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摘要:在高等??圃盒_M(jìn)行人力資源檔案信息化建設(shè)的過程中,由于技術(shù)的不成熟、從業(yè)人員意識(shí)不到位及素質(zhì)偏低等問題,影響了其數(shù)字化進(jìn)程。本文從高等專科院校進(jìn)行人力資源檔案數(shù)字化建設(shè)的優(yōu)勢(shì)入手,分析了高等??圃盒H肆Y源檔案實(shí)施信息化建設(shè)的現(xiàn)狀,并提出了實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)的基本路徑,以期促進(jìn)高等??圃盒n案管理工作效率與質(zhì)量的提升。
關(guān)鍵詞:高等專科院校;人力資源;檔案數(shù)字化;發(fā)展策略
如今,人力資源檔案數(shù)字化管理是大勢(shì)所趨。從高等專科院校的角度看,有利于提高整體的檔案管理水平;從檔案管理人員的角度看,有利于提升檔案管理工作的水平和質(zhì)量;對(duì)于學(xué)生而言,安全的檔案存儲(chǔ)環(huán)境和完整的檔案記錄是成功找到工作的前提。因此,高等??圃盒H肆Y源管檔案進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)是十分必要的。
一、高等??圃盒_M(jìn)行人力資源檔案數(shù)字化建設(shè)的優(yōu)勢(shì)
高等教育在全國(guó)范圍內(nèi)的普及使得招生人數(shù)逐年增加,隨之而來的師生檔案管理工作量也呈上升趨勢(shì)。過去較為落后的人力資源檔案管理模式和技術(shù)已經(jīng)很難滿足現(xiàn)今的管理需求。因此,高等??圃盒_M(jìn)行人力資源檔案數(shù)字化建設(shè)有助于實(shí)現(xiàn)整體管理的現(xiàn)代化。其優(yōu)勢(shì)具體體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面:一是減少檔案管理人員的工作壓力,降低出錯(cuò)率。相較于傳統(tǒng)的手工管理,數(shù)字化檔案管理能夠?qū)崿F(xiàn)資料的即時(shí)查找與查閱,降低了因?qū)W生重名或字跡不清晰而造成的失誤[1]。二是降低了檔案管理的時(shí)間與人力成本。過去手工管理檔案時(shí),需要對(duì)不同專業(yè)、不同年份學(xué)生的檔案按照順序和固定數(shù)量進(jìn)行儲(chǔ)存,查找和歸檔時(shí)還需檔案管理人員耗費(fèi)額外的時(shí)間和精力實(shí)施操作,十分不便。而實(shí)施檔案管理數(shù)字化后,節(jié)省了額外的時(shí)間和人力成本,提高了工作效率。
二、高等??圃盒H肆Y源檔案實(shí)施信息化建設(shè)的現(xiàn)狀
(一)管理體系有待完善。高等??圃盒H肆Y源檔案的管理模式較為松散,與其他部門之間并未形成統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn),缺乏完善的管理體系[2]。這在無形中增加了不必要的工作量,比如高等??圃盒H肆Y源檔案有時(shí)需要被不同部門的人員查看或進(jìn)行內(nèi)容填充,在此過程中,如何實(shí)現(xiàn)快速查找與歸檔,如何解決不同部門之間對(duì)檔案需求的沖突等問題,就需要檔案管理人員與其他工作人員進(jìn)行協(xié)商和思考。另外,不少高等專科院校的檔案管理人員缺乏工作重心和發(fā)展方向[3],無法對(duì)自己現(xiàn)階段的工作質(zhì)量進(jìn)行理性的認(rèn)知。
(二)資金投入較為保守。雖然網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)在高等專科院校內(nèi)全面覆蓋,但是相關(guān)管理設(shè)備的更新速度卻始終較為緩慢。造成此種情況的主要原因是高等??圃盒T谫Y金投入方面較為保守。首先,硬件方面。全校師生的檔案儲(chǔ)存與管理工作需要較大的網(wǎng)絡(luò)與系統(tǒng)存儲(chǔ)空間以及反應(yīng)靈敏的計(jì)算機(jī)設(shè)備作為保障[4],但實(shí)際上檔案管理設(shè)備運(yùn)行較慢,無法提供高效即時(shí)的便捷服務(wù)。其次,系統(tǒng)與軟件方面。并未引入較為理想的現(xiàn)代化管理與辦公系統(tǒng),導(dǎo)致檔案管理人員在處理檔案時(shí),時(shí)常出現(xiàn)界面卡頓、訪問受限、數(shù)據(jù)丟失等問題[4],無形中增加了其等待和額外工作的時(shí)間。最后,在檔案管理人員的培訓(xùn)和軟硬件維護(hù)方面也缺乏相應(yīng)的資金投入,使得檔案管理人員的技能提升只能依靠自己來完成,遇到系統(tǒng)或硬件問題時(shí)無法及時(shí)解決,使檔案管理工作無法持續(xù)高效地開展。
