高校學(xué)校檔案管理辦法精選(九篇)

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第1篇：高校學(xué)校檔案管理辦法范文

新理念

1　對(duì)高等學(xué)校的認(rèn)識(shí)。《老辦法》對(duì)加強(qiáng)和促進(jìn)高等學(xué)校檔案管理發(fā)揮了歷史性作用。然而，與20年前相比，我國(guó)的高等教育已經(jīng)發(fā)生了極大變化，綜合性大學(xué)、高職高專、業(yè)余大學(xué)、成人高校等，數(shù)量增多，規(guī)模擴(kuò)大，對(duì)此，《新辦法》把過(guò)去提的“普通高等學(xué)校”改為“高等學(xué)校”，這樣，不僅提高了對(duì)高等教育的認(rèn)識(shí)，針對(duì)和適用范圍也從普通高等學(xué)校擴(kuò)大至各類普通高等學(xué)校、成人高等學(xué)校等。

2　管理體制的確定。關(guān)于高等學(xué)校檔案工作領(lǐng)導(dǎo)體制，　《新辦法》第四條規(guī)定：“國(guó)務(wù)院教育行政部門(mén)主管全國(guó)高校檔案工作。省、自治區(qū)、直轄市人民政府教育行政部門(mén)主管本行政區(qū)域內(nèi)高校檔案工作。”，增加了“國(guó)務(wù)院教育行政部門(mén)主管全國(guó)高校檔案工作”的內(nèi)容，強(qiáng)調(diào)了教育行政主管部門(mén)對(duì)高校檔案工作的管理責(zé)任，明顯加強(qiáng)了對(duì)高等學(xué)校檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)和管理。

3　突出領(lǐng)導(dǎo)的職責(zé)。《新辦法》忽略了檔案部門(mén)的職級(jí)形式，從淡化職級(jí)，轉(zhuǎn)為更強(qiáng)調(diào)職責(zé)。《新辦法》強(qiáng)調(diào)：“高校檔案工作由高等學(xué)校校長(zhǎng)領(lǐng)導(dǎo)，其主要職責(zé)是：(一)貫徹執(zhí)行國(guó)家關(guān)于檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，批準(zhǔn)學(xué)校檔案工作規(guī)章制度；(二)將檔案工作納入學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃，促進(jìn)檔案信息化建設(shè)與學(xué)校其他工作同步發(fā)展；(三)建立健全與辦學(xué)規(guī)模相適應(yīng)的高校檔案機(jī)構(gòu)，落實(shí)人員編制、檔案庫(kù)房、發(fā)展檔案事業(yè)所需設(shè)備以及經(jīng)費(fèi)；(四)研究決定高校檔案工作中的重要獎(jiǎng)懲和其他重大問(wèn)題。分管檔案工作的校領(lǐng)導(dǎo)協(xié)助校長(zhǎng)負(fù)責(zé)檔案工作。”把高校檔案工作領(lǐng)導(dǎo)的職責(zé)法制化、具體化，這將有助于為促進(jìn)高校檔案工作創(chuàng)造良好環(huán)境。

4　對(duì)學(xué)生群體的關(guān)注。《新辦法》更加重視學(xué)校教育的主體――學(xué)生，主要體現(xiàn)在：一是增加了高校檔案定義的內(nèi)涵。高等學(xué)校檔案“是指高等學(xué)校從事招生、教學(xué)、科研、管理等活動(dòng)直接形成的對(duì)學(xué)生、學(xué)校和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。”這個(gè)定義首次把檔案與辦學(xué)主體“學(xué)生”聯(lián)系到一起；另一方面，按照學(xué)校工作規(guī)律，把高校招生活動(dòng)納入檔案管理范疇，突出了高等學(xué)校對(duì)學(xué)生形成的檔案資料的保存和利用價(jià)值。二是強(qiáng)調(diào)了涉及學(xué)生的歸檔材料。《新辦法》在文件材料的歸檔范圍內(nèi)首次增設(shè)了“學(xué)生類”。三是擴(kuò)大了學(xué)生的利用權(quán)利。《新辦法》規(guī)定：學(xué)生個(gè)人為升學(xué)、就業(yè)、研究等需要，在表明目的和范圍并履行相關(guān)登記手續(xù)后，也可以利用已公布的檔案。

5　凸顯對(duì)人的關(guān)注。因工作需要，檔案人員在工作中有可能接觸到不利于健康的物質(zhì)，《新辦法》第十三條指出：“應(yīng)當(dāng)按照法律法規(guī)的有關(guān)規(guī)定采取有效的防護(hù)措施防止職業(yè)中毒事故的發(fā)生，保障其依法享有工傷社會(huì)保險(xiǎn)待遇以及其他有關(guān)待遇，并可以按照有關(guān)規(guī)定予以補(bǔ)助”，突出了以人為本的人文關(guān)懷。

新制度

《新辦法》規(guī)定的高校檔案工作新制度主要有：

1　檔案工作的檢查、考核與評(píng)估制度。通過(guò)科學(xué)的考核和評(píng)估可以引導(dǎo)高校檔案工作朝著規(guī)范化的目標(biāo)發(fā)展。對(duì)高校而言，除了外部的考評(píng)外，在《新辦法》的指導(dǎo)下，還應(yīng)結(jié)合個(gè)體檔案工作的實(shí)際，制定出各自內(nèi)部的檢查、考核制度，以更好地調(diào)動(dòng)校內(nèi)各部門(mén)及廣大高校專兼職檔案人員的積極性。

2　單位、課題組立卷的歸檔制度。《老辦法》中關(guān)于文件材料的歸檔、移交和接收工作，曾提出“四同步”管理的規(guī)定，《新辦法》進(jìn)行了改進(jìn)，提出“高等學(xué)校實(shí)行檔案材料形成單位、課題組立卷的歸檔制度。”強(qiáng)化了學(xué)校各部門(mén)、課題組按照歸檔要求，把在工作和各項(xiàng)活動(dòng)中形成的檔案資料及時(shí)、完整地收集起來(lái)，并整理立卷歸檔的責(zé)任。同時(shí)，為了減少扯皮和疏漏，明確由立卷人“對(duì)文件材料系統(tǒng)整理組卷，編制頁(yè)號(hào)或者件號(hào)，制作卷內(nèi)目錄，交本部門(mén)負(fù)責(zé)檔案工作的人員檢查合格后向高校檔案機(jī)構(gòu)移交。”這一制度對(duì)完整系統(tǒng)地保存高校各項(xiàng)活動(dòng)所形成的檔案資料更有利。

3　檔案相關(guān)信息的統(tǒng)計(jì)年報(bào)制度。檔案統(tǒng)計(jì)是檔案管理的一項(xiàng)重要工作，過(guò)去往往將其列在檔案工作流程中，建立檔案統(tǒng)計(jì)年報(bào)制度，可以讓高校檔案部門(mén)克服被動(dòng)應(yīng)付現(xiàn)象，主動(dòng)、負(fù)責(zé)地上報(bào)檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，以保證檔案統(tǒng)計(jì)年報(bào)的時(shí)效性、完整性和科學(xué)性，為高校檔案工作的科學(xué)決策提供有價(jià)值的依據(jù)。

4　專業(yè)技術(shù)職務(wù)聘任制或職員職級(jí)制。目前檔案專業(yè)職務(wù)評(píng)聘在各高校已很普遍，而職員職級(jí)制度仍在試點(diǎn)階段。今后不論采取哪種人事制度，各高校人力資源部門(mén)都應(yīng)把檔案人員隊(duì)伍建設(shè)列入人才發(fā)展目標(biāo)，統(tǒng)籌規(guī)劃，使高校檔案人員隊(duì)伍朝著專業(yè)化、高素質(zhì)、有梯隊(duì)的結(jié)構(gòu)發(fā)展，不斷注入可持續(xù)發(fā)展的活力。

新要求

1　重視檔案工作現(xiàn)代化建設(shè)。體現(xiàn)在：一是關(guān)注電子檔案材料，要求“應(yīng)當(dāng)對(duì)紙質(zhì)檔案材料和電子檔案材料同步歸檔。”二是要求“高等學(xué)校應(yīng)當(dāng)設(shè)立專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，為檔案機(jī)構(gòu)配置檔案管理現(xiàn)代化、檔案信息化所需的設(shè)備設(shè)施，加快數(shù)字檔案館(室)建設(shè)，保障檔案信息化建設(shè)與學(xué)校數(shù)字化校園建設(shè)同步進(jìn)行。”設(shè)立檔案專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)的規(guī)定，無(wú)疑是對(duì)高校檔案工作最實(shí)在的肯定及援助，同時(shí)，也是要求高校檔案部門(mén)應(yīng)該把檔案現(xiàn)代化、信息化建設(shè)作為檔案工作建設(shè)和發(fā)展的一項(xiàng)重要任務(wù)，認(rèn)真加以研究和實(shí)施。

2　對(duì)加強(qiáng)檔案安全提出高要求。與過(guò)去相比，一方面強(qiáng)調(diào)了檔案的保護(hù)技術(shù)。第二十一條規(guī)定：“高校檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)采用先進(jìn)的檔案保護(hù)技術(shù)，防止檔案的破損、褪色、霉變和散失。對(duì)已經(jīng)破損或者字跡褪色的檔案，應(yīng)當(dāng)及時(shí)修復(fù)或者復(fù)制。對(duì)重要檔案和破損、褪色修復(fù)的檔案應(yīng)當(dāng)及時(shí)數(shù)字化，加工成電子檔案保管。”第二十五條規(guī)定：“高校檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)對(duì)所存檔案和資料的保管情況定期檢查，消除安全隱患”；同時(shí)，首次對(duì)加強(qiáng)檔案庫(kù)房的技術(shù)管理工作提出要求：“應(yīng)當(dāng)建立、健全有關(guān)規(guī)章制度，由專人負(fù)責(zé)”；另一方面，強(qiáng)調(diào)檔案的保管環(huán)境。第三十七條要求：“存放檔案應(yīng)當(dāng)設(shè)有專門(mén)庫(kù)房。”另外，對(duì)聲像、電子等特殊載體檔案的保管，“應(yīng)當(dāng)配置恒溫、恒濕、防火、防漬、防有害生物等必要設(shè)施。”

3　做好檔案開(kāi)放利用的服務(wù)工作。《新辦法》要求：“高校檔案開(kāi)放應(yīng)當(dāng)設(shè)立專門(mén)的閱覽室。”在提供檔案利用服務(wù)時(shí)，除了開(kāi)放檔案目錄、全宗指南外，還要提供“檔案館指南、計(jì)算機(jī)查詢系統(tǒng)等”。還要求：“利用檔案開(kāi)展多種形式的宣傳教育活動(dòng)，充分發(fā)揮檔案的文化教育功能；”“有條件的高校檔案機(jī)構(gòu)，可以申請(qǐng)創(chuàng)設(shè)愛(ài)國(guó)主義教育基地。”

第2篇：高校學(xué)校檔案管理辦法范文

關(guān)鍵詞 高校 檔案工作 新模式

有教育部以及國(guó)家檔案局聯(lián)合簽署并頒發(fā)的，以教育部27號(hào)令的形式予以實(shí)施的《高等學(xué)校檔案管理辦法》（以下簡(jiǎn)稱《辦法》）對(duì)于高校檔案工作作出了新的要求，進(jìn)一步深化了檔案工作的新內(nèi)涵，要求檔案工作突破傳統(tǒng)工作模式的束縛予以積極有效的創(chuàng)新。高校檔案工作要體現(xiàn)以人為本，為人民服務(wù)的精神，積極發(fā)揮檔案工作新職能，不斷開(kāi)拓檔案工作新領(lǐng)域，這是新時(shí)期高校檔案工作的行動(dòng)方針與指南。筆者依據(jù)《高等學(xué)校檔案管理辦法》并有效結(jié)合檔案高校檔案工作的實(shí)際情況，分別從檔案工作模式的創(chuàng)新、發(fā)展、開(kāi)放三個(gè)方面來(lái)探究高校檔案工作模式的轉(zhuǎn)變，為推動(dòng)高校檔案工作提供一些可行性的意見(jiàn)和建議。

一、強(qiáng)化和諧創(chuàng)新精神，構(gòu)建“發(fā)展”型檔案工作新模式

高校檔案工作新模式的構(gòu)建：

（一）需要檔案工作者強(qiáng)化和諧創(chuàng)新精神

創(chuàng)新是一切工作不斷發(fā)展的動(dòng)力，只有具備積極的創(chuàng)新精神才能夠激發(fā)自己的思維，創(chuàng)造出新的工作閃光點(diǎn)。高校檔案工作應(yīng)該以創(chuàng)新精神為指導(dǎo)，積極構(gòu)建起高校檔案信息資源的收集、存儲(chǔ)、整合、加工、開(kāi)發(fā)、宣傳、交流、教育、開(kāi)放、利用的協(xié)調(diào)發(fā)展模式。這首先需要構(gòu)建起以高效檔案管理部門(mén)為主導(dǎo)的高校檔案信息系統(tǒng)組織，成立學(xué)校檔案管理工作委員會(huì)，建立起與學(xué)校整體發(fā)展相互適應(yīng)的獨(dú)立的檔案管理機(jī)構(gòu)，加強(qiáng)檔案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，逐步實(shí)行“分級(jí)分層、定崗定責(zé)”的機(jī)制，高校檔案管理要能夠明確責(zé)任制，理順檔案管理機(jī)構(gòu)與學(xué)校其他機(jī)構(gòu)和部門(mén)之間的關(guān)系，制定出相應(yīng)的檔案機(jī)構(gòu)管理辦法。其次就是要做到資源共享和優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)，各個(gè)檔案部門(mén)之間以及與其他部門(mén)之間相互融合，共同發(fā)展，形成具有特色的高校檔案管理系統(tǒng)。

