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【關鍵詞】 中小企業 管理制度 制度建設
一、中小企業管理制度的局限性
1、中小企業管理制度落后
改革開放已經30多年了,但是國內的很多中小企業還存在相當比例的無制度或者制度落后的問題。據不完全統計,中小企業在發展過程中遇到的發展瓶頸,除了產品周期、技術因素等外,還有一個普遍制約的因素,那就是規章制度建設的缺失或者落后,未能跟上時代的步伐,成為發展中的障礙,這就是我們常說的短板(木桶原理)?!皼]有規矩,不成方圓”,企業的發展離不開管理制度。一套適用的企業管理制度,完全可以讓企業管理事半而功倍,有章可循,在一定程度上輔助企業快速發展,預防和控制企業的法律風險。
2、中小企業管理制度不完整
隨著企業的發展,很多企業管理制度需要即時修改完善增加,而在眾多的中小企業中存在這種制度跟不上發展的步伐,更有甚者是制度缺失,主要表現在企業出現了一些問題時沒有相應的管理制度去指導和解決,其次表現在制度內容有漏洞,會造成企業“法律”空白,最后表現在制度的體系缺失,有企業管理制度,但是沒有監督和考核制度。
3、中小企業有管理制度無執行
首先表現在制度擺在那里,但需要根據領導的態度來決定執行與否。這類制度本身質量不存在問題。人們會站在自己的角度假定領導的好惡,并且用實踐去小心求證。結果發現這樣的制度執行到后來,大家辦事都不依制度而依“慣例”。制度執行缺乏原動力,如無根之草,沒有生命力。
其次表現在制度擺在那里,執行按一定的規律。這種制度基本上也沒什么質量問題,主要是執行人的問題,誰被制度制裁了的叫做“撞槍眼上了”。這種制度在執行時常常表現出時間上分布的規律性,比如一段時間抓考勤、一段時間抓企業文化等等。這種制度的執行力不足,既有領導的問題,也有員工的問題。這類制度同樣沒有生命力。
最后表現在制度擺在那里,但人們視而不見,并不一定按制度辦事。這種制度存在以下可能性,一是人們知曉制度的內容,但是制度的規定不如經驗更有效。二是制度的規定顯然比經驗有效,但就是過于理論,執行起來難度過大。三是制度再常見不過,制度編寫目的看似清楚,但到了關鍵流程環節總是模糊化,比如關鍵時刻出現“據有關規定辦理”等簡單的詞句。
4、中小企業管理制度科學性低
企業規章制度的制定是一項專業性較強的工作,既要結合企業實際情況,又要考慮法律法規的相關規定。很多中小企業缺乏相應的專業人才,制定的制度沒有系統性和科學性,管理制度雖然是以一個個文件單體的形式存在,但是從企業整體角度來看,管理制度的集合是一個內在有機聯系的系統。這個系統基本可以劃分為管理制度管理體系和管理制度內容體系兩大部分,二者相輔相成,缺一不可,共同構成企業管理制度體系。其中,管理制度內容體系是制度建設的本體系統,管理制度管理體系是制度建設的保障系統。所以,管理制度建設首先要從體系入手,一方面要強化管理體系,另一方面要優化內容體系。
二、中小企業管理制度建設的原則
1、遵守國家法律法規
《勞動法》明確規定:“用人單位制定的勞動規章制度違反法律、法規規定的,由勞動行政部門給予警告,責令改正;對勞動者造成損害的,應承擔賠償責任?!币虼?,一切違背《勞動法》確立的基本原則的內容都是無效的。此外,違背勞動法律、法規和規章以及其他法律的內容,也都是無效的?!镀髽I職工獎懲條例》規定:“企業實行獎懲制度,必須把思想政治工作同經濟手段結合起來”、“對違反紀律的職工要堅持以思想教育為主,懲罰為輔的原則”。因此,企業勞動規章制度的制定也要貫徹“以思想教育為主、懲罰為輔的原則”。企業管理制度的制定,不能超越法律、法規規定的范圍,只能在規定的范圍內,結合企業實際情況,將其具體化,使其具有可操作性。
2、堅持實用和民主的原則
企業管理制度一定要結合企業的實際情況,簡單實用,否則制度就沒有生命力;同時企業管理制度一定要征求企業員工的意見,要讓員工了解國家的有關法律、法規,發動職工認真學習討論,使得制度的產生于執行具有民主性,這有利于制度的制定、執行以及員工對制度的自覺遵守。
3、符合前瞻性原則
企業管理制度的制定既要滿足企業現階段的需要也要考慮企業的未來,不能目光短淺,還要考慮到國家的法律、法規都在不斷出臺或調整,對于國家新出臺或調整了的法律、法規,企業要及時對照學習,發現本企業管理制度有與之不相適應的條款,要及時修訂。同時,企業在修改管理制度時,也要充分發揚民主,使企業的管理制度更切合企業的實際,具有可操作性。
4、滿足系統性和科學性原則
根據企業的現狀,管理制度要涵蓋企業的方方面面,形成一部完整的制度體系,在制度體系下要分為監督體系、考核體系、管理體系三個分支,三者要緊密聯系,互相制約,要避免顧此失彼,各種體系之間既有相關性又有制衡性,進而保證企業穩步平衡向前發展;管理制度要符合現代科學的管理理念,要吸收先進的管理思想融入到企業管理制度中,讓制度有根可循。
三、中小企業管理制度建設的方向
1、加強企業管理理論的研究
從19世紀末到20世紀初,歐洲和美國都相繼有人提出比較系統的管理理論,20世紀20年代以后出現了行為科學。二戰以來,管理理論得到了豐富和發展,并形成了眾多的學派??茖W管理理論發展到今天已經相對比較成熟,這些管理理論的發展為企業科學化管理提供了非常好的理論,企業要加強企業管理理論的研究,為企業科學化管理提供堅實的基礎。
2、進一步完善企業管理體系
企業在不同的階段需要不同的管理制度、不同的管理體系,首先要明確企業現在處在生命周期的哪個階段,然后采取相應的措施。企業生命周期的不同階段會有不同的挑戰。
在企業內部管理方面,一般會經歷如下五個階段:建立初期:“救火”,出現什么問題解決什么問題;發展中:“規范化”,完善與管理相關的各種制度,并培訓實施;發展高階:“理性化”,企業已能按照既有制度及流程自行運作;發展成熟階段:“文化化”,企業形成自有的企業文化并根植每位員工的心中,并為公司的長期戰略共同努力;發展自由階段:“人性化”,企業超越理性的約束,更加注重“人性化”的管理。
