高校檔案管理精選(九篇)
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第1篇：高校檔案管理范文
21世紀以來，科學技術發展迅猛，高等院校的科研水平得到了進一步提高。據不完全統計，全國兩院院士的37%以上集中在高校, 全國重大科技成果的1 /3出自高校[2]。科研檔案作為高校科研工作的衍生品，真實記錄了高校科研活動的全過程。不過，目前的高校科研檔案管理工作仍然存在著管理模式陳舊、檔案意識薄弱、管理人員素質低下等問題，制約了高校科研工作。如何破解科研檔案管理中的難題，提高科研檔案的效益，這是很多學者關注的一個重要話題。
一、高校科研檔案管理的特點
據國家檔案局的規定：“科研檔案是指在科學技術研究過程中形成的具有保存價值的文字、圖表、數據、聲像等各種形式載體的文字材料。”[3]高校科研檔案作為高校科研工作的衍生物，是凝結廣大高校科研工作者智力勞動的結晶，具備著一定的學術價值，具備以下特點4:
1、歷史階段性與成套性的矛盾統一
高校科研檔案作為高校廣大師生從事科研活動的原始證據，它記錄和表達了當時的科研工作狀況。與其他類型的教學檔案一樣，科研檔案起到了承上啟下的作用，具有一定的歷史價值。它真實、準確、完整地再現了高校科研工作的片段或整個過程、發展軌跡。科研檔案管理，可以體現出一個學校的學術研究水平。與此同時，科研檔案是圍繞著某個科研項目的開展的，這樣自然而然地形成了一系列相關的科研文件，它們之間既以不同的工作階段相區別，又依靠總體的科研程序和科研內容緊密銜接，構成了一個反映該項科研活動的文件整體。
2、現行性與保密性的矛盾統一
有學者指出所有檔案都與原單位有密切聯系階段，具有現行性的特點，所以說，科研檔案在進入檔案部門保存后，其承載的科技信息在較長時間內仍然具有很強的現實效用。而與此同時，隨著信息技術的發展，信息日益成為一種重要的戰略資源，有的科研檔案直接影響到科研部門的專利權和相關利益。在市場經濟條件下，某些科研檔案還具有一定的保密性。總之科研檔案，是現行性和保密性的統一，對于高校檔案管理工作提出了更高的要求。
3、科研檔案專業性與管理人員知識單一性的矛盾統一
科研檔案管理就具體的高校和科研部門而言，都有特定的范圍、業務內容和職責，具有很強的專業性。我國高等學校科研門類多、學科多、覆蓋廣，同時各專業載體和媒介具有一定獨特性。正所謂隔行如隔山，不同的科研工作對相應的科技檔案工作內容，在搜集、保管環節均提出了不同的要求。而我國的科研檔案管理人員自身知識結構存在缺陷：第一種是文科出身，具有較扎實的檔案管理技能，卻缺乏行業專業知識；第二種是理工科出身，他們具有較強的專業知識和實踐經驗，但他們不了解檔案管理知識和技能。
二、高校科研檔案管理存在的問題5
根據筆者了解和掌握的情況，結合杭州市多所本科院校調研的基礎上，高校科研檔案管理還存在以下問題:
第一，歸檔范圍界定不到位，歸檔難。高校科研檔案歸檔范圍的界定的原則不明確，沒有保證成果性和記錄性并舉。檔案材料不能保證其成果性、記錄性、完整性、憑證性，這樣直接影響高校科學技術研究的效果。多數科研人員在科研過程中，重視結果輕過程，重得獎輕積累，他們認為科研檔案管理是檔案部門的事，與自己無關。個別科研工作者私心較重，尋找各種理由拒絕歸檔，將核心技術檔案據為己有，造成檔案歸檔難。
第二，重視程度不夠，歸檔意識淡漠。6多數高校的科研檔案工作并沒有得到應有重視，檔案管理人員的歸檔意識較差，不能及時準確地把材料歸檔，在科研實際工作中沒有明確歸檔內容、范圍，各種規章制度形同虛設，沒有落到實處。
第三，管理機構不完善，管理人員不穩定。我國大多數高校都設立檔案館等管理結構，卻主要是針對文書檔案而言。科研檔案管理目前處于起步階段，各管理部門多頭管理，分工不清晰，檔案管理出現問題互相推諉責任。檔案管理人員有的出生文科，卻缺乏行業專業知識；大部分出生理工科，多數是兼職，檔案專業知識和技能欠缺，也沒有充分的時間和精力從事科研檔案管理工作。
第三，檔案保管條件差，管理設備陳舊。我國高校的科研檔案單獨設立科研檔案室的較少，在實際檔案管理中，紙質檔案多電子檔案少，傳統設備多現代化管理工具少。多數高校科研檔案并沒有進行嚴格規范化管理，普遍存在管理混亂、隨意堆放現象，既不利于后期查詢，還存在一些安全隱患。
第四，科研檔案利用率不高，開發效益低。目前不少高校科技檔案管理存在重建設輕利用、重管理輕開發的問題。大部分高校的科研檔案不向廣大師生開放，很多珍貴科研文獻資料堆放在檔案室中漸漸陳舊。科研檔案本身具備著經濟效益和社會效益，而目前高校科研檔案的利用處于真空狀態。
三、加強高校科研檔案管理的對策
上述科研檔案管理的現狀和問題，需要高校管理者統籌兼顧，合理地處理其中存在的矛盾，采取有效的措施。借鑒國外科研檔案管理的先進經驗，筆者認為加強科研檔案管理，提高科研檔案的效益，可以從以下幾個方面入手：
一、增強檔案意識，建立健全檔案管理制度
首先，應該要得到學校領導的支持重視，增強科研檔案意識，把科研檔案工作納入學院工作的議事日程，加強《檔案法》的學習與宣傳，使科研工作者增強檔案意識，形成良好的科研檔案管理氛圍。
其次，應當建立健全科研檔案管理制度，高校必須制定行之有效的管理制度，如科研檔案歸檔、保存、借閱、開發制度等。制定規范化的科研檔案管理流程，使科研檔案管理人員有法可依，消除目前檔案管理無序現狀，予以有力制度保證。
再次要明確科研檔案管理內容，采取最優管理模式。應采取多元化視角和文件連續體模式，保證科研檔案的多樣化來源模式，以保持科研檔案的真實性、完整性、可靠性、長久可用性為主要目標，實現科研檔案的社會價值。7
二、加強隊伍建設，提高檔案工作人員素質
在信息化、數字化背景下，檔案管理者將要扮演多重角色，承擔多重任務，既是科研證據的收集者保管者、社會記憶的形成者，又 是科研檔案信息和知識的構建者。科研檔案工作人員要加強學習，成為復合型管理人才，有必要掌握一些相關法律知識，如專利法、合同法等等。同時，還要學會利用網絡化手段，實現檔案資料查詢和檢索的數字信息化，切實提高檔案管理水平和工作效率。
三、轉變工作思路，提高科研檔案的社會效益
在信息共享時代，高校科研檔案工作應該擴大社會服務職能，體現科研檔案的社會價值，發揮科研檔案的作用和價值。高校科研檔案管理者必須轉變思想觀念，站在情報信息管理的高度，來重現認識和構建高校科研檔案工作。應該借鑒國外檔案管理的方法，吸納客戶關系管理理念，采用基于客戶服務的科研文件管理思想，積極開發和利用科研檔案的經濟效益和社會效益。
四、積極主動上門，加強科研檔案的動態管理
科研檔案管理應該建立在動態的全員參與基礎上，而非純粹的靜態控制。檔案管理部門要注重科研檔案成果開發，加強校內外科研技術合作，邊保存邊開發，使高校科研檔案管理工作在良性循環的模式下運行。
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第2篇：高校檔案管理范文
