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隨著計算機與網絡技術在財經領域的應用與發展,會計工作逐步實現了電算化與核算集中化,生成了完全不同于傳統手工核算的電算化會計檔案,其形式和種類日益增多,同時政府及其他利益相關者對高校財務數據的關注與需求也日趨多樣化,對高校會計檔案的管理提出了更高的要求。
一、高校電算化會計檔案的特點
(1)電算化會計檔案拓展了會計檔案的內容和形式
電算化會計檔案比傳統會計檔案的內涵更廣泛,不僅包括打印輸出的紙質會計憑證、會計賬簿和會計報表,還包括了電算化系統中的所有系統軟件、會計核算軟件及其他相關財務軟件程序等全套數據與文檔資料。
(2)電算化會計檔案更方便查找,提高了數據處理和加工的工作效率
會計電算化條件下,會計數據的集成化、綜合化程度較高,各類各項數據之間的關聯度也大幅提高,使得數據的查詢方便快捷,同時對數據的收集、統計、整理和測算也可直接利用計算機來完成,大幅縮短了工作時間,提高了工作時效。
(3)電算化會計檔案對存儲技術與條件要求很高
磁性介質或光盤的廣泛應用和存在,對電算化會計檔案的存儲技術提出了更高要求,其數據資料保存受存儲時間、存儲數據結構、存儲介質質量、存儲環境及存儲時間等因素的影響很大,若保存不當很容易遭到破壞。
(4)電算化會計檔案保管的安全性與完整性要求更高
會計電算化條件下,大量會計數據都保存在相關計算機及其網絡系統中,信息數據處理合成高度集中,加之數據的非法修改可不留痕跡,一旦遭到病毒侵襲或黑客等人為破壞,很容易造成系統癱瘓或數據外泄、毀損,對會計信息的安全性與完整性帶來極大挑戰。
(5)電算化會計檔案對其管理人員素質與技能有更高要求
現代信息化財務集中核算形式下,高校會計電算化不斷深入發展,生成的電算化會計檔案的內容與形式不斷拓展,結構組成也愈發復雜和綜合,相關管理人員只有在掌握豐富會計知識及熟悉了解財務系統管理的基礎上,同時具備較強的計算機操作與管理技術以及扎實的檔案管理技能等綜合業務素質,才能適應電算化會計檔案管理工作的要求。
二、高校電算化會計檔案管理存在的問題
(一)對電算化會計檔案管理的認識不到位,沒有明確的管理和規劃目標
傳統會計檔案構成單一且格式相對統一,管理工作比較容易,相關財務主管人員已形成了固有的觀念,因此,對電算化會計檔案管理重視不夠,缺乏對電算化會計檔案的了解,沒有明確的管理和規劃目標,其工作帶有一定的盲目性,導致電算化會計檔案管理不到位,增加了相關工作的風險。
(二)原會計檔案管理制度陳舊,與電算化會計檔案管理的要求脫節
電算化會計檔案較之傳統會計檔案發生了很大的變化,對其管理的內容和要求也隨之發生了明顯的變化,原基于傳統會計檔案管理的制度在管理內容、管理方式及目標等方面已無法適應電算化會計的需要,以致相關工作無所適從,內容不明、職責不清,給電算化會計檔案的管理工作開展帶來極大的困難。
(三)電算化會計檔案內容不完整,保管方式不統一
(1)沒有明確規定電算化會計檔案的歸檔范圍、歸檔時間
沒有明確哪些文件資料屬于紙質檔案或電子檔案的歸檔范圍,歸檔時間也未明確,以致有些應打印輸出或光盤備份的數據資料沒有按照統一時間及時收集、立卷,造成會計檔案的遺漏或丟失。
(2)沒有明確規定電算化會計檔案的生成、制式、收集、整理的統一分類標準與方法
電算化會計檔案的生成、制式、收集、整理沒有統一的依據和標準,各時期的生成、收集、整理、保管方法與方式不一致,以致其會計信息所涵蓋的內容與表達方式不同,不便于查找、整理、存儲及保管,同時也增加了不同時期之間會計數據比對的難度。
(3)沒有及時保存不同版本的會計軟件及相關電子數據與資料
實行會計電算化的時間越長,其財務軟件與會計檔案的版本就越多,在對會計軟件升級后,沒有及時存儲升級前后不同版本的會計軟件與其中的會計數據資料,并歸檔保存,致使在新升級的會計軟件中無法調閱不同版本的會計數據檔案,造成會計數據檔案的不連續性,嚴重影響了電算化會計檔案的正常使用。
(4)紙質檔案及相應電子檔案的生成及收集保管方式不同步、不統一
會計電算化模式下,紙質會計檔案應與電子會計檔案并存,但相關人員不清楚哪些會計檔案必須要紙質保存、哪些會計檔案必須光盤備份,造成紙質會計檔案與電子會計檔案的生成、收集、保管方式在相同或不同會計年度的連續時間段內前后不同步、不一致,大幅降低了會計檔案數據的橫向及縱向可比性。
(四)電算化會計檔案管理內控制度不健全
(1)電算化會計崗位內控制度不健全
會計電子數據平常是實時存儲于計算機及網絡系統中,很容易被病毒攻擊或人為修改,且不易留下痕跡,電算化會計崗位內控制度又不健全,使得會計電子數據生成環節上相關人員的職責權限過大或重疊或空缺,相互之間無法有效牽制,加大了會計檔案數據不完整、不準確甚至泄漏、遺失的風險。
(2)電算化會計檔案管理的流程以及其相關部門與人員的職責權限不明確
沒有明確規定電算化會計檔案管理的流程或環節,相關部門與人員不清楚應辦理哪些手續、經過哪些環節來完成電算化會計檔案的傳遞、收集、立卷、歸檔與保管等工作,以及自身在此過程中的職責和權限,推諉扯皮事件時有發生,導致電算化會計檔案管理工作無法順利開展。
(3)電算化會計檔案的定期清理、銷毀制度不規范
高校財務部門未按規定設置專門的財會檔案管理機構,由財務人員兼任檔案管理工作,為了自身查閱方便自行就地保存,所有財務人員均可自行查詢拿取,不相容崗位沒有完全分離,對應的崗位職責也沒明確;多年來未及時將會計檔案移交給檔案管理部門保管,而且只歸檔,未按定期清理,以致會計檔案毀損不能及時發現并修復,同時沒有明確各類檔案的保管期限,年代久遠已無保存價值的會計檔案也未定期鑒定后及時銷毀,占用了大量的存放空間,極易發生霉變或丟失,增加了相關管理的工作量及成本。
(4)電算化會計檔案管理查詢、借閱制度不完善
沒有建立嚴格的查詢、借閱審批制度,沒有履行必要的查詢、借閱登記與歸還查驗等手續,不便于實時監控會計檔案去向及明確相關人員責任,無法保證會計檔案的安全完整。
(五)電算化會計檔案管理技術存在安全隱患
