高校人事檔案管理辦法精選(九篇)
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第1篇：高校人事檔案管理辦法范文
長期以來，很多高校的人事檔案都單獨存在于組織人事部門，游離于高校綜合檔案管理的門檻之外。2008 年 9 月，教育部和國家檔案局聯合簽署并實施的《高等學校檔案管理辦法》（下稱《辦法》，即第 27 號令），明確把學生檔案納入高校檔案統一管理。由此引發的對于高校人事檔案的管理歸屬問題也一直被討論，支持和反對意見并存。由此，也逐漸形成了中國高校人事檔案的管理模式。
1 當前中國高校人事檔案管理的基本模式
1.1 綜合檔案館模式。就是將高校的人事檔案統一納入綜合檔案館中進行統一管理，工作人員隸屬于檔案館就職人員，所有的工作業務構成了高校檔案館業務的組成部分。高校檔案館的模式有利于現代人事檔案管理工作朝著專業化、標準化方向建設，有利于提升高校人事檔案材料的使用效率與服務職能，有利于學校各級領導重視與促進高校人事檔案管理工作的整體性發展。采用這種模式的這類高校有清華大學、北京師范大學、四川大學、中山大學、武漢大學、華中師范大學等院校。
1.2 組織人事模式。其中一種是人事模式，也就是院校人事部門機構下面設置了專門的科室來負責高校人事檔案管理工作，工作人員隸屬于人事部門，而人事檔案管理業務屬于高校人事部門的業務；另一種是組織人事模式，也就是高校組織與人事部門下面專門設立的科室來負責管理高校教職員工的人事檔案，工作人員分屬于不同的部門，不同的人事檔案管理業務也分屬于不同部門。這種組織人事模式有利于院校組織人事部門對人事檔案材料的運用便捷，但是人事檔案管理業務只是自己部門工作的一部分，對檔案材料管理投入力度較少，專業化建設程度相對落后，整理工作不科學規范，人事檔案材料分散于高校人事與組織兩個部門機構，材料難以得到統一管理。采用這種類型的高校包括北京大學、浙江大學、上海交通大學、山東大學、華南理工大學等。
但是，人事檔案納入高校檔案綜合管理的院校所占比例相對較少，而且形成目前的管理格局是有其內在成因的。
2 人事檔案不納入高校檔案館（室）管理的原因分析
2.1 人事檔案和高校檔案的歸檔方式存在較大的差異性。高校檔案在整理方法、保管期限歷經多次改革，件與卷結合的歸檔方式更是簡化了檔案的整理環節，使得整理更具人性化。但是人事檔案因其自身特殊性，要求其管理方式相對保守。根據《干部檔案管理工作暫行規定》，人事檔案的載體都是 16 開紙，在 2009 年增加了 A4 型紙的選擇。為了檔案的整齊，但凡新補充的非 16 開歸檔紙質材料只能被迫進行裁剪或托裱，再裝入案卷。但是高校其他檔案的載體是A4 型紙，使用載體上的不一致也就使高校檔案館（室）主觀上不愿接收此類的檔案，同樣限制著兩者的統一管理。
2.2 人事部門對于人事檔案的使用存在依賴性。人事部門所產生的關于人事、師資、勞資、崗位設置等大量的檔案材料均需入個人檔案，這些材料在部門內部歸檔較為方便。特別是在人事檔案的利用方面，也是人事部門利用較多，存放在人事部門更便于利用，如辦理人員退休、調出調入手續、人員信息核對等，均需查閱人事檔案實體。另外，對于人事部門的人員信息維護，也可以隨時進行利用。特別是各級各類人事統計報表，所須填報的數據主要源于人事信息系統，但每年數據填報會因其統計類別不同存在差異，特別是系統沒有的信息，只能從檔案實體中進行查詢。如果檔案單獨存放在檔案館室特別是和人事部門不在同一樓內，查檔人員動輒需要到檔案館內查檔，不便于檔案的提供利用。
2.3 人事檔案和高校檔案的評級標準與監管部門各異。高校檔案的評級標準一般分達標升級及其復查和日常檢查三種，對達標升級及其三年一個周期的復評因評級不同其標準也不一樣，人事檔案也有自身一套評級的體系及標準。相對而言，評級的監督力度較小，很多高校人事檔案是沒有參加評級的，也沒有形成檢查監督機制。人事和高校檔案工作的主管機構不同，高校檔案評級是相應的各級檔案行政管理機構，人事檔案評級是相應的各級黨委組織部門負責。兩者統一管理會面臨著不同的領導和評級機構、不同的評級及復查標準等問題。
3 人事檔案納入高校綜合檔案管理的可行性分析
雖然人事檔案納入綜合檔案管理有著種種困難，但是將其納入高校綜合檔案管理仍是高校綜合檔案管理發展的一種必然趨勢。隨著并入條件的不斷成熟，特別是清華大學、北京師范大學等一些院校已經走到了統一管理的前列，對其他高校并入也是一種積極的示范作用，兩者統一管理的很多積極作用將越來越明顯。
3.1 高校資源有效整合的基本要求。人事檔案單獨管理不能有效整合高校檔案資源，人事檔案納入檔案統一管理后，可將高校的所有檔案統一進行管理。一是精簡合并機構意味著高效，各類檔案的統一管理使部門分工更清晰、問責更容易，更便于服務基層；二是便于統籌安排檔案辦公及庫房用地；三是可以積極保障檔案保管條件；四是更利于檔案資源整合，更全面地對高校檔案工作進行規劃和協調。
3.2 相關政策和理論的有力支持。《高等學校檔案工作規范》（下稱 《規范》）中采用了“高等學校檔案”這一綜合概念，以高等學校全部檔案為對象，按照高校檔案形成的領域范疇將形成于同一活動領域的檔案作為一個整體歸入相同的類別[1]。《規范》規定高等學校檔案必須實行集中統一管理，確保完整、準確、系統和安全，便于開發利用。再者，《辦法》將學生檔案納入歸檔范圍，而且單獨設類，彰顯了以人為本和重視民生檔案的理念，強調了高校檔案資源建設的“大檔案”理念[2]。按照《辦法》中強調的高校檔案機構是學校出具檔案證明的唯一機構。至此，給人事檔案納入高校綜合檔案統一管理有了充分的理由，檔案的大融合是必然趨勢。
3.3 高校檔案事業發展的必然趨勢。將高校各類檔案整合到一起，不僅可以將檔案工作做強做大，更有利于檔案工作的開展。各類檔案大綜合后，檔案形式的多樣性、檔案內容和數量的增加、檔案業務范圍的擴大、檔案人員的增加等，也是提升檔案工作的一種機遇，更利于檔案工作服務學校發展，也更利于高校檔案事業的發展。
4 人事檔案納入高校綜合檔案統一管理的對策
4.1檔案資源及體制的整合是檔案統一的基礎。檔案資源的有效整合，使得各項資源更加有效利用。人員、庫房、辦公室用地及相應的室內設備都可以統籌安排，更加合理地利用各項資源。再者，高校檔案館室可以更好地處理近期發展目標和長遠發展規劃的關系、規章制度的構建及完善、檔案信息化建設與學校其他工作同步發展的關系、內部管理機制的發展與各有關部門的協調關系。
