高校人事管理研究(3篇)
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摘要：人事管理改革在高校管理體制改革中處于核心地位，機制和政策創新是我國高校人事制度改革的重要內容，新時期將契約式管理引入高校人事管理中，能有效提高高校的辦學效益，從而培養滿足社會發展需要的人才。本文以契約式管理的內涵及特征入手，深入分析我國高校人事管理中存在的問題，介紹了將契約式管理引入高校人事管理中的重要性及途徑。
關鍵詞：契約式管理;高校人事管理;問題;實施方法
現階段，我國高校教育體制改革過程中，高校傳統的人事管理模式暴露出一系列問題，主要是高校人事管理工作呈現復雜化、多元化的特征，高校人事管理模式必須進行創新。因此，我們提出在人事管理中運用契約式管理模式。同時，我國高校人事制度改革不能局限在單一的增加或減少職員，新時期創新機制或政策是高校人事制度改革發展的主要方向。高校人事制度改革與時代背景有著密切的聯系，高?？梢越梃b事業單位人事制度改革的成功經驗，在人事管理中實施契約式管理模式，對于高校人事制度改革發揮著重要的作用。
一、簡述契約式管理的內涵及主要特征
1.契約式管理的內涵
基于商品經濟條件下，商品交換雙方以法律的形式展示出來的形式就是契約。由此可知，契約式管理的本質是指商品交換關系更加法律化。私營企業作為契約管理的主要工具，以政府為核心的公共部門采用簽約外包的形式進行恰當的管理。新公共管理范圍擴展到簽約外包的領域，在日常管理中引入相對應的內部契約制。公共部分借助契約的形式為用戶提供所需的服務，在高校人事管理工作中引入契約式管理模式，借助契約設定用人機構與員工之間的權利與義務，從而實現合理配置和管理人才資源的目的。
2.契約式管理的特征
契約式管理與傳統管理方式比較，存在幾個明顯的特征：第一，契約是創建在平等關系上，交換雙方的關系會逐步取代權威關系。契約嚴格按照平等、自由、理性的原則，契約式管理規定簽約雙方需在平等的關系上，簽約者自愿簽約。簽訂的契約生效后，雙方當事人不但擁有一系列權利，也必須承擔相應的義務。公共部分與其他當事人均存在明顯約束力，不能做出超越契約規范的行為。第二，契約式管理作為當事人雙方自愿的基礎上，追求各自實現最大化的利益。基于上述情況下，當事人不會承擔有損自身利益的要求，雙方在多次協商過程中實現利益均衡，契約合理協調多方面的共同利益。第三，契約自動執行權是契約式管理最理想的狀態，現實中如果發生違背契約的行為，這種違規行為屬于民事糾紛的范疇，可以采用民法和合同法解決。
二、我國高校人事制度管理中常見的問題
1.人事管理觀念滯后
目前，高校人事管理不具有現代人力資源管理的特點，從人事管理發展進程來說，多數高校人事管理工作出現人浮于事、墨守成規的情況，管理過程中強調事忽略人；人事管理工作前瞻性、創新性、主動性不足，人事管理工作人員是執行上級或本部門設定的相關制度進行管理，整個管理過程處于被動管理狀態；部分管理人員只重視日常的認識工作，忽略對高等教育發展進行深入的研究和學習，自身素質有待提升。同時，部分管理人員只重視表面化的措施，忽視對人才實施終身教育培養，缺乏開發員工潛能的激勵和競爭機制。
2.人事管理制度創新性不足
基于我國高校已有的人事管理制度體制下，高校非教學人員比例明顯過大，有進無出的情況難以解決。主要表現以下方面：第一，高校沒有創建合理的由單位人轉向社會人的人事管理制度。教職工與學校存在用人終身制的情況，單位不想繼續使用的人出不去，因編制關系單位需要的人才進不來，導致擁有編制的人員會無所顧忌不干實事；由于職稱和職務終身制的特點，多數人在評選職稱或提升職務后安于現狀，忽略加強自身的學習，業務水平有待提升。第二，學校未對脫崗或無檔案人員合理的管理制度，如：對因私、因公出國長期未歸的人員，長時間在外部經營公司且并未與學校解除勞務合同的職工等等，現有的人事管理制度達不到理想的管理效果。第三，高校的人事管理制度沒有與時俱進，及時更新，導致發生人事勞動爭議時，學校因自身的管理制度與法律相互抵觸對違紀職工處分時缺乏有效依據，引起一系列不必要的爭端。
