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關(guān)鍵詞:檔案管理;信息化
檔案管理信息化,是指在國(guó)家檔案行政管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下,在檔案管理活動(dòng)中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù),對(duì)檔案信息資源進(jìn)行處置、管理和提供利用服務(wù),加速實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程。換言之,檔案信息化是指檔案管理模式從以檔案實(shí)體保管為重點(diǎn)向以檔案實(shí)體這種主要形式向社會(huì)提供服務(wù)為重點(diǎn)的轉(zhuǎn)變過程。這是一個(gè)長(zhǎng)期的發(fā)展過程,在這一過程中,要不斷地采用現(xiàn)代信息技術(shù)裝備檔案部門,從而極大地提高檔案管理和利用的現(xiàn)代化水平。
一、檔案管理信息化的意義
信息化建設(shè)的程度反映了一個(gè)國(guó)家、地區(qū)、企業(yè)及社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的綜合實(shí)力,也是衡量企業(yè)管理水平的重要指標(biāo)。檔案信息資源作為企業(yè)最重要的信息資源之一,是企業(yè)信息化建設(shè)的重要組成部分。
1.有利于企業(yè)提高效率,降低管理成本。通過提高信息資源開發(fā)利用效率和擴(kuò)大信息資源開發(fā)利用范圍,使企業(yè)能以降低信息成本實(shí)現(xiàn)共享管理成本,充分利用成員企業(yè)現(xiàn)有的資金、技術(shù)、設(shè)備、人力及信息資源,節(jié)約產(chǎn)品開發(fā)費(fèi)用,降低生產(chǎn)成本,促進(jìn)企業(yè)快速發(fā)展。
2.檢索查詢比較方便。檔案管理人員在傳統(tǒng)的檢索方式下,費(fèi)時(shí)費(fèi)力,檔案管理信息化后,可以實(shí)現(xiàn)即時(shí)查詢,管理人員可以從模糊查詢、組合查詢、分類查詢等查詢方式中選擇最佳方式,迅速在檔案庫(kù)中檢索出需要的檔案信息。
3.擴(kuò)大了檔案服務(wù)范圍,因?yàn)樵谛畔⒒墓芾碇校瑱n案信息可以進(jìn)行拷貝,總的信息占據(jù)的空間較小,而且檔案信息的傳輸比較快,能及時(shí)將檔案信息傳遞給需要的人員,為社會(huì)了解企業(yè)提供了基礎(chǔ),從而擴(kuò)大了社會(huì)影響,拓寬了服務(wù)范圍,檔案部門的地位自然也就得到了提高
二、新時(shí)期檔案管理信息化的現(xiàn)狀
信息化使企業(yè)檔案工作發(fā)生了巨大的變化,近年來(lái)我國(guó)企業(yè)檔案信息化建設(shè)有了長(zhǎng)足的發(fā)展,但是仍有巨大的發(fā)展空間,企業(yè)檔案信息資源的開發(fā)利用能力仍有待進(jìn)一步地加強(qiáng)。
1.信息技術(shù)的不斷發(fā)展,加速了企業(yè)的檔案管理正在從傳統(tǒng)方式向信息化管理方式的轉(zhuǎn)變,計(jì)算機(jī)技術(shù)的廣泛應(yīng)用,同時(shí)也極大地推動(dòng)了檔案管理工作的發(fā)展,提高了檔案管理工作的質(zhì)量和效率,使得企業(yè)的檔案管理部門都在發(fā)生著重大的改變,并通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)信息資源的共享。
2.在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)中,企業(yè)檔案信息資源的數(shù)量和質(zhì)量都有了一定程度上提高,信息資源量逐漸增加,開放途徑也越來(lái)越多,使得信息資源建設(shè)的規(guī)模不斷擴(kuò)大并趨于成熟。
3.檔案管理系統(tǒng)雖然在我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)中得到了較為廣泛的應(yīng)用,但仍沒有形成完善的規(guī)模和體系,實(shí)現(xiàn)不了對(duì)檔案的一體化管理。同時(shí),由于對(duì)檔案信息化的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的建設(shè)也不夠完善,所以無(wú)法從根本上保證企業(yè)檔案管理的與時(shí)俱進(jìn)。
4.企業(yè)的檔案管理的信息化工作需要綜合素質(zhì)較高的人才,但在現(xiàn)實(shí)中,檔案管理人員對(duì)于計(jì)算機(jī)技術(shù)的掌握知識(shí)有限,并且操作能力較低,不利于檔案管理信息化的發(fā)展。
三、新時(shí)期檔案管理信息化建設(shè)存在的問題
在信息高速發(fā)展的時(shí)代,信息化建設(shè)已經(jīng)成為企業(yè)生存和發(fā)展的必要條件。隨著檔案管理信息化的逐步深入,檔案信息化建設(shè)逐漸成為檔案事業(yè)發(fā)展的戰(zhàn)略性工作,但是在建設(shè)和管理的過程中仍然存在著很多的問題,主要表現(xiàn)在以下方面。
1.雙套制問題
盡管檔案管理信息化建設(shè)已經(jīng)大面積展開并取得相當(dāng)?shù)某删停窃谌藗兊臋n案思維中,依舊是對(duì)紙質(zhì)的檔案心存依賴,認(rèn)為電子化的檔案不安全,所以在很多單位甚至國(guó)家機(jī)關(guān)對(duì)已經(jīng)頒布的國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)或企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)中,都規(guī)定要電子、紙質(zhì)形式雙套保存。不解決雙套制的問題,是無(wú)法推動(dòng)信息化發(fā)展的,信息化發(fā)達(dá)國(guó)家在信息化進(jìn)程中都強(qiáng)調(diào)“無(wú)紙化”作為信息化的戰(zhàn)略目標(biāo)來(lái)積極推動(dòng),可見它對(duì)信息化發(fā)展的重要意義。
2.企業(yè)員工素質(zhì)有待提高
許多檔案部門缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才,其中檔案、信息處理復(fù)合型人才就更奇缺,大部分的檔案管理人員由于沒有及時(shí)的接受現(xiàn)代化的培訓(xùn)以至于技術(shù)水平有限,不利于檔案管理信息化的發(fā)展。檔案信息化管理需要管理人員既有相當(dāng)程度的檔案管理能力,還必須有一定的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理能力和信息技術(shù)處理能力,這使得檔案管理人員素質(zhì)成為制約信息化發(fā)展的重要因素。
3.標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范問題
檔案信息管理電子化的前提是基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。但由于歷史原因,館室藏檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)差,案卷質(zhì)量不高,并且檔案自動(dòng)化工作尚無(wú)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn),無(wú)法全面實(shí)施、推廣統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn),這些都嚴(yán)重制約著檔案信息交流的范圍和程度,直接影響著檔案信息化建設(shè)的步伐。
4.檔案信息化管理的安全意識(shí)較差
檔案信息與其他信息資源不同,多包含密級(jí)文件,因此重視對(duì)檔案的管理就至關(guān)重要。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下,檔案信息更加容易被不法分子盜取,并且一旦被竊取很容易在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境內(nèi)大面積傳播,這不僅會(huì)造成在檔案信息管理時(shí)重要信息的流失,從而造成嚴(yán)重的經(jīng)濟(jì)損失。檔案管理的安全工作是檔案信息化的保證,因此,加強(qiáng)檔案管理所在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的安全建設(shè)就尤為重要。
四、實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理信息化的主要措施
企業(yè)檔案管理工作的信息化建設(shè)是企業(yè)和社會(huì)發(fā)展的需要,是檔案管理發(fā)展的一種趨勢(shì),因此,對(duì)企業(yè)檔案管理的信息化建設(shè)要予以高度的重視,要切實(shí)給予人力、財(cái)力和物力上的支持,確保企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)得以有效的實(shí)施,使其更好的為企業(yè)的發(fā)展提供服務(wù)。針對(duì)在建設(shè)檔案管理信息化的過程中出現(xiàn)的問題,提出實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的四項(xiàng)主要措施。
1.提高對(duì)檔案管理信息化的認(rèn)識(shí)。傳統(tǒng)的檔案管理工作處于一個(gè)封閉的空間里,管理者的思想觀念和管理工作都處于一個(gè)落后的階段,面對(duì)這種局面,應(yīng)重點(diǎn)加強(qiáng)管理者在觀念上的認(rèn)識(shí)。管理者必須意識(shí)到,在商品經(jīng)濟(jì)激烈競(jìng)爭(zhēng)的今天,檔案作為全社會(huì)最大的共享信息資源,在經(jīng)濟(jì)決策中起著至關(guān)重要的作用。
2.加強(qiáng)人才機(jī)制建設(shè)。檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的工作,它要求管理人員既要有高度的工作責(zé)任感、辦事細(xì)心的工作態(tài)度,還要具備扎實(shí)的檔案管理的理論知識(shí)、科技知識(shí),因此必須重視檔案人才的培養(yǎng),建立一支適應(yīng)信息時(shí)代的復(fù)合型檔案管理隊(duì)伍。
3.制定檔案管理信息化標(biāo)準(zhǔn)。檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)是進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)和必要條件,它貫穿于檔案信息化建設(shè)的整個(gè)過程。要統(tǒng)一檔案管理信息化的標(biāo)準(zhǔn),必須要依托國(guó)家行政的力量,打破各個(gè)單位各自為政的局面,統(tǒng)一國(guó)家政策法規(guī)和各種業(yè)務(wù)規(guī)范。
4.健全檔案管理信息化的安全制度。檔案管理信息化的安全管理制度是檔案管理信息化的保護(hù)屏障。一方面,在企業(yè)檔案管理的建設(shè)初期一定要注意紙質(zhì)檔案的保存,防止檔案的遺漏損失,保證企業(yè)信息的安全、完整;另一方面,要充分保障網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)的安全,數(shù)據(jù)庫(kù)的自動(dòng)備份、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的病毒防范、嚴(yán)格的查閱權(quán)限和安全的加密保護(hù)功能都是企業(yè)需重點(diǎn)關(guān)注的問題。
五、總結(jié)