（二）要實(shí)現(xiàn)“協(xié)調(diào)”發(fā)展

高校要進(jìn)一步突破傳統(tǒng)的檔案管理模式，賦予高校檔案以強(qiáng)大的生命力和活力，努力發(fā)揮高校檔案為高校的“教學(xué)、科研、社會(huì)服務(wù)”服務(wù)的功能。實(shí)現(xiàn)檔案管理工作與其他工作協(xié)調(diào)一致發(fā)展。這是當(dāng)前高校檔案工作必然的要求，是實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值的主要途徑和手段。

二、加強(qiáng)統(tǒng)籌規(guī)劃，構(gòu)建可持續(xù)發(fā)展的檔案管理模式

（一）按照相關(guān)的法律法規(guī)來(lái)管理檔案工作

檔案部門(mén)要制定全面、系統(tǒng)的檔案管理機(jī)制，對(duì)檔案事業(yè)進(jìn)行綜合管理，做好監(jiān)督，檢查工作。對(duì)于檔案事業(yè)中違法犯罪的行為要依法進(jìn)行查處。

（二）加強(qiáng)檔案制度以及業(yè)務(wù)基礎(chǔ)建設(shè)

對(duì)于二級(jí)院校的檔案工作要加強(qiáng)監(jiān)督力度、檢查的力度和指導(dǎo)的力度，制定綜合完善的檔案管理體制。要不斷提升檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化進(jìn)程，科學(xué)合理地整合檔案資源。在信息技術(shù)的大背景下，要努力強(qiáng)化高校檔案管理的數(shù)字化和信息化進(jìn)程，不斷加強(qiáng)檔案工作的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，制定網(wǎng)絡(luò)檔案管理工作的章程。加大對(duì)校內(nèi)檔案業(yè)務(wù)工作的指導(dǎo)，關(guān)注成人教育及二級(jí)學(xué)院檔案的管理與開(kāi)發(fā)，解決分散管理的弊端，探索各類檔案統(tǒng)分結(jié)合的管理新模式。

（三）加強(qiáng)高校檔案管理工作的隊(duì)伍建設(shè)

高校檔案的管理工作關(guān)鍵在人才，高校可以在教職工當(dāng)中挑選專業(yè)素質(zhì)強(qiáng)、能力優(yōu)秀的教職工作為檔案工作人員，并且定時(shí)組織檔案管理工作培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，在更大程度上提升檔案管理工作人員的工作技能和專業(yè)素質(zhì)。尤其是在信息化時(shí)代，更要加強(qiáng)對(duì)這些檔案工作人員的信息技能的培訓(xùn)，而且還要不斷地增強(qiáng)這些專業(yè)人員的崗位意識(shí)、責(zé)任意識(shí)、創(chuàng)新意識(shí)以及業(yè)績(jī)意識(shí)，提升他們對(duì)于檔案工作的積極性和主動(dòng)性。

三、增強(qiáng)改革開(kāi)放意識(shí)，構(gòu)建多功能的檔案工作服務(wù)模式

當(dāng)前，國(guó)家處于改革發(fā)展的關(guān)鍵期，如何使得高校檔案工作符合改革開(kāi)放發(fā)展的新形勢(shì)是檔案高校檔案工作的重要課題。

（一）進(jìn)一步拓寬檔案工作的新領(lǐng)域

高校要大力開(kāi)發(fā)檔案資源，挖掘檔案資源的增值價(jià)值，要明確檔案工作的性質(zhì)和定位。檔案工作不僅僅要服務(wù)于高校師生、教學(xué)、科研，推動(dòng)高校發(fā)展。同時(shí)也要不斷實(shí)現(xiàn)檔案利用的社會(huì)化服務(wù)，將檔案工作服務(wù)于改革開(kāi)放和社會(huì)的發(fā)展。

（二）高校檔案館應(yīng)該成為信息服務(wù)的中心

高校檔案館應(yīng)及時(shí)一些有關(guān)黨政管理、教學(xué)科研、學(xué)校建設(shè)方面的信息。與此同時(shí)，檔案館還應(yīng)該成為教育行政管理部門(mén)、本區(qū)域政府、教育信息、政務(wù)信息的宣傳中介部門(mén)，積極為黨和國(guó)家的大局以及教育事業(yè)作出貢獻(xiàn)和服務(wù)。

（三）多多舉辦與檔案事業(yè)相關(guān)的展覽、創(chuàng)建愛(ài)國(guó)主義教育基地，加強(qiáng)檔案事業(yè)的宣傳力度

檔案工作是高校的基礎(chǔ)性工作，高校可以利用這一平臺(tái)去開(kāi)展有關(guān)檔案信息交流、溝通、宣傳以及服務(wù)工作，進(jìn)一步加深廣大民眾對(duì)檔案工作以及檔案價(jià)值的認(rèn)識(shí)。引導(dǎo)廣大民眾尤其是在校大學(xué)生對(duì)于民族文化的自豪感、認(rèn)同感和歸屬感。

（作者單位為長(zhǎng)沙環(huán)境保護(hù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院人事處檔案室）

參考文獻(xiàn)

[1] 彭志斌.高等學(xué)校檔案分級(jí)管理研究[J].檔案與建設(shè)，2009（11）：20-22.

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[3] 高等學(xué)校檔案管理辦法（教育部、國(guó)家檔案局27號(hào)令）[S].

第3篇：高校學(xué)校檔案管理辦法范文

關(guān)鍵詞：高等合并院校 檔案管理 和諧統(tǒng)一

隨著知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的到來(lái)，我國(guó)在科教興國(guó)戰(zhàn)略的實(shí)踐中將部分高等院校按照優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)、強(qiáng)強(qiáng)合作的辦學(xué)思路進(jìn)行了合并。根據(jù)《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》，關(guān)于“對(duì)因?qū)W校分立或合并，其分設(shè)或合并前的檔案，應(yīng)本著集中保管、方便利用的原則，經(jīng)協(xié)議由一校或合并后的學(xué)校檔案部門(mén)統(tǒng)一保存”的規(guī)定精神，如何加強(qiáng)與高校辦學(xué)改革、發(fā)展息息相關(guān)的檔案信息資源的收集、管理、利用等工作的協(xié)調(diào)統(tǒng)一，是當(dāng)前高校檔案工作者值得深入研究的一個(gè)重要課題。

1. 高等合并院校檔案管理存在的問(wèn)題

高等合并院校程度不同地存在著名義上的合并，在檔案管理體制上沒(méi)有完全理順關(guān)系，在運(yùn)行機(jī)制上各自為政、自成體系，沒(méi)有實(shí)現(xiàn)集中統(tǒng)一，導(dǎo)致合并院校檔案管理存在一些問(wèn)題。

1.1 檔案管理意識(shí)淡薄缺失

合并高校在并校期間牽涉各部門(mén)尚未立卷歸檔的文書(shū)，由于合校前夕人心思動(dòng)，工作狀態(tài)不穩(wěn)定，一些正常的工作不能按常規(guī)辦理，自然給檔案資料的收集工作增加了難度。如果是責(zé)任心強(qiáng)的部門(mén)檔案管理人員會(huì)把沒(méi)有立卷的文件材料收集整理、編擬目錄、安全存放；而責(zé)任心不強(qiáng)的檔案管理人員則不予聞問(wèn)；更有甚者，在部門(mén)調(diào)整、辦公室搬遷過(guò)程中，將大量的檔案材料隨無(wú)用材料一并處理，致使一些珍貴的檔案資料該移交的未移交或丟失，無(wú)處尋找，嚴(yán)重影響了檔案的完整性。

1.2 檔案管理難以集中

高等合并院校的原組成院校大都處在不同的位置；合并后面臨著教學(xué)硬件配備、科研資金扶持、學(xué)生食宿保障等一系列棘手的問(wèn)題；檔案工作因其效益滯后等特點(diǎn)此時(shí)不易擺上領(lǐng)導(dǎo)案頭；并校前原各校檔案管理層次水平不同，人員素質(zhì)不一等原因， 檔案管理難以集中。

1.3 檔案管理技術(shù)方法落后

部分高等合并院校的檔案管理工作仍處于傳統(tǒng)的手工操作模式，檔案的整理、立卷、歸檔基本上都是通過(guò)手工操作來(lái)完成；有的高校檔案的收集整理玉石不分魚(yú)龍混雜，一些重要的檔案殘缺不全，查、借、閱極不便利；同一類型的檔案有時(shí)會(huì)因立卷人素質(zhì)、觀念的差異而形成不同的歸檔形式，即使是同一人整理的檔案，也時(shí)常會(huì)出現(xiàn)細(xì)節(jié)上的偏差和組卷方式的異樣，導(dǎo)致檔案利用率低，檔案價(jià)值大打折扣；有的高校檔案管理依舊采用的是原分庫(kù)存放的辦法。

1.4 檔案人員素質(zhì)亟待提高

高等合并院校的不少檔案工作者多為非專業(yè)人員，他們?cè)跈n案管理工作中思想認(rèn)識(shí)不到位、業(yè)務(wù)不熟悉，接受新知識(shí)、掌握新技術(shù)困難，很多兼職檔案管理人員工作長(zhǎng)期停留于整理歸檔的一般水平，很難談得上與用戶進(jìn)行溝通和從事檔案信息重組等創(chuàng)新性的工作。

1.5 檔案管理信息共享不夠

合并高校大多由兩個(gè)或兩個(gè)以上規(guī)模相當(dāng)、類別相近的院校并建而成。由于原各校建立的時(shí)間或早或晚，隸屬關(guān)系不一，各自的辦學(xué)宗旨及基本職能有所差異，合并后檔案全宗由原各校的一個(gè)全宗成為并校后若干全宗，而各校的檔案類目設(shè)置、類目排列及檔號(hào)的編制不盡相同，另外，合并高校檔案管理存在著原各校檔案管理體制不統(tǒng)一及檔案管理手段參差不齊等問(wèn)題，如有的合并高校，原各校區(qū)檔案或?qū)嵭屑泄芾恚蛉耸聶n案歸人事處管理，科研檔案歸科研處管理，聲像檔案歸電教中心管理等；有的合并高校，原各校區(qū)或已配備計(jì)算機(jī)，實(shí)行檔案機(jī)檢，有的檔案則分散于各職能部門(mén)，由兼職檔案員管理，檔案管理處于原始的手工檢索階段等；這些問(wèn)題嚴(yán)重制約著高等合并院校檔案的開(kāi)發(fā)利用與信息化，難以實(shí)現(xiàn)信息共享。

2. 高等合并院校檔案管理不和諧統(tǒng)一的原因

2.1 學(xué)校合并總體格局的影響

學(xué)校的檔案管理部門(mén)是學(xué)校管理機(jī)構(gòu)的一個(gè)組成部分，學(xué)校合并的深度決定了學(xué)校檔案管理的合并深度。在合校初期，校區(qū)意識(shí)的慣性、校區(qū)職工的利益格局、校區(qū)干部的任職安排等等方面，時(shí)常與合校的總體要求發(fā)生碰撞；經(jīng)過(guò)一個(gè)階段的磨合之后，實(shí)質(zhì)性融合的程度由淺入深，有一個(gè)發(fā)展過(guò)程，合并院校的檔案管理同樣如此。

2.2 館舍條件的限制

多校匯集于某一校區(qū)集中辦公，檔案館、室的館舍適應(yīng)不了合并院校檔案管理的需要，容納不下多校區(qū)的檔案實(shí)體，滿足不了檔案管理人員集中辦公。

2.3 校區(qū)距離的制約

合并院校中，有的是鄰近數(shù)校的合并，有的是遠(yuǎn)距離數(shù)校合并，有的是遠(yuǎn)、近距離皆有的數(shù)校合并。

3. 加強(qiáng)高等合并院校檔案管理和諧統(tǒng)一的對(duì)策

通過(guò)對(duì)高等合并院校檔案管理存在的問(wèn)題和原因分析，筆者主要從以下方面提出建設(shè)性意見(jiàn)來(lái)確實(shí)加強(qiáng)高等合并院校檔案管理的和諧統(tǒng)一。

3.1 重視檔案工作，增強(qiáng)檔案意識(shí)

同志指出：“檔案工作是一項(xiàng)基礎(chǔ)工作，有很多問(wèn)題沒(méi)有檔案說(shuō)不清楚，要狠抓這項(xiàng)工作。如果現(xiàn)在不重視這個(gè)問(wèn)題，將來(lái)我們要負(fù)歷史責(zé)任。”因此學(xué)校要重視檔案工作，建立健全檔案管理工作制度，有計(jì)劃地開(kāi)展檔案宣傳工作，促使大家自覺(jué)地積累、利用、移交檔案。領(lǐng)導(dǎo)要重視檔案管理工作并納入到學(xué)校的議事日程，按照《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》的規(guī)定逐步做到“三納入”、“四參加”和“四同步”，同時(shí)要加強(qiáng)對(duì)檔案工作的布置、檢查、總結(jié)和驗(yàn)收，在人員、經(jīng)費(fèi)、庫(kù)房、設(shè)備等方面滿足檔案工作的需要，保證檔案工作的正常進(jìn)行。

3.2 加強(qiáng)檔案隊(duì)伍建設(shè)、提高人員素質(zhì)