3.缺乏健全的人事考核評價體制
人事考核評價作為高校人事管理工作的重要環節，通過考核評價學校教職工教學工作情況，有利于老師更好的完成教學任務，提升自身的教學水平。高校人事考核評價方面主要存在以下問題：首先，考核評價模式單一，重視數量忽略質量。例如：部分考核方式重視考查教師的科研成果，促使教師將更多的精力應用在學術成果方面，整日奔走于書寫論文之間，一味追求數量忽視質量。其次，高校設定的考核評價因子比較狹窄，如：只對老師教學完成量進行評價，忽視更新教學內容、改進教學方法等方面的考核評價。同時，高校考核評價對其師德比重所占比例較小，這種評價模式導致教師過于重視科研和教學，忽視培養良好的師德。最后，高校開展的考核評價未將其結果真正與工資待遇、服務等相互掛鉤，致使人事考核評價流于形式。
三、高校人事管理中引入契約式管理的必要性和緊迫性
現階段，契約關系作為高校管理機制中確保教學質量的基礎，契約化管理能有效解決高校人事管理中的問題，降低人事管理風險。
1.契約式管理有利于降低人事管理成本
人事管理成本就是指高校日常管理過程中，由于主體和客體互動引起的信息、策略活動加大非生產性成本。人事管理成本在一定程度上影響高校選定的治理方式，高校傳統的人事管理模式中，人事部門采用行政命令進行人事管理，這種情況常因被管理者不配合導致管理成本升高。契約式管理就是高校及教職工雙方共同商定的管理模式，契約式管理可以滿足簽約各方的切身利益。因此，若契約雙方按照契約各項規定規范自身的行為，能有效降低人事管理成本。
2.契約式管理能合理配置高校人才資源
高校傳統的管理體制中，在高校教師若不犯比較嚴重的錯誤，一項工作能夠干到退休，教職工退休之后人事關系依然保存在學校。這種人事管理制度不能提升教職工工作積極性，致使高校人才資源合理性嚴重不足。契約式管理借助雇傭制任職模式，當契約式管理實現后，契約雙方依據各自的需求判定是否繼續簽約，契約式管理模式加大人才流通性，也為高校分流富余人才提供有效依據。
3.契約式管理滿足高校以法治校的要求
目前，我國高校教與學雙方時常出現糾紛，為保證高校教學秩序的公正性和穩定性，高校必須理順法律關系。在高校開展德治與法制并重的管理制度，以德治作為根本管理目標，以法制為管理手段。高校人事管理中加入契約式管理，有利于更好地理順多元化教育關系格局，保障高校管理秩序與管理實體的公正性，正確引導各個主體提高自身的法律意識，養成依法辦事的好習慣。
4.契約式管理能有效落實高校人事制度
契約式管理是落實高校人事制度的重要手段，人事制度主要特征就是人才所有權與使用權各自分離，逐漸形成人力資源配置市場化，人員實施契約化管理模式，更好地為日常教學提供服務。在人事各方面，用人單位和機構、就職者均屬于各自平等的主體，三方主體互動必須通過契約式管理進行維持。人事各種互動均包括契約管理制定的各項規定內，若缺乏這一系列規定性要求，人事活動無法正常展開。
四、契約式管理在高校人事管理中實施的路徑
我國高校沿用的人事管理制度是在計劃經濟體制基礎上建立的，存在明顯計劃經濟體制的色彩。高校非教職人員比例過多，長期的有進無出情況有待解決。因此，想要提升高校的競爭力和人才培養質量，必須創建合理的激勵機制和管理制度，實施管理制度創新從而滿足新時期高校發展的客觀要求。新制度經濟學提出，創新每一種制度包含正式和非正式規則及實施機制多個方面的改革。
