔范圍、保管期限表等。

每個立檔單位都有不同的規則，每個資深的檔案從業人員都有不同的經驗總結，在檔案指導的過程中可能也會定期加入相關規則，規則在不斷地更新。檔案業務規則庫分為三類，是將檔案各項專業知識分門別類融合。

1)針對外部的業務規則庫：以《檔案法》為主的相關法律、法規和制度等；

2)針對結構化的內部規則庫：對綜合檔案以立檔單位為基礎的《歸檔范圍》、《保管期限表》，對工程檔案以工程性質為基礎的《建設工程峻工檔案歸檔范圍》：

3)針對非正式的內部規則庫：檔案指導長期實踐的經驗，單位經驗豐富的檔案從業人員的知識總結等。

2、檔案業務規則庫(ABR)在檔案軌跡的各個環節的用處

通過完善的業務規則管理系統(BRMS)將相關的檔案規范、制度、標準及各立檔單位的歸檔范圍、保管期限表等抽象為檔案業務規則庫。

BRMS是系統服務堆棧中的一部分，提高了SOA的便捷性，利用它建成的ABR及檔案信息庫(AID)，可較快地搭建與檔案配套的其他業務系統。

檔案業務規則庫(ABR)建設完成后，在檔案軌跡的各個環節可以開始發揮作用。

可對各立檔單位的檔案信息(包含全宗、目錄／項目、案卷、卷內等)自動分析，提高決策水平，推理得出相關結論：

檔案著錄是否規范?

檔案收集范圍是否齊全?

保管期限定義是否準確?如數據符合要求，可以搬檔案實體過來或下去檢查等，并衍生出相應的人工智能子系統：

1)檔案接收即時檢查系統

接收檔案范圍確定后，系統可即時根據檔案業務規則庫(ABR)將各立檔單位的檔案信息(AID)，通過知識規則推理引擎(RM)，對錄入或導入的檔案信息進行檢查，系統自動提出整改意見或驗收意見。

2)檔案著錄規范檢查系統

根據已存在的檔案業務規則庫(ABR)對責任者、題名、保管期限等自動進行檢查。

3)網上監督指導系統

檔案局／館、檔案主管單位利用基于Internet／Intranet的檔案信息掃描技術，結合檔案業務規則庫(ABR)，自動監督各立檔單位的檔案整理情況，發現問題自動提醒，并及時反饋，信息轉入Workflow，檔案監督指導人員根據實際情況作出處理。

它利用人工智能的原理，借助計算機模擬人類的思維過程，對檔案信息數據進行分析與推理，作出相應的判斷，提出建議及線索，以供檔案管理部門進行進一步的重點檢查與監督指導。其目的就在于：提高監督指導效率，降低監督指導風險，進而保證檔案收集入庫的質量。

4)立檔單位績效評估系統

績效評測內容與目標建立后，系統可定期根據檔案業務規則庫(ABR)對各立檔單位的檔案信息(AID)進行評測，通過知識規則推理引擎(RM)，自動生成績效預評估報告，經過Workflow流轉后產生最終的評估報告。

第2篇：檔案管理規則范文

【關鍵詞】 事業單位 檔案信息化 問題 解決對策

前言：

檔案作為承載人類文明的重要載體，其管理工作對于每一個單位來講都十分重要的。尤其是事業單位，作為我國的行政執法部門，其檔案信息不僅記錄著人才的培養與考核，還記錄著我國社會經濟的發展，具有尤為重要的保存價值。因此，如何做好事業單位的檔案信息化建設，早已成為時下每一個事業單位檔案管理所面臨的首要問題。以下筆者就事業檔案信息化建設中存在的問題及解決對策進行粗淺的探討，以期為事業單位的檔案信息化建設提供有益建議。

1. 事業單位在檔案信息化管理中存在的主要問題

1.1 缺乏專業的檔案信息化管理人才

目前在我國事業單位檔案管理中，普遍缺乏專業的檔案管理人才。部分檔案管理人員，從未接受過正規的檔案信息化培訓，以至于在檔案信息化建設的工作中，往往存在人為的工作誤差，無法發揮檔案信息化管理的真正作用。甚至部分事業單位并沒有專門的檔案管理人才，而是由其他部分的工作人才兼任。以至于，在檔案信息化工作中，不僅僅無法順利進行檔案信息化建設，也造成許多檔案人員在工作過程中敷衍了事，缺乏強烈的責任心與耐心，去完善檔案信息化建設，發掘檔案信息化建設過程中存在的問題。

1.2在檔案信息化建設中缺乏完善的離職交接制度

現今社會，很少有人會在一個崗位上一直持續下去直至退休。尤其是事業單位，其人員換屆更是有著必然性。因此，在檔案管理工作中，檔案管理人員的離職交接一直檔案管理部門的首要問題。尤其是突發性離職交接，例如：檔案管理人員離職、出過深造、生病等突發性事件，都對檔案管理工作的順利進行造成了極大的影響。同時，由于目前絕大多數的檔案管理部門，缺乏完善的交接手續，以至于檔案管理人員在進行離職工作交接時，無法做到有章可依，有章可循，最后造成許多檔案變成“死檔”、“棄檔”，給事業單位造成了極大損失。

1.3事業單位在檔案信息保管中尚缺乏有效的措施

保管好檔案信息是檔案管理工作的一個重要步驟，雖然現在電子檔案已經越來越破普及，但是多數機密、重要的檔案信息，事業單位還應同時采用紙質檔案管理的方式進行管理備案。然而目前，事業單位在檔案信息化建設后，針對機密、重要檔案的備案尚缺乏有效的措施，造成電子檔案與紙質檔案管理制度不配套。以至于，許多檔案造成丟失、損壞。而在查找使用中，又無法發揮檔案信息的最大利用價值，極大的遏制了事業單位檔案信息化建設的進一步發展。

