企業管理信息化技術分析

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1施工企業運用信息技術的現狀

我國用20年左右時間從工業發達國家引進項目管理的概念、理論、組織、方法和手段,取得了不少成績。但是應認識到,在項目管理中最薄弱的工作環節是信息管理。至今多數業主方和施工方的信息管理還相當落后,主要表現在對信息管理的理解以及信息管理的組織、方法和手段基本上還停留在傳統的方式和模式上。很多企業對信息技術的運用還停留在20世紀70年代的程度,即僅僅是單項程序的應用,沒有形成一個系統,信息化的優勢并沒有得到體現。而信息化的根本優勢在于信息的集成和共享。目前國內施工企業信息化的進程參差不齊。一些大型企業已建立了辦公自動化系統、招投標系統、設計計算系統、項目管理系統等,初步實現了企業的信息化管理。但多數施工企業的信息化程度還比較低,很大一部分工作還依靠手工,信息基礎平臺不健全,應用專業軟件的范圍較窄,主要集中在財務、預算軟件上,且以單機版為主,沒能實現信息資源的共享和自動傳遞。例如做個報表,有的人是把各種數據都算好了再一個個錄入電腦,似乎用電腦做只是為了美觀,效率反而更低了,殊不知Excel軟件本身具有極強大的計算功能和數據庫功能,而且還能進行判斷、分類匯總、排序、形成圖表等。這還只是對單項程序運用的不到位,至于各部門之間的集成共享就更談不上了。還有一些企業由于基層的管理較為混亂,使得專業軟件很難發揮作用,出現軟件用了沒效果,或是軟件有人買沒人用的局面。究其原因,一是對信息化沒有予以充分的重視;二是認為配置了電腦等軟硬件設施就是信息化了。

2運用信息技術的必要性

那么是不是說作為一個施工企業,現有的管理模式已經很好了,并不需要那么高深的信息技術呢?事實并非如此,傳統管理方式存在業務流程混亂、溝通不暢、信息遲滯等問題。據國際有關文獻資料介紹,建設工程項目實施過程中存在的諸多問題中2/3與信息交流(信息溝通)的問題有關;建設工程項目10%～33%的費用增加與信息交流存在的問題有關;在大型建設工程項目中,信息交流的問題導致工程變更和工程實施的錯誤約占工程總成本的3%～5%。由此可見,信息管理的重要性。

2.1施工管理信息化是有效利用信息資源的需要

信息是一種資源,如不能進行有效存儲、處理、傳遞,便是對資源的浪費。如,建筑物建造過程中,混凝土澆筑之前的數據除了混凝土的強度標號、數量外,其他信息幾乎全被忽略。而被忽略的水泥、沙石等原材料物理、化學品質,混凝土的攪拌情況,出廠時間,出廠時的天氣情況,運輸時間及道路交通情況等都可能影響混凝土的質量。澆筑之后除了澆筑部位和澆筑方量之外的數據也幾乎全被忽略;而信息技術在施工企業管理中的應用被忽略的混凝土振搗情況、試塊情況、養護情況、鋼筋制作情況等同樣也關系著工程質量。信息化過程處理是將這些數據及時、有序、成批的儲存。這里強調,可追朔性、可公示性和可傳遞性是對信息化過程特征的要求?？勺匪沸跃褪切畔⒕哂幸欢ǖ恼蚧蚍聪虿殚喒δ?可公示性表明數據有條件查閱功能,不是個人行為管理;可傳遞性表明所有的情況不局限在某地,有能在網上傳輸能力等。

