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事業單位人事檔案管理存在問題及對策

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事業單位人事檔案管理存在問題及對策

事業單位人事檔案真實記錄了個人進單位的途徑、學歷、思想品德、政治信仰、業務能力、工作業績、獎懲等多項內容,同時也為組織人事部門選人用人、人才流動、職稱評聘、調資、人員退休等提供動態、真實、有效的原始資料和數據。因此,管好、用好事業單位人事檔案對人才結構優化、合理配置及事業單位發展有著重要作用。

一、事業單位人事檔案管理存在的問題

1.對人事檔案重要性認識不夠。

人事檔案雖與我們事業單位干部職工工作和生活息息相關,但不是時刻都在發揮作用,而是在用時才想起它,不用時就不聞不問。很多人,包括些事業單位領導都認為檔案工作好壞對本單位發展影響不大,認為檔案管理只是保管事務性工作,不是單位主要工作,收集、整理檔案材料是輕而易舉的,誰都能干,無需多少學問,只要做到所管檔案不丟失,不泄密、能應付外查、外調就行,從而使事業單位人事檔案管理工作處于被動的局面。

2.無專職檔案管理員,且人員流動性大。

據檔案管理相關規定,每管理一千人的檔案需配備一名專職干部,應建立相應干部檔案管理工作機構。對所管理檔案數量達不到千人的單位,無需建立機構,但須配備專職或以干部檔案工作為主的兼職工作人員。實際工作中,這樣的機構不健全,檔案管理業務只是隸屬于辦公室或人事科,沒有設置專職人員管理,而是由其他人員兼任的一項附屬工作。因單位人員調整、調動等原因,檔案管理員一般3—5年變動一次。加之檔案管理較冗繁,事無巨細,一年到頭也干不出什么大業績,因而管理人員提拔重用機會少,社會價值和個人價值難以實現,是造成檔案人才流失的一原因。

3.檔案管理人員業務素質偏低。

人事檔案工作是項業務性強、專業化程度高的工作,有自己一套完整理論、法律法規、管理方式、方法及管理要求,要想熟悉掌握人事檔案業務需一個過程。而目前大部分事業單位檔案管理人員沒經專業、系統檔案業務知識培訓,即使培訓,也只是短期業務培訓,只了解檔案管理業務基礎,對檔案管理要求、材料收集、整理、裝訂、鑒別、信息化管理等業務了解不夠深入。因大多數檔案管理員身兼數職,對檔案工作精力投入不足,加之人員調整,新上任的檔案管理員沒有經專業培訓,倉促上陣,在檔案管理工作中出現不知從何入手、適應期長等情況,導致檔案管理連貫性差。

4.材料歸檔不及時。

檔案材料收集、整理、裝訂、鑒別是檔案管理工作重要組成部分。因大部分事業單位人事檔案管理工作屬于兼職,平日工作量大、事務繁多,歸檔材料時常被擱置,等到用時才查找,時有出現重要資料遺失現象;其次,職工個人對哪些屬于歸檔材料不太了解,常把一些職稱晉升、學歷等資料拿在自已手中,造成年久丟失,影響到后來職稱評定、調資、考察考核等工作。

5.檔案室不符合標準,管理方式落后。

一是目前很多單位檔案室條件及設置不符合標準,防火、防盜、防霉、防腐蝕等防范措施也不到位,更談不上現代化硬件設施配備;二是相關檔案管理、轉遞、借閱、鑒別等制度不健全,很多單位人事檔案還是散頁,沒有整理裝訂,經幾任管理員交接后,時有出現“有人無檔或有檔無人”等情況;第三,管理方式停留在傳統紙制登記、人工查找模式上,跟不上檔案服務信息化、網絡化要求,管理水平相對落后,嚴重制約人事檔案服務功能正常發揮。

二、事業單位人事檔案管理對策

1.加強組織領導,強化意識。

各部門各事業單位,應成立由分管領導任組長的人事檔案工作領導小組,并按檔案管理要求設置機構,配備人員,建立網絡,疏通渠道,構建起一級抓一級、層層抓落實的人事檔案工作組織體系。各級領導應定期聽取匯報,研究解決問題,真正把人事檔案重視起來,避免出現人事檔案工作“說起來重要,抓起來次要,用起來需要,忙起來忘掉”現象。

