辦公室檔案管理數(shù)字化建設(shè)
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一、加大硬件投入，擴大軟件推廣
目前數(shù)字化檔案管理工作存在硬件建設(shè)低下、軟件重復開發(fā)的問題。具體體現(xiàn)在大部分單位的還停留在低水平的建設(shè)上，機房、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備和安全設(shè)施存在諸多問題，檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)滯后；許多單位為了率先實現(xiàn)數(shù)字化管理，紛紛與軟件開發(fā)公司定制檔案管理系統(tǒng)，導致檔案管理系統(tǒng)質(zhì)量參差不齊，數(shù)據(jù)類型不一致，數(shù)據(jù)庫之間不能轉(zhuǎn)換，信息共享受限，浪費資源。因此，必須有計劃有步驟地進行微機硬件配置、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備更新和安全設(shè)施添置，盡可能取得財政支持，營造最大限度的檔案硬件環(huán)境；隨著信息時代的到來，檔案管理數(shù)字化已成為時展的必然趨勢，因此軟件選擇是檔案管理數(shù)字化中尤為重要的一點。好的檔案管理軟件，不僅可以提高經(jīng)濟效益，而且還可以大大提高辦公效率。因此在軟件開發(fā)方面，建議盡快建立一套檔案數(shù)字化管理方面的軟件設(shè)計方案，迫使粗制濫造、不符合實際的軟件退出市場，并將優(yōu)質(zhì)的、符合現(xiàn)實需求的軟件推廣出去，建設(shè)一個相對統(tǒng)一的軟件環(huán)境。
二、加強數(shù)據(jù)庫建設(shè)，建立檔案網(wǎng)站
配置了完備的硬件和軟件之后，要本著資源利用最大化的原則，建立和完善數(shù)據(jù)庫建設(shè)。其一，為了降低電子文件種類的繁復性、確保電子文件的長期保存，應(yīng)盡可能選擇少數(shù)幾種比較通用的文件格式，這一點可以通過立法來達到目的。其二，為了保證電子文件的真實性和可靠性，還要對與電子文件相關(guān)的系統(tǒng)要素進行規(guī)范設(shè)計和控制，例如流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)的規(guī)范和控制。最后，為了避免對通用信息的存在形式形成依賴，還要對軟硬件進行備份，分離數(shù)字信息的語義形式和格式形式，從而延長載體材料的使用壽命。目前，我國和組織機構(gòu)的檔案網(wǎng)站正在不斷興建和完善，社會各界從網(wǎng)站上獲得了越來越多的信息資料，實現(xiàn)了檔案資源共享，解決了許多實際問題，在此基礎(chǔ)上，我們還要繼續(xù)加快檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)。
三、規(guī)范數(shù)字化建設(shè)，制定統(tǒng)一標準
檔案工作的標準化、規(guī)范化是實現(xiàn)數(shù)字化的必要前提和基礎(chǔ)，但目前我國電子檔案的標準化、規(guī)范化程度卻不高。首先，沒有形成統(tǒng)一的硬件環(huán)境，具體體現(xiàn)在計算機的型號各異、檔次參差不齊；軟件方面，其開發(fā)也缺乏整體規(guī)劃性，嚴重降低軟件使用的廣泛性和實用性。其次，檔案信息本身也沒有形成一個完善、統(tǒng)一的分類編碼，降低了信息的規(guī)范性。最后，在技術(shù)方面，仍然沒有形成一個完整的集網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和系統(tǒng)管理為一體的技術(shù)支持系統(tǒng)，進而導致業(yè)務(wù)性、管理性和技術(shù)性標準不統(tǒng)一。這些標準的不統(tǒng)一在不同程度和范圍內(nèi)影響著信息交流的質(zhì)量，阻礙著檔案管理數(shù)字化建設(shè)的步伐。因此，必須規(guī)范數(shù)字化建設(shè)，制定統(tǒng)一標準。具體做法是檔案管理部門必須遵循標準化原則，嚴格按照統(tǒng)一的標準，規(guī)范收集、編目及檢索等基礎(chǔ)性工作。此外，國家還要加強立法工作，出臺系列相關(guān)標準，為檔案管理數(shù)字化的標準化提供法律依據(jù)。
四、提高人員素質(zhì)，增強業(yè)務(wù)水平
提高人員素質(zhì)，增強業(yè)務(wù)水平要從兩個方面努力。一方面是加強組織領(lǐng)導。具體措施是成立以主要領(lǐng)導為核心的工作領(lǐng)導小組，增強決策落實力度；明確分工，落實任務(wù)和責任；銳意進取，不斷開拓，凝聚各部門合力，從而提高科學決策、處理問題的能力，從而確保任務(wù)完成。另一個方面是加強人才隊伍建設(shè)。人才隊伍的建設(shè)分兩個方面，一是給組織內(nèi)具有扎實專業(yè)知識功底和發(fā)展?jié)摿Φ娜瞬盘峁┦┱共湃A的舞臺，并對已經(jīng)確定的重點培養(yǎng)人才加強培訓，促進其業(yè)務(wù)素質(zhì)的提高；其二是根據(jù)檔案管理數(shù)字化的需要，組織還要積極引進具有技術(shù)專長并熟悉檔案管理的工作人才，為辦公室的檔案管理輸入“新鮮血液”。
五、結(jié)語
信息時代背景下，辦公室檔案的數(shù)字化管理已是大勢所趨，是一項全面、長期而具體的工程，需要充分調(diào)動各種資源，與檔案管理人員一起，加快檔案管理的數(shù)字化進程。
作者：李盼 單位：陜西延安市第二社會福利院
