鐵路財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程研究

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1、傳統(tǒng)鐵路財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程簡(jiǎn)介

傳統(tǒng)鐵路會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程是建立在勞動(dòng)分工論下的一種順序化業(yè)務(wù)流程。所謂勞動(dòng)分工論是將一定的過程分解為個(gè)別作業(yè)的做法，認(rèn)為管理活動(dòng)的重點(diǎn)在于努力提高個(gè)別作業(yè)的效率，如在會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)處理中，一般將會(huì)計(jì)系統(tǒng)(包括我國(guó)目前的絕大部分電算化商品軟件)分解為原材料核算子系統(tǒng)、工資核算子系統(tǒng)、銷售核算子系統(tǒng)、固定資產(chǎn)核算子系統(tǒng)、成本核算子系統(tǒng)、財(cái)務(wù)處理子系統(tǒng)、報(bào)表編制子系統(tǒng)等。在各個(gè)子系統(tǒng)中再進(jìn)行細(xì)分，如將固定資產(chǎn)核算子系統(tǒng)又細(xì)分為開工模塊、固定資產(chǎn)賬冊(cè)模塊、固定資產(chǎn)報(bào)表模塊等，以上各模塊繼續(xù)進(jìn)一步細(xì)分，形成一個(gè)名副其實(shí)的“金字塔”式的組織結(jié)構(gòu)。然而，也正是這種過于細(xì)分的結(jié)構(gòu)，使各個(gè)核算子系統(tǒng)之間，彼此分割，缺乏會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)傳輸?shù)膶?shí)時(shí)性、一致性、系統(tǒng)性，各核算模塊是彼此獨(dú)立的“孤島”。所謂順序化是指在會(huì)計(jì)核算中，必須嚴(yán)格按照“填制憑證一一登記賬簿－編制報(bào)表”的順序、按照從金字塔底端一層層向上的順序進(jìn)行，不可跳躍。順序化的會(huì)計(jì)流程帶來的結(jié)果，雖然在內(nèi)部牽制方面能發(fā)揮一定的作用，但是會(huì)延長(zhǎng)相互等候時(shí)間、降低會(huì)計(jì)報(bào)告的及時(shí)性、單一化會(huì)計(jì)信息的內(nèi)容(工作量的限制使財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)一般只提供以原始成本表示的貨幣性信息)。

2、傳統(tǒng)鐵路財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)流程的缺陷

在傳統(tǒng)的鐵路會(huì)計(jì)體系結(jié)構(gòu)中，當(dāng)某項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)，該經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)歷史記錄的簡(jiǎn)化版本資料被送到財(cái)會(huì)部門。①會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)僅僅采集組織經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的子集，卻忽略了大量管理信息。由于傳統(tǒng)會(huì)計(jì)體系結(jié)構(gòu)、思想和技術(shù)的制約，會(huì)計(jì)師并不采集業(yè)務(wù)活動(dòng)的全部數(shù)據(jù)，而只是采集其中的一個(gè)子集，即符合會(huì)計(jì)事項(xiàng)定義的數(shù)據(jù)集或者稱之為資金流信息，即會(huì)計(jì)師通過判斷一項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中哪些數(shù)據(jù)影響組織的財(cái)務(wù)報(bào)表，并以此作為收集數(shù)據(jù)的依據(jù)。結(jié)果同一經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)相關(guān)數(shù)據(jù)被分別保存在財(cái)會(huì)人員和非財(cái)會(huì)人員手中，財(cái)會(huì)人員手中只限于描述業(yè)務(wù)事件的子集數(shù)據(jù)。傳統(tǒng)會(huì)計(jì)體系不僅忽略了大量管理信息，而且導(dǎo)致會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)與其他系統(tǒng)數(shù)據(jù)不一致、信息隔閡和信息重復(fù)存儲(chǔ)。②會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)以高度匯總的方式重復(fù)存儲(chǔ)數(shù)據(jù)，難以反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的本來面目。在傳統(tǒng)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)中，雖然原始憑證包含了經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)的詳細(xì)數(shù)據(jù)，但是，經(jīng)過記賬憑證、日記賬、明細(xì)賬、總賬，數(shù)據(jù)被一次次過濾、匯總，同時(shí)同一的數(shù)據(jù)被多次重復(fù)存儲(chǔ)，區(qū)別在于其匯總的程度不同。數(shù)據(jù)被匯總記入日記賬或分類賬，就難以將其分解以反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的本來面目。③會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)提供的賬表已經(jīng)無法滿足信息使用者的需要。到目前為止，會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)仍然按照會(huì)計(jì)科目來生成借貸余三欄式賬簿，并編制三張財(cái)務(wù)報(bào)表。而這些賬簿和報(bào)表限制了管理者得到的信息種類，不能從多層次、多視角探究和分析企業(yè)的財(cái)務(wù)狀況和經(jīng)營(yíng)成果。多年來，各行各業(yè)的高層管理者一直在思考如何才能正確評(píng)價(jià)組織經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)。管理者不再把財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)作為評(píng)價(jià)經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)的唯一依據(jù)，而是經(jīng)過綜合考慮各種度量結(jié)果來做出判斷。大型高技術(shù)企業(yè)的高層領(lǐng)導(dǎo)，現(xiàn)在直接負(fù)責(zé)建立用于度量客戶滿意度、產(chǎn)品質(zhì)量、市場(chǎng)份額和人力資源的系統(tǒng)。而促使他們這樣做的動(dòng)力就是他們認(rèn)識(shí)到，主要依賴會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)將限制公司的客戶服務(wù)戰(zhàn)略。

