談局域網(wǎng)下水電工程監(jiān)理信息文件管理

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摘要:信息管理是工程建設(shè)監(jiān)理的主要工作之一。水電工程建設(shè)周期較長，在工程建設(shè)過程中將產(chǎn)生大量的信息文件。為了充分體現(xiàn)工程建設(shè)信息管理的科學(xué)系統(tǒng)性、實(shí)用性和效益性，通過白鶴灘水電站監(jiān)理信息文件管理的成功實(shí)踐，介紹依托實(shí)體服務(wù)器作為局域網(wǎng)終端建立信息文件管理系統(tǒng)的思路和方法。管理系統(tǒng)的應(yīng)用、安全管理及優(yōu)勢(shì)，不僅解決了傳統(tǒng)管理模式下信息冗余、資源浪費(fèi)、管理效率低、檔案整理工作量大、信息文件管理安全風(fēng)險(xiǎn)大等問題，而且能大幅提高信息管理效率和水平。

關(guān)鍵詞:局域網(wǎng);工程建設(shè);信息;管理;白鶴灘水電站

1引言

水電工程建設(shè)周期較長，監(jiān)理單位通常同時(shí)承擔(dān)多個(gè)施工合同監(jiān)理工作，且施工合同歷時(shí)數(shù)年，在工程建設(shè)過程中，將產(chǎn)生大量的信息文件，包括設(shè)計(jì)文件、各類收發(fā)文件、周期性報(bào)表、專題報(bào)告、專業(yè)報(bào)表、指令等，部分文件在工程建設(shè)過程中需要反復(fù)使用。按照檔案管理的要求，信息文件的歸檔需區(qū)分監(jiān)理合同和文種，且電子文件和紙質(zhì)文件需要一一對(duì)應(yīng)，信息文件管理十分復(fù)雜，工作量也較大。在傳統(tǒng)管理模式下，主要存在缺乏系統(tǒng)性科學(xué)管理、難以確保全過程信息文件保存的完整性、重復(fù)建立臺(tái)賬和印制大量紙質(zhì)文件導(dǎo)致信息冗余和資源浪費(fèi)、難以實(shí)現(xiàn)信息文件的快速檢索查詢、管理及統(tǒng)計(jì)工作難度大、檔案整理工作量巨大、投入的信息管理人員較多、人員變動(dòng)容易出錯(cuò)、文件傳輸易感染病毒等不足。白鶴灘水電站監(jiān)理部自2014年探索建立基于局域網(wǎng)的監(jiān)理信息管理系統(tǒng)，經(jīng)過不斷改進(jìn)和完善，至今已成功運(yùn)用多年，所建立的管理系統(tǒng)具有安全、高效、系統(tǒng)、低成本、簡潔適用、實(shí)時(shí)檢索共享、可復(fù)制拓展等特點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)了信息文件的系統(tǒng)化管理。其核心是實(shí)現(xiàn)工程建設(shè)全過程信息文件電子及紙質(zhì)文件一體化系統(tǒng)管理、實(shí)時(shí)高效檢索查詢、半自動(dòng)化式檔案整理、信息文件管理不受人員變動(dòng)的影響、較少的人員投入和辦公成本。信息文件管理系統(tǒng)的使用能大幅提高信息管理效率和水平。

2信息管理系統(tǒng)建設(shè)

2．1系統(tǒng)硬件、軟件及網(wǎng)絡(luò)需求

基于局域網(wǎng)的信息管理系統(tǒng)適用于單位或項(xiàng)目部集中辦公區(qū)域。系統(tǒng)硬件是信息文件處理、管理、存儲(chǔ)和資源共享中心，也是信息管理系統(tǒng)的局域網(wǎng)終端。根據(jù)使用范圍的大小確定，通常選用塔式實(shí)體服務(wù)器。該服務(wù)器具有處理能力強(qiáng)、安全穩(wěn)定可靠、可擴(kuò)展性好、長時(shí)間全天候連續(xù)工作等特點(diǎn)。操作系統(tǒng)可根據(jù)系統(tǒng)功能需求選擇，信息文件管理偏向于文檔處理和文件存儲(chǔ)，通常選用WindowsServer系統(tǒng)，安裝簡單，系統(tǒng)架構(gòu)及區(qū)塊劃分可根據(jù)用戶功能需求進(jìn)行設(shè)計(jì)。系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)僅需搭建內(nèi)部局域網(wǎng)即可，無需連接互聯(lián)網(wǎng)，但應(yīng)確保使用范圍內(nèi)的計(jì)算機(jī)局域網(wǎng)處于同一個(gè)IP段。

