如何做好工程建設(shè)項目檔案管理工作

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摘要：重點工程建設(shè)項目檔案能夠完整、清晰地記錄工程建設(shè)的全部過程，使得后續(xù)工程項目的驗收、使用維護(hù)、擴(kuò)建等工作的開展有章可循，有據(jù)可依。同時，工程檔案也是企業(yè)甚至國家的寶貴財富[1]。本文探究重點工程建設(shè)項目檔案管理工作存在的不足，針對問題提出可供參考的提高工程檔案管理水平的優(yōu)化措施與建議。

關(guān)鍵詞：重點工程；建設(shè)項目檔案；檔案管理

一、重點工程建設(shè)項目檔案管理工作存在的問題

（一）建檔意識薄弱

當(dāng)前，一些工程建設(shè)單位在項目建設(shè)過程中缺乏建立必要工程檔案的意識，忽視檔案管理工作，究其原因在于，檔案管理工作的開展將增加工程項目的管理成本，且檔案管理工作講究嚴(yán)謹(jǐn)與完整，耗時耗力，而建設(shè)單位大多追逐利潤最大化反而會疏忽對工程檔案的建立與管理[2]，部分單位強(qiáng)調(diào)新聞媒體對工程項目的宣傳力度，缺乏留存項目檔案的意識。同時，部分建設(shè)單位只重視對文字檔案的保存管理，忽略了影像檔案資料的收集，使得檔案資料零散缺失。

（二）缺乏專業(yè)檔案管理工作人員

重點工程的檔案管理工作團(tuán)隊具有臨時性、階段性，團(tuán)隊成員大多來自建設(shè)局、發(fā)改委等組織單位，由他們臨時負(fù)責(zé)工程項目的檔案管理[3]。管理人員流動性較大，缺乏對項目工程的整體認(rèn)知與了解，檔案文件收集存在缺失，不能做到統(tǒng)一、規(guī)范地管理。由于人員的臨時性，工程建設(shè)單位往往不重視或者不愿意耗費(fèi)成本對檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)技能培訓(xùn)與強(qiáng)化。重點工程施工單位主要注重配備高素質(zhì)工程技術(shù)人員，高配人員意味著高成本，為了追求利益最大化，往往就要壓縮其他項目消費(fèi)開支，施工單位配備檔案管理人員時，耗費(fèi)較小精力與人員成本，缺乏對檔案管理工作的重視，導(dǎo)致工程項目成果缺乏專業(yè)性，不符合要求。重點工程項目應(yīng)提高檔案管理意識，完善檔案管理制度，選配具有專業(yè)檔案管理知識與技能的人員，同時，開展檔案管理人員必要的短期培訓(xùn)工作，使其有效、盡快地負(fù)責(zé)工程檔案的管理工作。

（三）檔案管理設(shè)備匱乏

大多數(shù)施工單位的施工環(huán)境較為簡陋，導(dǎo)致管理檔案的硬件設(shè)施配置較差，檔案保管不善，管理過程中出現(xiàn)破損、遺失。施工單位盡可能減少非工程開支，大多數(shù)情況下項目負(fù)責(zé)人的辦公環(huán)境為簡易的工棚或臨時場所，甚至采取現(xiàn)場辦公，而檔案作為記錄性工作，常常跟辦公環(huán)境一樣采取簡單處理。工程項目的檔案應(yīng)與工程保持同步，共同存在，施工單位的工棚可以隨著工程的結(jié)束而進(jìn)行拆除[4]，但是重點工程的檔案應(yīng)得到永久存檔。為了提高重點工程項目管理工作水平，施工單位應(yīng)設(shè)立專職的檔案管理辦公室或者檔案庫房，并保證檔案保管條件的安全性與專業(yè)性，實現(xiàn)檔案管理資料規(guī)范，檔案管理體系完善。

二、重點工程建設(shè)項目檔案管理水平的提升

重點工程建設(shè)項目的檔案管理為項目工程的完備性與專業(yè)性提供保障，提升其檔案管理水平對重點工程建設(shè)工作至關(guān)重要。提高重點工程建設(shè)項目的檔案管理水平能夠保障項目工程的檔案真實、完整、準(zhǔn)確，因此，項目建設(shè)工作必須建立完善的檔案管理體系，其包含嚴(yán)謹(jǐn)、科學(xué)的檔案管理法規(guī)，體制和諧、有效地檔案管理監(jiān)督制度，關(guān)鍵、完備的檔案管理工作服務(wù)體系，以及人員的專業(yè)配備，檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施的完善等等。完善的檔案管理體系能夠有效保障檔案管理工作有序、有效地開展，保障有效監(jiān)督，可以加強(qiáng)檔案管理部門與項目建設(shè)部門的溝通與合作，互相監(jiān)督、督促，協(xié)調(diào)合作，保障重點工程項目建設(shè)工作的高質(zhì)量、高水平。關(guān)于重點工程建設(shè)項目檔案管理水平的提升措施，從工程建設(shè)角度，對各個環(huán)節(jié)提出建議，具體內(nèi)容如下。

