檔案管理學基礎精選(九篇)

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第1篇：檔案管理學基礎范文

Abstract： Open education is to open existing teaching resources and realize the sharing of learning resources and learners' free reference and learning， which not only means open to the object of education， the more important is the open of concept of education， educational resources and educational process. The open education enrollment management has information， scale， systematic and complicated characteristics. Scientific， standardized and efficient open education students files management is beneficial to enhance the the service functions and management quality of Xianyang Radio and Television University and enhance the school-running connotation.

關鍵詞： 開放教育；學籍管理；檔案管理；對策

Key words： open education；enrollment management；records management；countermeasures

中圖分類號：G640 文獻標識碼：A 文章編號：1006-4311（2013）05-0219-02

0 引言

開放教育學生學籍檔案的主要內容包括：學生基本信息、學期注冊情況、課程注冊情況、考試注冊與考試成績記錄、學習過程中的獎懲情況、學籍異動情況等。學籍檔案采用計算機和文字管理方式分別存于省級電大和中央電大學籍管理部門，作為學校和各級教育行政部門查詢、檢查、審核學生畢業資格的依據。

開放教育實行完全學分制，學籍8年有效；學習形式靈活、多樣。所以與傳統的學籍檔案管理相比較，開放教育學籍管理既具有明顯的信息化、規模性、系統性的特點，又具備復雜性、動態性、周期性和分散性的特點。

1 開放教育學籍檔案管理的現狀

1.1 管理人員對檔案管理認識模糊，不夠重視 開放教育學員受工作、家庭等多方面因素的影響，個別學員對學籍檔案的采集不夠認真和重視，檔案資料的采集填寫不完整、不規范、不準確，有的甚至由他人代填。部分學校對學籍管理缺乏正確認識，經濟上要求，管理上放任，投資上不重視，部分管理人員思想上不夠重視，認識上模糊不清，學員學籍檔案審查不嚴，要求不規范，檔案收集和管理相對混亂。

1.2 技術手段落后、管理模式陳舊 開放教育從招生到畢業電子已基本實現了網絡化和遠程操作，隨著招生規模的擴大，學員檔案數量不斷增加，加之存放時間不固定，管理上流動性、動態性的特點，很多過程靠管理人員手工操作，沒有上升到“電子”的高度，信息資源得不到充分的開發和利用。

1.3 檔案知識缺乏，管理隊伍薄弱 學籍檔案管理工作是一項復雜的系統工程，即要求管理人員掌握一定的管理知識、軟件系統的操作能力，還要求要有極強的計劃性、準確性和原則性，甚至于對工作的協調、超前和創新。但是目前部分學校忽視學籍管理隊伍的建設，輪崗、換崗、人員變動頻繁，缺乏對管理人員的業務培訓。管理人員綜合素質偏低，年齡偏大、業務不熟，電腦操作能力差，不當的操作還會導致資料的丟失和損壞。

1.4 投入不足、設備簡單，更新跟不上，軟件不配套

開放教育學籍檔案以電子檔案為主，但電子檔案管理有其自己的特點，它是無形的東西，裝載在特定的介質上，必須通過計算機或其他特殊工具才能看得到它，沒有傳統檔案的直觀性。這就要求設備跟上，軟件配套，管理人員會操作，能讀懂，能看到。但目前各學校在這方面還存在很大的問題。設備陳舊，多年不更新，數碼信息采集、二代身份證讀寫器、監控儀器等更無從談起。

1.5 檔案管理制度不健全，網絡安全無保障 檔案具有真實性、原始性和安全性的特點，開放教育有他自身的規律和特點，所以就要有與之相適應的學籍管理規章制度，不能套用全日制學籍管理規定。有的學校雖然制度完善，但執行不嚴，工作隨意性較大。如果網絡安全得不到保證，就會嚴重影響學籍檔案的管理。

2 加強開放教育學籍檔案管理的對策

2.1 提高對檔案管理重要性的認識 學籍檔案管理是開放教育一項重要的基礎性工作，它的管理水平和質量直接影響到開放教育的質量。所以要充分認識檔案管理的重要性。高標準、嚴要求地做好學籍檔案管理的每一項工作、每一個細節，切實保證學籍檔案真實的反映學生學習的全過程。加強對學籍管理隊伍的培訓和教育，熟悉和掌握計算機技術，提高分析問題的能力。結合學籍工作實際，探索出學籍檔案管理的基本規律；樹立“一切為了學生，為了學生的一切”的服務意識，全面提高學籍檔案管理水平和能力。

2.2 強化檔案制度的建設，全面推進科學、高效和規范的管理檔案 建立健全開放教育學籍管理制度，科學高效的搞好學籍管理是提高開放教育質量的前提和保障。學校要在上級部門有關制度的基礎上，制定出符合自身實際的管理制度，使管理人員有章可循，有據可依，開放教育的檔案管理更加科學化、規范化和高效化。

2.3 創新信息化管理手段，發揮開放教育系統優勢，提高檔案管理的質量和效率 學籍管理是一項即嚴肅有嚴謹的工作，相關部門要依據開放教育的網絡化、系統性的特點，將學籍管理納入到科學化、現代化、信息化的軌道上。及時、全面、準確的利用計算機網絡對學員的學籍進行管理，使管理和比管理者能隨時隨地了解學籍狀態，實現學籍信息的規范化和管理的程序化，促進學籍檔案管理工作的質量和效率的不斷提高。

2.4 樹立安全意識，采取有力的措施，嚴防檔案損失，確保檔案的安全 計算機并不是無懈可擊的，隨著網絡的發展，檔案信息的上網管理及其安全性、可靠性等問題會日益突出。檔案信息涉及大量的個人隱私，網絡的不安全、軟件存在漏洞，防火墻被突破，黑客攻擊、讀取和更改學生信息等等，既會給檔案管理帶來巨大的損失，也會對學校聲譽帶來一定的影響。所以加強安全防范意識，采取必要的措施，防止信息泄露就成為我們管理人員必須重視的問題。

學籍管理是開放教育一個重要的組成部分，學籍管理工作者要改變觀念、提高認識，加強學習，不斷的研究和探索學籍管理的新思路、新辦法和新動向，建立健全適應開放教育特點的規章制度，推動學籍管理不斷完善，規范化、科學化的提高學籍管理的質量，真正的做好學籍檔案管理工作，提升開放教育學籍管理的內涵，促進開放教育又快有好的發展。

參考文獻：

[1]田紅梅，韓愈強.論現代遠程開放教育學籍管理的特點及戰略意義[J].廈門廣播電視大學學報，2008，（1）.