【論文摘要】教學檔案是在教學管理和教學實踐中形成的對學校有價值的材料;文章從高校教學檔案的內容、教學檔案的特點、教學檔案管理中存在的問題等幾方面論述了對高校教學檔案的規范化管理的重要性和必要性。
高等學校教學檔案是在教學管理和教學實踐中形成的對學校有保存價值的文字、圖表、聲像等材料,其內容非常豐富。高校的教學檔案從一定程度上來講它是反映學校教學管理水平和教學質量的一個重要標志。是學校教學工作的真實記錄,高等學校教學檔案的規范化管理是提高高校教學質量的重要保障,故加強高校教學檔案的規范化管理勢在必行。
1系部教學檔案的內容
(1)綜合類:主要有上級教育主管部門下達的有關文件;學院規劃實施計劃、教學要點、教學工作會議的記錄、簡報等材料;學院制定的各種教學制度、規定、辦法、條例以及教學工作的文件;教改項目的立項報告;教學工作的數據統計、分析資料;每學期評教評學的相關材料及教學檢查的記錄、總結。
(2)教學管理類:教師教學有關規程、教學工作檢查、評估有關材料;教師教學任務安排及開課有關資料、教師教學情況調查表、教學質量檢查、師資建設規劃、實施情況,教師進修培訓材料;學籍管理材料;學籍變更材料;課程安排表、學年校歷。
(3)教學業務類:重點課程及一般課程建設的規劃、實施方案、總結等有關材料;培養方案、課程標準、教學進度計劃、教學任務書、教學日志等有關資料;教材建設、教師自編或主編教材及使用教材的目錄;教師制作的CAI課件等資料;優秀教師講課的典型教案、教學模型、標本,青年教師教學比武材料;教學實習有關材料;各種考試試卷及試卷分析材料;學生的畢業論文及評審意見;學生在校期間發表的論文和獲獎有關資料,考研相關材料;教師業務檔案;教學儀器設備材料等。
(4)教學研究類:各類教改項目及科研課題的立項申請書、實施計劃、成果及總結以及獲獎的申報材料和獎狀;獲院級以上的教學成果類的申報材料及獎狀;教師發表的教學研究論文目錄。
2教學檔案的特點
教學檔案是教學活動的客觀反映和總結,故除具有一般檔案的屬性外它又有自己的特點:
(1)內容廣泛:一方面學校辦學規模越來越大,招生形式越來越多樣化,辦學領域不斷拓寬,新學科、新專業不斷涌現,使得教學檔案的內容也越來越廣泛;另,教學內容越來越豐富,高校除了設置相應的德、智、體幾方面的課程外,隨著專業的增多,多學科互相滲透、交差不斷加強,使的教學內容多學科性越來越明顯,與之相適應,檔案材料也越來越豐富。
(2)材料來源較分散:高校教學檔案來源于上級主管部門和學校兩級教務教學活動,即有上級和學校下發的有關教育教學的有關文件,又有主管教學的教務部門形成的關于教學改革、培養方案、培養目標、學科設置、課程安排等方面的材料,同時還有系部在日常教學中形成的教學檔案。
(3)歸檔時間不同:文書檔案是按年度歸檔,而教學檔案是按學年度進行歸檔的,歸檔時間從上一年的9月1日到當年的8月31日。
(4)高校的教學檔案統一按國家教委辦公廳的《高等學校檔案實體分類法》進行。
3教學檔案管理中存在的問題
(1)材料收集較困難:因部分教學人員對檔案管理工作的認識不足,認為教學科研成果是自己在教學過程中取得的,應該由自己來管理,擔心材料會遺失,或擔心檔案部門立卷歸檔后自己利用不方便。故對上交檔案材料有抵觸情緒,使的收集起來,有一定困難。
(2)系一級的管理困難:由于系部無專門的檔案管理人員,故材料的收集、整理、移交都是由教學秘書兼著,由于有些教師不配合,就會造成資料的不完整和檔案材料的不延續性。加上有些系部認為系部的主要工作是教學,對檔案材料只要用時有就可以了,無須按什么規則整理歸檔,導致教學檔案整理、分類缺乏統一的執行標準,使得教學檔案整理、分類缺乏系統性與關聯性。
(3)資金緊缺:系部收集到的材料并不能馬上移交,因經費不足有些系部連一個像樣的檔案柜都沒有,故造成檔案材料收集整理后與移交前這一段時間無處可放,容易遺失而選成檔案材料的遺失。
(4)人員緊缺:一般高校系部都無專職檔案管理員,由教學秘書兼任,而教學秘書的主要精力在教學上,加上大部分沒有受過檔案專業培訓,因而少有精力去將教學檔案收集整理完整,這樣將造成教學檔案整理分類缺乏系統性、準確性,致使移交到檔案館的材料不規范,給今后的利用工作帶來極大的不便。
4加強教學檔案的規范化管理
(1)從系部教學檔案管理方面存在的問題出發,各系部由于檔案工作規范化程度低,管理不到位,系、教研室兩級檔案管理、存檔部門職責不明,歸檔機制不健全,導致文件材料重復歸檔、不歸檔、漏歸檔現象較為普遍,亟需在科學劃分系部檔案類目的基礎上,明確系、教研室檔案的建檔、存檔和管理職責,加強對系、教研室檔案工作的指導和對檔案管理人員的業務培訓,定期開展對系部、教研室檔案工作的指導與業務培訓,定期開展對系部檔案工作的督查,提高信息服務的針對性與實用性,加速高校檔案信息化建設。
(2)檔案材料應當隨時收集、隨時整理檔案工作應當形成一種周期性的自查、自評、整改和自建的長效機制,以此為檔案管理日常運作機制提供質量上的監控與保證,避免把問題都積壓到一件中心工作來臨前倉促解決。
(3)完善檔案制度建設,據《高等學校檔案實體分類法》和本校的具體情況制定統一的檔案管理辦法和分類體系,使檔案分類走上統一化、標準化。
(4)歸檔要求:凡需歸檔的教學文件材料,必須遵循教學文件材料的自然形成規律,保持歸檔材料之間的聯系,據便于保管和利用的原則進行系統整理;盡量采用原件,規格相對統一;一般用計算機打印,不能打印的則要求用碳素墨水或藍黑墨水書寫,字跡要工整,圖文清晰,并裝訂成冊,以利長期保存;教學檔案材料一般要求長期保存。教學日歷、教學任務書、課程安排表、學生實習有關材料、教學檢查座談記錄、聽課記錄、學生畢業論文(設計)、各種考試試卷、實驗報告等則要求保存五年以上;教學檔案管理人員應于每學期期末對本單位的教學檔案進行及時的清理與歸檔。立卷人應按文件材料自然形成的規律和便于利用的要求,進行系統整理、組卷、并編頁號、卷號(盒號),填寫卷內目錄、備考表,擬定案卷標題,注明密級和保管期限,并于每學年度結束后對所有教學檔案進行匯總,裝訂后,按學年度排列進柜管理存檔。
(5)收集工作必須貫徹集中統一管理的原則,遵循教學檔案的自然形成規律,按歸檔范圍分類收集;必須保證歸檔教學文件材料收集的完整性、準確性、真實性、系統性;所收集的教學文件材料按各大類的分別積累,進行預立卷,并按時間先后順序排列。
(6)利用現代辦公技術,實現教學檔案現代化的管理。隨著高校教育體制改革的深入,教學管理人員工作量不斷增大,如果仍依靠長期沿襲的手工方式去處理日常教務工作和管理教學檔案,就不可能從繁雜的事務中解脫出來。故利用現代辦公手段,實現教務檔案的電子化、網絡化管理,有利于減輕工作人員勞動強度,縮短勞動時間,提高檔案管理的工作效率。
參考文獻
[1]鄧紹興,陳智為.檔案管理學.中國人民大學出版社,1999年.
