高職院校人事檔案管理創新思考

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摘要：人事檔案作為高職院校教職員工信息的重要載體，其對于高職院校人事制度改革以及組織人事工作都有著非常直接的影響，但由于當前很多高職院校對人事檔案管理的認識存在偏差，因此人事檔案的真實性、完整性往往很難得到保證，而針對人事檔案管理工作的創新改革，也同樣是十分迫切的。基于此，本文對高職院校人事檔案管理創新的原則進行了分析，同時結合當前實際工作情況，對高職院校人事檔案管理的創新策略展開了探討。

關鍵詞：人事檔案資料；創新；高職院校

在數據信息重要性日益提升的今天，當前人事檔案管理工作雖然受到了更多的關注，但也同樣存在著很多的不足與缺陷。因此，要想讓人事檔案資料在高職院校人事管理活動中發揮出更大的作用，未來就必須要對人事檔案管理工作展開全面創新，而針對高職院校人事檔案管理創新意義與路徑的相關研究，自然也同樣是十分具有現實意義的。

一、高職院校人事檔案管理的創新原則

（一）服務性對于高職院校來說，人事檔案資料既是對教職工人員自然狀況的抽象記錄，同時也是開展人事管理工作的重要依據，其實際應用價值是非常強的，但從目前來看，由于很多高職院校對人事檔案資料的認知存在偏差，未能正確認識到人事檔案的重要性，因此在開展人事檔案管理時，往往只是為了應付上級要求或是盲目效仿其他高校，對于人事檔案管理的實際作用則并不關注，而人事檔案管理本身也因此變得缺乏實效。針對這一現象，未來高職院校對于人事檔案管理的創新還需堅持服務性原則，高度重視人事檔案資料本身的應用價值，以滿足人事管理實際需求為目標，對人事檔案資料收集、歸檔、保存、查詢等工作進行完善，保證每一項人事檔案管理工作都能夠發揮出應有的作用，并為高職院校人才使用、管理與流動提供支持。另外，由于人事檔案資料與教職員工的個人利益直接相關，因此高職院校人事檔案管理同樣也要加強對教職員工個體的服務，堅持人事檔案信息的適當公開原則，對非保密性檔案資料予以公開，這樣既可以發揮外部監督作用，保證人事檔案信息的真實性，也能夠為教職員工的個人應有權益提供保障。

（二）繼承性從高職院校長期發展的角度來看，當前國內高職院校在人事檔案管理方面雖然存在著很多普遍性問題，但由于以人事檔案資料為基礎的人事管理模式已經建立起來，因此在實際工作中仍然有著很多可取之處。例如很多高職院校雖然未能充分認識到人事檔案管理工作的重要作用，但對于人事檔案的保管卻比較嚴格，能夠有效保證教職員工個人隱私信息的安全；有些高職院校的人事檔案雖然真實性不足，但對于人事檔案資料的應用卻比較多。這意味著高職院校對于人事檔案管理的創新不能盲目推翻原有管理模式與制度體系，而是要堅持繼承性原則，以現有人事檔案管理模式為基礎，針對人事檔案管理中的實際問題展開深入分析與創新改進，在繼承當前工作優點的同時，將更加適合人事管理需求的新模式確立下來，這樣才能夠取得更大的創新成果[1]。

（三）技術性在信息時代下，現代檔案管理工作得到了非常迅速的發展，而各種先進科學技術在檔案管理工作中的應用也都比較廣泛，并發揮出了十分關鍵的作用。因此對于高職院校來說，針對人事檔案管理的創新還需順應時展趨勢以及檔案管理行業的信息化趨勢，堅持技術性原則，對大數據、移動互聯網等各類先進技術進行積極應用，并借助這些先進技術來展開工作模式、工作流程、工作形式、工作要求、工作手段的創新，使人事檔案管理能夠在先進技術的支持下實現工作效率、工作質量等多方面的有效提升。例如通過對現代辦公軟件的應用，可以大大提高人事檔案信息歸檔整理的效率，減少檔案管理人員的工作量，而對大數據技術的應用，則可以將海量人事檔案信息以數字文件的形式分類存儲起來，保證檔案信息的安全性。

（四）開放性當今市場經濟環境下的人才交流已經變得十分密切，無論是專業人才的流動，還是現有職工的任用與管理，其復雜性都隨之大大提升，而高職院校作為專業人才需求較大的用人單位，自然也同樣需要迎合市場經濟下人才市場的發展趨勢，主動尋求與政府教育部門或其他高校進行合作，對人事檔案信息進行開放共享，這樣既可以為高職院校專業人才引進提供更多的數據信息，適應當前的人才流動趨勢，同時在激烈的人才競爭環境下，也能夠促使高職院校加強人事管理工作，為更好的留住優秀人才而展開持續創新。

