學校檔案管理規章制度精選(九篇)

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第1篇：學校檔案管理規章制度范文

關鍵詞： 中學檔案管理 工作現狀 加強對策

中學檔案是對中學工作的一個真實的寫照，通過檔案可以反映中學在各個階段工作與活動的情況。因此，必須對中學檔案管理的工作給予高度的重視，我們通過對當前中學檔案管理工作進行積極的思考、研究，發現當前中學檔案管理工作過程中存在的問題，并討論如何對存在的問題進行改進。

一、中學檔案管理工作的現狀

1.檔案管理規章制度不健全

我國早在1987年9月5日就出臺了《檔案法》，但是在中學檔案管理工作中，由于缺乏與本校實際相結合的檔案管理規章制度，有法不依的情況比較嚴重，導致在中學檔案管理工作中時常出現檔案歸檔分類不嚴謹的現象，在檔案的使用過程中沒有一個比較合理的使用制度，導致檔案丟失、殘缺等現象較為嚴重。此外，雖然各地也有《中小學校檔案管理暫行辦法》，但是在法規具體落實過程中，由于沒有一套與《中小學校檔案管理暫行辦法》的規章制度，導致《中小學校檔案管理暫行辦法》在中學檔案管理工作中落實不到位，很多學校仍是按原有的老辦法進行處理，給中學檔案管理工作帶來諸多不便。

2.檔案管理基礎設施不完善

完善的檔案管理基礎設施，是做好中學檔案管理工作的基礎條件。目前，很多中學由于資金缺乏，加上學校對中學檔案管理工作重視程度較低，導致在檔案管理基礎設施建設方面嚴重不足，現代化管理手段和現代化管理設備更是少之又少。由于檔案管理設施落后，導致中學檔案管工作中，很多珍貴的、具有極高價值的檔案資料只能保存在條件極差的檔案室內，同時現代化的管理設備和現代化的管理手段不足，使檔案工作難度加大，很多中學檔案管理工作者只能通過傳統手工的方式進行記載、整理、編目、檢索等工作。

3.檔案管理的理念落后

隨著社會經濟的發展，人們對檔案管理工作越來越重視，對檔案管理質量提出更高品質的要求，這就需要在檔案管理工作中樹立全新的檔案管理理念和管理模式，以適應檔案管理新要求。但是，目前大多數中學學校檔案管理工作者的管理理念和管理模式仍舊停留在傳統的舊模式和舊觀念上，在檔案資料來源上，只是被動地接收與存放，使得檔案資源相對匱乏；在檔案的管理過程中，沒有進行科學分門別類和科學系統的整理，導致檔案資源利用率極低；在管理手段上，仍采用手工管理，而現代的管理手段少之又少，造成管理效率低下。

二、加強中學檔案管理工作的對策

1.增強意識領導重視是前提是關鍵

目前，各中學檔案室都依照《檔案法》的規定制訂了各項規章制度，如《保密制度》、《安全制度》、《借閱制度》、《銷毀制度》等，并做到制度上墻，但實際上卻是流于形式。因為制度的貫徹必須依靠行政力量，沒有強有力的行政管理將分散在各處室的檔案材料收集起來，是非常困難的，更談不上保證檔案材料的完整、準確和系統。同時，對學校各級領導和教師進行檔案意識教育是迫在眉睫的一件大事。很多領導和教師都對檔案的性質、意義和歷史作用缺乏足夠的認識，任意銷毀檔案的現象比比皆是，從而使一些重要資料流失，甚至造成歷史的遺憾。

2.建立健全檔案信息開發利用制度

建立健全有關檔案信息開發利用制度和熟悉檔案資料是開發利用檔案信息資源的基本前提。學校應建立綜合檔案室，配備專管人員，做到機構健全、人員落實，每年檔案工作訂目標、有計劃，并列入學校和分管領導的工作議事日程和年度考核目標，檔案工作任務分解到部門，職責明確，建立規范化的檔案管理利用開發制度，歸檔有范圍，立卷有標準，借閱有規定，保密有條例，庫房管理有措施，開發利用有目標，這就在具體細節上保證檔案管理的順利開展。

3.樹立正確的檔案觀

很多重視文字資料輕視實物資料都是因為缺乏正確的檔案觀，所以需要對現有的檔案管理人員進行培訓，讓他們形成正確的檔案觀。同時，必須讓檔案管理人員擁有正確的服務觀，檔案管理并不是為了管理而管理，它需要為學校的發展提供服務，是為了學校實現求生存、謀發展的總體目標而服務的。檔案管理工作是一個有機的系統，檔案管理不僅涉及對檔案本身的管理，而且與其他部門有密切的聯系，因此必須多與其他的部門進行接觸。

綜上所述，為進一步加強新形勢下的中學檔案管理工作，學校一定要及時采取措施，不斷加大對檔案管理工作的關心支持力度，完善相應的檔案管理工作領導機制，健全和學校整體發展適應的檔案管理機構，并將檔案管理工作納入到學校的發展規劃當中，為本校檔案管理工作創造更好的發展環境，使檔案管理和學校整體共同發展，讓本校檔案管理工作的質量得到更大的提高。

參考文獻：

[1]竇麗娟.中學檔案管理工作探析.遼寧教育行政學院學報，2006（11）.

[2]朱鳳.新形勢下中職學校檔案管理人員的綜合素質[J].蘭臺內外，2008（1）：43-44.

[3]林昕.中學檔案的特點與管理對策.才智，2008（15）.

第2篇：學校檔案管理規章制度范文

一、合并高職院校檔案管理存在的問題

1.并校期間文書立卷、歸檔的問題

合并前的檔案管理是按照原單位的規章制度按部就班實施的，可合并后檔案管理出現校與校的管理偏差，導致了問題的出現。造成這一問題的主要原因：①合校期間組織管理出現空白；②部分檔案部門檔案管理人員責任心不強，無制約措施；③領導管理工作出現了盲區，檔案工作顧及不上。

2.檔案管理制度不規范,管理手段落后

合并后的高職院校所出現的隸屬關系、辦學規模、管理方式等的不同,勢必導致現檔案管理的規范不一。因素有多種：人員構成的復雜、存檔資料的不統一、管理手段落后，信息利用率差，沒有發揮應有的服務作用。重視檔案管理，建立分類制度。筆者以為合并高校的檔案工作要走出困境，應對癥下藥，采取有效的解決措施。

二、高職院校檔案的管理的途徑

1.規范檔案管理制度

合并高校應將強化檔案制度，樹立管理意識，因為就檔案管理而言，文件的收集、檔案的管理、類目的編排都是最為基礎的工作，是學校各項事業得以延續和發展的重要依據，是絕不可再生與替代的信息資源。

2.強化規章制度建設

健全一套行之有效的檔案管理規章制度，發揮其“見證歷史”的作用。完善檔案的保管、利用、借閱、保密、歸檔、鑒別制度，及時收集、補充、更新和完善人事檔案材料，對收集檔案材料，從手續是否完備，表述是否準確、精練，嚴格執行現代化管理標準，注重信息的準確性、唯一性，做到劃分準確、排列有序、條目清楚、查找便捷。

