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摘要:隨著信息技術的不斷發展,信息化與各行各業都產生了緊密的聯系,同時也滲透到了醫療行業。眾所周知,醫院是救死扶傷的地方,有著較大的日常信息處理數據。所以,充分發揮信息化建設的作用,有助于強化醫院整體的信息管理水平,只有與時代接軌,才能保證醫院的可持續性發展。醫院的人事檔案管理是醫院的重要工作選項,通過信息化管理手段,有助于醫院人事檔案的科學管理與精細化控制。因此,文章首先將分析醫院人事檔案管理存在的問題,然后詳細闡述信息化視角下醫院人事檔案的精細化管理路徑,希望可以為相關工作人員提供有用的參考。
關鍵詞:信息化管理;醫院人事檔案;精細化管理;問題分析;改善措施
引言
醫院人事檔案中記錄了醫院所有工作人員的個人信息,而且覆蓋了個人信息的方方面面。在傳統的紙質檔案管理中,因其占用大量的存儲空間,進而造成了信息的嚴重損失,甚至會出現信息錯誤等現象,早已與時展脫節。此時,急需一種先進的管理模式,加強對醫院人事檔案的有效管理。精細化管理是一種先進的企業管理模式,在實際的管理過程中,涉及到了企業發展的各個方面,即便是微小的問題也會及時發現,并給予合理的解決。在醫院人事檔案管理中,合理利用精細化管理模式,能有效彌補管理缺陷。
1醫院人事檔案管理存在的問題
1.1人才結構不合理,專業素質不高
人事檔案具有保密性與嚴謹性,無形中要求管理人員具備較高的政治素養與業務水平。然而,大多數醫院缺少人事檔案專業管理人才,尤其是同時具備檔案管理專業知識與較高信息水平的人才,更是少之又少。通常情況下,人事檔案管理由行政人員,再加上醫院領導層缺乏檔案管理意識,缺少檔案管理方面的投入,對醫院檔案管理的發展產生了消極影響[1]。
1.2看重收藏,忽視利用
現階段,大多數的醫院將工作重點放在了提高醫療服務方面,缺乏對檔案的有效認知。根據不完全統計,將近九成的檔案管理人員不熟悉檔案的用途,甚至認為檔案不過是資料罷了。醫院檔案管理意識的缺乏,管理設備的不充分,大大降低了人事檔案的使用率。
1.3檔案內容不豐富
正常情況下,檔案資料要覆蓋十類內容,且每一類歸檔內容都較為全面。只有完善人事檔案,才能充分發揮人員的特長。然而,現階段醫院檔案內容較為匱乏,不豐富的檔案降低了人力資源的利用率。例如,在人事檔案中,很少出現醫德、科研、進修等方面的內容。
1.4人事檔案管理制度有待完善
開展任何工作都要有完善的管理制度進行支持,才能夠更好的完成相關工作。尤其是在進行人事檔案的管理工作時,沒有完善的管理制度,將會導致相關員工無法按照明確流程開展具體工作,這不僅會極大的影響員工的工作效率,還會導致人事部門無法有效的與醫院其他部門溝通協調。而通過觀察我國醫院目前的人事檔案管理制度,卻可以發現其中存在著很多的問題,這就導致檔案管理工作存在著很大的隨意性,相關員工的工作積極性也不是很高,工作效率也受到很大的影響,這就導致醫院的整體工作效率下降,極大的影響了醫院的良性發展。
2信息化視角下醫院人事檔案的精細化管理路徑
2.1革新人事檔案的管理理念,加強對人事檔案的科學管理
革新人事檔案的管理理念,加強對人事檔案的科學管理,我們要從四個方面為切入點。首先,加強人事檔案重要性的有效宣傳,將檔案重要性的理念充分的融合每個員工的思想中。其次,把人事檔案管理滲透到醫院考核機制中,通過制度加強對人事檔案管理的約束,體現人事檔案管理工作的重要性。再次,搭建人事檔案數據庫,人事檔案的存儲方式從數據與紙質并存,并電子檔案逐步發展。最后,共享人事檔案信息資源,完善人事信息系統的查詢功能,為醫院人才隊伍建設與決策提供信息保障。
2.2完善檔案管理制度