一方面,電算化會計軟件系統升級換代加快,版本隨之不斷增多,不同版本的數據結構及其輸入輸出格式也不統一,以致電子檔案存儲結構與紙質檔案形式各不相同,只能將其分開備份與打印輸出,進一步加劇了會計檔案管理的復雜程度與工作量。另一方面,會計檔案管理人員自身的能力及素質不高,對檔案管理與計算機及信息處理的知識掌握不夠,在相關管理細節及網絡安全防范上工作不到位,這就造成電子數據很容易受到病毒攻擊或外部環境的不良影響,提高了工作錯弊或失誤及會計檔案數據丟失的可能性。
三、高校電算化會計檔案管理改進的對策
(一)提高財務人員的電算化會計檔案管理意識,明確管理和規劃目標
加強對電算化會計檔案特性及相關管理法規制度的了解,充分認識電算化會計檔案管理的復雜性、綜合性與重要性,增強管理意識,不斷提高相關管理人員的財務系統、電子檔案及計算機信息等方面的知識水平與業務處理能力等綜合素質,還需要根據時展的需要,對這一塊人員要加大培訓,以便他們所擁有的綜合能力能夠更好的適應環境變化所帶來的新要求;另外一方面應該制定相應的長期發展規劃,明確其管理的目標和任務,確保電算化會計檔案管理的有序、依法進行。
(二)建立電算化會計檔案管理的各項制度
(1)建立電算化會計檔案的收集、立卷制度
明確規定統一納入紙質檔案與電子檔案管理的會計數據及文字資料的歸檔范圍,并根據不同檔案的性質統一勘定其歸檔時間,全面、及時地收集相應的紙質檔案與電子檔案,予以統一整理、標示并立卷。
(2)建立電算化會計檔案的歸檔、保管制度
①明確規定電算化會計檔案的生成、、制式、收集、整理的統一分類標準與方法,以使各時期的會計檔案在生成至歸檔保管的方法與方式上保持統一,保證其會計信息體現的內容與方式前后一致,便于分類收集、整理、保管及實時查找與匯總處理。
②明確規定電算化會計檔案的紙質保存與光盤備份的關聯方式與關聯程度,協調統一兩大類會計檔案的同步管理,以保障電算化會計檔案相關對應的一致性及其內容的完整性。
③明確規定會計核算系統升級前后不同版本下會計軟件及其會計數據資料的存儲及保管的方式,并擬定最新升級系統調閱關聯歷史數據庫的規則與方法,以保持不同年限會計數據信息的連續性與相關性。
(3)建立電算化會計檔案的定期備份、復核制度
建立統一的電算化會計數據AB備份與復核機制,明確備份的時間間隔、備份方式與數量、備份責任人、標示制式及保管方法等相關要素,并設立備查賬簿予以登記,同時規定定期復核檢查的內容、時限及修復方式等,確保電子檔案的安全與完整。
(三)健全電算化會計檔案管理內控制度
(1)健全電算化會計崗位內部控制制度
強化電算化會計崗位權限的管理,重新設定調整會計電子數據生成環節上個相關人員的崗位職責與權限范圍,按會計數據的重要性與機密程度建立分級調閱規則,建立多用戶、分權限管理的層級約束機制,減少會計電子數據發生錯漏與外泄的幾率,確保數據的完整和安全。
(2)規范電算化會計檔案管理流程,明確相關部門與人員的職責權限
確立并規范電算化會計檔案管理的流程與環節,明確其各環節上應辦理的各項手續及對應的相關部門與人員職責和權限,以便對電算化會計檔案管理的全過程進行有效監管,以免遺漏關鍵控制點,增加電算化會計檔案錯漏或遺失的風險。
(3)健全電算化會計檔案的定期清理、銷毀制度
按照不相容崗位分離的原則,設置專門的財會檔案管理機構或指定專人來保管電算化會計檔案,并建立定期清理、銷毀制度,及時全面了解會計檔案的保存狀態,對已發現毀損的會計檔案要及時恰當修復,對已超出保管期限的會計檔案應請專業人員依法履行鑒定程序,對于符合銷毀規定的會計檔案編制銷毀清冊并依法定程序及方式進行銷毀,對于保管期限已滿但涉及未清債權債務和其他未了事項的原始憑證則不得銷毀,應單獨抽出重新立卷,并在所屬相關銷毀清冊備注欄內及相關保管清冊欄內予以標示注明。
(4)健全電算化會計檔案的查詢、借閱制度
建立健全電算化會計檔案的查詢、借閱審批制度,明確規定學校內部各級部門與人員查詢、借閱會計檔案的必須填寫會計檔案的查詢、借閱申請表并由財務部門負責人審核批準簽字加蓋財務部門公章后方可辦理相關查詢、借閱登記手續;明確規定外單位查詢、借閱會計檔案的必須開具單位介紹信及證明并出示相關證件,與填寫的會計檔案查詢、借閱申請表一并交由學校主管領導及財務部門負責人審核批準簽字加蓋學校公章后方可辦理相關查詢、借閱登記手續;同時會計檔案管理人員應做好上述查詢、接閱資料的實時跟進及借還查驗等后續工作。對不符合規定的查詢、借閱事項,會計檔案管理人員有權拒絕辦理。
(四)提升電算化會計檔案管理技術,加大軟硬件投入力度,整合優化信息系統
逐步轉變提升電算化會計檔案管理技術,不斷增強會計檔案管理人員的檔案管理與計算機及信息處理的綜合業務能力,加大各項軟硬件設施設備的投入力度,引入現代會計檔案信息化管理模式,將會計檔案管理的全過程納入信息化管理范疇,整合優化信息系統資源配置,建立集會計檔案的信息采集、自動分類、編輯統計、歸檔標識、立卷存儲、分期保管及查詢、借閱與清理、鑒定、銷毀等業務于一體的數字化系統,實現與財務管理信息系統的資源共享及同步升級,并依據“集中管理,分權調閱”的原則,構建會計數字化檔案管理體系,以期適應現代會計電算化不斷發展的需要。
一、會計電子檔案信息管理平臺的搭建
1.利用會計電子檔案管理系統整合會計檔案信息
以會計電子檔案管理系統為基礎平臺,整合SAP系統、共享報賬服務平臺、銀企直聯系統、資金稽核平臺等的報賬流程報賬和影像信息、自動收集各種信息,保留調閱其它業務財務管理系統數據的能力,全方位提供會計檔案電子信息。
2.利用會計電子檔案管理系統管理全生命周期紙質會計檔案
通過電子檔案管理系統和影像子系統管理紙質檔案制作、接收、流轉、出入庫、調閱等工作,借此將會計檔案電子信息和紙質會計檔案對應,使電子檔案管理系統成為管理全部周期會計檔案的信息平臺。
3.形成統一的電子會計檔案信息管理平臺
形成1個門戶、2個子系統、3個應用層面構成的統一的會計檔案管理平臺,會計電子檔案管理系統與影像子系統統一按門戶、集中存儲、統一管理、統一安全規則,影像子系統數據在紙質檔案歸檔完成后轉移至電子檔案管理系統統一管理。