1.4事業單位缺少高科技管理和保護檔案的意識

隨著時代的進步，事業單位原有的檔案管理方式和管理設備，已經無法適應當前的時展。然而目前我國絕大多數的事業單位，還是沒有認識到這一問題的嚴重性。以至于在日常管理中，大多數事業單位的檔案信息管理，無法及時的更新，或者是更新速度緩慢。同時，也沒有根據社會的發展，工作的實際需求，引進高科技設備進行檔案的管理與修復，對檔案的信息的保護意識仍很薄弱。

2. 完善事業單位檔案信息化建設的幾點解決對策

2.1強化對事業單位檔案管理人員的培訓與招聘

檔案管理人員作為檔案信息化建設的直接執行者，其專業技能水平的高低，直接影響著信息化建設的程度。因此，為了進一步完善事業單位檔案信息化建設，加強對事業單位檔案管理人員的培訓與招聘尤為重要。首先，事業單位應該定期安排現有檔案人員進行檔案信息化建設的相關技能培訓，加強其專業技能知識，并使其認識到此工作的重要性，樹立正確的工作態度；其次，對外公開招聘優秀的檔案信息化管理人才，為事業單位引進新鮮的血液，加快事業單位檔案信息化的建設。從而提高事業單位檔案管理人員的職業技能水平，專業知識，使事業單位的檔案管理能夠跟上時代的發展步伐。

2.2 做好事業單位檔案管理人員的離職交接工作

事業單位應當對檔案工作人員的離職交接工作，作出嚴格的規定，從而使交接工作做到有法可依、有章可循。例如：當一個事業單位的工作人員因為一些原因需要離開崗位的，要在臨走之前做好檔案的交接工作，并留下其聯系方式，方便原單位在發現問題時及時聯系。同時，最好交接工作的書面備注，以此區分工作責任，方便日后查閱。

2.3做好檔案信息的更新管理工作，引進先進設備

由于事業單位每天都會有新的變動，所以事業單位的檔案管理人員，需要及時的跟上信息變動腳步，及時的收集新的檔案信息，不斷充實檔案信息庫，完善檔案信息庫。同時，根本事業單位的實際需求，定期跟換落后的檔案管理設備，引用先進的設備來管理檔案，為進一步完善檔案信息化建設奠定基礎。從而從根本上加快事業單位收集信息的能力與速度，更好的服務于單位。

2.4建立屬于自己的檔案信息化管理規則

要想進一步完善檔案信息化建設，制定必要的檔案管理規則尤為重要。因為，任何一項管理工作，都離不開相應的規章制度。所以，事業單位在檔案信息化建設中，應該根據實際的管理情況，逐步形成和完善自己的管理規則。而不是雜亂無章的管理檔案，要采用合理有效的方式促進檔案信息化建設，且消耗最小的人力、物力、財力管理更多的檔案，只有這樣才能真正加快檔案信息化的建設，提高檔案管理的工作效率與工作質量。

結束語：

綜上所述，本文筆者就事業單位檔案信息化建設進行粗淺的探討，使我們更加清楚的認識到，檔案信息作為事業單位進行決策、分析的重要依據，在構建社會主義中占據著十分重要的地位。因此，如何進一步完善事業單位的檔案信息化建設，將檔案信息化建設真正落實到事業單位的日常章程中，早已目前事業單位進行檔案管理的首要工作，具有十分重要的現實意義。

參考文獻：

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[3] 吳啟瑞.人事檔案管理創新要與事業單位改革同步實施[J]. 太原城市職業技術學院學報.2006（04）.

第3篇：檔案管理規則范文

關鍵詞： 高職院校 檔案管理 信息化水平

高職院校檔案管理工作不僅是高職院校進行教育管理的一個重要的部分，而且是高職院校管理工作中的一個重要環節。高職院校的檔案管理是指高職院校從事招生教學科研管理等活動，直接形成的對學生、學校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式載體的歷史記錄。

一、高職院校檔案管理的現狀

（一）檔案管理的步伐跟不上時代變化。

目前，高職院校的檔案管理不夠現代化，它們的觀念落后于時代的發展。檔案管理作為高職院校信息資源的一個重要組成部分，檔案管理的工作需要與時代并進。許多學校覺得檔案管理工作就是將資料整理分類一類的事，根本無關輕重，并不需要在上面花費人力物力。這是由于這些高職院校對于檔案管理工作的認知還不夠徹底，對于檔案管理工作缺少系統認知。更甚者，有的高職院校的檔案管理工作人員并不是擁有專業檔案管理職能的檔案管理人員，而是從社會上招聘的臨時工人或者兼職工人。

（二）檔案管理信息化缺少基礎建設，重視度不高。

作為一種服務于教學管理活動、輔助教學管理活動的工作，檔案管理由于在學校的發展歷程中并不直接起影響作用，并不是很受高職院校的重視。許多高職院校認為購入幾臺電子設備，就算完成了檔案管理的信息化。這一點微薄的投入是遠遠不夠的，實現檔案管理工作信息化必須要求整個學校的管理活動，例如教學、科研等，全都進行網絡化、數據化、信息化管理，這樣檔案管理工作的信息化才能算大體完成。

（三）急需提高檔案管理人員的信息化管理素養

由于高職院校的大多數檔案管理人員并不是專業的檔案管理人員，他們缺少檔案管理工作的相關專業知識，在工作中難免會出現對檔案的歸檔分類不準確、歸檔資料不完整、查閱檔案的手續不完備等情況。

二、實現高職院校檔案管理信息化建設的建議

（一）加強學習，增強認知。

要不斷學習，提高認知水平，不斷提高學校的教育管理能力水平，實現檔案管理工作信息化。由于檔案管理工作實現信息化對學校的教學、科研、管理都有著十分重大的意義，因此學校檔案管理工作方面的上級領導應該將檔案管理工作的信息化放在一個重要的位置，不斷強化下級工作人員對檔案管理工作信息化的認識，使得檔案管理工作的信息化有計劃、有步驟、有階段地進行。實現檔案資料的二次開發、二次利用是檔案管理工作信息化的最終目標，為了實現這一目標，高職院校應該不斷開發促進檔案管理工作對學校的發展服務功能。