第2篇：檔案管理學基礎范文

關鍵詞：高職高專生；檔案管理；實踐教學

中圖分類號：G71 文獻標識碼：A

原標題：基于職業能力培養的文秘專業《檔案管理學》課程實踐教學的探索

收錄日期：2012年1月9日

《檔案管理學》是高職高專文秘專業的一門主干課程，它的教學目標為培養文秘專業學生的檔案管理能力。鑒于《檔案管理學》既有一般課程的科學性、理論性和系統性的特點，更具有其程序性、實踐性和操作性很強的特點，在教學過程中，既要讓學生學好該課程的有關基礎理論知識，諸如檔案管理的性質、特點、作用、原則、規律、方法等，更要在學好基本理論知識的基礎上，讓學生掌握檔案管理的具體方法，諸如有關文件檔案的收集與整理、甄別與分類、立卷與歸檔、保管與查閱等，要在提高學生的實訓、實操、實務上下工夫。這就決定了《檔案管理學》的教學計劃和教學設計，必須重視實踐環節的教學，必須重視學生實踐能力的訓練和培養。本文試從分析《檔案管理學》課程實踐教學的現狀及其原因入手，對《檔案管理學》課程的教學改革，特別是實踐環節的教學改革，提出自己的一些粗淺看法。

一、文秘專業《檔案管理學》課程實踐教學現狀

文秘專業《檔案管理學》的實踐教學是指學生在教師的指導下，在一定的實驗室或檔案室中，培養學生的實際動手能力，動腦能力，觀察問題、分析問題和解決問題的能力，創新能力，吃苦耐勞和團隊意識，使學生具有良好的思想素質、心理素質和檔案管理業務技能，從而適應不斷發展變化的環境，是理論教學的目的和升華。實踐教學環節一般包括：實驗（試驗）、實訓、課程設計、實習、見習和社會實踐等實踐性環節的教學。理論是為指導實踐，學習理論貴在運用。雖然我們一直都強調教學改革、強調實踐能力的培養，但目前高職教學特別是文科類的教學中，偏重理論教學而忽視實踐教學的現象仍然存在，把精力、時間、經費都投在理論教學方面，對實踐教學的地位、作用、意義認識不足，使得實踐教學受到影響。

（一）在教學計劃的時間安排上，注重理論教學，忽視實踐教學。具體表現為理論教學與實踐教學課時比例不合理?，F行的教學計劃中，理論教學學時占總學時的3/4（即54/72學時），實踐教學學時僅占總學時的1/4（即18/72學時），實踐教學時數相對較少。多數教師受傳統教學觀念的影響，在教學過程中多重基本理論的講授，教師主要要求學生背、記書本知識，少聯系實際，學生缺少動手和動腦的機會，難以滿足他們求知的渴望，實踐能力得不到應有的培養。

（二）經費投入與師資力量配備問題。高職教育由于經費、師資等條件的制約，理論教學便成為最經濟、最簡單的形式而大量采用。相反，由于儀器、設備、場地、經費等的投入不足而削弱了實踐教學具有偏重理論教學、輕視實踐教學的傳統。據了解，目前廣西大部分高職院校里沒有專門的檔案管理實驗室，多數教師是非檔案管理專業畢業的，半路出家，學非所用，大部分是“從學校到學?！?，沒有一線的工作經歷，實際動手能力普遍較差，這就必然制約著檔案管理實踐教學的開展，影響教學質量的提高。

（三）對實踐環節重視不夠。由于文秘專業學生在高職院校里所占的比例較少，而《檔案管理學》在文秘專業中屬于非重點課程，教師不愿在《檔案管理學》實踐教學方案的設計上下工夫、花時間，對實踐教學沒有認真設計和有效實施，有的用課堂討論代替實訓，有的用作業代替實踐，沒有系統按照檔案管理的實訓要求組織實踐教學，因而學生對檔案管理的認識只能停留在模糊理論感知的層面上。

（四）教學內容、方法、手段有待改進與加強?！稒n案管理學》的基本內容結構包括檔案學基礎理論、檔案館（室）工作以及特殊載體檔案的管理，現行教材內容過于注重理論知識，對檔案學基礎知識介紹和檔案館的業務知識內容較多，而實操、實務的內容偏少，這極不利于高職院校文秘專業學生實踐工作能力的提高；教學方法單一，手段落后。有的教師采取課堂式教學為主，照本宣科，生硬灌輸，缺乏和學生的溝通、交流與討論，缺乏社會實踐，手段上較少使用現代教學設備，使學生感到枯燥，難以與實踐結合，檔案管理技能培養的作用不大。

（五）教學考核問題。高職院校在教學管理中，偏重于理論教學的質量考核，而沒有建立一套比較規范的實踐教學質量考核辦法，有的雖然制定了但卻沒能真正落實，有的實踐教學的考核也只是采用一張試卷的形式，這種對實踐教學要求不嚴而導致學生對實踐教學的不重視，因而影響了實踐教學的質量。

二、文秘專業《檔案管理學》課程實踐教學改革方向與對策

（一）修訂教學計劃，給《檔案管理學》課程實踐教學應有的地位?；谠撜n程程序性、實踐性和操作性強的特點，在教學計劃的制定過程中，應給予高度重視，給足應有的實踐教學時數和實踐內容。實踐教學時數應占整個課程時數的40%～50%左右，使學生有足夠的實踐訓練時間。

（二）完善實踐教學設備，改善師資結構。加大實踐教學的資金投入，是改善和優化實踐教學環境、改善高職教育辦學條件的重大舉措，是高職教育提高實踐教學質量的關鍵及突出高職教育特色的基礎。為此，可以通過多渠道籌措資金，除了學校加大投入外，還可以爭取政府及高職院校行政主管部門的支持，也可以面向社會和市場多渠道籌集資金，積極爭取社會支持和企業協助等建立檔案實訓室；另外，還可以充分利用當地有關檔案館作為實訓基地。在師資配置方面，要建立一支相對穩定的專兼職結合的教師隊伍，實行理論教學以專職教師為主，實踐教學以有檔案管理實踐經驗的老師兼職；另外，也可以對老師進行實踐培訓，培訓要通過進修學習或請專家指導，讓他們不斷鉆研新技術，掌握新知識，增強實踐能力和教學藝術，不斷提高實踐教學質量。

（三）創新實踐教學模式，加強實踐教學環節，提高實踐教學質量。該課程的主要目的是幫助高職高專學生熟悉并掌握檔案管理與檔案工作的性質、特點、作用、規律、原則與技術方法等方面的教學過程，其突出的特點之一就是實踐性強，它要求在教學過程中堅持知與行的統一，在搞好課堂理論教學的基礎上，加強實踐教學環節，重點在于對學生實踐應用能力的培養。