二、形成基礎會計檔案影像化整體方案
1.借助報賬流程直接解決報賬類原始憑證影像化
通過掃描前置到報賬發起環節直接對報賬類原始憑證影像化,為后續管理和業務審批、會計處理全流程提供電子檔案信息支撐,通過提升流程效率補償掃描環節發生的勞動耗費。
2.利用信息自動收集手段解決非報賬類原始憑證影像化
直接獲取非報賬類原始憑證所涉及轉固和預轉固、資產、省代、稅費、收入等業務及相應業務管理平臺生成的會計檔案電子信息,方便會計電子化處理及非報賬類原始憑證電子數據的直接生成。
3.通過現有業務管理流程改造引入影像化
對基于紙質檔案流轉的業務管理模式進行改造,在業務管理流程初期引入影像化操作,使業務管理模式由基于紙質流轉的處理模式轉變為基于紙質檔案的電子處理模式,如采購類物料模塊憑證影像化管理試點問題。
三、尋求銀行電子回單解決方案
1.尋求對直聯銀行回單進行電子化對接
取得工行、招行、農行、建行等主要直聯銀行配合,推進銀行回單電子化對接,通過銀企直聯系統取得經過稽核確認的完整銀行電子回單支付數據,同時完成電子回單與電子記賬憑證之間的信息集成與關聯,支持后續電子會計檔案信息利用。
2.建立資金業務稽核機制,保證資金支付安全性
考慮到銀行業目前尚未形成可認證的銀行電子對賬單,電子回單數據完整性無法直接核對確認,需依靠保證電子支付業務安全的及時稽核機制確認資金支付電子回單數據完整性。
3.與第三方支付公司合作實現非直聯銀行回單電子化
除主要直聯銀行外,剩余非直聯銀行全部采用直聯方式進行銀行回單電子化成本過高,且費時費力。通過將剩余銀行賬戶交易轉移到第三方支付公司、交易最終結果直接進入主要直聯銀行的方式可快速、高效地完成剩余銀行的回單電子化工作。
四、會計檔案“去紙質”整理方案
1.形成記賬憑證電子化應用模式
提出基于紙質原始憑證的整理、制檔和檢索模式,通過原始憑證條碼信息解決原始憑證的成檔、檢索以及與記賬憑證之間的匹配問題,并在此基礎上實現取消打印保管紙質記賬憑證,僅保管紙質原始憑證的做法,同時在電子會計檔案管理系統保管記賬憑證完整的電子信息。
實際操作中,原始憑證成檔在電子會計檔案管理系統中依舊以記賬憑證為基本單位,同時通過電子會計檔案管理系統及紙質檔案卷首的記賬憑證與原始憑證勾稽關系表管理卷內紙質原始憑證。
2.推動賬簿及銀行回單電子化應用工作
在各類賬簿、銀行回單初步電子化基礎上取消紙質的打印、處理和保管工作,僅在電子會計檔案管理系統中保管對應電子信息;利用電子會計檔案管理系統的電子數據合成相關檔案信息滿足各項調閱需求。
五、開展業務協作,簡化會計檔案相關操作流程
1.完善流程
通過與法律、檔案管理部門協作,將現有合同管理流程進一步延伸到合同接收保管環節,形成合同閉環管理。在此基礎上將報賬過程直接應用電子合同,節省合同報賬過程中反復提供、掃描、傳遞、稽核、保管紙質合同的勞動,堵塞報賬過程中利用未簽字、未審批合同報賬、利用不同合同版本取得報賬利益的漏洞。
2.引入影像化模式
與采購、工程等部門合作,在業務管理流程中引入影像化模式,通過業務環節掃描提升業務管理流程審批效率,通過自動獲取業務管理系統數據生成影像化原始憑證,減少基于紙質收集和流轉的物料模塊憑證整理勞動及傳遞浪費,為將來壓縮不必要的紙質原始憑證流轉和保管打好基礎。
六、精心打造立體式會計檔案信息質量管控模式
對電子會計檔案信息產生和處理過程的責任,以及檔案信息在處理、交換、全方位收集與跟蹤方面的信息質量予以控制,并通過相關制度體系予以落實。
1.依托報賬流程建立多元化信息質量責任體系
明確報賬流程中報賬單位、報賬人及財務共享服務中心(以下簡稱“FSSC”)之間的責任關系,落實報賬人在信息申報、報賬單位和FSSC在電子會計檔案信息流轉與審核、FSSC在信息處理方面的管控職責,形成三位一體的信息質量責任體系。
2.以事前稽核體系保證電子會計檔案信息的真實性和一致性
建立省市一體的兩級事前稽核體系,在防范報賬風險、健全內部管理和控制的同時,保證縱向流程紙質和電子會計檔案信息真實性和一致性,健全保障電子會計檔案信息品質的長效機制。
3.形成各業務管理系統數據交換與校驗機制
統一電子會計檔案管理系統與各業務管理系統數據界面,建立標準化的系統間數據交換模式,設置系統間數據交換后的校驗復核機制,保證檔案數據獲取過程的一致性、完整性和安全性。
一、《歸檔文件整理規則》的出臺
對高校檔案整理工作的影響
《歸檔文件整理規則》(以下簡稱《規則》)于2001年1月1日起實施,為立卷改革提供了解決方案。它沒有全面否定傳統做法,而是在借鑒傳統立卷方法合理性的基礎上,對歸檔文件整理工作的原則和具體方法做出規定。《規則》推行文件級整理,取消了案卷,讓檔案人員從繁重、復雜、主觀隨意性大的立卷整理工作中解脫出來,簡化了整理工作程序,提高了工作效率,達到了“簡化整理,深化檢索”的目的。
《規則》實施后,高等學校檔案整理工作也發生了變化,試行立卷改革。部分高等院校在整理黨群、行政類檔案時執行《規則》標準,其余類仍按立卷方法整理。只有部分院校試行全面實施《規則》標準。高等學校沒有完全執行《規則》標準,主要原因是高等學校檔案包含了文書檔案和科技檔案,而《規則》的適用范圍是文書檔案。那么,高等學校檔案整理工作能否執行《規則》標準?又該如何施行?筆者在《規范》的基礎上,比較《規則》標準,發現高等學校檔案十大類歸檔范圍中均包含“應作為文書檔案保存的各種紙質文件材料”,其中黨群、行政、教學、外事、財會等五大類的引用標準是GB3792.5-85《檔案著錄標準》、GB9705―88《文書檔案案卷格式》、《文書檔案案卷質量標準》。這五大類的各種紙質文件材料,應作為文書檔案保存,可參照《規則》標準執行整理。余下的五大類即科學研究、產品生產與科技開發、基本建設、儀器設備、出版的適用標準雖然是《科學技術檔案案卷構成的一般要求》,但是《規范》在每一類檔案的二級類目中均設有綜合類。這一類檔案的歸檔范圍包括上級有關文件材料,學校有關工作的規章制度、規劃、計劃、總結、統計報表等。這部分管理性的文件也應屬于文書檔案的范圍,因此可以參照《規則》標準執行。