（二）對檔案資源實行整合，形成固定標準。

建立檔案管理的信息化需要一定的規則和標準，如果缺乏規則和標準，則難以實現檔案管理信息化。目前，大多數高職院校采用合辦院校、聯合發展的形式，造成不同的高職院校間的檔案管理方式、規則和標準五花八門。因為缺乏統一的規則和標準，造成對檔案進行歸檔、傳輸、接受、查閱的難度加大。所以，高職院校有必要加強對檔案管理規則和標準的建立，在原有資源的情況下進一步進行信息化改造，使檔案的一系列處理流程井然有序，不斷提高檔案管理工作的信息化程度。

（三）提高檔案管理信息化人員的素養。

對檔案管理信息化進行建設的人員，不僅需要具備檔案管理這一方面的專業知識，還需要掌握現代化技術，擁有計算機、信息數據等方面的知識儲備。要在現有的檔案管理人員的基礎上，根據目前檔案管理工作的信息化的要求，加強物力人力投入，配備相關現代技術設備與技術指導人員，以完備的技術隊伍加快高職院校檔案管理信息化的工作進程。

（四）增加對檔案管理工作信息化的投入。

無論什么工作，都離不開人力、物力的支持，況且高職院校檔案管理工作信息化建設需要配備大量的現代技術硬件設施、軟件設備和技術人員，這些都需要大量的人力物力支持。并且檔案管理工作信息化建設是一項長時期、長投入、收益晚的工程，這就需要高職院校對檔案管理工作進行長期的、持續的、龐大的人力、物力投入。

三、結語

高職院校檔案管理記錄著高職院校整個從建成到發展至今的歷史進程，反映出高職學校教學、科研成果方面的成就。檔案可以真實全面地還原學校發展的歷史原貌。檔案管理工作是對高職院校進行教育質量和管理水平評價和估量的一項十分重要的根據。實現檔案管理工作的信息化十分重要，我們要認真對待，認真實施。

參考文獻：

第4篇：檔案管理規則范文

一、當前檔案管理信息化改革的趨勢

（一）信息的多樣化。對于多數檔案而言，往往包含多個類別，而且也關系到企業或者學校內部的關鍵信息，所以整體表現出復雜性，且信息內容多元化的趨勢，對于企業而言，檔案管理的方向不但需要分析當下企業改革的方向，同時需要注重針對一些關鍵數據以及材料的科學嚴格管控。

（二）內容的隱秘性。對于很多檔案信息而言，往往涉及到企業內部的信息、員工信息或者其他關鍵性的信息，而這些信息也與企業將來的進步與改革息息相關，所以對于檔案內容表現而言，更體現出明顯的隱蔽性，即很多檔案內容都是十分重要的，所以需要進行加密和屏蔽，以免關鍵信息泄露，導致企業蒙受不必要的損失。

（三）信息的實時性。由于信息化時代背景的影響，多數企業檔案管理的信息是通過相關市場調查或者分析取得的實時信息，所以信息本身具備時效性，而且信息也會隨著時間的推移發生價值的變化，即如價值的累積與發掘，所以對于檔案管理信息化改革而言，應當更加重視信息的實時性，同時強化檔案的信息管理。

二、當下檔案管理信息化服務轉變存在的問題

（一）缺乏管理關注度。對于多數檔案管理者而言，主要的問題體現在對于檔案資料的關注度不足，特別是無法了解管理流程的價值，而且檔案管理過程中為了避免出現問題，一昧妥協，從而導致管理工作無法達到具體的效果，而且對于信息化檔案數據管理缺乏精細化，這也導致很多企業與原先檔案管理服務效果不佳的問題，無法發揮信息化管理的優勢。

（二）缺少明確的標準。對于檔案信息化管理而言，往往需要相應的管理規則與標準。特別是在當前時代背景下，檔案信息化管理往往需要依賴于專業的管理軟件才能實現，但是軟件最終需要相應的硬件設備進行支持，而不同的企業或者學校，硬件設備也存在相應的差異性，所以需要制定統一的標準，如果檔案管理設備之間存在兼容、通用等方面的差異性，很難保證檔案信息資源的共享與傳輸，也很難保證檔案信息的一致性與科學性。此外，還有一些企業或者高校在檔案日常維護管理過程中，往往只是調整檔案的目錄信息，這也導致調用檔案過程中檔案目錄與內容不一致，只能逐字逐句查詢方能找到需要的信息，這也是檔案信息化管理存在的弊端。

（三）未能普及信息化。數字信息化已經是檔案管理的主流方向，特別是對于高校地區而言，檔案信息化、無紙化管理已經逐步普及，而且在一些企業或者高校內部，也已將電腦作為檔案信息化的重要工具，但是管理單純是調用了電腦的計算與儲存功能，對于電腦的分析、修改以及網絡共享功能往往缺少關注，這也是因為多數檔案信息改革者在管理過程中未能重視檔案專用管理軟件的研發，導致當下檔案管理融入的數字信息化技術僅僅是一種表面現象，技術普及還需要較長的周期。

三、信息化背景下檔案服務轉變策略

（一）強化檔案信息化管理的宣傳。要保證企業或者高校內部檔案管理的效果，則需要優先在其內部加大對檔案管理信息化改革的宣傳，而且需要根據時代特征開展。如通過宣傳講座、檔案信息化管理培訓等多種方式讓管理人員在提升自身工作水平的同時，強化對于檔案信息化管理的關注，從而保證檔案信息化管理宣傳深入人心。同時對于企業和高校自身，也需要落實推進檔案信息化管理改革的措施，如投入更多的資金引入更多檔案管理專業設備、軟件等，為檔案信息化管理改革奠定一定基礎。