1.正式規則
高校原有的人事管理機制存在計劃體制的烙印，人才流動推行計劃統一調配的管理形式，存在明顯地域界限、身份界限，無法合理優化人力資源。高校管理機構存在明顯的政府化傾向，冗員過大，優秀的教學人才因編制限制無法進入，想要淘汰的人員不能及時推向市場，導致高校人才使用效率較低，并在一定程度上加大人事管理成本。合理的人事管理模式能滿足市場經濟發展要求，高校可以依據實際需求公開招聘且與應聘者簽訂相關合同，設定聘用的工作內容、考核標準及雙方的責任及必須履行的義務。高校管理人員可依據應聘者聘期內的表現、學校建設需求判定是否續聘。對高校人事制度進行改革是指改變學校原有的用人制度，消除職務終身制的弊端，推行更全面的聘用制度。隨著大眾思想觀念的更新和改變，其承受社會變革的能力逐步加強，契約式管理模式將終身雇傭關系轉變為短期聘用模式，滿足新時期人事制度改革的相關要求。我國實施多年的法制建設，滿足市場經濟發展要求的法律體系已經建立，法律成為調解契約雙方關系的重要手段。例如：《勞動法》、《合同法》等等相關法律規范契約的形式、違法契約的責任等內容進行劃分。《勞動法》各條款說明勞動合同是基本的用人形式，已有的雇傭關系必須創建在勞動合同之上，這也是契約的重要表現。2000年，教育部頒布有關深化高等學校人事制度改革的相關意見，高校實施人事制度改革要遵循按需設崗、公開招聘、公平競爭等原則，這是高校人事管理中進行契約化管理的有效依據。高校想要落實上述原則，必須對契約式管理進行精細化安排。高校契約式管理主要包含雇傭契約、績效契約。雇傭契約是指高校與教職工簽訂的有關人事關系的協議，也是雙方維持法律關系的重要依據。績效契約作為高校對招聘教師的期望簽署的相關協議，也明確規定教師的職責和權利?？冃跫s明確規定教師某一時期必須完成的教學目標或教學效果，教師無法達到要求高校能依據契約解除雙方的關系。高校與教師簽訂的契約關系中，明確規定雙方具有的權利及應盡的義務。如果契約雙方存在爭執，可借助民事訴訟程序解決存在的問題?？傊?，基于平等的關系上建立契約式管理模式，該管理模式滿足社會主義市場經濟時期市場對人才的各項需求。
2.非正式制度
非正式制度決定正式制度是否可以順利實施，主要包括重視塑造心理契約、提升管理人員契約化管理能力。心理契約強調員工與用人單位相互關系中，不單單具有正式的經濟契約內容，也出現一系列隱含的、非正式的期望，它們共同組成心理契約的相關內容。心理契約在高校人事管理方面重視滿足人的心理需求，有效激發人的心理期望，從而調動員工工作的積極性。但是，如果這一心理期望不能實現，即使存在書面的契約約束，也極易出現毀約行為。因此，高校人事管理中要充分利用教職工的心理期望，創建穩定、配合默契的契約關系，從而調動多數教職工的創造性，提升整體的管理效率。相反，如果高校輕視或忽略心理契約產生的影響，會嚴重阻礙教職工工作積極性或導致核心人物退出，造成人力資源流失或浪費的情況。契約化管理能夠成功運用至高校人事管理模式中，與高校管理人員素質、知識水平有必然的聯系。教學、科學研究是高校工作的重點，教師是高校教職工團隊的主力軍，其他管理者均要為教師的教學、科研成果提供一系列服務。因此，高校人事管理需要時刻圍繞如何調動教師工作積極性展開，在高校開展契約式管理模式，需提高人事管理的知識素養和水平，選用恰當的管理方式為高校發展提供更好地服務。
3.創建實施機制