在實踐教學環節應具備形式上的靈活多樣性、內容上的創新性、技術方法上的先進性這三大特色。

1、形式上的靈活多樣性。實踐教學旨在提高學生的實際應用能力，它不僅體現在實踐教學環節，而且體現在整個教學過程，因此它不僅要求內容上實在性，更要求形式上的靈活多樣性。實踐教學可以是教學中相對獨立的環節，但更是貫穿于教學活動全過程的一種方法手段，因此無論是理論課還是實踐性，都必須強化能力意識，采用靈活生動的形式，讓學生得到實踐訓練。例如，課程前的教學演示、課程中的教學實驗，可以把實踐教學融于可能的課程作業當中；而實驗室教學則是以實驗室為基地對學生進行檔案技能訓練，學生通過實驗鞏固所學的知識，培養觀察、分析、解決問題的能力、組織管理能力、運用知識獲取知識的能力，使理論知識的學習和實驗能力的培養相互滲透補充。實驗室教學一般與教學進度同步進行，比如檔案的分類、組卷、整理等模擬實驗教學；也可以結合學校實際情況，以學院保管檔案的部門作為《檔案管理學》課程的實習基地，在檔案收集、整理、分類、鑒定、統計等環節講解完畢后，可以將學生帶到檔案室，利用一些保存超過保管時限的檔案，針對不同的教學內容給學生安排不同的實訓任務。學生可以獨立完成，也可以集體協作活動；可以自我評價和相互評價，也可以教師點評、總結；既可以實操訓練，也可以模擬虛構等?？傊?，應根據不同環境條件、因人而異、因時而變、因機而動，力求提高實踐教學的趣味性和有效性。

2、內容上的創新性?，F代的高校畢業生應該是素質高、能力強、富有創新精神的人才。在辦公日趨現代化的今天，非紙張載體的文件大量出現，檔案工作內容有了新的變化，為此教學內容上必須有所創新才能有所適應，高校檔案實踐教學作為高校檔案教學的重要組成也必須要有所創新。除了紙載檔案管理的實踐教學外，還應有電子文件檔案管理等內容，要注意文書檔案管理、科技檔案管理以及特種檔案管理上的兼容，同時要在培養學生創造性地綜合運用所學知識解決實際問題方面有所突破，運用跨學科理論知識分析解決實際問題能力方面有所創新與突破。

3、技術上的先進性。先進教學設備的采用和教學手段的更新對提高教學質量有著重要意義。進行專業實踐教學時可采取幻燈、錄像、投影、模型演示等較直觀的形式，在現代信息技術高度發達的今天，利用多媒體和使用課件制作模擬場景，并在特定的內容添加圖片和音頻文件，如檔案管理過程中使用的表冊樣式、檔案館的庫房實景、檔案管理設備的外觀樣式、整理完畢的檔案規范樣本等，專業實踐教學通過現代教學技術的輔助，使授課內容趨于形象直觀，并且有助于提高學生參與教學的積極性，從而有助于學生縮短認識理解的過程，這必將大大地促使教學效率和教學質量的提高。

（四）建立科學而完善的綜合考評辦法。改變以往《檔案管理學》課程單一、片面的評價體系，即一卷定成績的考核方式。建立促進學生潛力發揮和全面發展的評價體系。不僅重視總結性（結果）評價，而且重視形成性（過程）評價；不僅重視核心知識評價，更注重考察學生的創新意識、協作精神和實踐能力。在考評中，力求貫徹“學生主體性原則”、“合作性原則”、“體驗成功原則”、“綜合考評原則”，總成績由理論考試成績、平時成績、實踐操作成績三部分組成。實踐操作成績主要涉及學生在實踐環節中表現出的文化素質、思想素質、專業水平、課程知識、能力水平及期末綜合操作成績。理論考核與實踐考核明確分離，實踐考核成績應占課程成績50%以上。

誠然，本課程的改革是教育發展的需要，也是社會發展的迫切要求，它涉及的方面很多，既有軟件方面也有硬件方面，更涉及到整個教育改革的大環境，而本文僅從實踐教學方面進行初步探討，未免掛一漏萬；更深層次的東西，還有待進一步探索。

主要參考文獻：

[1]馬仁杰，楊勇.創新與實踐：《檔案管理學》的教學改革.檔案學通訊，200l.3.

第3篇：檔案管理學基礎范文

關鍵詞：檔案管理 專業素養 積極性 計算機技術 效率

檔案對于處于紛繁社會關系中的我們來說是十分重要的，因此作為檔案管理人員的我們要充分運用專業技能來管理好檔案，將這項工作做好。檔案的管理工作并不只是將檔案進行簡單的分類、存檔，而是一項復雜而且繁重的工作，要想真正做好這項工作并不是一件簡單的事。這要求檔案工作人員不僅要有專業技能，而且還要不斷地積累經驗，采取更加有效的手段來提高檔案管理效率。如何有效提高檔案管理效率是一項長期的課題，所以，我們應該對此問題加以重視。

一、切實加強自己的專業素養

作為檔案管理人員，我們要想做好自己的檔案管理工作，一定要有良好的素質和專業素養。良好的政治素質是一個人從事任何工作所必須具有的思想前提。檔案管理工作由于其特有的政治性以及服務大眾的性質，更加決定了檔案專業人員必須具有良好的政治素質。對于一名檔案專業人員來說，無論是在企業還是在政府單位，良好的政治素質都是必不可少的。每一名檔案管理工作者在工作中一定要恪守職責，遵守相關的法律法規，同時也必須充分認識到檔案工作的重要性，為成為一名優秀檔案工作者而努力奮斗。檔案管理工作對專業的知識素養也有一定的要求，檔案工作絕不是普通人所認知的簡單的存、放、取工作，而是一項涵蓋數種專業（如數學、統計學、圖書管理學等）的基礎工作。如果沒有相關的檔案專業知識儲備，想要勝任這樣看似簡單的工作也絕非易事，檔案專業人員必須具備檔案專業知識、科學文化知識和良好的政治素質。檔案專業人員必須系統地、嚴格地學習檔案知識，并且在理論基礎上培養全面的實踐技能。檔案管理的實踐技能需要在不斷的實際工作中逐漸培養，而在實際工作中又不免穿插著檔案學理論知識，如對檔案資料進行收集、整理、研究、保存的過程需要檔案專業理論知識的指導。因此，檔案專業人員只有在深厚的理論知識作前提的條件下，才能在實際的工作中有所發現，并能提供合理的解決方案。對于文史知識，檔案工作要做記錄，因此對于檔案工作者的文學知識有一定要求，語言表達能力的強弱直接關系到檔案內容的清晰與否，只有了解歷史，對于歷史知識有相關見解，才能對檔案的歷史背景、內容有理解；對于學科知識，科技的進步直接影響著文化的發展，現代化管理學理念滲入各行各業，作為檔案管理者，對于管理學、圖書管理學也應該有所涉獵；對現代化管理技術，現代化技術為檔案管理工作提供了便利，如電子計算機以及聲音音像存儲設備的應用，檔案管理者一定要能熟練掌握這些技術；對于外語知識，隨著全球化與國際化的潮流，檔案專業人員具備一些外語知識對保證外語文獻資料的管理保存與應用能夠便利進行具有相當重要的意義。