隨著信息科技的不斷發(fā)展,以及我國(guó)經(jīng)濟(jì)的快速進(jìn)步,檔案管理信息化已成為經(jīng)濟(jì)穩(wěn)步發(fā)展的保障。企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)需要企業(yè)各部門之間的相互協(xié)調(diào),需要企業(yè)高層從思想、戰(zhàn)略、管理、技術(shù)等各個(gè)角度進(jìn)行宏觀規(guī)劃和微觀操作。企業(yè)應(yīng)該根據(jù)自身特點(diǎn)發(fā)揮在資本、技術(shù)等各方面的優(yōu)勢(shì),加快檔案管理信息化建設(shè)的步伐,進(jìn)一步提高檔案信息系統(tǒng)的工作效率,為企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展提供可靠的信息保障。
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一、提升公文處理現(xiàn)代化手段,提高檔案管理水平
國(guó)家檔案局于2017年頒布了DA/T31—2017《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》,對(duì)紙質(zhì)檔案的有效保護(hù)和利用做出了詳細(xì)規(guī)范,使檔案工作正式步入系統(tǒng)的信息化管理。使用新型檔案管理技術(shù),通過建設(shè)信息化檔案平臺(tái),梳理檔案管理流程,規(guī)范檔案管理系統(tǒng)的完整性和統(tǒng)一性、合理劃分檔案的門類,確保目錄著錄的準(zhǔn)確性,將使檔案管理工作更加優(yōu)化。例如機(jī)關(guān)事業(yè)單位中“OA”“釘釘”等無(wú)紙化辦公系統(tǒng)的使用越來(lái)越普遍,通過權(quán)限的分配、分級(jí)與控制,就可以優(yōu)化辦公流程和公文處理效率,明確各方職責(zé)。有利于各方對(duì)工作的監(jiān)督與審核,加快了公文流轉(zhuǎn)和規(guī)范歸檔的速度。檔案工作作為對(duì)事業(yè)單位決策、發(fā)展歷史的最完整記錄,涵蓋了黨建、事業(yè)發(fā)展、民主決策、制度建設(shè)、職能履行、保障服務(wù)等領(lǐng)域有重要價(jià)值的信息的存儲(chǔ)和利用,是事業(yè)單位管理的重要基礎(chǔ)性工作。隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代來(lái)臨,檔案資源的充分利用變得越來(lái)越重要、越來(lái)越頻繁,信息化的檔案在檔案總量中所占的比重也越來(lái)越高。檔案信息化水平的提升,有利于進(jìn)一步提高檔案工作制度化、規(guī)范化、科學(xué)化水平,使檔案的整理、著錄標(biāo)引、數(shù)據(jù)的輸入和分類、保存和利用、備份和銷毀進(jìn)入現(xiàn)代化模式,系統(tǒng)地提升事業(yè)單位檔案整體管理水平。
二、加大投入強(qiáng)化基礎(chǔ),改善信息處理能力
隨著信息技術(shù)的發(fā)展,檔案信息化建設(shè)有待進(jìn)一步細(xì)化和完善。尤其需要與事業(yè)單位應(yīng)用的辦公系統(tǒng)新技術(shù)、新應(yīng)用對(duì)接,充分挖掘出檔案信息資源的潛力,實(shí)現(xiàn)文件、檔案一體化管理模式。因此事業(yè)單位管理層必須加大對(duì)檔案管理信息平臺(tái)的重視程度,要時(shí)刻關(guān)注檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)與新型檔案管理技術(shù),并為電子檔案管理發(fā)展提供有利條件,制定專業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃,盡量避免短期行為,拿出專項(xiàng)資金和資源,加大對(duì)質(zhì)量過硬的信息化設(shè)備,例如掃描儀、電腦、檔案管理系統(tǒng)、大容量加密儲(chǔ)存設(shè)備等適合于檔案開發(fā)和利用的硬件和信息安全的資金投入,另外還需要拓展配套的存儲(chǔ)、檢索、展示的場(chǎng)所,來(lái)建設(shè)高效、合理、科學(xué)的檔案信息化平臺(tái)。以符合定位的數(shù)據(jù)庫(kù)作為基礎(chǔ),發(fā)揮高效整合作用,結(jié)合單位實(shí)際,建立和執(zhí)行嚴(yán)格、規(guī)范的質(zhì)量管理體系,為提高檔案使用效益提供保障。把檔案人員從繁雜的檔案處理工作解放出來(lái),有充分的精力和時(shí)間,變被動(dòng)為主動(dòng),深入發(fā)掘各部門產(chǎn)生的有價(jià)值的檔案資源,隨時(shí)歸檔存儲(chǔ),便于相關(guān)工作的快速查詢與獲取,提高檔案利用水平。
三、確立嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范,保障各項(xiàng)工作的運(yùn)轉(zhuǎn)執(zhí)行
(一)建設(shè)合理流暢,安全便捷的一體化系統(tǒng)平臺(tái)
是檔案信息化的“軟要求”依托長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃,探索實(shí)體、非實(shí)體檔案歸檔和管理的一體化可行模式,完善檔案系統(tǒng)信息化水平。檔案管理的信息化是以數(shù)字檔案室為核心的系統(tǒng)工程,它包括檔案的整理、著錄標(biāo)引、數(shù)據(jù)輸入和分類等基礎(chǔ)工作,2016年國(guó)家檔案局頒布《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》對(duì)電子文件歸檔范圍、收集與整理、歸檔方式和格式等方面進(jìn)行了規(guī)定,解決了電子文件管理和紙質(zhì)檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)等基本問題,為事業(yè)單位檔案的辦理、歸檔、保管、利用等一系列流程完成檔案數(shù)據(jù)化的規(guī)范管理,提供了政策保障。通過質(zhì)量控制對(duì)檔案逐卷、逐件檢查勘誤,保證信息準(zhǔn)確、規(guī)范、格式統(tǒng)一,內(nèi)容完整,保證檔案存儲(chǔ)與檢索的正確率。充分調(diào)查研究,合理規(guī)劃,建立以符合事業(yè)單位工作性質(zhì)為原則的數(shù)據(jù)庫(kù)和高度兼容、高度整合的操作管理系統(tǒng),達(dá)到自動(dòng)化歸類儲(chǔ)存能力,促進(jìn)檔案管理自動(dòng)化的實(shí)現(xiàn)。
(二)事業(yè)單位檔案信息化管理的規(guī)范和制度是檔案管理工作的“硬指標(biāo)”
根據(jù)《檔案法》等法律法規(guī)和有關(guān)檔案管理規(guī)定,從檔案的收集歸檔、保管利用、鑒定收錄等方面入手,進(jìn)一步制定與完善檔案管理制度,為事業(yè)單位開展檔案信息化建設(shè)提供制度保障。落實(shí)各級(jí)工作人員的職責(zé),規(guī)范優(yōu)化工作程序,訂立本單位文件材料歸檔范圍和檔案保管期限制度,以及其他的開發(fā)、銷毀、移交的程序流程和檢索、查閱、保存的權(quán)限規(guī)范等,提高每一個(gè)工作環(huán)節(jié)的嚴(yán)謹(jǐn)性,有效提升檔案信息化管理工作成效。檔案管理人員從職權(quán)范圍出發(fā),對(duì)檔案進(jìn)行務(wù)實(shí)管理,并承擔(dān)自己的職業(yè)行為責(zé)任;在日常管理操作中嚴(yán)格把握檔案的保密與利用之間的關(guān)系,不講人際情面、遵循規(guī)章辦事、做好數(shù)據(jù)加密,細(xì)致確定檔案的開放范圍和時(shí)限,做好身份權(quán)限分級(jí)認(rèn)證的權(quán)限管理。
四、在檔案信息化建設(shè)中增強(qiáng)安全意識(shí)
關(guān)鍵詞:信息化 電力企業(yè) 檔案管理 問題 完善措施
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引言:
隨著社會(huì)的發(fā)展、企業(yè)管理體制的變化,電力企業(yè)應(yīng)在新的形勢(shì)下建立適應(yīng)企業(yè)發(fā)展需要的檔案管理體制,轉(zhuǎn)變現(xiàn)有的傳統(tǒng)檔案管理模式,提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)及檔案管理現(xiàn)代化水平,加強(qiáng)規(guī)章制度的建設(shè),實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化,以適應(yīng)新形勢(shì)下企業(yè)運(yùn)營(yíng)和發(fā)展的需要。
1.電力企業(yè)檔案信息化建設(shè)的必要性
檔案管理無(wú)論對(duì)于整個(gè)國(guó)家發(fā)展,還是企業(yè)發(fā)展而言,都具有十分重要的意義。伴隨著信息技術(shù)的不斷創(chuàng)新,檔案的信息化管理已經(jīng)逐步成為組織信息化經(jīng)營(yíng)的一部分,而這對(duì)于電力企業(yè)而言也是如此。一般說(shuō)來(lái),檔案信息化是指組織將檔案內(nèi)容與檔案管理的相關(guān)事項(xiàng)進(jìn)行數(shù)字化處理,充分運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對(duì)檔案資料進(jìn)行傳輸與管理,從而確保檔案資源被有效利用,最終實(shí)現(xiàn)檔案資料的共享性。近幾年來(lái),國(guó)家對(duì)于信息產(chǎn)業(yè)的發(fā)展給與了極大的關(guān)注,并提出以信息化帶動(dòng)工業(yè)發(fā)展的戰(zhàn)略。傳統(tǒng)的檔案管理工作常受制于科技的發(fā)展水平以及對(duì)自身進(jìn)行信息化的需求,因此長(zhǎng)久以來(lái)未能進(jìn)行較為徹底的信息化建設(shè)。而在信息化戰(zhàn)略這種大背景下,檔案對(duì)于社會(huì)發(fā)展及企業(yè)發(fā)展的作用越來(lái)越大,使得強(qiáng)化檔案管理的信息化建設(shè)顯得特別重要。作為無(wú)紙化的辦公技術(shù),信息化為檔案管理帶來(lái)的不僅是較高的效率,而且也實(shí)現(xiàn)了信息的快速共享,也將檔案的保存從實(shí)體的檔案庫(kù)移動(dòng)到無(wú)形的電腦庫(kù)中。在傳統(tǒng)檔案管理中,盡管檔案的存放都趨于有序化,但無(wú)疑也限制了檔案管理的靈活性,而在信息化的檔案管理中,通過信息技術(shù)的嚴(yán)密邏輯性與快速運(yùn)算性,為檔案管理的有序性中帶來(lái)了綜合化的數(shù)據(jù)排列與資料輸出。
2.電力企業(yè)檔案工作內(nèi)容
2.1文書材料的立卷:根據(jù)國(guó)家實(shí)行文書部門立卷的原則,為全面真實(shí)地反映一個(gè)企業(yè)的歷史面貌,及時(shí)地將企業(yè)在一定時(shí)期內(nèi)所形成的文書材料組成相應(yīng)的案卷。
2.2檔案的收集及整理:為了最大限度地發(fā)揮檔案的作用,定期將分散在各部門的文書檔案集中到檔案室,對(duì)將要撤消部門或單位的文書檔案要及時(shí)收集,對(duì)所收集的檔案進(jìn)行鑒定做到去粗取精,并按著一定的規(guī)律和原則加以科學(xué)地整理使其更加系統(tǒng)化。
2.3檔案的檢索及保護(hù):為了滿足大多數(shù)人對(duì)檔案的利用,編寫檔案目錄,對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)分類和放置,做到門類清晰,井井有條安全可靠。由于自然環(huán)境和社會(huì)環(huán)境的因素,檔案始終處于漸變性的損壞過程中,為使其長(zhǎng)久保存,采用科學(xué)方法對(duì)檔案加以有效的保護(hù)。
3.電力企業(yè)信息化檔案的功能
信息化為電力企業(yè)檔案管理帶來(lái)了極大的便利性與實(shí)用性,具體而言,這種功能化的作用體現(xiàn)在如下幾個(gè)方面。
首先,信息化貫穿于電力企業(yè)檔案的形成與銷毀的整個(gè)過程,并能夠?qū)ο嚓P(guān)的檔案文件提供有效的事情控制,如文檔歸類、編輯歸檔目錄等。目前,國(guó)家對(duì)于檔案管理的信息化系統(tǒng)也有著較為嚴(yán)格的要求,規(guī)定信息化檔案不僅應(yīng)具備傳統(tǒng)檔案管理的相關(guān)職能,而且也應(yīng)含有對(duì)多種不同類型檔案的管理功能,尤其是對(duì)虛擬檔案的管理功能。信息化的檔案在收集檔案資料、歸類檔案資料及編制檔案資料的過程中都應(yīng)致力于將檔案信息進(jìn)行數(shù)據(jù)化處理,并編制圖片、錄音、圖像等相關(guān)文件,對(duì)檔案資料進(jìn)行記錄。實(shí)際上,編制圖像及聲音的功能也是信息化檔案的主要功能之一,也是信息技術(shù)運(yùn)用的主要體現(xiàn),而這種編制方法不僅能夠保障檔案管理的形象化,而且可以提升檔案管理的工作效率。