根據企業的發展階段為自己的企業科學地構建一個管理體系,這個管理體系可以幫企業在方方面面實現科學化、制度化,讓企業良好運作。規章制度與企業發展之間的關系是從基本適應到基本不適應再到基本適應的過程,這就需要對規章制度進行管理。對規章制度的管理需要進行系統的思考。從系統論角度來看,一個系統可以由外部環境、宏觀系統、中觀系統和微觀系統組成。國家有關法律、法規和行業政策等是規章制度的外部大環境;而企業發展戰略、企業文化、管理控制模式和組織職能則構成了規章制度的外部小環境。
企業制度建設是各企業的基礎管理工作之一,涉及公司各個部門和各層管理人員。因此,在宏觀層面要做好規章制度的規劃工作,規章制度的規劃工作是公司層面的涉及全局性的一項工作,需要有專門的部門進行統籌規劃。而規劃工作則要滿足公司發展戰略的要求,兼顧企業現在和未來發展的需要,通過有系統的規劃,推動企業整體規章制度的建設。
職能部門在規章制度的中觀管理方面發揮重要作用,一個職能部門為行使職能管理,往往需要制定一系列各種關聯的規章制度集合。這些部門需要定期對本職能領域的各項規章制度進行監督、評估和修訂,不斷完善其管理職能。因此,在中觀管理層面,需要積極發揮職能部門的積極性。
在制度的微觀管理層面,涉及到對具體一個制度的生命周期管理。制度的生命周期要經歷申請立項、需求分析、起草、審核、頒布、實施、監督、評估、修訂完善等階段。制度生命周期管理就是要對構成制度生命過程各個環節實施全過程管理,并實現制度生命的更新或延續。
3、完善規章制度內容體系
制度管理體系與內容體系相對應同樣可以劃分為宏觀、中觀和微觀三個層面,每個層面的側重點有所不同,但是各層面之間又有著內在的必然聯系。對于內容體系的宏觀層面,主要考慮公司規章制度建設如何與公司的發展戰略和管理控制模式相匹配。不同發展戰略和管理控制模式,意味著公司管理模式和管理重點是不同的,必然會體現在不一樣的管理職能上,并最終落實的規章制度里面。例如對于戰略管理型的管理控制模式,集團公司管理的重點是戰略、財務、人力資源和投資等方面,制度建設必須要與管理重點相匹配,才能有效保障戰略目標的實現。
對于內容體系的中觀層面,主要考慮構建支持企業各項職能管理的全套制度,并進行有效分類。對于某一項職能,需要建立相互聯系、密切配合的若干制度組成一個完整的、系統的制度集合,即制度樹。因此,中觀層面的制度內容體系建設的重點是建立職能管理的制度樹體系,力求做到不遺漏、不重疊。若干項職能制度集合組合在一起,就形成橫向分類、縱向分級的制度內容體系架構。
對于內容體系的微觀層面,主要是指構成制度內容體系的基本單位——單體規章制度。單體規章制度內容建設主要從兩個方向入手,一是從形式上對規章制度進行規范;二是從內容上對規章制度進行優化,使之更具有合理性和可執行性。形式可以從格式規范、結構清晰、文字準確等方面進行優化;內容可以從權責明確、內容完整、流程合理等方面進行優化。
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關鍵詞:現代企業制度 企業規章制度
Abstract: With the continuous development of society, how to establish a sound enterprise rules and regulations according to the prefect modern enterprise system is a necessary condition to guarantee the development of enterprises.The author will express some personal ideas on the establishment of modern enterprise management system.
Key words: modern enterprise system; enterprese rules and regulations
中圖分類號:C29文獻標識碼:A 文章編號:2095-2104(2012)
企業內部控制制度是為適應生產經營管理需要而產生的,是現代企業內部制度的重要組成部分。現代企業制度建設要形成一個比較系統完善、規范而又嚴密的體系,是管理現代企業的重要手段。
什么是現代企業,這個問題我們都或多或少有所學習,但對其內涵的理解恐怕不深?,F代企業制度的基本特征是:產權清晰、權職明確、政企分開、管理科學。對我們來說,這是目標和方向。我們需要做的工作很多,也就是說我們距離建成現代企業還比較遠,但這是我們大家共識的方向,我們對此要有足夠的信心。
我認為,當前我們在目標方向確定的情況下,首先是進一步深化對現代企業特征的理解,其次是認清我們現在的差距,我們要做哪些基礎工作,第三是怎樣構架適合我們自身發展需要的企業規章制度。
一、進一步深化對現代企業特征的認識
現代企業主要有無限責任公司、兩合公司、有限責任公司和股份有限責任公司。其中最具有代表性的是有限責任公司和股份有限公司。現代企業還要具有產權特征、法人治理結構、企業的發展方向戰略、組織制度和現代企業管理制度等等。本文討論的是現代企業的管理制度。我們建設現代企業任重道遠。
二、我們要做哪些基礎工作
我們當前的單位(企業)發展狀況,是經過幾十年的艱苦創業和經驗積累,也經歷了幾次大的變革。多少年來,在歷屆領導班子的創新和改革下,經營管理工作成績突出,建立了不少內部管理制度,管理機制也進一步成熟。按照科學發展的需要,建立現代企業制度,結合我們的實際,我們打基礎的工作很多,主要是:
(一)建立和完善單位的生產經營系統。首先是領導層在廣泛調研討論和征求員工的意見基礎上決策單位的展戰略和發展方向、組織規模、經濟規模。①建立健全上下(與基層單位)管理順暢的組織機制,培養扶持核心競爭力專業隊伍,配套服務協調部門或單位;②健全切實可行的基層(部門)職責,各司其職,互為補充;③健全決策下達、指揮、監督、檢查的綜合機制。