實施機制是高校人事管理制度發揮效力的有力保障，高校實施契約式管理模式，必須建立相應的實施機制。換句話來說，基于契約為導向創建考核和人事爭議仲裁機制?？己嗽u價作為判斷老師是否晉升或接受獎懲的指標，通過科學合理的考核方法調動教師工作的主動性和積極性，提升日常教學效果。在契約式管理模式中，高校與任職教師在協議中明確指定各方面的權利與義務，例如：教師績效水準等。契約式管理成為高校對教師進行考核的標準，高校依據契約考核機構對教師進行獎勵或懲罰。人事爭議仲裁機制就是當契約雙方發生糾紛時，采用仲裁手段合理解決存在的爭議。這種仲裁機制基于契約為依托，如果契約雙方每次發生糾紛或爭議均借助司法程序解決，會產生大量的契約訴訟費用。實踐表明，人才爭議仲裁機制的確立，表明并非每次契約爭議均由法院方可調解，仲裁機構也能有效保障契約雙方的合法利益，它是確保契約合理履行必不可少的條件。
總之，因高等教育大眾化、全球化的深入發展，要求高校人事管理上必須適應其發展需要。創新高校人事管理制度必須考量契約式管理產生的影響，綜合分析高校人事管理中的弊端，從政策創新、機制創新等方面加強管理，從而提升高校的教育質量及辦學效益。
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作者：薛永斌 單位：中國傳媒大學MBA學院
第二篇：高校人事管理改革思考
摘要:隨著國家新常態下的全面改革推進，高校人事管理制度改革勢在必行，建立一套高效的人事管理體系是高校人才輩出、健康發展的重中之重。本文從優化內部管理機制，完善人事管理制度，拓展創新三個方面來提出一點建議。
關鍵詞:人事管理改革;內部結構治理;高校拓展創新
當前，高校人事管理改革正圍繞著建立適應現代大學制度的高校人事管理體系的目標如火如荼地進行。下面我主要圍繞優化高校內部治理結構，完善各項制度機制，拓展思維開創新型管理模式等方面粗談幾點建議。
一、著眼于優化內部組織管理方式，為高素質人才隊伍搭建施展才華的寬廣平臺
建立高效管用的大學人事管理運行模式，實現物盡所能、人盡其才的目標，其關鍵在于優化的內部結構、合理的人力資源配置以及優秀的人才隊伍。
(一)以推動教學科研為出發點，逐步實現內部自我革新
高校人才培養歸根結底是提升教學科研水平的最基礎性工作，如果對人才培養模式進行改革，那么組織方式的變革將勢在必行。必須實現三個轉變:一是要實現大學教學科研組織方式的轉變。緊扣“2011計劃”，著力抓好崗位設置和用人制度的綜合改革，更大限度提升基層教學科研組織選人用人的自主權，學校方面則側重于解決規劃、制度等戰略性問題，進一步加強監管力度，促使用人行為更加規范;二是要實現機構設置和工作流程的轉變。明確服務院(系)、服務師生的鮮明導向，瞄準長遠進行規劃，建立健全解決重大問題的決策和協調機制;三是要實現學校內部治理結構的轉變。轉變傳統行政管理的觀念，突破現行體制機制局限性，以服務保障教學科研為中心工作，形成更加高效直接的運行機制。堅持黨政議事決策機制，進一步細化相關方職責，明確劃定校與院(系)權限，充分調動學術委員會及教職工代表大會等組織的積極性，形成整體合力，保障中心，服務中心［1］。
(二)改善人力資源配置方式，實現機構編制管理高效化
現階段，高校機構編制管理的理念和方法越來越不適應當前人事管理的新形勢，一定程度上阻礙了人力資源利用率的提升?！陡叩冉逃ā访鞔_指出了，編制的具體管理應該屬于高校自主用人范疇，但實際操作中，作為以確保學校人力資源得到有效供給為目標政府部門性管理卻具有很強的的指令性，其與學校本身人事管理的指導性傾向難以有效融合。我認為，高校編制管理改革重點應在提升學校自主性上下功夫。由政府部門制定原則和編制標準，并規范其合理操作區間，高校結合自身實際，有效整合院系整體結構，自行確定用人規模，核定人員編制和配備調控辦法，上報政府部門備案［2］。例如，學校在對經費預算及進人指標進行綜合衡量的基礎上進行科學配置，努力降低師生比例，優化學校機構編制管理結構，實現人力資源利用率最大化，并形成一套行之有效的制度機制，促成良性循環。