第3篇：高校檔案管理范文
信息化的快速發展也使高校檔案管理工作進入了新的時代，這既是機遇也是挑戰。高校檔案管理進入了信息化的管理模式，提高了檔案管理的效率。但是當前許多高校還采用傳統的紙質檔案管理方式，如何推進紙質檔案管理向電子檔案管理轉變，是如今高校檔案管理工作面臨的重要課題。
一、電子檔案的定義及特點
電子檔案包括電子文件、電子信息、電子報表和電子圖紙等。具有實時共享性的特點，可以避免時間和空間的限制，可以隨時隨地進行遠距離信息共享。同時，電子檔案是通過計算機進行閱覽的，體積小、容易保存及攜帶。
二、電子檔案的優勢和弊端
（一）電子檔案的優勢
1.提高工作效率。依靠計算機的信息處理能力，可以大大提高工作效率。電子檔案的使用可以使檔案資料在收集、儲存、分類、統計和查閱的環節更加方便快捷。在一定程度上也減輕了檔案工作人員的勞動強度。例如，在查找檔案信息時，就可以直接在計算機相應的文件中搜索文件分類號，快速找到所要的文件信息。通過電子檔案，使檔案可以快速高校的歸檔。
2.提高檔案安全性。電子檔案的利用避免了過去整卷查找信息的方式，有效保證了檔案信息的保密性和安全性。使用者不需要直接接觸檔案，只需要通過計算機目錄進行檢索，減少了對原始檔案的翻閱次數，對檔案原件的保護得到了保證。縮短了查詢時間，又提高了檔案的利用率。所有文件都可以及時歸檔，文件不完整時也可以及時補漏，降低了紙質檔案的人力物力進行整理裝訂的工作量，還可以有效避免檔案被認為篡改的行為。
（二）電子檔案的弊端
1.初期投資較大。電子檔案需要的磁盤、光盤等均是高科技產品，對環境的濕度、溫度都有一點的要求。并且電子檔案前期需要高校配備計算機及外圍輸入和輸出設備，要對電子檔案的管理者進行相關的培訓工作。這樣就造成了電子檔案建立初期的投資費用過大。
2.網絡安全性差。計算機網絡技術的開發與利用帶來便利的同時，也存在一定的安全威脅。黑客和網絡病毒會對電子檔案的真實性和完整性造成威脅。因為電子檔案沒有手寫的字跡，就不利于區分檔案的真假，在傳輸過程中容易出現被篡改、盜用的情況。因此，電子檔案的網絡安全問題也是不可忽略的一個方面。
三、電子檔案在高校檔案管理中的應用
（一）加強電子檔案的存儲設備及網絡安全性
高校要定期對計算機軟件和硬件進行更新和系統維護，要保障電子檔案的存儲設備的安全，保證做到專機專用，使存儲設備要時刻保持良好狀態。并且定期對電子檔案進行更新備份，防止在意外情況下丟失。要加強網絡防火墻的更新建設提升設備的安全性，最大限度地保證電子檔案的網絡安全性和保密性。
（二）完善相關制度，規范操作流程
國家要盡快完善規章制度和工作標準，結合《檔案法》《高等學校檔案管理辦法》規定，使高校檔案管理工作能夠有法可依，有章可循。要強化檔案管理工作人員的安全保密意識，提高檔案管理工作人員的職業道德和職業素養。定期對相關工作人員進行電子檔案應用操作的培訓，同時建立完善的監控系統制度。使檔案資料的安全得到保證，并且最大限度上做好服務工作。
（三）優化服務方式，拓寬服務功能
高校檔案管理工作人員要充分結合多媒體技術、信息技術、光盤制作技術等，堅持以快捷個性的服務為宗旨，使電子資源真正實現以安全為基礎的信息共享。另外，可以構建在線檔案查詢服務的平臺，為電子檔案的用戶提供私人的便捷的在線咨詢服務。通過對知識面的擴展，及時溝通新的學習技術，為用戶提供高品質的電子檔案查詢服務，使高校檔案管理工作為社會效益和經濟效益的提高起到更大的作用。同時，在建立完善的網上電子檔案咨詢服務后，要對網絡平臺的工作規范嚴格管理，積極實施管理糾紛，加強數字化檔案的工作質量檢查。
（四）規范檔案儲存與利用的方式
要加強電子檔案的存儲設備，保證電子檔案的安全。對電子檔案保管的軟件進行定期的維護升級，以及要對電子檔案及時備份，防止文件丟失，不斷改進現代化管理手段，提升電子檔案的安全。
第4篇：高校檔案管理范文
【關鍵詞】高校;學生檔案;管理;對策
檔案是一種具有特殊價值的信息資源，是最原始、最權威的信息，在國家經濟社會發展中具有不可替代的作用。高校學生檔案是我國檔案事業的重要組成部分，這項工作直接關系到廣大高校畢業生的切身利益和用人單位檔案體系建設的質量和效率，關系到我國檔案事業的蓬勃發展。而以計算機技術為典型代表的現代信息化技術快速發展，極大地改變了我們的思想觀念，工作、學習都離不開計算機軟件的實際應用。目前各類高校的教學與管理都發生了重大的變化，需要用各種信息手段來改造現有的軟件信息，從而提高工作效率。高校學生檔案管理尤其是畢業生檔案管理的信息化建設在傳統的手工操作方式存在大量不可預知性等問題之下就顯得尤為迫切。 然而信息化建設不是一朝一夕就能完成的，它是一項長期、艱巨的任務。本文以山西農業大學學生檔案管理的特點入手，綜合分析高校學生檔案管理過程中存在的顯著問題，進而對高校學生檔案管理提出合理化建議，為高校學生檔案管理體系建設提供規范化建議和參考。
一、高校學生檔案管理的特點
高校學生數量大，檔案變動、更新、維護都對高校檔案管理工作提出巨大挑戰。根據2008年頒布的《高等學校檔案管理辦法》，對高等學校檔案工作的定義、適用范圍等有了新論述，對高等學校檔案的管理體制、制度建設和工作要求提出了更高標準，充分體現了國家對高等學校檔案工作的高度重視和檔案管理工作在高校中的地位，為高校檔案管理工作規范和發展提供了制度保障。新《管理辦法》規定高等學校檔案是指高等學校從事招生、教學、科研、管理等活動直接形成的對學生、學校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。
具體來看，高校學生檔案管理工作具有以下特點：
1.工作量大
隨著每年學生入學、畢業，檔案數據都會發生變動，錄入、遷出、就業、繼續深造等情況的變化促使檔案變化頻繁，呈現數量大、跨界調度等特點，加上檔案的維護、保存都需消耗大量人力物力。
2.檔案變動頻繁
