精準扶貧下的高校檔案規范化管理

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摘要:精準扶貧已進入關鍵期，對扶貧檔案的需求也日益突顯。扶貧檔案在高校扶貧工作中起到了關鍵性作用，因而高校精準扶貧檔案規范化管理研究尤為重要。文章對目前高校扶貧檔案規范化管理所取得的成效進行了歸納，從三個方面對精準扶貧高校檔案規范化管理存在的問題進行了分析，創新完善學校檔案管理保障體系、創新檔案服務理念、創新檔案管理團隊建設三方面提出了創新路徑。

關鍵詞:高校;精準扶貧檔案;規范化管理

2013年，首次提出“精準扶貧”。2016年國家檔案局、國務院扶貧開發領導小組辦公室下發了《關于做好精準扶貧工作意見》和《精準扶貧檔案管理辦法》，明確提出要真實、完整、準確、全面地記錄我國精準扶貧工作全過程〔1〕。目前，精準扶貧已進入扶貧關鍵期，對扶貧檔案的需求也日益突顯。扶貧檔案在做好高校精準扶貧工作中起到了關鍵性作用，因而，高校精準扶貧檔案規范化管理研究尤為重要。

一、高校精準扶貧檔案規范化管理的意義

檔案規范化管理是維護和保護歷史發展的一項關鍵性工作，不僅為本單位提供檔案依據，還要為社會各方提供服務。扶貧檔案是做好精準扶貧工作的基礎，扶貧檔案的質量直接影響到扶貧工作的發展。扶貧檔案在高校扶貧工作中發揮著重要作用。一是紀實作用，扶貧檔案記錄了高校扶貧工作中產生的數據、影像、具體措施、典型事例以及高校扶貧工作階段性成果;二是指導作用，高校扶貧檔案的規范性、準確性對于幫扶工作、脫貧工作是否精準，整體扶貧工作是否更加有效起到了參考與指導作用〔2〕;三是監督作用，高校扶貧工作中產生的票據、憑證以及財務檔案都是高校扶貧資金使用的有效監督與保障。

