談電子檔案規(guī)范化管理透視與反思
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摘要：隨著人類文明的發(fā)展，對于社會的信息記錄也愈漸增多。其中，對于具有保存價值的原始記錄信息，我們稱之為“檔案”。在知識經(jīng)濟的催動下，對于諸多檔案的管理一點點從“人工”漸漸向“電子信息化”的方向進行著轉(zhuǎn)變。然而每件事物都具有相對的屬性，有新型、高效、快捷的事物出現(xiàn)，也必然會因為其“新”的特點，而導致出現(xiàn)諸多的不完善的地方，進而邂逅一個個新的課題。該文將對于高校，對電子檔案的管理的問題為切入點，針對其發(fā)展中存在的若干問題進行剖析，以期望提高規(guī)范化管理的水平。
在現(xiàn)代社會中，層出不窮的新型技術(shù)帶來的改變進入了生活中的每個細節(jié)，檔案的管理也是其中的受益者之一。將檔案管理電子信息化，從管理者的立場來說，其儲存的空間遠超紙質(zhì)保存的方式，且極易長期的保存，并且對于錄入文本信息資料需要的時間也是極短的。站在閱覽者的角度來說，易查閱，可復制，且十分便攜的方式也是大大節(jié)約了諸多時間和空間成本。對于檔案管理本身，相比較傳統(tǒng)的檔案管理，電子檔案管理的方式更具有多樣性，以視頻、音頻、圖文等多種方式并存不無不可[1-2]。
1高校規(guī)范化電子檔案的價值
1.1共享性與融合性
將高校檔案電子信息化，將會使各個信息的共享性和融合性大大提高。發(fā)揮其電子檔案這門技術(shù)的優(yōu)勢，不僅可以提供更高效、更真實、更全面的信息，在結(jié)合如今各類大數(shù)據(jù)面前，也對其高校管理上產(chǎn)生巨大的促進作用。并且相較于以往的傳統(tǒng)檔案管理模式，高校在信息視野開闊性方面也有著極為有效地拓展。
1.2科學決策性
將高校檔案電子信息化，將會使得信息資源池中信息的儲存模式更加的具有多樣性。從而在各個方面對于高校決策者來說，在某種方面同時存在一定的科學性。在信息共享程度大幅提升的加持下，在更多領域的數(shù)據(jù)支持中，對于以科學管理方式用以決策的制定，其可參考的內(nèi)容得到了更多的數(shù)據(jù)進行支持和可供進行選擇。
1.3管理性
將高校檔案電子信息化，將使得對于高校的內(nèi)部的管理具有很高價值的協(xié)調(diào)作用。然而對于學校管理方面，只有內(nèi)部各個部門之間配合、協(xié)調(diào)、有序，才能對于高校的教育辦學產(chǎn)生良好的促進作用[3]。其中對于學校的辦學資料、教研資料、師資、招生、就業(yè)等各種的檔案進行電子信息化并且歸檔，是十分方便高效進行查閱保存，且也不失為便于集中性地統(tǒng)一管理的方式。并且對于高校記錄本身的辦學歷史，和對高校自身的教學上面的改善存在著很高的價值。
1.4必要性
自黨的十八大以來，黨對我國的教育事業(yè)有了新的要求，其中的“加強黨對高校的全面領導，必須堅持走中國特色社會主義大學發(fā)展之路”是對學校本身的要求[4]。因此，高校作為高等教育的主干部分，主動承擔起推動中國特色社會主義大學發(fā)展之路，是一個必然的選擇。對于高校如何體現(xiàn)承擔的責任，以及如何突出其自身的辦學特色，促進教學和管理的改革。并突出其中國特色社會主義道路、理論、制度、文化自信，將高校檔案的電子信息化并且規(guī)范化是推動其自身發(fā)展的必要手段和滿足中國特色社會主義大學的內(nèi)在要求，也是對各個環(huán)節(jié)進行協(xié)調(diào)銜接的有效方式。