檔案是一種重要的資源，它必然要與網絡化時代的高科技相結合，這要求著檔案工作者必須孜孜不倦地學習相關的知識，來提高自己的能力，進而提高檔案管理工作水平。檔案管理人員的專業知識素質決定著當前以及未來檔案管理事業的總體發展水平。因此，只有檔案管理人員具備一定的專業素養，才能為提高檔案管理工作效率打下基礎。

二、對自己的工作投入熱情

檔案管理工作是比較枯燥的。檔案管理工作者整天面對的是大量的檔案文字，更多地是將時間用在檔案的分類、整理、存儲上，難免有時候會感到枯燥。如何克服這種枯燥感呢？檔案管理工作者應該在工作中進行自我鼓勵，自發調動自己的積極性，充分認識到檔案管理工作的重要性，要時刻提醒自己：每個人的檔案都至關重要，保管好大家的檔案是一件非常有意義的事情，大家將檔案交予我們來進行管理，這不僅是一種社會規定的要求，同時也包含著信任的成分在里面。大家信任我們，將檔案交付我們進行管理，我們不應該辜負大家的信任，應采取積極有效的方法來將大家的檔案管理好。

領導也應該盡可能地采取積極措施來激發檔案管理工作者的積極性。因為檔案管理工作是枯燥乏味的，傳統的工作方式更是如此，倘若領導者不能夠及時調動其積極性，就會使工作效率難有保證。一些檔案管理工作者很多時候都不知道自己工作的意義所在，這就是一種純粹為了工作而工作的狀態，針對這一現象，領導應該加強這方面的宣傳和教育，讓他們對于工作有積極的認識，對自己的工作重新定位。領導應該在工作中引入競爭機制，以調動大家工作的積極性：對表現優秀的人員進行一定的獎勵政策，對于表現較差的人員也應該采取相應的懲罰措施，以最大限度地發揮個人的工作潛力，從而進一步為提升工作效率提供保障。

三、檔案管理手段應該更新

第4篇：檔案管理學基礎范文

關鍵詞：企業管理；汽車檔案；管理

引言

汽車檔案管理，是在企業計劃經濟時期，企業對于汽車運輸業的技術管理，從而確保汽車運輸運力，能夠安全有效、低耗的完成運輸任務。在改革開放后，隨著社會主義經濟體制的建立，汽車管理技術也越發被重視。企業使用計算機對汽車運輸管理，能夠實現對運輸市場的宏觀調控，同時能夠監督運輸行業有序的發展，從而保證運輸安全。企業加強汽車檔案管理還有助于運輸市場的穩定，對于提高全行業的運輸效率以及經濟效益有著重要意義。

一、汽車檔案管理存在的問題

自從1990年交通部頒發了13號令后，省交通局便制定了很多配套文件。這些文件在一定程度上使得在道路運輸行業中，車輛技術管理工作有序運作，汽車技術檔案管理等基礎工作也在逐漸完善中。但在汽車檔案管理中，仍然存在一些問題。第一，檔案內容過于繁雜。汽車檔案管理涉及多個方面，需要面面俱到，這就使得汽車檔案由于填寫不當或填寫不便讓地方車輛技術檔案過于形式化。第二，汽車檔案管理模式不統一。在我國各省各市中，地方交通管理部門一般只負責個體或者部分運輸企業的車輛技術檔案的填寫以及管理?；诖耍茈y掌握整個汽車運輸行業的車輛管理情況，也就無法對企業汽車檔案管理提供相關資料。第三，缺乏必備的技術支持。在經濟快速發展的如今，企業間的競爭加劇。汽車企業在開展信息化、技術管理工作中，存在的企業信息化觀念相對薄弱，企業資金緊張等問題，因而，對于汽車檔案管理較為忽略，缺乏必備的技術支持。

二、企業管理學視域下的汽車檔案管理改進

（一）企業管理學視域下汽車檔案管理的趨勢

在企業管理學領域下，汽車檔案管理越發科學化、有序化、有效化，而計算機技術的應用在汽車檔案管理中起著巨大的作用。計算機技術不僅使汽車數據統計速度更快更準確，同時能夠詳細地反映車輛各項指標的實際情況，同時將企業管理下，運輸管理部門、各汽車保修廠、輸運業戶相結合。在一定程度上，能夠對檔案中的各項數據和內容進行相關的統計和分析。汽車檔案管理是一個復雜、涉及面廣、工作量大的過程，合理利用計算機技術，可以節省管理部門的勞動力、物力等資源的消耗，同時能夠使得管理更加科學化。且計算機技術的使用，能夠幫助企業更好地掌握車輛的運行情況，是進行再生產的一個必要條件。企業可以根據數據的統計，編制有序的車輛運行情況分析表，使得汽車運輸業戶能夠知道自己車輛的所處情況。它也是運輸管理部門進行規章制度等相關計劃制度建立的一個重要依據，能夠幫助企業評價車輛的保修質量。而且，能夠有助于不同地區之間的管理交流，從而加強對車輛技術管理的監督。基于此，計算機技術對于汽車檔案管理來說，是一個不可缺少的管理技術。企業在進行汽車檔案管理時，需要合理的利用計算機技術，它不僅能夠使我國的運輸行業管理更加科學化、現代化，也能夠使我國交通運輸行業更加健康的發展。

（二）計算機技術在汽車檔案管理中的應用

1、計算機技術在汽車檔案管理資料獲取過程中的應用。計算機網絡技術在近年來，發展比較迅速，是一項集計算機技術以及通信技術為一體的全新技術。計算機網絡技術的意義不止是將世界各地的信息通過網絡進行聯系，更是對某些行業有著不可替代的促進作用，是創造靈感的來源。比如說，企業可以通過互聯網查詢到汽車管理方面的相應技術資料，有目的、系統性的將網絡資料進行收集，分類歸檔到汽車管理檔案中。且互聯網不僅有著許多世界著名汽車公司的各類車型資料、站點等，也有著許多汽車檢測維修、咨詢，售后服務等網址。這都有利于企業利用計算機網絡資源對汽車檔案進行相關的記錄，使得資料更加全面和完整。

2、計算機技術在汽車檔案資料管理中的應用。數據庫技術在計算機技術中發展得較為快速和成熟，在很多領域中發揮了不可替代的重要作用。比如說對汽車檔案的保存、查詢輸出以及整理歸類等的管理中。數據庫技術不僅能夠使數據庫中的數據按照企業要求進行相應的排序和統計，同時也能夠使數據進行連接、關聯、存儲、規則等相關集合。數據庫技術在汽車檔案資料管理中，能讓庫存數據發揮其最大的效益，使得數據與檔案想結合，進一步完善檔案資料的獲取和分類儲存。

3、計算機技術在汽車檔案日常管理工作中的應用。計算機網絡技術在檔案管理中的應用，也是社會經濟建設對檔案管理工作的一個客觀要求。合理運用計算機技術進行汽車檔案管理，可以及時、準確以及系統的獲得汽車信息，從而提高企業管理的工作效率和工作質量。在汽車檔案日常管理中，企業需要建立一個滿足檔案管理需要的一個基本數據庫，這個數據庫包括了各種汽車資料的目錄、資料的接受目錄等等。同時，企業通過局域網的建立，能夠實現汽車檔案信息資源共享，從而將一些重要的資料進行相應的備份。這些計算機技術的應用，能夠使檔案的管理不再局限于紙質文件管理備份，在一定程度上不止有助于加快企業汽車檔案管理效率，也能夠使檔案管理更加安全化。

參考文獻：

[1]譚紅楊,周利.計算機技術與汽車科技檔案管理[J].北京汽車,1999,01:22-23,26.

