醫(yī)院干部人事檔案管理思路

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【摘要】本文基于工作實際，分析了醫(yī)院干部人事檔案管理的工作思路，并根據(jù)其中所存在的問題提出了幾點改進建議，其中包括積極培養(yǎng)檔案管理意識、強化統(tǒng)一化要求規(guī)范、加強檔案管理信息化建設(shè)以及全面提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)等等，以供參考。

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院管理；人事管理；檔案管理

一、醫(yī)院干部人事檔案管理的工作思路

首先，干部人事檔案管理工作的主要內(nèi)容是收集、補充檔案信息，檔案管理人員要做的是制定出明確的檔案收集目標，在此基礎(chǔ)之上來設(shè)計詳細的信息收集計劃，以此來保證干部人事檔案信息的完整性。此外，由于人事檔案本身具有動態(tài)化特點，因此事后的查漏補缺工作同樣不容忽視，檔案管理者必須要密切關(guān)注干部檔案的信息變化，即做好信息的更新與補充工作。其次，由于人事檔案資源中的內(nèi)容涵蓋全面，因此這部分信息具有較強的隱私性，絕對不能夠泄露出去，只能由醫(yī)院的人事檔案部門來集中保管。為此，醫(yī)院干部人事檔案管理必須要制定出嚴格且完善的保密制度，堅決不能夠?qū)⒏刹康膫€人信息與相關(guān)資料公開出去，并且要嚴厲打擊泄露隱私的行為。

二、存在的問題

（一）檔案意識不強。如今，現(xiàn)代醫(yī)院中仍然有很多職工沒有認識到干部人事檔案的真正價值，因此并不能夠在規(guī)定時間內(nèi)保質(zhì)保量地完成材料整理任務(wù)。還有一部分醫(yī)院干部認為，科研成果、專利項目、獲獎證書、工作經(jīng)歷等屬于個人隱私，因此沒有及時將其上報給人事檔案部門。此外，由于醫(yī)院的經(jīng)營規(guī)模較大，一些科室沒有及時將有關(guān)于干部晉級、任職等報表交給人事部門，這些均對干部人事檔案信息的完整性和準確性帶來了負面影響。（二）檔案材料不規(guī)范。通過上文介紹可知，醫(yī)院干部人事檔案的收集、完善、管理是一項系統(tǒng)化工作，并且本身具有復(fù)雜化、動態(tài)化特點，這就在無形當中增加了人事檔案的管理難度，檔案材料存在著不規(guī)范的問題，具體表現(xiàn)如下：檔案材料中有關(guān)于干部出生時間、參加工作時間、入黨時間、學歷等信息記錄不完整；檔案材料中缺少詳細的蓋章、審簽手續(xù)；檔案材料中要求干部簽字部分不完善；檔案材料的書寫格式不規(guī)范等等。（三）檔案信息化管理程度落后。首先，部分醫(yī)院對人事檔案不夠重視，沒有拿出足夠資金來用于人事檔案信息化建設(shè)，導致很多工作開展的不夠深入，硬件設(shè)施也不到位。其次，現(xiàn)代醫(yī)院中在職的人事檔案管理人員大多沒有受到過專業(yè)培訓，畢業(yè)于檔案管理專業(yè)的人員更是鳳毛麟角，以此所掌握的專業(yè)知識和先進理念不夠多。由于受到這些客觀條件的影響，醫(yī)院干部人事檔案管理工作的信息化程度比較落后，部分醫(yī)院雖然也建立起了檔案信息庫，但也只是做到了最基本的信息錄入和文件整合，并沒有對檔案資料進行層次劃分和比對研究。這不僅會直接影響到干部人事檔案信息的價值發(fā)揮，同時也不利于對相關(guān)人才的發(fā)掘與培養(yǎng)。