這五大類的其他二級類目,其歸檔流程、分類編號、編目、排架、保管、鑒定和銷毀等,同前五大類是完全一致的。科技檔案與文書檔案比較,前者突出成套性、系統性,歸檔文件比較集中,查找利用也較方便,實施《規則》比文書檔案還要簡化。因此,筆者大膽對高等學校檔案實施文件級整理,并利用計算機輔助管理。經過近幾年的研究和實踐證明,高等學校在《規范》的基礎上實施《規則》標準,既不影響高等學校檔案的科學性、適用性和穩定性,又能達到“簡化整理,深化檢索”的目的。本人在實踐基礎上撰寫《高校檔案實施〈歸檔文件整理規則〉的研究與實踐》和海南大學黃天明同志撰寫《高校檔案也適用〈歸檔文件整理規則〉》的文章,獲2006年中國檔案學會第五次檔案學優秀成果檔案學術論文類三等獎。由此可見,高校檔案實施《規則》標準整理檔案,是受到檔案同行專家的認可的,實踐也是可行的。新時期高校檔案工作者渴望立卷改革,《規范》已不完全適應高校檔案工作的需要,有修訂的必要性。
二、《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案
保管期限規定》高校可參照執行
2006年12月18日,國家檔案局《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》(以下簡稱《規定》),文件的施行,對正確界定文件材料歸檔范圍,準確劃分文書檔案保管期限,使所保存的檔案既能反映機關主要職能活動情況,維護其歷史面貌,又便于保管和利用,以及開展檔案價值鑒定工作等都具有重要意義。它改革了文書檔案保管期限的劃分方法,將原有的“永久”、“長期”、“短期”的保管期限劃分方法修改為“永久”、“定期”,定期中又分為30年、10年;突出了立檔單位的主體特色,機關文件材料歸檔時體現以本部門為主的思想;加大行政管理力度,將原來的“備案制”改為“審批制”,即“各機關應根據本規定,結合本機關職能和各部門工作實際,編制本機關的文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表,經同級檔案行政管理部門審查同意后執行”。《規定》的施行,明確了機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限改革的發展方向,是向建立科學合理的檔案價值鑒定體系、系統完善的檔案保管期限體系邁出的重要一步。
《規定》高等學校可參照執行。筆者認為,《規范》的十大類檔案中的黨群類、行政類、外事類的文件材料歸檔范圍和檔案保管期限可完全按《規定》標準執行;其余的教學類、科學研究類、產品生產與科技開發類、基本建設類、儀器設備類、出版類、財會類等文件材料歸檔范圍和檔案保管期限必須修訂后才能執行。此外,《規范》中檔案保管期限也存在明顯偏長或偏短的情況,如財會類檔案將“上級有關財務會計工作的文件材料”保管期限定為“永久”,時間過長應修訂;再如,教學類檔案中的新生錄取名單,是學生進入高等學校的重要依據,也是學生畢業后回訪、查閱利用率最高的檔案,如畢業證丟失,需補辦畢業證明時,必須提供錄取名單;用人單位驗證核對時,也需要錄取名單,等等。錄取名單、在校學生名冊、學生成績總冊、畢業證簽領冊等構成學生在校學習的全過程記錄,應相輔相成。然而,“錄取名單”的保管期限為“長期”,其他那些檔案則為“永久”。筆者認為“錄取名單”的保存期限應與其他檔案一致。總之,《規范》中的保管期限劃分需要修訂。
三、《規范》存在不合適的方面需要修訂
(一)檔號結構、模式,不便于“插卷”,應修訂
檔號是存取檔案的代號,排架的依據,也是反映高等學校檔案的分類體系和物理位置。《規范》中的檔號結構、模式為:年度號+分類號+案卷號。分類號是檔號的主體,一般由一、二級類目代號組成,也可僅由一級類目組成。案卷號是按所選擇的分類號中最下位類順序編碼。由此可見,檔號結構不考慮保管期限,因為分類中最下位類包含有永久、長期、短期三個保管期限的案卷,案卷號是順序編碼,具體操作時把三個不同保管期限的案卷編為一個順序號。這種跨保管期限的大流水號編制方法不便于插卷,沒有充分擴展余地。筆者經過研究和實踐,認為合適的檔號結構、模式應修訂為:年度號+分類號+保管期限號+案卷號或件號,即在編定檔號時,將分類號中最下位類不同保管期限的案卷,按永久、長期、短期分別順序編碼。這樣既能方便插卷,又能解決跨保管期限大流水號編制問題,同時也能與《規則》協調,同時保證了檔號編制必須符合唯一性、合理性、穩定性的要求。
(二)一個卷內有不同保管期限的文件材料,不便于統計,應修訂
《規范》在考慮了高等學校檔案的歸宿、它的成套性特點、它們彼此之間的有機聯系之后,“大膽在一個卷內把文件材料劃定不同的保管期限,在不影響自然形成規律的情況下按永久、長期、短期順序排列。將來鑒定時,只需把該銷毀的部分清出來即可,這樣既方便插卷調整,又不缺號,不空檔”。把不同保管期限的文件材料放在同一個案卷內,其優點是保持同一事由文件材料的集中。但其缺點也是很明顯的,如檔案統計時,這個案卷是歸哪個保管期限?當插卷材料比較多而原卷又裝不完,需要另立卷時,如何編卷號?鑒定銷毀時雖不缺號、不空檔,但如何修改案卷封面內容等。筆者認為,不能把不同保管期限的文件材料裝在同一個卷內或一個盒內,應分別裝盒。同一事由的文件材料按不同保管期限分別裝盒,并不影響其成套性,如本單位的黨代會文件材料:會議文件是永久保管,會議工作人員名單、工作證、代表證、列席證及選票式樣等材料是短期保管,將其分別裝盒,不會影響其提供利用效率,也不會拆散其成套性,因為不同的保管期限的檔案分別裝在不同的盒內,但其排列均在同一類目內。
關鍵詞:財會;會計;學生
中圖分類號:F23 文獻標識碼:A 文章編號:1009-0118(2012)-03-00-01
一、模擬實習室的組建
會計模擬實習室是學生進行會計實習的場所,整個實習室由硬件和軟件兩部分組成。
(一)硬件的建設,實習室模擬企業的財會辦公室,配備了各會計崗位應用的辦公用品