建設(shè)一支忠誠(chéng)事業(yè)、業(yè)務(wù)精良、結(jié)構(gòu)合理的檔案工作隊(duì)伍，是檔案工作擺脫困境的重要保障。第一檔案工作隊(duì)伍在年齡結(jié)構(gòu)、專業(yè)結(jié)構(gòu)、業(yè)務(wù)水平等方面比較合理，便于發(fā)揮整體效應(yīng)；第二發(fā)揮各部門(mén)兼職檔案領(lǐng)導(dǎo)和兼職檔案員的作用，提高對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)，熱愛(ài)檔案工作，自覺(jué)學(xué)習(xí)和掌握檔案管理專業(yè)知識(shí)和技能，嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)，確保檔案的真實(shí)性、完整性和實(shí)用性。

3.3 規(guī)范檔案管理，確定檔案工作目標(biāo)

合校后采用任何一個(gè)校區(qū)的檔案管理辦法都不妥當(dāng)，這就要出臺(tái)新的統(tǒng)一的檔案管理辦法和規(guī)范：第一，依法治檔，統(tǒng)一規(guī)章制度。例如《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》、學(xué)校有效的管理辦法、規(guī)章制度。以合并院校名義印制出臺(tái)適合本校的檔案管理規(guī)章制度和辦法。第二，起點(diǎn)要高，統(tǒng)一管理規(guī)范。例如《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》、國(guó)家檔案局一系列檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)、學(xué)校現(xiàn)行檔案管理規(guī)范的合理因素。由于合并高校層次較前相對(duì)提高，并校后應(yīng)根據(jù)變化了的新形勢(shì)，制定新的工作目標(biāo)和發(fā)展戰(zhàn)略，使檔案工作圍繞新目標(biāo)有的放矢地開(kāi)展：第一可以根據(jù)總目標(biāo)，不斷消除偏離目標(biāo)的因素，又可以通過(guò)局部?jī)?yōu)化，使日常具體工作的開(kāi)展有利于促進(jìn)總目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)；第二便于加強(qiáng)日常管理，有利于調(diào)動(dòng)檔案工作人員的主動(dòng)性，增強(qiáng)競(jìng)爭(zhēng)性。

3.4 改善檔案管理設(shè)施，實(shí)現(xiàn)資源共享

改善檔案管理設(shè)施，實(shí)現(xiàn)檔案資源的合理配置與有序有效的開(kāi)發(fā)并進(jìn)而實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的社會(huì)共享。高校檔案工作必須早日實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化，供學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)職能部門(mén)、教師查詢使用，充分發(fā)揮高校檔案信息的獨(dú)特優(yōu)勢(shì)，為新時(shí)期高校教育事業(yè)的發(fā)展服務(wù)。

參考文獻(xiàn)：

［1］吳建華.關(guān)于檔案高等教育改革與發(fā)展的幾點(diǎn)設(shè)想［J］.高校檔案信息，1999，(1).

第4篇：高校學(xué)校檔案管理辦法范文

【關(guān)鍵詞】 高校;會(huì)計(jì)電算化;檔案管理

會(huì)計(jì)檔案是重要的經(jīng)濟(jì)檔案和歷史資料,具有不可再生的特點(diǎn),它是檢查以前年度發(fā)生的經(jīng)濟(jì)工作責(zé)任和進(jìn)行績(jī)效評(píng)價(jià)的重要依據(jù)。高校領(lǐng)導(dǎo)在了解學(xué)校狀況、預(yù)測(cè)經(jīng)費(fèi)開(kāi)支、制定事業(yè)發(fā)展規(guī)劃和科學(xué)決策時(shí)都必須借助會(huì)計(jì)檔案記載的各種信息,會(huì)計(jì)檔案是高校必不可少的經(jīng)濟(jì)信息資源,具有極為重要的經(jīng)濟(jì)意義的法律意義。會(huì)計(jì)電算化在為我們提供快捷、高效服務(wù)的同時(shí),不同程度地存在著某些問(wèn)題。怎樣做好會(huì)計(jì)電算化檔案管理,是擺在我們面前的一個(gè)新課題,需要不斷深入地研究和總結(jié)。

一、高校會(huì)計(jì)電算化檔案管理存在的問(wèn)題

(一)會(huì)計(jì)電算化檔案管理內(nèi)容不夠完整

目前大部分高校雖已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了會(huì)計(jì)電算化,但由于對(duì)會(huì)計(jì)電算化檔案的組成內(nèi)容不甚了解,缺乏管理會(huì)計(jì)檔案的經(jīng)驗(yàn),因此大多數(shù)高校定期向檔案部門(mén)移交的只是打印出來(lái)的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案,而沒(méi)有移交存儲(chǔ)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的磁性介質(zhì)會(huì)計(jì)檔案和開(kāi)發(fā)使用的全套電算化會(huì)計(jì)的應(yīng)用軟件程序、系統(tǒng)軟件及文檔資料等。有的高校為了管理需要進(jìn)行了會(huì)計(jì)軟件的升級(jí),而原有的會(huì)計(jì)軟件及資料卻未能及時(shí)進(jìn)行整理歸檔,隨著時(shí)間的推移,不同版本下的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)不能被調(diào)用,會(huì)計(jì)檔案的完整性、安全性就得不到保證。會(huì)計(jì)電算化檔案管理的最終目的是為了提供利用,但這種服務(wù)方式已經(jīng)制約了會(huì)計(jì)電算化檔案的利用,更無(wú)法適應(yīng)會(huì)計(jì)電算化檔案的改革發(fā)展。

(二)會(huì)計(jì)電算化檔案自身存在的問(wèn)題

1.機(jī)制記賬憑證內(nèi)容不完整。盡管機(jī)制記賬憑證上面已經(jīng)打印了制單、出納、記賬、審核和會(huì)計(jì)主管等,但是卻缺少上述相關(guān)人員的印章或者簽字。作為會(huì)計(jì)憑證,內(nèi)容不完整,責(zé)任不明確。

2.備份打印輸出不及時(shí)。有些高校不及時(shí)對(duì)會(huì)計(jì)電算化形成的賬、表定期打印輸出,過(guò)于依賴計(jì)算機(jī)存儲(chǔ),沒(méi)有做到將電算化數(shù)據(jù)定期備份。一旦因意外或人為錯(cuò)誤造成系統(tǒng)數(shù)據(jù)的丟失、破壞,就不能在最短時(shí)間、最小損失下恢復(fù)原有的會(huì)計(jì)資料,從而影響電算化系統(tǒng)的正常工作。

3.硬件設(shè)施未跟上。由于某些高校受條件限制,沒(méi)有配備激光打印機(jī)或噴墨打印機(jī),致使打印輸出的紙介質(zhì)會(huì)計(jì)檔案達(dá)不到規(guī)定的保存期限;沒(méi)有按照國(guó)家檔案局規(guī)定的庫(kù)房管理制度標(biāo)準(zhǔn),建立專門(mén)的會(huì)計(jì)電算化檔案保護(hù)措施;沒(méi)有選擇質(zhì)量?jī)?yōu)良的磁盤(pán)介質(zhì)進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)備份,沒(méi)有實(shí)行備用盤(pán)與存儲(chǔ)盤(pán)分離存放,導(dǎo)致電子數(shù)據(jù)因此損壞或丟失。

(三)會(huì)計(jì)電算化檔案管理缺乏專門(mén)人員

會(huì)計(jì)電算化檔案管理要求管理人員既要懂會(huì)計(jì)專業(yè)知識(shí),又要懂檔案業(yè)務(wù)知識(shí)和計(jì)算機(jī)知識(shí)。目前許多高校比較重視教學(xué)和科研的人才引進(jìn),對(duì)檔案的管理不夠重視, 有的高校甚至讓非專業(yè)人員管理檔案,遇有上級(jí)主管部門(mén)檢查時(shí)忙于應(yīng)付, 檔案意識(shí)滯后。個(gè)別高校的檔案室多采用打開(kāi)柜門(mén),讓財(cái)務(wù)部門(mén)的同志自己查閱會(huì)計(jì)檔案,有的甚至沒(méi)辦任何手續(xù)就隨意借出檔案查閱,既不符合會(huì)計(jì)檔案管理的要求,也無(wú)法滿足高校對(duì)會(huì)計(jì)檔案的信息需求。

(四)會(huì)計(jì)電算化檔案管理制度有待完善

目前,國(guó)家關(guān)于會(huì)計(jì)電算化檔案管理的討論,大多是圍繞《會(huì)計(jì)電算化工作規(guī)范》、《會(huì)計(jì)電算化管理辦法》、《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》、《會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》等幾個(gè)文件,僅對(duì)會(huì)計(jì)電算化檔案的基本要求而談,未提及會(huì)計(jì)電算化檔案管理存在的問(wèn)題及其防范。隨著會(huì)計(jì)電算化的普及,會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)容增多了,對(duì)環(huán)境的要求提高了,而很多高校沒(méi)有認(rèn)識(shí)到這些變化,認(rèn)為會(huì)計(jì)電算化僅僅是數(shù)據(jù)處理工具的變化,沒(méi)有及時(shí)修訂學(xué)校的會(huì)計(jì)檔案管理制度,沒(méi)有及時(shí)制定相應(yīng)的會(huì)計(jì)電算化檔案保管人員的崗位職責(zé),也沒(méi)有及時(shí)采取相應(yīng)的保障措施來(lái)改善會(huì)計(jì)電算化檔案的保管環(huán)境等,會(huì)計(jì)檔案的人為破壞和自然損壞現(xiàn)象在所難免。會(huì)計(jì)電算化檔案管理中存在的問(wèn)題越來(lái)越突出,原有的管理方式陳舊,不能適應(yīng)會(huì)計(jì)電算化檔案管理的要求。

二、加強(qiáng)高校會(huì)計(jì)電算化檔案管理的對(duì)策

(一)強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)會(huì)計(jì)檔案的管理意識(shí)

各類檔案設(shè)備的購(gòu)建,專職檔案管理員崗位的設(shè)置以及檔案

管理制度的出臺(tái),都離不開(kāi)單位領(lǐng)導(dǎo)的積極支持。因此,會(huì)計(jì)人員一方面要大力宣傳國(guó)家的財(cái)經(jīng)法規(guī)和管理規(guī)章,增強(qiáng)大家的會(huì)計(jì)電算化檔案管理意識(shí);另一方面,積極主動(dòng)地爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)的重視、關(guān)心和支持,強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)的會(huì)計(jì)檔案管理意識(shí),將會(huì)計(jì)電算化檔案管理工作納入學(xué)校整體工作的范圍加以考慮和安排,加大經(jīng)費(fèi)投入,完善硬件環(huán)境,不斷升級(jí)軟件,確保會(huì)計(jì)檔案管理工作順利進(jìn)行。

(二)提高會(huì)計(jì)檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)

會(huì)計(jì)檔案管理是一項(xiàng)專業(yè)性、技術(shù)性、政策性很強(qiáng)的工作,計(jì)算機(jī)技術(shù)的普及又對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作者提出新的更高的要求,會(huì)計(jì)檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)和能力是管好用好會(huì)計(jì)檔案的關(guān)鍵,針對(duì)目前高等學(xué)校檔案管理機(jī)構(gòu)中,缺乏既懂檔案管理知識(shí)又精通財(cái)會(huì)知識(shí)和計(jì)算機(jī)應(yīng)用的復(fù)合型人才,不能適應(yīng)新形勢(shì)下會(huì)計(jì)檔案管理工作需要的情況,高校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視會(huì)計(jì)檔案管理人才培養(yǎng),進(jìn)一步加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè),不斷提高他們的政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì),使他們盡快掌握現(xiàn)代化的管理方法和技術(shù),不斷提高會(huì)計(jì)檔案管理水平。

(三)建立和健全會(huì)計(jì)電算化檔案管理的制度體系

國(guó)家制定系統(tǒng)的、細(xì)化的會(huì)計(jì)電算化檔案管理辦法,以法規(guī)制度的形式加以強(qiáng)制,在方法上指導(dǎo)各單位的會(huì)計(jì)電算化檔案管理工作,是做好會(huì)計(jì)電算化檔案管理的保障。財(cái)政部、國(guó)家檔案局的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》第四條規(guī)定“各單位必須加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo),建立會(huì)計(jì)檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷(xiāo)毀等管理制度,保證會(huì)計(jì)檔案妥善保管、有序存放、方便檢查,防止毀損、散失和泄密”;第七條規(guī)定“各單位應(yīng)當(dāng)建立健全會(huì)計(jì)檔案查閱、復(fù)制登記制度”。筆者認(rèn)為,目前高校可根據(jù)財(cái)政部的《會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》、《會(huì)計(jì)電算化工作規(guī)范》、《會(huì)計(jì)電算化管理辦法》、《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》等管理規(guī)章,建立和健全一系列具體的、可操作性的會(huì)計(jì)電算化檔案的管理制度體系,保證會(huì)計(jì)電算化檔案的安全和完整,更好地為決策服務(wù)。具體可以制訂以下制度:

1.建立會(huì)計(jì)電算化檔案管理的定期備份制度。會(huì)計(jì)電算化檔案應(yīng)定期備份到磁性介質(zhì)。一般準(zhǔn)備三套軟盤(pán)循環(huán)使用,并設(shè)立備份登記簿,登記備份時(shí)間、數(shù)量、保管方式等備份細(xì)節(jié)信息。由于磁性介質(zhì)的特殊性,管理人員必須對(duì)這些會(huì)計(jì)電算化檔案進(jìn)行定期檢查、復(fù)制,以防止會(huì)計(jì)信息損壞。需要備份的內(nèi)容包括系統(tǒng)設(shè)置文件、科目代碼文件、期初余額文件、本月賬務(wù)文件、報(bào)表文件及其他核算子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)文件。機(jī)內(nèi)憑證及總分類賬、明細(xì)分類賬、報(bào)表,應(yīng)視同會(huì)計(jì)資料按月做兩套軟盤(pán)備份,交會(huì)計(jì)檔案保管員保管。注意應(yīng)采用磁帶、光盤(pán)、微縮膠片等介質(zhì)存儲(chǔ)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù),盡量少采用軟盤(pán)存儲(chǔ)會(huì)計(jì)檔案。

2.建立會(huì)計(jì)電算化檔案管理的歸檔制度。會(huì)計(jì)電算化檔案,包括存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)硬盤(pán)中的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)以及其他磁性介質(zhì)或光盤(pán)存儲(chǔ)的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)和計(jì)算機(jī)打印出來(lái)的書(shū)面等形式的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)。會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)開(kāi)發(fā)和使用的全套文檔資料及軟件程序,都應(yīng)視同會(huì)計(jì)檔案保管。要保存各版本的檔案?jìng)浞?并在存儲(chǔ)介質(zhì)的標(biāo)簽上注明軟件的種類和版本號(hào),同時(shí)標(biāo)注與哪個(gè)版本的會(huì)計(jì)軟件相對(duì)應(yīng)。會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)輸出之前,應(yīng)妥善保管并保留副本,記賬憑證、總分類賬、現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬等賬本。報(bào)表應(yīng)定期打印輸出,并由記賬人員、會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會(huì)計(jì)主管人員等相關(guān)人員簽字或蓋章。打印輸出的檔案交會(huì)計(jì)檔案管理員妥為保管,要制定輸出檔案的內(nèi)容、件數(shù)、保管人和使用人的登記制度。

3.建立會(huì)計(jì)電算化檔案的保管制度。檔案保管員要將備用盤(pán)與儲(chǔ)存盤(pán)分離存放在兩個(gè)建筑物內(nèi),即對(duì)所有的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行雙備份,每份要注明形成檔案的時(shí)間與操作員姓名,并貼上寫(xiě)保護(hù),貼上封簽,存放在兩個(gè)不同的地點(diǎn),并做好防磁、防火、防潮、防壓、防塵、防光、防腐蝕工作;按分類和一定順序?qū)?shù)據(jù)磁盤(pán)、刻錄的光盤(pán)等電子會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行編號(hào),標(biāo)明時(shí)間和文件內(nèi)容,制作檔案管理文件卡片。打印輸出的憑證、賬冊(cè)、報(bào)表等紙介質(zhì)檔案,按《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定的保管期限和管理辦法管理,但必須有制單人員、記賬人員、審核人員、出納人員以及會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人等的簽章才能存檔保管,以明確經(jīng)濟(jì)責(zé)任,保證檔案的法律效力。在電子檔案和紙質(zhì)檔案并存管理的體制下,可以在紙質(zhì)檔案的卷內(nèi)目錄“備注”欄中注明相應(yīng)的電子檔案的檔號(hào)及保存地址,以相互對(duì)照利用。

4.建立嚴(yán)格的會(huì)計(jì)檔案查閱、復(fù)制登記制度。每次調(diào)閱,必須有檔案管理人員在場(chǎng)監(jiān)督,根據(jù)調(diào)閱權(quán)限,在調(diào)閱登記簿中詳細(xì)登記調(diào)閱日期、調(diào)閱人員的姓名和部門(mén)單位、調(diào)閱理由、調(diào)閱內(nèi)容、歸還日期、審批人員等,不得將保存的會(huì)計(jì)檔案借出。本院教職工來(lái)調(diào)閱或復(fù)制會(huì)計(jì)檔案,應(yīng)經(jīng)會(huì)計(jì)主管人員同意,由本單位財(cái)會(huì)人員調(diào)閱、復(fù)制后再處理。外單位人員來(lái)調(diào)閱或復(fù)制會(huì)計(jì)檔案,必須持有單位正式介紹信,經(jīng)學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)、會(huì)計(jì)主管人員批準(zhǔn)后,由本單位財(cái)會(huì)人員調(diào)閱、復(fù)制后再處理。查閱或者復(fù)制會(huì)計(jì)檔案的人員,嚴(yán)禁在會(huì)計(jì)檔案上涂畫(huà)、拆封和抽換。必須在確保高校會(huì)計(jì)檔案的安全性和完整性前提下,使會(huì)計(jì)電算化檔案得以充分利用。

5.建立電算化軟件內(nèi)的會(huì)計(jì)檔案管理多用戶、分權(quán)限調(diào)用制

度。針對(duì)會(huì)計(jì)電算化檔案易被修改且不留痕跡的特點(diǎn),在進(jìn)行管理時(shí)應(yīng)注意:對(duì)硬盤(pán)上的會(huì)計(jì)檔案,應(yīng)具有相應(yīng)的安全保密措施加以保護(hù);要有用戶設(shè)別控制管理;要有加密的機(jī)內(nèi)操作日志管理,監(jiān)督操作系統(tǒng);要有數(shù)據(jù)存取權(quán)限限制,防止越權(quán)使用。對(duì)于普通數(shù)據(jù),可較大范圍共享;涉及單位機(jī)密的數(shù)據(jù),僅供一定需要的人員使用;而設(shè)計(jì)原程序文件、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)文件等,則只有主管人員或程序開(kāi)發(fā)人員才能使用。通過(guò)這樣設(shè)置,保證電子檔案的安全性,減少人為修改的可能。

6.建立會(huì)計(jì)電算化檔案的銷(xiāo)毀制度。對(duì)保管期滿的會(huì)計(jì)電算化檔案,由檔案保管人員會(huì)同會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)向單位負(fù)責(zé)人提出銷(xiāo)毀意見(jiàn),編制銷(xiāo)毀清冊(cè),列明應(yīng)當(dāng)銷(xiāo)毀的檔案名稱、卷號(hào)、數(shù)量、起止年度和檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷(xiāo)毀時(shí)間等內(nèi)容,單位負(fù)責(zé)人在銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽署意見(jiàn)。銷(xiāo)毀時(shí),由單位檔案機(jī)構(gòu)、會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)和上級(jí)主管部門(mén)派員監(jiān)銷(xiāo),并將實(shí)際銷(xiāo)毀內(nèi)容與銷(xiāo)毀清冊(cè)進(jìn)行準(zhǔn)確核對(duì)。銷(xiāo)毀后,監(jiān)銷(xiāo)人員要在銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽字。對(duì)于保管期滿但涉及債權(quán)債務(wù)未了的、在建工程的、涉外業(yè)務(wù)的會(huì)計(jì)檔案,均不得銷(xiāo)毀。

7.建立會(huì)計(jì)電算化檔案的立卷制度。《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》第六條規(guī)定,各單位每年形成的會(huì)計(jì)檔案,應(yīng)當(dāng)由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)按照歸檔要求,負(fù)責(zé)整理立卷,裝訂成冊(cè),編制會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)。高校一般可以根據(jù)檔案保管年限和管理類別進(jìn)行立卷。每年保持檔案順序排列的穩(wěn)定性,沒(méi)有國(guó)家政策的調(diào)整,一般不予變更。

8.建立會(huì)計(jì)電算化各管理崗位責(zé)任制度。主要內(nèi)容包括:根據(jù)內(nèi)部控制制度的要求設(shè)置各工作崗位的職責(zé)和標(biāo)準(zhǔn);各工作崗位的人員和具體分工;各工作崗位的輪崗辦法;對(duì)各會(huì)計(jì)電算化崗位的考核辦法。保證管理的各項(xiàng)工作責(zé)任落實(shí)到個(gè)人。

9.建立會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的管理工作規(guī)范。系統(tǒng)的管理工作要采取專人負(fù)責(zé)制;提供環(huán)境清潔與溫濕度穩(wěn)定適宜的專用會(huì)計(jì)檔案存放倉(cāng)庫(kù);配備具有高清晰度打印能力的激光或噴墨打印機(jī),以它們作為輸出紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的工具;強(qiáng)化系統(tǒng)的安全防護(hù)功能,注意進(jìn)行定期的補(bǔ)丁維護(hù),避免因電腦安全或網(wǎng)絡(luò)安全,導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案泄密或被人為惡意修改。

10.建立會(huì)計(jì)電算化檔案移交制度。當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案,在會(huì)計(jì)年度終了后,可暫由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)保管一年,期滿之后,應(yīng)當(dāng)由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)編制移交清冊(cè),移交本單位檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管。移交時(shí),要按移交清冊(cè)逐項(xiàng)移交,接替人員要逐項(xiàng)核對(duì)點(diǎn)收,交接雙方和監(jiān)交人員要在移交清冊(cè)上簽名。移交清冊(cè)應(yīng)當(dāng)一式三份,交接雙方各執(zhí)一份,存檔一份。

隨著高校會(huì)計(jì)電算化的不斷深入,高校應(yīng)充分重視會(huì)計(jì)電算化檔案的管理,不斷解決存在的問(wèn)題。可以利用會(huì)計(jì)電算化檔案的數(shù)據(jù)信息,設(shè)計(jì)和建立一套高校管理與決策的支持系統(tǒng),以充分實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化檔案的再利用。良好的會(huì)計(jì)檔案管理是保證會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)安全完整的關(guān)鍵環(huán)節(jié),也是會(huì)計(jì)信息得以充分利用,更好地為決策服務(wù)的保證。

【主要參考文獻(xiàn)】

[1] 財(cái)政部,國(guó)家檔案局.會(huì)計(jì)檔案管理辦法.1998.

[2] 財(cái)政部.會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范.1996.

第5篇：高校學(xué)校檔案管理辦法范文

關(guān)鍵詞：高校；學(xué)生檔案管理；對(duì)策

Abstract:Along with the social development and the higher education popularity time arrival, college students archives work to appear many new problems, and connecting with the working practice, we need to analyze research, establishing countermeasure. This paper from the university students' archives management present situation and the existing problems, cause analysis and countermeasures study, etc. The college students' archives management work expounds a series of problems.

Keywords:college;students’ archives management;countermeasures

中圖分類號(hào)：G270.7 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：

近年來(lái), 高校在招生規(guī)模、教學(xué)環(huán)節(jié)、教學(xué)規(guī)劃、管理機(jī)構(gòu)和功能方面的改革, 帶來(lái)了學(xué)生學(xué)籍管理、獎(jiǎng)懲辦法、就業(yè)分配制度等方面的一系列問(wèn)題。學(xué)生檔案工作從內(nèi)容、形式到范圍都相應(yīng)發(fā)生了變化, 由此檔案管理工作也出現(xiàn)了不少新情況、新問(wèn)題。因此, 必須探索出適應(yīng)高校體制改革的學(xué)生檔案管理辦法, 為新型的辦學(xué)體制、教育教學(xué)提供便利而有效的服務(wù)。

一、高校學(xué)生檔案管理現(xiàn)狀及原因分析

1. 學(xué)生檔案材料不齊全完整，檔案管理運(yùn)行機(jī)制不健全

隨著教育體制的改革, 高校已逐步向自主辦學(xué)過(guò)渡。在社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下, 為實(shí)現(xiàn)科教興國(guó)目標(biāo)而培養(yǎng)高素質(zhì)的復(fù)合人才成為高校決策者們的共識(shí)。高校在專業(yè)課程設(shè)置、教師配置、學(xué)生素質(zhì)教育、技能培養(yǎng)、心理素質(zhì)訓(xùn)練等方面都作了調(diào)整, 有的還進(jìn)行了大膽的嘗試。與之相適應(yīng), 也就產(chǎn)生了一些新的檔案材料。如: 誠(chéng)信度調(diào)查、心理測(cè)試成績(jī)、大學(xué)生英語(yǔ)四、六級(jí)證書(shū)、計(jì)算機(jī)等級(jí)證書(shū)、大學(xué)生能力、技能競(jìng)賽證書(shū)、社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)材料等等。然而高校學(xué)生檔案的歸檔范圍仍舊是長(zhǎng)年不變的老面孔, 諸如高校招生錄取材料、大學(xué)生入學(xué)登記表、學(xué)籍成績(jī)總表、獎(jiǎng)懲文件、獎(jiǎng)懲材料、入黨入團(tuán)材料、報(bào)到證存根、體檢表。這些材料既不能涵蓋學(xué)生素質(zhì)的全貌, 也不能滿足用人單位對(duì)畢業(yè)生的要求與需要, 也將當(dāng)代大學(xué)生最富有時(shí)代精神的精華部分棄之一邊, 舍本求末。

2. 學(xué)生檔案內(nèi)容失真，學(xué)生本身對(duì)自身檔案缺乏重視

學(xué)生檔案管理不規(guī)范, 管理中存在許多漏洞和缺陷。1999年高校擴(kuò)大招生規(guī)模以來(lái), 大學(xué)生就業(yè)壓力越來(lái)越大, 有的畢業(yè)生為了在激烈的競(jìng)爭(zhēng)中取勝, 不惜采取涂改成績(jī)、辦假證明、假文憑等。新形式下, 也有個(gè)別高校為使自己的畢業(yè)生就業(yè)順利, 也為使學(xué)校博取生源素質(zhì)好, 就業(yè)率高等社會(huì)聲譽(yù), 便普遍提高畢業(yè)生成績(jī), 擴(kuò)大學(xué)生干部覆蓋面及獲獎(jiǎng)比例, 降低考評(píng)標(biāo)準(zhǔn), 撤消學(xué)生處分材料等等。由于檔案材料失真, 造假現(xiàn)象嚴(yán)重, 致使學(xué)生檔案的實(shí)證性受到質(zhì)疑。