其次,信息化能夠確保電力企業(yè)的整個(gè)檔案管理歷程趨于數(shù)字化。信息化的檔案管理實(shí)質(zhì)上與實(shí)際操作中的檔案管理有著緊密的聯(lián)系,在對(duì)實(shí)體檔案資料的歸檔之后,也會(huì)對(duì)應(yīng)著電子化檔案的歸檔,這種連接是一種無(wú)縫連接,從而保證了對(duì)實(shí)體檔案的信息化管理,從而可以提升管理的效率,也能夠防止檔案的遺失。另外,在電力企業(yè)的總部也往往會(huì)專門組建總的虛擬檔案館,并建構(gòu)聯(lián)系多家電力企業(yè)的檔案網(wǎng)絡(luò),從而確保不同部門能夠快速獲取相應(yīng)的檔案信息,為相關(guān)經(jīng)營(yíng)操作提供指導(dǎo)。
4.電力企業(yè)檔案信息化建設(shè)存在的問題
盡管檔案信息化管理對(duì)于電力企業(yè)而言具有十分重要的作用,但就目前情況來(lái)看,電力企業(yè)的信息化檔案管理工作仍然存在著不少的問題,甚至有些電力企業(yè)依然使用傳統(tǒng)的檔案管理手段,檔案的收集、分類、歸檔、提取等工作依然主要依賴人工完成,而這顯然不利于電力企業(yè)快速與經(jīng)濟(jì)信息化相連接,也影響了自身的發(fā)展。總的來(lái)說(shuō),這些問題表現(xiàn)在如下幾個(gè)方面。
首先是檔案管理的思想理念未能發(fā)生實(shí)質(zhì)性的轉(zhuǎn)變。目前對(duì)于我國(guó)多數(shù)電力企業(yè)而言,檔案管理工作的信息化水平仍然處于初級(jí)階段,信息化的概念更多的被理解為將傳統(tǒng)的檔案管理工作采用手工方式及計(jì)算機(jī)模仿技術(shù)進(jìn)行信息檔案的監(jiān)理工作,未能將編制、瀏覽、獲取等工作進(jìn)行有效整合。這種分離式的檔案信息化管理僅能算作是檔案管理工作的一到具體程序,不算是真正意義上的信息化。
其次是檔案信息化管理的軟硬件設(shè)施有待完善。信息化技術(shù)是促進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)的最根本保障。由于我國(guó)電力企業(yè)實(shí)行檔案管理的信息化工作的時(shí)間不是很長(zhǎng),因此使得相關(guān)的計(jì)算機(jī)軟硬件建設(shè)比較缺乏。而且在編制相關(guān)的軟硬件過程中,往往會(huì)因?yàn)榻?jīng)驗(yàn)的不足而導(dǎo)致所做成果不適合電力企業(yè)采用,最終成為了計(jì)算機(jī)垃圾,這也浪費(fèi)了大量的企業(yè)資金。另外,不同電力公司的檔案管理軟件往往并不統(tǒng)一,使得彼此之間交流不善,而且也浪費(fèi)了資源。
5.完善電力企業(yè)檔案信息化建設(shè)的措施
面對(duì)上述不足,我國(guó)電力企業(yè)有必要采取相應(yīng)的措施,對(duì)企業(yè)檔案的信息化建設(shè)進(jìn)行適時(shí)的強(qiáng)化。一般而言,可從如下幾點(diǎn)入手開展相關(guān)完善工作。
5.1電力企業(yè)應(yīng)加大對(duì)檔案信息技術(shù)的開發(fā)與使用
檔案管理的信息化技術(shù)并非僅僅只新開發(fā)的內(nèi)容,也包括著在檔案信息化管理中所留下來(lái)的經(jīng)驗(yàn)類知識(shí),這能為技術(shù)開發(fā)人員提供理論上的借鑒與創(chuàng)新思路的引發(fā)。對(duì)于技術(shù)研發(fā)而言,光盤技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)等都應(yīng)被努力融入到檔案信息化技術(shù)的開發(fā)中來(lái),只有充分借鑒其他專業(yè)的信息技術(shù),才能夠確保相關(guān)技術(shù)開發(fā)的先進(jìn)性。
5.2檔案信息化管理人員應(yīng)加強(qiáng)合作
信息化檔案的編制、分檔、提取等過程中涉及到的因素很多,并且這些過程又包含了多個(gè)步驟,十分繁瑣,因此,有必要建立一個(gè)具備優(yōu)秀業(yè)務(wù)水平的信息化檔案管理小組,并對(duì)小組人員之間的合作進(jìn)行合理分工。這不僅能保證信息化檔案的管理工作不會(huì)出現(xiàn)空白之處,而且也能夠提高檔案管理工作的效率。
5.3電力企業(yè)應(yīng)加大對(duì)于新信息化檔案管理工作的資金投入
對(duì)于信息化建設(shè)而言,缺乏資金不僅會(huì)對(duì)信息技術(shù)的開發(fā)起到阻礙作用,而且也不利于信息化檔案的后期管理工作。另外,采用信息化檔案管理技術(shù)也預(yù)示著參與到其中的員工也許具備特定的能力,而對(duì)此加大投入的力度也可以保障企業(yè)可以吸引到優(yōu)秀的員工。
6.結(jié)語(yǔ)
伴隨經(jīng)濟(jì)改革的縱深演進(jìn),信息化對(duì)于企業(yè)發(fā)展而言扮演著越來(lái)越重要的角色,電力企業(yè)的檔案管理工作也應(yīng)努力提升自身信息化水平。通過本文對(duì)電力企業(yè)信息化內(nèi)容的論述,為同行實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案現(xiàn)代化管理提供了借鑒。
參考文獻(xiàn):
一、檔案信息化管理的內(nèi)涵
企業(yè)檔案信息化管理是指以檔案為基礎(chǔ),利用信息技術(shù)將企業(yè)內(nèi)各相關(guān)部門業(yè)務(wù)流程打通,利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案信息共享,從而有效提高檔案存儲(chǔ)及查詢利用效率,以此提升檔案管理工作水平。企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的實(shí)質(zhì)就是在企業(yè)提升檔案管理工作水平的過程中,運(yùn)用的信息技術(shù)及解決方案的總和。例如:使用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)完成檔案歸集、整理以及借閱利用,建立數(shù)據(jù)庫(kù)編制數(shù)字化索引目錄等,通過上述方法打通企業(yè)內(nèi)部檔案信息交流途徑,提高檔案利用效率。
二、民營(yíng)企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀
民營(yíng)企業(yè)在法律允許的范圍內(nèi)擁有完全的經(jīng)營(yíng)自,相比較于國(guó)有企業(yè),民營(yíng)企業(yè)與政府機(jī)關(guān)不存在管理與被管理關(guān)系。民營(yíng)企業(yè)自負(fù)盈虧,對(duì)自身資產(chǎn)具有完全的處置權(quán)。在檔案管理方面,民營(yíng)企業(yè)同樣擁有完全自。民營(yíng)企業(yè)可以根據(jù)自身實(shí)際情況自主選擇適合的檔案管理方法。
1.民營(yíng)企業(yè)更注重檔案的應(yīng)用價(jià)值及開發(fā)價(jià)值
民營(yíng)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)在法律框架下具有完全自,企業(yè)所有資產(chǎn)包括企業(yè)檔案均為企業(yè)私有,在檔案管理方面企業(yè)將更多的注意力集中在具有應(yīng)用價(jià)值及開發(fā)價(jià)值的檔案上面,如企業(yè)專利、注冊(cè)商標(biāo)等。民營(yíng)企業(yè)在產(chǎn)品研發(fā)、生產(chǎn)過程中形成的技術(shù)資料,如有需要民營(yíng)企業(yè)甚至于可以出借其使用權(quán)乃至出售其所有權(quán)。如江西景德鎮(zhèn)市“景德鎮(zhèn)華御瓷業(yè)有限公司”建立的基礎(chǔ)就是一份估價(jià)為800萬(wàn)元的“琺瑯彩瓷器生產(chǎn)工藝”檔案。
2.民營(yíng)企業(yè)對(duì)于檔案管理重視程度有待提高
民營(yíng)企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)是以追求利益最大化為目的,這就決定了民營(yíng)企業(yè)對(duì)于各部門在崗位設(shè)置、人員安排上更多考慮投入產(chǎn)出比。對(duì)于直接創(chuàng)造利潤(rùn)的部門盡可能多的配置資源,而對(duì)于諸如檔案管理之類的不能直接創(chuàng)造效益的部門,往往不受決策者的重視,許多企業(yè)尤其是規(guī)模較小的民營(yíng)企業(yè)甚至不設(shè)專門檔案管理機(jī)構(gòu),而將企業(yè)檔案交由其他部門代為保管。以民營(yíng)經(jīng)濟(jì)比較發(fā)達(dá)的浙江省為例,2009年浙江省調(diào)查統(tǒng)計(jì),年銷售收入500萬(wàn)元以上民營(yíng)企業(yè)開展檔案工作的僅占總數(shù)的50%,而對(duì)于1074家規(guī)模以上民營(yíng)企業(yè)的調(diào)查數(shù)據(jù)顯示,已開展檔案工作的占81.2%,建立了檔案管理制度的占72.8%。
三、民營(yíng)企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)目標(biāo)
民營(yíng)企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)是一個(gè)系統(tǒng)性工程,在推進(jìn)的過程中不僅要考慮如何提高檔案管理部門運(yùn)行效率,還要兼顧與企業(yè)內(nèi)其他信息系統(tǒng)的兼容合作,更要顧及到檔案利用部門的實(shí)際需要,共同提升企業(yè)的管理水平從而提高企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力。作為檔案管理部門,應(yīng)當(dāng)主動(dòng)參與企業(yè)運(yùn)作流程的塑造,通過及時(shí)改變檔案管理模式、管理制度來(lái)適應(yīng)企業(yè)需要。針對(duì)民營(yíng)企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀及信息化條件下檔案管理實(shí)際需要,民營(yíng)企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)應(yīng)達(dá)到如下目標(biāo):①檔案信息化建設(shè)應(yīng)與本企業(yè)信息系統(tǒng)建設(shè)同步,檔案信息化管理系統(tǒng)必須與其他信息化辦公系統(tǒng)兼容;②制定統(tǒng)一的檔案信息化標(biāo)準(zhǔn),實(shí)現(xiàn)各門類檔案信息化管理制度統(tǒng)一規(guī)范;③實(shí)現(xiàn)檔案資源的數(shù)字化存儲(chǔ),實(shí)現(xiàn)諸如紙質(zhì)檔案、音像資料等實(shí)物檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換,進(jìn)而將新生成的具有統(tǒng)一格式的數(shù)字化檔案統(tǒng)一存儲(chǔ)于專用服務(wù)器內(nèi);④實(shí)現(xiàn)檔案信息系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)化,在企業(yè)內(nèi)部形成共享的知識(shí)庫(kù),挖掘潛在的集體知識(shí),提高檢索利用效率;⑤實(shí)現(xiàn)檔案資源開發(fā)智能化、利用普及化,打破門類限制,在整個(gè)企業(yè)范圍內(nèi)形成統(tǒng)一的檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù),強(qiáng)化知識(shí)的積累;⑥提高管理自動(dòng)化程度,節(jié)約資源并提升安全管理水平。