(三)檔案管理人員水平層次不齊。檔案管理人員存在水平參差不齊的情況,主要是由于:一是檔案管理人員較少或年齡偏大,缺乏主動(dòng)學(xué)習(xí)和創(chuàng)新的意識(shí)。二是檔案管理人員可能由其他部門的管理人員擔(dān)當(dāng),對(duì)檔案管理基礎(chǔ)流程和方法的了解并不透徹。三是高等專科院校在檔案管理方面開設(shè)勤工助學(xué)崗位或直接由獲得獎(jiǎng)助金的學(xué)生來完成,這些學(xué)生既缺乏基本的檔案管理常識(shí)又對(duì)院校內(nèi)部的管理部門體系不甚了解,因此無法提高工作效率??傊叩葘?圃盒n案管理人員的水平不一,專業(yè)人才缺乏。
三、高等??圃盒H肆Y源檔案實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)的基本路徑
(一)汲取經(jīng)驗(yàn)完善管理體系。管理體系是高等專科院校檔案管理工作順利開展的基本前提,因而需要根據(jù)當(dāng)前檔案管理工作的實(shí)際情況予以調(diào)整,保證實(shí)施的可行性。一是可從高等??圃盒F渌芾聿块T的工作中汲取經(jīng)驗(yàn)并結(jié)合檔案管理的特性對(duì)舊有管理體系予以完善。二是完善體系需要從解決實(shí)際檔案管理問題的角度出發(fā),避免脫離實(shí)際。三是明確檔案管理的基本管理原則,確立明確的管理制度,量化檔案管理人員的考核機(jī)制,使檔案調(diào)動(dòng)、歸檔與整理時(shí)出現(xiàn)的問題有據(jù)可依,提高從業(yè)人員的管理積極性[5]。
(二)加大資金投入。高等專科院校需加大對(duì)人力資源檔案數(shù)字化建設(shè)的資金投入。在硬件上,需加大網(wǎng)絡(luò)與系統(tǒng)存儲(chǔ)空間,同時(shí)淘汰老舊的計(jì)算機(jī)設(shè)備,避免檔案管理人員在進(jìn)行檔案校對(duì)、存儲(chǔ)及查找時(shí),出現(xiàn)卡頓或死機(jī)的現(xiàn)象。在系統(tǒng)與軟件上,需加大與軟件開發(fā)類企業(yè)間的合作或投資,整合資源,實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化辦公系統(tǒng)的引入,避免使檔案管理人員在工作時(shí)遇到訪問受限、數(shù)據(jù)丟失等情況,縮短其等待和額外工作的時(shí)間。最后,加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員培訓(xùn)資金的投入,引入專業(yè)的系統(tǒng)維護(hù)人員,及時(shí)解決操作系統(tǒng)時(shí)存在的各類問題。
(三)引入高新管理人才,加強(qiáng)培訓(xùn)。針對(duì)上述高等專科院校檔案管理的人員存在水平參差不齊的情況,可從加強(qiáng)人員培訓(xùn)及引入高新專業(yè)管理人才兩個(gè)方面得以改善。一是增加檔案管理人員的數(shù)量和年輕人的占比,為檔案管理提供新的工作思路。二是加強(qiáng)對(duì)原有檔案管理人員的培訓(xùn),使其在具備基礎(chǔ)計(jì)算機(jī)技能的同時(shí)了解數(shù)字化檔案管理的內(nèi)容和相關(guān)技術(shù),在實(shí)踐中得到強(qiáng)化。三是重視檔案管理的安全性。引入的高新管理人才需要具備較為復(fù)合的技能,一方面對(duì)檔案管理的工作流程和基礎(chǔ)方案有所了解,另一方面還需具備扎實(shí)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù),包含安全、存儲(chǔ)、運(yùn)行、維護(hù)等方面,提高高等專科院校檔案管理的可持續(xù)性。數(shù)字信息技術(shù)在高等??圃盒V械钠占皽p輕了檔案管理人員的工作壓力,提高了院校整體的管理效率。不僅如此,檔案數(shù)字化建設(shè)還與國(guó)家提出的高等??圃盒9芾響?yīng)實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的政策[6]相關(guān)。因此,高等專科院校在人力資源檔案管理方面進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)既是順應(yīng)國(guó)家對(duì)教育管理改革提出的要求,也是社會(huì)信息化發(fā)展的必然趨勢(shì)。
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作者:張盛斌 單位:湘中幼兒師范高等專科學(xué)校
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