4.2 信息系統間的可兼容性是檔案統一的路徑。高校綜合檔案歷經了多年信息化建設后，形成了較為豐富的信息資源，而人事檔案信息化進程相對落后，需要利用現代化的手段使兩者有機結合起來。軟件開發部門可以根據用戶需求，將兩個系統進行兼容，使檔案信息系統功能更加強大。另外，還有高校將人事檔案系統嵌入自主研發的系統中，形成系統的大檔案管理系統。在較為成熟的技術保障下，合并后的檔案管理系統必然形成可持續發展的良性循環，更加有利于提高人事檔案的信息化水平和人才信息利用。
第2篇：高校人事檔案管理辦法范文
一、高校人事檔案收集工作中存在的問題
1、觀念上，人事檔案在人們心目中一直較為神秘。
檔案資料重歷史、重政審，輕顯示、輕成績。由于歷史原因和習慣勢力的影響，檔案材料中的個人經歷、資歷的記載，偏重于政治，且歷史結論多，內容多是套話、官話，言之無物，大同小異；而對個人能力及業績的現實材料卻不能及時收集歸檔。從整體而言，不能全面客觀地反映高校干部及教師隊伍的最新素質，所以，可利用的價值不大。
2、管理方式上，高校人事檔案的管理一直沿襲了傳統的管理辦法。
由于各項制度不健全，檔案人員大多是兼職管理，對檔案材料收集重視不夠，產生了有失真材料的出現。同時過去高校人事檔案管理長期處于一種封閉狀態，未能建立健全人事檔案收集審核歸檔制度，加之人員隊伍不穩定，只是人事檔案長時間沒有收集整理也無人問津。在材料方面，有的認識部門也沒有審查、核實、嚴格把關，對送來的材料塞入檔案袋了事，使部分材料出現了失實甚至虛假的內容，給今后的工作帶來很多的麻煩。不僅破壞了人事檔案的有機整體，也大大降低了他的使用價值。
3、檔案意識淡漠
由于歷史的原因，教職工中普遍存在檔案意識淡漠，對檔案工作的重要意義和作用認識不足，不知道人事檔案的歸檔范圍和歸檔要求，不懂得人事檔案是組織了解和選拔任用自己的重要來源。隨著高校不斷發展對教職工學歷學位要求不斷提高，教師外出進修、培訓、攻讀學位、出國留學的機會不斷增多，在此過程中，有的教師不知道要把形成的諸如入學、結業、畢業生登記表等人事檔案的材料應及時地交到人事檔案管理部門存檔，長時間存放在個人身邊，久而久之，造成人事檔案材料遺失或破損現象，影響了檔案的準確性和完整性。
4、材料缺漏嚴重
隨著近幾年人事制度的改革和高校的快速發展，對人才的關注成為高校求生存求發展的重心。于是紛紛吸納了許多高學歷、高職稱的人才，但在日常管理中發現，引進的這些人當中大部分檔案材料缺漏，不是缺入黨（團）材料，就是差年度考核表、學歷學位材料、專業職務申報表、工資變動表等。究其原因，就是由于近幾年機構編制和用人制度的改革，各單位管理檔案的人員變動頻繁，走的人沒來得及跟新來的人交接工作，新來的人還沒來得及學習檔案業務，造成對檔案業務知之不多甚至全然不知，不知道向管檔部門或向哪個管檔部門報送哪些材料，致使人事檔案中材料短缺嚴重。有的檔案材料形成單位諸如職稱審批機關、獎勵審批機關，不知道將材料移送管檔部門，認為應由本單位保管；還有的單位甚至對收集的材料不及時整理，材料多年未歸檔，致使檔案材料形成不及時，內容空泛等是形成檔案資料缺漏的重要原因。加上由于人事檔案的管理一直是以被動的方式進行收集，即檔案管理人員坐等相關職能部門將人事檔案送到檔案室，由于歸檔制度的不健全，執行不嚴格，也是造成檔案材料收集不完整原因之一。
5、管理人員業務不熟
由于組織人事干部平時工作繁忙少有時間參加專業知識的學習，造成管理人員業務不熟，對檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業務缺乏了解，造成一些人事檔案材料填寫不夠規范，存在著不該進而進檔、該進而不進檔，用紙規格和書寫工具也不夠規范，裝訂順序比較混亂，加之人事檔案材料收集制度不夠健全，致使一些別有用心的人為了達到某種目的，進行改檔或偽造人事檔案等，嚴重影響了檔案的真實性，給人才的評價與任用帶來諸多困難，使檔案失去反映客觀情況的價值。
二、加強高校人事檔案收集工作的對策
1、加大宣傳力度，增強教職工的檔案意識
人事檔案工作是組織人事部門的一項基礎性工作，同時也是一項與全體教職工切身利益息息相關的工作。把人事檔案管好，用好是一項非常重要的工作。加大檔案宣傳力度，增強教職工的檔案意識，是做好高校檔案工作的前提和保障。針對目前教職工檔案意識淡漠的現狀，我們必須進一步加大檔案宣傳力度，可采取一些喜聞樂見的方式進行宣傳，主動把與教職工切身利益相關的檔案知識送到他們手中，使他們在無形中接受檔案，知道檔案在日常的工作、生活中的重要作用，了解檔案的重要價值，提高大家的檔案意識和做好高校人事檔案工作的自覺性，同時也可以在校內各級部門建立兼職檔案員制度，并派專人作為兼職檔案員，保持人員的穩定。人事檔案部門定期對他們進行有關檔案知識的培訓，責成他們負責本部門人事檔案工作的宣傳，把檔案工作與教職工個人前途發展緊密聯系在一起，以喚起教職工們對檔案工作的意識，讓檔案工作為高校教育事業發展發揮積極作用。
2、加強檔案材料收集力度，保證檔案的完整性
收集人事檔案材料是人事檔案工作的基礎。隨著政治經濟體制改革的不斷深入以及高校人事制度的改革，對教職工的考察、考核、學歷、學位、各種培訓、聘任、專業技術晉升等需要入檔的材料不斷增多，給人事檔案材料的收集帶來新的更高的要求。比如人才流動，檔案未隨著人員流動轉移等，也給收集材料增大了難度。因此，建議檔案管理人員在收集檔案材料時：一方面應做到內部收集與外部收集相結合，在收到從外單位調入的人員檔案時，要認真清理、核實，發現有缺漏材料，要做到口勤、腳勤，千方百計與外單位聯系，及時追補和不斷補充新的資料。另一方面，檔案收集工作應變被動為主動。被動收集往往造成一些檔案材料的收集不全，檔案管理人員只有主動出擊，把收集工作做得更細、更好，做到主動與校內各部門聯系，收集各種相關材料，形成人事檔案材料收集網，保證歸檔材料齊全完整。
3、加強人事檔案管理人員隊伍建設，提高檔案管理人員自身素質