四、民營(yíng)企業(yè)檔案信息化管理的實(shí)現(xiàn)途徑
1.在信息化背景下理順檔案業(yè)務(wù)流程
在網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)高度發(fā)達(dá)的背景下,傳統(tǒng)的檔案管理流程已不能適應(yīng)當(dāng)前民營(yíng)企業(yè)提高管理效率的需求,企業(yè)應(yīng)對(duì)原流程進(jìn)行全面分析,融合信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù),對(duì)流程中不合理的部分進(jìn)行改造,設(shè)置新的流程并配置適當(dāng)?shù)慕M織架構(gòu)、人力資源并制定管理規(guī)范。檔案工作業(yè)務(wù)流程主要指移交部門與檔案管理部門之間的交接、檔案管理部門內(nèi)部對(duì)于檔案的處理以及檔案管理部門與檔案利用部門之間的銜接。為了理順檔案業(yè)務(wù)流程,應(yīng)從以下幾方面著手:①明確各相關(guān)業(yè)務(wù)部門工作內(nèi)容、工作流程及業(yè)務(wù)分工;②根據(jù)信息化管理的需要,約定檔案交接工作的技術(shù)規(guī)格,如檔案格式、歸檔標(biāo)準(zhǔn)及歸檔時(shí)間等;③根據(jù)本企業(yè)實(shí)際情況確定檔案的數(shù)字化保存形式及利用機(jī)制;④根據(jù)實(shí)際需要,確定檔案開發(fā)利用的范圍、形式,并建立安全規(guī)范。
2.實(shí)現(xiàn)各門類檔案信息資源整合
傳統(tǒng)以紙質(zhì)檔案為主的檔案管理模式,由于缺乏信息化手段,造成了檔案庫(kù)房?jī)?nèi)大量檔案信息“沉睡”,利用效率較低,同時(shí)由于缺乏交流也造成了檔案工作重復(fù)建設(shè)。在檔案信息化改造過程中,為了實(shí)現(xiàn)檔案信息資源有效整合,應(yīng)將企業(yè)檔案信息化建設(shè)納入民營(yíng)企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理信息化體系內(nèi),使檔案信息系統(tǒng)建設(shè)與企業(yè)其他業(yè)務(wù)信息化建設(shè)同步推進(jìn)、實(shí)現(xiàn)無(wú)縫對(duì)接,從而實(shí)現(xiàn)信息資源有效整合。
3.拓展檔案服務(wù)能力
民營(yíng)企業(yè)自誕生之日起,就面臨著激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng),企業(yè)想要發(fā)展壯大不被市場(chǎng)拋棄,就必須要有自己的核心競(jìng)爭(zhēng)力。對(duì)于企業(yè)內(nèi)部各個(gè)部門也有相同的要求,想要在民營(yíng)企業(yè)內(nèi)存在進(jìn)而發(fā)展壯大,就必須服務(wù)于企業(yè)的中心工作,能夠促進(jìn)企業(yè)提升核心競(jìng)爭(zhēng)力。就檔案部門來(lái)說(shuō),想要在民營(yíng)企業(yè)內(nèi)得到重視,就必須要為企業(yè)積累更多的有形或無(wú)形的知識(shí)儲(chǔ)備,并提高知識(shí)儲(chǔ)備轉(zhuǎn)化為實(shí)際生產(chǎn)力的效率,這就要檔案管理部門主動(dòng)拓展檔案服務(wù)能力,主要體現(xiàn)在以下兩個(gè)方面:①拓展服務(wù)內(nèi)容,數(shù)字化信息時(shí)代要求信息提供者能夠根據(jù)客戶的需要提供個(gè)性化定制服務(wù),就檔案服務(wù)來(lái)說(shuō)必須改變傳統(tǒng)的被動(dòng)服務(wù)模式,改變等檔案利用部門上門來(lái)查閱檔案的服務(wù)模式,主動(dòng)根據(jù)企業(yè)發(fā)展需要整合數(shù)據(jù),針對(duì)具體用戶的具體需要提供經(jīng)過加工整理的信息資源,實(shí)現(xiàn)精準(zhǔn)服務(wù)。②拓展服務(wù)方式,傳統(tǒng)的檔案服務(wù)方式一般包括提供檔案閱覽、檔案借出、檔案復(fù)印及開具檔案證明等,往往需要投入較多的固定資產(chǎn),且比較耗時(shí)而效率較低。民營(yíng)企業(yè)對(duì)于檔案工作的重視程度一般不夠,上述工作往往不能有效展開。在數(shù)字化信息化時(shí)代,檔案管理部門應(yīng)當(dāng)依托信息化優(yōu)勢(shì),主動(dòng)拓展服務(wù)模式,向相關(guān)部門主動(dòng)宣傳新的高效檔案利用方式,并根據(jù)實(shí)際情況開展相關(guān)操作培訓(xùn),使各部門充分掌握信息化檔案利用方式,從而提高檔案信息利用效率。
4.根據(jù)本企業(yè)實(shí)際情況建立適合的檔案信息化管理系統(tǒng)
一、電力企業(yè)檔案信息化管理
1.電力企業(yè)檔案信息化管理的現(xiàn)狀
檔案的存儲(chǔ)、檔案的管理和檔案的查詢是檔案管理的三種基本模式[1]。在電力企業(yè)的日常工作中,很好的利用檔案存檔信息,對(duì)于工作的順利進(jìn)展有很大的幫助,所以檔案資料的及時(shí)接收、整理分類、保管體系也在逐步走向正規(guī)化。在以往的傳統(tǒng)檔案管理中,呈現(xiàn)的都是紙質(zhì)文件,伴隨手工操作進(jìn)行管理,而隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步,信息化的技術(shù)也在檔案的管理中應(yīng)用,對(duì)紙質(zhì)文件進(jìn)行數(shù)字化的信息處理,使檔案資料保管更便捷,查詢起來(lái)更方便。可以對(duì)檔案信息可以進(jìn)行備份處理,使得檔案信息更安全。但目前這種檔案信息化的管理工作方式還沒有在電力企業(yè)中全方位、多角度的進(jìn)行普及,而應(yīng)用了檔案信息化管理方式的電力企業(yè)還存在一些問題,所以檔案信息化管理的技術(shù)和應(yīng)用還有很大的提升空間。
2.實(shí)現(xiàn)電力企業(yè)檔案信息化安全工作管理的必要性
首先,電力企業(yè)在國(guó)民經(jīng)濟(jì)匯總扮演著重要角色,它是一項(xiàng)基礎(chǔ)性的支柱企業(yè)。如果失去了電力行業(yè)的支持,全社會(huì)就可能出現(xiàn)經(jīng)濟(jì)癱瘓的現(xiàn)象。在2008年伊始,我國(guó)南方多數(shù)省市都遭受了雨雪冰凍的襲擊,電力行業(yè)在此次自然災(zāi)害中受到了極大的影響,使得多地區(qū)都出現(xiàn)了電力中斷的現(xiàn)象,對(duì)國(guó)民的正常生活帶來(lái)嚴(yán)重的影響,這充分的表明了電力資源對(duì)市民生活的重要性,沒有電力資源人們就無(wú)法進(jìn)行正常的生活。在現(xiàn)代數(shù)字化的戰(zhàn)爭(zhēng)中,攻破電網(wǎng)就是戰(zhàn)爭(zhēng)取得勝利的關(guān)鍵點(diǎn),這種說(shuō)法毫不夸張[2]。近些年來(lái),電力企業(yè)的檔案信息經(jīng)常被攻擊,導(dǎo)致檔案信息泄露,為了提高電力企業(yè)檔案的保密性和警惕性,對(duì)檔案信息化安全管理工作一定要加強(qiáng)。
其次,因?yàn)殡娏ζ髽I(yè)的發(fā)展經(jīng)歷了一個(gè)漫長(zhǎng)的歷史時(shí)期,企業(yè)中的各項(xiàng)管理與經(jīng)營(yíng)方式都逐步在完善,都形成了各自的特征與優(yōu)勢(shì)。隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展,電力企業(yè)也得到了大幅度的發(fā)展,企業(yè)的數(shù)量與電力經(jīng)營(yíng)項(xiàng)目也日益增多。在經(jīng)濟(jì)全球化的今天,優(yōu)勝劣汰的競(jìng)爭(zhēng)淘汰法則一直在各大企業(yè)間上演,為了在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中,擁有自己的一席之地,競(jìng)爭(zhēng)手段則是五花八門,其中也不缺少使用不正當(dāng)手段竊取其他競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手的商業(yè)機(jī)密,而經(jīng)常因?yàn)槔娴仍虻尿?qū)使,企業(yè)的檔案信息管理難免會(huì)出現(xiàn)失誤和泄露。多種實(shí)例證明,保護(hù)好檔案信息就是保護(hù)好本企業(yè)的利益,所以電力企業(yè)對(duì)自己的商業(yè)機(jī)密加強(qiáng)保護(hù),顯得尤為重要。
再次,電力企業(yè)是資金和技術(shù)密集型的企業(yè),擁有著較高的專業(yè)技能人才,掌握先著進(jìn)的核心技術(shù)。在科學(xué)技術(shù)飛速發(fā)展的今天,各大電力企業(yè)都在努力創(chuàng)新自己的技術(shù)成果,對(duì)高性能和高質(zhì)量的電力產(chǎn)品研發(fā)力度不斷加大,為了加強(qiáng)電力企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)實(shí)力,每一年各個(gè)企業(yè)都有新的研發(fā)目標(biāo),同時(shí)還要進(jìn)行科技的引進(jìn)和創(chuàng)新,并逐漸形成自己的知識(shí)產(chǎn)權(quán),所以一定要加強(qiáng)檔案信息化安全管理,對(duì)本企業(yè)的知識(shí)產(chǎn)權(quán)和技術(shù)成果進(jìn)行保護(hù)。檔案信息的安全保護(hù),就是對(duì)企業(yè)的技術(shù)領(lǐng)先和核心競(jìng)爭(zhēng)力進(jìn)行保護(hù)。
二、電力企業(yè)檔案信息化管理中存在的問題
1.滯后的檔案信息化管理體系
因?yàn)殡娏ζ髽I(yè)的檔案信息化管理是隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的,在使用初期,難免會(huì)在相關(guān)的管理和技術(shù)層面上存在缺陷。在電子檔案的存檔、保管、查閱等方面還沒有建立健全明確的規(guī)章制度,出現(xiàn)問題時(shí)不能及時(shí)很好的解決,進(jìn)而引起一系列的不良連鎖反應(yīng)[3]。因?yàn)闄n案管理信息化是最近幾年才發(fā)展起來(lái)的,在大量的紙質(zhì)檔案向電子版本轉(zhuǎn)換時(shí),在速度和質(zhì)量上還難以保證。
2.對(duì)檔案的信息化管理還沒有足夠的重視
在電力企業(yè)中,一些元老級(jí)的領(lǐng)導(dǎo)還沒有對(duì)檔案信息化管理有充足的認(rèn)識(shí),把主要精力放在了產(chǎn)品研發(fā)和市場(chǎng)占有率上,檔案信息化管理在企業(yè)的發(fā)展中的隱性作用總是被忽視,簡(jiǎn)單的認(rèn)為檔案管理是一種文職類的日常瑣事,對(duì)重要檔案科室和部門更是沒有建立,沒有把檔案信息化管理融入企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略中,因此使得檔案信息化管理出現(xiàn)人員短缺、管理落后等問題。
3.檔案管理人員素質(zhì)不夠
因?yàn)樵诙鄶?shù)電力企業(yè)中,沒有對(duì)檔案信息化管理的重要性有足夠的認(rèn)識(shí),因此對(duì)檔案管理人員的要求不高,很多檔案管理人員對(duì)檔案管理工作卻不了解,只是對(duì)檔案進(jìn)行簡(jiǎn)單的整理和歸類,沒有管理重點(diǎn),往往忽略了對(duì)包含重要經(jīng)濟(jì)信息的檔案進(jìn)行存檔和保護(hù),因?yàn)椴痪哂袡n案管理的專業(yè)知識(shí),在技術(shù)和管理觀念上還有很多漏洞,很容易造成重要檔案信息的流失和機(jī)密的泄露。
三、加強(qiáng)電力企業(yè)檔案信息化安全工作管理的途徑
1.完善電力企業(yè)檔案信息化安全工作的制度體系
