互聯網企業檔案服務創新分析

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[摘要]本文在厘清企業檔案服務的概念和內涵的基礎上，分析了提升企業檔案服務的必要性和可行性，進而提出了提升企業檔案人員業務能力和水平，升級企業軟硬件設備設施，豐富企業檔案信息資源，充分利用新技術與新媒體的優勢，滿足不同用戶的信息需求?！?a href="http://www.szkcjh.com/lunwen/hlwdslw/159738.html" target="_blank">互聯網+”時代的到來，檔案利用者對檔案信息資源的需求在廣度和深度上發生了重大變化，對企業檔案的服務方式和服務水平也提出了更高的要求。在“互聯網+”環境下，我們有必要進一步厘清企業檔案服務的概念和內涵，深入探討如何利用“互聯網+”提升企業檔案服務方式，從而能夠更好地挖掘、利用檔案價值，為企業今后的發展提供決策依據，為企業各項工作的開展提供參考借閱。

一、“互聯網+”背景下，企業檔案服務釋義

企業檔案服務是指從企業的實際情況出發，充分發揮檔案信息的作用，滿足利用者需求，以及為企業效益服務為目標，根據企業信息用戶對檔案信息的需求，組織用戶獲取和利用檔案信息的工作。[1]在“互聯網+”背景下，企業檔案服務不是互聯網和檔案服務的簡單拼接，而是通過信息技術的運用，將網絡與檔案服務創新融合產生的一種新業態。包括服務理念的創新、組織架構的創新、思維模式的創新。根據此釋義，企業檔案服務主要包含檔案工作人員、檔案基礎設施、檔案資源、信息技術、檔案用戶等要素。這些要素相互聯系、相互作用，共同構成了企業檔案服務的整體。檔案工作人員是企業檔案服務工作的主體，必須轉變傳統服務觀念，不斷提升專業技能，提升服務質量，積極主動提供檔案服務。檔案基礎設施是檔案服務的硬件保證，基礎設施的更新升級有助于提高服務工作效率，提升服務水平。檔案資源是檔案服務的客體，檔案資源應盡可能地保證數量充足、種類豐富、結構合理、方便利用。信息技術是工具，使用戶獲取所需信息更為便捷。檔案用戶是服務對象，檔案工作人員只有主動收集用戶對檔案信息的需求意向，才能有針對性地提升服務質量。[2]

二、“互聯網+”背景下提升企業檔案服務的必要性和可行性

(一)“互聯網+”背景下提升企業檔案服務方式的必要性1.“互聯網+”行動計劃的內在要求2015年政府工作報告中指出，“制定‘互聯網+’行動計劃，推動移動互聯網、云計算、大數據、物聯網等與現代制造業結合，促進電子商務、工業互聯網和互聯網金融健康發展，引導互聯網企業拓展國際市場?！盵3]推動移動互聯網、大數據等在傳統檔案行業的應用，使檔案服務呈現新形態、新業態，也是“互聯網+”行動計劃的內在要求。2.企業自身檔案服務發展的要求在“互聯網+”背景下，企業館藏結構和模式由原來單一、有形的館藏模式轉變為現實實體館藏和虛擬館藏兼具的新型館藏模式。企業檔案服務方式也由提供實體檔案轉變為提供電子檔案。同時，大數據等技術的應用為企業檔案部門提供了豐富的檔案數據資源，使得企業檔案部門的服務能力與范圍打破了館藏量限制的瓶頸。3.企業檔案用戶信息需求發展的要求在“互聯網+”背景下，企業檔案用戶信息需求也發生了重大變化。一是企業用戶信息需求更加專業化，由原來的一般性信息，轉化為加工過的更加集成化、高效化、有針對性的信息；二是企業用戶信息需求更加跨地域化，由原來本單位單一的檔案信息拓展為跨地域、跨時空的檔案信息需求。企業檔案部門更要向用戶提供深層次的信息挖掘、宣傳服務、專題檢索、情報調研等檔案服務；三是多媒體電子文件、聲像檔案、照片檔案等更加直觀、生動的檔案資源也吸引了企業檔案用戶對檔案的利用。

(二)“互聯網+”背景下提升企業檔案服務的可行性1.日益成熟的信息技術在“互聯網+”環境下，檔案信息技術日益成熟，大數據分析與挖掘技術、智能檢索技術、VR技術、云計算、物聯網等信息技術逐步發展完善。這些為構建數字檔案館、智慧檔案館提供了強有力的技術支撐和保障。企業檔案部門可以借助網絡化、數字化的手段對檔案資源進行開發利用，提升企業檔案服務水平。2.豐富的檔案信息資源檔案資源是企業檔案信息服務的信息基礎。如果說檔案信息資源是“魚”，傳統的檔案服務模式則相當于“池塘捕魚”。在“互聯網+”時代，數字檔案信息資源呈現爆炸式增長，企業檔案部門面對的檔案數量規模大、種類繁多，檔案服務模式一定要更靈活更智能化，否則就相當于“大海捕魚”。企業檔案服務的提升，前提是必須要有豐富的檔案資源，能夠源源不斷地輸送，做到“源頭”有“活水”。

三、“互聯網+”背景下企業檔案服務創新的具體策略

“互聯網+”時代，企業檔案服務方式發生轉變，檔案部門必須更新服務理念、服務手段、服務方式及服務內容等，以便從海量的檔案信息資源中，為用戶提供及時、準確的信息資源。筆者從企業檔案服務的含義出發，從檔案工作人員、檔案基礎設施、檔案資源、信息技術、檔案用戶等方面提出了“互聯網+”背景下提升企業檔案服務的具體策略。

