EPC承包模式下采購合規管理探析

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摘要:該文主要研究epc承包模式下采購的合規管理。結合EPC承包模式下采購工作的特點和工程企業合規管理的要求,結合采購工作執行流程中存在的潛在不合規事項,從完善制度體系、建立監督機制、提高采購人員素質三方面進行了EPC承包模式下采購工作合規管理的論述。

關鍵詞:EPC承包;合規管理;采購

EPC(EngineeringProcurementandConstruction)承包模式即交鑰匙工程承包模式,是指工程總承包企業受業主委托,按照合同約定對工程項目的設計、采購、施工、試運行(竣工驗收)等實行全過程的承包并對工程的質量、安全、工期、成本全面負責的一種承包模式[1]。鑒于該承包模式的優勢在于其集成性,總承包方依據集成性發揮管理優勢,獲取利潤。設計、采購和施工的集成程度在一定范圍內也決定了總包企業是否能夠完成其管理目標。所以,該模式下采購工作的執行方式與傳統采購執行方式有所不同。相應的合規管理也應因時、因地制宜。EPC承包模式可以實現設計、采購和施工的完美結合,運用這一模式可通過強化管理發揮集成作用,從而達到縮短工期、降低成本的作用。與常規采購相比,EPC模式下的采購是以項目要求為導向,力爭在技術、質量、安全、交期和費用幾個方面全面滿足項目要求,該模式下設備和材料的采購還需考慮質保、服務等與EPC合同要求的匹配性。這使得該模式下采購的采購工作需要更靈活的操作方式和更快速的反應速度。EPC承包模式下的采購合規管理也應當與常規采購合規管理有所不同,以達到方法和目標的匹配性。將采購活動納入合規管理范圍,是當前社會發展的趨勢,也是工程行業發展的必經之路。

1實施采購要求

采購部門應按照設計部門提出的技術要求采購滿足總承包項目交期要求的貨物,基于這一基本工作要求,采購部門依照采購計劃和采購要求,確定物資采購的方式。物資采購方式能招標的盡量采用招標流程,以避免不合規情況的出現。特殊情況下需議標或獨家采購的,需要嚴格依照公司程序文件規定的審批流程進行審批,并且留好相應記錄[2]。EPC模式下采購的合規管理起點應當是將采購的合規管理納入公司的合規體系建設中[3],在公司合規體系建設的層面進行采購合規的詳細策劃,進而達到流程順暢、制度合理、職責明確、監督到位的合規管理要求。

2供應商管理

2.1供應商評價

工程總承包企業應有一套完整的供應商評價體系,從事前評價和事后評價兩個角度對供應商進行動態考核評價,并且依照評價內容建立合格供應商名錄。這一合規性管理可通過引入ERP(EnterpriseRsourceePlanning)系統的方式進行,即:確定評價、打分因素,通過系統下發評價表給各個打分人員,綜合加權后得出相應結論。通過這一方式,可以實現供應商評價的相對客觀性。供應商評價與采購部門可以分開設置,以達到相互監督的目的[4]。

2.2供應商選擇

根據合同要求和項目具體特點,在企業的合格供應商名錄中選取相應供應商開始采購工作。供應商的確認需嚴格依照公司的管理流程,并在相關的監督機制下進行,即:項目級的評價需采納相關職能部門的意見,以避免采購過程中出現不合規的現象。

3采購執行計劃

項目部應依據項目合同、項目管理計劃、項目實施計劃、項目進度計劃以及企業有關采購管理程序、規定和要求,編制項目采購執行計劃,并對采購過程進行管理和監控。

4采購合同管理

4.1采購合同管理

工程總承包企業應確保與供應商就產品或服務的相關要求進行充分溝通,并在招標文件、采購合同/協議中明確相關要求。工程總承包企業應建立采購合同管理制度,明確采購合同管理的職責和職能部門。應按制度的規定對項目的采購合同進行審批,合同經審批后方可實施。

4.2采購變更管理

項目部應明確采購變更管理的流程、職責和審批要求;應按規定對采購的變更實施控制。

4.3采購合同的索賠

采購人員應當結合交期、質量等要求收集資料,進行采購合同的索賠工作,以確保EPC合同可能面臨的索賠可以在一定程度上遞延。

5采購與設計、施工和試運行的接口控制

5.1采購與設計的接口

設計提供擬采購物品的技術文件,并對供應商提供的技術文件進行評價,采購接收設計提交的報價技術評價文件;采購向設計提交訂貨的設備、材料資料;評估設計變更對采購進度的影響;如需要,采購邀請設計參加產品的中間檢驗、出廠檢驗和現場開箱檢驗等內容的接口實施重點控制。這一過程中,各方均需依照公司程序文件中的規定,各司其職,各部門的職責需明確推進。

5.2采購與施工的接口

該階段主要體現在設備、材料的交期方面以及所采購設備材料廠家后續技術服務對接方面。項目部應對交期、后續技術服務時間節點給出計劃時間,并且有變化時及時通知采購人員。而采購人員也應在平常工作的積累中多學習項目管理知識,通過計劃判斷項目關鍵路徑,并且能做到提前和廠家進行溝通。這一業務流程中三方的反饋機制要在項目管理文件或公司體系文件中有所明確,以便各方有規可依。同時,設計院需參與、評估采購變更對施工進度的影響。

5.3采購與試運行的接口

對試運行所需材料及備件的確認;試運行過程中發現的與設備、材料質量有關問題的處理對試運行進度的影響等內容的接口進度實施重點控制。

6結論

鑒于EPC承包模式下,合規管理應從以下三方面入手:1)建立符合實際要求的體系文件、作業流程文件以及規范性文件,使得實際操作中可以做到有規可合。而企業所訂立出的各類采購文件應當充分考慮工作特點,以確保規范與實際的相符性。2)明確企業內部各部門之間的責任界限,同時,各部門在分工協作時做到各司其職,相互監督。3)提高采購人員的業務素質,加強采購人員采購相關法律法規的培訓以及合規培訓,使采購人員在工作中可以發揮主觀能動性,主觀合規。

參考文獻

[1]楊波.簡析EPC總承包模式[J].四川建材,2007(6):233-235.

[2]謝曉紅.談企業自主招標過程的重點及關鍵環節[J].廈門科技,2010(3):42-46.

[3]費清芳.“三權分立”采購管理的成功哲學[J].石油石化物資采購,2009(Z1):42-45.

[4]邢娟.論企業合規管理[J].企業經濟,2010(4):37-39.

作者:丁芳 李強 單位:中國建材國際工程集團有限公司