(二)堅持以人為本的企業管理,培育優秀的企業文化和團隊精神。①加強人力資源的開發和管理,引進與培養同步,引進高水平實力型技術和管理人才,加大培訓提高力度,鼓勵自學資格注冊;②培育企業文化,發掘員工的技藝潛能,提供平臺,搭建舞臺,開展豐富多彩的文化類活動,加強愛崗愛單位教育,凝聚人心,增強企業活力;③加大人與人之間的互助互學,加強部門間的互為補充,形成部門團隊建設和單位整體團隊能力的嶄新企業形象,提升競爭力。
(三)建立健全科學的勞動人事制度和有效的激勵機制。①按照國家和上級部門有關勞動人事法規制度,落實人員勞動工資和各類保險,使員工有安全感;②制定有效的激勵制度,給予對單位發展有重大貢獻的人員獎勵,在榮譽上、經濟上、物質上、培訓上兌現;③建立健全科學的用人機制,體現能者有用武之地,對暫不適應崗位工作的轉崗培訓,能力達到的適人適崗,仍不能適應工作的,根據《勞動法》和有關勞動人事規定,分別安排出路;④勞動人事和激勵機制要體現公平、公開、公正的原則,一視同仁,有章可循。
(四)建立健全現代企業管理制度?,F代企業生產運行要有企業全面質量管理制度,行政與后勤管理制度,技術創新管理制度,經濟法律事務管理制度,信息與網絡化管理制度等等。
①培訓學習非常必要。要對現有財務、審計人員進行規范的法律、法規和財務審計專業知識培訓,有計劃的逐年達到持證上崗;對專業技術人員進行技術培訓及技術交流,不斷提高專業知識水平。②加強內部下屬單位間,系統內單位間的學習交流,取長補短;③不斷總結經驗,充實完善制度;三、怎樣構架適合我們發展需要的企業規章制度
①以各級領導的重視和有關人員的積極性為前提,組織學習和調研,重點解決什么是現代企業,現代企業制度有哪些,標準是什么;②回顧審視單位自身發展積累的經驗和教訓,組織專人編制現代企業發展規劃,組織專人就內部管理制度進行分析評價,確定當前急需建立或健全的內部管理制度有哪些;③有專兼職部門或崗位,負責企業制度建設工作;④有專兼職部門或崗位,負責企業制度的執行和監督檢查工作;⑤建立健全現代企業管理制度要廣泛征求員工意見,執行制度要有力度和透明度。
Abstract: This paper describes the connotation and characteristics of executable institutional system and the importance of enhancing its construction, and puts forward specific measures for improving executable institutional system construction according to the current situation and shortcomings of the author's company institutional system.
關鍵詞: 可執行;制度體系;構建;執行力;落實
Key words: executable;institutional system;build;execution;implementation
中圖分類號:F626.11 文獻標識碼:A 文章編號:1006-4311(2013)21-0167-03
0 引言
古人云,“天生蒸民,有物有則”。說的是有人群的地方就有規則,國有國法,家有家規,企業一定有企制。企業想長期贏利、最大化地獲取利潤,在同行業中取得競爭優勢,那么一定有規范性、創新性、可執行的企業管理制度體系在實施。錦州石化公司領導高瞻遠矚,在公司安全管理六要素中,強調了公司要建立可執行的制度體系,這是保證我公司長遠發展的一個重要的前提。
1 可執行制度體系的內涵
1.1 制度的含義 制度是凝固了的理念和價值觀,是約束人們行為的一系列規范,既包括制度規章等成文的規則,又包括存在于人的觀念中、靠人的自我約束和輿論監督來實施的道德、風俗、習慣等。它是基于理念和價值觀制定的,是企業文化的重要組成部分。
企業文化是組織在長期的管理實踐中,逐漸培育成的、并為全體員工所認同的遵守的價值觀、理念以及行為規范的總和,它體現了一個企業行為方式或經營風格的基本價值觀念。其構成要素為:企業理念、企業制度、企業行為和企業環境,具體結構如圖1。
理念是核心,它代表的是企業的愿景、使命與核心價值,理念必須是清晰的;制度是載體,它把理念滲透到管理過程中,變成員工的自覺行為;制度規范員工的行為,提高員工主動參與企業管理的積極性,增強企業的凝聚力,營造了倡導先進,積極向上的環境氛圍。四個要素代表了四個層面,如圖2,理念從精神層面導引約束員工的行為,理念是軟性的,具有指導性;制度從執行層面規范員工的行為,制度是硬性的,具有強制性。四個要素相互作用,循環推動如圖3。
綜上,制度有兩層基本含義:其一,制度是行為規則,決定著人們在工作過程中能夠與不能夠做什么事;其二,制度是人們結成的各種組織或體制,決定著一切活動和各種關系的框架。
1.2 制度的要求 既然制度是規則,指導人們在“可以與不可以”之間的選擇,那么,制度對于“選擇”的指導應該是清晰的、明確的、唯一的,制度應該明確的向組織內的每個人闡明,什么是正確的,什么是錯誤的;什么是組織所提倡的,什么是組織所反對的;什么行為會受到獎勵,什么行為將受到處罰。既然制度是建立組織內相互依存的關系依據,那么,制度對于組織內崗位間相互關系描述必須準確明了,清晰的表明相互間的隸屬、協同或合作關系,明確相互間的責任義務。
1.3 如何看待可執行的制度體系 “火爐法則”有助于我們對可執行制度體系的理解。把“火爐”燒得紅紅的,放在那里,本身并不會主動燙人,但只要有人敢于觸摸,它就必燙無疑,不會顧及觸摸者的身份,人人平等,誰摸燙誰,而且立即處罰,沒有下不為例。它體現了四個特性:
1.3.1 警示性:一個火爐放在那里,熊熊火苗,告誡旁人不能輕易觸碰和跨越,自然具有威懾力。制度就是規范,也應具有警示作用,起到事前的一個約束與預防作用。
1.3.2 及時性:一個紅通通的火爐,如果你去觸碰它,你會馬上會被灼傷,而不是摸上去,等一下再感覺到熱。違背制度就會馬上得到相應的懲處,承擔相應的責任,及時性是獎懲的一個重要原則。
1.3.3 必然性:如果你去觸碰火爐,你必然會被灼傷,而不會這次碰了會灼傷,下次就不會灼傷。違背制度必然會承擔相應的后果,而不會因為時間、地點的改變而改變。
1.3.4 平等性:不管你是什么人,一般工人也好,企業老板也好,去觸碰了火爐,都會被灼傷,火爐不會因為你是什么人而選擇是否灼傷。在制度面前,人人平等,誰違反了制度,都會受到相應的懲戒。
2 企業可執行制度體系特點
在企業里,制度體系有著其自身獨有的特點。
2.1 時效性 管理制度是隨時間而演化的。有的制度在長期內仍較穩固,而有的制度在短期內就有較大變革。總體而言,制度的變遷要與時俱進。
2.2 地域性 不同的地域將導致不同的制度體系。例如:生產裝置區域就有關于生產受控的特殊規定。
2.3 領域性 任何制度都有其適用的特定的效力領域,一旦超出范圍,其作用將是無效的。
2.4 層次性 任何制度都有其法制效力的適用深度,超過這個深度,制度執行的效果就會受到影響,這就需要其它配套的制度進行接續,構成某項專業管理的文件體系。
2.5 規范性
2.5.1 企業管理制度具有規范性,而且只有具有一定的規范性才能發揮企業管理制度的作用。企業管理制度本身就是一種規則。企業因為生存和發展需要而制定這些系統性、專業性相統一的規定和準則,就是要求員工在職務行為中按照企業經營、生產、管理相關的規則來統一行動、工作。如果沒有統一的規范性的企業管理制度,企業就不可能在企業管理制度體系正常運行下,實現企業的發展戰略。
2.5.2 規范實施企業管理制度是需要規范性的環境或條件的:第一,編制的制度是規范的,符合企業管理科學原理和企業行為涉及到的每一個事物的發展規律或規則的;第二,實施規范性的制度全過程是規范的,而且是全員的整體職務行為或工作程序是規范的;只有這樣,企業管理制度體系的整體運作才有可能是規范的,否則將導致管理制度的實施結果呈不規范的狀態。
2.5.3 企業管理制度的規范性是在穩定和動態變化相統一的過程中呈現的。企業管理制度的規范性是要求企業管理制度呈穩定和動態的統一的,長年一成不變的規范不一定是適應的規范,經常變化的規范也不一定是好規范,應該根據企業發展的需要而實現相對穩定和動態的變化。
2.6 創新性
2.6.1 企業管理制度的創新是企業在經營管理實踐過程中自覺地創造有利于企業進步和發展的新型企業管理制度的過程。傳統的制度在局部或整體上產生了結構性的功能性問題,即產生了結構性和功能性失效,因而需要對制度進行改革和創新,以重新整合各種要素關系。就制度本身而言,制度創新源于制度的形式合理性、合法性和實質公正性的矛盾,換言之,制度的實質公正性的缺失或萎縮而導致實質非理性,致使與形式合理性發生沖突。因此,企業制度的創新要遵循以下幾項原則。制度創新,首先要具有實質合理性和公正性。管理制度創新要保證管理秩序的公正。企業管理秩序的公正至少應具有二個基本條件:其一,員工的基本權利得到有效保護。即必須有一個安全、自由的工作環境。其二,對員工具有普適作用。
2.6.2 要有科學性和系統性。所謂科學性,一是指制度中清除了舊的思想影響、與時俱進。管理制度創新要以企業文化和實際性為前提,通過對傳統制度的批判繼承,創新出符合時展的制度。二是管理制度創新要符合事物客觀規律。三是明晰、精確、嚴密。一些具體的制度,不能含混、模糊、存在歧義和漏洞,否則,就不能很好地發揮規范、約束等作用,甚至還會被人鉆空子。所謂系統性,是指根本制度和各種具體制度要均衡、統一、協調,形成具有內在有機聯系的制度體系,彼此之間沒有沖突和相掣肘的現象,制度才會產生出最大的功能效率。
2.6.3 要有可操作性和有效性。制度重在執行,執行在于制度的可操作性。制度的執行和落實在于發揮的功能效率。
2.6.4 要遵循循序漸進原則。管理制度的創新與企業管理的各個方面相聯系,并直接涉及到企業責、權、利關系的調整和變更。在企業面臨劇烈變革時期做產生的制度整體性變遷過程中,管理制度的創新如果不能審時度勢,妥善地處理各種矛盾和問題,而是一味地急躁冒進,就很有可能會引起利益受損的人們采取非理性的過激行為,從而引發企業管理的危機。因此,企業管理制度創新要有全局眼光,有步驟、有領導、分階段、分層次、扎扎實實,穩步推進。
3 加強可執行制度體系建設的重要性
加強可執行制度體系建設是提高企業管理水平、推動企業穩定發展的基礎。企業要在新起點上實現新發展,加強企業管理是關鍵。加強可執行制度體系建設,完善內部運行機制,整合優化工作流程,改進工作方法,實現科學決策和科學管理,能夠有效提高企業管理水平,加快企業發展。
加強可執行制度體系建設是提高創新能力、打造前瞻型企業的要求。如果管理基礎薄弱,制度缺乏創新,企業的發展就會受到影響,打造前瞻型企業也無從談起。企業中有結合發展實際,積極借鑒行業內外先進的管理經驗,大力加強管理制度體系建設,企業管理者才能站在新的高度,以積極、從容的心態面對復雜的市場環境,做出科學決策,應對激烈的市場競爭。
加強可執行制度體系建設是促進部門協作、建設和諧企業的前提。加強管理制度體系建設要對現行的管理制度進行修訂和補充,以達到完善管理制度體系的目的。這也有利于進一步明確部門之間的分工,使各部門統一思想認識,提高協調能力,有效解決部門之間責任不清晰、關系難理順等問題,為創建和諧企業營造良好氛圍。
加強可執行制度體系建設是提高員工素質、提升企業社會形象的手段。加強企業管理制度體系建設,可以通過加強宣傳、培訓,使員工全面掌握行業相關政策,按照流程規范作業,更好地為零售客戶服務。此外,企業激勵、約束和考核評價等制度的建立和完善,也能夠有效督促員工認真履行職責。
