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1.收費標準多項目多單一收費手段難以適應
隨著社會經濟對教育需求的不斷增加,現在的高校成人教育事業蓬勃發展,在校生規模迅速擴大。成人學歷教育、自學考試、第二學歷教育到各類專業培訓班等各種成人教育辦學層次,來適應廣大學員的需求。由于成人繼續教育辦學靈活形式多樣:如脫產、函授、業余、自考等的多層次(有專科、專升本、專接本、高升本、第二學歷)教育形式,也有各類專業的培訓班、提升班等應運而生。這種狀況形成了成人教育收費項目多、收費標準多的一大特色,使單一傳統的現金收繳手工開票方式已不能適應當前的成人教育收費管理需求。這給成人教育收費管理帶來一定的難度。
2.各自辦班不利統一管理
成人教育的高速發展,高校高層對成人教育的管理尚未跟上當前的形勢。許多高校對成人教育工作的主要考核指標仍是經費的上繳指標的完成情況。且高校對成教學院(系、部)投入不夠,管理機制不完善,造成各二級學院自主牽頭辦班,直接向學生收取學雜費,學校財務部門對其收費工作不易控制和管理,極易造成違法違規亂收費、私設小金庫等違法行為。各二級學院自主辦班,還造成了辦班重復、辦學成本高、高校整體效益低、惡意競爭等的不良成人教育辦學環境,使成人教育收費管理加大了難度。
3.職能管理部門工作脫節
成人教育收費管理不僅僅是高校財務部門的工作,還應涉及到校內各個部門的配合。如果各管理部門各自為政,不能密切配合,各部門信息數據不能有效的共享,就會造成成人教育收費管理環節上出現一些漏洞。如學生一人有兩個學號兩個收費信息,同名同姓的學生的繳費記錄有張冠李戴的現象。另外,成人教育的學生大多是社會上成人,其流動性大,轉專業、休學、轉學、退學等情況發生頻繁,如此多數據變動,財務部門不能及時掌握第一手資料數據,將會造成少收、錯收、漏收,甚至沒收一分錢就拿到證書的情況發生。有不少的學生未能按時上課、按時畢業造成收費的時間不統一、跨度長的狀況,也給成人教育收費管理帶來不小的難度。
二、應對高校成人教育收費管理中存在問題的解決措施
1.完善成人教育收費管理的內控制度
制訂學生繳費的管理辦法,公開收費制度,公示收費依據、收費項目、收費標準,做到依法收費,接受社會、學生、家長的監督,提高收費透明度。高校根據自身特點,不斷完善收費業務的流程設計,使各種收費均在學校財務管理的控制下。對由各個二級學院和其他部門代收的培訓費、輔導費、報名費、聯合辦學學費等,統一及時繳歸財務部門,并按規定開具正式票據,嚴格杜絕部門私設“小金庫”。嚴格規范學生因降級、轉學、開除、休學、復學等變動,而要求財務部門變更應收款的手續。嚴格加強收費收據的領用和核銷制度,核銷時應審核票款是否相符,是否按規定項目、規定標準收費等。制度與流程的建立與嚴格遵守是成人教育收費工作最基本、最重要的要求。對出納、收費系統管理、審核結算不相容崗位要嚴格按照互相分離的原則科學設置,建立健全授權審批制度,明確招生、教務、學工、財務等職能部門的職責,建立有效的監督檢查機制,優化財務環境,提高高校成人教育收費管理的內控水平。
2.加強統一管理,建全管理機制
應當在高校設立成人教育管理部門——成人教育院(系、部)統一管理其一切事務,或學校成人教育院(系、部)牽頭,各二級學院具體承辦的管理體制,但成人教育學生收費必須納入高校成人教育收費系統統一管理。從而能在源頭上抑制私自亂收費、私設小金庫、個人私自辦班等的違規違法行為。成人教育實行了統一的管理,成人教育工作的主要考核指標可由上繳指標的完成情況為主,上升為以考核可持續、快發展、增效益的管理指標為主的成人教育學院管理模式。高校成人教育有了統一的管理,是高校成人教育事業上規模、提效益、促發展的重要條件,也是做好高校成人教育收費管理工作的先決保證。
