水環境監測檔案管理體系構建應用

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關鍵詞:水環境監測檔案;安全性;電子信息化

1水環境監測檔案建設意義

水環境監測檔案是水文檔案的重要組成部分，它是在水文數據測量、收集，水質監測任務下達、完成，監測結果匯集整理、形成報告等步驟實施的過程中產生的。水環境監測檔案的構建有利于了解河流水庫等水質斷面、地下水網絡乃至整個區域水系的空間時間變化動態，總結其發展變化規律，為服務河長制、湖長制工作發揮積極作用［2］。遼寧省水質監測中心的水環境監測檔案資料自1975年至今，收錄了河流、水庫、田間、灌區、輸供水工程、地下水和入河排污口的水質監測結果。這些長期積累的系列性的原始監測數據和成果記錄的歸檔工作非常重要，收集、整理、鑒定、保管、檢索、編研、利用和統計這些數據成果是一項煩雜而又意義的工作。因此，檔案管理逐步電子信息化轉變，提高電子檔案的覆蓋面和應用性，全面、科學、有序地構建水環境監測檔案至關重要。

2水環境監測檔案構成及應用

遼寧省水環境監測檔案由紙質檔案及電子檔案共同構成。

2.1紙質檔案構成及應用

水環境監測的紙質檔案主要分為實驗室資質章程、實驗室管理組織體系、人員檔案、儀器檔案、監測原始記錄、監測結果報告、質量控制和監督審核、標準方法和圖書以及安全生產等九個模塊，如圖1所示。實驗室資質章程包括計量認證相關材料、程序文件和質量手冊等;實驗室管理組織體系包括組織機構框架、管理職能分配、接受的指令性文件、合同、計劃、廢棄物處理等。這兩項共同搭建起了水環境監測檔案系統的框架，為實驗室的基本運行提供了保障和指導。人員檔案除記錄人員的基本信息外，還登記了人員的上崗考核以及培訓情況，使水質監測工作能夠因材施用。儀器檔案包括每臺儀器的說明書、驗收報告、鑒定報告、使用和維護記錄和方法等，供使用人員隨時查看。監測原始記錄和監測結果報告完整記錄了從監測方案任務下達、采集樣品原始記錄、實驗過程試劑等消耗情況、實驗結果分項目原始記錄、監測成果報告等全部流程結果，增強了監測數據結果的可溯源性，環環相扣，保護了數據的完整性。質量控制和監督審核包含了每個實驗批次的平行，全程序空白、加標回收以及測量標準樣品的控制;每月的未知濃度樣品考核，實驗室間比對試驗及能力驗證;每年的精密度偏性試驗、上級實驗室及質量監督機構的盲樣考核以及定期的實驗室內儀器比對、分析方法間比對。這些實驗數據的檔案化管理都有助于保障實驗室監測數據的準確性和有效性。同時，質量負責人和技術負責人的實時管理監督以及定期的內審和管理評審工作完成記錄和報告歸檔，也為實驗室工作的改進提供了寶貴的意見資料。標準方法和圖書是實驗室人員進行監測工作的依據。安全生產方面的相關資料記錄了實驗室場所環境情況，風險評估和控制、實驗室安全管理制度以及人員的安全知識培訓等情況，為后續實驗室的安全運行和管理提供有力支撐。

2.2電子檔案管理及運用

［3］電子檔案是指機關、團體、企事業單位和其他組織在處理公務過程中形成的對國家和社會具有保存價值并且歸檔保存的電子文件。水環境監測的電子檔案一部分是存放在防磁柜中的光盤，刻錄了工作中儀器存儲的原始數據以及監測結果形成的成果表;另一部分是基于LIMS系統建立的檔案管理模塊。刻錄光盤的電子檔案是將紙質檔案電子化，一方面縮小了存儲的空間，可以在檔案室有限的空間內存儲更多的數據資料;另一方面節省了檔案管理人員整理、檢索檔案的人力和時間。LIMS系統在遼寧省水環境監測中心檔案管理方面的使用是從2014年開始的，經過兩年的試運行，問題逐步得到解決，功能不斷得到完善，到目前為止共有12個模塊開放(針對基層系統管理人員)，如圖2所示。LIMS管理系統在檔案管理的應用覆蓋了水環境監測的全流程。下達采樣任務模塊中存儲了各水質監測斷面的基本信息，如水樣類型、所屬水系、地理坐標等［4］。在下達采樣任務后能夠清晰地了解所采集斷面的基本情況。樣品采集及驗收模塊的數據存儲分為兩個部分，一是采樣通知單，它記錄了采樣所需的采樣瓶以及各項目的保存劑等，二是采樣記錄表，它記錄了采樣時間、水文信息以及水樣感官現狀和現場測定項目結果等。樣品掃描模塊是將采集回來的樣品通過掃描樣品瓶上的條形碼錄入系統，使得系統能夠記錄樣品信息。下達測試任務模塊記錄了采樣任務各個站點分配的檢測項目以及質控要求等。基礎試驗模塊記錄了3個部分，第一部分是標(基)準溶液配制，第二部分是標準溶液標定，第三部分是標準曲線。這三部分存儲的數據內容為之后的監測數據結果奠定了基礎。檢測及審核模塊按項目存儲了各個站點的化驗結果，設置了校核和復核任務，在這一模塊中可以看到近5次的監測結果，可以直觀地比較同一項目同一站點最近時間線上的分析結果。質控審核模塊記錄了4個部分，一是現場以及實驗室的質控完成情況，二是質控樣考核情況，三是單個項目質量控制綜合情況，四是數據合理性分析，可以查看各化驗項目數據關系的合理性。這4項任務判定結果的合理性都對實驗數據的準確性具有保障作用。檢測報告模塊能夠按照報告模板，在上傳相應的檢驗結果后自動生成監測報告，并且能夠一鍵上傳到對接系統，方便上級主管部門等審閱。數據統計模塊對每月監測斷面的化驗結果做了統計，形成成果月報表。這是查看各化驗項目監測結果最直接的方法。綜合管理模塊存儲的資料包括儀器管理、標準物質和標準樣品管理、文件管理、庫房管理、檢測能力表以及項目單位管理等。這些資料是實驗室能夠進行檢測化驗工作的基礎。人員管理模塊記錄了實驗室人員的基本情況、上崗項目統計和工作量統計等。實驗室管理人員可以根據實驗員的情況合理安排負責的化驗項目及工作量等。系統設置模塊包括了管理權限設置、站點類型設置、數據合理性配置、檢測方法配置、檢測標準限值設置、質控計算設置、儀器載入設置、儀器載入庫以及采樣容器設置等。這些對LIMS系統其他模塊的運行起到了支撐作用。水環境監測檔案積累的大量資料發揮著重要的作用:遼寧省水環境監測中心根據歷史檔案保存的數據分析了沈陽市21世紀前10年沈陽市地表水功能區水資源質量變化情況并形成了調查評價報告。報告分析了單個水功能區單項水質的變化趨勢，也分析了流域及區域水功能區水質的變化趨勢，揭示了一定時間內水質變化規律及地理分布模式，為加強水資源的管理工作提供技術支持。

