建設工程質量檢測檔案管理思考

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摘要：文章將通過對建設工程質量檢測活動中檔案管理的探究，明晰建設工程質量檢測檔案管理存在的問題，并有的放矢地提出改進和完善的建議，以進一步提升建設工程質量檢測檔案管理的科學化、規范化、標準化、信息化水平，促進建設工程質量檢測檔案管理的良性、健康發展。

關鍵詞：檔案管理；建設工程；質量檢測；科學化

建設工程與人類社會生存和發展息息相關，建設工程質量的好壞，不僅關系到人們的正常生活，還直接關系到人民的生命財產安全。近年來，我省建設工程規模逐年擴大，建設工程質量水平也越來越成為人們關注的焦點，作為建設工程質量檢測活動真實記錄的檔案也得到了更加廣泛的認可和關注。

1建設工程質量檢測檔案簡述

建設工程質量檢測檔案是建設工程質量檢測機構在對建設工程的材料、構配件、設備，以及工程實體質量、使用功能等進行測試，確定其質量特性的過程中所產生和積累的檔案，包括在檢測過程中形成的應當保存的各種文字、圖紙、圖表、數據、聲像等不同形式和載體的文字材料，如來往函件、檢測合同、檢測設備檔案、檢測標準規范、檢測原始記錄、檢測報告等，建設工程質量檢測檔案記錄了項目檢測的全過程，是對建設工程質量狀況的直觀的反映，不僅有利于促進建設工程質量檢測工作有序推進，還對發現項目建設工程中存在的問題，及時改進降低施工成本，提升工程的質量，乃至推進建設工程行業的健康發展具有重要意義。

2建設工程質量檢測檔案管理存在的問題

2.1檔案管理意識不強

建設工程質量檢測活動中，仍然存在檢測檔案管理意識不強、對檢測檔案的重要性認識不足、對檢測檔案重視度不高等問題，如部分人員認為檔案實質性作用不大，所以工作中不注重檔案的收集和保存，未安排專業的人負責檔案資料的搜集和歸檔，檔案收集不系統、不完整，編排隨意，檢測檔案的規范化、科學化、標準化管理水平亟待提升。

2.2檔案管理基礎設施落后

檔案用房、檔案柜、檔案管理信息系統等檔案管理基礎設施是開展檔案管理工作基礎，基礎設施是否完備也直接關系到檔案管理的水平。建設工程質量檢測日常管理中，存在檢測檔案基礎設施配備不到位問題，如檔案管理基礎設施落后、硬件配備不足、檔案室環境條件不滿足要求等；隨著網絡化、信息化的發展，檔案管理信息系統卻未及時更新、調整，檢索工具也未能及時進行技術升級，跟不上信息化發展的速度，無法滿足建設工程質量檢測信息化發展的需求。

2.3檔案管理制度不健全

部分檢測機構未建立檔案管理制度，存在按照慣例和員工個人習慣管理建設工程質量檢測檔案的現象；有的建立了制度，明確了管理要求，但沒有得到足夠重視，未能有效實施和應用到管理中去；有的檔案管理制度照抄照搬，沒有結合建設工程質量檢測實際，不具備針對性，實施后未能達到標準化、規范化的目的。制度建立與否和實施的力度，導致了建設工程質量檢測檔案管理規范化水平層次不齊，反映出來的問題主要表現在分類不嚴謹、標題不科學、組卷混亂、目錄不規范、歸檔資料不全、歸檔不及時、放置隨意、裝訂不符合要求等。

2.4檔案管理人員專業素質不高

建設工程質量檢測檔案管理從業人員中，有的對檔案整理、編制、歸檔等流程以及檔案管理的相關條例等缺乏了解，有的還停留在收集、歸檔和查找階段，缺乏現代化管理的基本知識和現代化設備的操作技能。造成從業人員專業素質不高的原因如下：一是檢測機構本身配備的檔案管理的職數較少，多數檔案管理人員被陷入到了繁雜的整理工作中；二是聘用人員時設置的要求較低，招錄的人員未與檔案管理及相關專業對口，從業人員缺乏對檔案管理知識的系統學習，缺乏專業的檔案管理能力；三是建設工程質量檢測機構在日常培訓中，以檢測專業技術知識等的培訓為主，為檔案管理人員提供系統學習的機會較少，導致有的檔案管理人員入職后專業素質得不到及時和有效的提升；四是從業人員隊伍年齡結構偏大，自主提升自身能力的動力不足，缺乏學習新理念、新知識、新技術的主動性。五是檔案管理高素質人才相對缺乏，尤其是欠缺既熟知檔案管理，又熟悉建設工程質量檢測全過程，還能與時俱進的復合型管理人才。