第5篇：檔案管理學基礎范文

關鍵詞：檔案管理 信息化 管理學

一、架構在高校檔案信息化管理平臺上的組織結構

高校檔案管理是一個持續的過程，尤其是高校檔案信息化管理更是需要一個有機的系統才能發揮整體高校的功能。一般來說，結構關系存在兩種，一種正如國內部分南方高校的功能性（流程性）組織結構，這種組織結構以功能性為出發，將檔案館內部從事相同或相似工作的人集中在一起，他們以自身的專業能力與自治結為一體。這樣的組織結構具有專業分工細，組織效率高，強調專業及技能和工作程序等特點，其中都是某一方面的專家，因而對功能性部門的管理也是這方面的專家進行管理。在這種功能性組織結構中面臨的最大問題就是有效溝通和協調問題，如果各部門負責人不能解決上述問題，就會因為某一部門工作的延誤對一項整體工作的統一性造成影響，從而最終影響組織效率，拖延工作。

另一種高校檔案館普遍采用的組織結構是目標導向性組織結構，這種組織結構多為北方地區高校檔案館所采用。這種組織結構是將實現同一目標的各方面成員集中在一起而構成的，在組織里需要各種不同專業技能的專家，因此對其管理可以是通才也可以是專才。在目標導向性檔案館組織結構中，部門的設置是按照檔案門類劃分的，這樣的結構不會因為溝通及協調不暢而發生工作無法銜接，但在某種程度上強調了單一部門的成果、工作目標，而非檔案信息化要求的處理程序和處理方式，但也頗具適應力和創造性。

二、重視高校檔案信息化的過程管理

高校檔案信息化是個過程，過程就是不斷發展變化和創新的，而且過程不是獨立、孤立發生的；過程是有環境、有外部條件的。

國內在此方面做得較為完善的上海交通大學信息化結合內外優勢及自身特點，為自己量身定做了檔案信息化發展的總體目標、基本原則、制度保障，實現了其科學有序的分步驟發展，最終通過研究性、實驗性的過程管理，實現了若干項研制成果，建立了規范的上海交大數字檔案館門戶網站。與上交大有利的外圍環境相比，華東理工大學的檔案信息化建設更多的是利用有限性資源進行自主性創新研發，依靠自身努力不斷突破固有機制和環境的瓶頸，而且在實物檔案的保存及利用方面更是能夠細致、創新性的開發利用，使得檔案館對學校中心工作的實效開展發揮了長足作用。

實現高校檔案信息化發展，除了要把實際工作結果與預期標準相比較，以此在信息化過程中控制偏差，以確保檔案資源的充分利用及組織目標的順利實現外，更需要的是一種創新性的過程管理。過程管理必然要遵循一定的步驟、程序和規律?？萍及l展的日新月異為高校檔案發展提出了檔案管理的信息化定位，敏銳地捕捉到原有檔案管理的若干不協調現象后，就要透過現象究其原因，并據此分析和預測未來信息化發展趨勢及應對措施，不同高校作為獨立個體必然存在不同的環境及自身特點，不同學校的檔案館在一定程度更是秉具高校歷史、現今、未來發展的縮影，因此在過程中要針對自身環境、資源、機遇，制定符合該高校檔案館信息化發展的目標、制度以及步驟發展，在此基礎上迅速行動，并在對檔案信息化有效、適度控制過程中不斷嘗試。

三、開發檔案信息資源的集成應用

21 世紀的信息全球化，交叉學科的融合為管理學領域帶來了勃勃生機；集成管理因其“集合而成”的基本特征和與時俱進的優化模式，尤其受到人們的青睞。檔案集成管理，是指集成主體以全新的管理理念及方法，突破人們慣有的常規模式，以積極的探索精神將集成的基本原理和方法創造性運用到檔案管理中的一種實踐模式。檔案信息化集成管理，則從集成新視角去分析檔案管理活動，立體地、綜合化地運用各種不同的方法、手段、工具，將檔案組織中人力、物力等軟、硬資源要素有機地納入到檔案信息化管理視野之中，并將檔案管理組織內外的各種集成要素按照制定的集成模式進行整合，促使各集成要素功能匹配、優勢互補、動態開放及創造性融合；從而使得檔案信息化管理系統完整，整體功效倍增，變被動為主動，最終促進整個檔案管理活動效率的提高。 轉貼于

檔案集成管理模式是根據21 世紀信息時代電子文件和檔案未來發展方向，結合高等教育的各種需求背景，有助于檔案管理信息化發展的與時俱進，可以說是為促進中國高校管理水平的提升而設計的。其研究側重借鑒集成優勢互補的理念及其整體優化的原則，建立高?；鶎訖n案集成管理體系。從管理與利用基層檔案管理的實際出發，集成管理即將檔案信息管理與服務的全過程作為一個有機系統實施管理。運用檔案信息開發生命周期和集成的理念，基于界面管理交互作用的學術新觀點，賦予檔案管理體系以系統性和動態性，使檔案管理活動各個環節規范標準，使重要的界面關系納入檔案管理狀態以實現控制、協調和溝通，達到領導重視、教師積極參與、不斷開發創新和相互交流檔案信息的效果，實現以科研服務為核心，提高檔案管理及應用質量。

參考文獻

[1]介文紅.略論高校檔案信息化建設的實施[J]， 開封大學學報，2010.6

[2]羅南.淺談高校檔案信息化建設與管理[J].黑龍江科技信息，2010.9

第6篇：檔案管理學基礎范文

據國務院學位辦公室發表的統計數據，我國大學授予的管理學學士占學士總數的15.20%，管理學碩士占碩士總數的12.07%，管理學博士占博士總數的8.32%。另據教育部高校學生司的博士生導師資料統計，在全國大學40110名博士生導師中，有2257名是管理學博導，占博導總數的5.65%。開設管理學專業的大學共675所。

本節內容，我們不僅對開設管理學類的高校進行總體排名，以便考生了解管理學類的總體情況。

榜單解讀

管理學排行榜以綜合實力做考量，反映的是該大學的總體競爭力，而不涉及具體專業門類的學科實力。與此同時，在管理學綜合榜單和分門類排行榜單之外，有一些近年比較受關注、發展前景較好的專業，在此向考生進行重點推薦。