為保證人事檔案工作能夠適應高校的快速發展，就需要建立一支具有高素質的檔案管理隊伍。首先，要讓檔案管理人員具有專業知識。在短時間內要提高高校檔案管理人員的素質，從各種渠道引進具有檔案管理經驗的人才從事高校檔案管理，有著一定保證作用和積極意義。其次，要加強對現有檔案管理人員繼續學習的工作。除了要做好日常管理工作，還要加強計算機知識及人事檔案管理系統軟件知識的學習與掌握。隨著人事檔案管理的信息化建設的發展，檔案管理人員還要加強專業素養，這樣才能夠使檔案管理人員成為既懂專業知識，又可以適應信息化要求的合格檔案管理人才，也才能夠為高校的檔案管理與服務水平的提高提供保證。面對二十一世紀的檔案工作，為適應崗位發展的需要，必須拓寬知識面，學習技術，學習相關領域的知識，開闊視野，增長技能，以提高工作能力。在檔案員業務培訓方面要繼續開展崗位培訓工作：按照先培訓后上崗，先培訓后轉崗的原則，把培訓的著力點放在提高檔案人員工作能力和工作技能上；要把崗位培訓工作納入科學化、制度化和規范化發展的軌道。要積極開展檔案人員繼續教育，繼續教育是對在職專業技術人員的知識、技能進行補充、增新、拓寬和提高，是高層次的追加教育，對提高專業技術人員的創新能力和專業技術水平有著重要意義。在加強檔案員的政治思想教育和職業道德教育的方面，要求檔案員必須真正做到“業務精通，愛檔如珍，維護歷史，兢兢業業，服務現實”；選配工作有責任心、事業心強的人員來充實學校檔案工作崗位；增加智力投資，定期開展培訓，加強檔案工作人員自身業務建設。一方面學習檔案專業知識理論，另一方面學習現代化管理知識和先進技術設備的操作技能，更新知識，提高管理水平，使學校的檔案工作跟上辦公自動化步伐，使檔案工作人員能一心撲在檔案工作崗位上，扎扎實實地做好檔案工作，為學校教學、科研和其他工作服務。因此，加強檔案人員的業務能力培養，提高檔案工作者素質，是加速檔案科技進步，推動檔案事業發展的關鍵。
4、加大投入，建立檔案信息化建設的支撐體系。
針對高校檔案管理技術相對落后的實際,有計劃、有步驟地加大投入，完善基礎設施，以加強檔案管理的技術裝備。由于高校檔案管理的核心問題是信息資源庫的建設，首先，信息化建設要建立高校人事檔案信息通用數據庫，實現人事檔案數字化，把人事檔案原始材料通過電子設備轉換成數字模式存儲到磁盤等存儲設備上，通過相應管理軟件或網絡對其進行管理、使用，提高檔案管理效率，實現人事檔案信息價值，為高校決策層提供有力的信息支持。其次，要建立并完善高校人事檔案數據庫管理系統。高效地利用人事檔案信息通用數據庫中的信息資源才能將人事檔案的日常管理通過計算機實現信息化管理。三是建設高校人事檔案信息網站，建立起以人事檔案信息通用數據庫為核心，以人事檔案數據庫管理系統為服務手段的高校人事檔案信息網站，通過網站將檔案信息服務直接面向用戶，形成用戶與人事檔案信息管理者之間良好的互動。
第3篇：高校人事檔案管理辦法范文
【關鍵詞】醫院；編外人員；人事檔案；管理
近年來，由于廣大人民群眾對健康需求不斷增加，特別是在我國普遍實施新型農村合作醫療保險和城鎮居民醫療保險制度以來，醫院新業務、新技術不斷拓展，現有的人員編制嚴重制約著醫院的長足發展，隨著廣大人民群眾對醫療服務需求的急劇增大，從而推動了醫院編外隊伍的發展。
按照醫護人員和床位數比例1.5：1 要求，我院有800 張病床，就應該有1200 的人員編制，但是我院僅有600 個人員編制，為解決臨床醫護人員不足的問題，我院聘用了600 余名事業編制以外的人員（簡稱“編外人員”），他們都工作在臨床一線，并逐漸成為醫院發展不可或缺的部分。隨著編外人員數量的逐年遞增，在管理上不斷顯示出不容忽視的弊端和矛盾。我院多次召開會議討論如何規范化、科學化管理編外人員，并對如何管理編外人員人事檔案進行了思考。
一、醫院編外人員人事檔案管理現狀
（一）編外人員數逐年增長。我院床位數從2008 年的250張增至2014 年的800 張，編外人員從2008 年的100 余名增至現在的600 余人。一是我市城鎮人口增長較快，據統計，2008年至2014 年我市人口增長快速，常住人口年均遞增率為1.28%，2014 年底近530 萬。我市2010 年全部覆蓋實施新型農村合作醫療保險制度和城鎮居民保險制度，促使廣大人民群眾的就醫需求也不斷增長。二是現醫院施行的編制數是依據1978 年原衛生部關于《綜合醫院組織編制原則（ 試行草案）》執行的，現有的醫療水平和廣大人民群眾的就醫需要已超過1978 年的數十倍，原有的人員編制數已經遠遠不能滿足醫院診療服務工作需求。三是編外人員管理機制靈活，人力成本較低，也是醫院愿意聘用編外人員的重要因素。
（二）編外人員人檔分離現象普遍存在。由于編外人員長期以來被界定為臨時工或者是合同制職工，流動性大，隨時有辭職易崗可能，其檔案不被重視，認為有則歸檔，沒有也不要緊，甚至有的醫院至今沒有建立編外人員人事檔案。多種原因導致編外人員人事檔案收集不齊，建檔困難，毫無查詢利用價值。至2014 年12 月底，我院每年都招聘編外人員數十人，有的參加事業單位補員或公務員考試考入其他單位工作，我院2008 年至2014 年平均每年辭職的編外人員達20 人次，而其業務檔案依然在我院保存。在編外人員的流動過程中，人檔分離現象的普遍存在。比如有不少醫院的業務骨干，由于領導不同意其辭職，不能辦理檔案轉移工作，有的編外人員因各種原因轉到其他醫療機構工作但沒有轉檔案的意識，導致檔案存放在原單位。
部分高校存在責任心欠缺，檔案管理意識缺乏，在畢業生檔案轉遞時，隨意將畢業生檔案派送到學生原來的戶籍所在地；有的高校則將畢業生檔案交由學生自己攜帶、轉遞，造成學生檔案滯留個人手中，影響了人事檔案的真實性。例如，曾有高校生錄用到我院工作，在接收其檔案時，才發現該生已自行保管個人檔案數年，且檔案密封條已經拆除，嚴重影響到我院對其檔案的科學利用。
二、編外人員人事檔案管理的措施
（一）規范轉檔制度，加強材料補充。高校生在畢業時，其檔案應由學校安排專人按照相關要求進行轉移，且要在規定時間內，嚴格按照用人單位填寫的檔案轉遞地址進行轉檔；當聘用到醫院工作時，醫院的人事部門應及時調檔，查看其檔案信息，如發現檔案資料收集不全，歸檔有誤時，應及時催促各院校或者原工作單位進行收集補充。
（二）配備專職負責的編外人事檔案管理人員，逐步實現信息化管理。醫院在配備編外人事檔案員時，應要求管理人員加強學習計算機應用、圖片處理等現代管理技術和管理知識，實現編外人員信息化管理。同時，挑選的檔案管理人員要有較強的工作責任心，并將編外人員人事檔案管理工作納入其年終考核中，嚴格執行獎懲制度，并與績效分配、職務晉升等方面掛鉤，從而實現編外人員人事檔案管理的規范化、科學化管理。
（三）改變現有人事檔案管理模式。目前，編外人員的學歷檔案由各地州人才交流服務中心統一保管，而在醫院工作中產生的業務檔案則由醫院收集保管。應將編外人員的人事檔案和業務檔案統一存放在用人醫院保管，這樣不但可以保證其人事檔案的完整性和安全性，還可以方便用人醫院查詢利用。
隨著編外人員隊伍日益壯大，所承擔的工作任務也越來越重要，其人事檔案的管理和查詢利用，直接影響到醫院醫療服務質量和醫院競爭實力的提高，因此有效提高編外人員人事檔案管理辦法和措施，可為醫院人力資源建設提供可靠的保障，從而推動醫院的可持續發展。
參考文獻：
[1] 高艷艷. 淺析醫院人事檔案的管理[J]. 中醫藥管理雜志，2007（09）.
[2] 楊其美. 醫院編外人員人事檔案管理. 浙江檔案，2012（04）：28.