管理制度是加強管理的規定性要求,在日常的管理活動中,對人事檔案管理工作起到了合理的約束性。由于檔案的特殊性,所以在人事檔案制度的制定過程中,一定要加強對隱私性與安全性的建設活動,加強對科學管理的合理規劃。尤其是對檔案的查閱方面,需要嚴格遵循有關的管理制度,只有具有瀏覽資格或者是經過授權的人,才能夠閱覽人事檔案。禁止不具備資格者閱覽檔案,這樣才能夠保證檔案的安全性和隱私性。所以,檔案管理人員要對檔案進行正確的分類,有效區分檔案的性質,設置檔案的查詢權限。為了方便查閱,還要根據檔案的實際情況進行科學的劃分,在不斷調整過程中,發現制度問題,并給予及時的修正[2]。同時,還要對原有的管理制度進行完善,要能夠迎合信息化的需求,使其能夠與信息庫相輔相成,這樣就能夠極大的提高人事檔案管理工作的效率。這就需要加強建設醫院的信息化檔案管理系統,充分的發揮計算機技術的作用,通過計算機開展人事檔案的管理工作,要將紙質檔案的相關資料,收錄到計算機之中,這樣就能夠更好的開展對檔案的查閱工作。需要注意的是,對舊有的紙質檔案也要做好保管工作,不能夠隨意的進行處置。因為紙質檔案是開展信息化管理的基礎,如果紙質檔案出現問題,將會對開展精細化管理帶來極大的不良影響。因此,需要相關工作人員在完成對紙質檔案的錄入后,進行妥善的保管,做好防潮防水工作,并制定有關的管理制度。
2.3樹立科學的醫院文化
在人事檔案的精細化管理過程時,要樹立科學的醫院文化,醫院文化是醫院發展的核心,優質的企業文化對員工行為起到了積極的影響,同時也為醫院的發展奠定了文化基礎。在人事檔案管理的第一步,要認清精細化管理與傳統模式之間的區別,在傳統的人力檔案管理過程中,保存資料是主要的工作內容,而在精細化管理模式下,人事管理能有效提高醫院對人力資源的利用率,充分發揮每個員工的能動性,為醫院的發展提供支持。同時,醫院方面要加強醫護人員核心素養的教育與培訓工作,提高醫護人員的專業技能。在優質醫院文化的基礎上,加強對員工需求、動態的有效關注,讓員工感受到家的溫暖,激發員工的工作熱情,最終實現企業價值的提升。
2.4搭建人事檔案信息數據庫
隨著醫療人員的隊伍也逐漸壯大,大量的人員資料要進行歸檔。然而,眾多的部門給新增材料增加了難度,例如,工資審批與晉升由人力資源負責,黨團資料由黨辦負責,進修由科教部負責等。因此,醫院方面要結合實際情況,搭建人事檔案信息數據庫,加強對人事檔案材料的整理、分類、歸檔。根據人事檔案資源的差異性,制定多種數據資源表格,對人事檔案數據庫標準進行完善,真正落實與深化醫院的精細化管理。
2.5注重更新軟硬件設備
古語云“工欲善其事必先利其器”,為了能夠有效開展信息化人事檔案管理工作,就要對相關的軟硬件設備進行更新,提前做好相關設備的準備工作,才能夠更好的創新人事檔案的管理方式以及管理內容。首先,醫院的領導者,需要重視對硬件設備的更新工作,適當的撥出資金,對硬件進行完善,尤其是要對各種存在問題或者是功能不完善的硬件設備進行更換,這樣才能夠更好的開展相關的管理工作。其次,要定期對軟件進行更新,積極應用新式軟件,這樣才能夠開展精細化的管理工作,方便相關部門檢索人事信息,從而減輕統計人員的工作負擔,減少其中的漏洞。最后,醫院還有必要安排人事檔案管理人員到各大醫院進行學習,積極的引進先進的管理方法,從而有效提高人事檔案管理工作的效率和質量。
3結束語
綜上所述,醫院人事檔案管理工作是醫院持續性發展的關鍵選項,它涉及到了醫院所有人員的個人信息。然而,醫院有專業復雜、人員眾多的特點,給檔案管理帶來了阻力。隨著信息技術的高速發展,精細化管理與醫院人事檔案管理的相互融合,能極大程度的提高工作效率,減少醫院的運營成本,為醫院的長足發展奠定基礎。
參考文獻
[1]王麗娟.探討地方高校檔案的精細化管理與信息化建設[J].各界,2019(4):97.
[2]王梅.探究新形勢下人事檔案管理信息化建設[J].人力資源管理,2018(1):190-191.
作者:竇卉 單位:淄博市婦幼保健院
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