2高校規(guī)范化電子檔案存在的幾個問題
2.1普及度與認識程度不足
目前眾所周知，對檔案進行信息化和電子化，是拉動檔案管理規(guī)范化前進的有效形式，特別是針對高校的辦學、教研、就業(yè)招生、管理等內(nèi)容進行高效地歸檔也是大勢所趨。各個高校也是積極地在這方面作出了很多努力。但是對于目前階段，高校的電子化檔案工作還是處于宣傳推廣的緩慢摸索階段。對于非經(jīng)濟發(fā)達地區(qū)，以及建校時間較短的高校來說。滯后的信息化水平和電子檔案規(guī)范化建設上都處于一種亟待開發(fā)、維護、更新的狀態(tài)。特別是對于剛剛起步的高校來說，主要資產(chǎn)來自國家財政資金與國家調(diào)撥以及按照政策的規(guī)定收入等形成資產(chǎn)，還有一種是來自企業(yè)單位的捐贈資產(chǎn)。高校財政的無法面面俱到，對各方面專業(yè)性不強，而導致檔案管理工作不規(guī)范。
2.2檔案管理人才的匱乏以及其專業(yè)能力的薄弱
電子檔案的管理與規(guī)范是與高素質(zhì)，高專業(yè)能力的工作人員密不可分的。人是各個行業(yè)的各個崗位的關鍵的要素。從大數(shù)據(jù)分析來說，目前的高校的電子檔案員兼職化的問題較為突出。兼職化的職業(yè)一般來說其檔案管理的專業(yè)性是遠遠不夠滿足需求的，而且其實踐的經(jīng)驗可謂是少之又少，對電子檔案規(guī)范化管理的實施造成了重大的阻礙。目前的檔案管理工作是具有一定的技術(shù)性質(zhì)的，管理人員所具備的專業(yè)技能是從事此工作的基本條件。從工作上的信息收集到應用，諸多擁有技術(shù)性的環(huán)節(jié)摻雜其中，工作人員自身的素質(zhì)和能力是不被允許忽略的，因為這是在根本上保證電子檔案整體上實現(xiàn)規(guī)范化。對于目前這類專業(yè)性強且素質(zhì)高的檔案管理人才的缺失，對電子檔案規(guī)范化起到了不小的阻力。探究其源頭，其一，是高校的決策層對于檔案管理的工作認識度較低，認為專業(yè)性的人才可有可無；其二，是對于高校內(nèi)體制的建設不足，員工對于該職位可以獲得的成就感和認同感嚴重缺乏，喪失進一步激發(fā)自身專業(yè)性的熱情；其三，是學校管理層對于檔案管理工作人員的頻繁人事更換調(diào)動，導致諸多從事此崗位的工作人員對于主體責任不明確，不能對該職位的專門的業(yè)務了然于胸，因此造成了高校電子檔案的不規(guī)范化。
3關于高校規(guī)范化電子檔案管理的幾個建議
高校電子化檔案管理是其管理中一項重要而又相對基礎的工作，也是對于細致和嚴謹把控較深的工作。其規(guī)范化管理也是高校電子化檔案管理的必要的道路。關于如何做好高校電子檔案規(guī)范化的管理工作，該文提出了以下幾點建議。
3.1多個切入點加強且健全對電子檔案的管理制度，完善檔案管理體系
人是檔案管理規(guī)范化工作的中心要素，對整個管理的流程的實施起著主導作用。各個高校應對檔案管理職工進行定期的培訓。其中以檔案管理員對檔案管理的工作的細則、規(guī)范、政策、所需要的硬件、軟件技術(shù)為中心來進行。使其對該職位的知識處于不斷更新，與時俱進中的狀態(tài)，進而提高其對于電子檔案管理規(guī)范化的認識，使其更加完整地做好它們分內(nèi)的工作事宜[5]。同時在培訓方面也需要在電子檔案規(guī)范化管理上極其專業(yè)的人士讓其熏陶培訓人員，使培訓人員更快地適應電子檔案管理規(guī)范化的內(nèi)在要求[5]。