第4篇：高校人事檔案管理辦法范文
關鍵詞：高校;人事檔案;歸屬管理
目前高校人事類檔案歸屬現狀學校檔案部門不但是檔案工作的職能管理部門，同時還要負責全校檔案的集中統一保管和開發利用。目前，各高等學校檔案的集中統一管理還沒有一個統一的標準，2008年9月1日開始施行的《高等學校檔案管理辦法》只是明確了高等學校應當成立高校檔案機構，符合設立檔案館條件的要設立檔案館，否則設立綜合檔案室。《辦法》并沒有提及人事檔案（教職工檔案、學生個人檔案）是否應該劃歸為學校檔案館管理，這就不可避免地出現了目前各高校檔案管理在集中統一管理的前提下所表現出的五花八門，尤其是針對人事類檔案的歸屬問題一直是爭論不休的話題，大家各抒己見，意見不一，以至于出現了以下幾種歸屬關系：
除教職工檔案、學生個人檔案之外的所有檔案都集中統一保管在檔案館，如北京大學、南京大學、內蒙古大學、上海交通大學、吉林大學等；除學生個人檔案之外的所有檔案都集中統一保管在檔案館，如山西財經大學;除教職工檔案之外的所有檔案都集中統一保管在檔案館，如內蒙古大學；含教職工檔案、學生個人檔案在內的所有檔案都集中統一保管在檔案館，如清華大學、武漢大學、重慶大學、西南交通大學等等。
人事類檔案劃歸檔案館管理的前提
筆者認為，在符合成立檔案館的條件下，高校決定成立檔案館之前就應該統籌兼顧，長遠規劃，考慮人事類檔案是否要歸檔案館統一管理，如果要劃歸檔案館管理，就必須從檔案庫房、檔案辦公用房、檔案館人員編制、檔案館工作人員的分工及崗位職責等方面全方位進行調整。而且劃歸工作必須做好做細，要讓原先人事類檔案管理部門心悅誠服，積極配合人事類檔案工作安全、順利、及時地移交給檔案館；同時檔案管理部門也要緊跟形勢，改變工作思路，積極迎接挑戰，盡快適應學校對檔案工作的新要求。已經成立了檔案館，但人事類檔案還未歸屬檔案館管理的高校，一定要審時度勢，搞好調研，充分做好前期準備工作，不能急于求成，盡量避免各種矛盾的產生，維護好學校各項工作的順利開展。在做出人事類檔案歸檔案館管理的決定之前，應該從以下方面進行調研：
（1）劃歸的必要性 21世紀是一個高度信息化的社會，信息技術日新月異，各行各業都與信息技術息息相關，高等教育也不例外。隨著高等教育改革的不斷深入，高校也已把發展信息技術、實現電子校務作為面向現代化教育發展的重要戰略，各高校的信息化建設正在全面展開。隨著學校信息化建設的不斷開展，檔案館高校信息化建設也越來越引起人們的重視。只有新型的檔案管理模式才能適應整個學校的改革發展，這就需要我們不斷從發展和需求中尋找創新源泉，使高校檔案工作不斷從獲取新的發展動力，創造新的業績。高等學校信息資源相當豐富，如果將人事檔案納入高校檔案綜合管理機制，對提高人事檔案的現代化管理水平和人才信息的利用率將有極大的必要性和可行性。檔案館把各門類檔案集中統一管理，在人、財、物等方面學校可以通盤考慮，統籌安排，合理使用。這樣能夠避免投資力量分散、信息不暢、低水平重復建設的局面，有利于節約經費、人員及庫房和設備，學校可以集中人力、財力、務力來面對信息技術的挑戰，加速檔案管理工作的現代化、標準化、科學化，真正實現高校檔案館網絡化，大力進行網絡資源建設，全面實現檔案資源共享，為學校及社會提供豐富的檔案信息資源和高效、快速、準確的服務，使檔案館的服務走向全方位現代化，最大限度地滿足學校和社會的需求。
（2）劃歸條件是否成熟 人常說：萬事俱備，只欠東風。如果合并的條件都具備好了，合并也好是時間的問題。首先面臨的大問題就是是否有足夠的檔案庫房和辦公用房，這是制約學校檔案集中統一管理的重要因素。如果檔案庫房和辦公用房分散，人員東一塊，西一塊，怎么能稱其為真正意義上的集中統一管理呢？所以具備一個真正意義上的檔案館是檔案集中統一管理的首要條件。
其次，是否協調好與分管人事類檔案部門的關系。以內蒙古師范大學為例，學校教職工檔案歸人事處管理，人事處管理肯定有其管理的說法：人事處主要是做人事工作，如教職工的調動、調資、升職、聘任、退休等隨時變動、人事處使用檔案頻率較高，如果歸人事處管理，自己用起來方便。學校學生個人檔案歸學生處管理，學生處管理的好處是：由于學生處對評優、評獎學金等有決定權，學生處的發號施令各學院都不能執行，所以學生個人檔案收集起來相對容易得多。所以，在決定人事類檔案歸檔案館管理之前，必須協調好各部門之前的關系，做到關系協調，移交到位，配合融洽，互相支持，共同為學校的改革發展發揮力量。
再次，檔案館要做好充分的前期準備工作，包括檔案館的近期發展目標和長遠發展規劃、檔案信息化的投入、檔案庫房的分配、人力資源的搭配、規章制度的建立、內部管理體制的運行、與各有關部門的協調工作等。
最后，要充分做好合并后管理人事檔案工作者的思想工作。檔案館長期以來一直是清水衙門，無權無勢，很少有人問津，甚至于有人還不知道有這個部門，在學校的工作中也是用著時重要，不用時想不起，處于無足輕重的地位。因此，在人們的思維中總是有這樣一個定式：高學歷、有本事、有才能的人是一定不會去檔案館的，即使去了別人也會說那么高的學歷、那么年輕，怎么會去檔案館呢？實在是可惜了！由此，可以看出檔案館在學校的地位、在人們心目中的地位。難怪人事類檔案管理者對這些檔案歸屬檔案館，或多或少有些想法和抵觸。對此，學校必須做好合并人員的思想工作，妥善安排好他們的工作，使他們盡快從脫離原單位的失落感中解脫出來，盡可能避免消極因素的產生，保證合并人員很快調整好心態，盡快適應新的工作環境，全身心投入到檔案工作中去。
做好人事類檔案歸入檔案館管理的幾點想法
（1）必須根據學校情況，從科學發展的角度，認真分析研究，提出可行性報告，經過集體研究討論，達成共識后方可施行。
第5篇：高校人事檔案管理辦法范文
關鍵詞:“學生類”檔案;高校;數字化
隨著教育部和國家檔案局聯合頒發的《高等學校檔案管理辦法》正式施行,學生檔案被納入到高校檔案歸檔范圍,把學生檔案與其他門類的檔案并列成為高校檔案的組成部分,形成高校檔案第十一大類――“學生類”檔案。高校“學生類”檔案能夠真實反映和記錄每個學生在校期間的活動情況,有利于保證人事檔案齊全完整,并可在一定程度上防止人事檔案的弄虛作假行為。同時,“學生類”檔案的歸檔也能更好地滿足學生在上學、就業和出國等活動時的查檔需求。應該說,在高校檔案中增設“學生類”檔案,是高校檔案管理實踐中的一個積極探索,對今后高校檔案工作的發展具有重要意義。
在高校檔案管理正朝數字化方向邁進的大趨勢下,開發數字化“學生類”檔案信息管理系統成為當前高校檔案工作者的工作重點之一。通過建立“學生類”檔案數字化管理系統,能夠快速、高效地進行學生信息的查詢、檢索、統計、分析等管理功能。然而,在現今條件下實現高校“學生類”檔案的數字化管理,還存在不少難點。
一、 高校“學生類”檔案數字化的難點
(一)管理部門不統一,從業人員整體素質不高
目前,全國各高校對學生檔案的管理所采取的管理方法和方式存在明顯差異,檔案管理比較混亂。就管理部門而言,有的高校是由各院(系)負責管理;有的高校是由專門檔案機構負責管理;有的高校將研究生檔案和本科生檔案區別對待,研究生檔案由研究生院負責管理,本科生檔案由學生處負責管理。我校則是由學生處同時負責管理研究生和本科生的檔案。而學生檔案的形成過程中,從新生入學到畢業,各種檔案材料前后經手的部門比較多,相關的管理人員大多不是檔案管理專業人員,所以很容易出現學生檔案收集不齊全或整理不規范的現象。
在高校“學生類”檔案數字化的發展過程中,人無疑是最關鍵的因素,各種軟、硬件技術及相關措施都必須通過檔案管理人員才能發揮效用。這對檔案管理人員的綜合素質提出了更高要求,管理人員不僅需要精通傳統檔案管理業務,還必須熟練掌握計算機網絡技術、常用辦公軟件及專業檔案管理軟件等。然而,由于高校檔案管理機構普遍存在人員變動頻繁、專職人員偏少、人員不夠等情況,加之從業人員大多知識面較窄,計算機和網絡方面的知識還達不到檔案數字化管理的技術要求,這些都給高校“學生類”檔案的數字化進程增添了不少難度。