2．2系統(tǒng)建設(shè)思路和方法

系統(tǒng)建設(shè)的關(guān)鍵在于管理系統(tǒng)的功能目標(biāo)分析，應(yīng)當(dāng)深入分析現(xiàn)狀管理存在的問題和不足，在此基礎(chǔ)上策劃用戶想要實(shí)現(xiàn)的功能和目標(biāo)，從而有針對(duì)性地設(shè)計(jì)管理系統(tǒng)模塊和架構(gòu)，選用與之相匹配的管理軟件。監(jiān)理過程中數(shù)量較大的信息文件主要包括設(shè)計(jì)文件、收文、發(fā)文、隱蔽工程影像資料、監(jiān)理指令等，本文以白鶴灘水電站監(jiān)理部發(fā)文信息管理系統(tǒng)為例進(jìn)行介紹，其他信息文件管理系統(tǒng)的建設(shè)思路和方法與之相似。2．2．1事前分析。在工程建設(shè)監(jiān)理過程中，監(jiān)理單位同時(shí)承擔(dān)多個(gè)監(jiān)理合同任務(wù)，且每個(gè)監(jiān)理合同又包含多個(gè)施工合同。按照合同驗(yàn)收和檔案管理要求，所有信息文件必須區(qū)分監(jiān)理合同，以監(jiān)理合同為單元進(jìn)行管理和組卷歸檔。為便于系統(tǒng)化管理和后期合同驗(yàn)收、檔案整理工作，事前系統(tǒng)策劃和設(shè)計(jì)信息文件管理系統(tǒng)十分有必要。應(yīng)當(dāng)全面分析監(jiān)理范圍內(nèi)的工程項(xiàng)目、文件種類、涉及的合同及檔案管理的要求;分析傳統(tǒng)管理模式下信息管理投入的人員，不同信息、不同部門之間信息管理的冗余度，紙質(zhì)版文件印發(fā)數(shù)量及使用、管理情況;分析已有臺(tái)賬數(shù)量、各臺(tái)賬之間的關(guān)系、已有信息文件的存儲(chǔ)管理、文件檢索查詢及統(tǒng)計(jì)的困難、信息錄入及文件資料整理移交所占的工作量、要求信息管理人員隨機(jī)調(diào)取指定文件所需要的時(shí)間、在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成信息文件整理及檔案資料移交的數(shù)量、信息文件管理安全風(fēng)險(xiǎn)等。分析現(xiàn)狀與目標(biāo)之間的差距，尋求解決的途徑和方法。在事前分析中，還要梳理各類文件的管理關(guān)系以及文件識(shí)別方法。文件識(shí)別主要是通過制定科學(xué)的文件編號(hào)規(guī)則(見圖1)來解決，使每一個(gè)文件有唯一的文件識(shí)別號(hào)，確保通過不同方式均能檢索、查詢到唯一的文件;文件管理關(guān)系主要是結(jié)合具體工程項(xiàng)目情況和檔案管理要求，通過分類、分層，采用樹圖結(jié)構(gòu)進(jìn)行梳理(見圖2)。文件編號(hào)規(guī)則和文件管理關(guān)系決定系統(tǒng)模塊的建立和文件存儲(chǔ)關(guān)系，對(duì)系統(tǒng)建設(shè)至關(guān)重要。