利用信息化技術(shù)管理教師的人事檔案探究

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摘要：教師人事檔案作為一種反映教師個(gè)人成長經(jīng)歷的憑證，對(duì)教學(xué)資源的管理有著十分重要的意義。在科學(xué)技術(shù)快速發(fā)展的今天，我們應(yīng)當(dāng)利用信息化技術(shù)讓教師人事檔案管理工作能夠更加高效、便利、快捷地進(jìn)行。

關(guān)鍵詞：信息化技術(shù)；教師人事檔案；檔案管理

教師人事檔案記錄了教師成長發(fā)展的歷史，教師的教學(xué)教研工作以及管理活動(dòng)，教育部門可以通過檔案來了解教師的業(yè)務(wù)能力和教學(xué)水平，因此，教師人事檔案對(duì)教師職業(yè)生涯的發(fā)展有著重要意義。隨著信息化技術(shù)的發(fā)展，教師人事檔案的管理工作也逐漸步入信息化管理的道路。

1教師人事檔案管理的現(xiàn)狀

（1）管理制度比較陳舊

現(xiàn)在，很多學(xué)校的人事檔案管理方式還停留在原始狀態(tài)，比如紙質(zhì)化管理、“保管型”管理。紙質(zhì)化的檔案管理有許多弊端和漏洞，比如時(shí)間比較久遠(yuǎn)的檔案容易出現(xiàn)丟失的情況；或者由于頻繁的手工查閱，而導(dǎo)致紙質(zhì)檔案的內(nèi)容漸漸變得模糊，在讀取信息時(shí)很容易出現(xiàn)誤差。甚至有些時(shí)間更久遠(yuǎn)的檔案，由于當(dāng)時(shí)紙制品的質(zhì)量不夠好，很難長期保存。其次，紙質(zhì)化的檔案在信息更新或是檢索時(shí)，都十分麻煩，不利于提高工作效率。最后，當(dāng)需要調(diào)取有關(guān)教師人事檔案的時(shí)候，主管部門都設(shè)置了關(guān)卡，需要很多領(lǐng)導(dǎo)逐級(jí)審批，而且不能漏掉或是跨越任何一個(gè)環(huán)節(jié)。這樣的工作流程，不僅浪費(fèi)了很多人力物力，同時(shí)也制約了我國教師人事檔案管理工作的改革與發(fā)展。

（2）檔案室基礎(chǔ)設(shè)施差，軟硬件投入不足

教師的人事檔案應(yīng)當(dāng)是放置在管理規(guī)范并且環(huán)境較好的地方。但是現(xiàn)實(shí)中的檔案室，往往是技術(shù)、設(shè)備都比較落后的，甚至有的單位都沒有單獨(dú)的檔案室。檔案室的管理人員對(duì)檔案管理工作也比較懈怠，材料發(fā)霉蟲蛀的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。他們也更不愿意花費(fèi)精力學(xué)習(xí)新的技能，單位對(duì)于檔案管理人員的培訓(xùn)也沒有給予足夠的重視。

（3）教師人事檔案管理人員工作水平不高

目前，大部分的檔案管理人員觀念保守，知識(shí)水平有限，不能靈活運(yùn)用已有的信息化技術(shù)，這就制約了檔案管理工作的改革與創(chuàng)新。主要表現(xiàn)為：①部分管理人員的文化水平比較低、知識(shí)面比較窄、專業(yè)知識(shí)老化、思想觀念比較保守、計(jì)算機(jī)和外語水平都不高，管理水平跟不上時(shí)代的發(fā)展。②有些檔案管理者事業(yè)心不強(qiáng)，職業(yè)情感單薄，欠缺敬業(yè)精神和奉獻(xiàn)意識(shí)，業(yè)務(wù)方面不求上進(jìn)，缺乏基本的職業(yè)道德修養(yǎng)。③檔案管理人員不重視檔案管理工作。某些學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)教師人事檔案的管理工作沒有給予足夠的支持，沒有認(rèn)識(shí)到教師人事檔案對(duì)于教師職業(yè)生涯的重要性，只是將這份工作當(dāng)做附屬性工作來對(duì)待，只要能夠做到查檔、外調(diào)時(shí)有資料，教師人事檔案不丟失，不被泄密就可以。

2信息化技術(shù)管理教師人事檔案的特點(diǎn)

針對(duì)傳統(tǒng)教師人事檔案管理的弊端，信息化技術(shù)在管理方面有以下特點(diǎn)：

2.1便于檔案的保存

傳統(tǒng)的教師人事檔案管理方式是以紙質(zhì)化為主，不僅需要較大的空間來進(jìn)行長時(shí)間的放置，而且防鼠、防潮、防火和防丟失的工作也很艱巨，保管起來十分不便。如果損壞或者丟失，那么將很難恢復(fù)檔案里的原始內(nèi)容。而電子版的人事檔案保管起來既簡單又方便，不需要占用大量的空間，也不用擔(dān)心鼠患、潮濕或是失火。進(jìn)行了信息化處理的人事檔案，想要找尋原始內(nèi)容也容易得多，即便紙質(zhì)資料不慎損壞或者丟失，再重新輸出一份也很容易。只是有一點(diǎn)需要特別注意，就是一定要做備份，因?yàn)殡娔X程序也有可能會(huì)出現(xiàn)問題，一旦數(shù)據(jù)損毀或丟失，損失將更嚴(yán)重。