(二)檔案資料不規范齊全,歸檔范圍不統一
《高等學校檔案管理辦法》明確規定,對學生、學校和社會有保存價值的學生檔案,包括學生的高中檔案、入學登記表、體檢表、學籍檔案、獎懲記錄、黨團組織檔案、畢業生登記表等,都應納入歸檔范圍。然而目前全國高校大多只歸檔保存了學生在高校學習階段的學籍檔案,主要包括招生名錄、新生入學登記表、學籍成績卡、畢業生登記表、學位名冊、畢業生名冊和獎學金等獎懲材料。學生的高中檔案、入學體檢表等資料隨著學生畢業被一并帶走,高校檔案管理部門并無備份。不僅如此,在實際工作過程中,由于學生檔案材料歸檔范圍沒有統一的標準,經常發現部分畢業生的檔案材料不夠齊全,而高校檔案管理部門由于缺少必要的檔案資料支持,無法補檔,這在一定程度上都損害了學生的切身利益。
(三)檔案資料內容缺乏有效監督
《高等學校檔案管理辦法》明確指出,學生的高中檔案也應納入高校“學生類”檔案的歸檔范疇。然而,由于客觀條件限制,高校檔案管理部門無法對這些材料的真實性做出正確判斷。即便是學生在高校就讀期間所形成的部分檔案材料,同樣很難對其進行有效監督。以學生入學登記表為例,其基本內容都是由學生自行填寫。由于對自己檔案的重要性認識不足,沒有形成良好的檔案意識,一些學生在填該表時態度不認真,填寫不仔細,造成歸檔材料質量不符合歸檔要求,從而影響了學生檔案的規范化管理。更嚴重的是,某些學生為了實現某些個人利益,不惜在填寫個人檔案材料時弄虛作假,這樣會導致檔案信息與學生真實身份和情況不符。由于學生檔案是用人單位了解和使用人才的重要依據,這些學生的舞弊行為可能反過來會給自己以后的就業乃至生活帶來不少麻煩。應該說,這種行為是對高校學生檔案歸檔工作真實性和嚴肅性的嚴重挑戰。
(四)缺乏必要的經費支持
和高校在別的領域的資金投入相比,高校在檔案管理方面的投入很難在短時間內產生明顯的經濟效益。加之高校檔案管理部門對檔案工作重要性和檔案數字化建設緊迫性的宣傳力度不夠,不少高校領導對“學生類”檔案數字化管理的了解不夠深入,對高校檔案工作缺乏足夠的重視。而且現今高校的財務狀況普遍比較吃緊,領導的不重視極易造成高校在“學生類”檔案數字化建設方面的經費投入不足。這必將大大延緩高校學生檔案管理朝數字化、網絡化方向發展的進程。
二、 高校“學生類”檔案數字化的應對之策
在計算機、互聯網技術迅猛發展且廣泛應用的時代背景下,數字化是高校“學生類”檔案管理工作發展的必由之路。面對高校“學生類”檔案數字化進程中存在的前述種種難點,高校及其檔案管理部門要積極應對,對癥下藥。
(一)加大高校“學生類”檔案數字化工作的宣傳力度
高校檔案管理部門可采用網絡(學校主頁、學生論壇等)、海報、講座等多種方式大力宣傳高校“學生類”檔案數字化的必要性和緊迫性。這種宣傳具有多種意義。首先,宣傳可使高校領導深入了解學生檔案數字化管理的重要性,切實提高對檔案工作的重視程度,增加對檔案工作的資金投入。其次,宣傳有助于提高廣大學生對學生檔案管理工作的了解,使他們意識到學生檔案管理工作關于他們每個人的切身利益,在填寫有關檔案材料時容不得絲毫馬虎。再次,宣傳有助于進一步提高高校教師,尤其是檔案管理從業人員對學生檔案數字化管理緊迫性的認識,使他們以更加積極的態度努力地投入到高校“學生類”檔案數字化的建設工作中來。
(二)統一管理部門,規范“學生類”檔案管理
為確保“學生類”檔案信息的完整準確,真正實現“學生類”檔案的數字化管理,高校應首先從組織上和制度上對“學生類”檔案的管理工作加以明確。組織上,高校應將所有的學生檔案交由檔案管理部門負責管理。高校檔案管理部門應成立專門的“學生類”檔案工作小組,設專人專門負責“學生類”檔案的管理工作。制度上,高校檔案管理部門應制定科學的“學生類”檔案數字化管理制度,并嚴格用這項制度來約束相關人員的工作行為。
其次,對于“學生類”檔案的數字化管理,可嘗試采取以下方式進行。高校招生辦在新生入學時,應在高校檔案管理部門的指導下,將學生高考招生錄取信息輸入“學生類”檔案管理系統中,這部分信息作為“學生類”檔案數據庫的基礎信息。學生在高校就讀期間,高校檔案管理部門負責指導各學院(系)兼職檔案員,要求他們定期將學生的在校信息錄入“學生類”檔案數據庫。學生處及各院(系)的負責人負責督促和檢查各學院(系)在校學生的檔案信息錄入狀況,從而保證學生檔案數據庫信息的完整性和真實性。高校檔案管理部門則按年度審核該數據庫,以保證檔案信息的完整、準確。學生畢業時,由高校檔案管理部門按照有關高校電子檔案歸檔辦法將“學生類”進行歸檔保管。高校檔案管理部門在轉遞畢業生紙質檔案時,也應將畢業生的數字化檔案與下一個檔案管理部門分享。
(三)加強對檔案管理人員的專業技術培訓
針對檔案管理人員在數字化和信息化領域整體素質不高的狀況,應該有針對性地加強相關領域的技能培訓,切實提高從業人員在學生檔案數字化方面的業務能力。一方面,應針對檔案數字化對計算機知識和外語水平要求較高的特點,組織一些專門針對計算機基礎知識和常用外語詞匯的培訓,使從業人員具有較深的專業外語功底,同時熟悉常用計算機操作和數據錄入,精通檔案信息的網絡搜索。另一方面,由于檔案數字化工作中需要經常用到各種專業檔案管理軟件和excel、word等office辦公軟件,應專門組織一些針對這些常用軟件的培訓。培訓結束后,要嚴格考核時度,確保培訓達到預期效果。
綜上,數字化和信息化是檔案工作發展史上的一次革命,我們要抓住計算機科技和互聯網技術飛速發展的難得歷史機遇,充分依靠和利用現有的各種先進科技成果,促進高校“學生類”檔案管理工作朝著數字化、信息化的發展方向不斷前進。
【參考文獻】
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[2]李銀銀.對《高等學校檔案管理辦法》增設“學生類”檔案的思考[J]. 檔案與建設 2009 (7):15-16.
第6篇：高校人事檔案管理辦法范文
關鍵詞：高校；檔案；思考
加強高校檔案管理工作，對促進教育、教學、教研活動，推動學校自身形象建設，有著重大意義。但目前高校檔案管理工作還存在著一些問題，需要各高校認真思考解決。
一、高校檔案管理中存在的問題
（一）學校對檔案工作重視不夠，檔案工作薄弱
有些高校決策層對檔案管理工作認識不足、重視不夠，檔案工作在高校教育管理工作中地位不高，有的高校檔案管理機構不健全，經費投入有限，檔案工作人員數量嚴重不足，各級管理層面上的檔案意識薄弱，歸檔工作缺乏細致的規章和嚴謹的程序流程，沒有形成檔案管理工作的科學體系和順暢機制，致使檔案工作處丁被動應付，檔案管理僅僅停留在簡單保存的粗放狀態，檔案工作人員地位不高而責任不輕、工作繁重，嚴重影響了檔案工作的開展，無法進一步發揮檔案工作各項功能。所建檔案亦缺乏系統性和完整性，相對于教學科研等工作十分薄弱。
（二）檔案工作場所條件局限，制約檔案工作發展
目前在很多學校檔案工作的經費投入所占比例過少，檔案辦公條件不適應工作需要，很多高校沒有實行庫房、辦公、查閱三分開，由于場所和人員有限，各類檔案往往混雜一室，未能分類、專門化管理，檔案規范性管理目標不陰確，導致檔案的生成、收集、立卷、歸檔、分類組卷、編號編目等規范化程度不高。檔案現代化及檔案保護設施配備不全，缺少掃描儀、復印機等硬件，甚至不具備最基本的保管檔案的通風、防潮、防盜、防火等條件要求。落后的工作條件、檔案管理手段，嚴重制約學校檔案管理工作的發展，亞待改善。
（三）檔案工作技術落后，檔案信息化建設任重道遠