如賬簿、憑證等,同時陳列了企業的資金運動圖、會計方法體系圖、會計核算程序圖、會計機構內部組織體系圖以及會計法、會計人員崗位責任制、記賬規則等大型圖版和沙盤。通過圖文演示,使學生不僅能了解企業的經營活動過程,會計機構,核算程序等,而且又一次鞏固和系統了科學的理論知識,同時也為實際操作奠定了感性認識的基礎。
(二)軟件建設
為適應學生到企業從事會計工作的需要,縮短工作適應期,我們開始進行模擬實習題的編寫。以包頭當地企業作為模型,編寫了《基礎會計》和《財務會計》模擬實習題。這些實習題的編寫都是通過對實際收集的素材進行加工、整理、提煉、濃縮而成。這些模擬實習題基本上是接近實際的。這樣也彌補了教科書的不足。
二、實習效果
我們安排學生進行三部分實習實訓。
(一)模擬實習
在實習室中進行了學生比較正規的模擬實習。
1、實習程序
我們的會計模擬實體分成三步進行。第一步,為實習準備階段。這一階段,首先讓學生熟悉有關的財經法規,并且將所學的理論知識重新溫習一遍,然后進入模擬實習室,觀看圖版和沙盤,并由實習老師組織學生準備賬簿、記賬憑證、實習用的傳票等實習用品,講解實習要求和操作規程。通過這一環節,為學生進入第二階段實習奠定了一些感性認識的基礎。第二步,為實習操作階段。這一階段主要是由學生根據記錄經濟業務的原始憑證在各自的崗位上進行會計工作。首先,按要求建立賬簿,開設賬戶。由于剛接觸實習操作,所以問題較多,速度較慢。然后根據模擬實習題中所給的原始憑證,根據會計法規的要求,進行憑證的填制、匯總和審核,并且按照企業選定的會計核算程序進行總賬、明細賬和日記賬的登記;采用適當的方法進行產品的成本計算。同時按期進行對賬、結賬和編制會計報表,最后由實習老師指導學生進行會計憑證的整理、裝訂和分類、歸檔。這一階段的實習我們著力培養和開發學生以下幾種賬務處理能力:(1)掌握和運用經濟財會法規的能力;(2)填制審核會計憑證的能力;(3)建立賬簿,開設賬戶以及記賬、結賬、對賬能力;(4)編制會計報表的能力;(5)會計核算程序的整體駕馭與協調能力;(6)計算正確性、書寫規范化的能力;(7)會計檔案的整理、分類、歸檔、裝訂的能力。第三階段為總結評價階段。首先由學生進行自我總結評價。根據實習情況寫出實習報告。然后,由實習老師全面考核學生對基本方法的應用、基本知識的理解和實際操作技能的高低。由實習老師對學生憑證的填制、裝訂、賬簿的登記、報表的編制的正確程度、整潔程度、規范程度和勞動紀律遵守情況等方面給予評價并在實習結束時由實習老師根據以上幾個方面給予考核評價。獨立作為實習成績記入學生檔案。
2、實習效果
從幾屆學生的整體模擬實習過程和實習結果看,實習效果較好。通過實習,學生從一開始不知如何下手到最后能最后自如的處理業務完成實習,使學生的實際操作能力有了很大的提高。這集中體現在:(1)實務操作中動作熟練程度的提高,操作速度的加快;(2)書寫規范化程度的提高,計算正確性的提高;(3)會計檔案的整理、裝訂能力增強等。
(二)認識實習
在學生模擬實習之后,安排學生到企業進行為期四周的認識實習。通過認識實習讓學生了解企業的生產過程,同時,把模擬實習與企業的真實情況有效地結合,為學生能較好地適應社會奠定良好的基礎。
(三)頂崗實習
關鍵詞:會計基礎;輪崗制度;內部監督;
作者:李速梅
1、國有煤炭企業加強會計基礎工作的重要意義
會計基礎工作是會計核算的基本環節,也是財務管理的重要基礎。做好會計基礎工作對外可以提供完整準確的財務信息,提升企業形象;對內可以幫助企業經營者作出正確的經濟決策和完善績效考核制度。目前,國有煤炭企業加強會計基礎工作具有重要的現實意義,具體而言包括以下幾個方面。
1.1、會計基礎工作有利于保證財務信息的質量
會計資料中記錄的信息是重要的經濟資源,它必須以實際發生的經濟業務為依據,從而保證會計資料的質量。如果以不真實,甚至虛假的經濟業務為依據,則會計信息沒有可信度,對使用者產生誤導,損害相關人員的利益,使社會經濟的秩序遭到破壞。而規范的會計基礎工作可以從源頭上保證財務信息的真實、準確和完整。
1.2、會計基礎工作有利于企業經營者作出正確的經濟決策
正確的經營決策決定著企業的興衰成敗。而會計信息又是企業經營決策的主要依據;企業的經營管理者在從資本市場上籌集資金,采購各類資產,并運用這些資產進行生產經營活動,創造利潤分配給債權人和股東。無論是籌集資金、投資經營還是利潤分配都離不開準確的財務信息支持。規范化的會計基礎工作可以提供高質量的財務信息,便于企業經營者作出正確的財務分析,提高財務管理水平。
國有煤炭企業會計基礎工作存在的問題與對策
1.3、會計基礎工作有利于企業完善績效考核制度
對于國有煤炭企業而言,績效考核非常重要。企業可以通過有效的績效考核激發員工的工作效率,促進企業的進一步發展。為了對績效考核進行更好的管理和改善,必須有效的利用財務信息進行財務預算,并對預算執行的結果進行業績考評。
2、國有煤炭企業會計基礎工作存在的主要問題
2.1、會計從業人員專業素質較低
國有企業的會計人員多數是出于內部人情而從事財務工作。會計人員總體結構失衡,會計從業人員的知識層次結構不能滿足實際工作的需要。一些剛入職會計未能經過系統的專業學習,缺乏豐富的專業知識和熟練的業務操作技能,簡單日常的會計處理還能應付,當企業出現一些新業務時卻無從下手。有一些老會計卻是默守陳規,不求上進,對于新出臺的會計準則缺乏鉆研學習。在當前復雜的經濟環境下,會計從業人員的職業判斷和專業勝任能力明顯不足。
2.2、缺乏相應的會計崗位輪換制度
《會計基礎工作規范》中規定:“會計人員的工作崗位應當有計劃地進行輪換”。實行有計劃的會計崗位輪換制度有利于國有煤炭企業加強內部監督,提高會計人員的業務素質,形成內部檢查和內部牽制機制。由于國有煤炭企業人力資源弊端,導致我們的財務人員難以勝任各崗位的工作,財務領導者為了正常經營核算,也很少進行崗位輪換。雖然會計人員在自己所從事的崗位上的業務操作水平較高,但是總是重復一樣工作,則激發不起會計人員創造和提出工作新思路的興趣。在具體的業務處理過程中無法始終保持職業懷疑態度,從而缺少了客觀的判斷力,給不法分子利用他們來做一些損害企業利益的事情創造了機會。