3.學(xué)生檔案管理隊(duì)伍建設(shè)薄弱，檔案管理人員缺乏專業(yè)素質(zhì)與職業(yè)素養(yǎng)

目前，很多高校從事學(xué)生檔案管理工作的人員是兼職的，專職人員很少或幾乎沒(méi)有。他們大多沒(méi)有經(jīng)過(guò)檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，缺乏檔案管理知識(shí)。管理人員檔案意識(shí)比較淡薄，責(zé)任心不強(qiáng)，重視不夠，認(rèn)為學(xué)生檔案與自己關(guān)系不大，不屬于自己的職責(zé)范圍，因此，在歸整學(xué)生檔案材料時(shí)不積極主動(dòng)，有的甚至不予理睬，造成檔案材料不完整，不規(guī)范，甚至丟失現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。

4. 學(xué)生檔案管理方式陳舊落后，檔案管理機(jī)構(gòu)不明確

現(xiàn)行的高校學(xué)生檔案管理方式有兩種: 一種是集中管理, 即學(xué)生工作部門(mén)、人事部門(mén)或招生就業(yè)部門(mén)專人統(tǒng)一管理；一種是分散管理，即學(xué)生所在系(院)辦公室管理或者是直接由班級(jí)輔導(dǎo)員管理。兩種方式大多都在大學(xué)生畢業(yè)離校時(shí)才能整理出完整的檔案。這種運(yùn)作方式, 使得學(xué)生進(jìn)校后檔案就束之高閣，學(xué)生在校期間產(chǎn)生的檔案材料也分散于各相關(guān)部門(mén), 乃至個(gè)人手中, 等畢業(yè)離校時(shí)才能集中整理歸檔。這樣, 無(wú)序、雜亂的管理難免差錯(cuò)百出。再加上高校學(xué)生檔案材料量大, 特別是其存放時(shí)間短、流動(dòng)快、就業(yè)方向廣、投遞單位和時(shí)間集中等特點(diǎn), 因此現(xiàn)有的管理方式和手段與現(xiàn)代化的高等教育的快速發(fā)展相比, 已經(jīng)極不適應(yīng)。

5. 高校學(xué)生檔案意識(shí)薄弱，學(xué)校管理難度加大

高校學(xué)生大多檔案意識(shí)淡漠，對(duì)自己的檔案不甚關(guān)心。有許多學(xué)生不關(guān)心自己的檔案，工作多年不知自己的檔案在何處，直至單位需要時(shí)才將關(guān)注的視線轉(zhuǎn)向母校檔案部門(mén)。當(dāng)今的時(shí)代，人們就業(yè)觀念和就業(yè)方式發(fā)生了很大的變化，外企、合資、私營(yíng)企業(yè)比比皆是，許多學(xué)生畢業(yè)后直接進(jìn)入到這些企業(yè)工作。而這些企業(yè)從管理角度上說(shuō)，一不具有檔案人事權(quán)，二是對(duì)它而言只管聘任用人，不需個(gè)人檔案，因此出現(xiàn)了許多學(xué)生畢業(yè)后不要檔案的現(xiàn)象，形成人檔分離、無(wú)人問(wèn)津的局面。久而久之，這些“棄檔”有增無(wú)減，漸漸地成為“死檔”。使學(xué)生檔案的利用價(jià)值大打折扣。

二、高校學(xué)生檔案管理工作存在問(wèn)題的對(duì)策研究

加強(qiáng)和改進(jìn)高校學(xué)生檔案管理工作必須要立足現(xiàn)實(shí), 解決實(shí)際問(wèn)題, 只有樹(shù)立全新的檔案工作理念, 切實(shí)改變工作作風(fēng), 理清工作思路, 制定切實(shí)可行的措施, 才能取得實(shí)際進(jìn)展。

1. 樹(shù)立正確的檔案管理理念

正確的理念是做好檔案管理的思想基礎(chǔ)。首先要大力宣傳和貫徹檔案法普通高等學(xué)校檔案管理辦法, 增強(qiáng)檔案工作者和廣大師生的立檔意識(shí)。要在現(xiàn)實(shí)工作中, 逐步樹(shù)立高校學(xué)生檔案資料的收集、整理、建檔、歸檔以及合理開(kāi)發(fā)利用是一個(gè)滾動(dòng)發(fā)展、循序漸進(jìn)的過(guò)程的意識(shí), 掌握需要高校各個(gè)方面的共同支持和配合才能搞好的基本原則和方法。

2. 加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)

搞好高校學(xué)生檔案工作, 必須建立一支強(qiáng)有力的管理隊(duì)伍, 并不斷提高他們的業(yè)務(wù)水平, 以適應(yīng)現(xiàn)代化檔案管理的需要。學(xué)校為加強(qiáng)檔案管理工作, 提高管理人員的業(yè)務(wù)能力和管理水平, 應(yīng)采取以下措施: 第一, 設(shè)置專職人員對(duì)其進(jìn)行管理, 且管理人員保持相對(duì)穩(wěn)定; 第二, 管理人員無(wú)論是專職的還是兼職的, 都不能過(guò)多地兼職其他工作; 第三, 加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn), 學(xué)校及上級(jí)有關(guān)部門(mén)積極為管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)創(chuàng)造條件。還可以組織校內(nèi)外學(xué)習(xí)交流, 相互取長(zhǎng)補(bǔ)短, 達(dá)到共同提高的目的。第四, 學(xué)校綜合檔案室有責(zé)任對(duì)學(xué)生檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督, 以促使學(xué)生檔案管理人員不斷提高業(yè)務(wù)素質(zhì)。

3. 建立健全檔案管理各項(xiàng)規(guī)章制度

建立完善的高校學(xué)生檔案管理規(guī)章制度是做好這項(xiàng)工作的前提和基礎(chǔ)。高校學(xué)生檔案從新生建檔、歸檔到轉(zhuǎn)遞, 經(jīng)手的部門(mén)多, 工作量大, 如果歸檔制度不健全, 轉(zhuǎn)遞手續(xù)不嚴(yán)格, 各部門(mén)之間的工作不能很好的銜接, 就必然造成檔案管理工作的混亂。而且學(xué)生檔案材料的建檔過(guò)程具有連續(xù)性和周期性, 要保持學(xué)生檔案的系統(tǒng)性和完整性, 也必須建立一套完善的學(xué)生檔案管理制度。統(tǒng)一規(guī)范, 有章可循, 才能使學(xué)生檔案的管理工作逐步走向規(guī)范化、制度化的軌道, 保證學(xué)生檔案真實(shí)、準(zhǔn)確、全面、系統(tǒng)。鑒于當(dāng)前的實(shí)際情況, 首先應(yīng)該建立健全檔案接收、管理、收集、歸檔等方面的一系列規(guī)章。可以根據(jù)《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》、《流動(dòng)人員檔案管理暫行規(guī)定》、《人才流動(dòng)管理暫行條例》的有關(guān)規(guī)定, 結(jié)合高校實(shí)際, 特制相應(yīng)的學(xué)生檔案管理辦法, 從材料歸檔、檔案?jìng)鬟f等各個(gè)環(huán)節(jié)規(guī)范操作行為。

4. 更新學(xué)生檔案管理工作手段

實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的管理手段是高校學(xué)生檔案管理的落腳點(diǎn)。隨著高校學(xué)生檔案數(shù)量的增多和網(wǎng)上招聘工作的發(fā)展, 對(duì)學(xué)生實(shí)行全過(guò)程的動(dòng)態(tài)管理已成為學(xué)生檔案建設(shè)工作的客觀要求。倘若仍沿用傳統(tǒng)的手工操作為主的管理方式, 那不僅浪費(fèi)大量人力物力, 也不適合大學(xué)生、用人單位和網(wǎng)上招聘的新的就業(yè)模式。因此, 必須采取有效措施, 加快推進(jìn)以計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為核心的高校學(xué)生檔案現(xiàn)代化工程的建設(shè)。為此, 高校要加強(qiáng)對(duì)大學(xué)生檔案建設(shè)基礎(chǔ)性的投入力度, 加快研制和開(kāi)發(fā)適合高校自身特點(diǎn)的學(xué)生檔案數(shù)據(jù)錄用、查詢、修改、增減和打印的管理軟件, 使學(xué)校管理者能及時(shí)了解相關(guān)情況, 讓用人單位了解畢業(yè)生的相關(guān)信息及推薦信息。

三、結(jié)語(yǔ)

第6篇：高校學(xué)校檔案管理辦法范文

關(guān)鍵詞：高校，檔案工作，檔案管理，管理創(chuàng)新

 

1. 前言

中華人民共和國(guó)教育部2008年頒布的《高等學(xué)校檔案管理辦法》中規(guī)定：“高校檔案工作由高等學(xué)校校長(zhǎng)領(lǐng)導(dǎo)，其主要職責(zé)一是貫徹執(zhí)行國(guó)家關(guān)于檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，批準(zhǔn)學(xué)校檔案工作規(guī)章制度；二是將檔案工作納入學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃，促進(jìn)檔案信息化建設(shè)與學(xué)校其他工作同步發(fā)展；三是建立健全與辦學(xué)規(guī)模相適應(yīng)的高校檔案機(jī)構(gòu)，落實(shí)人員編制、檔案庫(kù)房、發(fā)展檔案事業(yè)所需設(shè)備以及經(jīng)費(fèi)；四是研究決定高校檔案工作中的重要獎(jiǎng)懲和其他重大問(wèn)題[1]”。 同時(shí)還強(qiáng)調(diào)“高校檔案工作是高等學(xué)校中的一項(xiàng)十分重要的基礎(chǔ)性工作，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)管理，將之納入學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃”。，管理創(chuàng)新。普通高校尚應(yīng)如此，而作為國(guó)家重點(diǎn)建設(shè)的示范性高職院校更應(yīng)在檔案管理工作中有所創(chuàng)新，才能真正發(fā)揮這方面的示范作用。

2 高校檔案管理工作創(chuàng)新的主要策略

創(chuàng)新既是民族進(jìn)步和國(guó)家興旺的動(dòng)力，也是高職院校發(fā)展的支柱。高職院校檔案管理只有不斷創(chuàng)新，才能使檔案事業(yè)適應(yīng)和服務(wù)于社會(huì)，跟上當(dāng)今和未來(lái)高等職業(yè)教育發(fā)展的步伐，才能適應(yīng)社會(huì)主義市場(chǎng)體制的需要。高職院校檔案管理工作創(chuàng)新可從以下幾方面入手：

2.1 學(xué)習(xí)《高等學(xué)校檔案管理辦法》，創(chuàng)新檔案管理工作思路

要通過(guò)認(rèn)真學(xué)習(xí)《高等學(xué)校檔案管理辦法》，強(qiáng)化創(chuàng)新意識(shí)，拓展檔案工作創(chuàng)新思路，上至主管檔案管理工作的校領(lǐng)導(dǎo)、下至管理工作人員，都要有堅(jiān)定不移的創(chuàng)新觀念，確立現(xiàn)代化管理意識(shí)，特別是檔案管理知識(shí)化、網(wǎng)絡(luò)化、社會(huì)化，把知識(shí)和創(chuàng)新作為檔案工作的管理目標(biāo)，把滿足全社會(huì)用戶和學(xué)校的需求作為檔案管理工作的中心環(huán)節(jié)和價(jià)值走向，以創(chuàng)新理念和創(chuàng)新行為來(lái)加強(qiáng)檔案管理，開(kāi)辟檔案管理發(fā)展的新途徑，以保證檔案管理創(chuàng)新得以成功。，管理創(chuàng)新。對(duì)檔案館管理水平的評(píng)價(jià)不能單純地看場(chǎng)所、設(shè)備和館藏，而應(yīng)主要看檔案館對(duì)資源的開(kāi)發(fā)利用程度和服務(wù)效果。檔案館的管理工作重心要從對(duì)館舍設(shè)備、檔案資料的管理轉(zhuǎn)向?qū)τ脩艉蜋n案員的管理。

2.2 堅(jiān)持科學(xué)發(fā)展觀，創(chuàng)新檔案管理工作模式

檔案工作管理模式的更新，是實(shí)現(xiàn)檔案事業(yè)創(chuàng)新發(fā)展的重要因素之一。高職院校檔案室雖屬機(jī)關(guān)部門(mén)，但大多屬于非獨(dú)立結(jié)構(gòu)，一般情況下掛靠校辦，其職能主要是執(zhí)行而非決策。，管理創(chuàng)新。隨著示范性高職院校管理體制改革的深化，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)層已逐步認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的地位和作用，部分院校在機(jī)構(gòu)改革中，已將檔案室從校辦或其他部門(mén)分離出來(lái)，升格為學(xué)校的直屬機(jī)構(gòu)，變成檔案管理的職能部門(mén)，由被動(dòng)執(zhí)行變?yōu)橹鲃?dòng)決策，對(duì)促進(jìn)高校檔案管理創(chuàng)新具有重要意義。，管理創(chuàng)新。，管理創(chuàng)新。隨著檔案工作的技術(shù)手段的創(chuàng)新和條件的優(yōu)化，大大地提高了檔案工作效率和服務(wù)工作質(zhì)。尤其計(jì)算機(jī)在檔案管理中的運(yùn)用，越來(lái)越顯現(xiàn)出科學(xué)性、方便性、實(shí)用性和重要性。因此，學(xué)校檔案管理工作一定要堅(jiān)持和實(shí)踐科學(xué)發(fā)展觀，加強(qiáng)檔案管理軟件的開(kāi)發(fā)，將計(jì)算機(jī)作為方便管理的重要工具，實(shí)現(xiàn)高校檔案工作的超越，開(kāi)創(chuàng)高職院校檔案事業(yè)不斷發(fā)展的前景。