雖然大部分高校的檔案管理部門配置了計算機，但計算機遠未實現遠程查詢服務等功能，有的僅僅用來打印人事檔案目錄、進行文件存Γ并未真正實現檔案管理的信息化，不能快捷檢索、調取并有效利用檔案信息，檔案管理很多操作還是采取人工進行，提供檔案實體利用的手段為主，以網絡為依托，進行檔案信息傳輸的不多，檢索體系不健全，沒有形成完整的系統，嚴重制約了檔案信息的快速傳播、流通和利用。檔案利用率不高，不能完全適應人們的利用需要，檔案的利用現狀與社會利用需求不相適應，與國家要求的檔案管理信息化差距甚遠。
二、改進高校檔案管理工作的對策思考
（一）提高認識，加強檔案工作領導和制度規范
高校領導應以教育部公布的、高等學校檔案管理辦法、為指導，轉變思想，加強對檔案管理工作重要性的認識，加強對檔案工作的領導，提高檔案管理的地位。達到建立檔案館要求的高校應建立檔案館，其他未達到建館條件的也要專門設立綜合檔案室。學校領導應經常過問檔案工作，采取強有力的措施，幫助解決檔案工作中的各種實際問題；健全和完善檔案管理的規章制度，逐步建立和完善檔案在收集、整理、歸檔、查閱、轉遞等方面的流程管理和制度細則，號召廣大的教職工強化檔案管理意識，促使檔案的管理工作走向規范化和制度化軌道。實行責任制，層層落實檔案工作責使高校檔案工作健康發展，跟上學校快速發展的步促進教育事業發展。
（二）加大投入，為檔案工作提供良好的硬件保障
硬件建設是提高檔案管理水平的保障，同時也是保證檔案管理質量的最佳手段。高校應加大對檔案工作的投入力度，給予檔案工作必要的正常的工作場所，嚴格按照相關規定增添必要的設備，從硬件建設上提供有力保障，特別是要做到九防和三室分開，確保檔案材料保管安全、利用方便，這既可以保證檔案管理的安全性、科學化，同時又是對檔案工作人員人身安全的保障。
（三）加快信息化建設，提升檔案利用價值
加快檔案工作的現代化、信息化建設，實現檔案電子化，采用更為先進的檔案管理軟件，加快檔案工作互聯網建設，使檔案工作從落后的手工操作走向現代化的管理。利用現代化管理手段將管理檔案信息及時提供給校內和社會有關部門，提高使用利用率，提高服務水平，最大限度發揮檔案信息的價值。此外，高校應加強對檔案工作的宣傳，重視人事檔案等信息資源的開發和利用，可以根據時展需要，豐富檔案信息，拓寬服務領域。如高校學生檔案目前承載的信息量仍是計劃經濟體制下設置的，缺少個性特征，與用人單位的期望相差甚遠。可以著重增加三方面的內容：增加信用檔案、體現學生各方面能力的材料、建立心理檔案。增加富有時代精神和時代需求的檔案內容，可以為用人單位提供有效的信息，增強人們的檔案意識，幫助人們樹立利用檔案的觀念，提升檔案利用的社會和經濟價值，適應時代需求。
第7篇：高校人事檔案管理辦法范文
一、高校檔案管理的重要意義
關于普通高校檔案管理的重要性，可從國家明確規定的《普通高等學校檔案管理辦法》中看出端倪。《普通高等學校檔案管理辦法》明確規定高校應當將檔案管理工作作為高校基礎管理工作，并應當將高校檔案管理工作納入高校管理整體體系之中[1]。高校檔案管理主要包括高校教學檔案資料、學生個人信息檔案資料以及科研檔案資料、黨政工檔案資料。這些檔案資料從某種程度上是高校教育、科研管理的縮影，對于高校的發展和規劃具有重要意義。
（一）高校檔案管理對于提升高校教學水平具有重要意義。教書、育人是高校存在的最根本目的，也是高校對于社會的最重要的價值所在。高校的教學檔案主要包括高校在教育過程中所積累形成的文字材料、圖文、影像視頻等用于教學的資料。這些教學資料往往是集高校所有教師的知識、文化和教育方法等之大成，是高校教學過程中教師與學生們勞動成果、學習成果的積累，這些資料基本能夠反映教育的發展的歷史變遷和當時的思想動態以及最先進的教學理念、教學思想等。高校教學檔案資料對于今后的教學不僅僅是可供研究的寶貴資料，更是可供其它教師、學生在教學過程中可以借鑒的寶貴資料。同時高校教研部門通過研究高校教學檔案，能夠適時評估當前高校的教學質量，為推進教學改革和提高教學質量具有重要意義。
（二）高校檔案管理對于提升高校科研水平具有重要意義。在開展教學活動的同時開展科研活動是高校建設的主要目標之一。高校檔案管理對于科研檔案的管理是提升高校科研水平的重要手段。高校的科研檔案記錄了高校在進行科學研究過程中的實驗數據、實驗方法、科研成果、科研目的、科研經費等關鍵要素。通過科研檔案的記錄，能夠充分反映高校教研工作的水平，能夠全方位檢查高校科研過程中存在的問題，提升高校科研水平，獲得更好的科研成果。
（三）高校檔案管理是高校進行學生管理的重要手段。高校檔案管理的重要組成部分之一學生檔案資料，主要記錄了高校學生的個人資料、學習成績、身體狀況、家庭背景等重要檔案資料，這些檔案資料一般會伴隨學生終身。高校學生檔案資料對于高校管理學生有重要作用[2]。通常高校學生都多大數千甚至上萬人，學生的整體狀況，包括學習狀況、身體狀況、家庭背景狀況都是高校在實際管理過程中必須掌握的原始材料，通過對學生檔案的管理、分類，對于學生的家庭狀況了解，可以按需為學生申請特困獎學金；通過了解學生的學習成績狀況，給學生分發獎學金；通過了解學生的特長與愛好，有針對性地培養學生的特長；通過對于學生檔案的掌握，為學生未來的升學、就業提供幫助。這些都是高校檔案對于高校學生管理的意義。
（四）高校檔案管理對于高校黨政工作開展的意義。黨政工作也是高校的生存與發展的必不可少的重要工作之一。黨政資料作為高校檔案管理的重要組成部分，對于高校的人事管理和各個教育、組織、科研、院系的管理具有重要意義。高校黨政工作檔案主要記錄高校教職人員的人事檔案資料，高校黨員檔案資料，高校政務資料等。高校黨政工作檔案對于高校教職工隊伍的管理，對于高校教職工、高校黨團組織、黨團活動的開展以及高校整體政治生態具有現實意義。高校黨政工作是保證高校科學發展觀的理論依據，高校黨政檔案管理則為高校黨政工作的開展提供了理論基礎，記錄了黨政工作開展狀況。通過黨政檔案管理，提高了高校行政機構改革，高校院系設置與調整，高校教職工績效考核，高校人事調動管理等提供參考與評定依據，有利于高校黨政工作的順利開展。
二、高校檔案管理中存在的問題
高校檔案管理伴隨著高校的發展不斷進步，然而由于當前高校的國際化進程不斷加快，高校師生力量暴增以及檔案管理的信息化、專業化程度不斷加強，高校檔案管理在實際工作中也出現了一些與高校當前發展速度不相符的問題，主要表現在如下幾個方面：
（一）高校對檔案管理工作的重視程度不夠。高校的檔案管理工作與現今的高校的高速發展不匹配，高校的教學規模和高校的管理模式日新月異，但高校的檔案管理還停留在手工階段。高校檔案管理的重要意義還沒有在高校管理者心目中留下較深刻的印象。高校的管理過程中片面重視高校對于教育、科研的作用，但沒有認識到檔案管理工作對于教育、科研以及校園管理的積極作用，根據發達國家著名大學的管理經驗，高校檔案管理對于學校積累教學方法、分層管理學生、積累科研經驗有重要意義。
（二）我國高校檔案管理手段滯后。信息化的發展使檔案管理全面進入了信息時代，然而我國多數高校的檔案管理發展水平嚴重滯后，一些高校的檔案管理還停留在手工階段，多數高校沒有較為先進的信息化管理體系來對高校檔案進行科學化的管理。高校的檔案管理工作的信息化程度較低，管理模式和檔案建設、分類、檢索等手段落后，導致檔案利用率低，不能充分發揮檔案在高校學生教育培養，科研過程控制以及重要資料的保存，教學過程的優化和記錄等中的作用。同時高校對于檔案管理人才的培養和培訓工作滯后，使檔案管理相關人員難以適應現代化的檔案管理工作的實際需要。高校檔案管理信息化系統沒有形成，一些形成了初步的檔案管理系統，但檔案管理系統與高校校園網絡共建信息平臺中往往不能與共享信息和通訊。此外高校檔案管理信息更新緩慢，利用率不高也是我國高校檔案管理中存在的主要問題。
三、高校檔案管理模式創新的路徑