商務策劃管理：商務策劃不僅是一門新學科、新專業，而且更大的意義在于能夠快速提高全民的創新意識和創新素養，21世紀商務策劃人才緊缺，商務策劃將成為本世紀發展前景最好、收入豐厚、就業最穩定的熱門職業之一。開設院校有西安郵電學院、內蒙古財經學院、廈門理工學院、重慶工商大學、鄭州大學西亞斯國際學院和廣東商學院華商學院等。

會展經濟與管理：本專業主要學習會展策劃、營銷、管理和服務等全過程實務運作流程，具備會展組織與管理等基本能力，具有較強的外語和計算機運用能力。開設院校有上海對外貿易學院、北京第二外國語大學、重慶文理學院、上海師范大學、湖南工藝美術職業學院。

土地資源管理：土地資源管理是綜合經濟學、法學、管理學、區域學等諸多學科，用來解決土地規劃與利用的一門綜合學科。作為城市功能的一種載體，城市里的土地資源非常有限，如何規劃和利用影響巨大。是大家密切關注的問題。所以，這個專業在各個國家都非常受重視。開設院校有中國勞動關系學院、中國人民大學、中國農業大學、中國地質大學、中國礦業大學、中央財經大學、首都經濟貿易大學、天津城市建設學院、上海財經大學、西南大學等。

榜單解讀

在開設工商管理專業的院校方面，人民大學排名一直靠前：中南財經政法大學工商管理不失物美價廉的選擇：重慶大學偏安西南，但其工商管理專業具有全國性競爭力：吉林大學工商管理專業頗具特色，本科第四年除部分專業課以外，大部分時間在國內或國外進行實踐訓練，學生能借此打下扎實的外語基礎，適應經濟全球一體化的實踐需要。

榜單解讀

中山大學管理學科實力超群，是管理學杰出人才的理想之地。公共管理屬于政治與公共事務管理學院，她擁有教育部人文社會科學重點研究基地——中國公共管理研究中心；武漢大學政治與公共管理學院歷史悠久，學術積淀深厚。武大的公共管理一級學科在國內處于領先地位。擁有碩士、博士學位授予權。

榜單解讀

物流離不開交通，西南交通大學“大交通”特色突出，大交通學科排名一直穩居全國第一，其物流管理分為采購與供應管理方向和物流管理方向，下設物流優化與信息、逆向物流、物流技術等研究所、全國物流師與國際注冊采購師認證考試中心，擁有完備的物流實驗中心；東華大學物流管理專業是上海市首批設立的物流本科專業，有國際物流和物流信息化兩個專業方向，東華大學地處上海。分數要求也不太高，成績中上的同學都可以考慮；云南財經大學的物流管理本來屬于商學院，入選國家第二類特色專業，隨著該學科逐漸發展成為學校優勢特色學科。

第7篇：檔案管理學基礎范文

1.本科啟發式教學手段與方式尚待完善。面對“注入式”教學方式帶來的種種弊端，我國許多高校教師也針對自己的學科性質采用多種教學手段與方式進行教學改革。如理科教學在講授學科理論知識的同時，大量采用實驗室教學的方式提高學生的實踐技能。文科教學中也采用了隨機提問、課堂討論、師生互動、撰寫論文和實地調研等方式豐富教學手段。這些教學手段推動了我國本科教學改革的發展，但教學方式的設計與應用仍然缺乏專門的教學理論進行指導。

2.高校素質教育改革仍然處于探索階段。目前，我國高校對“啟發式”教學理論與方式進行了大量研究，也從國外引進了許多教學思想，如熊梅1998年出版《啟發式教學研究》，周興國的《“啟發式”教學的“中外”與“古今”》，辛儒的《蘇格拉底啟發式教學法及其啟示》等。這對我國本科教學改革產生了積極的推動作用。總體而言，我國高校啟發式教學與素質教育仍然處于探索階段，尚需形成更多成熟實用的教育理論進行指導，以更好地在本科教學中實施啟發式教學，全面提高學生的綜合素質。模塊教學理論就是在這一背景下，經過長期的教學實踐與理論總結而提出的。模塊教學理論的核心是以素質教育為目標，將本科課程的教學內容按素質培養目標的不同而劃分為不同的教學模塊，每個教學模塊采用系統的教學手段進行針對性教學，達到在高等院校本科課程教學活動中培養學生綜合素質的重要目的。模塊教學理論的提出基于兩個方面的思考：一是素質教育是現今高校本科教學改革的重點，素質教育應落實在具體課程的教學之中，也就是在各門本科課程的具體教學活動中實施素質教育；二是學生素質的構成是多方面的，因此，本科素質教育也應該由多個教學模塊構成。

二、模塊教學理論構建的創新性

模塊教學理論的核心是以素質教育為目標，將本科課程的教學內容按素質培養目標的不同而劃分為不同的教學模塊，每個教學模塊采用系統的教學手段進行針對性教學。其創新性表現如下。

1.將素質教育的理念與方法寓于本科課程教學之中。模塊教學理論的核心思想是全面培養學生的綜合素質，將學生綜合素質的培養落實到本科課程的教學之中，可取到事半功倍的顯著效果。大學本科學生綜合素質的構成十分豐富，有專業理論素質、實踐技能素質、科學研究素質、口頭表述素質、禮儀素質和文體素質等諸多方面，培養方法也多種多樣。培養學生的綜合素質的主體是教師，教師面對學生最多的時間是教學。本科學生在四年的學習中必須完成62學分的學習，以1學分18課時計，本科學生在四年中面對教師的學習就有1116節課（或課時）。如此可見，將學生綜合素質的培養落實到本科課程的教學之中，結合各個學科專業本科課程教學的特點，劃分教學模塊，采用針對性的教學方法，全面培養學生的綜合素質，可取到事半功倍的顯著效果。

2.模塊教學理論的運用徹底改變了傳統“注入式”的教學模式。在科技檔案管理學的教學中，我們將課程教學內容劃分為科技檔案管理理論教學、實踐教學、科研教學和表述教學等教學模塊之后，有針對性地設計教學方法，采取一種學生“參與式”的教學模式進行教學。如針對科技檔案科研素質教學內容，采用了“培養學生問題式選題思維”“；專業論文撰寫范式學習”和“指導學生進行科研項目的設計、申報與研究”等方式進行教學。將學生劃分為不同的科研團隊，各個團隊先合作提出論文選題、構建論文大綱、完成論文初稿。在3個主要環節中，各個團隊相互討論、點評和修改不同團隊的論文題目、大綱結構和論文內容，教師最后進行總體點評。這樣，學生完全參與到教學之中，極大地發揮了學生學習的主動性，學習效果顯著提高，從而徹底改變傳統“注入式”的教學模式。

