高校固定資產管理信息化建設探析
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摘要：近幾年，中央財政對高等教育投入力度持續增加，中央改善基本辦學條件專項、雙一流學科建設專項、基本科研業務費等專項投入，都形成較多固定資產，固定資產呈現的特點是數量多、品目雜、使用分散、價值高，如何利用信息化手段將資產管理全生命周期實現線上管理，達到資產動態管理目標，避免國有資產重復建設和流失，提高資產管理效能，為學校教育事業發展提供資產保障，成為許多高校需要解決的問題，本文以某行業高校為例，通過資產信息化重建，實現對資產業務和活動的精細化、規范化、標準化管理，提升了固定資產管理效能。
關鍵詞：行業高校；固定資產管理；信息化建設
一、某行業高?；厩闆r
某行業高校是經教育部批準設立的具有高等學歷教育招生資格的全日制普通高等學校，直屬于中華人民共和國海關總署。學校有五個教學系（部），設置了海關管理、物流管理、審計學、國際商務、稅收學、法學、英語等7個本科專業和稅務碩士專業，涵蓋管理學、經濟學、法學、文學等4個學科門類，在校學校約2,200人。學校同時承擔海關系統中高級干部繼續教育、知識更新和業務培訓等任務；并根據世界海關組織（WCO）的分工和亞太區域國家和地區的要求，逐步承擔該區域海關人員培訓任務，履行相應的國際義務。學校固定資產存量約5.6億元，共計有5萬余件資產，近五年固定資產教學設備投入近5,000萬元。目前，上海海關固定資產系統一期建設已于2013年正式上線，經過3年來的不斷磨合與調整，設備申領、設備采購、設備報賬等功能均已在系統中記錄大量有效數據，提高了高效節約化管理的水平，降低了統計報送人員的勞動強度，減少了人工統計的差錯率。但是，隨著信息化水平的不斷提高，一期系統申領、申購、報賬、卡片管理等各信息模塊間數據雖有關聯，但模塊與模塊間沒能形成一個統一、有效的聯合體，無法真正實現信息交換與數據共享，而且現有的設計較為粗糙，不夠友好，用戶體驗較差。因此，盡快啟動信息平臺二期工程建設，按照新的技術標準和統一認證要求，在整合繼承原有相關系統數據和功能的基礎上，全新開發設計固定資產管理信息系統，已成為學校固定資產管理工作面臨的一項重要任務。
二、固定資產信息系統建設目標
固定資產管理系統二期的開發設計充分考慮當前學校資產管理業務的實際情況和未來發展趨勢，結合實物資產種類多、范圍廣、數據計算準確性高等管理特點，合理利用科技手段，本著操作簡便、界面友好、運行穩定、流程嚴密、擴展性好、安全性高、兼容性強、高效決策等原則組織實施。最終實現如下目標：采用純B/S架構，提高系統運行效率，加強數據動態共享，降低實施維護成本；完成資產管理信息系統的數據從現有資產系統中遷移到新系統中；與海關總署資產系統動態、準確對接，并實現對賬功能；實現資產從新建到報廢全過程的監管，全面掌握每件設備的各節點情況；并在系統中保留資產的所有操作記錄，并可查詢；實現資產二維碼管理，相關二維碼標簽等功能的升級；在資產分類上新增與海關目錄映射關系，即每條資產，包括教育分類、教育大類、財政分類、財政大類、海關目錄；實現與校內網上辦事大廳對接，滿足單點登錄要求；實現與校內郵件系統對接，滿足在資產管理軟件中進行郵件催辦；實現與辦事大廳對接，滿足資產相關審批手續在網上辦事大廳流轉，并將結果反饋至固定資產平臺；實現各類統計分析數據，并支持數據、圖表導出，支持打印，為領導決策提供支持；對教師使用科研經費購買科研儀器設備驗收進行流程優化，實現“數據多跑路，教師少跑腿”工作目標；實現財政部、國管局、教育部等要求的各類信息報表自動生成；資產各業務流程可以靈活配置；實現個人名下資產查詢及掃描資產“二維碼”標簽查詢、申領、申購、報廢審批工作的手機移動端管理，提高資產管理的便捷性和高效性。
三、固定資產信息系統各功能模塊