（一）跟蹤管理

加強(qiáng)與發(fā)改委、規(guī)劃局等機(jī)關(guān)單位的溝通聯(lián)系，準(zhǔn)確掌握本市重點工程建設(shè)數(shù)目以及項目工程類別，采取固定聯(lián)系人方法，實施工程項目的跟蹤管理。

（二）分類管理

通過事先了解的重點工程項目信息，按照項目內(nèi)容的特點，有針對性地進(jìn)行項目指導(dǎo)，提供服務(wù)的方法并不固定，主要符合工程項目特點。同時，保證文件管理與工程項目的施工進(jìn)程保持同步，從工程建設(shè)初期到工程竣工保證專職人員有效負(fù)責(zé)檔案資料的收集以及整理工作。

（三）過程管理

重點工程的項目實施工作的各個環(huán)節(jié)都應(yīng)給予重視，嚴(yán)格把控，實現(xiàn)工程成果與工程建設(shè)過程保持高度一致性。項目建設(shè)前重點工程施工單位應(yīng)明確工程建設(shè)完成后檔案材料的質(zhì)量與要求。檔案管理團(tuán)隊?wèi)?yīng)在工程建設(shè)期間及時到崗，深入了解施工工作的具體進(jìn)展，保證施工單位有效進(jìn)行工程檔案的編制工作。

（四）資源管理

根據(jù)重點工程的項目內(nèi)容的特點，安排專業(yè)的檔案管理人員全權(quán)負(fù)責(zé)該工程的檔案管理工作，并組織培訓(xùn)管理人員的專業(yè)技能[5]，培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)與工程契合，加強(qiáng)檔案管理人員對工程程序的理解，明確檔案管理工作的具體要求以及相關(guān)的法律法規(guī)，增強(qiáng)現(xiàn)場操作能力。

（五）硬件管理

重點工程建設(shè)應(yīng)保障工程檔案的完備性，則須建立必要的管理基礎(chǔ)設(shè)施，配備辦公條件以及安保措施，使得檔案管理工作的各個環(huán)節(jié)得到有效控制。

（六）同步管理

重點工程建設(shè)團(tuán)隊?wèi)?yīng)加大對檔案管理工作的經(jīng)費(fèi)投入，設(shè)立專門的管理機(jī)構(gòu)，制定完善的管理制度，有效利用信息化技術(shù)，實現(xiàn)電子、影像檔案的同步管理、同步歸檔[6]。

（七）竣工圖管理

項目竣工圖作為一種法律憑證，保證重點工程項目圖實一致性。為了提高工程項目的檔案管理水平，應(yīng)當(dāng)督促施工單位完成必要的竣工圖編制工作，并有效監(jiān)督其編制工作是否符合國家規(guī)定，項目竣工時，施工單位必須提供項目竣工圖，同時保證竣工圖的質(zhì)量。隨著城建工作的發(fā)展，大量重點工程涉及到城市綠化、道路建設(shè)、污水治理等城市建設(shè)內(nèi)容，這類重點工程的開展有助于城市形象的建立，城市功能的完善，其工程是各級黨政機(jī)關(guān)心血的凝練，是城市建設(shè)者智慧的象征，具有較高的參考價值以及留存價值。重點工程項目建設(shè)應(yīng)重視檔案管理工作的開展，依法監(jiān)管重點工程建設(shè)項目的檔案管理工作，保證其檔案工作與工程建設(shè)共同發(fā)展，更好地發(fā)揮檔案工作對于重點工程建設(shè)各個環(huán)節(jié)的完善起到的作用。

三、結(jié)語

綜上所述，重點工程建設(shè)項目檔案真實反映整個工程項目從籌備、建設(shè)、竣工以及投入使用的全過程，其管理工作是工程項目管理不可或缺的一部分，是對重點工程的開展負(fù)責(zé)，為其實際實施服務(wù)，并重點工程的未來完備設(shè)想。因此，重點工程項目建設(shè)單位應(yīng)聯(lián)合有關(guān)機(jī)關(guān)部門，有效開展工程項目檔案管理工作，配備專業(yè)的檔案管理人員，配置安全完備的檔案管理設(shè)施，提高檔案管理意識，對檔案文件有效開發(fā)利用，從而提升工程項目檔案管理水平，更好地實現(xiàn)重點工程的項目價值，以推動工程建設(shè)行業(yè)進(jìn)一步發(fā)展。

【參考文獻(xiàn)】

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[5]黃宇翔.對歷史負(fù)責(zé)為現(xiàn)實服務(wù)替未來著想——如何做好基本建設(shè)項目工程檔案管理工作[J].辦公室業(yè)務(wù),2015(3):61.

[6]趙惠芹.談如何做好公路工程建設(shè)項目檔案管理工作[J].河北工程技術(shù)高等?？茖W(xué)校學(xué)報,2013(1):47-48+52.

作者：張勇 單位:福建省永安市行政服務(wù)中心