2.2信息技術能使項目處于受控狀態

項目管理的過程同許多系統的運行過程是一樣的,應該是一個PDCA的循環過程。這中間最重要的是一個反饋機制,工業生產之所以能實現自動化,就是因為有這樣一個反饋機制,能夠及時把運行過程的偏差反饋到控制系統,控制系統才能及時進行調整,從而保證生產過程相對穩定和受控。但實際工作中,有時大家都不清楚系統的運行狀態,無法實現控制生產過程。例如,混凝土的量差問題是一個老問題,但往往是工程結束后才知道出現量差。對這個問題,理想的狀態應是現場人員在向混凝土生產系統要混凝土時,就應具體、準確知道混凝土將要澆筑的部位及用量,如一個基礎預測需澆筑混凝土10m3,如果澆筑12m3仍沒完工,就要考慮是不是什么地方有問題了。這樣每次澆筑后馬上就可以知道量差的多少,就不會積累到最后差幾千方還不知道差在哪里。在成本、工期、質量的互動影響及工程中眾多的不確定因素等問題中,對項目成本管理者而言,最重要的問題是不能“實時”掌控準確的項目成本信息,等成本核算后,再對項目管理進行決策為時已晚。因此,加強項目成本管理的“信息化”,信息能及時反饋使項目處于受控狀態是極其重要的。

3信息技術在施工管理中發揮作用的方面

良好的項目管理必須具備以下3個因素:①對項目的認知:通過信息系統的實施,將項目進行工作分解、流程重組,使項目結構更加清晰、重點更加突出,有利于對項目的整體認知和把握。②為項目提供良好的協同環境:通過對任務的分解和落實,各部門、各參與方對自身的職能以及在整個項目中的位置都有清晰的認識,有利于分工合作。③進行有效的控制。信息系統的最大優點是資源共享和反饋及時,有利于實施有效控制。具體來說,信息技術在以下方面可發揮其作用。

3.1工程管理方面

(1)投標。工程量計算、投標標書制作。(2)施工組織。施工平面圖;網絡計劃,豐富的、準確的信息,先進的分析方法,是決策、計劃的前提?，F在的許多網絡計劃,往往編的時候不是通過很準確的計算,僅憑經驗,過程控制也只是針對幾個大的節點,甚至是否科學也不得而知,相應的資源配置計劃也不清晰;鋼筋翻樣;模板及腳手設計、計算及配置;深基坑圍護方案、設計、計算等。(3)過程控制。預決算、成本控制;財務管理;質量安全管理;施工現場監控;統計報表等。(4)資源管理。人力資源、材料、設備配置;合同管理;圖紙管理。

3.2辦公自動化

辦公自動化涉及財務統計報表、檔案管理、辦公信息管理、人事管理、固定資產管理等,作用包括信息傳遞、電子郵件、公文流轉、工作日程安排、協同辦公、工作流程自動化等。對于大量的信息溝通、交換及共享的需要來說,無論哪種形式的辦公自動化系統,都應該包含辦公過程所需要的信息的溝通、交換、共享等基本功能,需要建設一個高可擴充性、高可靠性、高性能的網絡通訊平臺。因此,實施辦公自動化,應當從建設一個高可擴充性的通訊平臺著手,從基本的事務處理層應用開始逐步實施。通過辦公自動化系統實現一個日常辦公系統、一個信息服務系統、一個有效的文秘檔案自動化信息管理系統,實時處理各種業務數據,并將處理結果進行傳遞,全面提高工作效率。

3.3企業管理數字化

企業管理數字化就是利用計算機信息處理能力和網絡傳輸數據的能力將企業在管理、工程、造價、成本、物資、計劃、統計、技術、質量、安全、行政等方面的信息,經集成并綜合處理為企業管理者所需要的信息,如:施工進度、物資供應、成本核算等,以利于進行實時管理、降低成本、保證質量、增強自身的競爭力。各子系統間密切協作,使各個業務部門都能及時、準確地查閱所需的相關信息,從而使企業達到“管理工作信息化、復雜工作簡單化、發現問題及時化、成本核算科學化”的目的。