加強可執行制度體系建設是加強企業文化建設、提高員工思想水平的動力。企業文化是企業在生產經營中形成的企業共同理念和行為規范,要把新理念滲透到管理過程中,變成員工的自覺行為,制度建設是最好的載體,因此,加強可執行制度體系建設,要用企業文化規范員工行為,提高員工主動參與企業管理的積極性,增強企業的凝聚力,推進企業文化建設。
4 我公司制度體系建設的現狀和存在的不足
4.1 現狀 “十一五”期間,公司經過對已有規章制度的梳理和有效整合,形成了具有自身特點的一體化管理制度(公司網站的主頁上設有專欄,供大家查閱學習)。管理制度形成的文件共分為三級:第一級錦州石化公司QHSE管理手冊;第二級:QHSE管理體系程序文件,共32個;第三級:公司級規章制度,共263項。一體化管理制度涵蓋了三個管理體系要求的內容,包括規劃計劃、產品銷售、物資采購、生產及產品質量管理、安全環境管理、設備管理、建設項目管理、計量管理、人力資源管理、財務管理、審計監察11方面內容。能夠滿足公司生產經營活動正常進行的需要。公司采用班組級日檢查、車間級的周檢查、公司級月檢查、把專業檢查、專項檢查、體系評審相結合,檢查結果納入月度經濟責任制考核和年度總評,較好地實現了監督檢查受控,可執行的制度體系已經初步形成。
4.2 存在的不足
4.2.1 管理方面:①各部門制定制度存在“本位主義”中;②對制度的生命周期管理不健全,新舊制度仍有交疊;③領導重視不夠,各種制度放在柜里,實際工作中則被忽視;④宣貫和反饋調整不夠;⑤制度的規劃計劃管理、執行監控需要進一步加強。
4.2.2 內容方面:①分類分級不夠清晰、不夠合理;②制度的規范性,包括格式、措辭、內容結構的標準化和統一性需要進一步完善;③制度可操作性,包括權限界定、流程設置需要進一步清晰合理等。
5 可執行制度體系的建設與完善
科學的制度體系是現代企業發展的基礎,它的建立必須以科學的管理理念為指導,并不斷創新管理方式。建立并完善決策目標、執行責任和考核監督體系,是健全制度體系的三個重要環節??茖W的管理制度體系包括人力資源管理制度、財務管理制度和業務管理制度等內容。制定業務管理制度重點要圍繞可用、可控、可操作的要求,對各項工作進行細化和流程化設計,建立完整的管理鏈。
5.1 加強規章制度的形成機制。嚴格按照立項、起草、審查、審議和的程序,制定修訂各項規章制度。重視規劃、溝通、協調在管理制度體系建設中的作用,企管法規處作為審核部門,主要負責對制度建設的規劃、管理、梳理和對外公布;協調各部門編制各項規章制度,使各項制度建立在企業統一規劃的前提下,對制定制度的程序、權限做出具體規定、以保證制度的科學性和合理性。在立項調研論證階段,主要從問題產生的原因、解決方式以及制度建立后的利弊等方面分析論證制度的可行性,并對其合法性進行審核。在制度起草階段,站在企業的角度去考慮問題,在涉及多個部門時,審核部門應與各部門共同商討,以保證制度的有效性。在審議階段,對于涉及員工切實利益等重要規章制度,要嚴格按照法律要求,履行民主程序。(如圖4)
5.2 引入制度體系評價標準,定期對規章制度進行評估和復審,及時修訂、更新,保持制度的有效性和先進性。制度體系建設是一個不斷完善的過程,為使制度體系建設更具科學性和實用性,引入制度體系評價標準,定期對制度進行評估。評價標準包括制度是否合法、是否符合行業規定、是否適應行業改革與發展的要求和企業發展規劃;約束與激勵機制是否健全,能否達到既規范經營行為又充分調動干部職工工作積極性和主動性的效果;是否有助于加強企業文化建設、增強企業凝聚力等內容。企管法規處依據制度體系評價標準,組織有關人員對企業和管理制度體系定期進行評估,發現問題及時解決,使之更加系統。
5.3 加大制度的宣傳、教育、溝通力度。提高執行力首先要使廣大干部職工了解、熟悉制度及其制定的目的。一般情況下,新制度公布后有些員工可能不會立即接受。這就需要參與制定制度的管理人員深入開展宣傳工作,了解員工的心態和想法,幫助員工轉變思想,遵守制度,糾正不規范行為。
5.4 統一標準,有章必循,違章必究。優秀企業的執行力強,制度的權威性功不可沒。要保證各項制度落實到位,領導干部首先要嚴于律已,率先垂范,充分發揮模范帶頭作用。另外,要進一步完善工作流程和運行機制,盡可能減少臨時性、突發性或特殊事件對制度權威性的影響,確保各項制度落實到位,取得實效。
5.5 建立有效的監督機制,對制度的落實情況進行監督。要強化內部控制、檢查、考核等基礎工作,實行民主管理,增強管理制度及執行的透明度。首先是有法可依,企業要用有效的監督考核措施來監督制度的落實情況。其次是有法必依,執行部門要嚴格按照相關制度的規定,指定專門部門及人員對制度和落實情況進行監督。再次是執法必嚴。執行部門的工作人員要嚴格落實規章制度的要求,監督部門要積極履行監督職責。最后是違法必究。對于違反規章制度的行為和有關人員,要嚴格按照規定及時處理,切實維護制度的權威性。
5.6 獎懲有度,激勵得當。制度的落實是一個長期的過程,因此,公司不僅要層層狠抓落實,而且要把制度的約束作用與激勵作用相結合,使其真正在企業管理中發揮作用,督促企業全體員工自覺遵守各項管理制度,提高員工的積極性和主動性。
6 結束語
只落實在紙面的制度不是可執行的制度,一套可執行的制度體系需要堅持“實踐、認識、再實踐、再認識”的認識路線,需要循環往復、持續改進,它堅持的仍然是PDCA循環(如圖5)。
成功企業在可執行制度體系建設方面的共同特點是建設規范的管理制度體系、動態的創新機制,并在不斷創新的過程中,提高管理制度體系運轉效能。目前,我公司已充分認識到了這一點,并積極加強管理制度體系建設,大力提高管理水平,以推動行業持續穩定協調健康發展,不斷增強核心競爭力。
參考文獻:
[1]以科學發展觀為指導不斷推進體制機制創新[J].企業管理,2009(03).