（二）強化技術改革、創新及引入。要保證檔案信息化管理能夠落到實處，則應當強化當代檔案信息管理技術的改革、引入及創新，特別是針對性引入一些滿足時代背景技術，為檔案管理工作效果以及效率提升奠定基?A。而且回顧以往檔案管理方法，主要是以紙張作為檔案記錄憑據，通過手寫登記等方式進行管理，無論在管理效果以及管理速度方面都無法滿足當代多數企業的發展特點，而且隨著數據量的增大，檔案管理往往缺少廣闊的覆蓋面。而當下管理改革則可以從引入大數據分析管理入手，即管理過程獲取龐大的數據流，從而組建一個巨大的數據庫，而分析挖掘數據庫內的數據，方能獲取有用的管理信息。此外，要保證檔案管理與傳輸的效果，則可以利用網絡信息平臺作為媒介，實現檔案信息的傳輸與共享，同時能夠對于檔案本身有誤信息進行及時糾正，能夠保證管理的科學性與有效性。

（三）構建科學的管理體系與標準。就目前大部分院校或者企業而言，要保證檔案管理的信息化改革從而最大程度體現其服務職能，則需要對傳統的檔案管理體系以及標準進行界定，而通過明確的規則與管理方式，則可以保證管理流程的合理性，而且需要對于一些關鍵性檔案進行加密管理，從而避免因為檔案管理疏漏或者電腦中毒問題，而導致檔案信息的泄露。此外，管理過程中還應當明確管理流程以及標準，保證管理工作能夠按照規定進行，從而最大程度保證檔案管理的科學性與高效性。

（四）強化多元化檔案管理服務。對于檔案管理工作而言，往往是屬于院校或者企業本身的行政管理工作范疇，而且檔案本身包含的對象并不是單一的，因而對于院校或者企業的檔案信息化管理工作而言，則需要優先強化多元化的理念，而具體的管理方向可以包含以下幾點：1.促進高校加快自身科研技術，從而為管理改革帶來重要的意義。2.對于高校和企業而言，電子檔案本身也是內部各類評估流程的關鍵參考，而且根據相關的檔案信息或者數據開展評估，則有利于企業或者高校轉變自身需求。3.保證信息的價值，對于多數檔案信息而言，往往具有時效價值，而通過信息化手段，則可以實時更新檔案信息，從而保證信息的實時性，同時可以及時更新檔案信息，保證信息價值不會因為時間的流逝而降低，甚至失去，而且通過信息化途徑獲取的信息比較廣闊，對于檔案信息的完整化展示也將帶來關鍵性的作用。

第5篇：檔案管理規則范文

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[2]

[3] ]孫志輝.重視海洋經略海洋.人民日報海外版，2008

[4]江彥橋.海洋船舶防污染技術.上海：上海交通大學出版社 .2000

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[6]潘曉峰.《MARPOL73/78公約》附則IV實施對策.水運管理，2009.12：31-33

[7]張彤斌，李國凱，于慶昌等.常用國際海事公約研究和應用.大連：大連海事大學出版社.2006

第6篇：檔案管理規則范文

關鍵詞:道路運輸;檔案管理;特點;問題;措施

一、道路運輸行業檔案管理的意義

道路運輸管理部門主要是管理車輛運營,是有效的車輛運營管理機構,其工作中的重點就是要進行道路運輸營運車輛檔案管理,它是一項重要的系統性的工作。

如今的道路運輸的管理職能正在轉變,管理方式不僅要合理利用國家的章程規范,還要利用經濟、行政、法律等條件,只要是交通運輸過程中的所有對象,都要一一進行管理。道路運輸行業是特殊行業,其交通運輸安全會直接關系到老百姓的人身安全和經濟利益。因此,重視道理運輸行業檔案管理是十分重要的。

二、道路運輸檔案的特點

道路運輸檔案除了擁有一般檔案的特點之外,還有專業性的特點,主要有以下幾種表現方式。

(一)內容較多。交通道路管理部門所具有的特點和性質決定了其檔案管理的這一特征。該部門的主要工作職責是落實國家制定的道路管理規范的實施;做好運輸和旅客接送的管理工作;依照國家分配的權限,審批有關公路貨物運輸和其他運輸管理;完成指任務;征收有關的道路運輸管理費用;做好檢查工作,對一切違反交通法規的行為依法處理;做好對道路運輸企業的分類指導及行業文明創建工作。

道路運輸管理部門在實行檔案管理時,肯定會出現有關運輸對象的資料,因此形成了獨有的交通運輸檔案。道路運輸檔案主要包括:道路運輸文書檔案、業務檔案、科技檔案、道聲像檔案、會計檔案等。

(二)重復連續性。所謂重復性,隨著社會的不斷進步和發展,都有不同程度上的車輛換代、班次重組、更新線路等,有關的檔案材料也要隨之變化,所以說,道路運輸檔案的形成是依據客觀存在的事實。所謂連續性,是指道路交通運輸的檔案不是一次性形成的,它是不斷的增加的新現象而累計起來的,如:當年已被立案而未結案的行政處罰案件。

道路運輸檔案是重要的交通運輸情況記錄,它主要反應的是我國交通運輸的具體狀況,還有管理部門的工作效率,檔案中的每一個數字都明確的記錄著交通運輸情況,是一份證明,也是對歷史工作的經驗總結,并帶領管理部門制定長遠的規劃和決策。

三、當前道路運輸管理行業檔案工作存在的問題

我國交通運輸管理部門有很多職工對運輸管理行業檔案工作還不夠重視,沒有把運輸管理行業檔案工作看成是運輸管理工作重要的組成部分。

運管部門的檔案管理不集中,在管理工作中形成的公路運輸檔案分別存放在不同的科室,管理零亂,各部門之間的協作能力不強,無法形成一個整體系統的交通運輸檔案管理,使道路運輸管理行業檔案的開發利用成效甚微。

現今的道路運輸管理行業檔案系統軟件比較落后,管理方式和服務系統都很單一,沒有達到系統化,車輛檔案管理系統僅僅限于車輛建檔、過戶、停報等簡單的業務操作,用先進的計算機配合稽查、統計、宏觀管理更是沒有出現。尤其是貨運信息檔案系統很不完善,致使貨運信息無法達到共享,車輛空駛率較高,造成了人、車、物的綜合浪費。