(三)深化職員制度改革，建設高素質專業化職員隊伍
要建設一支高素質教職員隊伍，實現學校內部治理結構合理有序，建立健全一套系統完善的職員制度勢在必行。然而，當前教育職員制度相對于教師序列卻呈現明顯滯后的態勢。一方面當前事業單位對管理人員實行的行政化管理與高校實際的職員制度存在不小差異，甚至相互排斥，教職員與教師等專業技術性崗位之間的關系也未完全理順;另一方面職員隊伍發展渠道不夠通暢，發展空間受限，任職及考核標準還不夠規范。歸根結底還是相關政策不配套。那么要進行職員制度的深化改革，就必須要研究職員成長規律，把職業化、專業化的高校管理人員發展路徑設計規劃好。既要搞好職務與職級的統一，又要弱化在觀念上的職級與行政級別的一一對應關系，按照職員在履職中的作用發揮進行分類管理，細化完善職員任職和考核辦法和標準，進一步拓寬不同崗位職員的職業化、專業化發展通道。此外，還要不斷完善激勵保障機制，進一步理順教職員與教師等專業技術性崗位之間的關系，增強職員隊伍對優秀人才的吸引力，按崗按職實施公平公正的用人和獎懲制度，做到不讓老實人吃虧，不讓實干人灰心，最大限度激發職員隊伍從事學校管理服務工作的動力［3］。
二、著眼于完善人事管理制度機制，為實現內部良性競爭設立風向標
建立健全一個套行之有效、合理完善、公平公正的人事管理制度機制，是改革的重中之重，使每個人都在同等條件下進行合理競爭，對高校整體發展必然起到有積極有效的促進作用。
(一)發揮人才在各項崗位的帶頭作用
火車跑得快，全靠車頭帶。人才是辦學治校的骨干力量，是高校發展中的領路人，其作用是不言而喻的。那么這支隊伍的強弱將對高校的發展起著不可替代的作用。我們要按照人事制度改革的總要求，堅持優中選優的原則選拔和任用。在黨政干部選拔方面，加強對有道德、有思想、有本領、有激情的黨政領導骨干的培養和選拔，并進一步完善對直屬高校領導班子的監督檢查和綜合考核評價辦法;在吸納人才方面，放開思路，拓寬渠道，吸納重難點創新平臺和各專業科研機構的挑大梁型人才，讓有突出貢獻、德才兼備的人才進入學校各項崗位，并通過考核確定其崗位等級［4］。在確定崗位等級方面，擴大人才交流任職空間，特別對那些專業技術精、研究成果豐碩的黨政人員，鼓勵其在任職屆滿后回歸學術崗位，避免人才資源浪費。
(二)對照崗位職責細化完善教師考評機制
教師隊伍建設的核心和關鍵是聘任制，但難點卻在考核，建立健全一套以崗位分類為基礎，以能力水平和業績貢獻為衡量標準的教師評價機制，才是提升教師隊伍整體水平的重中之重。學校要對類型層次、學科特點、崗位職責等不同要求進行綜合分析研究，分別制定出教學、科研和社會服務多方面的考核評價指標體系，有針對性進行考核評價。對教學崗位教師，要重點考察教學效果、教學工作量和教學研究水平;對科研崗位教師，要按照承擔和完成重要科研任務情況考察其學術水平;對教學科研崗位教師，則注重考察其教學工作水平。對基礎研究的教師，就應該把其在科學研究上的貢獻作為考察依據;對應用研究的教師，就要對其解決關鍵技術問題的能力進行重點考察;對哲學社會科學研究的學者，對其進行考察的重點就應該放在學術影響、政治傾向及在解決重要理論與實踐問題方面的貢獻上，堅決克服以數量取勝的急功近利行為，樹立以教學和科研創新為標準的正確導向［5］。
(三)大力完善高校薪酬收入分配激勵機制