2.2便于人事檔案內(nèi)容的完整和更新

在這個(gè)數(shù)字化快速發(fā)展的時(shí)代，人們對(duì)信息的傳遞速度有著極高的要求。而在傳統(tǒng)的檔案管理工作過程中，沒有快速便捷的信息溝通方式，所有信息的溝通都具有延時(shí)性，這就大大降低了信息溝通的效率。人事檔案的信息化管理，可以使用人單位隨時(shí)都能通過網(wǎng)絡(luò)信息了解人才，掌握最新的人才信息，無論是招人還是找工作，都變得輕松易行。記錄者本人也可以及時(shí)更改有出入的信息，或是更新自己的信息。

2.3促進(jìn)檔案管理部門提升服務(wù)效率，提高服務(wù)質(zhì)量

傳統(tǒng)的紙質(zhì)化、保管式檔案管理，對(duì)檔案的查找工作十分不利。不僅會(huì)加大管理人員的工作量，還會(huì)降低服務(wù)效率。如果想要借閱、復(fù)制或是傳輸資料，那將會(huì)更加麻煩。還會(huì)出現(xiàn)資料催還、遺失的情況。引入和應(yīng)用信息化管理技術(shù)以后，資料的借閱、調(diào)取都變得十分方便，管理人員單位時(shí)間內(nèi)處理檔案的數(shù)量也得到大大提升，既提高了工作效率還降低了工作風(fēng)險(xiǎn)。

3利用信息化技術(shù)管理教師人事檔案的措施

3.1改變?nèi)耸聶n案管理觀念，完善人事檔案管理制度

要想實(shí)現(xiàn)對(duì)人事檔案的信息化技術(shù)管理，首先要改變傳統(tǒng)的管理觀念和陳舊的制度。思想觀念的改變是最重要的任務(wù)，這需要一個(gè)循序漸進(jìn)的過程。我們可以通過建立示范點(diǎn)的方式，引入并應(yīng)用信息化技術(shù)，然后組織人事檔案工作人員參觀學(xué)習(xí)，用事實(shí)來改變思想。改變觀念之后，就是制度的建設(shè)。要多像兄弟院校學(xué)習(xí)，但也不能只局限于學(xué)校，也可以向企事業(yè)單位或者政府機(jī)關(guān)學(xué)習(xí)人事檔案管理制度，并且因地制宜地改進(jìn)，逐步建立完善的人事檔案管理制度。

3.2加強(qiáng)硬件設(shè)施的建設(shè)

要對(duì)教師人事檔案管理進(jìn)行信息化建設(shè)，就必須要有先進(jìn)的硬件設(shè)施，進(jìn)而建立暢通的人事檔案信息數(shù)據(jù)交流平臺(tái)，使檔案的使用者可以更方便快捷地獲取到檔案信息。應(yīng)積極開發(fā)符合要求的教師人事檔案管理軟件，加強(qiáng)信息化建設(shè)，投入足夠的人力物力，盡量配置與檔案信息化管理相符的硬件設(shè)施，保證教師人事檔案管理工作能夠更高效地進(jìn)行。

3.3提高檔案管理人員的素質(zhì)和技術(shù)水平

檔案管理人員的素質(zhì)直接影響了教師人事檔案管理工作的質(zhì)量以及效率，所以檔案管理人員要具有良好的素質(zhì)，以確保檔案管理工作的質(zhì)量。主管部門在錄取檔案管理工作人員時(shí)，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格把關(guān)，注重專業(yè)業(yè)務(wù)素質(zhì)、政治思想素質(zhì)，注重責(zé)任心和事業(yè)心，胸襟開闊和有奉獻(xiàn)精神的人員。

3.4重視檔案信息化管理的安全意識(shí)

有些單位在進(jìn)行信息化人事檔案管理時(shí)，通常會(huì)忽略安全問題，很容易在上網(wǎng)時(shí)或者軟件更新、硬件維修過程中，造成信息的丟失或泄露，給管理工作帶來重大損失。所以，檔案管理人員要正確使用計(jì)算機(jī)的加密功能，并對(duì)檔案管理的具體規(guī)定進(jìn)行分析研究，正確處理利用和保密之間的關(guān)系，既要保證檔案信息的安全性，又不阻礙檔案資料的利用。除此之外，檔案管理人員還要注意防輻射、防病毒、防潮以及防高溫的工作，提高信息化檔案資料的安全意識(shí)，確保檔案的完整性。

4結(jié)束語

綜上所述，對(duì)教師人事檔案管理工作進(jìn)行信息化建設(shè)是十分必要的，這不僅能滿足檔案管理動(dòng)態(tài)性的需求，同時(shí)也是檔案管理發(fā)展的必然趨勢。所以，我們要大力推動(dòng)教師人事檔案的信息化管理，促進(jìn)其向著標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的方向發(fā)展，以迎合信息化時(shí)代的需求。

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作者:黃梅菊 單位:福建省南安市教育局