3.各職能部門有機協調,高效聯動
許多企業沒有設定符合實際的成本和財務目標,結果導致重大虧損和現金流問題。利潤流失不僅僅是經濟滑坡造成的,它還反映出企業未投入必要的時間和精力,開展至關重要的銷售和需求預測活動。
做好預測其實并不像聽起來那么難。正確地運用成熟的預測技術能顯著提高利潤。具體來說,在規則指導下用統計學方法進行預測,并制定更為動態的企業全面規劃,能夠去除運營決策中的一些猜測因素,讓預測的焦點重返優化盈利,而非等事情發生了再去"救火"。據GartnerGroup稱,成功實施統一預測流程的企業至少可望獲得10%的收入增長。
由于競爭對手和市場狀況變化莫測,許多高層經理人對預測的準確性表示懷疑。但許多大型企業如通用電氣和沃爾瑪已經找到可靠的預測方法,并在整個企業范圍加以運用。
走出預測的誤區
首先要淘汰無效技術。有些企業使用非常復雜的模型,卻沒有適當地把企業的供應商和分銷商網絡考慮在內,從而使結果不可靠。
而在另一個極端,許多企業過分依賴銷售人員和經理的意見來產生結果。證據顯示,不管他們多么富有經驗,這些人員的意見可能導致不確切的結果。因為他們往往:
混淆目標(希望)和預測(現實);以為自己的個人判斷比統計預測更可靠;預測結論為本職能部門服務,不信任其他部門的預測;高估營銷攻勢以及其他收入管理行動的效果。
不要依賴于公司單個部門的預測結論。例如,財務、制造和銷售等職能部門可能各自獨立地產生預測結論,但沒有一個部門監控其他部門預測中的變動因素,并修正自身的預測結論以反映這些變動。
有這些問題的企業必須解決若干技術事項,才能創建可靠的財務預測。所需要的數據通常分布在多個系統中,如財務、生產、銷售和供應鏈。在大多數企業中,獲取所有這些數據幾乎是一件無法完成的任務。但如果信息技術的構造能整合這些不同的系統,員工提取數據就會相對容易些。
許多企業還需要進而解決流程問題,這就要實施系統的、跨部門的預測方法。還應考慮企業政治和信任問題。
六種最佳預測實踐
有些企業已經開始采取措施改善其預測能力。制造和零售領域的許多企業認識到,疏忽大意的預測標準導致了高庫存和低利潤。
為解決這個困擾各方的問題,一些制造商和零售商聯合開發了一套標準,用于整個供應鏈規劃和預測。貿易伙伴運用"協作規劃、預測和補貨"(CPFR),就共同的經營目標和措施達成一致,攜手制定銷售和運作計劃,并通過電子化協作更新銷售預測和補貨計劃。參與各方還運用標準方法收集供應商和顧客的意見,并采用標準數據格式產生銷售預測結論。
采用CPFR的企業包括伊斯曼柯達、貨物零售商JCPenney、金佰利-克拉克(Kimberly-Clark)、凱馬特(Kmart)、那比斯科(Nabisco)和沃爾瑪。根據制造業咨詢公司IndustryDirections的調查,采用CPFR標準的企業,其預測準確率提高了約20%。例如,沃爾瑪的"網上零售鏈"系統向公司5,000多家供應商中的3,500家提供每周預測數據。這些數據讓人觀測到沃爾瑪的零售活動,幫助供應商改進其預測,在正確的時機向零售商提品。然而,大多數企業對預測流程投資不力或者欠妥。
根據零售和其他行業公司的經驗,現已出現由以下6種最佳預測實踐組成的一套方法:
標準化輸入
標準化預測方法
預測頻率
限制偏向
測量績效
采取協作式銷售和運營規劃
盡管情形各異,遵循這些實踐的企業都將提高其預測能力。成功的原因遠不只是購買最精巧的軟件。收益來自于更好的數據、人員、流程和工具。
首先要標準化輸入到銷售預測流程中的信息。如果你的銷售代表都遵守同樣的規則對商機加以分類,預測模型每次就能基于相似的數據標準運行。
標準化就是要以統一的規則對銷售機會加以分類。首先,你要界定銷售周期的階段。然后,界定需要取得什么樣的進展才能進一步上升到下一階段。最后,根據標準規則,確定簽約的幾率。總的來講,輸入的信息應該基于事實而非主觀意見。