薪酬分配對于廣納英才、保留優秀人員以及調動教職員工工作積極性產生極其重要影響。作為教職員工，薪酬收入不只是改善生活條件的重要保障，同時也是體現自身和崗位價值的一個重要方面。那么收入分配就要朝著完善崗位績效工資制度的方向進行改革，將薪酬收入與工作業績和實際貢獻掛鉤，結合崗位職責進行綜合核算。在政府層面，要按照勞動力市場價格建立與之相適應的教職員工工資水平評定機制，學校要廣泛開展按績效提薪和獎勵的做法。與此同時，還要把績效工資和計件工資劃出嚴格接線，避免出現錙銖必較和急功近利的現象。我認為，對于下步開展的薪酬改革，要緊緊圍繞公平公正的原則，以發揮績效工資激勵功能為目標，以在崗位職責特點基礎上按績效評級的定薪模式為導向，合理調整分配機制。在實施按勞取酬、優勞優酬的薪酬分配辦法的基礎上，進一步探索年薪、協議工資、項目工資等多樣化的薪酬分配形式，豐富完善高校薪酬分配機制，營造良性競爭氛圍，最大限度發揮薪酬激勵作用［6］。
三、著眼于拓展創新型發展，為實現高校可持續發展開辟新通道
要做好人事管理改革，必須要積極在思維模式和方式方法進行大膽改革創新，實現新常態下的高校人事管理更加趨于合理高效。
(一)取其所長為我所用
進行人事改革的目的就是打造一流的人才隊伍，建設一流的高校，除引進高素質人才外，更要吸收社會上一些優秀成熟的人力資源管理經驗，進一步豐富和完善高校人事管理制度，優化人事管理的組織結構。如德國西門子公司的人力資源管理，其將人事部門管理分為基礎業務部門、中端人力資源運行以及頂部人力資源戰略三個團隊。這三個團隊分別有著不同的分工，基礎業務部門人力資源團隊主要負責人才策略的具體實現工作;中端人力資源運營團隊主要負責人力資源顧問、人才招聘和錄用、薪酬福利等工作;頂部人力資源戰略團隊則主要負責人力資源戰略管理工具開發和人力資源政策研究制定等。作為國家人才培養戰略資源庫的高校而言，這種人力資源管理體系有著積極的借鑒意義，可以將人事管理結構相應劃分為基礎服務、運營服務和戰略服務三類部門?；A服務部門主要負責人才的招聘錄用、崗位聘任、勞資管理師資培訓等;運營服務部門主要負責對所屬教職員工進行定期評估和跟蹤管理等;戰略服務部門則側重于高校人事管理的政策研究和制定等更高層面工作，實現矩陣式管理［7］。
(二)寬眼界審勢高站位謀劃
人事管理人員的角色轉變是高校人事管理改革中的一個重要內容，就這一問題，我們可以參照著名的成功人力資源專業人員的六大維度:即可信任的積極實踐者、文化管理者、人才管理者/組織設計者、戰略變革設計者、業務聯盟、日常工作的戰術家，這曾是2007年人力資源勝任力的模型。這種模型對我們高校人事管理而言，具有了極大的啟示作用。對于只起到日常性服務的作用的一般意義上高校人事管理人員，要不斷深入拓展職責功能，主動向設計者、戰略家的更高方向靠攏。特別是要廣泛開展多方合作，這就是六大維度中業務聯盟，這個合作可以是學科與學科、學校與學校、甚至是學校與企業之間的廣泛合作，發展方向也要站在國家戰略需求角度，實現科研教育創新發展的同時，帶動高校自身革新［8］。
(三)形成創新文化氛圍
改革必然不開創新，創新依賴于個體創造力，更依賴于整個單位的集體創新氛圍。努力在高校營造一個良好的內部環境，注重整體合力的同時，更要鼓勵個人能力的發揮。對科教負責人要給任務壓擔子的同時，還要給予他們多方面的支持，賦予充分的自主權，解放思想束縛，沖破傳統觀念的制約;打破常規人力資源分配格局，開展強強聯合和優劣互補的重組，激發綜合創造力;要大膽啟用新人，創新是年輕一代的代名詞，及時采納其中具有建設性的意見建議，極大調動年輕人的創新積極性等，大力營造良好的創新文化氛圍，為推進人力資源管理現代化實用化進程，為實現人事管理革新奠定堅實基礎。
四、結語