3.合理配備檔案管理人員

在檔案管理過程中，檔案工作的管理者對檔案事業的興衰起著決定性作用。第一，要建設好檔案館(室)隊伍，確保一定數量的專職檔案人員，并力求這支專職檔案工作隊伍在年齡結構、專業結構、業務水平等方面比較合理，便于發揮整體效應；第二，要整體推進，大力加強檔案網絡建設，發揮各部門兼職檔案領導和兼職檔案員的作用。檔案工作涉及學校方方面面，僅靠檔案部門是不夠的，還需建立穩定的校園檔案管理網絡，并采取定性與定量相結合的工作方法激勵檔案管理者，提高他們的工作積極性，增強他們的向心力。

三、高職院校檔案的管理的方法

合并高校檔案工作應面對改革的新形勢，立足并校后的現實狀況，采取有效措施，促進檔案工作新的發展。管理的方法如下：

1.確定檔案目標，使檔案作用有的放矢

強調合并高校檔案工作要實現目標化：一是明確檔案工作目標的發展總方向；二是可以根據總目標，不斷消除偏離目標的因素，三是明確檔案工作目標，便于加強日常管理，增強競爭性。

2.健全管理體制，發揮網絡作用

建立一個縱橫交織的管理網絡體系，協調各部門配備兼職檔案員，做到從上而下，層層有人負責，形成上下配合、左右協作的檔案傳遞網絡。檔案人員要不斷學習，與時俱進，不斷充實完善先進的管理制度與理念；“手勤”即愛崗敬業，盡職盡責，把自己的工作干明白；“腿勤”則要求檔案管理人員有工作熱情，要把檔案管理當事業來做，主動上門，跟蹤收集。

3.不斷學習，培養檔案管理人員責任心

檔案材料來源廣、范圍大是檔案管理的一大特點。檔案管理人員應不斷學習，不斷充實自己，提升自己，使自己能跟上工作的步伐。工作責任心要求檔案管理人員應主動上門收集相關歸檔，并分門別類將檔案進行加工、分析鑒別、歸檔集中等，使死的材料變為活的信息，保障檔案齊全、完整、準確、可靠，成為學校、老師學習與工作的有效工具。

4.增強檔案管理意識

第3篇：學校檔案管理規章制度范文

[摘 要] 地方高校成人教育提供了成人接受高校W習的機會和平臺，檔案管理為保障地方高校成人教育的開展提供了基礎保障，在社會發展新格局下，地方高校成人教育檔案管理面臨新的轉型時期。通過對轉型時期地方高校成人教育檔案管理面臨的新形勢和新要求的詳細分析，總結了當前各地方高校開展成人教育時，檔案管理工作的現狀，解析了其存在的不足和困境，從而提出了優化檔案管理的對策建議。

[關鍵詞] 轉型時期；地方高校成人教育；檔案管理

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2017. 07. 061

[中圖分類號] G271 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2017）07- 0131- 02

1 轉型時期地方高校成人教育檔案管理面臨的新形勢與新要求

在科技技術廣泛運用的今天，各行業領域發展日新月異，但同時面臨社會發展資源瓶頸、環境約束、人才資金困境，行業領域發展面臨新的要求，需要克服新形勢的挑戰，做好總體布局。對于地方高校的成人教育而言，檔案管理工作在轉型時期面臨著嚴峻的新形勢和新要求。

1.1 檔案管理內容更加復雜多樣

對于地方高校而言，成人教育的檔案管理工作涉及的內容越發復雜，轉型時期衍生的新的檔案管理工作，給長期使用的檔案管理工作提出了更高的要求和挑戰。轉型時期，地方高校成人教育檔案管理內容將涵蓋更加復雜多樣的內容，既包括傳統的學籍檔案管理、考務檔案管理，還將需要對學科建設和相關實驗室建設的檔案管理、日常課堂教學的材料檔案管理納入進來，既記錄接受成人教育學生的學籍信息，還記錄學生考試、課堂學習和學校硬件實驗室建設等檔案信息[1 ]。

1.2 檔案管理材料來源更加多元

在地方高校不斷創新成人教育模式的帶動下，成人教育所涉及的檔案管理信息來源就越發豐富，因此轉型時期，地方高校成人教育檔案管理材料來源將更加豐富[2 ]。從來源來看，一是文書檔案資料，來源有相關教育主管部門的法規政策，地方高校開展成人教育的規章制度，成人教育學生的學籍資料，教務教學計劃、教材等，畢業學生檔案等等；二是電子檔案資料，在電子信息技術廣泛應用到檔案管理后，地方高校成人教育的檔案管理資料也包括了電子檔案資料，包括學生電子檔案學籍信息等。

1.3 檔案優化管理難點多

在電子信息技術的廣泛應用帶動下，地方高校成人教育檔案管理工作的信息化程度逐步提高，在工作效率、工作質量上都有明顯的提升，但是總的來看，實現更高水平的檔案管理，仍然面臨眾多的難題。這些難點的存在阻礙了地方高校高效地開展成人教育檔案管理工作，也滿足不了日益擴大的檔案管理需求，是必須高度重視，并加以改善的[3 ]。

2 地方高校成人教育檔案管理現狀

在成人教育普及率逐步提高的大背景下，地方高校廣泛開展成人教育工作，為社會輸送了數量龐大的人才隊伍，提供了成人接受教育的機會和平臺。為了更好的提高地方成人教育工作的質量，做好成人教育的檔案管理奠定了堅實的基礎。總的來看，當前地方高校開展成人教育檔案管理工作現狀如下：

2.1 管理分散、利用率低

在很多地方高校，進行成人教育的檔案管理，管理十分分散，行政部門中，多頭管理的現象十分普遍，比如一些地方高校的成教處、學生處，乃至院系教務處都在旅行成人教育的檔案管理職能，經常有重復管、漏管的現象出現，再加上各職能部門之間的信息交流不暢通，讓一些成人學生的檔案信息無法及時的形成系統資料[4 ]。另外，當前地方高校所形成的成人教育檔案相關資料的利用率普遍偏低，不達70%的率用率是對檔案管理工作成果的不利。

2.2 規范化、信息化程度偏低

在很多地方高校，進行成人教育的檔案管理工作，遵循的是學校檔案管理規章制度、國家檔案管理法律法規，并沒有針對成人教育的特殊性設立單獨的檔案管理制度，因此在很多情況下，成人教育的檔案管理更容易失序，從而造成檔案信息的流失、管理紕漏[5 ]。

3 轉型時期地方高校成人教育檔案優化管理對策措施

成人教育是為成人提供繼續學習機會的重要平臺，各地方高校將繼續擴大成人教育范圍，開設更多的符合社會發展需求的成人教育專業，越來越多的成人將到地方高校中接受成人教育，因此未來成人教育的檔案管理工作量將更大、涉及范圍也將更廣，必須在優化檔案管理上采取特定的對策措施。

3.1 創新檔案管理模式

要應對當前地方高校中，成人教育檔案管理的分散形式，首先要在職能部門設置上進行強化，避免當前多頭管理的現象出現，一方面要在成人教育學院設置專門的檔案管理崗位，形成專人專崗，避免檔案管理的漏管、重復管，另一方面要形成成人教育檔案的動態管理，需要在學生接受學習的長時間內，對所有檔案進行動態管理；其次提高檔案的使用效率，提供更加方便的檔案查詢和使用途徑，供學生、企業查詢。

3.2 提高規范化和信息化程度

提高地方高校的成人教育檔案管理的規范化程度，就是要從規章制度上進行規范，一方面國家行政管理部門，要針對成人教育的特殊性，從檔案管理的角度制定法律法規，供地方高校實際操作參考，另一方面各地方高校需要針對學校開展成人教育的特色，在學校規章制度中體現成人教育的檔案管理制度。

3.3 加強對檔案管理的重視

管理層對地方高校成人教育檔案管理工作的不重視，是造成現狀困境的直接原因，因此要加強對地方高校成人教育檔案管理的重視，是緩解困難、進行優化的重要前提。首先是要不斷的提高對地方高校成人教育檔案管理的重視意識，從思想上正視成人教育檔案管理，從行動上制定成人教育檔案管理的相應制度，從模式上進行不斷的創新突破；其次要不斷加大對成人教育檔案管理專項經費的投入，要進行設備的更新、專業系統的開發、人才的引進、制度的創新，是要有更多的專項經費為保障基礎的，因此教育局要設立專項經費，供專家團隊進行系統研究，從而保障地方高校成人教育檔案管理的能力和水平。

主要參考文獻

[1]訾燕.對普通高校成人教育檔案管理隊伍建設的思考[J].淮海工學學院學報：人文社會科學版，2016（5）.