2.3 堅(jiān)持“以人為本，服務(wù)至上”， 創(chuàng)新檔案管理工作機(jī)制

堅(jiān)持“以人為本，服務(wù)至上”，就要打破檔案管理思路呆板和管理模式陳舊的格局，創(chuàng)新檔案管理機(jī)制。長(zhǎng)期以來(lái)，檔案管理工作以經(jīng)驗(yàn)管理居多，工作人員的選配往往也是以具有檔案工作經(jīng)驗(yàn)為先決條件，這在某種程度上制約了人才的流動(dòng)，容易產(chǎn)生不思進(jìn)取的思想，更談不上去創(chuàng)新。必須引進(jìn)競(jìng)爭(zhēng)激勵(lì)機(jī)制，從源頭上解決創(chuàng)新的根本問(wèn)題。積極推行全員聘任競(jìng)爭(zhēng)上崗，真正做到優(yōu)勝劣汰，能者上庸者下，使每個(gè)人都有危機(jī)感，從而激發(fā)工作活力，最大限度地挖掘個(gè)人潛力，充分調(diào)動(dòng)積極性，使檔案工作呈現(xiàn)出充滿競(jìng)爭(zhēng)活力、開(kāi)拓創(chuàng)新的新局面。要建立一些相應(yīng)的創(chuàng)新激勵(lì)機(jī)制，如用人制度、分配制度、獎(jiǎng)勵(lì)制度，將個(gè)人創(chuàng)新的內(nèi)容作為考核的重要指標(biāo)，并與勞動(dòng)報(bào)酬、晉職掛鉤，努力營(yíng)造一種鼓勵(lì)創(chuàng)新的氛圍和環(huán)境，促進(jìn)檔案管理工作的良性發(fā)展。

2.4 運(yùn)用現(xiàn)代科技手段，開(kāi)辟檔案資源管理新途徑

智能化管理系統(tǒng)的出現(xiàn)和廣泛運(yùn)用為檔案資源管理與開(kāi)發(fā)利用提供了新的途徑，也為推進(jìn)檔案事業(yè)的跨越式發(fā)展提供了強(qiáng)有力的支持，檔案部門(mén)應(yīng)抓住機(jī)遇，加大投入，配齊硬件設(shè)備和檔案管理軟件，積極參與學(xué)校辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與建設(shè)。從認(rèn)真研究解決檔案現(xiàn)代化管理與學(xué)校辦公自動(dòng)化的銜接問(wèn)題入手，進(jìn)而研究解決文檔一體化問(wèn)題，以告別手工操作運(yùn)轉(zhuǎn)慢、效率低的狀況，積極運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)、數(shù)碼等先進(jìn)技術(shù)和手段，進(jìn)一步提高技術(shù)含量和水平，使檔案管理手段由舊變新、由慢變快。

2.5 注重人才資源創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)學(xué)校檔案工作的快速發(fā)展

從示范性院校的創(chuàng)建到發(fā)展，都要注重人才資源創(chuàng)新，要針對(duì)檔案專業(yè)人員成長(zhǎng)和工作特點(diǎn)，努力營(yíng)造一種尊重個(gè)性，鼓勵(lì)創(chuàng)新的良好環(huán)境，造就一支素質(zhì)高、業(yè)務(wù)精的檔案管理專業(yè)團(tuán)隊(duì)。要強(qiáng)化校內(nèi)宣傳，取得學(xué)校各方面的理解和支持，不斷把學(xué)校檔案工作推陳出新。要完善檔案干部終身教育體系，不斷提高檔案培訓(xùn)質(zhì)量，提升現(xiàn)職檔案人員的文化和專業(yè)程度，切實(shí)增強(qiáng)檔案干部和館員運(yùn)用專業(yè)理論解決實(shí)際問(wèn)題的能力，鼓勵(lì)館員利用業(yè)余時(shí)間參加各種繼續(xù)教育課程的學(xué)習(xí)，加強(qiáng)多層次復(fù)合型專業(yè)人才隊(duì)伍的建設(shè)，注重在實(shí)踐工作中培養(yǎng)鍛煉人才。，管理創(chuàng)新。

總之，檔案部門(mén)無(wú)論是在業(yè)務(wù)工作方面，還是在管理服務(wù)工作方面，都要努力做到不斷創(chuàng)新，做到人無(wú)我有，人有我優(yōu)，人優(yōu)我新，這樣檔案工作才能有高度、有特色，才具有生機(jī)和活力，從而實(shí)現(xiàn)檔案事業(yè)的持續(xù)快速發(fā)展。

3 結(jié)語(yǔ)

高校檔案工作人員應(yīng)當(dāng)遵紀(jì)守法，愛(ài)崗敬業(yè)，忠于職守，具備檔案業(yè)務(wù)知識(shí)和相應(yīng)的科學(xué)文化知識(shí)以及現(xiàn)代化管理技能。學(xué)校各部門(mén)負(fù)責(zé)檔案工作的人員應(yīng)當(dāng)按照歸檔要求，組織本部門(mén)的教學(xué)、科研和管理等人員及時(shí)整理檔案和立卷。立卷人應(yīng)當(dāng)按照紙質(zhì)文件材料和電子文件材料的自然形成規(guī)律，對(duì)文件材料系統(tǒng)整理組卷，編制頁(yè)號(hào)或者件號(hào)，制作卷內(nèi)目錄，交本部門(mén)負(fù)責(zé)檔案工作的人員檢查合格后向高校檔案機(jī)構(gòu)移交。歸檔的檔案材料應(yīng)當(dāng)質(zhì)地優(yōu)良，書(shū)繪工整，聲像清晰，符合有關(guān)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)的要求。電子文件的歸檔要求按照國(guó)家檔案局的《電子公文歸檔管理暫行辦法》以及《電子文件歸檔與管理規(guī)范》(GB／T 18894-2002)執(zhí)行。

參考文獻(xiàn)

[1]中華人民共和國(guó)教育部，《高等學(xué)校檔案管理辦法》[M]，2008.第27號(hào)令

[2]夏晴.高校檔案的系統(tǒng)管理[M].南京大學(xué)出版社,2002

第7篇：高校學(xué)校檔案管理辦法范文

關(guān)鍵詞 學(xué)籍檔案 管理 問(wèn)題 對(duì)策

中圖分類號(hào)：G640 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

最近幾年，隨著社會(huì)的發(fā)展，高校學(xué)籍檔案越來(lái)越受到人們的重視。所以，高校學(xué)籍檔案管理應(yīng)順應(yīng)時(shí)展潮流，不斷提高自身管理水平，認(rèn)真研究學(xué)籍檔案管理中存在的問(wèn)題，積極籌措解決辦法，不但有利于高校檔案管理水平的提高，并且也可以提升高校辦學(xué)水平，促進(jìn)高校教育改革的深入發(fā)展。

一、學(xué)籍檔案管理中存在的缺點(diǎn)

高校的學(xué)籍檔案管理工作在以前的發(fā)展中取得了很大的成績(jī)，體現(xiàn)了自身的價(jià)值與用途。但由于受到客觀條件的制約，也不可避免地存在一些缺點(diǎn)和不足。

（一）記錄范圍模糊。

當(dāng)前，高校學(xué)籍檔案記錄的范圍沒(méi)有明確，關(guān)于檔案材料的收集不全面，檔案鑒定、材料整理、檔案管理和管理責(zé)任的制度不健全。高校的學(xué)籍檔案收集過(guò)程中，一些部門(mén)沒(méi)有認(rèn)識(shí)到自身的職責(zé)，針對(duì)學(xué)生在校期間的一些表現(xiàn)沒(méi)有記錄在案，比如學(xué)生受到的獎(jiǎng)勵(lì)、知識(shí)競(jìng)賽獲獎(jiǎng)、英語(yǔ)四六級(jí)考試、取得計(jì)算機(jī)等級(jí)證以及在校期間受到的懲罰等都沒(méi)有很好地整理，不能及時(shí)地收入檔案，甚至沒(méi)有記載，造成了學(xué)籍檔案的不完整性，失去了實(shí)用價(jià)值，嚴(yán)重阻礙了高校學(xué)籍檔案的發(fā)展，給今后學(xué)籍檔案的管理也帶來(lái)了很多困難。

（二）沒(méi)有認(rèn)識(shí)到學(xué)籍檔案管理的重要性。

在高校學(xué)籍檔案管理中，有的學(xué)校沒(méi)有建立嚴(yán)格的檔案管理制度，沒(méi)有規(guī)范的工作流程，所以在學(xué)籍檔案管理方面較為混亂，不能很好地發(fā)揮人員與設(shè)備的作用。相當(dāng)一部分工作人員依然運(yùn)用傳統(tǒng)的檔案管理辦法，管理手段及思想陳舊，沒(méi)有意識(shí)到高校學(xué)籍檔案管理工作的重要性，沒(méi)有充分應(yīng)用計(jì)算機(jī)等先進(jìn)檔案管理工具，因此使高校學(xué)籍檔案管理處于被動(dòng)地位，失去了許多創(chuàng)新發(fā)展的機(jī)會(huì)，影響了工作效率，使學(xué)籍檔案管理工作在學(xué)校教學(xué)、教研中沒(méi)有發(fā)揮應(yīng)有的作用。

（三）不能保證檔案建設(shè)的質(zhì)量。

在進(jìn)行學(xué)籍檔案填寫(xiě)時(shí)，都是由各個(gè)班級(jí)的班主任組織領(lǐng)導(dǎo)填寫(xiě)工作。有的班主任老師認(rèn)為學(xué)籍檔案用途很小，所以思想上不重視，以致于學(xué)生在填寫(xiě)過(guò)程中筆的使用不統(tǒng)一，存在任意涂改與書(shū)寫(xiě)混亂現(xiàn)象，甚至檔案中有的欄目出現(xiàn)空白，造成學(xué)籍檔案殘缺、內(nèi)容填寫(xiě)欠真實(shí)等，從而使學(xué)籍檔案建設(shè)的質(zhì)量得不到有效保證。

（四）沒(méi)有必要的監(jiān)督管理制度。

在高校的學(xué)籍檔案管理中，也要有嚴(yán)格的監(jiān)督管理制度，從而使檔案管理工作有章可循，這樣才能保證學(xué)籍檔案的真實(shí)性與實(shí)用性。比如在學(xué)籍表格的填寫(xiě)方面，有的高校把表格發(fā)給學(xué)生后不進(jìn)行解釋，讓學(xué)生自行填寫(xiě)，不能對(duì)學(xué)生的填寫(xiě)工作進(jìn)行有效地管理與監(jiān)督。收回表格后不進(jìn)行檢查即入檔，簡(jiǎn)化了工作程序，因此失去了學(xué)籍檔案的應(yīng)用價(jià)值。

二、提高高校學(xué)籍檔案管理水平措施分析

（一）明確管理責(zé)任，實(shí)行統(tǒng)一管理。

在高校學(xué)籍檔案管理工作中，要依據(jù)檔案建設(shè)的規(guī)律，制訂檔案建設(shè)的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。在制度建設(shè)方面，要建立嚴(yán)格的檔案收集、檔案檢查、入檔整理、檔案轉(zhuǎn)移和責(zé)任分工制度，使檔案管理工作中每個(gè)工作崗位的人員都明確自身責(zé)任，照章辦事，規(guī)范操作。各個(gè)管理人員要嚴(yán)格按照檔案管理工作規(guī)定，完成學(xué)籍檔案的收集、整合、入檔、保密等各項(xiàng)工作，實(shí)行檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理。與此同時(shí)，學(xué)校主管部門(mén)要統(tǒng)一協(xié)調(diào)，部署每個(gè)時(shí)期的檔案管理工作重點(diǎn)，從而使學(xué)籍檔案建設(shè)具有實(shí)用性與社會(huì)性。

（二）及時(shí)轉(zhuǎn)變工作思路，實(shí)行科學(xué)化管理。

第一，應(yīng)該首先認(rèn)識(shí)到，學(xué)籍檔案建設(shè)在高校的教學(xué)管理中具有非常重要的作用，學(xué)籍管理能夠給教學(xué)管理提供一定的參考材料。比如利用學(xué)籍檔案中有關(guān)學(xué)生成績(jī)的記錄，可以了解某一學(xué)科的教學(xué)情況，假如出現(xiàn)的教學(xué)問(wèn)題較為嚴(yán)重，可以得到及時(shí)的解決，從而保證教學(xué)質(zhì)量。第二，進(jìn)行嚴(yán)格的學(xué)籍檔案管理，可以提高檔案的真實(shí)性與實(shí)用性。在學(xué)生畢業(yè)離開(kāi)學(xué)校時(shí)，學(xué)生的學(xué)籍檔案也要隨著學(xué)生離開(kāi)，學(xué)籍檔案轉(zhuǎn)變?yōu)槿耸聶n案，應(yīng)用于學(xué)生以后各個(gè)階段的工作與學(xué)習(xí)當(dāng)中，具有不可替代的作用。第三，可以促進(jìn)學(xué)生管理水平的提高。學(xué)籍檔案的管理工作主要針對(duì)學(xué)生，做好學(xué)籍檔案管理工作是對(duì)學(xué)生的發(fā)展負(fù)責(zé)。

