事業單位人事檔案管理改進思路

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【摘要】為了能夠適應時代的發展需求，人事檔案管理作為事業單位統籌工作中的重要組成部分應當在新時期的背景下進行適當的改進，讓事業單位提供社會公共服務工作能夠順利的開展。本文通過對新時期事業單位的人事檔案管理現狀進行描述，提出其中所存在的問題，并根據這些問題提出相應的改進策略。

【關鍵詞】新時期；事業單位；人事檔案管理

事業單位進行科學有效的人事檔案管理，可以使人事檔案的作用得到有效的發揮。一是有助于用人單位充分的了解職工的基本信息，為單位選人用人和干部選拔提供重要參考；二是為職工本人的切身利益如工資、職務職稱晉升、保險及退休等提供信息憑證。因此，事業單位要根據時展的變化來及時的進行人事檔案管理的改進，以此來為用人單位提供可靠有效的檔案資源。

一、事業單位人事檔案管理的現狀

（一）檔案管理意識松散。由于事業單位的領導對于檔案管理的工作并沒有進行重視，檔案管理工作通常被安排到其他工作的后面進行，這樣的狀況導致人事檔案不能進行及時的更新，檔案管理工作變得形式化。因為上層對檔案管理的認識不夠，事業單位的其它部門不能對人事檔案管理的工作進行積極的配合，使得單位的檔案管理具有一定的滯后性。

（二）管理手段體制陳舊。人事檔案是對個人教育經歷、工作經歷、品德作風及政治面貌的詳細記錄，是個人在職稱變動、辦理保險時的重要依據。然而現在的人事檔案管理還是延續著“檔隨人走”的體制，這樣的狀況在一定程度上束縛了人才的流動，調崗的過程也變得繁瑣。檔案管理部門因為無法對檔案進行統一全面的管理，使得收集的檔案缺乏一定的完整性。

（三）工作人員素質不高。人事檔案管理是一項比較繁瑣的管理工作，需要管理人員進行有效的收集、整理、分類。但是在事業單位的檔案管理工作過程中，工作人員僅是負責檔案的收集，沒有對檔案進行合理的分類。且檔案管理工作大多是由兼職人員進行管理的，在工作過程中并沒有專業的檔案管理意識和職業素養，在一定程度上影響了檔案的真實性和可靠性。

（四）檔案管理系統落后。如今互聯網跟人們的生活息息相關，計算機被廣泛的運用到人們的工作中，事業單位的檔案管理工作卻沒有隨著時代的發展變化來進行檔案收集和錄入的革新。雖然事業單位有相應的檔案管理系統，但是工作人員對于這個系統的使用只是進行個人基本信息的存儲，要想查閱相關工作人員的完整信息還需要找出紙質的檔案，這在一定程度上影響了檔案的有效利用率。

二、新時期事業單位人事檔案管理的改進措施

（一）改變傳統的檔案管理觀念。為了避免因“檔隨人走”的體制束縛人員的流動，新時期下事業單位的檔案管理應當由單位管理轉變為社會的直接管理。①事業單位想查找某一個工作人員的檔案可以從社會的人事檔案保管機構來進行調動，這樣可以讓人才的工作調動變得靈活，有利于事業單位的檔案管理部門及時的完善工作人員的檔案，保證檔案的準確性和完整性。

（二）增強檔案管理工作的意識。要想事業單位的檔案管理工作能夠順利的進行，單位的領導首先要轉變觀念，同其他工作一樣的重視單位的檔案管理工作。為了能夠保證檔案管理工作能夠順利的開展，領導應當讓事業單位的其它工作部門來積極配合檔案管理工作。為了能夠提高事業單位檔案管理的工作質量，事業單位應當對檔案管理工作人員進行合理的配置，如公開招聘檔案管理及相關專業的人員，讓具有專業檔案管理基礎的工作人員來對檔案進行收集、整理、分類、使用和更新。

（三）實現檔案管理手段現代化。在進行檔案管理的過程中應當將手工操作的管理方式和現代化的網絡系統管理方式進行有效的結合。在檔案管理人員進行檔案收集、整理和歸檔的時候，利用計算機系統對檔案材料進行詳細的輸入，便于在網上查看工作人員的信息。除此之外，事業單位還應當及時的修補檔案管理系統的漏洞，通過及時的升級來保證檔案管理系統的安全性。檔案管理人員還需要對網上檔案的記錄進行備份，防止因為電腦外在原因和硬件故障所引起檔案丟失的狀況發生。

（四）提高工作人員的職業素養。僅僅配置專業的檔案管理工作人員還是遠遠不夠的，事業單位還要對已經在職的檔案管理人員進行不定期的培訓，讓他們能夠了解檔案管理的重要性，掌握人事檔案管理的政策、規定、技術要求和職業道德要求。除此之外，檔案管理人員還需要有一定的計算機基礎，在進行信息化管理網上信息錄入的過程中保證操作的速度和質量，以保證人事檔案的有效利用。

三、結束語

為了能夠讓事業單位的人事檔案管理跟上時代的發展，單位的領導應當予以相應的重視。通過改變傳統的檔案管理觀念，融入現代化的檔案管理方式，再加上檔案管理工作人員素質的提高，從而使得事業單位的人事檔案可以被有效的利用，并且讓檔案真正的發揮出參考價值。

注釋：

①韓秀革.事業單位4人事檔案管理思考[J].合作經濟與科技,2011,18(05):12-13.

作者：盧曉文 單位：四川省疾病預防控制中心