2.加大宣傳力度,提高認識。

一是組織人事部門、檔案管理職能部門要充分發揮作用,利用網絡、電視、法制宣傳日(周)等途徑,大力宣傳《檔案法》、《檔案實施辦法》等相關知識,提高領導干部對檔案重要性認識。二是各部門各單位也要加大對人事檔案工作目的、意義及相關業務知識宣傳力度,要讓職工群眾充分認識人事檔案重要性,增強檔案意識,在填報個人信息時做到慎重如實填寫,從源頭上保證檔案材料真實性、準確性;要善于借勢用力,積極營造人人重視檔案、人人關心檔案、人人維護檔案的濃厚氛圍,使廣大干部職工在了解檔案知識時,重視檔案對自己以后的工作、生活的作用,真正從思想上認識檔案重要性。

3.加強檔案室建設,規范管理。

首先,各單位各部門應增加在檔案管理方面資金及現代化設備投入。如計算機、掃描儀等現代化管理設施投入及檔案庫房空調機、除濕機、加濕器和消防、監控等“六防”措施投入,真正實現人事檔案管理工作科學化、信息化、規范化管理。其次,各部門各事業單位要建立健全一套完整、科學、符合自身工作實際的事業單位人事檔案管理辦法及檔案利用、借閱、轉遞、保密、歸檔、鑒別等規章制度和工作流程。使檔案工作有據可依,有章可遁,逐步實現檔案管理法制化、制度化、規范化。

4.加強人才隊伍建設,提升人員素質。

人事檔案管理工作具有政策性、專業性、技術性強的特征,而檔案管理人員在檔案管理工作中有主導作用。所以提高人事檔案管理隊伍素質是人事檔案管理工作的保證。第一,加強職業道德修養。人事檔案工作人員要充分認識其重要性,全面貫徹落實黨十八大、十八屆三中、四中全會重要精神,始終保持高度政治敏銳性和政治責任心,嚴肅政治紀律。在人事檔案工作中實事求是、嚴謹細致、一絲不茍,嚴格遵守《中華人民共和國檔案法》和保密規定,認真貫徹執行《干部檔案工作條例》。真正做到對歷史負責,對每個干部職工負責。樹立全心全意服務意識,培養良好作風和職業道德修養。第二,加強業務學習。人事檔案工作的專業性、政策性很強,新時期檔案工作者須具備較強專業知識,擁有較強現代化檔案管理技能。這就要求管理人員須注重自身專業水平和業務能力提高,以自學或參加培訓等方式,熟練掌握科學管理方法并運用到工作中。隨計算機及其網絡技術不斷更新發展以及無紙化資源出現,事業單位人事檔案工作人員也要跟上時代步伐,不斷更新知識結構來適應人事檔案管理需要。同時積極探索新管理模式,使檔案工作更科學、更實用,為不斷進步發展的社會提供有利資源。第三,強化服務意識,提升服務水平。檔案管理工作單一、冗繁、枯燥,要求工作者要能靜下心、沉下身,端正工作態度,樹立“工作就是服務”的觀念,把“我服務我快樂”作為工作出發點和歸宿,并結合新形勢下對檔案工作的要求,繼續發揚吃苦耐勞革命傳統,不斷創新服務模式,提升服務質量,使原本枯燥的工作變得有色彩。

5.加強監督檢查,建立檔案管理長效機制。

組織人事部門和檔案職能部門充分發揮其管理部門監督作用,定期對各單位人事檔案管理工作進行指導、檢查。同時結合實際,建立一套行之有效的獎懲及激勵機制,對那些為檔案工作做出貢獻的同志,應給予表揚和獎勵;對失職者,應視情節輕重,給予批評教育直至紀律處分。鼓勵各部門、各單位爭創“AAA”級檔案管理單位,以促進檔案管理水平持續、協調、健康發展。總之,管好、用好事業單位人事檔案關系到事業單位每位干部職工切身利益,對事業單位發展也有十分重要的意義。在新歷史條件下,應緊跟時展要求,采取積極有效措施,不斷提高檔案管理員專業素質和服務水平,建立健全檔案管理及監管機制,積極探索檔案現代化管理模式,不斷優化事業單位人事檔案管理制度,促進社會和諧健康發展。

作者:王梅 單位:戶縣城鄉居民養老保險基金管理中心

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