[2]馮有輝.論當代信息技術在高校成人教育檔案管理中的應用[J].檔案天地，2016（3）.

[3]蒙海理.高校成人教育檔案管理信息化建設存在的問題及對策[J].黑龍江檔案，2013（4）.

第4篇：學校檔案管理規章制度范文

關鍵詞： 新建學校 檔案工作 內容 方法

學校檔案是學校改革與發展的真實記錄，是學校的重要資產和信息資源。學校的教學和管理，需要檔案工作的支撐與保障。維護學校的合法權益，必須有完整、準確、系統的檔案為依據。檔案的憑證和法律作用是其他材料不可取代的，沒有檔案，學校的基礎就不牢靠，學校的持續發展就會受到影響。建立檔案，對提升學校整體管理水平、維護自身利益、保持健康發展具有重要意義。

新建學校往往在初期因各項工作千頭萬緒而忽視檔案工作，也因人員來自不同地方，工作方法和工作習慣不盡相同，工作后形成的文件千差萬別，甚至造成文件材料的遺失，給學校造成不必要的損失。所以新建學校應重視檔案工作。

檔案工作是一項具有專門內容的基礎工作，它與學校的其他工作有著根本的區別，有著特定的性質。檔案工作屬于學校的基礎管理范疇，但它又滲透于各項職能管理和其他基礎管理之中，是其他管理工作的基礎和條件。

一、檔案工作的內容

檔案工作一般由兩部分組成，即檔案業務管理工作和行政管理工作。

1.檔案業務管理工作。

檔案業務管理工作是依據相關業務規范和標準，對檔案材料進行多環節的加工、控制、使用等業務處理的過程。這是學校檔案工作的主體部分，它的具體對象是學校的檔案實體。主要內容包括以下幾個部分。

（1）檔案的搜集。通過搜集檔案，學校各項工作和活動中產生和形成的各種門類和載體的檔案分別向檔案部門集中，由檔案部門負責統一管理，為學校科學地管理和有效地利用檔案信息資源提供物質基礎。

（2）檔案的整理。包括對學校檔案全宗進行劃分，對檔案實體進行分類、編號和排架。通過檔案整理，實現檔案材料管理的有序化。

（3）檔案的保管。通過嚴格的檔案管理和采取相關的保護技術，保護檔案的完整與安全，防止或減少檔案的損壞，延長檔案的壽命；維護學校的自身秘密，確保學校信息安全。

（4）檔案的鑒定。通過嚴格的程序和方法，對學校檔案的保存價值和保管期限作出評價和進行劃分，確保具有保存價值的檔案，妥善處理沒有保存價值的檔案。

（5）檔案的檢索。通過對學校檔案文件進行著錄與標引，建立檔案檢索體系，逐步實現檔案檢索自動化，提高檔案檢索的速度和準確性。

（6）檔案的編研。通過對檔案信息進行加工處理，形成各種檔案參考資料，滿足學校各項工作和活動中人們利用檔案的需要。

（7）檔案的利用。通過采用各種手段和方式，提供檔案信息服務，滿足學校對檔案的利用需求，保證各項工作和活動的順利開展，實現檔案應有的價值，體現檔案工作的經濟和社會效益。

（8）檔案的統計。實質是檔案工作的統計，通過確定具體的統計項目和學校，建立科學、適用的統計指標體系，對檔案工作各方面的情況進行數據采集和匯總分析，為規劃和管理學校的檔案工作提供依據。

2.檔案行政管理工作。

檔案行政管理工作是按照有關政策、法規和制度要求，對學校檔案業務管理工作進行相應的管理和控制。檔案行政管理工作是以學校檔案工作為主要對象的。主要內容有以下幾個方面：

（1）統籌規劃。按照黨和國家有關方針政策和法律法規的要求，從學校長遠發展的實際需要出發，對整個學校檔案工作進行總體規劃，確定中長期發展的方向和近期工作計劃，保證檔案工作的可持續發展。

（2）統一制度。依據黨和國家的有關方針政策和法律法規，考慮到學校的性質、職能和運營方式，從學校自身的規律和特點出發，制定和實施學校檔案工作的規章制度，對檔案工作的內容、要求、程序和方法等作出統一、具體的規定，實現檔案工作的制度化和規范化。

（3）組織協調。通過對檔案工作方面的各種內外部關系的整合處理，正確處理宏觀與微觀的關系，“塊塊”與“條條”的關系，局部與整體的關系，內部建設與外部環境的關系，為學校檔案工作的順利開展營造良好的內部秩序和外部環境。

（4）實施監督。由檔案工作部門依法履行職責，通過開展執法檢查等形式，對學校內部各部門及有關人員貫徹執行檔案工作的方針政策、法律法規和規章制度的情況實施監督，查處并督促解決存在的問題。

（5）業務指導。由檔案工作部門的業務人員通過多種方式，對本學校各部門及有關人員進行文件材料與檔案管理方面業務問題的具體指導。

二、新建學校開展檔案工作的一般方法

學校檔案工作一般應實行綜合管理，就是將學校形成的各種門類、各種載體的檔案由專門設立的綜合檔案工作機構進行統一歸檔保存、分類整理和開發利用。綜合管理作為我國學校檔案工作的基本經驗之一，已經成為我國提倡的一種管理模式。綜合管理并不代表集中保管，而是指集中學校內部檔案工作的各項管理職能；統一制定學校檔案管理規章制度，納入考核，使之成為共同執行的基本制度；把學校檔案作為一個整體，統一檔案工作業務規范和要求。開展此項工作的一般方法如下。

1.建立檔案工作的管理體系。

是指學校內部檔案工作的管理體制，涉及學校檔案工作的領導關系、學校檔案工作機構設置及其職責、學校檔案工作人員的配備等方面的問題。主要包括以下方面的工作。

（1）確定分管檔案工作的學校負責人。檔案工作涉及學校黨、政、群各個部門和各個方面，需要協調各種問題，因此每個學校都應由一位學校行政領導具體分管檔案工作，并將檔案工作方面的有關領導責任列入其職責范圍，作為考核其政績的一方面內容。確定一位學校行政領導具體分管檔案工作，是學校加強對檔案工作領導的具體表現。

（2）確定檔案工作的發展規劃和計劃。依據上級有關學校檔案工作的發展規劃，結合本學校的實際，制訂檔案工作發展規劃和計劃，并且列入本學校的總體發展規劃和計劃之中，有效地加以組織實施，使之與本學校其他各項工作和活動保持同步協調發展，更好地為本學校各項工作和活動服務。