從事高校學(xué)籍檔案管理工作的人員，要根據(jù)當(dāng)前社會(huì)發(fā)展特點(diǎn)，研究檔案管理工作的規(guī)律，明確學(xué)籍管理與學(xué)生管理、學(xué)校教學(xué)教研的關(guān)系，積極使用計(jì)算機(jī)等先進(jìn)的管理工具，不斷創(chuàng)新現(xiàn)代學(xué)籍管理辦法，保證學(xué)籍檔案的健康發(fā)展。在學(xué)籍檔案管理工作的制度、人員、設(shè)備、作用、質(zhì)量等多方面綜合考慮，實(shí)現(xiàn)檔案管理的全面發(fā)展，把學(xué)籍檔案管理工作看成是由多個(gè)因素組成的整體，實(shí)行統(tǒng)一管理，使學(xué)籍檔案資源得到充分利用，實(shí)現(xiàn)資源共享，保證檔案資料的齊全，增加其安全性，從而使學(xué)籍檔案建設(shè)適應(yīng)學(xué)校的需要，得到健康穩(wěn)定的發(fā)展。

（三）切實(shí)提高學(xué)籍檔案質(zhì)量。

只有使檔案資料具有實(shí)際應(yīng)用的價(jià)值，才能得到人們的普遍認(rèn)可。因此，在學(xué)籍檔案管理建設(shè)中，要保證資料的真實(shí)性與實(shí)用性，應(yīng)做到下面幾項(xiàng)：（1）要認(rèn)真對(duì)待檔案的填寫(xiě)工作，保證填寫(xiě)材料的齊全與真實(shí)，避免涂改與漏填；（2）統(tǒng)一使用黑色碳素筆填寫(xiě)，為以后的檔案資料保存打下基礎(chǔ)；（3）依據(jù)年級(jí)和專業(yè)給檔案分類，做好檔案資料的保管工作；（4）做好檔案目錄索引的制作工作，方便以后檔案資料的使用。

（四）做好檔案管理的監(jiān)督工作，提高檔案管理人員的素質(zhì)。

高校檔案管理人員要經(jīng)常深入檔案建設(shè)的基層單位，把國(guó)家關(guān)于學(xué)籍檔案建設(shè)的方針政策及時(shí)傳達(dá)到每位工作人員，并且要做好學(xué)籍檔案的檢查與監(jiān)督工作，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)解決，保證檔案資料的真實(shí)性與完整性。與此同時(shí)，還要做好基層檔案建設(shè)人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作，利用各種形式的業(yè)務(wù)進(jìn)修與培訓(xùn)，使這些人員的觀念跟上時(shí)代的要求，掌握必要的專業(yè)知識(shí)與技能，提高自身的實(shí)際操作能力，從而保證檔案管理工作的健康發(fā)展。

（作者單位：山東電子職業(yè)技術(shù)學(xué)院）

參考文獻(xiàn)：

[1]薛永存，盧萬(wàn)杰.淺論新時(shí)期高校學(xué)生管理工作的創(chuàng)新[J].黑龍江科技信息.2010（27）

第8篇：高校學(xué)校檔案管理辦法范文

關(guān)鍵詞：高校；檔案管理；現(xiàn)狀；措施

2008年8月20日，教育部和國(guó)家檔案局聯(lián)合制定了《高等學(xué)校檔案管理辦法》，其中指出：高等學(xué)校檔案是指高等學(xué)校從事招生、教學(xué)、科研、管理等活動(dòng)直接形成的對(duì)學(xué)生、學(xué)校和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。同時(shí)，《辦法》中還對(duì)高校檔案管理工作的機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員配備、管理內(nèi)容和利用公布等方面進(jìn)行了闡述，明確了高校檔案在高校發(fā)展中的基礎(chǔ)性作用。

黨和國(guó)家歷來(lái)重視檔案工作，始終把檔案工作看作是黨和政府的一項(xiàng)重要工作。同志曾經(jīng)指出："檔案是人們認(rèn)識(shí)和把握客觀規(guī)律的重要依據(jù)。檔案事業(yè)是一項(xiàng)崇高的事業(yè)，是黨和國(guó)家事業(yè)發(fā)展不可缺少的方面。借助檔案，我們能夠更好地了解過(guò)去，把握現(xiàn)在，預(yù)見(jiàn)未來(lái)。" 在21世紀(jì)的競(jìng)爭(zhēng)與挑戰(zhàn)中，高等教育必將面臨著巨大的發(fā)展前景，伴隨著高等教育的發(fā)展，對(duì)檔案建設(shè)和管理工作提出了更高的要求，如何在新形勢(shì)下加強(qiáng)和改進(jìn)高校檔案管理工作，是廣大檔案管理者共同關(guān)心的話題。

一、當(dāng)前高校檔案管理工作的現(xiàn)狀

（一）當(dāng)前高校檔案管理主體的現(xiàn)狀即檔案管理人員的現(xiàn)狀

1、檔案工作人員的素質(zhì)參差不齊，管理人員的隊(duì)伍不穩(wěn)

目前高校檔案管理人員隊(duì)伍的文化程度和專業(yè)素質(zhì)還不適應(yīng)新時(shí)期檔案管理工作的需要，檔案人員數(shù)量不足，檔案專業(yè)技術(shù)人員偏少，在高校從事檔案工作的人員中，檔案專業(yè)的很少，畢業(yè)于學(xué)校檔案專業(yè)的人員更是寥寥無(wú)幾。部門(mén)檔案管理人員多為兼職人員，且更換頻繁，造成了檔案管理人員隊(duì)伍不穩(wěn)定，素質(zhì)參差不齊。同時(shí)，不少檔案人員既缺乏專業(yè)知識(shí)的理論功底，又缺乏學(xué)術(shù)研究、史料研究、計(jì)算機(jī)管理的基本能力，普遍存在知識(shí)面太窄、知識(shí)老化等現(xiàn)象。

2、檔案工作人員觀念落后，缺乏開(kāi)拓意識(shí)

長(zhǎng)期以來(lái)，由于各種原因，檔案工作主要為政治服務(wù)，高校同樣不例外，檔案管理方式主要以行政為主，根本沒(méi)有納入法制管理、 一個(gè)無(wú)足輕重的單位。認(rèn)為檔案就是收集、整理、保管一些已經(jīng)成為歷史的東西，是簡(jiǎn)單的勞動(dòng)，沒(méi)有什么意義。從庫(kù)藏資料現(xiàn)狀看，教學(xué)、科研和具有時(shí)代信息的科技含量高的檔案材料占得比例很小，行政方面的較多，還不能滿足當(dāng)前高校發(fā)展的需要。

（二）當(dāng)前高校檔案管理的客體即檔案管理本身的現(xiàn)狀

1、館藏門(mén)類不全，檔案收集工作受到限制

目前部分高校檔案管理不規(guī)范，檔案管理沒(méi)有納入法制管理、科學(xué)管理的軌道，檔案大多分散在學(xué)校各單位。由于基層單位缺乏歸檔意識(shí)，認(rèn)為自己部門(mén)形成的檔案就歸自己部門(mén)所有，不能及時(shí)整理歸檔。隨著部門(mén)人員的不斷調(diào)整，甚至出現(xiàn)檔案丟失現(xiàn)象。因此造成學(xué)校檔案館館藏門(mén)類不全的現(xiàn)狀，主要以黨政、財(cái)務(wù)、基建類檔案居多，其他方面的檔案數(shù)量有限，例如聲像檔案、實(shí)物檔案等嚴(yán)重匱乏，特色檔案更是屈指可數(shù)，不能滿足不同層次檔案利用主體的需求，從而使高校檔案的利用效率受到了影響。

2、檔案使用范圍和利用主體限制較多

長(zhǎng)期以來(lái)，檔案利用主要為各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)決策和機(jī)關(guān)各部門(mén)工作參考服務(wù)，而為教學(xué)科研服務(wù)相對(duì)較少。一些利用主體的正當(dāng)利用要求無(wú)法得到充分滿足，或者需要辦理大量復(fù)雜繁瑣的手段才能得以實(shí)現(xiàn)，從而影響了檔案的利用效率。

（三）當(dāng)前高校檔案管理方式的現(xiàn)狀

1、檔案載體形式單一，管理方式比較落后

目前各高校檔案館收集的主要是紙質(zhì)檔案，保存的檔案也大多以紙質(zhì)為主，光盤(pán)、錄音、縮微、照片等載體的檔案僅占小部分，不少檔案館聲像檔案還呈現(xiàn)空白。另外，檔案管理至今仍停留在傳統(tǒng)的手工管理方式，自動(dòng)化程度不是很高，這不僅占用了大量的存儲(chǔ)空間，給檔案工作者帶來(lái)大量重復(fù)性的勞動(dòng)，而且不能充分利用光盤(pán)、縮微等載體貯存信息方便和可以輸入計(jì)算機(jī)進(jìn)行快速處理實(shí)聊檢索的優(yōu)勢(shì)，極大地限制了檔案處理和有效利用。

2、檔案開(kāi)發(fā)利用受到限制

目前，多數(shù)高校檔案利用方式基本上仍停留在傳統(tǒng)的手工層面上，檔案管理信息化、網(wǎng)絡(luò)化程度不高，雖然檔案館已普遍配備了計(jì)算機(jī)，但使用范圍仍局限于文件目錄查詢。在高校檔案管理人員中，計(jì)算機(jī)操作能力相對(duì)較差，檔案信息編研能力不強(qiáng)。因此，檔案資源的服務(wù)功能沒(méi)有得到有效的發(fā)揮，嚴(yán)重影響了高校檔案的開(kāi)發(fā)與利用。

3、檔案管理的信息化水平低

首先，數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)落后。各檔案館建設(shè)缺乏整體性，數(shù)據(jù)庫(kù)大多數(shù)自建自用，建成的數(shù)據(jù)庫(kù)規(guī)模小，標(biāo)準(zhǔn)化程度低，類型單一，而且大多數(shù)處于低水平的建設(shè)，數(shù)據(jù)無(wú)規(guī)范化限制。其次，信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)化水平低。由于歷史的原因，高校檔案館建設(shè)各走各的路。目前研制出的不少檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)用軟件，功能單一、標(biāo)準(zhǔn)化水平低，數(shù)據(jù)不完整，共享性差。

二、加強(qiáng)和改進(jìn)當(dāng)前高校檔案管理工作的措施

1、加強(qiáng)人力資源建設(shè)，提高檔案工作人員素質(zhì)

首先，要加強(qiáng)檔案人員的職業(yè)道德教育。檔案專業(yè)人員的職業(yè)道德是根據(jù)檔案工作職業(yè)特點(diǎn)而提出的生活準(zhǔn)則和行為規(guī)范。塑造良好的職業(yè)道德素質(zhì)是當(dāng)前高校檔案工作的首要任務(wù)。高校檔案管理人員每天面對(duì)的是眾多檔案文件，所做的工作具體而繁瑣。檔案工作的服務(wù)性和條件性，決定了檔案專業(yè)人員必須具有較好的職業(yè)道德，要牢固樹(shù)立為利用者提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的宗旨，從而提高服務(wù)質(zhì)量。其次，不斷加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)。要按照"提高素質(zhì)、精通業(yè)務(wù)、規(guī)范管理、優(yōu)質(zhì)服務(wù)"的要求，分階段、分層次、有計(jì)劃、有步驟地對(duì)檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高管理人員的整體素質(zhì)。要組織基層檔案管理人員到學(xué)校檔案館(室)或地方檔案館進(jìn)行實(shí)習(xí)操作；讓他們了解和掌握檔案材料的鑒別、整理、分類、編號(hào)、裁剪、裝訂等全過(guò)程；要提高檔案管理工作者現(xiàn)代化意識(shí)，更新觀念，強(qiáng)化信息技術(shù)觀念。作為檔案管理人員應(yīng)充分認(rèn)識(shí)檔案管理現(xiàn)代化的必要性，切實(shí)加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)代化管理技術(shù)的學(xué)習(xí)和研究，了解和掌握最新的現(xiàn)代化管理手段，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)，使個(gè)人的知識(shí)結(jié)構(gòu)及業(yè)務(wù)水平適應(yīng)高校檔案信息化建設(shè)和發(fā)展的需要。

2、建立健全檔案管理制度，創(chuàng)新檔案管理模式

首先，建立健全各項(xiàng)規(guī)章制度。學(xué)校要以國(guó)家頒布的《中華人民共和國(guó)檔案法》和《中華民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》為指導(dǎo)，根據(jù)《高等學(xué)校檔案管理辦法》的有關(guān)要求，并結(jié)合本校的實(shí)際情況，制定適合自身的檔案管理辦法和實(shí)施細(xì)則，這是做好學(xué)校檔案工作的基礎(chǔ)和保證，并根據(jù)形勢(shì)發(fā)展的需要不斷健全和完善。同時(shí)還應(yīng)制定一套完整的檔案工作規(guī)章制度和相應(yīng)的配套考核制度，把檔案工作任務(wù)分解落實(shí)到人。其次，創(chuàng)新檔案管理模式。傳統(tǒng)的檔案管理模式已不再適應(yīng)當(dāng)前高校發(fā)展的需要，必須進(jìn)行改革創(chuàng)新。如檔案工作管理環(huán)節(jié)和一些具體操作手段的創(chuàng)新，包括立卷改革，工作手段的改進(jìn)，縮短立卷歸檔周期，推行部門(mén)立卷等等。如采用條形碼來(lái)代替檔案號(hào)，既安全可靠，又方便快捷，可大大提高借閱、歸還檔案的速度。最大限度地發(fā)揮信息化管理優(yōu)勢(shì)，提高檔案管理效率。