二、精準扶貧高校檔案規范化管理的基本方法及存在的問題

(一)基本方法1．學校重視扶貧檔案建設。扶貧初期，高校對精準扶貧檔案工作的重視程度不夠，存在著重經濟輕檔案現象，檔案工作停留在應對檢查上，缺乏整體安排、統籌部署。針對這些不足，部分高校實施了系列舉措(以朝陽師范高等專科學校為例)，取得了良好效果。(1)調整檔案工作領導小組。校黨委書記任組長，分管檔案工作的副校長任副組長，成員由系(部)及職能部門負責人擔任。要求各部門指定一名檔案員，該檔案員要同時具備檔案與扶貧相關知識。人員一經確定，及時到領導小組辦公室備案。(2)扶貧檔案相關知識培訓。根據扶貧工作需要，學校對扶貧專兼職檔案員進行培訓。一是開展扶貧檔案搜集工作培訓。制定收集計劃、收集提綱，采取合理的收集方式和方法，提供信息收集成果。比如:由學校組織部提供扶貧檔案資料，由學生處提供建檔立卡貧困學生資料等。再如:以報告、摘編、圖表等形式把信息整理出來，不符合要求的材料要補充收集。二是檔案分類工作培訓。朝陽師專采用的是問題分類法，具體分類為:幫扶對接建檔立卡;貧困學生建檔立卡;幫扶措施及成效;扶貧資金管理;典型事例。由專職檔案員指導檔案分類依據、檔案分類方法、檔案分類說明等。三是檔案管理系統軟件操作培訓。包括檔案管理系統軟件基礎知識培訓，電子檔案鑒定、整理、編撰，歸檔技術培訓，網絡安全培訓。(3)設立扶貧檔案考核制。為確保扶貧檔案的有效管理，學校設立了扶貧檔案考核制，對未達標環節及部門責令整改，直到完全達標。考核內容:一是考核扶貧兼職檔案人員備案情況，要求人員及時到位，備案手續齊全;二是考核扶貧檔案工作搜集情況，要求按時提交搜集計劃，撰寫內容;三是考核扶貧檔案搜集方式方法，各部門搜集手段均屬正常采集方式;四是考核收集扶貧信息成果，考核發現，搜集形成的報告、摘編、圖表等都不同程度地存在敘述不完整、圖表錯誤、記錄粗糙等現象，要求修改后由檔案室負責人審核通過再次提交;五是考核扶貧檔案分類是否準確，內容是否詳實、工整，檔案目錄標簽是否齊全等;六是對檔案人員計算機培訓進行考核。由于學校高度重視，扶貧檔案工作從搜集、整理到編撰、歸檔，整個程序科學規范，扶貧檔案由單純紙質檔案逐步向數字信息化檔案過渡。在扶貧檔案規范化管理建設中，朝陽師專檔案管理考核機制效果顯著，建立考核制使扶貧檔案工作目標化、責任化，對扶貧檔案管理人員起到了良好的監督作用，大力推動了我校扶貧檔案規范化建設的有效進程。2．學校扶貧檔案管理能力有所提高一是強化扶貧檔案工作政治思想能力。政治堅定是扶貧攻堅同志們的共同理念，也是優秀素養的集中體現〔3〕。檔案工作者要在思想上樹立一面旗幟，要積極學習扶貧檔案管理相關知識，更新檔案管理理念，努力成為扶貧檔案工作的先鋒模范。二是強化扶貧檔案工作創新能力。學好檔案管理專業基礎學科，掌握檔案管理專業的輻射學科。開辟扶貧檔案搜集新途徑，細化扶貧檔案分類，利用現代信息技術，使扶貧檔案的應用方便快捷。利用數據資源，發揮統計功能，讓資源活起來，更好地服務于脫貧攻堅。三是強化扶貧檔案工作全面服務能力。開發檔案新資源，滿足扶貧工作需求。檔案人員要熟悉檔案數量、內容、結構等，掌握學校扶貧工作對檔案信息的新需求，提高檔案信息資源利用的準確性、針對性。廣泛收集扶貧檔案，滿足高校執行精準扶貧工作要求。扶貧工作人員必須經過大量篩查，才能準確定位貧困戶，為其建檔立卡，真正做到扶貧對象精準。嚴格執行高校扶貧資金管理制度，精準惠及貧困人員。高校各部門對扶貧檔案有一定的需求，檔案室要做好查閱接待工作，嚴格履行借閱手續，細心解答檔案借閱人員所提出的問題。3．扶貧檔案信息化管理能力有所提升高校扶貧檔案目前處于混合管理模式，紙質與電子檔案混合，人工與計算機檔案管理混合〔4〕。為提高扶貧檔案使用效率，提高檔案人員檔案信息化管理整體素質，學校對檔案人員進行了計算機培訓，培訓內容為電子檔案的鑒定、整理、編撰、歸檔等技術，著重強調網絡安全。

(二)存在的問題1．扶貧檔案規范化管理水平尚低，檔案質量有待提高。扶貧檔案規范化管理水平尚低的主要原因是檔案管理制度不夠完善。據調查，大部分高校處在混合管理模式，還在沿用紙質檔案管理制度，沒能出臺一套適宜新時期新架構的檔案規范化管理制度。檔案規范化管理制度尚未完善，扶貧檔案質量也只滯留于基礎水平。2．扶貧檔案管理工作缺乏人財物投入，檔案設施有待完善。據調查，高校扶貧檔案工作一般由駐村人員與學校專兼職檔案員承擔，沒有精通扶貧工作的人員參與檔案管理，檔案部門也極度缺乏專業人才。由于投入不到位，無法實現辦公系統與檔案系統對接，不但不方便本校人員查閱檔案，也很難為社會提供服務。3．扶貧部門與檔案部門缺乏合作，檔案工作開展有待順暢。學校黨委組織部在開展各項扶貧工作中，缺乏有意識地為檔案部門提供扶貧資料。檔案部門對扶貧檔案工作的需要也沒能與組織部門及時溝通，導致組織部門為檔案室提供扶貧資料時全盤上繳，缺乏側重。高校應加強扶貧部門與檔案部門的有效合作，從而打造高質量、高效率的扶貧檔案。