四、搞好道路運輸行業檔案管理工作的措施

(一)從檔案建設方面做好管理。要建立和完善檔案管理,首先要對各管理部門的職責進行明確的分工,道路運輸的檔案管理的過程是不斷變化的,比如,從車輛入戶建檔到報廢銷檔,檔案資料則在不斷的增多,完善。同時,也要經過營運業戶、維修企業、檢測企業、管理部門多個管理環節。因此,建立完善的道路運輸檔案管理制度要明確各部門的分工和責任,明確管理規則,才能保證及時準確地收集、分類、歸檔、清理相關資料。

加強對檔案的日常管理是完善道路運輸檔案管理的重要部分,要及時更新相關的技術資料并將其入檔,由于道路運輸營運車輛檔案包含的資料比較復雜,且隨時都在變化更新,因此,對檔案的管理要隨時更新和完善,保證技術資料的時效性和延續性。所以,管理部門工作人員應當對車輛技術檔案中的資料進行分類處理:對車輛照片、技術參數表、營運證和行車證復印件等資料要求永久保存;對車輛維護、檢測等資料則根據需要確定保存時限。

最后,檔案管理人員更新和保持資料是日常生活中的重要部分,還要及時清理過期資料,撤銷報廢車、轉出車檔案,收集檔案號資源和儲存空間。

(二)從行政方面加強管理。為了加強道路運輸檔案管理,有關領導應該在全行業大力宣傳《檔案法》,讓各工作人員充分認識到加強行業檔案管理的重要性,把檔案管理工作納入到各級領導的日常工作和各業務部門的工作規劃中,保證檔案管理工作的順利進行。道路運輸管理部門要切建立好網絡管理系統,實現信息化的檔案管理方式。同時,還要提高工作人員的業務水平,抓好檔案管理人員業務培訓工作。對于檔案管理進行完善的統籌規劃,投放一些資金,希望可以完成信息建設和人員培訓工作,使全行業檔案管理基礎工作都能達到要求的檔案管理水平。

經濟的發展是道路運輸業不斷的發展,在道路運輸行業中,車輛不斷的更新,道路也隨之擴展,新科技也紛紛出現。因此,在道路運輸檔案管理中,要不斷的收集新的資料,完成信息資源共享,更快的完成科研成果轉換,為提高道路運輸檔案管理服務。

總結:綜上所述,道路運輸檔案管理是持續性的工作,要經過不斷的積累和發展,也可以說是道路運輸管理的系統化建設工程。根據國家交通部門的正確指導,加上領導部門的高度重視和部門工作人員的勤懇敬業,我國道路運輸檔案管理會越來越科學,越來越完善,一定會在國民經濟建設中發揮重要作用。

作者單位:吉林省松原市前郭縣運輸管理所

參考文獻:

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第7篇：檔案管理規則范文

一、信息化建設的內涵及意義

1.檔案信息化建設內涵。檔案信息化具有非常豐富的意義，既包括傳統意義上對檔案信息資源的有序整理，也包括現代意義上對檔案信息資源的開發與利用。除此之外，檔案信息數據庫的建設、檔案信息化人才的培養、與檔案信息化相關的制度的制定與完善等等，都在其范疇之內。

2.檔案信息化建設意義。一是提升檔案管理工作效率的必要保證。以檔案信息資源的共享與利用為例，在傳統的檔案管理方式中，要想實現信息共享必須要全部依靠手工操作來實現，煩瑣的程序以及復雜的交接會使得相關單位對檔案的利用率大打折扣。長此以往，各種檔案就會因為其自身的查閱困難性而被閑置下來，這樣不僅會造成資源浪費，而且也難以發揮檔案應有的服務功能。而伴隨著信息技術的發展，檔案信息化建設進程的加快，相關部門在進行檔案管理時能夠使文檔直接通過計算機網絡技術實現云儲存。這樣一來，無論是在網絡運行狀態下，還是在脫機狀態下，查閱者都能夠不受時間空間的限制而自由地進行檔案調閱。因此，我們說，檔案信息化建設是提升檔案管理工作效率的必要保證。二是充分開發和利用社會檔案資源的客觀需要。將信息技術運用于檔案管理工作后，就可以通過對原生性檔案信息資源的科學管理和合理配置，使檔案管理工作實現數字化、標準化、系統化和網絡化。除此之外，將信息技術運用于檔案管理工作，還可以實現原生性檔案資源與“信息高速公路”的接軌，從而挖掘出那些隱匿于信息表面的檔案內容，實現對社會檔案信息資源的充分開發與利用。三是實現紙質檔案完整保護的必要措施。在檔案信息化背景下，相關部門可以直接利用信息技術將檔案數字化，一些查閱人員也可以直接通過計算機終端進行查找瀏覽操作，有利于降低對紙質檔案的翻閱和復印次數。除此之外，在對紙質檔案進行數字化過程中，通過對字跡顏色進行加深處理，可以最大程度地使紙質檔案恢復原有樣貌，從而達到保護檔案實體的目的。

二、檔案信息化建設所面臨的新問題

1.思想認識的“不充分性”。檔案信息化建設能否順利進行受很多因素影響，其中對它的“思想認識”就是一個極為重要的方面。但是從當下來看，很多單位并沒有認識到這一點，具體體現在以下兩個方面。一方面，單位領導對檔案信息化建設的認識脫離實際。一些單位的領導不顧檔案管理工作發展實際，不考慮個人、單位、社會的利用需求，一味追求個人政績以及單位外在形象而盲目跟從社會發展潮流，為了信息化而信息化，從而導致在后續的檔案信息化管理方面存在較大問題，諸如重建設輕管理、重形式輕內容等現象不絕于耳。另一方面，單位領導、工作人員對信息化檔案管理工作認識深度不足。檔案信息化建設既要求相關人員錄入館藏傳統紙質檔案，又要求其緊跟社會發展潮流進行最新信息與資源的收集整理。此外，數據庫建設、客戶端APP開發、網頁建設等等都包含在內，因此它是一項極為復雜且煩瑣的工作。但是一些單位工作人員卻對這些問題認識不足、準備不充分，最終導致經費不足、人手不夠等問題頻頻出現，從而又會降低檔案管理工作的整體效率。