最普遍的預測方法是時間序列模型,它依據的是將當前情形跟過去類似階段進行統計比較。它能讓人們觀察當前的活動,預見未來的結果。
有了時間序列模型,你可以根據以往預測的準確度或偏差度,對預測結論加以調整,使得當前的預測更為可靠。譬如,你在新的季度開始前5周作預測,你回顧以往季度開始前5周所做的預測,將預測結論跟實際結果比較,然后相應地調整新的預測結論。
認可數據而非直覺
許多企業擁有收集數據點并運行預測模型的應用軟件。包括ERP和"供應鏈及需求規劃"軟件中的財務和預算模塊。
時間序列模型最適合于短期預測。如果需要做中長期(即超過6個月)預測,時間序列方法就不能揭示出必須考慮的長期趨勢。
大多數企業每季度或每個月產生預測結論。如果所要求的精確程度和回應速度較高,這樣往往是不夠的。在某些情況下,采用實時企業預測模型的公司每周就要做一次預測。你越早更新預測結論,就能越早知道哪些領域需要幫助,需要對生產層面做哪些調整,應該如何調整預算。
預測頻率過低會導致預算和實際結果的嚴重脫節。當然,你不希望停頓業務,光做預測。但一般來說,預測頻率越高,其結論就越準確。
盡管所有工具和研究顯示相反的結果,許多商務人士仍認為自己的判斷比成熟的統計技術更準確。這些偏向性難以預料,因為在不同的時間有不同人員參與預測流程。預測流程中混入個人偏向性,將削弱比較歷史數據的意義。
最佳做法是限制個人主觀預測。總的來說,要相信數據和統計模型而非直覺。如果你必須加入個人判斷,也要等統計模型產生了預測結果之后,而不是在此之前。
要持續改進任何舉措,績效測定都是至關重要的,預測流程也不例外。你需要系統的方法來評審預測失誤,不斷改進自己公司的流程和模型。最佳途徑是組建任務團隊,評審以往的預測。最好由高層經理組成委員會,其使命是改善數據、流程和執行中的薄弱點。
有效實施預測流程
運用統一的輸入信息和標準模型做出更好的預測后,協作性規劃流程就要在全公司和所有供應商當中開始運作。該流程稱為"銷售與運營規劃"(S&OP),通常每周進行一次,涵括所有主要經營領域。它將基線預測跟供應鏈限制、資源可利用性、營銷-促銷信息以及其他相關運營信息結合在一起。
結果就產生了整套供需計劃和財務計劃。這些計劃用來平衡供需,處理需求薄弱領域,并利用各種機會。要確保所有經營領域都追求相同的目標。下面是實施有效預測流程的若干建議:
為當前運營樹立基準。將自己的預測方法跟行業和其他公司的最佳實踐相比較。對公司內部的預測人員做調查,然后將結果與行業調查作比較。
教育預測人員和用戶。由于大多數商學院都不講授預測,許多經理人不懂得預測。要在方法、程序和應用方面對經理人進行教育。針對改進的可能性,解釋為何值得花時間去做。
組建跨職能任務團隊。將中層預測人員和業務經理組成團隊,調查企業的基準,然后確定期望的方法和成果。這種討論會可以演化為常設任務團隊,實施所需要的全企業變革。
評估數據質量。你的機會管理流程是全公司統一的嗎?是否始終如一地在每個領域為每個產品捕捉信息?員工們是否及時利用系統,使數據達到高質量?你很可能會發現許多不一致,關鍵在于找出并解決這些不一致的地方。要讓企業不同部門代表組成的控制委員會參與進來。
實施溝通流程。設計糟糕的流程可能導致預測者和使用者之間的裂痕。這是預測中常見的陷阱。要避免這樣,必須確保仔細規劃自己傳達預測結論的流程。要確保預測者和使用者就數據的格式和數量達成一致意見。
重新設計公司規劃流程。準確的預測應該成為公司規劃流程的關鍵驅動力,而這要求大多數企業完全改變其規劃方式。不應該只是每季度運用不同的假定,從各個領域推導出計劃,計劃應該更為動態,可依據預測的變化短期內進行調整。