一方面，提高檔案管理人員的崗位競爭力和崗位吸引力也是迫在眉睫的舉措。另一方面，構(gòu)筑其績效工作的機制也可以巨大的增強電子檔案管理人員的素質(zhì)，并且激發(fā)其中復合型管理人才的熱情。進而優(yōu)化整個團隊的水準。另外是在管理戰(zhàn)略層面的制定上，高校的電子檔案管理依舊要針對“立德樹人”的根本教育任務且遵循依照法規(guī)與政策的方向。針對該校的制度上的漏洞，立足于該高校的實際情況和未來的發(fā)展方向制定可行性，可操作性的制度性措施。使其在電子檔案管理中的每一個流程，每一個細節(jié)都有據(jù)可依，有字可循。再則，對于電子檔案管理員應保持其相對的穩(wěn)定性。如若需要工作調(diào)動，也需要遵照讓其接管人員熟悉其業(yè)務后，且電子檔案管理各項的工作核對無誤后，交班的人員再走的原則進行離崗。這樣有利于統(tǒng)一、有序的管理，進而提高電子檔案管理工作人員的效率。
3.2完善高校電子檔案規(guī)范化需要的硬件設備與軟件
俗話說：“預先利其事，必先利其器”。高品質(zhì)的硬件設備是實行電子檔案工作的必不可少的保障措施之一，對設備的定期維護、更新、檢查、修繕，并且形成一種常態(tài)化的機制和配對大容量的設備，并對其按照使用計劃進行存儲空間的升級。再定期對網(wǎng)絡服務進行監(jiān)測維護也是必不可少的環(huán)節(jié)。總的提高硬件設備的安全性。眾所周知，電子設備的存儲器也在飛快地更迭當中，針對某些特定的存儲載體中的電子檔案，進行定期的檢查和復制也是不可少的環(huán)節(jié)，對于存放的環(huán)境也需要滿足必要的條件，如防塵、防火、防水、防磁等，用以保障電子檔案的安全、完整、可靠、真實。這將會促進高校的電子檔案管理工作有序順利地進行。
3.3加強檔案管理隊伍的專業(yè)人才培養(yǎng)和引進
電子檔案管理，需要一定的專業(yè)技術(shù)支撐，這單純依靠傳統(tǒng)的管理人員，很難取得理想的效果。因為電子檔案涉及很多硬軟件設備，以及數(shù)據(jù)電子信息，和傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理存在很大差異，這需要具有專業(yè)知識和技術(shù)的人才來開展相關工作，這樣才能取得理想的效果。而從目前的實際情況來看，高校電子檔案管理這個方面的專業(yè)人才比較缺乏，管理隊伍還是以傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理人員為主，很多管理人員并不具備信息技術(shù)、計算機技術(shù)這些方面的專業(yè)知識和技能。因此，就需要通過內(nèi)部培養(yǎng)和外部引進兩條路徑，對檔案管理隊伍加強建設。首先，在內(nèi)部培養(yǎng)這個方面，針對現(xiàn)有的檔案管理人員，要對他們展開集中培訓，以信息技術(shù)、計算機技術(shù)等為核心，設置專門的培訓課程，提高現(xiàn)有檔案管理人員的專業(yè)水平。不僅要做好培訓，還應該構(gòu)建起對應的評價機制。針對檔案管理人員的專業(yè)水平進行評價，并且設置對應的淘汰機制。對于考核評價不達標的管理人員，要進行重點培訓，如果連續(xù)多次考核不達標，那么可以考慮調(diào)離管理崗位或是直接淘汰。通過培訓+考核的方式，可以逐步提高管理隊伍的專業(yè)水平。其次，要加強外部人才引進。隨著信息化、數(shù)字化的發(fā)展，電子檔案的數(shù)量正在不斷增多，類型也越來越豐富。對于高校而言，如果單純從內(nèi)部進行人才培養(yǎng)，那么花費的時間會比較長，見效慢。因此，就還需要從外部引進專業(yè)人才，融入管理隊伍當中，提高電子檔案的管理水平。具體來說，高校可以面向社會進行公開招聘，選拔具有檔案管理、信息技術(shù)這些方面專業(yè)知識和技能的人才，將其引入到高校檔案管理隊伍當中，對檔案管理隊伍予以優(yōu)化，為電子檔案管理提供保障。