3、傳統(tǒng)流程無法滿足實(shí)時(shí)控制的需要

任何企業(yè)資金流都是伴隨著物流流動(dòng)的，傳統(tǒng)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)體系的一個(gè)缺陷就是它所反映的資金流信息往往滯后于物流信息，“財(cái)務(wù)賬”同“實(shí)務(wù)賬”往往是兩張皮。財(cái)務(wù)賬、財(cái)務(wù)報(bào)告從來不是當(dāng)前時(shí)點(diǎn)的余額，以至企業(yè)無法從效益的角度對(duì)經(jīng)營(yíng)生產(chǎn)活動(dòng)進(jìn)行實(shí)時(shí)控制。這是因?yàn)椋瑫?huì)計(jì)數(shù)據(jù)通常是在業(yè)務(wù)發(fā)生后采集，而不是在業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)實(shí)時(shí)采集的;會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)加工是將滯后采集的數(shù)據(jù)進(jìn)行排序、記賬、匯總、對(duì)賬等;財(cái)務(wù)報(bào)告不能直接利用，必須經(jīng)過若干后臺(tái)加工才能提交到使用者手中。在經(jīng)濟(jì)環(huán)境瞬息萬變的今日，應(yīng)加大信息的實(shí)時(shí)性控制力度，當(dāng)一筆超標(biāo)準(zhǔn)的采購費(fèi)用發(fā)生時(shí)，或一筆非法的投資事件發(fā)生時(shí)，實(shí)時(shí)信息能夠幫助管理者有效和實(shí)時(shí)控制非法事件的發(fā)生。但是，會(huì)計(jì)信息的滯后性卻不能使管理者從會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)中得到所需的信息，管理者只有到別的系統(tǒng)中去尋找。當(dāng)管理者從別的系統(tǒng)中找到他所需的信息時(shí)，會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)和會(huì)計(jì)信息的價(jià)值就會(huì)急劇下降。傳統(tǒng)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)提供滯后信息不僅影響了信息的質(zhì)量降低了它的相關(guān)性，而且正在逐步失去其應(yīng)有的價(jià)值。