1、協助經理調查和分析公司目前的人力資源配置情況,為招聘、合理配置、定員定崗、管理層的人事決策等提供依據。
2、協助經理建立特殊人才(如售后工程師、研發人員、海外銷售人員等)的儲備機制及長期招聘渠道。收集和關注國內知名招聘網站(如智聯招聘、前程招聘等)的人才信息。
3、在實際中完善及制訂招聘流程及相關表格
4、協助各部門實施招聘。
5、建立招聘檔案。
二、培訓及考核
1、新進員工崗前培訓
制作一份新進員工崗前培訓教材。
2、展開在職員工的素質及企業文化培訓。
2、協助經理制定績效考核管理辦法,為績效考核工作的具體實施提供依據。
3、根據公司現有績效管理制度,開展員工績效考評組織與實施工作,推行新的績效考核標準。
4、建立培訓及考核檔案。
三、規章制度
1、協助經理審核、修訂公司各項規章制度。
2、監督及執行公司的各項規章制度。
3、懲罰及獎勵制度
按公司出臺的各項規章制度,給予違規者相應的處罰。對予應獎勵者要做到及時及有據獎勵,并公布。
四、勞動關系管理
1、退休
協助經理完善員工退休、資遣管理制度,為辦理退休、資遣事項提供依據。
2、辭職
協助經理完善辭職管理制度,為辦理辭職事項提供依據。
五、薪酬管理
1、根據公司現狀和未來發展趨勢,協助經理建立及完善公司科學合理的薪酬管理體系。
2、直接薪酬由基本工資、職務津貼、固定津貼、績效工資、年終獎金組成。
3、間接工資則由員工福利組成。
六、行政事務
1、車輛管理
協助經理開展相關工作。
2、公章管理
協助經理做好相關審核工作,制作公章使用管理登記薄。
3、辦公用品管理及購買
對辦公用品要及時做好保養及維護,以保證公司工作的開展。采購辦公用品一定要做貨比三家,保證物品的實用性及耐用性。
4、會議安排
協助經理安排會議議程及相關準備工作。
5、檔案管理
分類編號專人管理公司檔案。
6、公司郵箱管理。
準時收發郵件,慎重妥當處理郵件。
7、部門預算
準確、詳細登記每月發生的費用,按要求提交每月預算。
五、其他事務
1、證照的申辦、年審。
協助經理進行資料準備及提交工作。
施工現場的從業人員多由企業內部職工、新分大學生及農民工組成,一般內部職工及新分大學生知識水平較高,接受能力較強,所以他們的安全意識較高,能夠自覺遵守施工現場的規章制度及操作規程;但是作為施工現場的農民工,首先是知識文化水平普遍較低,接受能力較差,其次是在施工現場作業面的流動性較大。因此安全教育要有針對性、實用性,符合施工現場的實際情況,針對不同的工種做不同的教育方案,使員工快速的接收安全教育知識。
2各項規章制度的建立
中國有句俗話說得好“無規矩不成方圓”,因此建立規章制度也能有效控制員工在工作中的不安全行為。要將安全生產事故降到最低需建立以下制度:安全生產責任制度、安全生產承諾書、安全生產會議管理制度、安全投入保障制度、風險評價控制制度、安全檢查和隱患整改制度、重大危險源管理制度、交接班制度、消防管理制度、安全用電制度、安全教育培訓制度、特種作業人員管理制度、勞動紀律管理制度、進洞掛牌制度、安全檢維修管理制度、生產設施安全管理制度、工器具管理制度、特種設備安全管理制度、關鍵裝置及重點部位管理制度、倉庫管理規定、巡回檢查制度、危險化學品安全管理制度、安全作業管理制度、安全操作規程、防塵防毒管理制度、防火防爆及動火作業管理制度、禁火禁煙管理規定、勞動防護用品發放管理規定、生產專項應急預案、事故管理制度、安全生產獎懲制度及績效考核制度。安全管理要做到落實責任,強化管理;要做到用規章制度來約束員工不安全行為;要做到對危險源的控制管理;要做到有獎有罰來提高員工的積極性和防范意識。
3加強職業病的防治管理
企業內所有人員包括:職工及協議工上崗前都應該持有體檢證明,證明職工及協議工上崗前身體是健康的。在洞內施工可能引起矽肺、水泥塵肺、電焊塵肺、電光性眼炎、有害氣體中毒、噪聲聾、手臂振動病等職業病危害,所以想要保證員工不受到這些職業病的危害,加強洞內通風排塵工作,防止有害氣體和粉塵積聚。在噪聲較大的場所應佩戴防護耳塞、耳罩;振動作業應佩戴防振手套;在接觸有毒有害物質時應佩戴防毒面具,不可時間過長。對可能產生職業病的作業崗位,在其醒目位置設置警示標識和警示說明,施工中應優先采用有利于防治職業病和保護職工健康的新技術、新工藝、新材料,勞動保護用品齊全,
4加強施工現場安全巡查管理
安全管理人員應加強對施工現場的安全巡查,如在巡查過程中發現有違章指揮、違章作業、違反勞動紀律的應立即制止,情節嚴重的責令其限期整改或停工整頓;對施工現場的施工材料、工具及設備進行檢查,杜絕使用不合格材料、工具,發現施工設備存在異常的應立即停機修理。對高處作業人員檢查安全帶是否佩戴,杜絕有高處作業佩戴安全帶不掛現象發生,對起重設備吊裝、重點工序施工進行旁站監督等。安全巡查是一種安全動態管理,它涉及到施工現場的全部工作內容,這種管理可以很好的管理施工現場,把安全隱患扼制在搖籃中。
5安全隱患的排查治理