（3）設置適宜的檔案工作機構。按照集中統一管理的要求，設置適合本學校實際的檔案工作機構，明確檔案工作機構的領導關系和職責范圍，使之成為整個學校檔案資料的儲存基地和利用中心，負責統籌、協調、組織和管理本學校的全部檔案工作。

（4）建立檔案工作隊伍。根據檔案工作機構的職能和任務，配備一支精干高效、數量適度、結構合理的檔案工作隊伍。同時在各個部門、各個下屬學校設立專兼職人員，在檔案工作部門的監督和指導下開展工作，搞好所在部門文件材料和檔案的管理，形成一個覆蓋整個學校的檔案管理網絡。

2.對檔案工作給予必要的投入。

針對新建學校普遍存在的檔案用房緊張的情況，要加大對檔案工作的投入力度，設置專門的檔案工作用房或專門的櫥柜，并配備必要的設施設備，以達到檔案保管要求，確保檔案安全。

3.推進檔案工作的制度化建設，制定必要的業務規范文件。

制定和修訂檔案工作規章制度，形成一整套規章制度。把檔案管理方面的有關要求，作為本學校基礎管理制度的內容，納入本學校各有關工作制度和要求中。對于各種檔案工作制度都要有效地加以組織實施，還要對實施的情況進行考核，與經濟責任制掛鉤，使檔案工作的各個環節有章可循，有條不紊，逐步實現規范化、標準化。新建學校必須首先制定的規章制度與業務規范文件主要有以下三個，其他的可逐步完善。

（1）檔案管理規定。主要包括總則（包括制訂的依據、本學校檔案、檔案工作的內容、檔案工作的基本原則等）；檔案管理體制及其職責；文件材料的形成與歸檔；檔案的管理（包括檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計、利用等規定）；獎勵與處罰。

（2）文件材料歸檔制度。檔案工作能否做好，關鍵在于歸檔制度是否健全和完善。歸檔制度既是學校職能部門開展歸檔工作的基本規范，又是學校檔案部門指導、監督和檢查文件材料歸檔工作的依據，還是做好檔案收集工作的依據。建立、健全文件材料歸檔制度的意義在于從根本上保證檔案的質量。歸檔制度的內容包括：歸檔范圍、歸檔時間、歸檔份數、歸檔要求和歸檔手續等。

（3）檔案分類編號方案及保管期限表。這是我們開展檔案業務工作的基礎。主要包括檔案分類的原則和方法，案卷類目標識及檔號的編制，檔案分類大綱，案卷排架，各類文件的保管期限，等等。

4.積極采用以計算機為中心的現代技術進行檔案管理。

提高檔案工作的專業化程度，提高效率，減少重復勞動，全面提高學校檔案工作質量。

5.加強對學校檔案工作人員的培訓、教育。

更新檔案人員的知識結構，提高業務水平，以適應本學校檔案工作的開展需要。

參考文獻：

［1］王曉穎.對學校檔案管理工作的探析［J］.山西廣播電視大學學報，2005，（6）.

［2］李紅.論新形勢下的檔案管理現代化［J］.中國水運，2006，（2）.

［3］李金霞.高校檔案編研工作存在的問題與對策［J］.云南檔案，2007，（3）.

第5篇：學校檔案管理規章制度范文

一、主要任務完成情況

1、實現實質合并，統一辦公、統一管理。

去年X月檔案館成立時是東、西校區兩地辦公，為了整合資源、形成合力、提高工作效率，按照學校要求，上半年先后將東校區人事檔案、研究生檔案和綜合檔案全部搬進館內，人員也集中統一辦公。為做好這一工作，重新調整改造了庫房、增加了**多平方米的庫房面積，安裝了**立方米的密集架。

2、統一規章制度，建立起檔案管理基本組織架構

檔案館成立以前，檔案管理分兩校區運作，規章制度也不統一。建館以后實現統一管理的關鍵是不僅從組織形式上、更要從規章制度上統一。因此，我們今年的重要工作是制定檔案管理辦法、各門類檔案管理實施細則及有關規章制度。在全館人員的共同努力下，截止到**月中旬，學校已經批準下發了《中國農業大學檔案管理辦法》、《中國農業大學人事管理暫行規定》以及黨群行政等各門類檔案管理實施細則、《中國農業大學人物檔案征集管理辦法》、《中國農業大學立卷部門檔案工作考核辦法》等**項規章制度，已下發各單位貫徹執行。同時，為了建立有效機制，我們還明確了內部管理機構及負責人，討論制定了各室任務分工及工作人員崗位職責等規章制度，使檔案館管理組織架構基本建立起來，對充分發揮和調動檔案工作人員積極性起到了促進作用。

3、舉辦兼職檔案員培訓班，加強業務指導，調動各立檔單位積極性。

檔案是學校基礎工作，要做好這一工作必須充分發揮各立檔單位積極性。要真正從原分校區管理到集中統一管理，必須在統一檔案管理規章制度基礎上，各單位兼職檔案員掌握具體的歸檔方法，否則統一管理就是空的。因此，我們舉辦了兩期兼職檔案員培訓班。就檔案的地位、作用及歸檔方法、要求向**名兼職員作了講解。通過培訓，使兼職檔案員檔案意識增強了，明確了自己的職責，掌握了具體的歸檔要求。

4齊心協力抗非典，堅守崗位不停工。

非典疫情給全北京乃至全國人民造成了嚴重危害。檔案館在學校領導下，積極抗擊非典的同時，堅守崗位，做好搬家準備工作、歸檔及檔案利用、制定檔案管理辦法、建章立制工作。就是在非典特別嚴重的時候，也沒閉館，工作人員始終堅守崗位。另外，工作人員積極參加機關分黨委安排的門衛值班及向非典患者家屬獻愛心活動。

5購置計算機等辦公設備、家具，為做好檔案工作創造物質條件。

學校支持檔案工作，撥**萬元設備專款作為檔案館成立啟動費。為了能盡快使辦公設備到位，解決辦公基本條件問題，我們在非典期間，積極與廠家聯系，購置了六臺計算機、三臺打印機及其板臺、沙發、文件柜等辦公家俱，為實現統一辦公提供了物質條件。

6、配合百年校慶，開展名人志編寫、百年畫冊編輯有關工作。

學校為迎百年校慶，決定編寫校慶叢書，其中名人志和百年畫冊主要任務由檔案館承擔，如名人志共收錄名人**X余名，其中**X人由檔案館承擔，現已初步完成**余人的撰稿工作。百年畫冊編輯方案目前已經學校批準，基礎工作正在準備之中。

7、精心籌備，于**月**日召開學校檔案工作會

召開學校檔案工作會，宣傳檔案法規，強化檔案意識，規范檔案工作，這是檔案工作者多年的愿望。經過全館人員共同努力，精心準備，學校檔案工作會終于在**月**日順利召開。這是自兩校合并以來第一次召開檔案工作會。江樹人常務副校長出席會議并做了重要講話。會議總結交流了學校檔案工作，討論通過了對各立卷單位考核辦法，決定以后每兩年評選一次檔案工作先進單位和個人。會議還布置了****年歸檔工作和征集名人檔案工作。財務處、研究生院等各部處各學院檔案工作負責人和兼職檔案員**余人參加會議。