3水環境監測檔案的管理建議

3.1提高科技型檔案管理人員的檔案管理能力

［5］遼寧省水環境監測中心的檔案管理人員多為實驗室的化驗人員兼職，雖進行了基本的崗前培訓，但是對于科學技術檔案的具體管理方法缺乏系統化、規范化的學習。對于水環境監測相關檔案的管理要充分了解所收集資料的專業性、特色性、適用性和系統性等，科學分類，有效統計，精準檢索，保證檔案管理的科學化。同時，要樹立檔案是資源、檔案是財富的意識，對于機密檔案嚴格加強保密管理。定期組織檔案管理人員參加檔案管理以及水文水質相關知識培訓，優化水環境監測檔案的管理［6］。

3.2加快推進水環境監測檔案的電子化進程

［7-8］水環境監測檔案的電子化過程是檔案管理發展過程經歷的必然階段，當前水環境監測檔案管理正處于電子文件發展的第三階段:電子文件為正本，紙質文件為副本，電子文件法律效力被確認，紙質文件只在很少情況下被使用，電子檔案和紙質檔案是可以相互轉化的。目前，水環境監測中心的電子檔案管理還有一些需要改善的地方:一是電子文件的管理和儲存方式與紙質文件完全不同，在管理章程上缺少針對性的說明;二是儀器導出的文件載入LIMS系統需要轉化為特定的格式，增加了工作的復雜程度;三是LIMS系統的數據庫容量有限，存儲大量的水環境監測原始數據對數據庫的容量要求極高。為了盡可能地發揮水環境監測電子檔案在水環境監測甚至水文工作中的積極作用，提出以下管理建議:一是制定水環境監測電子檔案管理章程，例如，對保證電子檔案的原始性、真實性、保密性等措施予以規范和強化;定期進行電子文件備份;對電子文件的操作者進行身份識別和權限控制;對磁性載體進行定期抽檢;針對自然災害、非法訪問、非法操作以及病毒侵害等采取與系統安全和保密等級要求相符的防范措施等。二是提高對多種格式文件的數據提取能力，實現儀器數據對接系統的一步上傳，提高工作效率。三是擴充系統數據庫容量，同時通過建立子數據庫等方式，將超出保管年限的部分數據遷移存儲。

4水環境監測檔案管理的未來展望

隨著《遼寧省河湖長制條例》的推進和貫徹全國政協會議提出的河流跨行政區流域協同保護機制的要求［9］，地方各級政府各部門建立聯合機制，完善信息共享和工作通報，加強水污染治理。水環境監測檔案會從“信息孤島”中逐漸開放，數據的收集、存儲、檢索和利用實現網絡化和智能化。隨著對接部門的增多，對于檔案數據的深度處理以及系統闡釋的需求也在不斷增加，從現有已經形成的時間序列數據庫到還未整理的空間數據庫以及與水文、氣象、地質等部門信息共享對整個水循環系統變化的研究分析，都需要水環境監測檔案管理工作更積極的投入。

5結語

水環境監測檔案的構建有利于掌握最新的技術信息，更好地服務于水質監測，同時監測數據的存儲為水質評價提供了基礎依據。文章詳細介紹了遼寧省水環境監測檔案的構成和應用方法，并從管理人員素質、管理軟件應用、管理方法布設等方面提出了現存的問題及相應的解決方式。水環境監測檔案管理的優化有助于提高水質監測數據的利用率，區域聯動，部門結合，共同發現問題，解決問題。

參考文獻

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［5］聶丹萍．試論水利工程檔案管理中存在的問題及完善措施［J］．水利技術監督，2013(6):27-28．

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［8］盛珊，張學寬，劉雅靜．淺析環境監測中實驗室質量控制措施的重要性［J］．低碳世界，2016(33):5．

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作者：王麗佳 李長宏 單位：遼寧省沈陽水文局