（一）構建高校高效檔案信息管理系統。高校先進化的信息管理系統是提高高校檔案科學化管理的必要手段,在當前社會信息化的進程中,面對高校的教職工規模不斷擴大的現實,高校的科研、教學、學生信息檔案等檔案信息越來越復雜，海量檔案信息利用傳統手工檔案管理方式已經不能滿足實際需要，因此構建高校檔案管理信息化體系是高校檔案管理模式創新的必經之路。構建高校檔案信息管理系統的首要任務是調研檔案管理和檔案應用過程中的實際需要，統一高校檔案管理信息系統的標準和聯網協議標準，確保高校檔案信息化管理體系能夠在高校校園網、高校數據接口、數據庫來源等統一協議，確保高校檔案信息化管理體系能夠實現校園網、互聯網、教育網等信息在有權限范圍內共享，實現信息資源共同管理。其次，高校檔案信息化管理體系的構建應當全面整合高校檔案中的教育、科研、黨政、教職工人事檔案等方面全面信息整合與檔案資料數據統一采集，建議統一數據庫，并及時更新數據庫，避免重復數據庫建設。再次，在高校檔案信息化管理體系構建過程中必須重視信息化管理體系的安全性。信息化的最大弱點就是安全性，安全性在網絡體系中可能會造成致命的缺陷。高校信息化管理體系構建過程中必須通過加強系統操作應用權限，通過數據加密保護以及信息認證和信息傳輸加密以及網絡簽名等方式加強高校檔案管理信息化體系的構建。
（二）提高高校檔案管理地位。檔案管理對于高校教學質量和人才培養水平以及高校基于高校檔案管理在提升高校教學水平、提升高校科研水平、提高高校進行學生管理水平、提高高校黨政工作開展效率上的重要作用，高校檔案管理水平是體現高校學術研究水平和科研技術水平的重要手段，高校管理者和政府相關部門應當高度重視高校檔案管理工作，提高高校檔案管理在高校整體管理中的地位，通過整合高校信息化檔案管理資源，合理規劃高校檔案管理的未來出路，通過不斷加大對高校檔案信息化管理的投資，構建科學現代化的高校檔案信息化管理系統。國家對于檔案管理建設制定和出臺了相關標準，在高校檔案管理體系的建設中應當按照相關標準提高高校檔案管理系統建設水平。同時應當加大高校檔案管理相關人員的培訓、培養力度，專業人員，通過檔案管理理論和實際管理培訓，提高檔案管理隊伍的人員素養，提升高校檔案管理的整體水平。
（三）創新高校檔案管理的實際應用。高校檔案管理的主要目標之一是為高校日常教研活動和開展校園文體活動提供幫助。創新高校檔案管理模式的主要目標之一是提高檔案對高校各項管理工作的開展提供切實幫助。提高高校檔案管理的實際應用首要任務是提高檔案管理人員的服務意識，應當與高校各個院系和相關職能部門之間做好信息聯動，深層次研究和總結高校檔案信息中的對科研、教學和人事管理有價值的信息資料。其次應當強化高校檔案信息的檢索、開發和利用。高校信息檔案管理部門應當結合各個部門、院系、科研小組的實際情況，建立快捷方便的高校檔案的檢索體系，使使用者能夠在權限范圍內方便地檢索相關資料，從而提高高校檔案的利用和實際應用，使檔案管理起到為科研、教學和校園管理服務的作用。
（四）創新高校檔案管理人才培養機制。高校檔案管理模式的創新和提升離不開專業的檔案管理團隊和管理人員。創新高校檔案管理模式必須培養專業素養強、思想道德素養高的高校檔案管理團隊。應當根據高校檔案管理的崗位職責需要，優化檔案管理團隊，明確各個崗位的崗位職責和人員素質條件。其次應當通過健全的管理制度和績效考核制度，規范檔案管理人員的作業標準和工作績效，提高工作效率提高準確率和積極主動性，通過激勵制度保證檔案管理工作及時、標準、規范。再次，通過可持續發展的教育工作和再學習制度保證檔案管理人員持續進步、提高，及時學習最新、最前沿的檔案信息化管理知識，開展多樣化的技能比武、演練和檔案管理技術研討會等活動保證檔案管理知識、人才培養的有效性。
四、結語
第8篇：高校人事檔案管理辦法范文
【關鍵詞】 高校；檔案管理；對策
一、檔案管理在高校管理中占有很重要的位置
高校檔案在教學、科研、管理過程中形成的檔案資料，是一種不能再生的信息資源，是記錄和反映高校整體工作全貌的載體。 國家教委 6號令《普通高等學校檔案管理辦法》第三條明確指出：“高校檔案工作是辦好學校的重要基礎工作之一，各高校必須把檔案工作納入學校整體發展規劃加強對檔案工作的領導和管理。”由此可見，作為記錄和承載學校歷史沿革的檔案管理工作，是整個學校發展過程中不可忽視的重要部分。 特別是隨著經濟、信息、科技和人才競爭的日益全球化，高校在整個國民經濟發展中所占地位日漸提高，作為重要信息資源的高校檔案，其價值越來越被社會所認同，只有不斷提升檔案的收集、整理、保管、鑒定、利用水平，才更有利于促進學校的健康快速發展，提高和擴大高校的知名度。
二、高校檔案管理工作存在的主要問題
1、檔案宣傳不夠、檔案意識缺乏
不論是領導、教師還是管理人員本身，檔案意識都不強。有的領導，文件到手里之后，就自己收起來，甚至弄不見了。如果檔案管理員不去主動索取，就會造成檔案文件材料的遺漏。同樣，教師們在教學中所做的工作，如果沒有及時把它記錄下來，并交給檔案管理員收集整理，一旦需要相關材料，只有隨便弄一個。這樣整理出來的材料既不詳細又不具體，教學工作也就失去了準確的記錄。
2、文件材料收集、整理不齊全
歸檔門類不全，比較注重紙質資料的搜集。現在很多高校只注重公文、財務、人事、基建等方面的檔案收集，而對于磁帶、圖片、光盤、錄像帶一類檔案的收集往往不重視，沒有及時歸檔，造成這些寶貴資料的遺失。比如，在校企合作過程中形成的一些圖片資料和影像資料保存不全，平時進行社會調研以及學生到企業頂崗實習的圖片資料不注意收集，沒有及時歸檔。隨著人員的變動和時間的流逝，這些寶貴的一手資料就遺失了。
3、檔案管理現代化程度低
檔案材料從收集、整理到保管、利用等環節主要依靠傳統的手工操作，工作進度慢，利用效率低。這一現狀與高校管理科學化、現代化的要求差距甚大。雖然也有一些人事檔案管理部門配置了計算機等現代化管理設備，但由于軟件比較落后，常常只能歸、不能用。
4、基層檔案工作人員隊伍不穩定、檔案管理技能欠缺
根據《普通高等高校檔案管理辦法》的規定，高校基層部門應該增設專兼職檔案人員。現實是，基層檔案管理人員以兼職人員為主，主要是系部秘書、輔導員等兼任，工作人員的精力分散，檔案收集工作的責任心不強，日常資料的收集沒有形成制度化。另外，基層檔案管理的工作人員以兼職為主，缺乏必要的檔案管理意識，檔案業務素質不高。
三、提高高校檔案管理工作水平的對策
1、加強檔案工作的宣傳，增加全員檔案意識
各級檔案工作人員要樹立服務意識，做好本部門的檔案資料收集和整理工作。比如，可以將一些檔案利用后產生較大經濟效益和社會效益的成果做成宣傳圖片，大力宣傳，使學校領導、教職工、學生知道檔案的巨大作用。增強檔案工作的服務意識，有義務向大家普及檔案知識，建立暢通的溝通渠道，這對檔案收集工作會有很大的促進作用。通過宣傳，使大家認識到檔案的形成、積累與每個人有關，檔案是不可再生資源，無價之寶，檔案必須集中統一，歸國家所有。否則，將會違法，受到制裁。
2、建立檔案管理網絡和規章制度
建立檔案管理網絡，培訓工作人員。建立本單位的檔案管理規章制度，統一內部的做法及規范，是科學管理、有效利用的需要。檔案管理制度、分類大綱及不歸檔范圍、保管期限表、控制措施、考核制度與經濟掛鉤等。檢查各部門日常工作的義務；產生原始資料的部門應負有收集、整理的責任，加大對個職能部門的監督、指導力度。
3、選準切入點，疏通檔案收集渠道，保證文件材料收集齊全、完整、準確