8、加大宣傳力度，開展檔案現代化管理有關工作

第一，招聘了大學本科畢業生X名，充實檔案隊伍

經過多方面努力，終于從南京大學選拔一名檔案專業信息管理方向畢業的本科生，為加強檔案現代化建設做人才上的準備。

第二，檔案館主頁于X月開始公布，運用農大網絡宣傳檔案工作。經過一段時間運行，于**月又進行了全新改版。改版后的檔案館網頁，對檔案工作信息宣傳加大了，對各立卷單位服務方便快捷了。

第三，多方調研，確定購買南大之星軟件系統，開展檔案現代化管理工作。

9、以對農大高度負責的態度，做好歸檔和利用服務工作

經過對兼職檔案員的培訓以及加強宣傳工作，使得****年歸檔情況明顯好轉。今年綜合檔案共歸檔****卷、件；人事檔案歸檔****余份；綜合檔案利用****卷、件；接待學生參觀**X多人次；人事檔案利用查閱****人次，借閱**X人次，轉遞**X件。教學檔案積壓未歸的**年以前成教檔案今年也已歸檔。目前，除統戰部、宣傳部照片檔案等個別單位未歸檔以外，其他單位均已完成****年歸檔工作。

10、認真做好****年度考核和期滿考核聘任工作。

學校結合深化人事等五項改革，布置了****年度考核和期滿考核聘任工作。檔案館按學校要求，認真做好考核聘任工作。通過個人總結、述職民主測評完成了考核工作。聘任工作通過設崗、公布崗位職責、任職條件進行公開招聘。檔案館把新一輪聘任工作作為進一步加強檔案工作的契機，要求每位檔案工作者對自己的工作進行全面總結，特別是對存在問題及解決問題的辦法、今后打算進行交流。在聘任過程中注重改進工作，對分工做適當調整，同時，做好思想工作，使考核、聘任工作平穩進行。目前已將資格審查意見上報學科評議組。

二、工作經驗體會、不足和今后打算

1、工作經驗體會

第一，領導重視是做好檔案工作的關鍵

檔案館在去年X月成立后，于**月結合舉辦農業院校檔案工作協作組第十四次會議，舉行了檔案館成立揭牌儀式。李晶宜常務副書記到會并做了重要講話，她對各單位檔案工作負責人提出了按照教育部關于三納入、四同步做好檔案工作的要求；今年元月九日，主管檔案工作的江樹人常務副校長到館里聽取工作匯報并進行了考察，對檔案館工作進行指導；九月十日，瞿振元書記為《中國農業大學檔案管理法規章制度匯編》題了詞：“充分發揮學校檔案館的信息功能、文化功能和教育功能，為學校改革和發展服務”。領導的重視，為我們積極開展檔案工作創造了好的氛圍，同時也為檔案工作指明了發展的方向。更是對我們莫大的支持。如：江校長來考察后，與有關方面協商決定，給檔案館建館啟動費拾萬元，解決了我們辦公的硬件條件問題。

第二、精誠團結，勇于奉獻是做好檔案工作的基礎

檔案工作平時不起眼，也不引人注目，因此常常被忽略；但檔案工作又是一項對歷史負責、為現實服務、替未來著想的起依據憑證和延續歷史作用的極其重要的工作。檔案工作者本著對學校高度負責的態度，不計名利得失，默默工作著。如：在學校機關人員編制少，檔案管理人員只能走專業技術系列而不能走職員制造成待遇低的情況下，工作人員仍努力勤奮工作，相互支持配合。成功召開學校檔案工作會，就是全體檔案工作者共同努力的結果。

2、工作中的不足和今后打算

第一，宣傳力度需要進一步加大，全員檔案意識不夠強

由于宣傳工作力度不夠大，工作還欠積極主動，特別是對檔案法規宣傳力度不夠。因此，造成全員意識缺乏。有的單位不能自覺主動歸檔，有的單位歸檔質量不好，甚至根本不做整理就統統交到檔案館。目前，檔案館庫房內檔案整理有的不夠規范，需要投入大量人力物力。今后需著力加強宣傳，強化檔案意識。

第二，理論提高不夠，在與兄弟院校交流中缺少重量級論文

檔案工作人員每天忙于工作，又加上經費少，不能多人外出考察學習，造成工作人員理論提高不夠。在今年三次檔案工作會上，沒有中國農業大學檔案館的論文參加交流，只是口頭介紹學校檔案工作情況，這是與我們學校的地位不相稱的，今后需加強學習，善于總結，提高理論水平，做好編研工作，力爭寫出高水平論文。

第三，檔案現代化管理工作需加強

第6篇：學校檔案管理規章制度范文

關鍵詞：高校檔案 學籍檔案 管理問題 對策

學籍檔案是記錄學生學習經歷的重要資料，是學生在進入社會之前，能夠展示自己的受教育過程的唯一的有效文件。但是在高校檔案管理中，學籍檔案管理工作是發展最慢、存在問題最多的，這直接影響了學籍檔案資料的應用，值得我們進行思考和探索。

一、高校學籍檔案管理存在的問題

（一）學籍檔案不受重視

在高校檔案管理工作中，學籍檔案工作僅限于收集學生的學籍資料，歸檔保存，在學生離校時加入個人檔案轉移走。檔案工作內容非常簡單，有些學生的學籍檔案存在歸檔不及時，導致學籍檔案缺失，但是檔案管理并不將這部分檔案問題視為嚴重問題。

（二）學籍檔案缺乏嚴謹的管理制度

高校學生的學籍檔案管理基本上沒有統一的規章制度，學生來自于不同省市，不同學校，每個地區的學籍檔案記錄的內容以及詳細程度不一樣，高校在應用檔案過程中存在困難。但是，由于學籍檔案利用率低，管理制度不嚴謹造成的使用困難也并不突出。

（三）學籍檔案管理方法陳舊

高校學生的學籍檔案能夠作為高校生源變化研究的根本資料，也可以用矸治鑫夜不同地區教育質量的變化，為高校教育以及高中、初中教育提供引導。但是，這些價值并沒有表現出來。學籍檔案管理仍處于“保管――轉移”的管理狀態，人工管理是主要的管理方法。管理方法陳舊，成為制約檔案應用的主要問題。

二、高校學籍檔案管理問題產生的原因

（一）管理觀念沒更新

檔案管理工作常常出現“說起來重要，排起來次要，忙起來忘掉的現象”，認為檔案管理不能給高校帶來直接的社會影響、經濟效益，教學、科研工作是學校的主要工作和首要任務，把學生檔案管理工作與學生培養規劃分開來看，導致檔案管理工作缺乏應有的支持。

（二）管理制度建制不完善

學籍檔案管理需要相關的制度支持，這個制度包括檔案資料的基本內容統一、檔案收集時間統一、檔案流通的基本路徑以及檔案應用的基本狀況規定等。但是，目前高校沒有對這方面進行管理建制，學籍檔案管理制度不完善，成為管理效率低的主要因素。

（三）缺乏管理人才

現代檔案管理研究為檔案管理工作的發展提供了大量的管理指導，包括檔案應用的可能性以及檔案管理的先進方法等。但是，這些先進的管理策略需要相應的檔案管理工作者來實施，高校學籍檔案管理工作者多是年齡較大或者臨近退休的工作人員，這部分管理工作者創新能力不足，對新的檔案管理方法的接受程度和應用性都比較差，致使學習檔案的使用價值難以發揮。