2.基礎設施的“不完善性”。檔案信息化建設離不開具有較高性能的軟硬件作為基礎支撐。但是由于缺乏對檔案管理信息化建設的深刻認識，一些單位領導認為只要借助網絡技術就可以實現檔案的全部開發與利用，不注重對檔案信息化管理環境、配套設備等方面進行完善。一方面，致使其內部檔案室條件極為簡陋，甚至有些單位根本沒有為檔案管理工作留出一席之地。另一方面，配套設備落后陳舊，得不到及時更新。此外，軟件系統的不完善與不流暢，也會導致用戶查閱體驗較差，不利于檔案整體利用效率的提升。

3．規章制度的“不科學性”。一方面，由于檔案信息化建設屬于一種新興事物，我們缺乏對此工作制度建設的經驗。另一方面，伴隨著檔案管理環境的變化，原有的一些檔案管理規則制度都不再適用于當下。所以，在實際的檔案管理過程中難免會出現規章制度與實際情況相矛盾的現象。

4.管理過程的“不規范性”。第一，對信息化檔案材料的收集程序不規范，導致檔案材料內容不完整。第二，對信息化檔案材料的整理程序不規范，導致材料內容查閱起來非常困難。第三，對信息化檔案材料的調閱程序不規范，不僅容易造成一些需要保密的資料外泄，而且還有可能導致資料的丟失。

5.信息安全的“不可靠性”。造成檔案資源不安全的因素有二。一是檔案管理部門缺乏對信息化檔案管理的安全意識，導致其審查與管理力度不足。二是伴隨著信息技術的進步，黑客的竊密技術也得到飛速發展，嚴重威脅著檔案信息安全。以現在正流行的“勒索病毒”為例，正是由于一些檔案管理部門平時不注重加強防范，不注重技術維護，從而導致其檔案信息被封鎖。

6.部門合作的“不協調性”。由于缺乏高效而統一的網絡化協調機構，從而使得各個部門及工作人員猶如一個個孤立的島嶼分散在單位之中，進而導致部門合作出現不協調現象。這種不協調主要體現在兩個方面：一是檔案管理部門內部的不協調，使得成員之間由于缺乏溝通而導致低水平的重復運作。二是檔案管理部門與單位其他部門之間的不協調。以人事檔案為例，若檔案管理部門不能與其他部門進行有效合作，那么人事檔案的收集難度可想而知。

7.人才素質的“不平衡性”。計算機技術的發展在給檔案管理工作者帶來便利的同時，也對其專業素質提出了更高的要求。由于電子化的檔案管理摒棄了傳統的檔案管理方式，代替以現代化的手段對檔案信息進行歸檔處理，因而更需要一些專業人員進行科技管理。這樣一來，就對檔案管理者的專業素質提出了更高的要求。但是目前來看，仍然有很大一部分檔案管理人員缺乏對信息技術及與檔案管理相關的軟件的學習與應用。不僅如此，一些編外人員工作積極性不足、專業性不強。導致人才綜合素質參差不齊，嚴重降低了信息化的檔案管理工作效率。

三、促進檔案信息化建設進程的新對策

1．提升檔案信息化建設的思想認識是基礎。首先，應當從提升單位領導干部認識入手，使領導干部明白做好檔案信息化建設的重要性，最大程度地爭取到領導對工作的支持。其次，檔案管理部門內部應當細化分工。對每一項具體的與信息化建設有關的工作設置專職的管理崗位，將信息化檔案管理工作由被動局面轉化為主動。最后，單位應當積極開展豐富多彩的宣傳活動，普及信息化檔案管理知識，以提升社會各界對檔案信息化建設的重視程度。

2．完善檔案信息化建設的基礎設施是關鍵。完善的軟、硬件配置一方面有利于促進檔案管理信息化建設進程，另一方面也有利于提升檔案管理的質量和效率。因此，單位不僅要為檔案管理工作配備良好的計算機及其系統，也要防患于未然，投入一定的資金來聘請專員設置嚴密的安全防護系統。

3．完善檔案信息化建設的規章制度是根本。首先，應當要求檔案管理工作人員嚴格依照《檔案法》的各項規定進行材料收集、歸檔、調閱等。其次，要求單位要在《檔案法》的基礎上，依據單位實際發展水平對各項規則進行細化。最后，為了確保信息化檔案管理制度的有效推行，單位應當制定責任追究制度。對于一些檔案泄密行為、違反規則的行為進行追責與制裁。

4．加強檔案信息的安全性建設是重點。首先，檔案部門應當通過宣傳講座等形式提升部門工作人員的安全意識。其次，單位要采取有效措施、運用先進技術加強網絡信息的保護。最后，相關部門要加強內部管理。不僅要提升工作人員思想素質準入門檻，也要對現有工作人員進行定期思想素質考核。

5．培養具有較高素質的人才隊伍是保障。一方面，通過加強對檔案管理工作者的專業知識培訓，使其不斷豐富與信息化檔案管理工作有關的專業知識，并引導檔案管理者們樹立起終生學習的理念。另一方面，加強對現有檔案管理工作者的計算機技術培訓，使其掌握一些現代信息技術知識,并熟練掌握與檔案管理有關的應用軟件的使用方法,以適應信息化的發展要求。

第8篇：檔案管理規則范文

【關鍵詞】高校服務體系；檔案管理工作；高素質人才培養；檔案信息資源共享；

新時代院校事業前進發展中無可取代的組成部分――高校檔案管理工作。也真實地反映了院校高素質管理人才隊伍建設、科學研究、對外服務功能和院校社團活動，檔案信息的搜集和檔案管理體系改革是當前現代化檔案管理工作建立的關鍵因素，也是現高校檔案管理科學化、現代化、信息化的實現，需不斷培養創新人才，這是推動高校檔案管理工作趨向現代化的重要保證。