3.模塊教學理論的教學實踐為實施啟發式教學開拓了廣闊的空間。模塊教學理論在教學中的運用打破了傳統的“注入式”教學模式，為啟發式教學的實施拓展了新的思路與空間。主要方法有二：一是撰寫高水平的教材。如在以往的教學活動中，很多教師的講稿實際上扮演了教材的角色，大部分學科理論知識都以講授的方式進行教學。在云南省省級精品課程《科技檔案管理學》的教學活動中，我們依據教師的講稿，結合科技檔案管理最新的學科理論與實踐方法，將講稿撰寫成高水平的《科技檔案管理學》教材。二是徹底改變學生的學習理念與模式。采用或撰寫新教材后，首先就要培養學生教材即筆記的理念；其次，在教學方法上使同學從過去“記教材”的學習模式轉化到“學習—理解—掌握”教材的有效方式；第三，學習模式的轉變并不意味著學生放棄筆記，學生的筆記主要記錄的是更新的新理論和新方法，所不同的是學生的筆記量減少了80%，從而為“啟發式”教學活動拓展了廣闊的時間與空間。

三、模塊教學理論在《科技檔案管理學》教學中的實踐運用問題

1.模塊教學的劃分與教學方法的組合問題。在科技檔案管理學課程的教學中，我們將教學劃分為理論、實踐、科研和表述教學等模塊，在各個教學模塊中采用相應的教學方法進行教學。如在理論教學模塊中，采用學科體系展示法、宏觀到微觀層次學習法、概念分解組合法、主題詞擴散記憶法、預習與復習法等；在實踐教學模塊中，采用管理流程演示法、計算機模擬管理法、實驗室模擬管理法、實習基地管理實證法等；在表述教學模塊中，采用主持復習與講課法、角色互換課堂講授法、專題討論法、模擬辯論法和主題演講法等；在科研教學模塊中，采用學科體系框架選題法、問題式思維培養法、學術規范性訓練法和團隊科研法等教學方法。由于學科不同，課程教學模塊與教學方法則要根據各個學科課程特點進行劃分與設定，以進行針對性教學。

2.參與式教學方法的實踐問題?？萍紮n案管理學采用的是一種參與式的教學方法，就是學生參與到各個教學環節之中，變被動學習為主動學習，徹底改變以往注入式的學習模式。參與式的教學方法有二：一是思維方式的參與，也就是角色換位思考的問題。讓全班同學轉換角色，思考“如果我是教師，我怎樣進行課程教學”的問題。思考方式由宏觀到微觀，具體而言，由整個課程的教學思考到各個章節的教學安排。其后，在討論的基礎上，將學生對整個課程的教學思考引導制作出一個完整的學科體系展示圖，以作為該課程學習的綱要與指南。二是教學活動的參與，如全班同學按順序擔任復習主持人，在每次上課之前，抽查復習學習過的教學內容。每次上課安排兩位同學講授新的教學內容，每人講授10分鐘。同時，由同學輪流擔任講課主持人，主持講課并進行點評。在此基礎上，教師再進行點評、指正和教學內容的拓展。參與式的教學方法很多，各個學科可根據其課程特點進行設定。

3.學習小組團隊學習方法的運用問題。學習小組是進行參與式教學的重要基礎，具體運作方法就是以5—6個同學為單位，將全班同學劃分為多個學習小組，以學習小組為基本單位進行教學。如在復習教學中，復習主持人可就每個學習小組提出一個問題，回答出問題的全組同學加平時成績分。在科研教學模塊的學習中，由學習小組共同提出論文題目，設計論文提綱，分工完成論文的撰寫。各個學習小組相互修改論文，指出論文中的不足，討論提出修改意見。在實踐教學模塊中，各個學習小組共同商量提出科技檔案的分類方案，設定整理流程圖，共同完成科技檔案分類、組卷、案卷排列、案卷編目和上架的整理工作?？傊瑢W習小組是進行參與式教學的基礎，也是培養學生團隊精神的重要方式。

第8篇：檔案管理學基礎范文

【中圖分類號】R115.65【文獻標識碼】B【文章編號】1005-0515（2011）09-0293-02

隨著醫療衛生事業的不斷發展，醫藥衛生體制改革和人事分配制度改革的不斷深入，醫院現行人事檔案管理工作中影響醫院人力資源作用發揮、阻礙醫院發展的諸多問題逐步顯現出來，必須加以解決，才能突破醫院發展的瓶頸。

1 醫院人事檔案的含義

醫院人事檔案是醫院按照黨的干部政策在培養、選拔和任用 干部等工作中形成的記載職工個人經歷、政治思想、品德作風、業務能力、工作表現、工作業績、工資待遇等內容的文件材料，是人力資源管理與開發的重要依據，是真實反映職工個人經歷、素質水平的憑證和依據，是全貌地考察、了解和正確選拔使用人才的重要依據。

2 醫院人事檔案工作中存在的問題

現在的醫院人事檔案管理的落后主要表現在以下幾個方面，一是醫院人事檔案管理制度落后，與醫療衛生事業的發展及醫院選拔和使用醫療衛生事業人才程序的日益簡化不相適應。二是醫院的人事檔案工作管理體制機制落后，缺乏創新性、突破性和激勵性，不能適應新形勢的需要，阻礙了醫院的長遠發展。三是基礎設施及管理手段落后，不適應現代化、信息化和科學化的要求。醫院人事檔案管理部門微機、網絡、場地和保管器具等基礎設施設備缺乏，不能滿足日常管理的需要，人事檔案的收集、整理、歸類和編目等工作大部分是靠手工操作，干部人事檔案電子信息化管理系統功能沒有充分利用和發揮，人力、物力耗費較大，同時，人事檔案的頻繁查閱也造成了一定程度的磨損和意外的丟失。四是人事檔案管理人員素質落后，人事檔案的綜合利用不充分。醫院人事檔案管理是一項系統化的工程，需要具備檔案管理知識、醫學知識、計算機網絡技術等多方面專業才能的人員來管理，而醫院的人事檔案管理人員大多為非檔案管理專業人員，專業及業務技術水平及計算機使用能力等均不能滿足醫院檔案管理信息化、智能化的要求，不能夠從醫院人事檔案中發現有用的信息的能力，也就不能為醫院的醫療、教學、科研和管理的發展服好務，成為了制約醫院發展的重要因素之一。

3 新時期加強醫院人事檔案管理的幾點建議

新時期，醫院人事檔案管理要與衛生政策、衛生事業的發展、醫藥衛生體制改革、人事分配制度改革和醫院發展相適應，加強人事檔案管理，充分發揮人事檔案的信息優勢，激勵和引導醫院職工在各個專業及領域的素質和能力全方面展現出來，為醫院更好地選拔和使用優秀人才提供真實可靠有力的依據。