三、高校學籍檔案管理問題的對策

（一）提高對學籍檔案管理的重視

高校應該對學籍檔案管理予以重視，從高校管理層到學生培養、再到學生的檔案資料保管和應用，都應該樹立先進的檔案管理意識，認識到檔案資料的使用價值，并注意開發這些價值，使學籍檔案成為高校學生的身份證明和學業記錄資料，能夠通過檔案管理工作發現高校學生管理中的問題等。建議高校檔案管理部門牽頭在全校范圍內開展學生學習檔案管理工作的學習和創新管理實踐活動，以檔案資料應用的積極價值展現為途徑，使高校各部門加強對學籍檔案的重視，為學籍檔案管理工作的發展打下基礎。

（二）建立完善的檔案管理制度

科學、完善的學籍檔案管理制度是確保高校學籍檔案管理工作順利開展的重要保障，為了解決學籍檔案多渠道管理的問題，相關部門應及時向學生的學習檔案轉交給學校檔案管理部門進行統一管理；同時，學校管理部門應結合學校學生的基本特點以及學校當前發展的實際需要，建立一套健全的管理規章制度，明確規定學籍檔案收集、整理、審核、歸檔、保存工作標準；其次，應做好部門的協調、配合工作，確保高校學籍檔案管理工作的規范化、有序化、盡量提高學籍檔案管理的效率。

（三）引進人才實現信息化管理

學籍檔案管理的發展需要現代化檔案管理人才的參與，建議高校從檔案管理工作者的職業能力發展出發，對現有的檔案管理人員和進行職業技能培訓，從檔案管理專業畢業生中發掘人才，通過人才引進，引發管理方法的改革，使人工管理逐漸轉為信息化管理，使學籍檔案從死的資料轉為活的數據，提升學籍檔案的服務價值。

四、結語

綜上所述，高校學籍檔案管理工作存在著管理觀念、管理制度和管理方法方面的問題，高校需要對這部分檔案管理工作進行全面的改革，提升對學籍檔案管理的重視程度、進行管理制度建制并引進管理人才，以提升學籍檔案管理的實用價值。

參考文獻：

[1]仝夏蕾.高校學生檔案管理的問題反思及對策探析[J].思想政治課研究，2016，（10）.

[2]邵婧.新形勢下高校畢業學生檔案管理工作存在的問題及對策[J].山西青年，2016，（11）.

第7篇：學校檔案管理規章制度范文

關鍵詞： 高職院校 學生檔案 檔案管理工作

檔案是直接形成的歷史記錄，具有其他任何材料不可替代的憑證價值。高職院校學生檔案是學院檔案的重要組成，也是國家人事檔案的組成部分，它真實記錄了高職生在校期間的學習、生活和社會活動和實踐狀況，反映了高職生德、智、體、美、勞等綜合素質的養成經歷，同時也記錄了學生的家庭社會關系、經濟狀況等主要原始材料，因此，它是高職畢業生走向社會的履歷證明，更是高職畢業生就業和將來接受各級組織選拔、任用和考核的重要依據。在就業壓力空前的當今社會，學生檔案發揮著越來越重要的難以替代的作用，所以，對高職院校學生檔案管理工作現狀進行探析，找出其存在問題并提出應對措施，并對其今后發展進行展望，很有必要。

一、高職院校學生檔案管理現狀

1.檔案材料不夠完善。

高職院校學生檔案應該反映每一位高職學生真實的學習成績、思想表現、心理狀況等，以求全面客觀評價學生素質。但在現階段，多數高職院校沒有明確對學生檔案材料的歸檔范圍做出要求，全面反映學生素質的客觀材料未完全達到真實、完整、規范的要求，且各種檔案材料得不到及時歸檔，不利于學院對學生進行全面考察了解。同時，學生檔案中的主觀評價材料內容過多，而客觀評價的資料不夠，對學生的操行評語很簡單。從大多數高職院校學生檔案內容來看，一般僅包括高中畢業時的簡單材料、新生錄取通知書、獎懲材料、學生成績表、實習鑒定表、入（黨）團材料、學籍情況、畢業證書、畢業生體檢表、畢業生登記表、就業報到通知書等簡單資料，對學生的興趣愛好、技能證明、心理問題、思想品德、社會實踐活動等反映較少。

2.檔案管理意識薄弱。

目前，高職院校由于往往把重心放在學生就業上，而學生就業率與學生技能密切相關，因此，課程建設、專業設置、師資隊伍建設等關系到學生技能培養的建設被提在學院發展的首位，而學生檔案管理常被忽視；與此同時，高職畢業生就業時，大多進入對技能要求較高的私營企業、民營企業和外資企業，這些企業對學生的檔案不太重視，往往不對檔案的接收提出明確的要求，造成學院和學生對檔案管理意識的弱化，使他們沒有意識到學生檔案對學生管理、人才培養及學生就業的重要地位。

檔案管理意識的薄弱，一方面使得學生不重視檔案管理工作，對檔案中關于個人信息的填寫馬馬虎虎，如常出現字跡潦草、圓珠筆鋼筆混填等現象，對個人檔案材料的收集缺乏主動意識，甚至在畢業數年后，也不關心檔案的歸屬與保存，造成檔案的積壓，增加了學院檔案的管理工作量。另一方面，學院對檔案材料的收集常進行分開管理，各職能部門對檔案管理不重視，存在互相推諉、銜接不及時現象，不能在日常工作中及時做好檔案材料的收集和整理，通常是在學生畢業時才完善歸檔材料。

3.檔案管理手段落后，水平較低。

高職院校對學生檔案的管理大多不設專門的管理人員，而檔案管理兼職人員對檔案管理的方法較為落后，在對學生檔案進行收集和整理時，沒有科學的管理規章制度，致使學生檔案材料雜亂。同時，《檔案法》的實施，對檔案的管理提出了標準和要求，但是，在高職院校學生檔案管理方面，卻沒有統一的、詳細的、符合實情的、可以遵循的管理規章制度。

二、高職院校學生檔案管理對策

1.建立規范和完善的檔案管理制度。

首先，建立學院各職能部門的歸檔和審核制度。學生檔案材料來自于學院各個職能部門的收集和整理、歸納，并要經各職能部門的轉遞、匯總，只有建立完善健全的歸檔制度，明確各部門間的歸檔資料和轉遞手續，及時收集、整理、轉遞，并經學院專設檔案員的審核，才能保證歸檔資料的全面、真實、準確、系統，才能使學生檔案管理工作逐步走向規范化、制度化的軌道。其次，擴大檔案材料收集范圍，增加誠信材料、社會實踐活動材料、技能證書材料、心理健康材料、信用材料等，豐富學生檔案內容，提高檔案的利用價值，更加真實、全面地反映學生的發展情況。最后，做好學生檔案的保管和分發工作，遵循檔隨人走的原則，有就業單位的按就業協議寄發，無就業單位的，兩年內的由學院暫時保管，待單位落實后憑調檔函寄發；兩年以上的，寄至學生生源地的人才交流中心，從而減輕檔案庫存壓力和檔案員工作量。

2.加強宣傳，增強檔案管理意識。

首先，通過報欄等形式開展檔案基礎知識教育，宣傳學生檔案的重要作用，從而增強學生對檔案工作重要性的認識，使學生能積極主動參與到檔案的管理和維護中，并引導畢業生重視關心自己的檔案，減少或杜絕“死檔”的發生；其次，學院領導要對學生檔案的作用高度重視，并把學生檔案管理工作納入學院日常工作日程，設立專職檔案員和檔案室，結合學院實際情況，制定學生檔案管理的規范性文件。