1 高校檔案管理現代化體系的建立

遵循剛頒布的高校檔案管理規則，實事求是，根據院校的情況為其制定一套促進院校全方面發展的規則，使“宏觀駕馭主干，微觀把握枝干”的準則真正落實到檔案管理工作中，避免學校檔案管理成為院校管理工作的“幌子”，一定要遵照院校檔案管理的要求落實工作，前提是強化高校教師職工對“依法治檔”重要性的正確理解，為確保高校檔案工作更好的開展，院校需強化對全面做好檔案管理工作重要性的宣傳工作，一方面要求院校領導認可并支持檔案管理工作的實施，院校檔案資料的預測、規劃、實施、指揮及把握是做好院校其它管理工作的基礎；另一方面，高校部門與部門之間應建立合作關系，積極參與其它部門舉辦的各項院校宣傳活動，借助活動平臺鞏固并加強檔案管理在院校管理工作中的重要位置，于此同時，還可以讓院校各個部門認識檔案管理工作內容并深入了解檔案管理工作對其部門所發揮的作用，為后期日常生活中院校檔案信息搜集工作奠定基礎，使得院校檔案管理工作的步伐得以加快，在院校宣傳過程中應建立嚴格的獎罰制度，現社會管理工作較看重有經驗的管理層人員，因此束縛了人才流動性問題，易出現不思進取的觀念，因而很難創新管理，這就要求競爭機制的引入。高校管理工作中應明確責任分工，加強責任感和危機感，以此激發工作人員對檔案管理工作的熱情及潛質，提升高校檔案工作的質和量。

2 高校檔案管理人才培養

人才資源是現代化檔案管理的重要戰略資源。要以檔案管理人才資源強化檔案管理工作的戰略，落實檔案管理人才隊伍的建設。筆者認為，高素質人才隊伍的建設是現代化檔案管理工作的關鍵，其中，專業人才是經高等檔案管理教育并接受過專業實踐培訓的，已被現代教育培訓的人才，一方面熟知檔案管理專業知識，另一方面具備政治德育素養和熟練的業務素質。高校檔案是一所學校歷史和政治面貌及發展過程中的實事記錄，作為院校重要信息源的它，需要建立一支強大檔案管理人才隊伍。這支隊伍首先熱愛檔案管理工作，其次具備熟練的專業業務知識和實踐能力，再者具有良好作風是基本，最終形成穩定、團結、積極、創新的特有檔案管理人才。新時代檔案管理人才隊伍建設存在一定問題，如人員思想陳舊、缺乏創新意識、相關業務素質低、專業人員的缺乏、隊伍穩定性差等。針對這些問題，根據現檔案管理工作的要求和發展需要作出以下“人才興檔”的策略。

2.1 現代化的工作觀念

專業檔案管理受教于現代化的教育，這樣的人才思想現代化，沒有守舊思想，思維及工作方式靈活，能夠摒棄傳統，開拓創新[2]。對傳統的管理方式和思想觀念大膽提出質疑，與此同時可很快接受新的事物。在現代化教育的熏陶下，他們喜歡創新，善于觀察現社會政治、經濟發展方向和教育改革的趨勢，讓自己的創新意識良好的運用在工作中。面對新形勢的他們會積極應對，不落伍于現時代的發展，很好的適應現代科技信息發展和社會變革的需求。

2.2 全面的檔案管理知識

檔案管理學是現時代被邊緣化的二級學科，它是人類文明史的功臣，作為檔案管理人員一方面要熟知檔案學的專業知識，另一方面要掌握和管理學科相關學科，這也是現時代高校專業檔案管理人才的特點。

2.3 工作動力足

高素質專業人才的大多喜愛在自己熟知并專長的專業上施展一技之長，促成自己的事業。因此他們在工作中會革新舊的檔案管理體系，工作中的他們精神飽滿、思維靈活、喜愛挖掘新事物。在現代化高校檔案管理中，推陳出新是一股重要能量。

高校需重視對檔案管理工作人員的繼續教育，這是他們的終身教育。實現的前提是隨時代教育的發展及時更新知識，為提高檔案管理人員的業務檔次，需把繼續教育和職稱評比及職位晉升薪資提高相結合，全方位保障檔案管理專業人員繼續教育的拓展和實施。

3 強化網絡環境下檔案信息資源整合

現社會主義社會經濟中信息資源作為比較重要的戰略資源，在其全方位歸并和信息的集中過程中，在合理歸并范疇中涉及的各領域檔案資源，經過專業的業務培訓和引導，利用對院校檔案資源編排和放置的調整檔案工作部門的整合等多項策略，再次把檔案管理部門和主管部門的工作內容和準則規劃清楚，明確它們之間的關系，以檔案管理部門為核心部門，其它主管部門做好輔助工作的院校檔案資源管理體制，使檔案資源得以優配置。并完善管理制度強化機制，建立專業的院校檔案建設和管理制度，使高校各個部門檔案的形成、流轉和管理工作分工明確，促成院校檔案管理流轉新機制的建立，以保證每項檔案的規整和檔案管理模式的革新，堅持以人為本的檔案管理體制，最大范圍的輔助和滿足院校需求為出發點，切實發揮檔案的獨有價值，遵從統一分類原則，讓院校服務“一條龍”模式盡快實現。

4 全方位實現檔案信息資源共享

院校檔案信息網絡化建設趨向現代化，因此高校檔案管理工作必須與其接軌，現時代院校借助計算機等設備并使用現代化的辦公設備進行高校檔案管理工作，大大縮短了檔案信息收集時間，提高信息收集效率，從而讓檔案管理工作自動化得以落實，不僅如此，實際檔案管理工作中也大大彰顯了人才的創新，不僅使檔案管理人員擺脫了繁瑣的手工勞務式的工作方式，還大幅度提高了人力資源利用率，檔案信息資源共享同步實施，用現代化科學方法加強高校檔案管理服務體系，采取建立多功能搜機制和服務方式的推陳出新來實現信息資源共享。檔案管理工作作為院校基礎工作的無可取代的組成部分之一，摒棄傳統檔案收集方式，在創新的基礎上不斷完善。使檔案館的綜合管理機制得以全方位提升，在院校檔案信息被收集和歸檔管理時，我們必須作為信息共享的主動方，推動并努力實現信息資源的共享，使院校檔案管理價值得以體現，再者使院校綜合檔案館創新管理準則和全方位服務功能得以提高，以高校檔案管理工作更好地服務于院校管理工作。