4進行施工管理的信息化的手段

4.1切合實際的指導思想

信息化是一個漸進的過程,不能貪大求全、照抄照搬,而應結合企業實際逐步完善。比如ERP(企業資源計劃系統EnterpriseResourcePlanning)、MIS(管理信息系統ManagementInformationSystem)這些大型的系統固然好,但其投入也是巨大的,實施起來比較困難,最好是立足現有的資源,通過一些局部的改進,積累經驗,逐步完善。首先是意識的轉變,要通過宣傳、培訓樹立信息化的觀念。信息化是一個全員參與的過程,需要各方面的協調配合。其次,是應充分發揮現有資源的潛力。現有資源包括硬件、軟件、人員。關鍵是把這些資源優化組合,進行業務流程的系統設計,使信息的收集有的放矢,使信息的查詢有跡可尋,充分發揮作用。

4.2領導重視的持續保障

信息化是一個長期的系統工程,需要投入一定的人力、物力、財力,還需要協調各方面的關系,理順業務流程,同時信息化在短期內不可能做到很完善,也不能達到立竿見影的效果。因此,只有領導重視才有可能堅持下去。

4.3統一規劃,理順業務流程

在用好單項程序的基礎上,統一規劃,理順業務流程有個重要的思路,那就是數學中的反向推導,也就是我們希望得到什么結果,就反向去尋找需要什么樣的條件。以投標過程為例來說明如何運用信息技術來提高效率:(1)拿到圖紙以后,要進行工程量計算。①涉及軟件:工程量計算軟件、鋼筋計算軟件(如清華斯維爾三維算量3DA2006,工程量及鋼筋一體化計算)。②輸出:工程量(可以導出為Excel表格,也可以導出定額數據庫,直接為套價軟件運用)。(2)報價。①涉及軟件:如宏業清單計價專家,可以從斯維爾三維算量中直接導入數據。②需要數據:工程量;材料價格→材料價格信息庫(企業自建或參考信息價)、市場詢價→供應商目錄;企業定額(人工、材料的實際消耗水平和先進水平;措施項目的實際消耗;各類型工程造價的參考數據)。③輸出:工程造價,包括人工、材料等各項資源的用量(可輸出定額或清單表格、Excel表格)。(3)商務標。①涉及軟件:專業標書制作軟件或Word軟件。②需要數據:工程造價(企業實際消耗)、證照及業績資料、近三年的財務報表、類似工程合同。(4)技術標。①涉及軟件:專業標書制作軟件或Word軟件、專業平面圖制作軟件或AutoCAD軟件、項目管理軟件P3或Project。②需要數據:工程量及資源需要量(用于排定進度計劃)、人力資源數據(項目經理簡歷、各類管理人員簡歷)、工程信息數據(在建及已完工程數據)、施工機具數據(設備型號、產地、功率等)。③輸出:場地布置、設備選型、進度計劃、施工方法等。從以上分析可以看出,任何一項工作都不是孤立的,其輸入和輸出都與其他工作息息相關。而信息化的意義,就在于使各項工作的信息傳遞更為順暢,使各項工作中產生的信息都能存儲下來,在今后工作中隨時調用。通過這樣的需求分析和反向推導,就可以明確哪些是有用信息,需要哪些軟件,各部門需要收集哪些數據。據此對項目的業務流程進行重組,設計出一套系統的表格分發到各相關部門,用以收集日常工作中有用的數據,然后將這些數據以電子文檔的方式進行傳遞和存儲共享,最后匯總給決策者,為管理和決策提供科學的依據。

4.4持續改進

數據只有不間斷地收集并且積累到一定數量以后才具有參考性和代表性,才可以作為預測的依據。系統的建立也不是一朝一夕的事,需要在實施過程中不斷發現問題、解決問題,從而不斷進行完善。綜上所述,信息化管理作為一個較為新生的事物,在建設過程中難免會走些彎路,隨著競爭的加劇,施工企業急需利用信息技術來加強科學管理,降低成本,提高效益,提升企業綜合競爭力。信息技術的運用并不是高深莫測,利用好現有的資源,通過科學的組織便能取得較好的效果。所以說,信息技術在施工中的運用必須進行而且是可行的。