二、高職院校人事檔案管理創新的有效策略

（一）關注檔案信息安全開放式的人事檔案管理模式雖然能夠有效提升人事檔案信息真實性，適應專業人才流動頻繁的時代特點，但在復雜的網絡環境下，也同樣會引發一系列的檔案信息安全問題，如果高職院校未能做好對電子化人事檔案資料的保護工作，那么就很可能會導致丟檔、檔案信息泄露等情況，進而對學校人事管理及教職工個人隱私安全造成影響。因此在針對人事檔案管理的創新中，高職院校雖然需要堅持開放性原則，建立開放的檔案管理模式，但也同樣需要重視對人事檔案信息的保密、保護，而不可為了加強檔案信息交流而盲目進行人事檔案資料的傳輸、共享。從具體措施上來看，高職院校一方面需要從網絡信息安全防護入手，將防火墻、數據加密、數據備份等信息安全技術應用到檔案信息系統中來，對電子化的檔案資料進行嚴格防護，避免信息因黑客攻擊、病毒入侵等問題而出現遺失、泄露問題[2]。而在另一方面，則需要強化對人事檔案管理人員的培訓教育，提高其信息安全意識，并對日常檔案管理操作加以規范，以免因操作不當而引起檔案資料信息的丟失、泄露。

（二）加強主動用檔意識人事檔案管理的主要作用并非是對人事檔案資料的歸檔整理或分類存儲，而是在完成一系列檔案管理工作后，能夠為人事管理提供重要數據信息支持，如果缺少了對人事檔案的應用環節，那么即便歸檔、整理等工作環節完成的再好，也都是毫無實際意義的[3]。因此，當前高職院校的人事檔案管理工作必須要轉變被動的工作模式，樹立主動用檔的工作意識，在日常工作中，即便人事管理部門或角質員工不需要對人事檔案進行應用，也同樣需要經常性的展開查檔、用檔，通過現實考察與檔案內容分析相結合的方式，找出真實性、完整性或是內容格式存在問題的檔案，并圍繞問題檔案進行責任追究與檔案信息修正、補充，這樣既可以避免“不考察不查檔”、“不提拔不用檔”等工作現象的出現，提高檔案應用效率，同時也可以保證人事檔案信息的真實性、完整性，為人事管理工作提供重要參考。

（三）規范檔案管理要求高職院校人事檔案管理具有著較強的專業性，對于各方面工作細節的要求通常都十分嚴格，因此為保證人事檔案管理工作質量，高職院校還需在工作創新過程中提高檔案管理要求的規范化，將檔案收集、檔案整理、檔案查詢等各環節的具體要求細化明確下來。例如在檔案收集與歸檔管理工作中，需要將工作職責落實到人，各部門教職員工在人事檔案管理中的責任都要加以明確，一旦檔案收集、歸檔程序出現問題，都需要立即進行責任追究。而基礎設施方面，則要明確軟硬件設施的建設要求，并建立標準化的設施管理尺度，保證打印機、計算機、數據庫等各類設施都能夠得到嚴格的管理[4]。

（四）重視檔案內容建設從目前來看，由于當前人事檔案在高職院校中的用途發生了改變，因此高職院校在主動用檔的同時，還要堅持多樣化的用檔原則，根據實際用檔需求來對不同類型檔案的收集、歸檔整理等工作展開創新，以滿足多樣化用檔需求。例如對于教師與行政管理人員，由于其工作性質與工作要求不同，因此在檔案信息的記錄上，就自然就需要作出相應的調整[5]。個人人事檔案中除了要記錄學歷、職稱、思想、工作表現等常規信息，教師應更多的記錄其教學科研成果與學科專業素養，而行政管理人員則要更多的記錄其工作表現、工作失誤情況、是否存在違法亂紀現象等。這樣的人事檔案內容更加全面、客觀，能夠充分反映出教職員工的實際工作情況，而學校在進行人才選用、培養與管理時，自然也就會更加作出更為合理的決策。

三、結語

在高職院校教職工隊伍日益壯大的今天，對于人事檔案管理工作的創新已經變得十分迫切，但要想在人事檔案管理工作創新的過程中取得理想效果，未來高職院校還需堅持技術性、開放性、服務型等創新原則，并在檔案內容建設、信息安全防范等方面采取更為合適的工作策略。

參考文獻：

[1]刁玲武.職業教育改革背景下高職院校人事檔案管理創新路徑[J].傳播力研究，2019，3(18).

[2]李欣欣.淺談高職院校人事檔案管理的困境及創新對策[J].才智，2019(02).

[3]盧東慧.論高職院校人事檔案管理脫困路徑——以干部人事制度改革為背景[J].才智，2018(33).

[4]林紅.新形勢下高職院校人事檔案管理發展探究[J].人力資源管理，2015(10).

[5]陳雪云.基于信息時代提高高職院校人事檔案管理人員素質的新思考[J].長春教育學院學報，2014，30(04).

作者：張艷梅 單位：廊坊衛生職業學院