管窺高校檔案管理

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一、網絡化檔案管理的特點及優勢

檔案收集的工作雖然專業性相對不強，但是如何最大限度收集檔案信息成了決定室藏的水平，決定了高校檔案室的身價。網絡化的檔案管理下，檔案管理的工作者可以利用現代的信息技術與網絡技術，進行網上電子文件的傳輸，提高了檔案收集的便利性與廣泛性。

二、高校進行網絡化檔案管理的對策分析

（一）轉變觀念，建立現代檔案管理理念目前，大部分的高校已經擁有自己的檔案信息管理平臺，可以進行基本上網絡化檔案管理工作。但是從信息管理平臺的投入使用來看，那是遠遠不夠的。另外，部分高校在開展網絡化檔案管理工作時，缺少整體規劃，會出現個別的學院獨立于學校整體檔案系統之外，擁有一套獨立的教務管理信息系統、人事管理信息系統、招生就業管理信息系統等，各自為政，學院與學院之間缺少溝通與共享，沒有從根本上實現全校數據的共享與交換。所以，對于高校而言，要實現網絡化的檔案管理，就必須從觀念上出發，隨著信息時代的更新，轉變觀念，不斷吸收新時代帶來的技術成果，將高校的檔案管理工作與現代化信息技術相結合，積極探索，不斷創新，不斷發展新業務，全面樹立現代化的檔案管理理念。

（二）加大投入力度，建立符合高校特點的檔案管理信息平臺

現階段，很多的高校在檔案管理信息平臺的重視不夠，資金與人力資源的投入相對較少，大多數檔案管理信息平臺都是從軟件公司直接購買的，只有少部分的高校是與軟件公司共同開發的，雖然軟件公司會根據高校的特點進行調整，但是在具體的操作中還是會遇到很多問題的，很多高校具體的要求是沒辦法達到的。所以，網絡化的檔案管理是需要一定的軟硬件設施作為配套的。高校應該加大網絡化檔案管理的投入力度，增加相應的硬件設備，根據高校的實際情況，與知名度高的軟件公司合作，設計適合高校實際的檔案管理信息平臺。另外，高校也要加強對專業人員的培養力度，可以根據高校自身的特點，有針對性地進行自主開發，打造符合高校實際的數字化信息平臺。

（三）更新檔案管理的業務知識，全面提高檔案工作者的綜合素質

部分高校由于人力資源的限制，很多的檔案管理者并非是科班出身，在檔案業務知識與業務能力上存在一定的局限性，隨著科學技術與信息化技術的不斷深入發展，檔案管理的設備不管是數量上，還是種類上與形式上都有了很大的不同，這就對檔案管理工作的綜合素質提出了更高的要求。所以，高校實行網絡化檔案管理，就要加大對檔案管理工作者的培訓力度，讓檔案管理工作者跟得上日新月異的信息技術水平，多學習，優化自身的知識結構，樹立良好的檔案信息管理意識，積極奉獻，從思想重視檔案管理工作，不斷創新，探索更好的信息化建設方法，提高專業的業務知識水平，增加業務能力，加強與外部的聯系與合作，積極引入新的方法，為高校的網絡化檔案管理提高堅實的人才保證，盡快實現檔案管理的現代化。

三、結語

傳統的檔案管理，僅能實現單一數據的管理，存取不便，不利于管理與利用，不能適應高校日益發展的需要，不能為高校的長遠發展提供有效的信息。所以，傳統的檔案管理終將被淘汰。而隨著時代與科技信息的不斷發展，網絡化的檔案管理應運而生。系統化、網絡化的檔案管理，一方面可以節省更多的資金與勞動力成本，另一方面可以提高高校檔案信息的利用率，從長遠來說，具有不可估量的積極意義。所以，對于高校來言，應該轉變觀念，重視高校的檔案管理工作，建立現代化的檔案管理理念，加大投入，不斷完善檔案管理的軟硬件設施，提高高校的檔案管理效率。

作者：于蓓蓓 單位：江蘇省鹽城技師學院