談醫院檔案教學信息管理系統開發應用

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【摘要】醫院教學檔案管理是醫院管理的重要部分，本文結合檔案管理知識，從醫院管理實際出發，開展醫院教學檔案信息管理系統設計研發，以科學的手段管理醫院檔案教學信息，減少不必要的浪費，實現醫院檔案的高效歸檔，提供網絡的應用服務。

【關鍵詞】臨床教學檔案；信息化系統；開發應用

臨床醫學檔案是醫院師生教學管理人員在教學實踐研究中形成積累的具有保存價值的教學文件材料，記錄了臨床教學活動經驗，反映醫院臨床教學主要職能歷史，對醫院教學研究、教學方法的改進、教學計劃的制定實施等是重要的依據。由于近年來高等教育事業迅猛發展，高校招生規模不斷擴大，教學檔案門類逐漸增多，醫學院校臨床教學工作醫院教學內涵發生了很大的變化，臨床教學檔案管理日益重要，臨床教學檔案是醫院的重要財富資源，大力加強教學檔案管理，逐步達到管理規范化科學化，更好地為培養合格醫學人才服務。

一、醫院教學檔案信息管理系統現狀

醫學院信息化建設為實現檔案管理的現代化制度化提供保障，檔案的利用對提高工作效率等方面發揮重要作用，建立檔案信息管理系統是時代的要求，現代醫院教學檔案管理以醫院管理工作為中心，保管醫院運行管理中形成的有保持價值的文字數據，開發檔案信息為醫院管理提供服務系統工作，檔案管理內容涵蓋黨政、教學等事務，醫院管理水平取決于醫院檔案信息管理能力。醫院檔案館是基層醫院檔案信息管理系統基礎，直接影響醫療教學科研工作，醫院大多重視檔案管理的存儲，忽略了檔案資源的開發利用，在基層醫療機構教學醫院中表現突出?；鶎俞t院教學檔案管理系統中的問題主要表現為重視不足、投入不足、管理人員數量少與服務意識落后。決策層對檔案管理重要性認識不到位，決策者往往忽視了檔案資料的作用，認為基層醫院要想持續發展，離不開先進的醫療設備，決策鏈條脫節導致基層醫院檔案信息管理系統存在發展滯后現象。由于缺乏有效的宏觀調控，導致多數基層醫院決策鏈條失控，缺乏政策經費支持，制約了基層醫院檔案基層設施建設。違背《醫藥衛生檔案管理辦法》統一領導原則，人事檔案、會計檔案、病歷檔案等專業檔案保存在各部門，形成多部門管理格局。由于決策意識誤區，基層醫院檔案館人員缺編，難以滿足業務需求，無暇顧及檔案資料收集整理與開發利用，許多基層檔案管理人員隊伍素質較低，年齡結構老化，檔案專業知識嚴重缺乏，造成管理效能低。

二、基于OA平臺醫院教學檔案系統的開發方式

OA系統是自動化程度高的系統，廣泛應用于醫院綜合檔案管理中，如何充分利用管理系統適應醫院檔案管理現代化需求，成為檔案管理關注的問題。實現檔案管理現代化必須選擇其開發方式?，F代醫院使用教學檔案管理系統幾乎為OA系統，信息系統具備多種開發方式，常見的有聯合開發、自主開發與委托開發。適合的OA平臺檔案管理系統方式為自主開發。醫院檔案管理工作與企業有一定差異，商業性軟件二次開發需要耗費較多時間，醫院無法短時間內聚集眾多開發人才，市場上針對企業檔案管理系統開發公司較多，委托開發難以通行，醫院檔案管理系統軟件專業性強，普通商業性軟件不適用醫院管理，醫院檔案級別多，普遍商業性檔案軟件通用性不高，商業性檔案管理系統難以升級維護。自主開發方式具有很多的優勢，自主開發系統可以自主升級維護，減少了系統升級維護支出。軟件開發成功后對客戶信息有一定兼容性，軟件開發人員對醫院從事工作熟悉，增強軟件的實用性，基于設計人員了解醫院工作內容，以醫院工作人員熟悉的語言開發，自主開發不必考慮售后問題，其自主性強，設計人員可按照醫院要求適當調整。

三、醫院教學檔案信息管理系統設計

醫院教學檔案信息管理系統開發目的是實踐信息資源集中管理，減輕醫院檔案人員勞動強度，提高工作效率質量，實施計算機管理減少工作差錯，采用計算機管理檔案，節省成本空間，便于查找使用。系統采用Web方式構建，web是解決用戶機與服務器問題的常用配置，具有易于擴展維護等集成服務優勢，web瀏覽器基本滿足用戶查找資料要求。開發檔案信息管理系統應盡量考慮設計開發集成，方案可行性分析工作必須將系統先進性、安全性等原則作為設計考慮因素。檔案信息管理系統對醫院檔案實行全程管理，包括檔案收集，修改與注銷等各環節，為醫院正確決策提供信息。系統通過多個模塊分級實現系統功能。系統采用美觀界面，簡單方便，系統響應速度快，適應性強，數據準確性強且安全性高。數據采用分布存放，優化程序結構，程序及數據結構易于修改，數據錄入采用代碼形式，系統數據采用自動方法備份，使非操作人員不能進入系統。模塊化程序設計易于完善。系統分為文書檔案、醫療檔案、教學檔案、護理檔案和后勤檔案等模塊，醫療檔案涉及病案管理系統獨立設計開發，設計方便客戶現有流程，體現系統優化后實用性。子系統模塊中設有錄入等基本功能，只能針對本部門子系統數據進行錄入查詢，有利于數據準確性與保密性。系統根據工作需求在模塊下劃分目錄與案卷著錄，案卷著錄從部門子系統進行劃歸管理。根據菜單目錄子系統設設置部門管理內容目錄，分為電子文件等模塊。根據部門情況對部門案卷進行錄入，打印等操作，電子文件模塊提供新建、刪除、下載功能。多點錄入對文件信息標題、發送單位等信息采用多點錄入形式，案卷歸還模塊對到期歸還案卷提供信息提示。案卷借閱對接觸案卷進行外借人員等信息記錄。有些案卷由于進行反復操作引起數據不準確，可重新整理案卷數據。編制目的是將大量文件按類別制成案卷，由于用戶錄入案卷時漏錄，用手工修改方式費時，系統提供案卷的插卷功能。

四、醫院教學檔案信息管理系統功能

醫院教學檔案信息管理系統能完成檔案信息的收集等日常事務工作，體現檔案信息在醫院管理中的作用，構建醫院檔案管理系統充分考慮其設計目標。主要包括信息采集功能、服務功能、文檔一體化功能、檢索功能，實現共享利用。檔案信息管理系統是復雜細致的工程，考慮結合辦公自動化系統融合下，依托網絡平臺實現信息互換，在醫院辦公自動化系統中產生的紅頭文件，使有價值的檔案信息輸入系統中。醫院檔案信息管理系統以開發利用檔案為醫院工作服務，系統應能提供必要的決策信息服務，尋求適應檔案利用者需求服務模式，根據用戶需求對信息進行深層次提煉。醫院教學檔案管理系統以提高辦公效率為準則，實現文件生產到歸檔全程控制，分析系統諸多方面，使文檔工作流程合理化，加強對文件管理的超前控制。醫院教學檔案信息管理系統是實現檔案規范化現代化管理的必然趨勢，檔案信息管理系統按照統一適用原則，基于局域網與醫院其他管理系統聯網，實現醫院檔案管理網絡化。

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作者：姜峰 單位：濟寧醫學院附屬醫院