學生檔案變動頻繁是高校學生檔案管理的有一個顯著特點。每年校內學生的學籍異動、專業變更，校際間學生的升學，校企間學生的就業都會伴隨檔案的遷移發送，這些工作的具體實施過程中，容不得一絲疏忽。
3.涉及部門及檔案種類繁多
高校教學檔案種類繁多，來自高校內部各教學管理部門的文件材料，教師教學材料、學術論文，學生考試材料、畢業設計或論文等許多方面。檔案內容具有多學科性，且學科與學科之間也存在著交叉;檔案管理層級較多，各層級下又分屬不同的管理部門，導致教學檔案整體上又呈現出很強的復雜性。以我校為例，除了紙張等傳統檔案形式，日益增多的圖文材料、課件、電子光盤、視頻資料、各種證書等導致教學檔案的數量和類型不斷擴張，加大了高校教學檔案的管理難度。
4.檔案管理的信息化
當前，高校檔案管理中最顯著的特點就是管理的信息化。我校從2009年就對學生檔案相關資料進行了信息化處理，自行開發并應用了學生檔案信息化管理系統，同時，網絡中的一些先進技術比如城市云等都可以運用到高校檔案管理中，使得檔案管理工作越來越趨向于無紙化和集中化。
二、高校學生檔案管理存在的問題
1.檔案管理技術落后
面對高校每年上千萬的注冊新生，檔案室的檔案管理技術顯得尤為重要。檔案管理人員一般是高校臨時人員調動，檔案的管理技術水平較為落后。檔案管理工作主要是新生檔案的歸檔、檔案查詢、檔案的調離。檔案的歸類采取傳統的編號、索引、查詢。尤其是對于紙質材料的大學生檔案，每次調檔、查看檔案等行為要重復打開檔案再密封存檔，對檔案袋及檔案內容的破壞不可避免。
2.安全性有待提高
學生畢業時大學生檔案一般由學校代為轉發，由于郵寄存在著受潮、丟失、破損等風險，另外部分高校將已經考取研究生、考取公務員、就業單位接收檔案的學生個人檔案直接交由學生代轉，大學生檔案的安全性難以得到保障。此外，缺乏對電子檔案管理的風險評估體系。高校的電子檔案管理除了應該有安全軟件防護，還應該建立相應的風險評估體系，預知檔案管理中將會出現的風險，減少安全漏洞，并且做出應對風險的多個應急方案。但是，目前的高校電子檔案管理很少建立風險評估體制，無形中增加了檔案管理的風險。
3.硬件設施不足
隨著科學技術的進步，計算機網絡技術在學校檔案管理中也得到廣泛的應用，但是大多數學校還是運用落后的方式來管理學校檔案，如手工收集，卻很少有學校運用計算機網絡技術來管理學校檔案。同時，檔案的查閱、借閱等服務環節功能不完備，所以使得檢索檔案的方式非常繁瑣，這樣學校檔案管理人員的工作效率也會大幅度降低。
學校檔案真實地記錄一個學校的各方面的發展足跡，但是現在許多學校沒有按照標準去建造檔案室，各種檔案設施陳舊老化，檔案室的管理條件比較差，對檔案的保管使用效果造成嚴重影響。部分檔案存放室由于不通風、不防潮、不防霉、不防盜、不防火等因素，易致使檔案材料遭到破壞甚至缺失。同時保管檔案的設備參差不齊，難以滿足新時期檔案多元化的需求。檔案的隨意放置也給檔案管理工作增加了難度。
三、高校學生檔案管理工作建議
針對大學生檔案管理工作存在的一些缺失，國家應當硬性通知并通過財政補貼要求各高校建立專門的大學生檔案管理中心，專門負責學生檔案的存儲、查詢、接收和調離工作。并且通過競聘等形式錄取具有數字化圖書管理經驗的人員將大學生檔案管理工作數字化。建立學生電子檔案，記錄學生檔案中包含的全部材料清單及電子影印文件，方面檔案的電子查詢。引進新的大學生檔案存放制度，例如采用數字化方法，將大學生檔案全部寄回原籍，采用數字化方法記錄檔案的全部內容，相關單位需要用到大學生檔案時采用電子傳送的方式取代傳統的郵寄方式，提高檔案的存放安全性及檔案調取查閱的效率。
1.改變檔案管理模式，適應成人高等教育事業改革發展的需要
在當前科技迅猛發展，知識經濟和信息化浪潮日益臨近的背景下，高校建設出現新局面，原有的檔案門類、數量和內容遠不能滿足教育發展的需要。隨高校教育改革和發展形勢的需要，檔案工作重點應從以往收集、整理、保管為主轉向以開發、利用和服務為主，提高檔案的利用，擴大服務功能，高校學生檔案工作是學生教育的信息資源，只有重視開發利用，不斷拓展業務范圍和服務領域，才能充分發揮信息資源的優勢。
2.加強檔案管理人員的隊伍建設，提高檔案人員的業務素質
若要實現高校學生檔案的科學化管理，關鍵是要提高檔案管理人員的素質。首先要注重提高檔案管理人員的政治素質和職業道德修養，使其熱愛檔案管理工作，有強烈的事業心、責任心和良好的職業修為。同時要加強檔案管理人員的業務技能培訓，不斷為其提供接受繼續教育和提升職稱的機會，更新專業知識，通過系統學習，使其在專業的深度和廣度上有較大提高，在管理實踐中具有信息收集、加工、存貯、傳遞的能力，能積極開展檔案利用工作，為高校的發展和評估提供材料資源。只有這樣才能滿足新形勢下高校教育發展和改革創新工作的需要。
3.加強電子檔案存儲設備及網絡安全性
加強電子檔案存儲設備及網絡安全性，首先保障存儲設備的安全，專機專用，定時進行軟硬件更新升級，定期對設備維護;定期對存儲文件更新備份;通過網絡防火墻、身份驗證、數字簽名、病毒預防、嚴格規定讀寫權限加強電子檔案在存儲處理過程中的安全性，確保電子文件在存儲、傳輸過程中的安全、保密。要不斷改進現代化管理手段，努力提升檔案的安全保護水平。
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第5篇：高校檔案管理范文
【關鍵詞】教學檔案；高校檔案管理
一、高校教學檔案在教學科研工作中的重要作用
高校教學檔案是指學校在教學過程和教學實踐活動中形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同載體的文件材料總和，通常都是學校辦學歷史的原始記錄。高校在教學、科研、管理中形成的教學檔案資料，記錄和反映著學校整體的教學工作，是一種不可再生的信息資源，作為承載和記錄高校歷史沿革的教學檔案，是整個高校發展過程中不可忽視的重要成員，記錄著重要信息資源的教學檔案，其價值越來越被高校檔案管理部門和教學科研部門認同，它在教學和科研工作中起著非常重要的作用。作為一種重要的信息資源，高校教學檔案的質量和完整程度對一個高校來講非常重要。系統、規范、完整、的教學檔案既是高等學校教學工作的基本要求，也是檔案部門對教學檔案管理的要求。