規(guī)章制度對(duì)人的行為具有一定的約束和提醒作用,對(duì)于人的行動(dòng)意識(shí)具有強(qiáng)化的功能。因?yàn)橐?guī)章制度的約束性、權(quán)威性和穩(wěn)定性的特點(diǎn),使得規(guī)章制度的制定在檔案信息化管理中有章法可遵循,有標(biāo)準(zhǔn)可參照。所以一定要在國(guó)家法律法規(guī)范圍內(nèi),制定符合電力企業(yè)實(shí)際情況的規(guī)章制度,建立健全檔案信息化安全管理相關(guān)工作的流程、體系。并要大力倡導(dǎo)監(jiān)督檢查行為和責(zé)任問責(zé)制,使檔案管理工作真正落實(shí),填補(bǔ)檔案信息化安全管理的空白,同時(shí)可適當(dāng)?shù)氖褂靡恍┆?jiǎng)懲制度,促使檔案信息化管理工作安全、有效進(jìn)行。
2.提高電力企業(yè)決策層對(duì)檔案管理信息化安全的重視度
電力企業(yè)的決策層作為企業(yè)的家長(zhǎng),是企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略的制定者和前進(jìn)方向的指揮者,所以一定要在企業(yè)成長(zhǎng)發(fā)展中,對(duì)檔案信息化管理安全要有足夠的重視并加強(qiáng)其建設(shè),至上而下的把檔案信息化安全管理工作落實(shí)到企業(yè)發(fā)展的各個(gè)角落。同時(shí)要認(rèn)真分析國(guó)內(nèi)外電力企業(yè)的發(fā)展形勢(shì)和先進(jìn)理念,認(rèn)清企業(yè)檔案信息化管理的安全性在企業(yè)未來(lái)發(fā)展道路上的重要意義。
3.加強(qiáng)對(duì)電力企業(yè)檔案信息化管理人員的職業(yè)素質(zhì)和專業(yè)技能培養(yǎng)
電力企業(yè)的檔案管理人員每天要面對(duì)眾多的檔案信息,其個(gè)人素質(zhì)的高低對(duì)于檔案信息化安全管理具有重要的影響作用。基于電力企業(yè)在國(guó)民經(jīng)濟(jì)發(fā)展中的重要地位,所以要重視對(duì)電力企業(yè)檔案管理人員的選拔和培養(yǎng)。提高電力企業(yè)檔案信息化管理人員對(duì)檔案管理工作和信息保密的認(rèn)識(shí),培養(yǎng)其形成堅(jiān)定的立場(chǎng)和明銳的洞察力,要對(duì)檔案管理人員的專業(yè)技能進(jìn)行不定期的培訓(xùn),使其具備更加專業(yè)和規(guī)范的技能,使其能夠?qū)π畔⒒芾碇胁话踩蛩氐倪M(jìn)行分析、判斷和解決,提高在檔案信息化安全管理中的實(shí)踐能力。努力打造出一支專業(yè)技能高、安全意識(shí)強(qiáng)、紀(jì)律嚴(yán)明、業(yè)務(wù)精通的新時(shí)代電力企業(yè)檔案信息化管理團(tuán)隊(duì)。
4.采取技術(shù)手段防止企業(yè)檔案信息泄密
科學(xué)技術(shù)是第一生產(chǎn)力。在電力企業(yè)的檔案信息化管理中,當(dāng)然也少不了科學(xué)技術(shù)的大力支持。電力企業(yè)的檔案管理是一項(xiàng)復(fù)雜而艱巨的工作,需要在平時(shí)的工作中不斷進(jìn)行經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)的總結(jié),從而為科技人員的新技術(shù)研究與開發(fā)提供理論依據(jù)。將計(jì)算機(jī)技術(shù)更好的融入到檔案的管理當(dāng)中,借鑒與吸取先進(jìn)的技術(shù)成果。在廣泛運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)的同時(shí),也要加強(qiáng)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)的研究與實(shí)踐。設(shè)立檔案信息安全系統(tǒng),加強(qiáng)對(duì)涉密檔案信息和文件銷毀環(huán)節(jié)的技術(shù)運(yùn)用和保密管理,對(duì)于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上的有關(guān)安全的信息嚴(yán)格把關(guān)。在電力企業(yè)管理中,大力宣揚(yáng)“積極防范、技管并重”的思想[4],加強(qiáng)與規(guī)范企業(yè)檔案信息安全的管理工作。
關(guān)鍵詞:企業(yè)管理;檔案管理;信息化建設(shè);基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè);電子文件;信息安全 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A
中圖分類號(hào):TP391 文章編號(hào):1009-2374(2016)21-0154-02 DOI:10.13535/ki.11-4406/n.2016.21.075
1 信息化建設(shè)的基本內(nèi)容
1.1 基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)
軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施是檔案信息化建設(shè)不可缺少的基本條件,是檔案信息資源開發(fā)利用和信息技術(shù)應(yīng)用的基礎(chǔ),而其核心是檔案信息網(wǎng)絡(luò),它是檔案信息傳輸交換和資源共享的必要手段。
檔案信息網(wǎng)絡(luò)是一個(gè)資源性網(wǎng)絡(luò)、廣域性網(wǎng)絡(luò)、開放性網(wǎng)絡(luò)。它是在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案業(yè)務(wù)的重新設(shè)計(jì),是檔案技術(shù)與檔案業(yè)務(wù)模式的有機(jī)結(jié)合。它應(yīng)具有網(wǎng)上信息服務(wù)、網(wǎng)上文檔管理、檔案行政管理、網(wǎng)上檔案宣傳、網(wǎng)上檔案教育等功能。檔案網(wǎng)建設(shè)的基本任務(wù)
包括:
1.1.1 硬件環(huán)境建設(shè)。包括檔案館局域網(wǎng)建設(shè)、檔案網(wǎng)站的建設(shè)等。局域網(wǎng)的建設(shè)應(yīng)根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況選擇合適的網(wǎng)絡(luò)拓?fù)浣Y(jié)構(gòu)(星型結(jié)構(gòu)、總線結(jié)構(gòu)、環(huán)形結(jié)構(gòu)、網(wǎng)狀結(jié)構(gòu)),對(duì)等網(wǎng)絡(luò)與基于服務(wù)器。檔案網(wǎng)站是在檔案館(室)相互聯(lián)系的公共服務(wù)的網(wǎng)絡(luò)上建立的站點(diǎn),以主頁(yè)方式提供相關(guān)信息和相關(guān)服務(wù)(WEB服務(wù))構(gòu)成公共服務(wù)網(wǎng)絡(luò)的一個(gè)結(jié)點(diǎn)。它應(yīng)是集宣傳、中介、服務(wù)、對(duì)話交流五個(gè)窗口功能為一體的開放性對(duì)外平臺(tái)。檔案網(wǎng)站內(nèi)容包括五個(gè)方面:(1)檔案館(室)職能信息,包括檔案館(室)及其管理機(jī)構(gòu)的基本職能、部門設(shè)置、主要領(lǐng)導(dǎo)、崗位職責(zé)、聯(lián)系途徑等;(2)檔案館(室)資源信息、庫(kù)藏全宗名冊(cè)、系列案卷目錄、特種館藏目錄、專題目錄索引等介紹性信息和檢索性信息;(3)檔案利用、服務(wù)信息;(4)檔案工作信息;(5)相關(guān)資源信息。
以我公司目前的情況,檔案室網(wǎng)站建設(shè)也可以從五個(gè)方面來(lái)考慮:(1)檔案室的職能信息。在這一板塊可以介紹檔案室的基本職能以及需要協(xié)助的相關(guān)部門的相應(yīng)責(zé)任、主要負(fù)責(zé)人及其職責(zé)、聯(lián)系方式、值班安排情況等,這樣有利用明確分工,落實(shí)責(zé)任;(2)檔案室的資源信息。可以設(shè)置館藏系列案卷目錄。如產(chǎn)品類案卷目錄、設(shè)備儀器類案卷目錄、基建案卷目錄等。此外還可以設(shè)置專題目錄索引,以方便專門項(xiàng)目方面資料的查詢與利用,如嶺澳二期項(xiàng)目;(3)檔案利用、服務(wù)信息,可以設(shè)置用戶問答界面,根據(jù)用戶的需求,提供有針對(duì)性的服務(wù),如資料的借閱。利用者可以在網(wǎng)上提出借閱申請(qǐng),在通過計(jì)算機(jī)權(quán)限審核或身份認(rèn)證后,就可以在網(wǎng)上直接查閱資料了;(4)檔案工作信息。在這一板塊,一部分可以介紹目前檔案工作的概況、重點(diǎn),必要的話還可以開辟評(píng)論區(qū),以便交流經(jīng)驗(yàn),改進(jìn)工作。一部分還可以介紹一些在檔案工作方面的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和制度(國(guó)家的、行業(yè)的、公司的);(5)相關(guān)信息資源,可以公布最近公司以及集團(tuán)公司的檔案管理動(dòng)態(tài),還可以涉及最近國(guó)內(nèi)外的先進(jìn)管理理念、手段、軟件等。
1.1.2 信息資源建設(shè)。能作為在檔案信息網(wǎng)絡(luò)上使用的資源是NIR,是電子化的檔案信息。要及時(shí)、適時(shí)地對(duì)公司日常運(yùn)行中形成的紙質(zhì)文件、電子文件進(jìn)行收集、整理、鑒定、管理、歸檔。工作人員要明確分工,確定責(zé)任。各部門形成的電子文件必須按時(shí)上報(bào),由專人管理,按年度、部門、類別由專用微機(jī)存儲(chǔ)。避免了電子文件的丟失,保證了年度電子文件的完整性。
1.2 應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)
在這里主要指的是標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理軟件。所謂標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理軟件是指符合國(guó)家檔案管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的,適用于政府機(jī)關(guān),企事業(yè)單位和各級(jí)各類檔案館用于對(duì)檔案信息和檔案實(shí)體進(jìn)行輔助管理的計(jì)算機(jī)應(yīng)用軟件系統(tǒng),如OA、MIS、GIS和電子文件管理系統(tǒng)(ERKS)信息系統(tǒng)(IS)文件管理系統(tǒng)(DMS)檔案計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)(ACAMS)等。它應(yīng)具備以下四種功能:
1.2.1 實(shí)現(xiàn)有快速檢索和查找功能的數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)。要對(duì)檔案信息進(jìn)行快速檢索和查找就要建立合理靈活的數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)。企業(yè)檔案信息化建設(shè)就相當(dāng)于將紙質(zhì)的資料在電腦中進(jìn)行備份,這樣就可以有序地將企業(yè)檔案分門別類地歸納好。在建立起企業(yè)檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)之后,要檢索和查找所需資料就可以直接輸入關(guān)鍵詞,以此來(lái)得到自己需要的檔案資料。并且企業(yè)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)還可以直接進(jìn)行修改或者刪除,因此也能加快企業(yè)檔案的更新。
1.2.2 文件檔案管理一體化。如果企業(yè)的檔案管理與建設(shè)還是和之前傳統(tǒng)的方式一樣,那么相比于企業(yè)檔案信息化建設(shè)就需要更多的人力。但是如果企業(yè)檔案建設(shè)和管理可以實(shí)現(xiàn)一體化,那么工作流程將減少一些不必要的麻煩,比如文書部門的文件可以通過計(jì)算機(jī)的輔助實(shí)現(xiàn)歸檔,工作人員可以在網(wǎng)上接收整理,企業(yè)檔案從電子文件形式到電子歸檔都只需要工作人員運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行操作。由此可見企業(yè)檔案的管理就實(shí)現(xiàn)了前端控制,操作過程也更加簡(jiǎn)單。