(一)提高檔案工作人員的綜合素質一方面，企業要積極引進檔案人才，包括計算機應用、網絡、信息技術等方面的人才，提高準入門檻，提升整體檔案隊伍適應“互聯網+”時代需求的能力；另一方面，對現有檔案工作人員進行學習、教育和培訓，提升現有檔案工作人員的主動服務意識和綜合業務水平。例如，中國航天科技集團有限公司將檔案人才建設納入人力資源建設體系，使檔案人員知識水平、專業結構、年齡層次更加合理。注重檔案人員的業務培訓和能力提升。圍繞固定資產投資項目檔案、航天型號檔案、檔案編研、異地異質備份工作，舉辦多場業務培訓班和專題講座。[4]

(二)升級企業檔案部門的基礎設施設備升級企業軟硬件基礎設施設備，是提升企業檔案服務的物質保障?！盎ヂ摼W+”環境下，通過利用智能設備和信息技術進行交互和控制設備，從而減少人工工作量，提高企業檔案服務效率。例如，國家電網檔案館對檔案庫房進行了智能化管理。檔案管理信息系統增加了智能庫房管理模塊；將庫房現有的密集架升級為智能密集架，可以由計算機控制密集架的打開、關閉等；庫房采用自動溫濕度采集設備，實現庫房溫濕度的自動采集；通過物聯網RFID技術，實現庫房內部檔案實體的位置變化監控和對所有存儲檔案的快速盤點。[5]檔案庫房從過去的“信息孤島”變為現在的信息互通、數據共享、能夠產生聚變效應的“資源庫”。通過對檔案庫房設備設施的更新升級，大大提升了企業檔案的服務效率。

(三)豐富企業檔案信息資源“互聯網+”時代，檔案信息服務的提升對檔案信息資源建設提出了更高的要求，豐富的檔案資源為信息服務提供了堅實的物質基礎。企業可以借助數字檔案館(室)建設的契機，推動“大檔案”資源觀建設，利用各種信息技術，實現存量數字化、增量電子化。例如，中國兵器工業集團圍繞兵器數字檔案資源體系設計方案，制定面向服務的檔案數字資源共享平臺技術路線，研究網絡安全保護技術，電子閱覽室、平臺和門戶網站建設技術，充分利用集團公司骨干網，統一規劃、分步實施，建成兵器工業數字檔案資源共享平臺，向全系統提供檔案網絡化服務，實現各類數字檔案資源的共享與利用。

(四)利用新興技術與社交媒體工具企業一定要積極利用新興技術與社交媒體工具的優勢，拓展檔案服務工作的新局面。云計算與云存儲技術，可以增強數字檔案資源的海量存儲與應用；大數據可以增強對檔案用戶利用行為的分析，從而針對不同用戶需求提供不同的檔案服務；數據挖掘技術可以增強檔案信息資源開發的廣度和深度。例如，中國聯通在建設企業數字檔案館的過程中，利用云技術，依托云平臺，采用一級檔案信息管理架構，徹底解決集團內各單位數字檔案信息孤島問題，實現全集團檔案數字資源的互聯互通，為檔案信息資源統一收集、統一管理、統一存儲、統一利用奠定基礎。[6]

(五)滿足不同檔案用戶的信息需求“以用戶為中心”是提升企業檔案服務的重要理念?！盎ヂ摼W+”環境下，檔案工作人員可利用大數據技術，分析他們高頻率查找的檔案資源，做成專題信息，并向相關人員定向推送，以便用戶更方便地獲取更加有針對性的服務。例如，中國電信公司開展“推送服務”。依托集團公司先進的檔案信息檢索系統，對群體進行劃分，針對特定的人員，將內容不同的檔案信息主動推送到每位員工的網絡閱件箱中，使員工可以及時在網上瀏覽所需要的信息，將有價值的檔案信息應用在日常的實際工作中。一方面，閱件箱中傳來的信息經過了嚴格篩選，公司領導可以方便地查詢到需要簽閱的各類文件；另一方面，各種信息在經過處理后不會成為無用的垃圾信息，而是成為檔案實時存檔，便于企業各方面調用，使檔案資源成為規范企業各項工作的重要助推器。[7]綜上，“互聯網+”的“+”，不僅僅是技術上的“+”，也是思維、理念、模式上的“+”，其中以用戶為中心，推動管理與服務模式創新更是其中的重要內容。企業只有借助“互聯網+”的新思維和新平臺，不斷提升企業檔案人員的業務能力和水平，升級企業軟硬件設備設施，豐富企業檔案信息資源，積極利用新興技術與社交媒體工具的優勢，以用戶為中心，針對企業不同用戶提供更有針對性的深層次檔案信息，才能實現檔案的價值，為企業的戰略發展服務。

參考文獻：

[1]李穎.企業檔案信息服務研究[D].四川大學，2006：6

[2]朱蘭蘭，劉迪.“互聯網+”環境下綜合檔案館公共服務能力的提升[J].山西檔案，2017(6)：102-105

[3]國務院.國務院關于積極推進“互聯網+”行動的指導意見[M].北京：人民出版社，2015

[4]龐海濤.檔案工作為航天強國建設提供高效支撐[J].中國檔案，2017(3)：32-33

[5]馬唯唯.檔案庫房智能化管理的思考與實踐[J].檔案學研究，2015(1)：105-108

[6]楊茜雅.中國聯通全國性數字檔案館建設實踐的理性思考[J].檔案學研究，2014(4)：22-25

[7]杜恒琪.檔案信息化建設提升檔案工作服務水平[N].中國檔案報，2009-09-14(3)

作者：李從衛 單位：現就職于中交公路規劃設計院有限公司