二、現階段高校教學檔案存在的問題
1.高校教學檔案在管理模式上陳舊
高校教學檔案通常是從教學部門和各二級學院進行收集，歸檔到檔案部門進行整理上架，到后期的檔案利用，基本上都是以手工操作為主。從教學檔案形成過程來看，一是教學活動發生過程中產生的原始記錄，很大部分都是手工形成的，沒有電子文檔，這就不能保證檔案來源的完整性和規范性，以及后期的檔案信息化的建設；二是檔案部門收集的檔案資料是將原始記錄按照一定的順序和類別整理出來，存放在固定的地點，也就是所謂的歸檔，歸檔過程也以手工完成為主；教學檔案后期利用也主要靠人工查找，查找文檔準確率低，已不能適應高校改革發展的要求。
2.教學檔案管理人員素質普遍不高
檔案管理人員的隨意性。因為檔案不能直接產生經濟效益和社會效益，所以不被重視，許多高校把教學檔案管理工作簡單化，不把優秀人才放在檔案管理崗位，致使一些檔案員不勝任信息時代的檔案工作。高校教學檔案管理缺少專職人員管理，檔案管理人員處境尷尬，負責教學檔案工作的人員通常兼任其他工作，這樣教學檔案管理就未必是檔案員工作的重心，檔案管理人員沒時間熟悉教學檔案業務，工作中難免出現紕漏。另一方面高校檔案管理配備人員不穩定工作人員經常流動，這就造成檔案管理混亂，給檔案利用帶來很多麻煩。檔案工作是一個專門性工作，有自己一套完整的理論、法規和方法，具有獨立的范圍、任務和程序，熟悉檔案業務需要一個過程。而許多高校檔案管理中忽視檔案工作的業務性強、專業化程度高的特點，把檔案管理工作視為見習崗位，工作人員經常流動，這就造成檔案管理混亂，給檔案后期利用帶來很多麻煩。從目前的檔案工作人員現狀來看，既掌握信息技術、又懂檔案管理的復合型人才很少，現有檔案人員專業知識單一， 普通操作型人才居多。從年齡分布來看，中老年占大多數，知識和觀念老化等問題突出，缺乏年輕的復合型人才。
3. 教學檔案歸檔的方式被動問題
目前，大多數高校的歸檔方式都是被動式的，其主要形式是由學校檔案管理部門發出歸檔通知，提出需要建檔的詳細目錄，再由各院系、相關部門根據文件要求，按時將材料整理好，交由學校歸檔。這種歸檔方式是被動式的。教學管理部門、院系都處于被動接受狀態。而院系級檔案更是自成體系，各自為政，檔案重視程度、檔案歸檔范圍、內容都有較大差別。
三、高校教學檔案管理的創新建設
1.改革檔案管理模式，順應時代要求，建立信息化數字化檔案管理
隨著計算機技術和網絡技術的飛速發展，現代辦公格局向著自動化網絡化發展，這種變化是信息時代帶給我們整個工作環境創新的巨大機遇，也為高校檔案信息化建設提供了必要的前提。與日俱增的電子文件，使得傳統的檔案收集、保管方法和利用手段受到了極大的挑戰和影響。檔案管理信息化成為高等學校檔案工作的必然選擇。信息化的發展，高校的教學檔案也應該運用相應的軟件對目錄進行數字化檢索管理。隨著高校辦學規模的逐步擴大、學生人數的不斷增加、招生形式的日益復雜，教學檔案數量在不斷增多，內容也在不斷擴充，給教學檔案管理帶來了更大的挑戰。可以說，高校教學檔案的信息化、數字化發展已經時不待我。隨著現代信息化高度發展，教學檔案管理現代化、信息化、網絡化也將成為一種必然走向。高校應將教學檔案信息化建設納入校園數字化建設總體規劃，建立以檔案信息搜集、加工、貯存、檢索、服務為主要內容的檔案信息軟件系統，提高檔案信息管理與利用效率。
2. 加強檔案管理隊伍建設
高素質和創新精神的檔案人員，是檔案事業持續發展的原動，做好任何一項工作都離不開專業人才，做好檔案工作也是如此。檔案管理人員要樹立長期服務于檔案崗位的意識，干一行愛一行，在長期的工作中主動開發人力資源信息。檔案管理人員要努力學習、掌握檔案管理工作的新知識、新技術，學會使用科學的管理方法，單位要配備優秀的檔案專業人員并不斷加強對檔案管理人員的培訓，關心他們的工作、學習和生活只有建立起一支專業的高素質檔案管理人才隊伍，才能確保檔案管理工作長久良好的運行。其次檔案工作者必須練就過硬的檔案專業知識和計算機網絡操作技能，以及對出現的許多新載體的檔案和全新領域的管理手段方式，這就要求檔案工作者既要有扎扎實實的業務功底，又要適應時代的發展具有較強的管理能力和服務意識，做到利用現代化手段保管和開發利用多種信息資源，實現檔案管理信息化。檔案事業的發展，要加強檔案隊伍的信息化知識培訓，檔案管理人員將逐步成為綜合型人才，要不斷創新，不斷開拓，學習新思維、新理論、新技術，面對新的發展要求、新的課題和新時代的挑戰，檔案工作者要如何適應？如何掌握？這是檔案人員將面臨著更加艱苦而繁重的任務，必須要建立一支專業的現代化的管理隊伍才能適應新形勢的要求。
3.明確歸檔責任，實行分級管理，提高各級歸檔部門的積極主動性
現行高校的教學管理部門和各院系分別管理教學檔案的模式有利有弊，但是，想讓所有的教學檔案歸口到一個地方管理，在現行的條件下，也是不可行的。所以如何讓各個層次各盡其責、各盡所能，最大限度的將現行管理模式的優勢發揮出來，需要一個權責明確的頂層設計。根據各個級別的有利與不利因素，劃分好各個級別應該管理的范圍、內容以及權利與責任及歸檔時間，教學管理部門和院系在規定時間內主動完成教學檔案的歸檔工作。這樣就可以互惠互利，發揮各自所長，取長補短。
教學檔案管理是學校教學管理的重要組成部分，高校應該高度重視教學檔案管理工作，將其作為學校發展的基礎性工作之一。教學檔案管理人員更應該從本校校情出發，加強研究，改善服務，擴大宣傳，切實提高檔案管理工作水平，努力構建一套符合學校特色，為廣人師生所需要的，內容齊全、查找方便、檢索快捷的教學檔案。
參考文獻：
[1] 中華人民共和國教育部第27號令.高等學校檔案管理辦法.2008.
[2] 國家教委，國家檔案局.高等學校教學文件材料歸檔范圍（ 8 7 ） 教辦字 0 1 6號.