人事制度改革一定要緊扣當前矛盾問題的關鍵，要深入具體，針對性強。重點把握以下幾點:一是深入開展調研工作;二是對于制度機制改革，要確保改革后的公平公正性;三是要勇于開拓創新，將舊的制度機制中不適應當前實際情況的內容進行革新，制定行之有效的新舉措。
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作者：祖悅 單位：吉林化工學院人事處
第三篇：高校人事管理數據源表中Excel應用分析
摘要：Excel作為人事管理統計的重要工具，具有強大的數據處理功能，可以極大提高工作效率。文章對Excel的一些應用進行了探索，淺談其在處理人事管理數據源表中需要注意的一些問題及看法。
關鍵詞：Excel;高校人事管理;數據源表
Excel是Microsoftoffice辦公軟件的組件之一，主要用于處理各種數據并進行統計分析和輔助決策，廣泛地應用于管理、財經、金融等眾多領域。高校人事管理工作中存在大量的人事信息，這些信息范圍廣，種類多，且隨著時間流逝變化，具有動態性，在不使用人事信息管理系統的情況下，Excel被作為人事管理工具廣泛使用。作為現代化辦公系統的重要組成部分，Excel以其強大的處理數據功能，在極大提高工作效率的同時，也對操作人員提出了新的要求，本文以高校人事管理數據源表為例，談談Excel在人事管理數據源表中的綜合應用問題。
一、軟件版本
相較于2003版的傳統菜單設計，以Excel2007版為代表的2010版、2013版和最新的2016版均采用Ribbon菜單，實現了Excel界面設計的質的飛躍，不僅在操作上一目了然、方面快捷，配色輸出愈加細膩，功能也更為強大。作為人事管理的常用工具，為進一步提高工作效率，增強可視化效果，建議使用Excel2007及以后的版本。
二、使用習慣
人事管理工作中經常會用到篩選、排序、匯總等功能，為方便操作，可以將常用的如“格式刷”、“篩選”、“自定義排序”等功能通過單擊右鍵方式添加到“快速訪問工具欄”，不僅可以節省查找按鈕精力，更可以縮短操作時間。另外，記住一些基本操作的快捷鍵也是提高工作效率的利器之一，比如復制（Ctrl+C）、粘貼（Ctrl+V）、撤銷（Ctrl+Z）和保存（Ctrl+S）等。
三、規范數據
人事管理的核心其實就是數據管理，對于Excel來說，處理好數據，關鍵在于設計一個標準、正確的數據源表。俗話說：“萬變不離其宗”，數據源表即為“宗”。在標準、正確的數據源表基礎上，可以根據工作需要生成各種各樣的報表。標準、正確的數據源表，應該按照邏輯順序設置字段，數據逐條排列，具有通用、簡潔、規范三個特點。規范的數據源表將為以后的整理統計工作帶來巨大的便利，反之，不規范的數據源表也會嚴重影響信息分析的準確性和操作便利性。規范數據源表應做到以下幾點：
1.去除多余表頭和空行。作為基礎數據，數據源表并不具備展示性，無需添加表標題，頁碼或其他表格信息。且Excel默認第一行為標題行，多余表頭嚴重影響Excel對數據的識別；空行則會對篩選或自動填充范圍進行隔斷，從而影響分類匯總的準確性，二者均應去除。
2.清除所有空格。數據源表中，同樣的數據，如果其中一項多輸入了空格，看起來并無差別，Excel卻會認為二者為不同值，因此,為避免統計出現誤差,應清除所有空格。
3.取消合并單元格和合計項。合并單元格、添加合計項確實可以讓表格更加一目了然，但僅適用于打印輸出，如果運用在基礎數據源表中，合并單元格后，只有合并中的首個單元格有數據，其他都是空白單元格。合計項會對數據進行人為隔斷，二者均對表格結構有破壞性，嚴重影響數據分析。因此，為保證數據之間的連續性、穩定性，絕不可以使用。
4.正確設置單元格格式。Excel中，設置單元格格式的功能非常重要，像鋼筋水泥支撐房屋結構一樣，單元格格式也支撐著整個數據的結構，為以后的計算和統計打下堅實基礎。在人事管理數據源表的單元格格式設置中，數值和日期格式非常容易出現問題。