2.5檔案管理模式和處理方式落后

當今科技發展日新月異，從過去的單機應用到聯網應用，再到大數據時代，當今的信息化建設已經進入了新時期，大數據、信息化以及移動終端等已經廣泛應用到了生產、生活的方方面面，信息化、大數據應用的水平直接體現和決定了一個行業、企業的發展水平。目前，有的檢測機構檔案管理方式較為落后，依然使用傳統的檔案管理模式，對先進技術應用不夠充分，沒有跟緊跟信息化、大數據的發展趨勢，創新檢測檔案管理形式。因為檔案管理的隨意性和信息化程度不高，檔案進行統計、分析和編研費時費力，導致編制的層次低、質量差，編研的成果更是少之又少，檔案利用效果欠佳。

3建設工程質量檢測檔案管理的建議

3.1提升全員檔案管理意識

建設工程質量檢測檔案是檢測活動中核心工作的完整記錄，凝聚了檢測人員的智力，是智慧的結晶，同時客觀、真實的記載了建設工程的質量情況，具有一定的法律效用,能為建設工程活動的開展提供參考，也是建設工程科學研究的基礎和前提條件。要充分認識建設工程質量檢測檔案的價值和作用，在思想上予以重視，加強對檔案工作的組織領導，要定期召開會議或開展宣傳活動，加深廣大職工對建設工程檔案的認識，提升全員檔案管理意識；要建立檔案管理責任制和激勵機制，激發廣大檔案工作者搞好檔案工作的責任感。

3.2完善檔案管理基礎設施

要加大資金投入，加強基礎設施的建設，逐步完善檔案管理的硬件設施，配全電腦、打印機、掃描儀、檔案密集架、空調、窗簾、溫濕度計、防蟲藥劑等必要的設備和用品，使檔案室的硬件建設基本符合科學管理和八防（防火、防盜、防高溫、防潮、防塵、防光、防鼠、防蟲）的要求，以便有效地保管和利用檔案信息資源，使檔案工作更好地服務于生產、經營等各項工作。此外，還要加大對相關軟件、管理系統等的開發和利用，不斷對檢測檔案檢索工具進行技術升級，讓檢索變得更加高效、便捷，適應時展的步伐。

3.3健全檔案管理相關制度

制度建設是企業管理的一項重要工作，要實現企業的規范管理、高效運作，就離不開制度建設，建設工程檔案管理亦是如此。只有建立并不斷完善檔案管理制度和相關管理細則，明確管理要求和實施方法，才能指引檔案管理人員按照統一的標準，科學的開展建設工程質量檢測檔案的接收、征集、整理、鑒定、保管、檢索、編研、利用和統計等工作，促進建設工程檔案管理的科學化、標準化、規范化水平的提升；要將檔案管理工作貫穿到建設工程質量檢測活動的全過程，從檔案的收集、組卷、整理、保管、歸檔、借閱、銷毀和保密等環節入手，細化檔案管理制度，根據《檔案管理條例》等有關法律法規，明確檔案分類方案、文件材料歸檔范圍和保管期限，制定檔案庫房管理、保管、利用、銷毀、移交等有關規章制度，并不斷根據實際加以創新與完善，滿足檢測項目開展和生產經營的實際需求；要明確檔案工作職責和任務，上墻公示，提高檔案管理的透明度和利用率；要通過制度加強對檔案管理的監督，如將檔案管理納入績效考核中去，提升檔案管理人員的責任意識，不斷提升檔案管理和服務質量。

3.4提升檔案管理人員素質

建設工程檔案管理是一項長久、復雜且艱巨的工作，資料眾多，工作量大，需要耐心、細心且有一定專業素質的人才隊伍持續開展相關工作。在檔案管理中，檔案管理人員既是參與者，又是執行者，其業務能力和檔案管理工作質量息息相關。建設工程質量檢測機構在招聘時盡可能聘用與所學專業與檔案管理相近的專業的人員；在工作人員上崗前，應進行專業的入職培訓；上崗后，要進行定期考察，有獎有罰，激發工作人員的工作熱情；要加大對檔案管理人員的專業培訓與繼續教育，確保檔案管理人員在邊學習邊實踐，優化知識結構，提升業務水平；檔案管理從業人員要加強自學，及時更新自身的檔案管理知識，掌握檔案管理的新知識和新技能，提升自身的綜合素質和服務意識。

3.5提高檔案管理信息化水平

檔案管理需要對大量信息進行收集與整理，在當今信息化飛速發展的大背景下，建設工程質量檢測檔案管理工作離不開技術支持，通過應用新的信息技術，將突破時間和空間的限制，有效提升檔案的利用率和信息獲取的方便性。要改變傳統檔案處理的模式，充分利用政府部門、協會和檢測機構建立起來的信息化管理系統，將檔案按照一定的標準分類，有序的儲存；要加強檔案的電子化，解決紙質檔案儲存中檔案丟失的問題以及檔案查找困難的問題，提高檔案錄入的準確性，實現授權范圍內的資源共享；要建立完備的、系統的檔案管理數據庫，為檔案編研奠定基礎，進一步發揮檔案的利用價值。

參考文獻：

[1]葉靖.信息化在建筑地基基礎質量檢測檔案管理中的應用研究[J].低碳世界，2017，7（5）：129-130.

作者：付才玲 單位：湖北省建筑科學研究設計院股份有限公司