2．2．2系統(tǒng)功能需求分析。按照信息文件管理的需求，管理系統(tǒng)應(yīng)反映文件基本信息、各環(huán)節(jié)處理記錄、臺(tái)賬與電子文件及檔案柜文件之間的關(guān)系，各臺(tái)賬需實(shí)現(xiàn)各文種的檢索、調(diào)閱及統(tǒng)計(jì)，在系統(tǒng)內(nèi)自動(dòng)生成檔案資料卷內(nèi)目錄等，且應(yīng)當(dāng)具備以下特點(diǎn):(1)只要系統(tǒng)內(nèi)對(duì)應(yīng)存儲(chǔ)位置的文件及管理系統(tǒng)路徑對(duì)應(yīng)關(guān)系保持不變，可實(shí)現(xiàn)整體拷貝、移動(dòng)后，管理系統(tǒng)內(nèi)的文件依然可以任意檢索、調(diào)閱。(2)實(shí)現(xiàn)采用1個(gè)文檔系統(tǒng)管理所有文件的功能，層次關(guān)系清晰，利用WPS表格的功能實(shí)現(xiàn)各級(jí)模塊之間的對(duì)應(yīng)關(guān)系以及二級(jí)模塊與文件的對(duì)應(yīng)關(guān)系，實(shí)現(xiàn)信息文件管理統(tǒng)計(jì)、檢索、調(diào)閱、卷內(nèi)目錄自動(dòng)生成等功能，操作便捷，管理高效、科學(xué)。(3)只需進(jìn)行1次信息錄入即可完成信息文件管理的所有工作，所有人員均可使用該系統(tǒng)調(diào)取文件，避免重復(fù)工作，大幅度減小工作量，實(shí)現(xiàn)資源共享。(4)通過系統(tǒng)中的文件流水號(hào)以及與電子文件的對(duì)應(yīng)關(guān)系，避免文件登記的漏、錯(cuò)、重。(5)避免因人員變動(dòng)對(duì)系統(tǒng)不熟悉而出現(xiàn)錯(cuò)誤、影響工作。(6)自動(dòng)生成檔案資料卷內(nèi)目錄，快速分類統(tǒng)計(jì)信息文件數(shù)量、處理狀態(tài)等，所有文件處理全過程記錄和溯源。2．2．3系統(tǒng)功能目標(biāo)分析。(1)設(shè)置1名專職信息管理人員，在設(shè)計(jì)好的模塊中執(zhí)行一次錄入和存檔即能完成信息文件系統(tǒng)化管理，包括信息文件的分類、檢索、調(diào)取、統(tǒng)計(jì)、檔案卷內(nèi)目錄、資源共享、電子文檔與文件柜文件的對(duì)應(yīng)關(guān)系。(2)從工程開工準(zhǔn)備到完工驗(yàn)收全過程實(shí)現(xiàn)集中、系統(tǒng)化管理，所有信息文件規(guī)范、完整保存。(3)在1分鐘內(nèi)能夠檢索、調(diào)取任意一份文件的電子文檔紙質(zhì)文件。(4)監(jiān)理部僅需建立一個(gè)臺(tái)賬即可實(shí)現(xiàn)全范圍共享，消除各部門內(nèi)部的重復(fù)管理工作，減少紙質(zhì)版文件的數(shù)量，降低辦公成本，提高效率，實(shí)現(xiàn)信息管理的科學(xué)系統(tǒng)性、效益性和示范性。