教師人事檔案管理信息化建設思考

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【摘要】教師人事檔案主要記載教師個人信息，在教育教學、科研以及管理活動中的成果的原始記錄，呈現的是教師成長發展軌跡，是真實客觀的詳盡記錄。在教師職業生涯發展歷程中是極其重要的原始資料。教師人事檔案作為一種管理教學資源具有十分重要的作用，做好教師人事檔案信息化建設工作意義重大。

【關鍵詞】教師人事檔案；信息化建設

一、教師人事檔案進入信息化管理時代，是科技發展的必然

伴隨著經濟的發展，人才爭奪日趨白熱化，教師隊伍出現了“割韭菜式”的一波又一波流動，教師人事檔案突出特點是它的動態性，學校要在第一時間對其進行更新。教師人事檔案管理如果還是處于原始的人工操作狀態，嚴重制約了檔案管理的步伐。隨著信息技術進入校園，給教師人事檔案管理工作給予了挑戰又提供了機遇，給檔案工作轉型提供了便利，借此學校教師人事檔案進入了信息化建設時代，實現了檔案建設的高效管理。同時也極大的促進了人事檔案管理工作更規范、更標準化、更及時和精準。教師人事檔案管理信息化是信息技術進校園后的必然趨勢。國家對于原生信息資源管理非常重視，是國家信息化建設規劃中尤為重要的一環。基層教師人事檔案信息化建設借此東風，轉型為智能化管理，提升并強化了檔案材料的收集、整理、開發以及利用，為今后的信息檢索、存儲以及管理模式的升級做好前期準備工作。

二、教師人事檔案管理現存的弊端

1.管理模式陳舊。手工操作管理教師人事檔案模式嚴重制約了人才的科學合理流動，調檔程序繁瑣，給人才資源優化配置和使用人為的設置了阻礙，降低了辦事效率，不能與時俱進的提升管理模式，極大的限制了人事工作的改革與發展。2.學校對于檔案管理不重視，軟硬件設施嚴重不齊全。資金投入不足，有的學校都沒有單獨的檔案室，電腦、打印復印設備一概沒有，缺乏科學的管理制度，管理人員短缺，而且專業素質良莠不齊，嚴重缺乏相關的專業知識，有的學校用年齡比較大的老師充當檔案管理人員，他們不具備信息應用技術，思想保守，不思進取，滿足于現狀，對新時期教師人事檔案管理工作了解不足，學校也沒有嚴格的制度考核，更沒有安排提升專業素養的培訓。3.紙質檔案管理存在嚴重的弊端。教師人事檔案紙質管理過程中，經常有檔案材料丟失現象發生；由于時間久，手工查閱檔案次數頻繁，有的文字變得模糊不清，在讀取過程中時有誤差；還有的檔案材料原來紙張質量不好，逐漸有破損，難以長時間保存。

三、教師人事檔案管理信息化建設策略

1.完善軟硬件設施建設是關鍵。教師人事檔案管理信息化需要學校領導高度重視，要加強并完善軟硬件設施建設，快速完成檔案信息化管理，建立信息數據交流平臺，方便教師快速便捷獲取所需要的信息。如果學校有條件，加大人力財力投入，把與信息化建設相匹配的軟硬件設施配置齊全，還可以開發適用于本校實際情況的管理軟件，有效促進檔案管理工作科學化、信息化、規范化、便利化。2.加強檔案開發與利用。教師人事檔案管理信息化建設包括統計報表、數據維護、系統開發以及信息查詢等工作，為了檔案的開發與利用，信息系統的開發和數字化檔案信息維護至關重要。學校必須切實搞好信息系統的開發，秉承人事檔案原始資料為依據，把教師人事檔案信息精準的錄入到計算機里，建立健全信息數據庫。我國信息技術現代化發展迅猛，信息數據給人們的生活和工作帶來極大的便利，檔案工作也要與時俱進，確保便于教師查閱和高效的開發與利用。檔案開發與利用要具有創新性、時代性，要摒棄舊的管理模式，及時充實和更新信息數據庫，完善并優化查閱檢索流程，為教師提供便利。3.樹立檔案管理安全意識。教師人事檔案管理信息化建設中，安全問題至關重要，在對軟件或硬件設施維修過程中會出現檔案信息數據資料丟失情況，這會對檔案的管理、開發以及利用帶來巨大的損失和不良影響。處于安全防護方面的考慮，應對各類信息數據的保密級別要嚴格界定，對教師人事檔案數據進行加密，要把保密工作和檔案開發利用緊密結合起來，要確保檔案數據安全的同時還要方便教師查閱，不能顧此失彼。檔案管理人員要做好檔案室以及計算機的防高溫、防潮、防病毒等工作，確保處理好開發利用與安全的二者和諧統一。4.加快檔案管理人才的培養。檔案管理人才是教師人事檔案信息化建設的關鍵。要想檔案進入信息化管理時代，學校必須打造一支具有綜合素質和專業素養高、職業道德高尚的管理隊伍。首先，檔案管理人員要思想政治作風過硬，要求他們具有較高的思想覺悟，樹立安全和法律意識；其次，必須具備熟練操作和掌握計算機技術，對于管理者必須盡快的適應運用信息技術管理檔案，要自覺更新知識結構，盡快勝任信息時代的檔案管理工作。另外，這些管理者必須具備電子檔案制作、維護的基本能力。學校要給予他們大力支持，要定期采取“請進來走出去”開展教育培訓活動。例如，我們學校借助河南大學的師資力量，把檔案工作人員派進大學的課堂，隨堂聽課學習，隨時邀請大學的專家進行現場指導，這些做法都極大的促進了教師人事檔案管理人員專業素養提升迅速，確保教師人事檔案信息化建設最終實現。總之，教師人事檔案信息化建設的目的是為了更高效、科學地開展檔案工作，避免重復性的勞動。只有人事檔案管理工作效率得以進一步提升，我們才能夠有更多的時間與精力來開發和利用檔案資源，實現檔案資源的真正價值。

作者：李晨陽 單位：河南大學附屬中學