1.2.3 檔案的保存功能。企業(yè)檔案信息化建設(shè)與管理有助于保存企業(yè)信息,并且更易于工作人員將文字信息轉(zhuǎn)化成不同形式的資料,如Excel、不同形式的圖片文件等。如果檔案部門將檔案信息儲(chǔ)存到計(jì)算機(jī)中,企業(yè)的工作人員就可以通過服務(wù)器上的身份認(rèn)證,在企業(yè)內(nèi)部對(duì)檔案信息進(jìn)行查詢,這樣在一定程度上有利于工作人員提高工作效率。
1.2.4 企業(yè)檔案信息的記錄功能。為了避免企業(yè)檔案的泄露所造成的麻煩,對(duì)檔案進(jìn)行信息化的建設(shè)和管理可以有效地對(duì)查閱和檢索檔案的時(shí)間、內(nèi)容進(jìn)行嚴(yán)格的記錄。檔案業(yè)務(wù)管理的自動(dòng)化,可以對(duì)企業(yè)檔案進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控和管理,同時(shí)也有助于工作人員對(duì)檔案進(jìn)行進(jìn)基本的情況統(tǒng)計(jì),并且這種統(tǒng)計(jì)方式更加簡(jiǎn)單精準(zhǔn),使檔案管理更加規(guī)范化、科學(xué)化。
1.3 標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)
標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)是檔案信息化建設(shè)的一項(xiàng)重要的工作,要將公司內(nèi)部的信息資源有序、協(xié)調(diào)組織,通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)共享,關(guān)鍵在于標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)。要遵循國(guó)家標(biāo)準(zhǔn),《電子文件歸檔與管理規(guī)范》和《電子公文歸檔管理暫行辦法》,結(jié)合其行業(yè)的管理標(biāo)準(zhǔn)和特點(diǎn),加快制定切實(shí)可行的檔案信息化相關(guān)規(guī)范、制度、標(biāo)準(zhǔn),明確電子檔案信息的歸檔標(biāo)準(zhǔn),規(guī)范檔案信息收集、整理、存儲(chǔ)傳送和程序,真正做到步步有章可循、件件標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范,保證檔案信息的真實(shí)性、完整性、安全性。
標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)應(yīng)該是公司檔案信息化建設(shè)之初工作的一個(gè)重點(diǎn)。目前,標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系還未建立,現(xiàn)有的國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)并不能全面指導(dǎo)檔案工作的進(jìn)行,公司的相關(guān)文件制度還不夠完善,大大降低了檔案工作的效率以及服務(wù)的質(zhì)量。
1.4 人才隊(duì)伍建設(shè)
企業(yè)中檔案管理的工作好像在企業(yè)建設(shè)中并沒有受到社會(huì)各界的廣泛關(guān)注,尤其是在信息化建設(shè)沒有正式實(shí)行之前。但是如今的社會(huì)科技發(fā)展迅速,要使信息化技術(shù)真正走進(jìn)企業(yè)檔案的建設(shè)和管理,就應(yīng)該大力建設(shè)人才隊(duì)伍。目前,一些企業(yè)對(duì)檔案管理的工作人員都要求其具備運(yùn)用計(jì)算機(jī)解決檔案管理工作中的問題,但是我國(guó)大型企業(yè)和中小型企業(yè)之間對(duì)檔案信息化建設(shè)和管理中還是存在較大的差距,這使得市場(chǎng)對(duì)企業(yè)檔案管理人員有更加迫切的需要。人才隊(duì)伍的建設(shè)應(yīng)該從各個(gè)方面著手,比如加大培訓(xùn)力度、提高人員素質(zhì)和業(yè)務(wù)水
平等。
2 信息化建設(shè)應(yīng)注意的問題
隨著社會(huì)科技的快速發(fā)展和企業(yè)市場(chǎng)的需求,我國(guó)企業(yè)信息化建設(shè)與管理已經(jīng)逐漸走上正軌,但是與一些發(fā)達(dá)國(guó)家相比,我國(guó)的檔案信息化建設(shè)還是稍顯落后,并且在管理方面還是存在一些問題,我們可以從以下方面來(lái)分析:
2.1 政府企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案信息化建設(shè)和管理認(rèn)識(shí)不到位
一些企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)忽視檔案信息化建設(shè)和管理的重要性是因?yàn)樗麄冋J(rèn)為信息化的管理并不會(huì)為企業(yè)帶來(lái)經(jīng)濟(jì)效益,這樣的思想觀念使得他們不會(huì)對(duì)檔案信息化管理人才給予太多的關(guān)注,由此就會(huì)導(dǎo)致人才的供求不平衡。
2.2 企業(yè)檔案信息化管理缺乏保密意識(shí)
如上文所說(shuō),企業(yè)檔案信息化建設(shè)與管理使得工作人員對(duì)檔案的查找更加便捷,但是由于計(jì)算機(jī)并不能保證檔案信息的完全安全,因?yàn)橛?jì)算機(jī)是聯(lián)網(wǎng)設(shè)備,企業(yè)的檔案信息很有可能會(huì)被竊取,所以企業(yè)一定要加強(qiáng)對(duì)檔案管理的保密意識(shí)與計(jì)算機(jī)的安全保障系統(tǒng)。
2.3 企業(yè)檔案信息化管理的工作人員缺少專業(yè)性
檔案信息化管理的工作人員并不是只要會(huì)用基本的計(jì)算機(jī)操作將檔案進(jìn)行整理和歸納就可以了,而是需要通過專業(yè)的培訓(xùn),使他們有能力發(fā)現(xiàn)檔案管理中存在的問題并且能夠提出相應(yīng)的解決措施,這也正說(shuō)明企業(yè)檔案信息化建設(shè)與管理需要的是高素質(zhì)、專業(yè)的復(fù)合型
人才。
2.4 檔案信息化管理的設(shè)備不夠完善
因?yàn)樵谖覈?guó)的企業(yè)檔案信息化建設(shè)與管理中還是存在很多的不足,其中計(jì)算機(jī)等設(shè)備作為信息化管理中最重要的組成部分,在現(xiàn)實(shí)中企業(yè)對(duì)這些設(shè)備的利用還不夠完善。這些基礎(chǔ)條件差,就會(huì)導(dǎo)致信息化管理在企業(yè)的建設(shè)與發(fā)展中不能發(fā)揮其最大的功能,這樣雖然對(duì)企業(yè)檔案實(shí)行了信息化管理,但是它對(duì)企業(yè)真正的效益就會(huì)大大降低。所以計(jì)算機(jī)等設(shè)備作為企業(yè)檔案信息化管理的前期投資,必須得到企業(yè)的高度重視。
3 結(jié)語(yǔ)
隨著公司的日益發(fā)展以及現(xiàn)代化管理的迫切需要,檔案信息化管理顯得越來(lái)越重要。基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)、應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)、人才隊(duì)伍建設(shè)應(yīng)該在信息化系統(tǒng)建立之前就予以全面、客觀的考慮,這樣才能在系統(tǒng)運(yùn)行中避免和減少失誤,即使出現(xiàn)問題,也有相應(yīng)的措施及時(shí)、有效地解決,全面提高檔案工作效率以及服務(wù)質(zhì)量,為公司日常工作的開展以及戰(zhàn)略性發(fā)展做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。
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供電企業(yè)的檔案管理工作是供電企業(yè)管理工作的重要基礎(chǔ)和環(huán)節(jié),對(duì)于供電企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)有著同等重要的作用,是供電企業(yè)獲取市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)主動(dòng)權(quán)的有效保證。供電企業(yè)檔案是供電企業(yè)各種生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的原始記錄,涉及范圍廣,門類較多、信息含量大,對(duì)供電企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)起著至關(guān)重要的作用,它真實(shí)的反應(yīng)了供電企業(yè)的發(fā)展歷程,擁有廣泛的科技資源和特有的知識(shí)信息,是供電企業(yè)不可估量的寶貴財(cái)富。所以,必須要對(duì)供電企業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀進(jìn)行分析,以科學(xué)創(chuàng)新的理念,抓住各種機(jī)遇,把檔案信息化工作納入供電企業(yè)發(fā)展計(jì)劃、加快推進(jìn)檔案信息化進(jìn)程,建立起能夠適應(yīng)供電企業(yè)檔案信息化管理機(jī)制,不斷拓展系統(tǒng)檔案工作新領(lǐng)域,為促進(jìn)供電企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展提供強(qiáng)有力的信息保障。
二、建立健全檔案信息化工作機(jī)制
檔案信息化工作是一個(gè)長(zhǎng)期、系統(tǒng)的工程,并不是有了人、設(shè)備與檔案庫(kù)就能順利的開展檔案信息化工作,其中涉及到了信息化范圍的確定、相關(guān)信息化標(biāo)準(zhǔn)的確立以及如何對(duì)檔案中的機(jī)密文件進(jìn)行界定、存儲(chǔ)格式的確定和永久保存等多種問題。面對(duì)信息化過程中將會(huì)遇到的各種問題,如何去進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃,這些都需要由主要領(lǐng)導(dǎo)從發(fā)展戰(zhàn)略高度來(lái)重視,將該項(xiàng)工作與供電企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)工作同等重要工作來(lái)抓,真下做到認(rèn)識(shí)到位,措施到位,并要時(shí)刻關(guān)注檔案信息化進(jìn)展情況,及時(shí)解決各種突發(fā)性問題,為檔案信息化項(xiàng)目工程提供強(qiáng)有力的保障。檔案信息化工作是一項(xiàng)技術(shù)、系統(tǒng)、復(fù)雜的工作,推進(jìn)檔案信息化工作需要有一套完整、健全和長(zhǎng)效的運(yùn)行機(jī)制提供保障。除了要建立起檔案信息化工作小組外,省公司還應(yīng)該建立起一個(gè)相對(duì)獨(dú)立的綜合檔案管理部門,通過該部門來(lái)對(duì)整個(gè)供電企業(yè)的檔案信息化建設(shè)和管理工作進(jìn)行協(xié)調(diào)和指導(dǎo),從而能夠?qū)╇娖髽I(yè)各部門在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理過程中產(chǎn)生的各類信息進(jìn)行規(guī)范化管理,能夠依照統(tǒng)一規(guī)范的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)建立數(shù)字檔案庫(kù)。并能夠在管理職能上,可以承擔(dān)起檔案信息化建設(shè)的實(shí)施與相應(yīng)的后續(xù)管理、維護(hù)、升級(jí)與服務(wù)工作。在推進(jìn)檔案信息化建設(shè)的過程中,為了能夠讓各種機(jī)制進(jìn)行有效的運(yùn)轉(zhuǎn)并明確相關(guān)的責(zé)任,保障網(wǎng)絡(luò)與檔案數(shù)據(jù)的安全運(yùn)行、有效管理、科學(xué)使用,結(jié)合供電企業(yè)的工作實(shí)際情況出發(fā),省公司統(tǒng)一建立起相應(yīng)的管理制度,如《電子文件歸檔管理制度》《檔案數(shù)據(jù)錄入責(zé)任制度》電子文件安全保密制度》《網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行安全制度》及《音像檔案資料管理標(biāo)準(zhǔn)》等各種制度,真正做到有效利用。