(5)消除傳統(tǒng)模式文件拷貝帶來的病毒感染風(fēng)險(xiǎn)。2．2．4系統(tǒng)模塊建立在分析工程特點(diǎn)、信息文件管理及檔案管理要求、功能需求的基礎(chǔ)上建立系統(tǒng)模塊。系統(tǒng)模塊由以下3個(gè)部分組成:(1)電子文件存儲(chǔ)部分。共分兩級(jí)建立，在服務(wù)器中建立一個(gè)“信息文件管理文件夾”，在該文件夾目錄下按照監(jiān)理合同建立信息文件存儲(chǔ)一級(jí)文件夾，在各監(jiān)理合同文件夾下再建立各種信息文件存儲(chǔ)文件夾。(2)文件信息登記管理部分。在“信息文件管理文件夾”目錄下建立一個(gè)WPS表格文件，在WPS表格文件中建立一級(jí)模塊和二級(jí)模塊。一級(jí)模塊為所有發(fā)文信息文件的指引目錄。二級(jí)模塊分為兩部分:一部分是發(fā)文信息文件的詳細(xì)臺(tái)賬，臺(tái)賬包含的信息內(nèi)容根據(jù)系統(tǒng)的用途和用戶需要自行設(shè)置，例如發(fā)文日期、文件號(hào)、文件名稱、發(fā)文流程記錄、附件、紙質(zhì)文件存儲(chǔ)文件柜及檔案盒編號(hào)等;另一部分是卷內(nèi)目錄的標(biāo)準(zhǔn)格式，需按照檔案管理要求的標(biāo)準(zhǔn)格式建立。利用WPS表格的功能，實(shí)現(xiàn)從一級(jí)模塊調(diào)取二級(jí)模塊，從二級(jí)模塊檢索、調(diào)取任意電子文件，從臺(tái)賬直接調(diào)取文件而無需到文件夾中尋找文件;在二級(jí)模塊中可實(shí)現(xiàn)各種文件的統(tǒng)計(jì)、臺(tái)賬與檔案柜文件存放的關(guān)系;二級(jí)目錄中的文件信息對(duì)應(yīng)指引到卷內(nèi)目錄。(3)紙質(zhì)文件管理部分。紙質(zhì)文件主要用檔案盒分類保存在文件柜內(nèi)，檔案盒及文件柜編號(hào)應(yīng)當(dāng)與文件信息登記管理WPS表格內(nèi)的編號(hào)保持一致。值得注意的是:“各監(jiān)理合同文件夾”下建立的各種信息文件二級(jí)文件夾名稱應(yīng)當(dāng)與WPS表格文件一級(jí)模塊中的文種保持一致，所有文件的存儲(chǔ)應(yīng)當(dāng)存儲(chǔ)至對(duì)應(yīng)的文件夾內(nèi)，且一旦模塊建立好，各文件夾的名稱不宜修改，否則會(huì)影響文件檢索和調(diào)取。3個(gè)部分系統(tǒng)模塊建立的層次關(guān)系和命名規(guī)則均統(tǒng)一按照?qǐng)D2進(jìn)行，可確保各組成部分的一致性。對(duì)于歷時(shí)數(shù)年的合同項(xiàng)目，可分年度建立“信息文件管理文件夾”及臺(tái)賬，以便備份。