第6篇：高校檔案管理范文
1.1學生檔案管理制度不完善
除了《高等學校檔案管理辦法》外，國家還對對高校學生管理下達了不少文件，如《普通高等學校學生管理規定》、《高等學校學生行為準則》、《高等學校校園秩序管理若干規定》等，對學生的學籍、入學注冊、轉學、退學、成績考核、畢業、社會活動、獎懲等也有了比較明確的規定，但沒有提到對高校學生檔案的管理，對學生檔案的管理也缺乏可操作性的規定。因此，學生檔案只能依照人事檔案管理的原則并結合學生檔案的特點去制定符合自己的管理方法，而在實際的操作過程中卻又存在諸多困難。
1.2管理體制不順，管理人員嚴重缺乏
有些高校的學生檔案并非放在檔案館進行統一管理，本科生檔案由學生處管理，研究生檔案則有研究生處負責，負責學生檔案的人員多為兼職人員或者退休返聘的老師。即使有些高校把所有的學生檔案交由檔案館管理，然而幾萬份學生檔案僅配備一名專職人員負責。而各學院并非把每個學生的檔案材料收集齊全才向檔案館移交，而是把每次產生的材料移交至檔案館，就單個學生而言，即使是《高等學校檔案管理辦法》中規定的七項內容分別放入檔案就要放七次，每年畢業幾千名學生，工作人員就需要向畢業學生的檔案中放入數萬次，這大大加重了檔案館工作人員的工作量。從而導致檔案工作人員在學生畢業離校前才開始組織學生把四年累積起來的檔案材料進行裝袋，這樣就難免造成原始材料的遺漏，從而導致學生檔案材料的缺失。
1.3師生檔案意識薄弱，學生檔案管理難度增大
學生檔案所起的作用，不像其他工作那樣明顯，時效性弱，致使高校對學生檔案的重要性認識不夠。由于高校檔案管理部門和管理者對本職工作的宣傳不到位，使得作為檔案管理客體的學生缺乏檔案意識。學生需要檔案中部分材料時，也不經過相關手續，而是自己到檔案館要求查詢。有些學生畢業之后不知道自己的檔案寄到哪里，幾年后需要檔案時才咨詢檔案去向。甚至有些在職攻讀碩士的研究生，根本不知道自己碩士期間還產生檔案。有些學校隨著研究生的擴招，研究生檔案的規模也越來越大，但是仍然采用以前的檔案保管方式，學生要求寄出時才寄出，這導致庫房內研究生檔案遺留的越來越多。
1.4學生檔案歸檔材料缺乏規范性，內容簡單
實際上，《高等學校檔案管理辦法》中規定的學生檔案歸檔材料范圍守舊、教條、不全面，跟不上人才培養的要求。由于高校學生檔案管理沒有明確高中學生檔案材料的歸檔范圍與要求，使得能夠充分反映學生綜合素質的各種材料得不到及時的歸檔，歸檔材料只有大學生高考錄取時的材料，這就不利于高校對學生全面考察了解。如“畢業生登記表”中對學生在校幾年表現的鑒定，內容都差不多，反映不出一個大學生的實際情況與個性特征。而這又不利于用人單位對預錄用人員的考察。
1.5管理模式陳舊落后，沒有實現網絡化管理
高校學生檔案管理模式陳舊落后，不適應信息化時代的要求：第一，至今還沒有一套完整適用的學生檔案管理應用軟件推出，學生檔案的管理基本上還處于傳統的、原始的、手工操作的實體管理模式中；第二，招生時沒有相應的網絡平臺供學生查詢檔案是否到達。尤其是在研究生招生過程中，高校會要求預錄取的學生把檔案寄過來，而已經寄出的學生就會打電話咨詢檔案是否到達，導致學生檔案室的電話被打爆，根本無法進行其他工作；第三，學生檔案的錄入方式落后，幾千份檔案幾乎寄到檔案館，一份一份手寫登記，再錄入電腦，非常的慢；第四，沒有畢業生的檔案離校系統。不實行網絡化管理檔案，就不能使學生檔案材料信息化，也就沒有開發、利用可談。
2、應對高校學生檔案管理工作相關問題的措施
2.1建立健全學生檔案管理制度
國家教育部應根據《檔案法》及大學生檔案工作的實際情況，盡快出臺《高校學生檔案管理工作條例》。做任何一項工作，都必須有法可依、有章可循，尤其是學生檔案這項專業性很強的工作。高校學生檔案管理工作條例的制定，可參照《干部人事檔案工作條例》的基本框架結構，明確學生檔案管理工作的性質、任務、特點、體制，并要對學生檔案管理工作的各項內容作統一具體的規定。用這些法規性的文件來規范大學生的檔案管理及運作方式，以提高人們的檔案意識，重視大學生檔案的寶貴價值。
2.2理順檔案管理體制，落實學生檔案人員配置
學生檔案管理只靠檔案管理部門的力量是不夠的，需要學校各級領導的重視和支持。因此，在學生管理工作人員中樹立檔案意識，平時注意檔案材料的收集和積累，特別是原始檔案的整理歸檔，加強各部門與學生檔案管理部門的配合，形成高校學生檔案管理的良好氛圍。高校學生檔案的管理要做到組織機構落實、人員落實、經費落實，建立必要的規章制度。要切實搞好高校學生檔案管理，必須理順管理體制和領導關系，做到組織機構落實，做到有專人負責學生檔案的管理工作。一定要根據學生檔案的數量，配備適當編制的專業人員，才能做到人員落實、管理規范、運作有序。
2.3加大教育和宣傳力度，全面提高檔案意識
檔案意識是指個人及社會對檔案的認識程度，它決定了人們對檔案的社會地位和作用的認識，影響著檔案用戶對檔案需求的準確表達，支配著檔案用戶的檔案行為。高校可通過多種途徑與方式，加強學生檔案意識的培養：第一，在新生開學之際，通過講座等各種形式貫徹宣傳《檔案法》，讓學生初步樹立檔案意識；第二，在學生畢業前，學校應把檔案意識教育作為就業教育的重要內容，依托多種平臺宣傳畢業生檔案的內容、作用和去處。根據實際情況，充分利用校園網、報刊、廣播、微博等多種形式，大力宣傳檔案的重要性與棄檔的危害性，使廣大師生認識到學生檔案對學生就業、升學、出國深造以及今后各級組織選拔、任用、考核的重要依據。
2.4適應社會需求新形勢，豐富學生檔案內容
適應全面推進素質教育的要求，加強高校學生檔案材料的選擇與鑒別，擴大歸檔材料范圍。全面推進素質教育是我國教育事業的一場深刻的變革，是一項事關全局、影響深遠和涉及社會各個方面的系統工程。因此，大學生的基本素質教育都應該在學生檔案中有所反應，包括思想道德素質、文化素質、專業素質和生理心理素質教育。對于檔案館自身來說，需要加強對現有的應歸材料的管理，提高學生檔案工作的質量。檔案部門應該利用一切機會和可能，向學校各個部門做好宣傳工作，宣傳應歸檔材料的各種要求，及規范歸檔材料的實際意義，增強高校領導、師生的檔案意識。對于學校的各個學院來說，相關負責老師是直接跟學生接觸最多的人，更有利于檔案意識的宣傳。因此，在學生開學和畢業時，可先由檔案館工作人員對各學院相關負責老師進行培訓，相關負責老師再專門召開班會對學生進行介紹，讓他們了解檔案的重要性。
2.5建立學生檔案網絡系統，實現學生管理檔案信息化、網絡化
第7篇：高校檔案管理范文