2.3、會計檔案管理缺乏規范性
會計檔案作為一個企業經營活動的記錄和反映,是每一個企業必須保存的重要檔案。可以通過會計檔案了解每一項經濟業務的來龍去脈,也可以從會計資料中獲知企業有無弄虛作假、違法亂紀。在國有煤炭企業的日常管理中經常會出現以下情況:首先,會計檔案歸檔不規范。國有煤炭企業由于不夠重視檔案管理,未建立和完善會計檔案的收集、整理、保管等管理制度。對于會計憑證、會計賬簿、財務會計報告還能及時收集歸檔,但是對于其他重要的會計資料(如銀行對賬單等)卻未能及時收集歸檔,從而導致丟失毀損。另外電子會計檔案也未進行單獨保管。其次,會計檔案保管不善。根據《會計檔案管理辦法》會計年度終了后,可由單位會計管理機構臨時保管1年,最長不超過3年。但是在有些國有煤炭企業的財務部門,會計檔案卻保存了十幾年甚至更長。有些單位是因為沒有成立專門的檔案管理機構,有些單位則因為存儲檔案的地方小拒絕接受,加上財務部門又沒有把檔案規范化管理納入會計人員崗位職責中,也沒有配備專人管理會計檔案。因此對于年代較遠的會計檔案出現了丟失、毀損等現象。最后,借閱登記制度不健全。在借閱會計檔案時沒有嚴格按照規章制度辦理借閱手續。為了借閱方便及時,檔案員往往先將案卷調出,用完后再進行登記工作。有時因為工作忙忽略了調閱案卷的登記,致使有些案卷沒有及時歸位,在下次利用時才發現沒有歸還,但由于時間較長很容易忘記是誰調閱的案卷。這樣勢必造成會計檔案管理上的漏洞,容易造成檔案的丟失。
2.4、會計內部審計工作缺乏規范性
國有煤炭企業一般也都設置了內部審計機構,但受制于管理理念、人員配備、機構設置等條件限制,內部審計并沒有完全發揮監督、評價、服務作用。主要體現在:首先,內部審計缺少獨立性。大部分國有企業的審計部門屬于企業內部職能部門,在內部資源配置方面受制于其他部門。有的國有企業將內部審計部門和財務部門的分管職權分配給同一人,損害了內部審計的獨立性。其次,內部審計人員綜合素質有待提高。專業勝任能力和應有的關注是內部審計人員發揮內部審計作用的根本,與各部門進行有效的溝通又是內部審計人員獲取信息的重要手段,同時還應具備良好的職業道德修養。現階段,大部分國有煤炭企業的審計人員是由財務人員轉行而來,本來財務工作就不甚精通,審計崗位就更難以勝任。由于內部審計流于形式,不能及時發現會計基礎工作中存在的問題,致使監督制度形同虛設。
3、加強國有煤炭企業會計基礎工作的對策建議
3.1、轉變煤炭企業高層管理人員的財務管理觀念
煤炭企業高層管理者的經營理念和道德觀念直接關系到企業的整體環境,高層管理者應當營造講誠信、講道德的企業文化氛圍,設計健全的企業內部控制制度,嚴格執行企業的規則制度,做到不凌駕內部控制制度之上,不給舞弊留下任何機會。高級管理者只有重視會計基礎工作,提高財務管理部門的地位,其他部門(如:采購、生產、銷售、人事等)才會對財務管理部門在企業中的重要性進行正確的認識與重視,從而確保會計基礎工作所需原始數據的完整性、準確性、及時性。會計基礎工作才能發揮它的作用提升管理能力為煤炭企業帶來最終效益。
3.2、加強對煤炭企業會計人員素質的培養
煤炭企業要結合自身的生產經營特點設置合理的崗位職責,做到權責清晰、分工合理、各司其職。對于會計人員的整體素質要從以下幾個方面進行提升:首先,完善會計人員的準入制度。在選聘會計人員時,要重點關注學歷、專業和相關職稱。其次,健全財務管理者的晉升制度。對于企業中優秀的、業務能力強、職業道德高尚的年輕人應予以栽培提拔,將他們堅持準則、愛崗敬業、誠實守信、積極向上的優秀品質發揚光大,形成良好的財務文化,提高企業的團隊精神,共同抵御市場風險,最終實現企業的發展運營目標。最后,建立會計人員繼續教育制度。所有會計人員不僅要按時完成會計繼續教育,還要鼓勵會計人員報考初級會計師、會計師、高級會計師等相關職稱考試,并提供相應的配套設施,對于取得優秀成績的員工要給予物資獎勵,并將職工薪酬與職稱相掛鉤從而調動會計人員的積極性。企業也應建立培訓和考核制度,以提高人員隊伍的思想素質和執業水平。
3.3、完善會計檔案管理工作的各項規章制度
國有煤炭企業應當從以下幾方面完善會計檔案的管理制度:一是規范會計檔案歸檔制度。嚴格按照規定將每年形成的會計檔案整理立卷、裝訂成冊、編制會計檔案保管清冊。二是完善電子檔案管理系統,建立電子會計檔案與相關聯的其他紙質會計檔案的檢索關系。三是規范會計檔案保管。國有煤炭企業應當嚴格執行《會計檔案管理辦法》及時將會計檔案移交檔案管理部門保管。對于暫由財會部門保管的會計檔案,要由專人負責。四是加強檔案管理崗位培訓,提高會計檔案的案卷質量。會計檔案管理及操作技能的培訓,納入檔案管理人員上崗前的培訓中,從源頭上做好會計檔案的整理規范工作。五是加大會計檔案的監督力度。定期檢查會計檔案,確保會計檔案的真實、完整、可用、安全。對于恪守盡職的人員給予表揚和獎勵,對于玩忽職守的人員要給予批評和懲罰,做到獎罰分明。
【關鍵詞】 高校;檔案管理;對策
一、檔案管理在高校管理中占有很重要的位置
高校檔案在教學、科研、管理過程中形成的檔案資料,是一種不能再生的信息資源,是記錄和反映高校整體工作全貌的載體。 國家教委 6號令《普通高等學校檔案管理辦法》第三條明確指出:“高校檔案工作是辦好學校的重要基礎工作之一,各高校必須把檔案工作納入學校整體發展規劃加強對檔案工作的領導和管理。”由此可見,作為記錄和承載學校歷史沿革的檔案管理工作,是整個學校發展過程中不可忽視的重要部分。 特別是隨著經濟、信息、科技和人才競爭的日益全球化,高校在整個國民經濟發展中所占地位日漸提高,作為重要信息資源的高校檔案,其價值越來越被社會所認同,只有不斷提升檔案的收集、整理、保管、鑒定、利用水平,才更有利于促進學校的健康快速發展,提高和擴大高校的知名度。
二、高校檔案管理工作存在的主要問題
1、檔案宣傳不夠、檔案意識缺乏
不論是領導、教師還是管理人員本身,檔案意識都不強。有的領導,文件到手里之后,就自己收起來,甚至弄不見了。如果檔案管理員不去主動索取,就會造成檔案文件材料的遺漏。同樣,教師們在教學中所做的工作,如果沒有及時把它記錄下來,并交給檔案管理員收集整理,一旦需要相關材料,只有隨便弄一個。這樣整理出來的材料既不詳細又不具體,教學工作也就失去了準確的記錄。