3系統(tǒng)操作應(yīng)用及安全管理

3．1系統(tǒng)操作應(yīng)用

服務(wù)器搭建及系統(tǒng)模塊建立完成后，將服務(wù)器與使用范圍內(nèi)的計(jì)算機(jī)建立局域網(wǎng)，設(shè)置服務(wù)器與本地計(jì)算機(jī)共享，所有計(jì)算機(jī)本地網(wǎng)絡(luò)中即可搜索到服務(wù)器，在計(jì)算機(jī)桌面建立服務(wù)器快捷方式即可實(shí)時(shí)登錄服務(wù)器操作。通常情況下信息文件管理系統(tǒng)由專門的信息管理人員進(jìn)行錄入、登記及文件管理，其他人員根據(jù)需要可實(shí)時(shí)檢索、查閱相關(guān)文件。

3．2系統(tǒng)安全管理

信息文件是監(jiān)理重要的檔案資料，服務(wù)器在運(yùn)行過程中必須做好文件安全管理，主要安全風(fēng)險(xiǎn)包括泄密、篡改、刪除、替換等。因此，在系統(tǒng)運(yùn)行前必須設(shè)置安全屏障。(1)服務(wù)器登錄必須實(shí)行實(shí)名制賬號(hào)管理措施，每個(gè)賬號(hào)均由管理員設(shè)置單獨(dú)的密碼。用戶必須妥善管理密碼，憑密碼和身份認(rèn)證登錄服務(wù)器。(2)根據(jù)不同人員的工作崗位及性質(zhì)設(shè)置用戶權(quán)限，區(qū)分服務(wù)器管理員、信息文件管理員和普通用戶賬號(hào)權(quán)限，不同人員應(yīng)設(shè)置不同的服務(wù)器維護(hù)、信息文件及臺(tái)賬修改、拷貝、刪除、替換權(quán)限。(3)信息管理人員對(duì)電子文件進(jìn)行加密處理，除信息管理人員和信息管理上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)以外，其他人員僅具有調(diào)閱查看權(quán)限，無臺(tái)賬及文件修改、刪除、拷貝、替換等權(quán)限，低級(jí)別賬號(hào)無權(quán)讀取高級(jí)別文件夾。(4)信息文件應(yīng)當(dāng)實(shí)行雙備份管理，定期采用移動(dòng)存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行備份，以防故障、病毒感染等導(dǎo)致文件丟失、損壞。(5)為確保系統(tǒng)安全，服務(wù)器非必要不得接入互聯(lián)網(wǎng)，也不作為信息文件處理電腦;系統(tǒng)運(yùn)行過程中，信息處理所有工作均在本地計(jì)算機(jī)上完成。

4系統(tǒng)優(yōu)勢(shì)及實(shí)踐效益

基于局域網(wǎng)的信息文件管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)靈活，用戶和根據(jù)需求自行設(shè)計(jì)架構(gòu)及模塊。白鶴灘監(jiān)理部先后建立了收文、發(fā)文、設(shè)計(jì)文件、隱蔽工程影像資料、錨桿無損檢測(cè)、測(cè)量、規(guī)程規(guī)范等管理系統(tǒng)，系統(tǒng)優(yōu)勢(shì)及管理效率、成本效益顯著。(1)實(shí)現(xiàn)了用戶需求功能的系統(tǒng)化管理。(2)所有電子文件均存儲(chǔ)于服務(wù)器中，個(gè)人及辦公計(jì)算機(jī)均不存儲(chǔ)信息文件，有效避免了因人員調(diào)離、計(jì)算機(jī)更換處置等帶來的文件泄露風(fēng)險(xiǎn)。(3)采用服務(wù)器集中系統(tǒng)化管理，可保證工程建設(shè)監(jiān)理全過程信息文件及檔案資料的完整性，文件查詢不受時(shí)間限制，檔案資料整理隨文件形成過程同步完成，電子檔案自動(dòng)形成，后期檔案移交快速完成。(4)文件傳輸不受互聯(lián)網(wǎng)限制，無需采用QQ、微信等方式以及移動(dòng)存儲(chǔ)設(shè)備拷貝方式傳輸，直接通過本地計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)至服務(wù)器即可，消除了文件傳輸途徑的病毒感染風(fēng)險(xiǎn)。(5)大幅度降低了成本、節(jié)約資源，最大程度上減小重復(fù)工作量和信息冗余。通過多年的應(yīng)用和實(shí)踐，信息管理人員投入減少2/3，紙質(zhì)文件印制份數(shù)減少4/5，臺(tái)賬數(shù)量減少9/10。

5結(jié)論

基于服務(wù)器的信息管理系統(tǒng)不僅解決了傳統(tǒng)管理模式下信息冗余、資源浪費(fèi)、管理效率低、檔案整理工作量大、信息文件管理安全風(fēng)險(xiǎn)大等問題，而且能大幅提高信息管理效率和水平。本文介紹的思路、方法及管理系統(tǒng)不僅適用于信息文件管理，也適用于工程建設(shè)各類數(shù)據(jù)采集統(tǒng)計(jì)、預(yù)警系統(tǒng)、專業(yè)統(tǒng)計(jì)分析、工程形象動(dòng)態(tài)跟蹤等，運(yùn)用范圍廣，且功能拓展不受服務(wù)器系統(tǒng)限制，只需根據(jù)功能需求安裝相應(yīng)的管理軟件即可，操作簡單，適用性強(qiáng)。

作者:陳雪萬 單位:長江三峽技術(shù)經(jīng)濟(jì)發(fā)展有限公司