三、精準扶貧高校檔案規范化管理創新途徑

(一)創新完善學校檔案管理保障體系〔5〕1．創新完善高校扶貧檔案組織體系。首先是完善高校扶貧檔案工作領導體制。實施高校精準扶貧檔案規范化管理，首先明確由黨委統一領導，分管領導負總責，具體負責部門為校檔案室。其次是注重扶貧檔案管理人才隊伍建設。加強高校專兼職扶貧檔案管理人員業務及實用技能培訓，多方位提升管理人員業務素質、檔案理論水平、管理能力等，能夠適應高校現代化扶貧檔案管理工作需要。2．創新完善高校扶貧檔案制度體系。一是完善扶貧檔案工作制度。健全檔案管理制度，廢棄過時制度，整合修改缺陷制度，制定單獨的扶貧檔案管理制度，明確扶貧檔案業務流程，強調扶貧檔案管理核心內容，檔案管理制度包括選拔任用、考核監督與激勵機制等。二是細化扶貧檔案配套制度。明確說明選拔任用條例、培訓上崗要求、考核監督與獎懲辦法等，如任職條件、工作權限、獎懲程度等，使各崗位、各部門互相配套，共同提高。3．創新完善高校扶貧檔案資源體系。一是調整扶貧檔案結構。建立扶貧檔案資源庫，按照“完整、系統、實用”原則打造扶貧檔案，多從扶貧檔案價值著手，充分體現扶貧檔案特色，結構合理，為優化高校檔案室提供素材。二是提升扶貧檔案質量。兼職檔案人員缺乏檔案專業知識，致使檔案整理質量參差不齊。專職檔案人員應在分類標準、保管期限劃分等專業性強的方面進行實地操作指導，使扶貧檔案符合要求標準，同時提高兼職檔案人員專業技術。

(二)創新檔案服務理念1．更新觀念，樹立正確的信息觀。檔案信息化歸根結底是管理現代化，如果管理人員意識不到位，會直接導致精準扶貧檔案信息化落后，要用先進的理念、科技進步手段、過硬的管理設施來打造高校檔案室。2．深挖檔案信息價值，發揮檔案核心作用。檔案信息價值主要是檔案的參考價值與功能。檔案的核心作用就是記錄歷史，服務社會。扶貧檔案記錄了扶貧成果，為制定扶貧政策及措施提供了依據，為扶貧工作的發展起到指導監督作用。3．研究利用者需求，最大限度服務各方工作。一是針對高校扶貧措施、制度的制定，為需求者提供服務。扶貧檔案可作為第一手資料成為制定高校扶貧措施及制度的有利依據。二是針對高校扶貧典型事例，為需求者提供服務。“第一書記”上講堂，為教育扶貧貢獻力量;“第一書記”為鄉村爭取聯辦企業，安置殘疾人就業，真正做到產業扶貧。典型事例作為扶貧檔案單獨一類，記載了大量的做法及良好效果。三是針對高校扶貧宣傳工作，為需求者提供服務。學校將扶貧影像等資料以展板的形式向校內外開放，與兄弟院校交流推廣，為做好高校扶貧宣傳工作提供積極的服務。

(三)培養檔案管理人員責任意識，創新檔案管理團隊建設〔6〕1．注重文化培養，促進合作精神。高校扶貧團隊要注重文化培養，要有共同目標，有高度一致的價值觀和行為準則。高校扶貧工作任務艱巨，難出成績，要有合作精神，互相理解、相互助力，最終實現精準扶貧的目標。2．端正思想態度，強化責任意識。高校扶貧人員及檔案管理人員必須切實認清扶貧工作的本質。扶貧與檔案工作同樣需要杜絕形式主義、弄虛作假，只有扶貧情況實事求是，扶貧檔案準確無誤，才能有效地為精準扶貧服好務。

參考文獻

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〔2〕李建春．關于脫貧攻堅重要檔案信息管理工作的探究［J］．城建檔案，2020(7):78－79．

〔3〕王怡飛．簡談如何強化檔案管理能力［J］．大慶社會科學，2020(3):130－133．

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〔5〕周波．精準扶貧視角下的農村檔案規范化管理研究［J］．經濟研究導刊，2019(29):44－45．

〔6〕王鏘．新時代高校創新團隊建設與人才培養問題研究［J］．智庫時代，2020(13):56－57．

作者：陳萍 單位：朝陽師范高等專科學校