為認真貫徹“安全第一,預防為主,綜合治理”的方針,落實安全生產責任制,強化安全隱患排查治理。專職安全人員每周應定期對洞內進行隱患排查,排查應按照不漏環節、不留死角、不漏點、不漏面的原則,嚴格排查;查出隱患必須登記在隱患檢查記錄臺帳上,針對查出的隱患應立即整改,在整改的過程中應有專門的安全人員監督。同時對發現的隱患作出通報,提醒員工做好自身安全防護工作。定期對整改過的隱患進行檢查,發現問題及時處理。
6結語
第一部分總則
第一條為了保證我院各種規章制度、管理辦法的有效落實,進一步加強稽查隊伍建設,調動稽查人員的工作積極性,提高稽查工作的質量和效率,充分發揮稽查的職能作用,特制定本辦法。
第二條休養院綜合辦公室為稽查考核的主管部門。履行稽查考核職責的人員有:值班經理、經理、部門經理、主管、綜合辦公室人事主管及指定人員。
第二部分考核內容
第三條員工的儀容儀表、出勤、履職情況
第四條勞動紀律、規章制度的落實情況
第三部分稽查考核
第五條由稽查人員對各部門的勞動紀律、規章制度的落實情況定時或不定時的進行檢查、監督、考核。各部門要積極支持稽查考核人員的工作,各部門領導應高度重視勞動紀律、規章制度的落實等管理工作,認真及時查處本部門員工中違反勞動紀律、規章制度的現象以維護其嚴肅性。因失察、拖延、推諉致使本部門違反勞動紀律的問題得不到及時糾正和處理,并被其他稽查人員查處或員工舉報的,將追究主管經理的責任(每次扣0.05分)。
第六條凡值班經理稽查、考核出員工違紀、違規事實,而部門經理未發現的,根據具體情況部門經理承擔連帶責任(每次0.05分)。
第七條凡稽查主管部門稽查人員稽查、考核出的違紀、違規問題,而值班經理未發現的,根據具體情況值班經理要承擔責任(每次扣0.05分)。
第八條凡院領導發現的違紀、違規問題,稽查主管部門人員未發現的,根據具體情況稽查主管部門人員承擔責任(每次扣0.05分)。
第九條由其他員工舉報,部門未發現和處理,根據具體情況相應領導也要承擔連帶責任(每次扣0.05分)。
第十條在稽查、考核過程中,必須堅持嚴肅認真、實事求是的原則,不允許徇私作弊,弄虛作假,否則應嚴肅處理(每發現一次,責任人扣0.15分)。
第十一條考核結果具有的效力:
1、與稽查人員的績效工資掛鉤;
2、決定對員工的獎勵與懲罰;
第四部分獎勵與處罰
第十二條對于稽查人員失職,第一次給予警告處分,第二次給予嚴重警告,第三次給予50-100元罰款,同時每次扣除考核成績0.1分。
第十三條年終考核,稽查人員綜合考核成績優秀者,按績效管理辦法,給予其一定的獎勵。
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總法律顧問履職情況
晉能集團總法律顧問于2014年3月配備到位。在企業法制實踐中,集團總法律顧問按照省國資委“依法治企”要求推動企業法制工作,積極推進總法律顧問制度建設,高度重視防范企業法律風險的制度化建設,建立了一套比較科學、規范、適合企業實際經營的法律事務管理制度和風險防范機制,促進了集團依法決策、依法經營、依法管理,法律工作體系逐步完善,總法律顧問制度逐步落實。
制定下發《合同管理制度》、《重大合同管理制度》、《法律糾紛案件管理制度》、《風險防控管理辦法》、《法律風險防控管理辦法》等重要規章制度,規范了合同審查、法律糾紛案件處理等事項的管理程序;嚴把合同關,使法律審核成為經營管理的必經環節,對集團黨政聯席會議紀要決議的合法性進行審查,為企業依法經營決策起到了保駕護航作用,實現對集團規章制度、經濟合同、重要決策的法律審核率達100℅;積極推進集團法律事務部主動承擔集團訴訟工作,為集團節省費用,挽回財產損失,維護集團的合法權益,有效防范企業訴訟風險;直接參與企業兼并重組、改制、資產處理、戰略規劃等重大決策過程,就法律問題提出意見和建議,確保其依法合規;開展普法宣傳教育,加強培訓學習,提升干部職工學法、用法及依法治企能力。經過努力,2014年集團公司在全省企業中唯一榮獲“全國六五普法中期先進單位”榮譽稱號。
班組長是兵頭將尾,是企業的直接作業人員,又是企業基層的管理者,他所具備的安全生產的認知程度及所具備的安全技術知識水平和實際的組織協調能力決定著一個班組的安全成效。為此班組長應樹立“超前”、“監督”、“總結”“權衡”四個觀念,
第一,超前觀念是指班組長對可能存在的安全隱患要有預見性,要有在不同時期不同環境時刻保持敏感性,如果沒有這種意識,就跟不上形勢,抓不住重點,掌握不了要害,安全生產也無從談起;
第二,監督觀念是指對職工崗前安全防護準備工作的監督、職工在生產過程中執行安全規章制度的監督以及重點人員、重點崗位、重點區域、重點設備的安全監督;
第三,總結
觀念即總結成功的經驗,研究其中的秘訣,總結失敗的教訓,深挖根本的原因,使二者上升為理論,并在實際工作中再次得到提升,從而指導安全工作。把握一個“度”,即班組管理要有度,一是對違規違章的要做到適當的懲罰,以此懲戒問題重復,對有突出表現的要適當獎勵,激發職工主動性,做到獎懲有度;二是設身處地與職工談心交流,主動溝通、化解矛盾,增強班組凝聚力、向心力,杜絕私交與工作混為一談,做到溝通有度;三是在不影響安全生產的前提下,在不斷學習先進知識的過程中,在實踐中不斷進行管理、思維、工作方法的更新和發展,做到創新有度。