眾所周知，文本格式不參與計算，如果在統計大量數據時，本應是數值，卻設置成文本格式，則會嚴重影響計算結果。另外，在日期格式設置方面，Excel默認的輸入格式為“2015-1-1”或“2015/1/1”如果不按照Excel日期格式要求錄入，例如將“2015年1月1日”輸入成“2015.1.1”或“20150101”，Excel將默認該值為文本或數值，運用公式進行計算時則需要先行轉換成標準日期格式方可計算，耗費精力，無形中增加了工作量。
四、完善數據
1.在人事管理數據源表中經常會出現重名情況，有些人事管理人員習慣將重復的姓名后綴字母或數字以便區分，這種方法在普通查找時可以準確定位到該人員信息，但其數據并不規范，容易給以后的處理統計工作埋下隱患，因此不建議使用。如有重名情況，使用“條件格式———突出顯示單元格規則———重復項”功能，即可在不改變原始數據的情況下，快速判斷該人員是否有重名情況。
2.在完善數據源表的工作中，某些信息可以靠函數公式生成，如利用出生日期計算年齡，公式為“=DATEDIF(出生日期所在單元格,TODAY(),"y")”；利用出生日期推導退休時間，則需要根據高校人事工作中各崗位的退休要求，考慮到男性均為60歲退休，管理崗位和專業技術崗位的女性55歲退休，工勤技能崗位的女性50歲退休，則公式為“=IF(崗位類別所在單元格="工勤技能崗",DATE(YEAR(出生日期所在單元格)+(性別所在單元格="男")*10+50,MONTH(出生日期所在單元格),DAY(出生日期所在單元格)),DATE(YEAR(出生日期所在單元格)+(性別所在單元格="男")*5+55,MONTH(出生日期所在單元格),DAY(出生日期所在單元格)))”。
五、生成表格
經過規范，數據源表具備了千變萬化的實力，可以通過函數或數據透視表生成工作需要的各種相關表格和報表。下面以VLOOKUP和COUNTIF兩個函數為例介紹其功能與使用方法。
1.VLOOKUP。VLOOKUP函數是Excel中的一個縱向查找函數，準確高效，可使人事信息篩選統計達到事半功倍的效果。例如以表1（sheet1）為數據源表，根據表2（sheet2）中的工號查找姓名，公式為“=VLOOKUP(A2,Sheet1!B:D,3,0)”，其中，“A2（工號）”為查找依據，“Sheet1!B:D”表示以sheet1中B列（工號）為首列的查找區域，“3”表示序列號，即sheet1中查找值所在列的列數，“0”表示精確查找。
2.COUNTIF。人事管理工作中，經常需要教職工專業技術職務結構，學歷層次，人員比例等數據，每次全部現場篩選不僅耗費時間，而且容易出錯，因此，建議在同一工作簿的新工作表中，利用COUNTIF函數建立一個隨數據源表自動生成的統計表，以便隨時觀察、提供數據，提高工作效率。A3公示為“=COUNTIF(Sheet1!F:F,A2)”，其中“Sheet1!F:F”表示計算區域，“A2”表示計算條件，解釋為在表1（sheet1）的“F列（性別）”中統計性別為“A2（男）”的個數，計算結果為5，其他統計項以此類推。
綜上所述，Excel具有強大的功能，可以大大提高人事管理工作的工作效率和準確性，Excel自身的使用規律中，最重要的就是數據源表的規范問題，在規范、正確的數據源表基礎上可以運用各種公式變形、計算、統計，使工作事半功倍，對滿足人事信息管理具有重要意義。
參考文獻：
[1]伍昊.你早該這么玩excel［M］.北京：北京大學出版社，2011
作者：于佳含 單位：吉林師范大學