三、加快網(wǎng)絡(luò)與數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)
網(wǎng)絡(luò)與數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè),可以有效的實(shí)現(xiàn)資源的互聯(lián)互通以及共享,有利于供電企業(yè)的發(fā)展。網(wǎng)絡(luò)與數(shù)據(jù)庫(kù)以及相關(guān)的計(jì)算機(jī)設(shè)備都是實(shí)現(xiàn)檔案信息化的重要基礎(chǔ)。因此,必須要大力的推進(jìn)網(wǎng)絡(luò)與數(shù)據(jù)庫(kù)兩方面的建設(shè),為檔案信息化打下良好的基礎(chǔ)。在進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)建設(shè)時(shí),需要重點(diǎn)建設(shè)供電企業(yè)省公司檔案核心網(wǎng)絡(luò)。因?yàn)樗菧贤ü╇娖髽I(yè)檔案信息管理中心工作與公司系統(tǒng)各個(gè)單位的重要網(wǎng)絡(luò),是實(shí)現(xiàn)文檔一體化的重要渠道之一。通過內(nèi)網(wǎng)可以在線及時(shí)查看公司系統(tǒng)各個(gè)單位電子文件的整理歸檔情況,為公司系統(tǒng)各個(gè)單位在線查詢、調(diào)閱資料提供方便。而通過外網(wǎng)則可以有效的開展信息交流、信息及共享服務(wù)。核心網(wǎng)是檔案數(shù)據(jù)基礎(chǔ)與提供利用的中心,是供電企業(yè)實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)節(jié)點(diǎn)。在進(jìn)行核心網(wǎng)建設(shè)的過程中,要對(duì)電子文件的歸檔以及管理進(jìn)行調(diào)研,同時(shí)加強(qiáng)與辦公自動(dòng)化管理系統(tǒng)的銜接和融合,從而建立起一個(gè)文檔一體的檔案信息管理體系。這樣做不僅可以對(duì)今后的整理、查閱及各項(xiàng)工作有著重要參考作用而且還可以減少省公司檔案工作專業(yè)的培訓(xùn)。在進(jìn)行數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)時(shí),需要根據(jù)供電企業(yè)的實(shí)際情況,分別建立起目錄數(shù)據(jù)庫(kù)、全文數(shù)據(jù)庫(kù)與多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)等各種類型的數(shù)據(jù)庫(kù)。在初期必須要對(duì)檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)的構(gòu)建進(jìn)行重視,因?yàn)樵摂?shù)據(jù)庫(kù)不僅僅能夠滿足用戶查詢需要,同時(shí)還是數(shù)字檔案信息管理的基本要求。同時(shí)還必須要注意目錄數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)不僅對(duì)數(shù)量有要求,對(duì)特色性也有一定的要求。
四、統(tǒng)一實(shí)施、加強(qiáng)指導(dǎo)
在推動(dòng)公司系統(tǒng)檔案工作信息化建設(shè)進(jìn)程中,可以借助檔案達(dá)標(biāo)管理模式,重視檔案管理信息工作的指導(dǎo)與培訓(xùn)工作,充分利用辦公自動(dòng)化系統(tǒng),建立起公司系統(tǒng)專業(yè)化,系統(tǒng)化的信息平臺(tái),及時(shí)對(duì)公司系統(tǒng)各單位檔案工作進(jìn)行遠(yuǎn)程監(jiān)控與技術(shù)指導(dǎo)。加強(qiáng)信息技術(shù)人才的引進(jìn)和檔案人員信息技術(shù)知識(shí)的培訓(xùn),提高檔案人員運(yùn)用信息技術(shù)的能力,引導(dǎo)檔案人員不斷滿足信息化要求,使公司系統(tǒng)檔案信息化工作達(dá)到質(zhì)的飛躍。
關(guān)鍵詞:企業(yè)檔案;信息化管理;措施
Abstract: With the development of science and technology, the emergence of a large number of computer application and popularization of the electronic file, realize information management of archives, has become the current and future a department of archives and archivists in the period of an important task, developing direction and trend of archives work. This paper combined with the author's working practice, on how to strengthen the information management of business archives to talk about their own understanding.
Keywords: enterprise archives; information management; measures
中圖分類號(hào):G271
一、檔案信息化管理的主要內(nèi)容
檔案的信息化管理是在信息時(shí)代背景下產(chǎn)生的檔案理論與實(shí)踐,以檔案資源信息化為核心內(nèi)容的新時(shí)期檔案管理信息化理論和工作體系逐漸形成和發(fā)展并指導(dǎo)著具體工作。其主要內(nèi)容包括:
1.檔案資源技術(shù)信息化
在信息時(shí)代,信息化已成為各行各業(yè)現(xiàn)代化的核心與主導(dǎo),檔案資源信息化將檔案資源和檔案各項(xiàng)管理過程,通過信息系統(tǒng)加工和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的傳輸保存,將原有不同載體的檔案資源轉(zhuǎn)化成數(shù)字化信息,實(shí)現(xiàn)檔案資源的合理配置與有序、進(jìn)行信息化有效開發(fā)利用,實(shí)現(xiàn)檔案資源的社會(huì)共享。由此可見,信息化將成為各項(xiàng)檔案工作的重要管理平臺(tái)和技術(shù)支撐,是新時(shí)期檔案信息化管理的核心內(nèi)容,其主要內(nèi)容包括:一是檔案信息資源建設(shè),即通過數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)手段,建立起各類規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、可共享的目錄數(shù)據(jù)庫(kù);二是檔案基礎(chǔ)平臺(tái)建設(shè),包括檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)和管理系統(tǒng)開發(fā)應(yīng)用,建立檔案信息資源共享的技術(shù)支撐平臺(tái),實(shí)現(xiàn)檔案信息傳輸?shù)木W(wǎng)絡(luò)化和檔案信息資源的共享化。
2.檔案管理人員素質(zhì)現(xiàn)代化
信息時(shí)代檔案種類和載體的多樣化、檔案管理方法的不斷改革,對(duì)檔案管理人員在業(yè)務(wù)知識(shí)、科學(xué)技術(shù)知識(shí)及管理操作能力等各方面都提出了新的更高的要求。檔案管理人員除了應(yīng)具備廣博的知識(shí)外,還要有一個(gè)結(jié)構(gòu)合理的人才群體。檔案管理人員要有一個(gè)合理的比例,有較好的知識(shí)結(jié)構(gòu)、年齡結(jié)構(gòu)、素質(zhì)結(jié)構(gòu)等。
3.檔案服務(wù)的社會(huì)化
隨著社會(huì)檔案意識(shí)的增強(qiáng)及檔案效益的顯現(xiàn),檔案利用從用戶對(duì)象上正在發(fā)生著明顯的變化,非官方組織與社會(huì)公眾對(duì)檔案的利用不斷增長(zhǎng),經(jīng)濟(jì)活動(dòng)利用明顯上升。隨著檔案進(jìn)一步開放、電子文檔的實(shí)行,檔案利用將出現(xiàn)跨地域、跨行業(yè)的局面,突破時(shí)空界限,真正實(shí)現(xiàn)資源共享。
二、加強(qiáng)建筑企業(yè)檔案信息化管理的措施
建筑企業(yè)檔案信息化管理的建設(shè)對(duì)于建筑企業(yè)檔案部門來(lái)說(shuō)是一項(xiàng)嶄新的實(shí)踐,也是一項(xiàng)很復(fù)雜的系統(tǒng)工程,絕非輕而易舉。它涉及到包括計(jì)算機(jī)硬件、網(wǎng)絡(luò)、信息輸出、獲得與處理、信息安全以及微電子等多個(gè)技術(shù)問題,需要資金,需要人才,在運(yùn)行模式上也需要結(jié)合本行業(yè)的實(shí)際工作不斷的探索,不斷的完善。
1.建立好建筑企業(yè)檔案信息化管理的長(zhǎng)遠(yuǎn)期規(guī)劃及具體的實(shí)施細(xì)則
(1)建筑企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)重視企業(yè)檔案信息化管理是關(guān)鍵
企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)認(rèn)識(shí)到企業(yè)檔案信息化管理的建設(shè),是全面展示企業(yè)檔案工作和企業(yè)各項(xiàng)成就的一個(gè)窗口,是使人們認(rèn)識(shí)企業(yè)、促進(jìn)企業(yè)間經(jīng)濟(jì)合作、為企業(yè)發(fā)展提供綜合信息的一個(gè)橋梁和紐帶。檔案信息化管理作為一個(gè)系統(tǒng)的建設(shè),不僅需要企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的高度重視,更需要企業(yè)各部門的大力協(xié)作配合,企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要有戰(zhàn)略眼光和務(wù)實(shí)的作風(fēng)來(lái)抓檔案信息化管理的建設(shè)。如果只是口頭支持,沒有資金、設(shè)備的落實(shí),沒有技術(shù)人員的配合,這項(xiàng)工作單靠檔案部門是完不成的。
(2)明確建筑企業(yè)檔案信息化管理的規(guī)劃和實(shí)施辦法
檔案信息化管理的復(fù)雜性、長(zhǎng)遠(yuǎn)性,使之有一個(gè)客觀指導(dǎo)性的規(guī)劃和具體詳細(xì)的實(shí)施細(xì)則,要有主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé),要有信息技術(shù)部門的技術(shù)協(xié)作。對(duì)檔案信息化管理涉及到的網(wǎng)間合作、資源配置、協(xié)作開發(fā)、信息共享、網(wǎng)絡(luò)建設(shè)等問題要有充分的可行性、科學(xué)的計(jì)劃、以求協(xié)調(diào)配合、共同發(fā)展。要結(jié)合企業(yè)制定的信息化目標(biāo)進(jìn)程,確定檔案信息化管理的目標(biāo)、措施、步驟與要求,制定中長(zhǎng)期發(fā)展計(jì)劃,并確定檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)建立在企業(yè)即將開展和實(shí)行的辦公自動(dòng)化進(jìn)程中,并將檔案信息化管理的進(jìn)程納入企業(yè)的各項(xiàng)工作之中,作為今后檔案工作的重點(diǎn),扎扎實(shí)實(shí)的推進(jìn)檔案信息化管理的建設(shè)。