2、文件材料收集、整理不齊全
歸檔門類不全,比較注重紙質資料的搜集。現在很多高校只注重公文、財務、人事、基建等方面的檔案收集,而對于磁帶、圖片、光盤、錄像帶一類檔案的收集往往不重視,沒有及時歸檔,造成這些寶貴資料的遺失。比如,在校企合作過程中形成的一些圖片資料和影像資料保存不全,平時進行社會調研以及學生到企業頂崗實習的圖片資料不注意收集,沒有及時歸檔。隨著人員的變動和時間的流逝,這些寶貴的一手資料就遺失了。
3、檔案管理現代化程度低
檔案材料從收集、整理到保管、利用等環節主要依靠傳統的手工操作,工作進度慢,利用效率低。這一現狀與高校管理科學化、現代化的要求差距甚大。雖然也有一些人事檔案管理部門配置了計算機等現代化管理設備,但由于軟件比較落后,常常只能歸、不能用。
4、基層檔案工作人員隊伍不穩定、檔案管理技能欠缺
根據《普通高等高校檔案管理辦法》的規定,高校基層部門應該增設專兼職檔案人員。現實是,基層檔案管理人員以兼職人員為主,主要是系部秘書、輔導員等兼任,工作人員的精力分散,檔案收集工作的責任心不強,日常資料的收集沒有形成制度化。另外,基層檔案管理的工作人員以兼職為主,缺乏必要的檔案管理意識,檔案業務素質不高。
三、提高高校檔案管理工作水平的對策
1、加強檔案工作的宣傳,增加全員檔案意識
各級檔案工作人員要樹立服務意識,做好本部門的檔案資料收集和整理工作。比如,可以將一些檔案利用后產生較大經濟效益和社會效益的成果做成宣傳圖片,大力宣傳,使學校領導、教職工、學生知道檔案的巨大作用。增強檔案工作的服務意識,有義務向大家普及檔案知識,建立暢通的溝通渠道,這對檔案收集工作會有很大的促進作用。通過宣傳,使大家認識到檔案的形成、積累與每個人有關,檔案是不可再生資源,無價之寶,檔案必須集中統一,歸國家所有。否則,將會違法,受到制裁。
2、建立檔案管理網絡和規章制度
建立檔案管理網絡,培訓工作人員。建立本單位的檔案管理規章制度,統一內部的做法及規范,是科學管理、有效利用的需要。檔案管理制度、分類大綱及不歸檔范圍、保管期限表、控制措施、考核制度與經濟掛鉤等。檢查各部門日常工作的義務;產生原始資料的部門應負有收集、整理的責任,加大對個職能部門的監督、指導力度。
3、選準切入點,疏通檔案收集渠道,保證文件材料收集齊全、完整、準確
必須貫徹集中統一管理的原則,避免分散在業務部門或個人手中。收集工作要遵循檔案的自然形成規律。收集工作要保證按制度接收,有切實可行的控制措施。 疏通和確定收集渠道,定向、定內容收集,對具體文件應落實到人,做到“三納入、四參加”。做好收集工作的幾個“結合”接受歸檔與現場收集相結合;隨時收集和集中收集相結合;收集工作同計劃管理相結合;對內收集和對外收集相結合。總的講,加強控制手段,發揮檔案人員的監督職能,保證文件材料的完整、準確、系統。各職能部門收集職責范圍形成的文件。涉外、協作的大項目應各單位負責各自形成的文件。以能夠反映單位整體面貌為基本原則。根據文件材料的查考、保存價值確定歸檔范圍。根據責任主體確定歸檔范圍。《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》(2006年12月18日國家檔案局令第8號公布實施)10號令《企業檔案工作規范》(DA/T42-2009)《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》(DA/T28-2002)。文件材料的質量必須字跡清楚、圖樣清晰、圖表整潔,簽字 認可手續完備;需永久、長期保存的文件不應用易褪色的書寫材料書寫、繪制;復印、打印文件及照片的字跡、線條和影像的清洗劑牢固程度應符合設備標定質量的要求;錄音、錄像文件應保證載體的有效性;長期存儲的電子文件應使用不可擦除型光盤。
4、掌握業務規范,夯實基礎工作
學習、掌握現行法規、標準。《檔案工作基本術語》(DA/T1-2000)《歸檔文件整理規則》(DA/T22-2000)《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》(2006年12月18日國家檔案局令第8號公布實施)《企業檔案工作規范》(DA/T42-2009)《會計檔案管理辦法》、(財會字[1998]32號)《會計檔案案卷格式》(DA/T39-2008)《照片檔案管理辦法》(GB/T11821-2002)《磁性檔案管理與保護規范》(DA/T15-95)《檔案庫房技術管理暫行規定》(國檔發[1987]19號)《檔號編制規則》(DA/T13-94)《科學技術檔案案卷卷構成的一般要求》(GB/T11822-2008)《電子文件歸檔與管理規范》(GB/T18894-2002)《電子文件歸檔技術要求和應用規范》(DA/T38-2008)《印章檔案整理規則》(DA/T40-2008)實施標準和法規應注意件的概念、件號(會議材料、會議記錄)歸檔章(頁數可填可不填)、 裝訂(成冊成套的可算一件)、歸檔文件目錄(可裝盒)成套性、完整、齊全、準確、分類宣傳、質量跟蹤、用戶反饋前期、原材料出廠證明、竣工圖前期調研、安裝調試、維修紀錄,原始記錄、數據計算 ,照片、底片的編號,實物檔案。檔案室設施與安全保管也必須重視。配備適合的庫房和設施,安全隱患如老化電線、水管、灶房。檔案管理現代化與單位管理現代化同步,搭建計算機管理文件平臺、實時歸檔、雙重鑒定、信息保護、元數據應用文件管理融入業務管理之中;文件管理嵌入電子政務、電子商務系統;電子文件管理納入信息化戰略和電子化業務體系。
5、牢固樹立服務意識、改進服務手段、提供主動服務
牢固樹立服務意識為領導決策服務;為基層管理、政務公開、民主管理、綜合考核等各項工作提供有效憑證;搭建服務平臺:檢索工具-案卷級、文件級、機讀目錄、編研資料、局域網、展室;改進服務方式:上門、發放目錄、電話調卷;建立工作渠道:了解情況、跟蹤、超前服務;拓展服務功能:政策、法規公布、門戶網站、愛國主義教育。