3、重視原始資料的收集整理，加大檔案信息資源開(kāi)發(fā)

首先，應(yīng)做到檔案接收齊全完整。實(shí)踐證明檔案利用是否滿足各方面的需求，首要的問(wèn)題是檔案是否齊全完整，只有檔案收集齊全，才能為廣大利用者提供珍貴的檔案材料。為此，應(yīng)推行立卷部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)和檔案館共同把負(fù)責(zé)的責(zé)任制，確保當(dāng)年檔案能收集齊全；在此基礎(chǔ)上為了保證信息的完整性，高校應(yīng)對(duì)館藏中一些重要類別的檔案進(jìn)行評(píng)估，如科研、基建等檔案；發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，采取各種措施進(jìn)行補(bǔ)救。其次，加大檔案信息資源開(kāi)發(fā)力度。檔案是最能生動(dòng)形象地描述人類社會(huì)史實(shí)的信息載體，是人類社會(huì)精神財(cái)富積累的直接體現(xiàn)，具有很強(qiáng)的憑證性和法律效力。檔案這種信息載體最能集中體現(xiàn)信息共享的價(jià)值。為此，檔案業(yè)務(wù)人員對(duì)信息的概念要有深刻的理解，對(duì)信息化的意義要有充分的認(rèn)識(shí)，對(duì)檔案的信息化工作有一個(gè)正確的把握。檔案的收集、整理和利用是檔案工作的三個(gè)主要環(huán)節(jié)。收集是主導(dǎo)，管理是手段，利用是目的。我們不能滿足于"坐堂會(huì)診"，要主動(dòng)出擊。通過(guò)開(kāi)發(fā)利用可發(fā)揮其巨大效用，如把經(jīng)過(guò)開(kāi)發(fā)加工的檔案信息及時(shí)傳遞給學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)職能部門(mén)，為領(lǐng)導(dǎo)者的科學(xué)決策提供依據(jù)；把檔案信息及時(shí)傳遞給教學(xué)科研人員可促進(jìn)教學(xué)質(zhì)量和科研水平的提高等。檔案編研是實(shí)現(xiàn)檔案管理可持續(xù)發(fā)展的最有效措施。用編寫(xiě)的參考資料和匯編的檔案史料提供利用，既可減少檔案原件的重復(fù)利用，又可為后代留下完備的文化財(cái)富。

4、加快信息化建設(shè)，提高檔案管理的現(xiàn)代化水平

目前高校檔案大部分呈現(xiàn)的傳統(tǒng)的手工管理、內(nèi)向管理、被動(dòng)服務(wù)的模式，與信息時(shí)代的高等教育的發(fā)展不相適應(yīng)，無(wú)法滿足學(xué)校各方面工作的需要。特別是高校評(píng)估工作，要求快捷地、有效地、準(zhǔn)確地檢索、調(diào)取所需要的檔案信息。因此，在檔案工作中逐步推行信息化管理勢(shì)在必行。特別是教務(wù)、人事、 實(shí)驗(yàn)、科研等部門(mén)。應(yīng)積極建立比較完備的檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)。同時(shí)充分利用局域網(wǎng)環(huán)境，將檔案信息與辦公自動(dòng)化融為一體，提高信息采集、傳輸和服務(wù)的效能，努力推動(dòng)檔案管理現(xiàn)代化。

5、樹(shù)立優(yōu)質(zhì)服務(wù)意識(shí)，拓展檔案服務(wù)職能

我們必須清楚高校檔案管理的目的--為利用者提供服務(wù)，明確了高校檔案管理工作的目的，就必須提高檔案工作的利用服務(wù)水平。首先，必須摸清檔案需求的動(dòng)向，把握檔案用戶的需求。其次，要了解用戶的心態(tài)及對(duì)檔案利用效果和檔案工作的評(píng)價(jià)，這樣可以總結(jié)檔案利用的特點(diǎn)和規(guī)律，從而提高檔案的利用率。再次，要擺正檔案管理工作人員與檔案利用者的關(guān)系，明確檔案館員既是專業(yè)人員，又是服務(wù)人員，主動(dòng)為檔案利用者提供服務(wù)。最后，高校檔案館員可以采取走出去的方式，主動(dòng)同檔案使用部門(mén)聯(lián)系，有目的地提供不同形式、不同內(nèi)容的服務(wù)，并利用電話、傳真、網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代化手段，向需要服務(wù)的人群、部門(mén)提供及時(shí)準(zhǔn)確的檔案信息。

三、結(jié)語(yǔ)

高校檔案工作是管理高校檔案和提供檔案信息為學(xué)校發(fā)展服務(wù)的基礎(chǔ)性工作之一，也是衡量學(xué)校教育質(zhì)量及管理水平的一個(gè)重要標(biāo)志。做好新形勢(shì)下的高校檔案工作，應(yīng)以提高檔案管理人員素質(zhì)和制定檔案管理制度、創(chuàng)新檔案管理模式為根本，加強(qiáng)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)和檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)為手段，向需要服務(wù)的人群、部門(mén)提供及時(shí)準(zhǔn)確的檔案信息為目的，從而促進(jìn)檔案管理在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)揮重要的作用。

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第9篇：高校學(xué)校檔案管理辦法范文

【關(guān)鍵詞】 高校 會(huì)計(jì)檔案 管理

引言

會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和財(cái)務(wù)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算資料，是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。高校會(huì)計(jì)檔案就是高校建設(shè)、教學(xué)、科研過(guò)程中經(jīng)濟(jì)事務(wù)的主要載體。本文就高校會(huì)計(jì)檔案的管理工作談幾點(diǎn)粗淺認(rèn)識(shí)。

1. 高校會(huì)計(jì)檔案管理工作中存在的問(wèn)題

1.1檔案保管不規(guī)范

按《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定，各單位每年形成的會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)年度終了后，可暫由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)保管一年，期滿之后，應(yīng)當(dāng)由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)編制移交清冊(cè)，移交本單位檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管。但是，在實(shí)際工作中，許多高校的財(cái)務(wù)部門(mén)，不能按要求將會(huì)計(jì)檔案及時(shí)移交檔案管理部門(mén)，原因主要有兩方面：一是財(cái)務(wù)部門(mén)人員不足，沒(méi)有專人負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案的整理、立卷、歸檔工作；二是財(cái)務(wù)部門(mén)為了自己使用方便，不愿意將會(huì)計(jì)憑證、工資冊(cè)等會(huì)計(jì)檔案資料移交檔案室保管，以致超過(guò)了歸檔期仍遲遲不將這些資料歸檔。

1.2管理程序不合理

會(huì)計(jì)檔案管理程序不合理，主要表現(xiàn)在整理立卷程序不合理、移交保管程序和銷(xiāo)毀程序不符合規(guī)范等。整理立卷程序中沒(méi)有按照統(tǒng)一分類標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一管理要求、統(tǒng)一檔案形成的“三統(tǒng)一”的辦法執(zhí)行。移交程序不規(guī)范主要是檔案交接前沒(méi)有充分的準(zhǔn)備工作；移交點(diǎn)收不規(guī)范；沒(méi)有專人監(jiān)督，或監(jiān)督人員身份不稱職，無(wú)法履行監(jiān)督人的職責(zé)；交接后的事項(xiàng)辦理不完整等，這些都是檔案交接程序不符合規(guī)范的表現(xiàn)。銷(xiāo)毀程序不規(guī)范主要存在未按照程序?qū)徟粰n案管理部門(mén)和財(cái)務(wù)部門(mén)未共同派人員監(jiān)銷(xiāo)。銷(xiāo)毀不符合保密要求，直接以廢品變賣(mài)形式代替。

1.3檔案資料不齊全

會(huì)計(jì)檔案包括會(huì)計(jì)憑證類、會(huì)計(jì)帳薄類、財(cái)務(wù)報(bào)告類和其他類。許多高校在收集會(huì)計(jì)資料時(shí)，往往將財(cái)務(wù)報(bào)表類中的上級(jí)有關(guān)文件、財(cái)務(wù)制度財(cái)務(wù)活動(dòng)分析等仍然沒(méi)有歸檔，特別是電算化會(huì)計(jì)下的財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)軟件、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)等磁介質(zhì)重要資料，沒(méi)有按會(huì)計(jì)檔案的要求歸檔保存。高校普及會(huì)計(jì)電算化已有十年的歷史，對(duì)實(shí)施會(huì)計(jì)電算化后產(chǎn)生的大量以電子文檔、程序文件、備份文件等新的會(huì)計(jì)檔案信息載體，目前還沒(méi)有制定相應(yīng)的管理辦法，未將其納入會(huì)計(jì)檔案的管理范疇。不少學(xué)校只存放紙介質(zhì)會(huì)計(jì)檔案，對(duì)會(huì)計(jì)電算化后的電子文件、程序文件、數(shù)據(jù)等沒(méi)有及時(shí)備份、拷貝和歸檔。由此導(dǎo)致了電算會(huì)計(jì)檔案歸檔資料不完整，并在很大程度上影響了企業(yè)對(duì)會(huì)計(jì)檔案的正常使用，例如，進(jìn)行軟件的變更或升級(jí)時(shí)，如不能及時(shí)將備份數(shù)據(jù)歸檔和保留形成會(huì)計(jì)文件數(shù)據(jù)的背景信息，將導(dǎo)致舊系統(tǒng)中形成文件在新系統(tǒng)中不能讀取。

1.4管理制度不完善

除《會(huì)計(jì)法》、《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》、《會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》外，高校自身缺少具體的會(huì)計(jì)檔案管理細(xì)則。這使得高校會(huì)計(jì)檔案工作在本行業(yè)上缺少針對(duì)性。同樣，不同高校內(nèi)部也存在著千差萬(wàn)別。尤其，在涉及校園一卡通、國(guó)庫(kù)集中支付、預(yù)算外資金收支管理、預(yù)算決算分析、納稅申報(bào)、文書(shū)合同等會(huì)計(jì)檔案管理時(shí)缺少統(tǒng)一規(guī)范的措施，無(wú)據(jù)可依，無(wú)章可循。

2. 提升高校會(huì)計(jì)檔案管理工作的有效策略

2.1明確會(huì)計(jì)檔案歸檔范圍

對(duì)會(huì)計(jì)文件資料內(nèi)容進(jìn)行分析，屬于歸檔范圍的會(huì)計(jì)資料，要收集、整理、立卷歸檔。要明確不僅一級(jí)核算單位的會(huì)計(jì)資料屬于會(huì)計(jì)檔案歸檔范圍，二級(jí)核算單位的會(huì)計(jì)資料、設(shè)備管理部門(mén)和房產(chǎn)管理部門(mén)建立的固定資產(chǎn)卡片，也屬于會(huì)計(jì)檔案歸檔范圍，應(yīng)收集、整理、立卷，并按規(guī)定移交檔案管理部門(mén)歸檔保管。實(shí)行會(huì)計(jì)電算化的高校，從會(huì)計(jì)檔案管理安全、完整、方便利用的原則出發(fā)，不僅要將打印紙質(zhì)的會(huì)計(jì)憑證會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告等立卷歸案，也應(yīng)將電算會(huì)計(jì)產(chǎn)生的會(huì)計(jì)信息電子數(shù)據(jù)、程序文件等列入歸檔的范圍，定期進(jìn)行備份，用光盤(pán)存儲(chǔ)保管，與紙質(zhì)的會(huì)計(jì)檔案資料一并歸檔。

2.2嚴(yán)格執(zhí)行管理程序

按照財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理的時(shí)間、內(nèi)容、程序要求來(lái)推進(jìn)工作的順利進(jìn)展。在整理立卷程序中按照統(tǒng)一分類標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一管理要求、統(tǒng)一檔案形成的“三統(tǒng)一”的辦法執(zhí)行。移交程序中按照移交前、移交時(shí)、移交后的要求規(guī)范執(zhí)行；檔案交接前做好充分的準(zhǔn)備工作；移交時(shí)認(rèn)真點(diǎn)收；專人監(jiān)督，監(jiān)督人員身份符合要求；完整辦理交接后的事項(xiàng)等。銷(xiāo)毀程序按照程序?qū)徟鷪?zhí)行；造冊(cè)登記；未了事項(xiàng)另行立卷；檔案管理部門(mén)和財(cái)務(wù)部門(mén)共同派人員監(jiān)銷(xiāo)；銷(xiāo)毀徹底，防止泄密等。

2.3完善檔案管理制度

建立健全高校會(huì)計(jì)檔案管理的規(guī)章制度。同時(shí)，將校園一卡通、國(guó)庫(kù)集中支付、預(yù)算外資金收支管理、預(yù)算決算分析、納稅申報(bào)、文書(shū)合同等方面的會(huì)計(jì)檔案管理納入學(xué)校檔案工作的總體。要使高校會(huì)計(jì)檔案規(guī)范化，必須制定高校會(huì)計(jì)檔案工作管理目標(biāo)，明確責(zé)任，并建立健全一套檔案管理制度，如《立卷歸檔制度》、《高校會(huì)計(jì)檔案保管制度》、《高校會(huì)計(jì)檔案保密制度》、《高校會(huì)計(jì)檔案移交與銷(xiāo)毀制度》、《高校會(huì)計(jì)檔案查閱制度》等，規(guī)范檔案資料的收集、整理、歸檔、保存、利用等各項(xiàng)工作程序、使會(huì)計(jì)檔案管理工作有章可循。

參考文獻(xiàn)：

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