3.設立專門檔案管理部門。

依照《中華人民共和國檔案法》、《普通高等學校學生檔案管理辦法》、《高等學校檔案工作規范》等制定學生檔案管理各項規章制度，并設立專門檔案管理部門，同時選擇原則強、文化素質高、作風嚴明的老師做專職檔案管理員，對學生檔案管理制度的實施情況進行監督和審核，確保學生檔案管理工作的順利展開。

三、高職院校學生檔案管理展望

1.建立高職院校學生信用檔案。

學生信用檔案是由中國人才信用網運營的全面、真實反映學生在校表現和信用狀況的一種電子檔案，包含的信息有學生個人維護信息、學校維護信息和社會第三方的認證信息及就業后與所在工作單位維護的信息。學生個人維護信息包括基本信息、培訓經歷、項目經驗、任職記錄、社會實踐、勤工儉學、工作履歷、證件證書和境內外交流等；學校維護信息包括學習成績、畢業評語、在校優良記錄、在校不良記錄、助學貸款記錄等；社會第三方認證信息包括檔案查詢記錄、調查、認證、評估、投訴與申訴記錄和其他個人相關的信用信息記錄。大學生信用檔案電子交互平臺具有完善、清晰的分組維護權限設置控制體系，學生處、學生科、輔導員必須通過各自的密碼授權才能分級管理、審核、維護相關學生檔案信息，保障了信用檔案信息的準確性、全面性和安全性。信用檔案通過在第三方社會公共平臺上提供包括證書證件、各類優良記錄和任職記錄的證明與信用報告，可以使學生展示自己的誠信意愿，為用人單位和企業間搭建一個互相溝通的平臺，使用人單位放心大膽招錄所需人才，也可以使學生不必再為一紙證明來回奔波往返，使學生求職就業更加高效、便捷。信用檔案能督促學生提高自律意識，保持誠信，從而更易獲得助學貸款和社會幫助；終身信用檔案使得學院能通過電子檔案平臺與學生進行實時跟蹤與互動，對學生的約束性更強，也具有更高的維護價值。

2.建立高職院校學生心理健康檔案。

近年來，由大學生心理健康反常所引發的厭學、性格孤僻、自殺輕生等現象受到社會關注，建立大學生心理檔案并給予及時有效的心理治療已成為高等院校的當務之急。一般來說，學生心理健康檔案包括兩個方面的基本內容：影響學生心理發展的基本資料和反映學生心理健康狀況與個性特點的有關材料。建立高職院校心理健康檔案，對有心理問題的大學生及時進行糾正和治療，既體現了社會對大學生在人文層面意義上的關愛，又體現了一種制度上的善意；建立學生心理健康檔案，是高校加強管理的必由之路，高校管理不僅包括教學秩序和設施的管理，還包括學生的身心健康管理，這是我國高等教育的一項重要內容。高職院校有責任和義務通過提供身心健康方面的指導和幫助，使學生形成良好的人生觀，以積極態度面對人生，正確面對生活中的種種挫折和磨難，從而為社會培育出身心健全的技術市場人才。學生心理健康資料的搜集和整理一般通過問卷法、分析法、談話法和測驗法，然后經過歸納和分析，形成學生的心理健康檔案。需要強調的是，學生心理健康檔案反映了學生心理成長的歷程，必須由專人保管，嚴格保密，這既反映了一個教育者的職業道德，又是對學生的尊重。

3.實現檔案管理信息化。

檔案信息化是一個以信息技術廣泛應用為主導，檔案信息資源建設為核心，信息網絡為基礎，信息人才為依托，檔案信息、法規、政策、標準為保障的綜合體系。傳統的學生檔案與其相比，存在著許多不足，如不易查詢、不耐保存、共享性差等，隨著檔案量的增加，檔案利用率愈低，因此，檔案管理信息化成為檔案工作適應社會信息化發展的必然要求。近年來，隨著計算機網絡技術的廣泛應用，檔案管理工作方法逐步向信息化方向發展，極大地提高了檔案管理的工作效率，為高職院校學生檔案提供了方便快捷、可靠的信息化管理途徑。利用檔案管理信息化系統，可以方便快捷地查詢、統計、服務學生的個人信息，并可將檔案中的學生信息資料掃描儲存，大大提高工作效率，同時，能對學生的檔案材料適時更新，及時準確反映學生的情況。

四、結語

高職院校學生檔案管理工作是其向前發展的重要推動力，在新形勢下，認真思考和研究高職院校學生檔案的科學化、規范化管理，使學生檔案管理工作與時俱進，更好地促進學生就業和學院的發展，具有十分重要的意義。

參考文獻：

［1］程雅菊.淺議高職學生檔案的困境與出路［J］.考試周刊，2010，（32）：211.

［2］龍曉風.試論高校學生檔案管理［J］.廣東白云山學院學報，2007，14，（80）：82-83.

第8篇：學校檔案管理規章制度范文

（一）提高檔案管理人員的自身素質

為了讓檔案管理工作更加規范有序，各項工作流程都要進行常規化管理，同時，還要加強檔案管理工作人員的素質，培養對檔案管理工作的認真工作態度，加強工作的責任感，要有良好的職業道德，在工作中要及時的學習資料進行收集和整理，通過認真的檢查以及核對來把檔案進行歸檔。通過制定相應的工作制度來保證其實施，還要對管理人員的信息技術能力進行培養，提高計算機的操作以及掌握的能力，讓檔案管理工作進一步完善。

（二）制定檔案管理規則

無規矩不成方圓，任何工作都要有相關規則的制定，這樣工作才能夠規范化、效率化，那么，在開展檔案管理工作的同時，也要將這項工作進行制度化管理，建立成熟的學生檔案管理規章制度。比如，在進行歸檔的時候要明確歸檔的范圍、職責，還有進行查閱的條件以及材料遞交的程序，這樣不但可以提高工作效率，還能夠在進行制定管理的時候明確責任化分工。還有可以建立學生檔案管理的約束以及鼓勵制度，通過定期的職業技能培養和比賽，來激勵管理人員主動的進行職業技能的強化，也可以通過激勵制度讓管理人員對檔案管理提出合理化建議。

（三）進行網絡化檔案管理

隨著檔案數量和內容的不斷增加，傳統的紙制檔案管理模式已經不能夠適應時展的需求了，而且紙制管理也容易出現很多的弊端，比如容易損壞、篡改、丟失和出現錯誤不易察覺等問題，同時，在進行查找的時候也很困難。伴隨著互聯網時代的發展，網絡化管理模式可以取代傳統的管理模式，可以把學生的資料全部輸入到計算機當中，可以建立學生電子檔案，進行網絡化管理，學生可以自己進行檔案資料的查閱，出現了錯誤可以及時的和學校取得聯系，進行及時的更正。這樣可以對學校的檔案管理工作及時起到監督的作用，還有就是電子檔案的建立可以及時的對學生進行資料的管理和查詢，可以上傳到云盤進行備份，即使出現的特殊情況也可以進行及時的恢復，可以保證檔案的安全性。還有就是進行成績報送就可以通過網絡進行傳輸，這樣可以有效避免成績在進行抄送時候出現錯誤，電腦可以對成績進行自動排列以及篩選，這也加大檔案管理的工作效率，所以對檔案管理進行網絡化管理是很有必要的。