2.解決好建筑企業(yè)檔案信息化管理的硬件配置、軟件開發(fā)和專業(yè)人才培訓(xùn)
檔案部門要與信息技術(shù)部門多溝通、協(xié)調(diào)和配合,做好檔案信息規(guī)劃建設(shè),并要在資金、技術(shù)、設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)通訊建設(shè)、應(yīng)用系統(tǒng)開發(fā)等方面提出具體要求,爭(zhēng)取將檔案信息化管理建設(shè)項(xiàng)目納入企業(yè)綜合計(jì)算機(jī)網(wǎng)建設(shè)中,爭(zhēng)取經(jīng)費(fèi)與技術(shù)的支持。
(1)硬件問題
一個(gè)大型企業(yè)所需要的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)有企業(yè)級(jí)交換機(jī)、工作組級(jí)交換機(jī)、主干網(wǎng)絡(luò)、服務(wù)器、數(shù)據(jù)庫(kù)、計(jì)算機(jī)等。檔案管理和檔案信息的利用也要充分利用企業(yè)信息化的技術(shù)手段和網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)。如郵政企業(yè)檔案網(wǎng)絡(luò)便可利用企業(yè)現(xiàn)成的綜合業(yè)務(wù)網(wǎng)絡(luò),將檔案部分整合開發(fā)。
(2)軟件問題
檔案信息系統(tǒng)軟件是原件購(gòu)買還是自行開發(fā),要根據(jù)企業(yè)的信息化規(guī)模或技術(shù)能力而定。筆者在近年來(lái)使用的檔案軟件中體會(huì)到,軟件的開發(fā)與選擇首先應(yīng)注意考慮軟件的售后問題。售后條件不好,出現(xiàn)問題不能及時(shí)處理與解決,影響了檔案人員對(duì)計(jì)算機(jī)操作的積極性。軟件最好選擇本地區(qū)檔案局統(tǒng)一開發(fā)的軟件。有條件的企業(yè)可自行研制開發(fā)或與電腦開發(fā)商共同研制開發(fā)。其次要注意考慮軟件的兼容性。檔案信息網(wǎng)絡(luò)軟件的標(biāo)準(zhǔn)要求在統(tǒng)一的基礎(chǔ)上開發(fā)研制,可避免版本不一,不能兼容,造成浪費(fèi)。
(3)建筑企業(yè)檔案人才的培養(yǎng)
首先檔案工作者要具備一定的政治思想素質(zhì)。檔案人員要熱愛本職工作,要有強(qiáng)烈的事業(yè)心和政治責(zé)任感,要牢固樹立企業(yè)效益觀念和保密觀念,要遵循檔案紀(jì)律和檔案法,切實(shí)履行好一名檔案人員的職責(zé)。
其次要具備一定的科學(xué)文化和專業(yè)素質(zhì)。現(xiàn)代企業(yè)檔案信息化管理進(jìn)程要求不僅要有熟練的檔案業(yè)務(wù)管理水平,還要具備計(jì)算機(jī)操作、外語(yǔ)等現(xiàn)代化管理技能,以迎取現(xiàn)代科技進(jìn)步和發(fā)展。企業(yè)檔案工作者要有緊迫感,要加強(qiáng)提高自身文化水平的學(xué)習(xí),加強(qiáng)電子、計(jì)算機(jī)操作等現(xiàn)代科學(xué)知識(shí)及操作技能的學(xué)習(xí),主動(dòng)積極參與企業(yè)檔案軟件的功能開發(fā),將自身融入檔案信息技術(shù)系統(tǒng),向檔案現(xiàn)代管理模式靠攏。
3.做好建筑企業(yè)檔案信息數(shù)據(jù)的錄入工作
企業(yè)檔案信息化建設(shè)管理的水平也體現(xiàn)在檔案數(shù)據(jù)的錄人數(shù)量上。只有大大增加檔案數(shù)據(jù)庫(kù)數(shù)據(jù)量,才能進(jìn)一步發(fā)揮檔案信息化管理的基礎(chǔ)設(shè)施功能。推進(jìn)檔案館數(shù)字化建設(shè),盡快使檔案數(shù)據(jù)化,這是一項(xiàng)艱巨的工作,又是一項(xiàng)迫切的工作。不久的將來(lái),隨著企業(yè)檔案信息化管理逐步形成和完善,將大大促進(jìn)企業(yè)各項(xiàng)工作的開展,網(wǎng)上辦公、網(wǎng)上查閱、網(wǎng)上經(jīng)營(yíng)、網(wǎng)上交流等現(xiàn)代化管理手段將使企業(yè)經(jīng)營(yíng)如虎添翼。企業(yè)發(fā)展需要檔案支持,企業(yè)檔案信息化管理工作又將在企業(yè)信息化建設(shè)的發(fā)展中推進(jìn)。
三、結(jié)束語(yǔ)
信息技術(shù)幾乎已經(jīng)滲透到了社會(huì)活動(dòng)的所有方面,作為現(xiàn)代社會(huì)活動(dòng)的技術(shù)基礎(chǔ),正在逐步改變著社會(huì)活動(dòng)的運(yùn)行方式。檔案作為人類社會(huì)活動(dòng)的產(chǎn)物,必然伴隨著社會(huì)活動(dòng)運(yùn)行方式的轉(zhuǎn)變,在形成、傳遞、存儲(chǔ)和利用等自身運(yùn)動(dòng)規(guī)律上發(fā)生本質(zhì)的變化。人們積極應(yīng)對(duì)信息化,不僅要關(guān)注檔案的載體形式變化,尋找適宜穩(wěn)妥的管理方法,更為重要的是,要研究檔案這一事物整體在信息技術(shù)基礎(chǔ)上的運(yùn)動(dòng)新規(guī)律。
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(一)加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案信息化的重視
企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該認(rèn)識(shí)到檔案信息化建設(shè)的重要性,其目的在于提高企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的決策和管理水平,并且應(yīng)認(rèn)識(shí)到建設(shè)一支檔案信息化人才隊(duì)伍是企業(yè)檔案自動(dòng)化的客觀要求,同時(shí),加大力度推廣檔案信息化建設(shè),要求全體員工積極配合。
(二)強(qiáng)化法制意識(shí)
樹立法制意識(shí),是做好企業(yè)檔案工作的基礎(chǔ)。搞好企業(yè)檔案工作要從“提高認(rèn)識(shí)、強(qiáng)化制度”上下功夫,使依法治檔深入人心。首先是提高執(zhí)法認(rèn)識(shí),要大力宣傳《檔案法》等國(guó)家法律法規(guī),做到知法、懂法,明確執(zhí)法的嚴(yán)肅性,提高工作的自覺性,從而解決和杜絕檔案工作可有可無(wú)等錯(cuò)誤思想。其次要提高重要性的認(rèn)識(shí)。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和檔案工作人員對(duì)檔案工作重要性的正確認(rèn)識(shí)是推進(jìn)和搞好檔案工作的重要基礎(chǔ)。第三要加強(qiáng)檔案工作的制度建設(shè)和管理網(wǎng)絡(luò)建設(shè),把檔案工作列入企業(yè)發(fā)展規(guī)劃和年度計(jì)劃,保證檔案工作專項(xiàng)經(jīng)費(fèi),落實(shí)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)檔案工作責(zé)任制,使依法治檔工作落到實(shí)處。
二、做好信息化建設(shè)管理布局
(一)依托企業(yè)單位局域網(wǎng),構(gòu)建本單位信息管理平臺(tái)
在局域網(wǎng)上,檔案管理信息系統(tǒng)與各業(yè)務(wù)信息應(yīng)用系統(tǒng)(OA、PDM、ERP等)互相聯(lián)通,資源共享。通過系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)接口,可以解決電子文件及元數(shù)據(jù)的采集、加工、鑒定、歸檔、管理和維護(hù)問題,對(duì)各系統(tǒng)產(chǎn)生的電子文件實(shí)施前端控制和全程管理,實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理,可以保障檔案信息資源類別的豐富和總量的增加,并保證數(shù)據(jù)真實(shí)、完整、有效;同時(shí),整合各類檔案信息資源,建設(shè)一批專題數(shù)據(jù)庫(kù),對(duì)其實(shí)施統(tǒng)一管理,既可避免出現(xiàn)信息孤島,又方便信息管理和利用。
(二)以檔案綜合資源管理系統(tǒng)為平臺(tái),管理館藏傳統(tǒng)和各門類檔案信息
檔案綜合資源管理平臺(tái)建設(shè)以檔案信息資源共享為目的,以現(xiàn)場(chǎng)技術(shù)資料控制為重點(diǎn)。其基本構(gòu)成檔案信息網(wǎng)頁(yè),檔案管理系統(tǒng)、文檔一體化系統(tǒng),網(wǎng)上遠(yuǎn)程檢索系統(tǒng)、電子文件和檔案全過程管理系統(tǒng)。其上流轉(zhuǎn)的文件資料信息以電子文件形式存在,設(shè)計(jì)、試驗(yàn)、制造各個(gè)環(huán)節(jié)的電子文件實(shí)現(xiàn)了有效傳遞交換和共享,突破了信息管理孤島,形成了集成化的檔案管理業(yè)務(wù)環(huán)境。在該平臺(tái)上,可對(duì)檔案數(shù)據(jù)實(shí)行動(dòng)態(tài)管理,包括動(dòng)態(tài)采集、動(dòng)態(tài)更改、動(dòng)態(tài)跟蹤、動(dòng)態(tài)。
(三)以綜合辦公系統(tǒng)(OA)為管理平臺(tái),對(duì)煤炭企業(yè)事務(wù)信息實(shí)施全電子化管理
綜合辦公系統(tǒng)對(duì)企業(yè)單位公文實(shí)施收發(fā)管理的同時(shí),實(shí)現(xiàn)了全面、系統(tǒng)地記錄企業(yè)單位各項(xiàng)事務(wù)活動(dòng)。充分發(fā)揮綜合辦公系統(tǒng)效率高、權(quán)限分明、自動(dòng)歸檔、檢索準(zhǔn)確、使用方便的優(yōu)勢(shì),按照文檔一體化原則,對(duì)政務(wù)工作中的電子文件實(shí)施全過程管理,即在文件形成、收集、鑒定、歸檔、保存和利用的全過程發(fā)揮作用,實(shí)現(xiàn)各項(xiàng)工作的記錄和電子文檔緊密相連和對(duì)文件實(shí)施全程閉環(huán)管理,確保信息渠道暢通。(四)以檔案網(wǎng)站為核心,建立各類檔案信息資源平臺(tái)建立企業(yè)單位檔案網(wǎng)站的首要目的是向單位內(nèi)部提供檔案信息的查詢服務(wù),可使用戶借助網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)方便的檔案信息查詢、分類查詢和專題查詢等多種方式查詢檔案目錄信息,也可以實(shí)時(shí)了解文件資料借閱的更改狀況,進(jìn)行電子文件歸檔,查看照片檔案,瀏覽檔案全文等。
三、做好檔案信息化管理的數(shù)據(jù)管理
(一)要積極推動(dòng)網(wǎng)絡(luò)化歸檔工作
利用煤炭企業(yè)的網(wǎng)絡(luò)化辦公平臺(tái),實(shí)現(xiàn)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化歸檔。各立卷部門的檔案管理者在檔案管理部門的統(tǒng)籌規(guī)劃和在專職檔案人員的指導(dǎo)下,根據(jù)自己的權(quán)限范圍將所在部門產(chǎn)生的需要?dú)w檔的文件備注處理意見,通過自動(dòng)化辦公平臺(tái)傳輸?shù)綑n案館數(shù)據(jù)庫(kù),年終時(shí)只要向檔案科移交一份組卷清單即可,從而減少了檔案管理部門的計(jì)算機(jī)輸入工作。檔案科只需要對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行一些深層次的處理開發(fā),便可完成檔案的及時(shí)、準(zhǔn)確歸檔。
(二)建立重要檔案數(shù)據(jù)庫(kù),保證重要數(shù)據(jù)的安全
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