三、解決措施

（一）積極培養(yǎng)檔案管理意識。如今，國家政府對各機構(gòu)的檔案管理工作給予了較高的關(guān)注，隨著《檔案法》的不斷完善，與國計民生息息相關(guān)的醫(yī)院也積極投入到了加強干部人事檔案管理的工作隊伍中。各級醫(yī)院分別從自身情況出發(fā)，構(gòu)建出了健全的干部人事檔案管理機制，并從細節(jié)入手，分別制定出了不同級別、不同部門干部人事檔案資料的收集方法，這為人事檔案管理工作的順利落實提供了基礎(chǔ)保障，促進我國醫(yī)療事業(yè)中的檔案管理工作朝向規(guī)范化、科學化的方向發(fā)展。其次，在日后的工作中，各級醫(yī)院管理者要積極培養(yǎng)醫(yī)院職工的檔案管理意識，進一步培訓檔案管理人員，讓他們可以熟練掌握各項專業(yè)技能，例如檔案收集、檔案鑒別、檔案歸檔、檔案管理、檔案傳遞等等，讓人事檔案管理工作可以開展的更加高效，減少出錯率。最后，醫(yī)院人事檔案管理人員要不斷提高自身的責任意識，自覺關(guān)心檔案工作，積極配合醫(yī)院干部職工做好檔案收集、整理、歸檔、完善工作。（二）強化統(tǒng)一化要求規(guī)范。正所謂無規(guī)矩不成方圓，醫(yī)院的干部人事檔案在形成過程中，一定要嚴格按照相關(guān)要求與規(guī)范來進行，醫(yī)院領(lǐng)導在此方面也要做出表率，對相關(guān)科室、部門、職工制定具體的管理條例。另外，醫(yī)院干部人事檔案管理人員必須要保證人事檔案資料內(nèi)容的準確性、完善性，一旦發(fā)現(xiàn)其中有填寫錯誤，應(yīng)在第一時間予以更正，并要求干部職工認真填寫姓名、出生日期、入職日期、工作經(jīng)歷等，在填寫后要進行再次核對。檔案管理人員還應(yīng)進一步規(guī)范檔案材料的填寫要求，例如紙張規(guī)格、筆墨工具等等。唯有通過大家的共同努力，才能夠從根本上杜絕不規(guī)范現(xiàn)象。（三）加強檔案管理信息化建設(shè)。首先，醫(yī)院檔案管理部門要盡快構(gòu)建干部人事檔案數(shù)據(jù)庫，將與干部職工有關(guān)的各類信息資料錄入到數(shù)據(jù)庫中，實現(xiàn)動態(tài)化檔案管理目標。檔案管理人員應(yīng)根據(jù)數(shù)據(jù)庫中的信息，進一步建立各個子集庫，其中包括任免經(jīng)歷、檔案信息、教育信息、動態(tài)表現(xiàn)等等，同步跟蹤干部職工在崗位職工的表現(xiàn)，在信息收集和整理工作中應(yīng)注意動靜結(jié)合，根據(jù)人事檔案管理的相關(guān)要求來做好增加與刪減工作，保證檔案信息管理系統(tǒng)的有序運作。其次，醫(yī)院人事檔案管理部門還需要對干部檔案進行分級存檔處理，以各個科室為單位，分別制定出專科專家、中層干部、普通職工以及退休職工等多個子系統(tǒng)，并根據(jù)實際工作需要來進行功能劃分，以此來保證認識檔案信息可以被高效率調(diào)用。最后，醫(yī)院要面向社會廣招一批懂得檔案管理信息化技術(shù)的優(yōu)質(zhì)人才，將這部分人才培養(yǎng)成優(yōu)秀的人事檔案管理人員，同時還要適當增加對人事檔案管理信息化的資金投入，將現(xiàn)有資源的實際價值充分發(fā)揮出來。（四）全面提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)。醫(yī)院要盡快改善人事檔案管理人員的兼職現(xiàn)象，通過各種方式來正向宣傳干部人事檔案管理的重要性，不斷培養(yǎng)檔案管理人員的工作責任感，讓他們充分感受到被重視、被關(guān)注。醫(yī)院應(yīng)利用工作之余的時間，組織人事檔案管理人員參與培訓交流活動，讓他們可以熟知《檔案法》中的相關(guān)內(nèi)容，積極接受新理念、新方法，進一步拓展自己的知識面，努力鉆研業(yè)務(wù)，多與對口專業(yè)畢業(yè)的青年職工學習信息技術(shù)。最后，醫(yī)院還要專門針對認識檔案管理崗位制定出具體的獎懲措施，給予檔案管理人員應(yīng)有的晉升機會，讓他們可以對未來工作充滿信心，毫無后顧之憂地投入到工作崗位中。

四、結(jié)語

綜上所述，干部人事檔案管理對于現(xiàn)代醫(yī)院而言非常重要，通過科學管理，可以幫助醫(yī)院培養(yǎng)出更多優(yōu)質(zhì)的干部人才，帶領(lǐng)各科室的業(yè)務(wù)發(fā)展走上正軌，從而為廣大患者群眾提供更為優(yōu)質(zhì)的醫(yī)療服務(wù)。

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作者：常暖暖 單位：濟寧醫(yī)學院附屬醫(yī)院