二、落實以人為本,營造和諧安全氛圍
班組基礎管理建設要本著以人為本的原則。班組成員之間要互愛互助、團結一致,全力確保完成各項安全生產任務。要敢于對違章指揮說不、敢于對違章作業說不,在安全生產中,做到自控、他控、互控,努力把安全隱患消滅在最初的萌芽狀態。要堅持不懈地營造安全文化氛圍,開辟安全文化專欄,結合企業安全生產工作實際情況,積極開展安全培訓、安全技術業務知識問答、安全知識測試、安全技能實作演練、安全預想、分析會、反事故演練等多種形式的安全文化活動,廣泛開展安全生產術語征集和反思討論等活動,使安全文化的滲透具體而生動,要堅持搞好企業職代會、廠務公開民主管理制度,充分發揮職工的參與熱情和主觀能動性,這不但是共同參與企業管理的一個重要載體,也是增強職工凝聚力,促進企業健康發展的動力。要始終堅持把職工的利益放在首位,關心職工生活,致力改善和營造健康、和諧與文明的工作和生活環境,進一步激發廣大職工保安全的主動性。
三、嚴抓制度落實,確保安全生產有序
企業的各項安全管理制度是企業安全文化建設的重要內容。安全是靠科學的規章制度和落實規章制度嚴謹性。首先要對以往建立的各種制度進行認真清理,對那些已經過時、不起作用的制度予以廢除;對交叉重疊、相互矛盾、有缺陷、有漏洞的制度重新整合、不斷完善,確保管理制度的制定科學合理、貼近實際、確保實效。而如果制度只是掛在嘴上,貼在墻上,落實在紙上,沒有人去執行它,沒有人去落實它,那么制度也就變成了“只讀”的制度。要克服“只讀”性,就是要把企業規章制度和管理措施等轉化為全體職工貫徹執行制度的自律、自主、自覺行為。
第一條:為保證順利完成公司下達各項生產任務、經營目標、管理目標而制定本規章制度。
第二條:規章制度包括生產制度、衛生制度、考勤制度、獎懲制度、安全制度等。
第三條:本規章制度適用本公司的各部門的每一個員工。
第二章行政辦公制度
第四條:根據公司實際運作情況,定期召開生產計劃、產品質量、人員培訓會議。
第五條:公司每一位員工必須按公司要求參加會議。
第六條:衛生管理制度
1.生產操作人員必須按照公司要求每日做好各自崗位的衛生清掃工作,保持清潔整齊。
2.各類原材料的堆放必須有各自直接使用者負責堆放整齊、安全、衛生、清潔。
3.每臺設備由直接操作者負責保養、基本維修、清掃工作。
4.必須服從公司統一安排,做好公司環境衛生工作,保證廠容廠貌的整潔。
5.食堂衛生、飲食的清潔工作由食堂炊事人員直接負責,預防食物中毒。
第七條:工作期間,公司內嚴禁個人電話的使用。
第八條:公司的辦公用品嚴禁使用與本公司無關的事宜。
第九條:生產場所嚴禁吸煙。
第十條:任何員工不能泄露公司的商業秘密和技術秘密。
第十一條:不說任何不利于公司和有損公司形象的話。
第十二條:不做任何有害公司的事。
第十三條:工作期間,嚴禁串崗、離崗,出入廠物品人員必須填寫出入廠證,同意核準方可進出。
第十四條:宿舍里嚴禁大聲喧嘩,以免影響他人休息,嚴禁打架斗毆、聚眾賭博。
第十五條:必須按公司值日規定和要求清掃宿舍,保持其清潔衛生。
第三章考勤制度
第十六條:嚴格遵守公司時間,不準遲到、早退,發現遲到、早退,視時間長短作相應處罰。
第十七條:有事請假者,必須填寫請假申請單,批準同意后休假,未辦理請假手續者作曠工處理。
第十八條:任何請假以不影響公司生產為前提,由所在部門負責人批準,得到公司認可后方可休假,不可強行要假。
第十九條:公益事業活動等休假可享受工資待遇補貼。
第二十條:新招員工有試用期,試用期間不勝任工作而自行離開者,扣發當月工資,辭職者須提前一個月打辭職報告,同意后方可辭職,自行離職者扣發當月工資。
第四章安全生產管理制度
第二十一條:嚴格按照操作規程操作,任何崗位都樹立“安全第一”的思想,違反操作規程造成后果者,責任自負。
第二十二條:未經允許,不得擅自操作他人崗位,擅自操作他人崗位造成后果者,責任自負。
第二十三條:各自崗位操作人員有責任報告潛在的不安全因素,以便及時發現、排除。
第二十四條:如遇臺風、洪水、自然災害等緊急狀況下,公司任何人員有責任和義務服從公司的緊急調配,保衛公司的財產不受損失。
第五章員工的權利
第二十五條:平等就業的權利。
第二十六條:參加企業民主管理的權利。
第二十七條:按勞取酬、多勞多得、獎勤罰懶。
第二十八條:按公司規定休息和休假。
第二十九條:享受勞動安全、衛生和保護。
第三十條:請求勞動爭議處理的權利。超級秘書網
第六章員工的義務
第三十一條:保質保量完成工作的任務和各項生產指標的義務。
第三十二條:遵守國家法律法規,公司規章制度的義務。
第三十三條:執行勞動規程,按規定操作的義務。
第三十四條:在工作中不斷提高勞動技能的義務。
第七章獎罰制度