必須貫徹集中統一管理的原則，避免分散在業務部門或個人手中。收集工作要遵循檔案的自然形成規律。收集工作要保證按制度接收，有切實可行的控制措施。 疏通和確定收集渠道，定向、定內容收集，對具體文件應落實到人，做到“三納入、四參加”。做好收集工作的幾個“結合”接受歸檔與現場收集相結合；隨時收集和集中收集相結合；收集工作同計劃管理相結合；對內收集和對外收集相結合。總的講，加強控制手段，發揮檔案人員的監督職能，保證文件材料的完整、準確、系統。各職能部門收集職責范圍形成的文件。涉外、協作的大項目應各單位負責各自形成的文件。以能夠反映單位整體面貌為基本原則。根據文件材料的查考、保存價值確定歸檔范圍。根據責任主體確定歸檔范圍。《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》（2006年12月18日國家檔案局令第8號公布實施）10號令《企業檔案工作規范》（DA/T42-2009）《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》（DA/T28-2002）。文件材料的質量必須字跡清楚、圖樣清晰、圖表整潔，簽字 認可手續完備；需永久、長期保存的文件不應用易褪色的書寫材料書寫、繪制；復印、打印文件及照片的字跡、線條和影像的清洗劑牢固程度應符合設備標定質量的要求；錄音、錄像文件應保證載體的有效性；長期存儲的電子文件應使用不可擦除型光盤。
4、掌握業務規范，夯實基礎工作
學習、掌握現行法規、標準。《檔案工作基本術語》（DA/T1-2000）《歸檔文件整理規則》（DA/T22-2000）《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》（2006年12月18日國家檔案局令第8號公布實施）《企業檔案工作規范》（DA/T42-2009）《會計檔案管理辦法》、（財會字[1998]32號）《會計檔案案卷格式》（DA/T39-2008）《照片檔案管理辦法》（GB/T11821-2002）《磁性檔案管理與保護規范》（DA/T15-95）《檔案庫房技術管理暫行規定》（國檔發[1987]19號）《檔號編制規則》（DA/T13-94）《科學技術檔案案卷卷構成的一般要求》（GB/T11822-2008）《電子文件歸檔與管理規范》（GB/T18894-2002）《電子文件歸檔技術要求和應用規范》（DA/T38-2008）《印章檔案整理規則》（DA/T40-2008）實施標準和法規應注意件的概念、件號（會議材料、會議記錄）歸檔章（頁數可填可不填）、 裝訂（成冊成套的可算一件）、歸檔文件目錄（可裝盒）成套性、完整、齊全、準確、分類宣傳、質量跟蹤、用戶反饋前期、原材料出廠證明、竣工圖前期調研、安裝調試、維修紀錄，原始記錄、數據計算 ，照片、底片的編號，實物檔案。檔案室設施與安全保管也必須重視。配備適合的庫房和設施，安全隱患如老化電線、水管、灶房。檔案管理現代化與單位管理現代化同步，搭建計算機管理文件平臺、實時歸檔、雙重鑒定、信息保護、元數據應用文件管理融入業務管理之中；文件管理嵌入電子政務、電子商務系統；電子文件管理納入信息化戰略和電子化業務體系。
5、牢固樹立服務意識、改進服務手段、提供主動服務
牢固樹立服務意識為領導決策服務；為基層管理、政務公開、民主管理、綜合考核等各項工作提供有效憑證；搭建服務平臺：檢索工具-案卷級、文件級、機讀目錄、編研資料、局域網、展室；改進服務方式：上門、發放目錄、電話調卷；建立工作渠道：了解情況、跟蹤、超前服務；拓展服務功能：政策、法規公布、門戶網站、愛國主義教育。
6、引進、培養人才，加強檔案人才隊伍建設
第9篇：高校人事檔案管理辦法范文
據人力資源和社會保障部最新統計顯示，2012年全國普通高校畢業生約680萬人，創歷史新高。680萬畢業生就意味著680萬份學生檔案的寄發，數量巨大而其中的重要性就可想而知。高校學生檔案記載著學生的學習經歷成長過程和綜合表現，是學生求職擇業和社會選拔任用人才的原始依據，關系著學生的前途命運，對社會高校和學生具有重要的意義。然而，高校學生檔案管理并未引起重視，它是檔案管理中最薄弱的一個環節。
高校學生檔案管理中存的主要問題
缺少專業的學生檔案管理人員。當前高校畢業生檔案的管理工作一般都是各學院負責畢業生工作的輔導員老師來完成的，檔案管理人員不專業，不固定，導致學生檔案收集整理過程沒有走上標準化規范道路。高職院校畢業生多，就業靈活多變，這就造成高職院校畢業生檔案整理任務比較繁重，工作量較大，但由于沒有相對固定素質較高的專業隊伍，輔導員老師往往是帶領下一級學生來整理畢業生的檔案，加上缺乏監督檢查和業務指導，問題之多就可想而知。由于檔案工作一般是由各學院輔導員兼任，人員一旦變動，檔案查找起來就非常困難。現在，有很多的學校對學生檔案管理工作的重要性認識不足，任用一些非專業人員從事學生檔案管理工作。這些人員檔案意識不強、技能較低，造成學生資料收集不及時、歸檔材料不到位，材料裝錯檔案袋，個別學生檔案丟失的現象。
學生檔案意識薄弱。學生的檔案意識薄弱，高校中絕大部分學生不了解檔案的構成及其重要意義。目前。隨著人們就業觀念和就業方式觀念的改變，學生認為檔案的重要性越來越低。有很多學生認為以后反正會在私企外企工作，要不要檔案無所謂，對檔案漠不關心，若干年后由于考公務員或出國考研再來查找，又不知檔案在何處；有的畢業生認為學校會直接把檔案轉到工作單位，因此對檔案是否到達接收單位不聞不問然而；與此同時，現在很多省份的新生在入學的時候都是自帶檔案，由此而造成學生檔案丟失、遲遲未交檔案、檔案私自拆封等現象較為明顯，這都在無形中加大了學生檔案管理的難度。這些現象的出現都與學生欠缺檔案知識、檔案意識淡薄等有關。
制度建設不完善。高校學生檔案管理缺少明確的法律和制度依據，制度的缺位是制約高校學生檔案管理水平的主要原因。雖然前幾年，國家教育委員會了高等學校檔案實體分類法與高等學校檔案工作規范，這體現了國家教育和檔案工作行政部門對高校學生檔案的重視，但總體來說比較籠統對具體操作的指導性不強，缺少標準化規范化的指標體系。高職院校學生檔案從新生建檔、歸檔到畢業后轉成人事檔案，經手的部門多，工作量大，歸檔制度的不健全，轉遞手續的不嚴格，各個部門之間的工作不能很好地銜接，就無法保持學生檔案材料的產生過程的連續性和周期性，無法保證學生檔案材料的系統性和完整性。
提高學生檔案管理實效性的對策
穩定隊伍，提高工作人員素質。以往學生檔案的管理，基本上都是兼職人員，由于精力有限，平時都忙于其它工作，疏于檔案的管理。特別是對檔案理論和業務方面的研究更是缺乏。高校檔案管理過程中可以設立專職學生檔案員，同時在工作中要增強檔案專業人員的責任感和使命，應定期對工作人員開展相關業務培訓，這樣既有利于不斷培養和提高管理人員的工作水平，且能提高服務質量，使檔案工作貼近學生的學習、生活和就業，真正做到為學校發展和學生成長服務。
加強畢業生檔案工作的宣傳力度，提高在校大學生檔案意識。要充分認識大學生對檔案管理知識學習的必要性，努力向在校大學生宣傳普及學生檔案知識。新生一入學，學生檔案管理部門就應組織檔案管理人員作講座宣傳學生檔案知識，讓學生在校期間就知道自己在校期間能形成哪些檔案資料，這對加強校風校紀建設也大有好處如學生知高校和社會應加大教育宣傳的力度。尤其要加強對《檔案法》的宣傳、學習和貫徹執行。高校要對檔案理論知識以及如何去開發利用檔案信息等方面，有計劃地開設相關的選修課程，或短期的培訓班，講座等多種形式讓大學生們真正地認識檔案，走近檔案，獲得檔案重要性的更多知識和信息
加強制度建設，規范管理行為。國家教育人事檔案等有關部門有必要根據當前高等教育改革和大學生就業工作的整體形勢出臺具有較強針對性和操作性的高校學生檔案管理辦法實施細則和評價體系，提出明確的任務目標和全面的歸檔范圍，使高校的學生檔案管理工作有章可依。高職院校學生檔案的管理工作應出臺相應的對策和制度，根據學生檔案管理工作的性質任特點，對學生日常檔案管理及畢業生的檔案問題作統一具體的規定，建立健全保管保密轉遞送交和管理職責等各項規章制度，做到有章可循有據可依照章辦事有了相應的法規和制度，才能使畢業生檔案工作走向進一步。