（1）資產配置計劃。行政通用辦公設備可實現在系統中報送資產配置計劃；配置計劃由部門資產管理員匯總后，報部門負責人審批同意后流轉至主管部門。（2）資產申購。模塊包含了對全校所有設備申購過程的管理，各主管部門要采購設備時需要先填寫設備申購單，寫明購置設備的名稱、型號規格、數量、單價、總價、技術要求、參考廠商、用途、執行方式、申請人、聯系電話、經費來源等。申購單有相應的導入模板，例如Excel格式的導入。申購單填完后提交審批。申購單據可添加相關文件資料，可以為文檔、圖片等。各主管部門只能申購主管設備，不得申購其他部門主管設備。填制申購單，可顯示同類設備在學校的情況，在用設備、庫存設備數量情況并可追蹤卡片。行政通用辦公設備可調取相應的購置計劃，再進行申購。審批流程，審批時要能夠根據需要靈活設置審批流程。審批流轉時，可查看之前的審批痕跡。可設置流程退回、代辦等。（3）資產驗收。本模塊包含對全校所有不同類型資產的報賬過程管理。驗收單包括設備、家具、建筑等不同類型資產的驗收單。學校各部門購買來的儀器設備驗收后要進行驗收登記。（4）資產增加及卡號生成。卡號生成，在校內系統資產驗收新增后，系統能夠動態對接到海關總署資產系統中，按照海關的卡片規則生成資產編號，并動態對接將資產編號取回到校內資產系統。盡量減少中間環節及人工轉換；卡片核對，海關系統與校內系統數據保持一致性，可實現對賬，并反饋相關差異。（5）資產二維碼管理。資產條碼管理主要包含二維碼設計、打印、移動終端三個功能。二維碼設計支持自定義設置，用戶通過此功能設置實際需要的標簽內容，包括標簽上顯示的內容設計等。二維碼打印支持將二維碼打印成標簽，標簽尺寸規格也可根據實際需要設定。系統自動生成標簽，直接打印，無須導出格式再打印。對于二維碼標簽打印可查看打印狀態，并記錄打印次數。對于新增資產，可在形成卡號后批次自動打印。選擇打印的卡片數量沒有限制；可以選中不同資產到打印收藏夾，批量打??；移動終端可掃描后顯示卡片的詳細信息，包括卡號、設備類別、規格型號、使用人、安置地點等。可對某些項目進行終端修改。（6）資產日常管理。資產的日常管理包括資產的申領、配發、調劑、借用、退回、回收等。對于資產的變動情況需要在資產卡片界面可以直接查看卡片的所有業務記錄，可直觀展示業務發生導致卡片信息項的變化情況，可查看各業務發生時的卡片版本。系統日志管理功能對用戶對系統操作進行完整詳細的記錄。（7）資產查詢功能。資產情況按照權限查詢卡片；資產查詢可按照字段查詢，資產包括多項字段，包括資產類別、購置時間、規格型號、使用部門、安置地點等。部分字段可模糊查詢，無須精確查詢。（8）資產報廢。各主管部門可對已經處于庫存狀態的設備進行報廢。選擇需要報廢的設備，制作相關的報廢單。需填寫報廢原因，可添加相關文件資料，可以為文檔、圖片等。（9）資產實物處置。對于已經報廢的資產可修改為待實物處置狀態，進入待實物處置庫。各主管部門可通過該庫選擇實物處置明細，并可通過該流程發起實物處置的相關申請、通知；對于相關處置文檔（例如會議紀要、處置過程相關文件）、收據等電子數據可上傳并存檔、備查；在流程流轉中，資產科可添加收益管理，對于該批處置的收入做登記，并同一批做標識。（10）資產折舊。對資產按照相關要求及方法計提折舊、補提沖減折舊?？砂丛隆茨?、按資產類別等統計折舊信息。按照明細表及匯總表統計折舊信息，并可導出、打印?？砂丛路?、年份、單個資產等條件查詢折舊信息。（11）資產清查。職能部門可根據學校的要求進行全院資產或者某類資產的盤點，建立盤點任務后，可分配到各人進行盤點確認。個人可在待辦事項中查看自己需要確認盤點的資產，可選擇移動端掃碼確認或者系統點擊確認。任務發起人可查詢各部門的資產清查情況，部門負責人及資產管理員可查詢本部門資產盤點情況。資產清查有兩種方式：聯機清查、脫機清查。（12）相關統計報告。對全校的所有資產數據進行統計分析和查詢，一方面完成不同上級主管部門需要的上報數據，另一方面，為學校各級資產管理人員和學校領導提供學校資產分析數據，為領導決策提供支持。學校領導及相關崗位人員可直接查看各類分布報表，包括資產類別統計資產增減變化情況；按照當年經費項目及時間統計資產購置情況；按照購置計劃，統計執行情況；按照使用部門統計資產占用情況表；按照安置地點統計資產分布情況表；儀器設備年代分布圖；儀器設備現狀分布圖（在用、庫存、待報廢）。
作者：何斌 單位：上海海關學院