二、結語

第9篇：學校檔案管理規章制度范文

【關鍵詞】教學秘書；教學管理；效率

高校教學秘書是連接學校教務工作與院（系）教學工作的橋梁和紐帶，是高校教學管理隊伍中的骨干力量。在校院（系）兩級教學管理體制下，高校院（系）教學秘書成為基層教學單位最直接的教學管理者。在高等院校招生規模不斷擴大和普遍實行學分制的新形式下，各院（系）的專業設置門類增加，而學校教務部門也不斷地將教學管理任務下放。面對新形式、新問題，如何提高高校教學秘書的工作效率已成為一個急需解決的問題。

一、改善工作環境，夯實高效率工作的基礎

（一）努力爭取改善“硬件”環境

高校教學秘書要從繁雜的教學事務中擺脫出來，提高工作效率，經濟上要爭取適當支持。首先，教學秘書要有一套完整的工作設備，包括教務電腦、打印機、掃描儀、復印機、傳真機等。在人員配備方面，教學秘書下面最好設4個教務助理。教務助理可由勤工儉學的學生擔任，4個教務助理分別負責一至四年級學生方面的事務，教學秘書負責總攬全局，統籌兼顧。這些硬件都到位了，設備齊全、人員齊全，各自分工合作，職責分明，工作效率必然就會提高。

（二）積極爭取改善“人際”環境

高校教學秘書在上傳下達通知時，行動上要有濃厚的人情味，體現人文關懷。如：在期末監考期間，通過短信的方式提醒教師在百忙中記得監考的時間及地點，防止監考老師臨場時手忙腳亂。收到此短信的老師一定對你感激不盡，無形中拉近了與老師們的關系，關系好了，老師們也就會積極地配合你的工作，工作起來就得心應手，效率提高。

二、提高綜合能力，實現工作高效率的關鍵

（一）提高統籌安排時間的能力

高校教學秘書必須合理安排好時間，提高工作效率。首先，教學秘書可以在工作記事本上把待處理事務進行排列，分清輕重緩急，列出每天的工作計劃；其次，科學合理安排好每天的工作時間段，把最重要最緊急的事放在少受師生干擾的時間段來完成；最后，時間不要排得太滿，要留有余地。空閑時間可用來處理一些偶發性事件。

（二）提高語言表達的溝通能力

高校教學秘書工作時可通過恰當的語言表達方式，提高效率。如：某老師不滿意你為其計算出的工作量而對你有所憤怒時，你可以通過詳細的講解學校有關政策，消除其誤會，獲得其理解，以免影響你今后的工作。

（三）強化寫作與計算機應用能力

高校教學秘書強化寫作與計算機應用能力對提高工作效率非常有效。在日常事務中，教學秘書經常要根據實際需要，寫一些教學文書，如教學通知、匯總材料報告、申請、會議記錄等，具備良好的寫作能力有利于提高工作效率。另外，教學秘書也要掌握先進的教學管理軟件技術，如使用計算機字表處理、數據庫、教務管理系統、網上辦公系統等，可以在為師生提供快捷優質服務的同時也減輕自身的工作強度，提高工作效率。

（四）提高教學秘書的業務能力

隨著高校教學改革的不斷深入，以及信息技術的發展，教學秘書的工作內容日益明確，工作方式也發生了根本性的變化，這對教學秘書的業務能力也提出了更高更新的要求。一是教學秘書要熟悉學校、院系管理和教育學的專業知識。由于教學秘書從事實際的教學事務管理工作，是一名管理者，所以要充分的了解學校、院系教學管理的各項規章制度、辦事流程，同時，教學秘書還要熟悉本院各學科、各專業的基本知識和結構體系，了解教學計劃的制定和實施、各專業的課程設置、學分分配、畢業要求，熟悉教學各學期、各時段的常規性事務，做到事前有計劃、計劃有余地，相應的處理措施和解決方案要合乎情理，具有可行性和可操作性。同時，要充分考慮院系與學校的整體關系，分清事情的輕重緩急，妥善安排。二是教學秘書要具備一定秘書專業知識，其中包括應用文寫作知識、文書處理知識、檔案管理知識，以及會議組織知識等。三是教學秘書要熟練掌握現代化信息技術。隨著現代信息技術的迅猛發展，教學管理工作已逐漸向網絡化管理過渡。這就要求教學秘書緊跟時代潮流，熟練掌握現代化信息技術，提高工作效率和質量，將自己從“繁、重、緊、雜”的事務中解脫出來。學校開發了新的教務管理軟件，目前正處于試用階段。新的教務管理系統彌補了原有教務管理系統的一些不足，同時新增了一些功能，基本上90%的教學管理任務都可以在網上進行，我們教學秘書的工作效率將大大提高。

三、完善管理規章制度，簡化辦事程序

教學管理規章制度是高校教學管理的重要組成部分，對于實現教學管理的科學化、規范化具有十分（下轉第65頁）（上接第63頁）重大的意義。隨著高等教育的改革和發展，教學管理規章制度建設已經成為我國高校強化教學管理、提高教學質量的重要舉措。一些學校編印了《教學管理規章制度匯編》，內容包括：國家政策法規、教學管理規章、學籍管理、專業和課程建設管理、教材建設與管理、實踐教學管理、實驗室管理、教學質量管理，以及工作流程等內容，其中的工作流程部分給教師和學生辦理相關事宜提供了清晰的步驟。隨著校院（系）兩級教學管理模式的深入，部分管理規章制度將進一步完善，辦事程序將更加簡化。

四、強化制度的執行

學校各項教學管理規章制度的制定，貴在執行，如不執行，等于沒定。執行力是實現發展戰略、實現發展目標的能力，是將思想轉化為行動的能力。再好的思路、決策和制度，如果沒有執行力，目標是不可能實現的。只有把執行變為學生、教師自動自發自覺的行動，管理規章制度才能發揮其應有的效力，也才能促進學校的管理。首先要對教師和學生宣傳學校的相關管理規章制度。在每個學年的開學初都開新進教師工作會議，傳達學校有關教學管理的相關規章制度，以及學校對新上崗教師的業務要求；每個新的學年，也都會給新入學的學生做選課指導，同時將學校有關學生學習的相關規章制度傳達給他們，如畢業學分要求、考試的相關規章制度、新生轉專業的程序、以及各種等級考試的報名程序，等等。盡可能地讓每位同學對大學四年的學習任務和學校教學管理規章制度有一個清楚的認識。其次在執行各項管理規章制度時，要做到照章辦事。各項規章制度是管理工作的依據，也是各項教學工作的規范和標準。依靠制度管人管事，就會減少各種干擾因素。這就要求教學秘書自己要明確和熟悉各項管理規章制度，在安排和處理事情時應主動遵照執行，以保證管理工作的科學性、合理性和公正性，增強管理的權威性，有利于各項工作的順利開展并提高管理效率。

總之，在日常的教學管理中，經常有不和諧的因素存在。高校教學秘書在執行教學事務中，也會遇到一些偶發性事件，影響和諧。這就要求在不違背原則基礎上，教學秘書可以靈活處理。教學秘書的靈活應變能力有利于營造和諧的工作環境，提高工作效率。

參考文獻：

[1]張敏.淺談如何做一名合格的高校教學秘書[J].湖北師范學院學報（哲學社會科學版），2003（02）.

[2]胡曉萍.論新時期高校教學秘書的素質要求[J].寧波工程學院學報，2007（03）.