目前科研檔案的分類方法是按時間、事由等進行的，所以對于一些涉及面多、時間跨度大的科研項目，按目前這種分類方法就會出現科研檔案管理“肢解”項目的問題，一些材料利用上就存在著“找不到”的情況。檔案工作本質就是提供信息服務，當需要時檔案沒有能形成足夠的材料支撐力，那么檔案工作就變得毫無意義了。所以，如何保證在需要時“找得到”、“找得快”，是檔案工作最為關鍵的問題。這就需要在符合《檔案法》《高校實體分類法》大原則的條件下，將科研檔案按學校科研管理模式進行細致化分類，使科研檔案與科研機構的管理無縫鏈接，檔案分類呈垂直分布，這種分類管理不僅使得科研檔案管理真正成為科研管理的延續，還會大大提高檢索效率，從而進一步發揮檔案的證據作用，以確保科研評審、驗收等工作中的材料支撐能力。
二、探尋新的檔案收集方式，保障學校知識儲備和技術儲備
目前高校科研檔案文件材料的收集存在著“重行政輕項目”、“重上級輕自產”的問題，對于科研工作中的行政文件和上級來文管理的比較到位，但對于隨科研項目產生的“自產文件”的管理則有缺失。項目中一些非常重要的“論證報告”、“原始試驗數據”、“計算文件”、“設計文件”等資料都沒有歸檔。這些文件對于項目后期研究以及整個學科發展都是非常重要的，屬于學校的無形資產，這些文件沒有得到及時保存，隨著一些科研人員的流動，會使得學校遭受損失，甚至影響一個專業、學科的興衰。而且對于科研項目“自產文件”歸檔還應與項目同時進行，如果在科研項目進行階段不對其明確歸檔要求或資料沒有交齊，后期很難追回或者歸檔的不是最終有效的文件。同時在檔案文件材料收集過程中還要關注檔案的“價值”，一定要研究檔案文件材料的甄別方法，否則花再大力氣收集到的檔案文件材料都是沒有意義的“垃圾”文件。這就需要加強檔案部門與科研主管部門的協作，構建全新的由科研主管單位負責，檔案部門具體承辦的科研檔案管理機制。這不僅突出了科學研究過程中檔案文件材料收集的重要性，還使對科研檔案全過程的監督更加有效，科研檔案由結果管理轉變為過程管理，保證科研檔案工作與科學研究同步進行，從而進一步保證檔案質量。同時強化歸檔資料責任管理，明確各級人員簽字和蓋章，確保文件責任人可追溯，從根本上保證“收的全”、“有價值”的問題，保護學校知識和技術成果，保障學校的實力和競爭力。
三、探尋新的檔案利用方式，促進科研人員之間的交流協作
長期以來，由于檔案具有“孤本”、“不可替代”等特性，使得檔案的利用一直采取嚴格、謹慎的方式。尤其對于科研檔案的借閱，不僅僅限于以上特性，還要考慮項目密級等，這就使得檔案借閱手續繁瑣、復雜。值得注意的是，科研檔案不僅是學校發展的見證，更是科學研究的基礎，尤其是研究實驗階段的檔案文件材料，可以使我們在以后的研究中規避很多風險，提供很多借鑒。對于科研檔案有條件地開放查閱權限，可以進一步促進科研人員之間相互借鑒、交流和科研團隊之間的協同發展，有助于形成學校內部良性競爭環境，實現人才跨越式發展，進而起到推動學科發展的作用。這就需要在保密制度的原則下，對科研檔案知悉范圍重新審定，力求使科研人員更多地獲取所需信息，并在可控的范圍內盡量簡化檔案查閱程序，提高檔案利用效率，充分發揮檔案的借鑒作用，從根本上保證檔案“用的好”。
四、探尋新的檔案管理方式，使檔案成為全面提升科研管理工作的有力抓手
目前高校的科研檔案管理方式是在管理職能上平行、歸檔上滯后的方式，也就是科研部門與檔案館是按職能進行分工，雙方對于科研檔案管理沒有明確的隸屬關系。在這種情況下要實現科研檔案的完整和準確歸檔，就必須相互協調、溝通，否則就會由于職責邊界不清、階段銜接不好，從而產生項目管理空白點。而且各課題組是在項目結束后，才把形成的文件材料移交到檔案部門，所以項目檔案的質量管理帶有明顯的滯后性。今后如果可以把檔案管理納入到科研管理的全過程，不僅可以保證檔案質量，還能有效追溯責任，使檔案管理工作處于受控狀態，進而提升科研管理水平。檔案管理實質上是一種質量管理，要求在每個環節中都要按計劃、執行、檢查和處置四個具體步驟去開展，形成閉環管理，所以通過檔案管理的工具作用來全面提升科研工作的綜合管理水平，應成為我們全面構建檔案管理方式的新目標。這就需要高校將科研檔案管理和科研管理進行一體化設計，讓檔案管理成為全面提升科研管理工作的有力抓手。檔案管理遵循證據鏈、可追溯的原則，將從根本上實現管理的過程控制，并能進一步規范辦事程序和管理流程，使管理工作中的各個環節都處于受控狀態，實現對各職責履行情況的有效監督。
五、結語
第8篇：高校檔案管理范文
關鍵詞教學檔案;作用;檔案管理
中圖分類號G25 文獻標識碼A文章編號1673-9671-(2010)042-0178-01
高校教學檔案是高校在教育教學管理活動中,直接形成的具有保存價值的文字、圖表、實物、聲像、計算機軟件等不同載體的文件材料的總和,全方位反映了學校的辦學實力和辦學水平。教學檔案的收集、整理、保存和利用是教學管理工作的重要組成部分。提高高校教學檔案的管理,才能發揮其對教學的參考、指導作用,才能有效地促進教學管理水平和教學質量的提高。
1教學檔案的作用
建立教學檔案,其作用不僅是為了保存和管理教學過程中形成的有價值的文件材料,為宏觀的教學決策、微觀的教學管理及教學科研服務,而且是為改進教學方法,深化教學研究,提高教學質量提供依據。
1.1教學檔案為提高教學質量提供依據
學校的主要任務是教書育人。一所學校的教學質量如何,怎樣提高教學質量,這些都與教學檔案息息相關。有完整的教學檔案也就有了比較多的經驗和成果,并加以完善和提高,為教學活動提供借鑒和分析,才有可能提高教學質量。
1.2教學檔案為改進教學方法提供素材
教學方法的好壞,直接影響到教師的教與學生學,好的教學方法不僅使教師教得輕松,還能使學生學得愉快。通過查閱歷年教學檔案,可以對教學方法進行對比分析,找出理想的教學方法。
1.3教學檔案為加強教學管理提供參考
教學管理水平的高低,在很大程度上影響該校的教學質量,影響學校在社會上的信譽度,教學管理水平在很大程度上得依靠教學檔案。通過對教學檔案中有關內容的分析、總結、預測,從宏觀上可以明確學校的發展方向,制定教學計劃,更好地安排師資,并可根據實際需要制定短期規劃和長遠規劃,特別是根據師生的獎懲材料、思想匯報材料等,可以適時調整對師生的思想工作,解除他們的思想包袱,使他們全身心地投入教與學。
1.4教學檔案為編寫校史和教育名人傳記提供素材
任何一部校史都是該校教與學的發展史,校史既反映了一所學校的成績,也反映了該校科研能力和發展過程,而教學檔案則是編寫校史的第一手史料。
1.5教學檔案使用方便
教學檔案分類清楚、明確每一個分類都裝在各自的分類檔案盒中,檔案盒內附有該盒檔案資料的登記表,需要查閱檔案時只需打開所需的檔案分類盒,查看登記表就可以找到所需資料,方便了教師查閱。
2教學檔案管理的現狀
從高校檔案的現狀,我們不難發現,高校教學檔案工作雖然在長期的發展過程中取得了不小的成就,但隨著時代的發展,很多的問題日漸突出,給教學檔案管理工作帶來了很多的消極影響。
2.1教學檔案管理制度不健全
從目前檔案管理現狀來看,很多高校仍存在著管理制度不健全的問題,尤其是基層教學檔案的管理缺乏有效的制約機制,存在著諸多問題。