4、實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化

⑴財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化基本思想財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化是指:在IT環(huán)境下，將財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)流程與經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)有機(jī)的融合;當(dāng)一項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)(事件)發(fā)生時(shí)，由業(yè)務(wù)相關(guān)部門的一位員工負(fù)責(zé)錄入業(yè)務(wù)信息，當(dāng)信息進(jìn)入系統(tǒng)后，立即存儲(chǔ)在指定的數(shù)據(jù)庫;同時(shí)，該事件通過動(dòng)態(tài)會(huì)計(jì)平臺(tái)，生成實(shí)時(shí)憑證，自動(dòng)或經(jīng)財(cái)務(wù)人員確認(rèn)后顯示在所在相關(guān)的賬簿和報(bào)表上，不再需要第二個(gè)部門或任何其他員工再錄入一遍。這樣，信息為所有“授權(quán)”的人員共同享用。每個(gè)業(yè)務(wù)與財(cái)會(huì)人員每天必須打開某個(gè)信息屏幕，管理和控制相關(guān)的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，做到實(shí)時(shí)、迅速響應(yīng)環(huán)境變化，爭(zhēng)取主動(dòng);所有管理人員都按照統(tǒng)一、實(shí)時(shí)的信息來源做出現(xiàn)決策，避免了不同的決策單位或個(gè)人，由于信息所依據(jù)的來源不同而做出相互矜持的決定，造成管理決策的混亂。⑵財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化實(shí)現(xiàn)基本原理要實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化，不僅需要IT環(huán)境，而且需要建立一個(gè)支持一體化的動(dòng)態(tài)會(huì)計(jì)平臺(tái)。動(dòng)態(tài)會(huì)計(jì)平臺(tái)基本要素包括:事件接收器、憑證模板、生成器和實(shí)時(shí)憑證。①事件接收器事件接收器的功能是當(dāng)一項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)(事件)發(fā)生時(shí)，該事件通過相應(yīng)的業(yè)務(wù)模塊驅(qū)動(dòng)動(dòng)態(tài)會(huì)計(jì)平臺(tái)接受事件信息，動(dòng)態(tài)會(huì)計(jì)平臺(tái)的事件接收器接受事件信息，主要包括5個(gè)基本特征:1)what－發(fā)生了何事，涉及哪些資源?2)When－何時(shí)發(fā)生?3)Who一涉及何人，充當(dāng)何角色?4)Where－事情發(fā)生的地點(diǎn)?5)Why－在事件發(fā)生時(shí)為什么可能出錯(cuò)，風(fēng)險(xiǎn)?②憑證模塊憑證模板包括兩種:財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)憑證模板和管理會(huì)計(jì)憑證模板。財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)憑證模板是嚴(yán)格按照財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)借貸規(guī)則要求而設(shè)立的，各經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)所對(duì)應(yīng)的入賬科目及憑證分錄結(jié)構(gòu)的模板。這些模板的格式、模板的內(nèi)容都可以根據(jù)企業(yè)所采用的會(huì)計(jì)制度和內(nèi)部管理需要自行設(shè)定，計(jì)算機(jī)將結(jié)果保存在動(dòng)態(tài)會(huì)計(jì)平臺(tái)的模板文件中，供生成實(shí)時(shí)會(huì)計(jì)憑證使用。③生成器生成器的功能是根據(jù)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事件信息和憑證模板，自動(dòng)生成實(shí)時(shí)憑證，并傳遞到財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)和管理相應(yīng)的模塊中。④實(shí)時(shí)憑證實(shí)時(shí)憑證也包括兩部分，根據(jù)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)憑證模板生成的實(shí)時(shí)會(huì)計(jì)憑證，它是登記會(huì)計(jì)賬簿和報(bào)表的依據(jù);根據(jù)管理會(huì)計(jì)模板生成的實(shí)時(shí)管理會(huì)計(jì)憑證，它是登記企業(yè)內(nèi)部管理需要的責(zé)任會(huì)計(jì)賬表的依據(jù)。實(shí)時(shí)憑證的特點(diǎn)是:實(shí)時(shí)性，只要原始單據(jù)審核生效，即按約定的模板自動(dòng)生成;強(qiáng)制性，實(shí)時(shí)憑證在IT環(huán)境中由計(jì)算機(jī)自動(dòng)生成，從生成到結(jié)束的過程中沒有任何人工干預(yù)，對(duì)用戶來說是不可見的。企業(yè)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化的順利實(shí)施，必將會(huì)使財(cái)務(wù)管理工作出現(xiàn)以下新特征:l)物流、資金流、信息流同步生成。2)原來由財(cái)會(huì)人員編制的主營(yíng)業(yè)務(wù)(采購、銷售、倉儲(chǔ)等)憑證，都由計(jì)算機(jī)自動(dòng)生成，這樣可以大大減少財(cái)務(wù)部門的重復(fù)勞動(dòng)，提高工作效率的同時(shí)減少了差錯(cuò)，做到“數(shù)出一門，信息共享”。3)財(cái)務(wù)部門和其他部門一樣，可以查明每一個(gè)信息的來源和錄入時(shí)間，做到責(zé)任分明。4)財(cái)會(huì)人員可能利用實(shí)時(shí)信息控制經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，如采購業(yè)務(wù)、銷售業(yè)務(wù)等，從核算職能向控制職能轉(zhuǎn)變。

5、從會(huì)計(jì)信息處理到幫助管理者制定業(yè)務(wù)處理規(guī)則

財(cái)會(huì)人員從傳統(tǒng)會(huì)計(jì)信息日常處理流程中解脫出來，幫助管理人員制定業(yè)務(wù)規(guī)則，使得財(cái)務(wù)人員必須關(guān)注企業(yè)的業(yè)務(wù)過程。傳統(tǒng)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)與業(yè)務(wù)過程相分離，而且只處理業(yè)務(wù)過程中所發(fā)生事件的一個(gè)子集，這會(huì)導(dǎo)致財(cái)會(huì)人員和業(yè)務(wù)管理人員之間的隔閡。在這種情況下，業(yè)務(wù)管理人員可能會(huì)改變業(yè)務(wù)流程的本質(zhì)而不與財(cái)會(huì)人員溝通。事實(shí)上，業(yè)務(wù)管理人員就是這樣做的，財(cái)會(huì)工作也就變成了與業(yè)務(wù)過程相當(dāng)脫節(jié)的“秘密”工作。因?yàn)椋鉀Q業(yè)務(wù)問題需要了解企業(yè)的戰(zhàn)略、業(yè)務(wù)過程、組織結(jié)構(gòu)、計(jì)量IT環(huán)境的使用情況，當(dāng)財(cái)會(huì)人員無法得到所需信息時(shí)就將視野局限于“會(huì)計(jì)問題”，而不是“業(yè)務(wù)問題”。這種隔閡可能導(dǎo)致業(yè)務(wù)過程管理與財(cái)會(huì)工作之間不必要的緊張，而且無法有效地起到會(huì)計(jì)控制作用。例如，當(dāng)財(cái)會(huì)人員遠(yuǎn)離業(yè)務(wù)過程時(shí)，他們不知道物料的作用、質(zhì)量以及物料的真正實(shí)際價(jià)格。當(dāng)一張價(jià)格嚴(yán)重失真的采購發(fā)票擺在他們面前時(shí)，只能根據(jù)發(fā)票付款起到一個(gè)記錄員而非控制員的作用。