3.1 提高對醫院人事檔案管理的認識，增強管理意識。醫院人事檔案管理要立足于服務于人事管理、服務于醫院發展，要使醫院領導層、管理層和人事檔案管理人員充分認識到醫院人事檔案是一項非常重要的信息資源，是醫院人員個人經歷和社會實踐的重要記錄，是其業務能力、工作表現和實戰業績的重要反映，醫院人事檔案管理工作是醫院人事工作的重要組成部分，是醫院管理不可或缺的一部分，重視和加強醫院人事檔案管理工作，充分發揮人事檔案的資源優勢，是促進醫院人事制度改革，合理配置醫院人力資源，促進醫院衛生事業發展的重要舉措，使領導及人事檔案管理人員能夠強化服務意識，將被動服務改為主動服務，隨時了解工作動向，及時獲取有效的信息，使普通職工能夠積極參與和支持人事檔案的工作，主動為人事檔案管理人員提供線索和材料，使檔案管理工作能夠有序進行。

3.2 建立健全的人事檔案管理制度。加強醫院的人事檔案管理必須首先明確人事檔案管理職責，醫院要把人事檔案管理工作作為醫院重要的日常工作之一，對人事檔案管理存在的問題主動查找、全面分析、認真研究、及時解決，要明確檔案管理人員的工作職責，加強指導和管理，制定一套完整的管理和考核制度，并確保各項制度得到落實。

3.3 努力提高人事檔案管理人員隊伍的能力素質。檔案管理人員隊伍的思想道德品質、工作作風和業務能力是影響著醫院人事檔案管理工作的質量的重要因素之一。新時期醫院人事檔案管理工作已不再是對檔案實體進行簡單的整理和保管維護，而是注重對人的管理和評價。因此，人事檔案管理人員不僅要掌握檔案學的基礎知識，還應結合醫院的特點，具備醫學、計算機、英語、人事管理學及醫院管理學等多種知識，同時，應有高度的政治責任感和堅定地事業心。醫院要加強對檔案管理人員的教育和培訓力度，鼓勵支持檔案管理人員參加學歷教育、業務學習和業務培訓，通過在職學習、短期培訓等有計劃、有針對性的全面系統的業務培訓，不斷提高檔案人員的業務素質。檔案工作人員要增強工作的自律性，不斷主動更新業務知識，提高業務技能，學習計算機應用等現代化管理技術和管理理念，以適應新時期醫院人事檔案管理工作的需要。

第9篇：檔案管理學基礎范文

1.1有利于完善學籍檔案內容

學籍檔案記載著學生的重要信息，傳統的學籍管理是分開存放這些信息的，往往是按照班級、專業和院系進行裝訂成冊，有的學校還會將學生的學籍發生變動時的信息在與這些信息分開來進行存放，學生所得到的各種獎懲、任職情況、黨員信息、綜合評價也有可能在其他卷宗里面?？傊褪欠珠_存放學生的各類學籍信息，而不是采用集中統一的方式進行管理。采用分割的方式管理學籍信息，則在查找學生的全面信息時有一定的困難。但如果采取數字化的方式集中處理這些繁瑣的信息，則可以用數據庫存儲這些信息，雖然錄入學生信息的部門不同，但是通過數據庫存儲，可以統一的顯示出這些信息，從而更加方便全面的管理學籍信息。

1.2通過資源共享使管理更加方便

各個高等院校在進行檔案的管理工作時注重學籍檔案信息的數字化。對紙質的學籍檔案、照片等進行數字化處理，建立計算機網絡，使高校檔案資源得到最大程度的開發利用，使資源能夠得到共享，通過管理學籍檔案，還能夠優化學校的管理環境，從而使學校的管理工作不僅僅服務于學生、學校，更服務于社會。

2學籍檔案數字化建設中存在的問題

2.1數字化程度偏低

學籍管理長期以來都是采用傳統的方式，利用人工來完成的，而現階段的學籍管理則采用了現代化的信息技術。學籍管理繁瑣信息量大，人工管理容易出錯。而現在一些已經采用了現代化信息技術管理學籍的高校，存在著重視了硬件的建設而忽視了軟件的建設。這些高校只注重了硬件設備的建設，忽略了各種應用軟件的開發，以及人員素質的培養。學籍信息數字化管理程度越高，學籍管理工作的效率和質量就越高。

2.2現使用的學籍管理軟件無法滿足學籍管理的需求

一些高校為了更好的對學籍進行管理，與某些商業公司合作或獨立開發了相應的教務管理軟件，這些軟件的應用可以在一定程度上促進學籍管理的信息化。但是，這些軟件中還存在著許多的不足。例如，適應性不強，不夠全面。每個高校的實際情況不同，而這些教務系統都是結合每個高校的自身情況所開發設計的，因此適應性不強。另外，有一些軟件由于功能不全面，不能夠很好的滲透到學籍管理中的基礎部門和各個環節，達不到學籍管理的需求。

2.3學籍管理工作人員的現代化技術水平有待提高

最近幾年，高等院校不斷的提高學籍管理的信息化程度，相應的，學籍管理人員的管理技能也應該得到相應的提高。也就是說，管理人員的計算機操作能力應該逐步的進行提高，從而使高校的學籍管理工作更好的得到實現。

3實現學籍檔案數字化管理的幾項措施

3.1強化認識，打造良好的氛圍

現今是一個高度信息化的時代，高校開始采取改革，校務信息逐漸公開，因此高等院校學籍檔案的信息化建設成為不可避免的項目。特別是現階段的高校學籍檔案管理中存在著大量的不足，同時沒有強烈的管理意識，因此必須提高學校的工作人員和管理部門對檔案管理信息化建設的重視。同時，還需要認識到信息交流、科研和教學在學籍檔案管理中占有重要的地位，通過大力的宣傳，可以為學籍檔案管理信息化建設提供一個良好的環境。另外，各高校應以自己的實際情況為基礎，與時俱進、分清主次、明確任務，解決新問題、研究新情況、形成新認識、樹立新觀念，有計劃、有步驟的加強檔案管理信息化建設。

3.2引進先進的學籍管理系統或者完善現有系統的功能

高校應該依據上級教育主管部門的要求，結合自身情況，建設一個與自身情況相符、具有自身特色且比較完善的網絡學籍管理體系，與各二級學院、班級相連，進行學籍數據信息共享。

3.3加強學籍管理軟件開發人員與學籍管理工作人員之間的溝通

之所以現在很多學籍管理系統或者軟件存在著缺陷，在很大程度上是因為軟件開發人不熟悉學籍管理業務造成的。為了開發的學籍管理系統能夠真正的符合學校自身的情況，開發人員應該深入到學籍管理工作的第一線，從而可以更加直觀、全面的了解學籍管理工作。同時還必須要與學校學籍管理工作人員進行深入的溝通，對他們的需求有一個詳細的了解，并對國家高教部學籍信息化管理的工作要求進行認真的學習，在此基礎才能著手開發學籍管理系統，另外在開發過程中還應該加強與學籍管理工作人員的溝通，以便于做到有錯誤及時的改正。

3.4加強高校學籍管理人員的培訓