2.2對教學檔案的重視不夠
隨著高校發展的步伐不斷加快,不少領導的興奮點在發展上,而對發展的基礎之――教學檔案的管理,不論在管理系統的設計、機構和專兼職人員的配置,還是現代化檔案管理條件的完善,人員的培訓,都較少列入領導的議事日程。
2.3教學檔案缺少開放性
傳統的教學檔案管理方式往往是建檔入庫,注重保藏而忽視其應用價值,缺少開放性。檔案室門口“安全重地,嚴禁入內”的牌子讓人望而卻步,教學檔案也被誤認為是與其它的檔案信息資源一樣保密性極強,這樣就嚴重制約了教學檔案信息資源的開發。
2.4教學檔案管理的數字信息化水平偏低
目前計算機教學檔案管理還局限在目錄檢索上,利用率還較低。盡管電子文檔和紙質文檔將互動,并不能完全替代原始手寫檔案和紙質文檔,但教學檔案管理的數字信息化將大大改善其管理和利用的效率。
2.5教學檔案管理工作隊伍不穩定
目前許多高校都沒有給這些部門配備專職的檔案管理人員,其教學檔案的管理基本是由各部門的教務、教學管理人員兼任,而且人員更換非常頻繁。由于他們身兼多職,往往忽視檔案管理工作,到年度歸檔立卷時敷衍了事,給教學檔案管理帶來很大不利。
3加強教學檔案管理工作的建議
3.1提高認識,加強領導
高等學校檔案工作是高等學校工作的組成部分。由于檔案工作涉及面廣,工作量大,因此,高等學校要把檔案工作納入學校的整體發展規劃,逐步改善工作條件,使檔案工作能與學校的各項工作協調發展。要把各種文件材料的歸檔工作列入學校各部、系的崗位責任制,納入教學、科研和各項管理人員的職責范圍,逐步做到“四同步”。加強有關檔案工作的宣傳,使廣大教職員工進一步認識到檔案工作的意義和作用,積極支持檔案部門作好工作。
3.2遵循“三納入”、“四同步”的基本原則
即納入教學計劃、規劃,納入教學管理制度,納入各級管理人員崗位責任,作為考核教學質量和管理水平的標準之一;下達教學任務與提出教學文件材料的歸檔要求同步,檢查教學工作與檢查教學文件材料形成積累情況同步,評審、鑒定教學質量、教材、畢業論文、優秀教學成果與審查、驗收檔案材料同步,畢業生就業,上報評審材料、教師考核晉升與檔案部門出具歸檔證明同步。
3.3提高全員檔案意識
高校檔案管理工作的根本目的是使檔案信息在高校各項工作和改革建設中發揮其作用。教學檔案工作重點是將有價值的信息通過檔案人員的勞動開發、挖掘,及時為學校發展建設提供高效能的檔案信息服務。檔案工作管理人員應轉變觀念,樹立全新的服務意識,學校其他人員應提高對檔案尤其是教學檔案的歸檔整理工作予以重視。
3.4加強教學檔案數字化建設
檔案信息化是適應信息化時代的需要,以檔案信息資源建設為核心,以信息網絡為基礎,建立高校電子教學檔案數據庫,通過將傳統的紙制檔案轉化為電子信息,完成“固化”檔案資料到“活化”信息資料的轉變。充分利用網絡平臺、建立教學中相關文件、數據庫,及檔案信息資源管理網,使檔案信息傳遞及時,通過網絡向廣大師生方便迅速地檢查和查詢所需的檔案信息資料,為學院的教學改革和發展服務。
3.5提高教學檔案管理人員素質與水平
高校檔案信息化建設是否能取得成功的根本在于檔案人員的配備。為此,須加強對高校檔案管理人員的業務培訓工作,以拓展檔案人員的思維、知識面,提高其業務素質,以掌握新的檔案管理技能和方法。同時,應引進高層次計算機專業及檔案專業的人才。
第9篇：高校檔案管理范文
（一）各大高校各自為政。我國高校電子檔案目前沒有統籌管理，電子檔案由各個學校自發、分散管理，正所謂，誰有錢誰建，誰有技術誰能建。對于那些直屬于教育部的高校，其電子檔案起步較早，數字化、信息化程度也相對較高。如南京大學檔案館研發的南大之星軟件就有口皆碑，其開發軟件的能力也堪稱全國高校之最。而對于那些非直屬院校，其電子檔案的管理和利用能力就相對薄弱些。
（二）管理標準和規范欠缺。由于目前各個高校所使用的電子檔案管理軟件不同，而不同的軟件所設計的功能模塊或分類方式也就不同，這樣，勢必會導致將來網絡化對接時存在困難。
（三）安全上存在不足。電子檔案的安全主要是指檔案信息的存儲安全和利用安全。在網絡環境下，電子檔案的安全受到威脅，其內容可能被遠程下載、修改甚至是惡意刪除等，而且其安全防范措施也無法抵御眾多黑客高手的攻擊。
（四）缺少必要的簽名及確認信息。由于高校電子檔案的建立者、管理者與使用者是相互獨立的不同個體，所以在制定、借閱和歸還過程中都需要相關的簽名及認證信息，這樣既可以確保信息的原始性、真實性，也能在出現問題的時候，第一時間內找出責任人。
（五）缺少風險評估體系。我國部分高校即使有安全保障體系，也沒有明確檔案信息的安全目標。即明確告知電子信息是否到達安全標準，是否存在漏洞，可能危害程度以及采取的措施等等。
二、加強高校電子檔案管理工作的策略
（一）建立全國高校電子檔案管理中心，打破各大高校各自為政的現狀。以國家教育部為龍頭，打破地域界限，將反映同一職能活動的電子檔案從不同的高校檔案館集中起來，形成全國高校電子檔案集中管理和服務體系，實現資源共享。所有用戶都可以在線查閱或直接下載開放檔案；服務用戶還可以通過電子郵件、在線問答等服務方式對所需內容進行生動、快捷地咨詢。
（二）出臺標準化軟件模塊，統一高校電子檔案管理的標準和規范。出臺標準化軟件模塊，建議從以下兩個方面著手：一是成立專門負責建立檔案著錄標準的課題組，使我國的檔案著錄規則系統化；二是加強對檔案信息化發展的理論研究，只有更深入的理論研究，才能有更完整的電子檔案著錄標準。
（三）加大資金投入，加強電子檔案軟、硬件設施建設。在軟件管理上，各大高校要采用通用格式的光盤對歸檔的電子文件進行存儲，并積極探索電子檔案存儲的新途徑。在硬件管理上，各大高校要增加經費投入，將電子檔案建設的經費列入年度財務預算中；配置高性能的電子計算機、激光打印機、掃描儀、刻錄機、多角高倍數碼相機等現代化的檔案管理設施，以進一步完善電子檔案的硬件設施建設。
（四）強化電子檔案的安全管理和保護，確保電子檔案的安全。一是建立檔案數據備份和恢復機制；二是采用檔案內部局域網與外網連接，以保證電子檔案的安全；三是對單位檔案資源的訪問，采用身份驗證技術。身份驗證技術又稱身份識別技術，是指用戶通過使用通行證、指紋、影像、聲音等生理特征來驗證自己身份的過程；四是采用雙密鑰傳輸重要文件。這主要是指在與單位以外的網絡進行數據傳送時，發方和收方使用成對的密鑰，這樣就能有效地保護好重要文件和數據，避免被黑客等截獲；五是采用訪問控制層技術。這主要是指在單位的內網和外網之間，設置訪問控制層，這樣既可以防止外部對單位局域網的非法訪問，也可以防止單位局域網對外網的不安全操作。訪問控制層技術包括防火墻、網絡地址轉換、服務器、入侵檢測等，其中，防火墻是通過數據流的監控、過濾等功能來來實現控制作用的，網絡地址轉換是通過隱藏、偽裝內網的IP地址而實現控制功能的，服務器是通過自身起中介作用而保護內網安全的，入侵檢測技術有進攻識別等功能。