3.4針對電子檔案的數(shù)據(jù)安全加強防護管理
對于電子檔案，在管理過程中還需要注意對檔案數(shù)據(jù)的信息安全做好防護管理。從目前形勢來講，信息數(shù)據(jù)泄露是一個比較嚴重的社會問題，尤其是各種信息化軟件得到廣泛使用之后，在有意和無意當中，造成了許多用戶的個人信息泄露。而從高校檔案的角度來講，具有很多不同的類型，主要涉及學生檔案、教師檔案、科研檔案等。尤其是科研檔案，其中包含了高校科研項目的數(shù)據(jù)資料，是需要嚴格保密的信息，如果出現(xiàn)泄漏，就會給高校的科研工作帶來重大影響。所以，在電子檔案管理過程當中，就需要對數(shù)據(jù)安全加強防護，做好管理。第一，構(gòu)建起信息安全防護系統(tǒng)。對于電子檔案儲存系統(tǒng)而言，需要設立專門的信息安全防護系統(tǒng)，通過這個防護系統(tǒng)，對外部攻擊實現(xiàn)自動檢測和應對處置，避免外部攻擊侵入到電子檔案系統(tǒng)竊取數(shù)據(jù)[6]。第二，要建立電子檔案管理和使用制度。在管理過程中，在搜集、整理電子檔案的時候，需要全程予以監(jiān)控，避免個別人員私自制作檔案數(shù)據(jù)備份。同時，在相關人員使用檔案的時候，也要建立完善的跟蹤制度，全程確保電子檔案處在受監(jiān)控的范圍內(nèi)，嚴防電子檔案信息外泄。第三，要注意數(shù)據(jù)備份建設。電子檔案本身屬于電子數(shù)據(jù)，儲存在計算機上。然而，可能受到硬件或軟件方面的因素影響，儲存于計算機上的電子檔案數(shù)據(jù)可能遭受破壞而無法修復。在這種情況下，如果提前做好了數(shù)據(jù)備份，那么就能通過備份及時恢復數(shù)據(jù)。所以，就需要通過合理手段建設電子檔案的數(shù)據(jù)備份，一般來說可以選擇云端來備份數(shù)據(jù)[7]。第四，要對各項硬件設備做好檢測，確認硬件設備是否存在安全漏洞。如果發(fā)現(xiàn)安全漏洞，那么就要及時解決處置，避免出現(xiàn)電子檔案數(shù)據(jù)泄露的信息安全問題。
4結(jié)語
綜上所述，高校的電子檔案規(guī)范化管理是建設一流的高校拼圖中非常重要的一部分，隨著社會信息高速發(fā)展的趨勢，檔案管理電子信息化成為檔案建設事業(yè)的龍頭。因此結(jié)合時展的特點，對于電子信息化檔案管理也理應有著更高的要求。在正確結(jié)合當展方向并解析電子檔案規(guī)范化的價值之余，高校的電子檔案管理也應順應時代的發(fā)展而發(fā)展，面對新問題，新技術(shù)，新機遇，也應盡可能多地迎難而上。圍繞著高效的管理制度，提高從業(yè)人員的綜合素質(zhì)與能力，保障檔案資源的完整與可靠性，加快信息建設的步伐，促使整個電子檔案管理工作朝著現(xiàn)代化，規(guī)范化大步邁前。
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作者：韓晶晶 單位：淄博市技師學院