【參考文獻】

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第9篇：檔案管理規則范文

【關鍵詞】電子檔案；統計臺賬；檔案館

電子檔案統計臺賬主要包括檔案館中文書類電子檔案統計臺賬、科技類電子檔案統計臺賬、數碼照片統計臺賬、數字錄音錄像統計臺賬、會計類電子檔案統計臺賬等幾種類型。深入探究檔案館電子檔案統計臺賬的構建對提升檔案館電子檔案管理水平具有非常重要的作用。

一、建立電子檔案統計臺賬應注意的問題

（一）堅持“準確、及時、連續、系統”的原則。在檔案館的日常管理工作中，各種檔案資料在入庫上架或者銷毀、移出之時應該及時進行統計臺賬登記。其中，在登記的過程中主要按照檔案資料的年度進行分別登記，避免將多個年度的檔案資料進行合并登記。

（二）注意計量單位的使用。在檔案館的電子檔案管理過程中，其容量大小的統計單位是“GB”，而數字化錄音錄像的電子檔案的時間在統計中以“小時”為準，這與檔案館的總庫藏量最為適宜。因此，在檔案館的電子檔案統計臺賬的登記過程中，應該充分注意各個計量單位的換算，并嚴格根據自身單位的實際情況選擇相應的計量單位，這樣不但方便檔案資料的統計，而且還能夠更加準確地反映電子檔案的庫藏變化情況，有效提升電子檔案的統計效率和準確性。

（三）統計方法要科學規范。在當前檔案館的電子檔案管理過程中，主要采用的是光盤進行保存，但由于每張光盤內的電子文件儲存較多，統一進行每個文件計算則非常麻煩，而且無法保證其準確性。因此，針對這種問題，便需要檔案館的工作人員直接從光盤的屬性或者文件夾的屬性中去查看電子檔案資料的數量和容量大小。但是，在使用這種方法進行統計的過程中，應該盡量剔除光盤中自身所具有的，或者刻錄制作過程中的管理性文件數量的大小，以確保檔案資料的統計規范性。

（四）電子檔案統計臺賬要電子化。在檔案館電子檔案統計臺賬的建立過程中，應該充分利用EXCEL電子表格的強大篩選功能，逐步實現統計臺賬的電子化，以便在一張表格中得到自身所需要的多個數據。同時，還可以充分利用公式進行計算，從而全面提升檔案館電子檔案統計臺賬的工作效率和準確性。

二、檔案館電子檔案統計臺賬的建立策略

（一）設立與館藏門類及分類、管理規則相匹配的統計體系。在檔案館電子檔案統計臺賬的建立過程中，應該合理地將不同類別的檔案資料納入到統計體系中，其主要包括紙質檔案、電子檔案、聲像檔案、實物檔案、人事檔案等。只有這樣才能夠更好地滿足不同的統計需求，更加全面真實地反映檔案館的館藏情況。同時，在建立電子檔案統計臺賬體系時，應該根據不同類型進行逐層下探，構建不同類型的檔案資料分賬。總之，為了保障檔案館電子檔案統計數據的真實性，避免出F不缺項、不漏項、不交叉、不重復的現象，需要在電子檔案統計過程中將深度逐步下探到二級類目，甚至還可以延伸到三級類目，從而有效提升檔案館電子檔案的統計精細度。

（二）設立橫縱結合的檔案統計項目。檔案館通過建立電子檔案統計臺賬，不僅能夠在一定程度上反映檔案日常管理工作狀況，而且還能夠反映單位的發展情況。其中，電子檔案統計在廣義上是具有推廣價值的，即從檔案資料統計工作人員的實際情況出發，堅持橫縱結合，充分突出多樣性的原則。同時，在檔案館電子檔案統計體系的構建過程中，雖然縱向內容是主體，但是橫向的內容仍不可缺少。這是檔案館電子檔案管理部門對電子檔案管理工作的重視程度和建設力度準確把握的重要指標。

（三）建立與管理層次相適應的層級體系。在我國檔案館電子檔案的管理過程中，根據統一領導、分級管理的檔案事業管理體制，應該始終堅持以立檔單位為基本單位進行管理，充分尊重各種檔案資料的來源；立檔單位基層檔案館在管理中應該始終以整理單位的卷、件檔案資料進行管理，全面準確地維護檔案館內部各種資料的內在聯系；堅持構建與本單位相適應的統計層次，確保“全宗賬”能夠在一定程度上反映本單位的基本情況。其中，案卷賬需要準確反映不同種類檔案案卷的總數、長度和比例等各項基本情況。因此，便需要根據實際情況構建多級賬來進行處理，以總賬下有分類賬、分類賬下有分戶賬、分戶賬下有明細賬，確保各個層次相互對應，保障電子檔案統計臺賬建立的規范化。

（四）建立和維護精確的統計表間關系。電子檔案統計臺賬并不是一張或者幾張報表，而是一整套涉及全面的檔案資料數據表，所以無法避免在年表內、跨年報表之間出現承接、匯總和總分的關系。通常情況下，具有特殊載體總量的電子檔案資料會體現在檔案館的庫藏總賬中，而永久性檔案資料藏量一般在各種分類賬中體現出總值相等的數量平衡關系，而增量的歸檔表又與總表、分戶、分類表之間存在加減平衡的關系。這種關系呈現出動態的現象，但并不是簡單的加減，而是建立在強烈的邏輯基礎上的一種需要統籌考慮的關系。

三、結語

總而言之，在檔案館的各類檔案資料的統計過程中，應該始終保持清晰明確的統計思路，采用先進的統計技術和手段，全面分析檔案館的檔案管理工作，再制定科學合理的統計方案，以便能夠更好地滿足各個單位對檔案資料的應用需求，從而全面提升檔案資料的利用效率。

【參考文獻】

[1]程巧.淺論立檔單位檔案統計臺帳的設計及實施[J].檔案時空，2014（12）：18-20.