6、引進、培養人才,加強檔案人才隊伍建設
論文摘要:隨著檔案工作中心從“檔案保管”轉移到“檔案利用”上,對檔案信息開發人員的思維素養要求越來越高,本文就信息資源管理背景下,檔案信息開發人員科學思維的培養問題提出一些解決之策。
恩格斯指出:“每一個時代的理論思維,都是一種歷史的產物,它在不同的時代具有完全不同的形式,同時具有完全不同的內容。因此,關于思維的科學,也和其他各門科學一樣,是一種歷史的科學,是關于人的思維的歷史發展的科學”錢學森教授在《系統科學、思維科學與人體科學》一書中曾提出:“我想思維科學似乎應該是專門研究人的有意識的思維,即人自己能加以控制的思維。檔案工作人員的職業角色已從單純的檔案保管者擴展為同時作為概念、知識的提供者”[1]。檔案信息開發人員面對的更多的是諸如電子文件的真實性鑒定,網絡信息歸檔及其檔案化管理、數字遺產的保護與開發等新問題、新事物的探究都需要檔案信息開發人員對檔案信息的客觀性的把握,對所面臨問題深度和廣大的把握都提出了更高的要求,因此,在信息資源管理背景下,檔案信息開發人員科學思維的培養就顯的尤為重要,檔案信息開發人員需要培養自己科學思維模式,去解決檔案領域不斷出現的新的問題,同時檔案信息開發人員需要對自己的思維模式進行一些轉變,以更加符合檔案信息資源開發對信息開發思維素養的需要。
一、由尋找問題原因思維方式向如何解決問題思維方式轉變
(一)尋找問題原因思維方式、如何解決問題思維方式的定義
尋找問題原因思維指當一個問題出現時,追根溯源,探究問題是如何產生。這種思維方式不適合檔案的實際工作中對實際問題的解決。在檔案信息開發過程中,當遇到與檔案相關的問題時,檔案信息開發人員更多的以如何解決問題作為自己思維的出發點,而不應該以探究問題出現的原因作為自己思維的出發點。而如何解決問題的思維模式是問題發生時,不是去尋找事情發生的原因,而是更多的去尋找解決問題之道。這種思維方式更適合去解決檔案信息開發過程中遇到的問題,是一種更高效的思維模式。
(二)由尋找問題原因思維向如何解決問題思維轉變的必要性
檔案工作人員在實際參與檔案的收集、整理、鑒定、保管、統計、檢索、編研、利用等工作中更多的是考慮如何解決問題,而不是問為什么。所以,檔案人員應該在學習檔案學專業理論知識的同時,注重這方面思維的訓練。
比如根據《機關檔案工作條例》和《檔案館工作通則》等有關文件的規定,檔案館在接收現行單位檔案時,必須符合以下要求:
1.一個單位的檔案,應作為一個整體,歸入一個檔案館。
2.規定移交的應由有關單位收集齊全,必須經過整理,必須經過鑒定。
保管期限要劃分準確,要具備一式三份的案卷目錄(一份經檔案館簽收后退還原但單位保存),一份作為檔案館的檢索工具,一份由檔案館存檔),同時還應附一份有關檔案及其形成單位歷史情況的說明,與該部分檔案有關的資料,應隨同檔案一起移交。現行單位在檔案移交之前,應就檔案的移交時間,移交方式等具體事項與有關的檔案館取得共識[2]。檔案工作人員在參與接收現行單位檔案時,需要判斷接受的檔案是否符合上述條件,而無需探究原因。這是一種檔案工作的思維模式。所以檔案工作人員在日常生活中,遇到各種問題時,應有意識的問自己該如何解決,有什么解決問題之策,只有這樣才能漸漸的由問為什么的思維模式向問如何解決的工作思維模式轉變。并使之成為自己的一種思維慣性。
二、由主觀性思維向客觀性思維轉變
(一)主觀思維、客觀思維定義
主觀性思維指人們在接受信息時,不是客觀地接受面前所看到的信息而是加入自己的背景知識且根據現有的知識經過自己的判斷,推斷后而得出的結論。已經改變了原有信息的原始面貌,而客觀性思維指在接受信息時,只接受客觀信息本身,而不加入個人的主觀判斷。
(二)強調客觀性思維培養的必要性
檔案管理實際工作中的收集、整理、鑒定、保管、統計檢索、編研、利用等工作中的原則與判斷標準都是非常客觀的,檔案信息開發人員必須從實際出發,客觀的實事求是的對其進行判斷,切勿加入個人的主觀臆斷。
另外,在實際的各項檔案工作中,客觀地表達檔案信息和接受檔案信息可以最大量的減少溝通障礙和對信息內容的誤判。同時客觀性思考問題比主觀性思考問題更為合理,更為科學。
所以說檔案管理工作是一項客觀性極強的工作,無論是檔案管理人員之間,還是檔案管理人員與檔案利用者之間在交流信息,相互溝通的過程中,都必須客觀的接受信息。另外,檔案全宗構成的條件、判定檔案所屬的全宗、檔案統計工作的步驟及檔案真偽的鑒辨、檔案鑒定的程序等都需要做到客觀。王向明教授在《檔案管理學原理》》一書中,曾多次提到客觀性。如(1)在檔案著錄的要求中提到,檔案著錄應遵循以下要求:檔案著錄應客觀地反映被著錄檔案的實際情況,在對著錄對象的內容特征和形式特征的分析和選擇過程中,應以著錄對象為主要信息源,如實反映檔案的實際情況,即使對某些需要著錄人員自擬的內容,也應堅持從實際出發,切忌摻雜個人的觀點或褒貶,更不能無中生有,隨意增減。對某些不能確定的內容,應進行細致的考證,對考證確有困難的,也可以存疑;對檔案中某些詞不達意的部分,甚至錯誤的部分,一般也應該堅持客觀性的原則照錄,但應在自擬內容部分或附注內加以說[3]。(2)在檔案檢索中,主題分析的客觀性是按照檔案或提問的本來面目分析其主題,標引人員在分析檔案或提問的主題時,一定要不偏不倚,切忌摻雜個人意見,主觀猜測和褒貶,以避免或減少主題分析誤差的產生,保證主題分析的網羅度,專指度和一致度[4]。
另外陳兆祦、和寶榮、王英瑋合著的《檔案管理學基礎》也多次提到檔案工作對客觀性的要求。如(1)全宗內檔案分類的科學性要求檔案類目和檔案材料的劃分應該具有客觀性,對于任何事物的分類,都必須力戒隨意性,由于檔案不同于其他資料,它是在機關活動中系統地積累而形成的歷史產物,所以必須遵循檔案自然形成的規律,從全宗成分的實際出發進行分類。全宗內文件之間可能有多方面的聯系,應當竭力保護它們在立檔單位活動中原有的某些主要方面的歷史聯系,為此,要按照不同機關、不同檔案的情況,科學地選擇分類方法,合理地設置類目,準確地歸類,使全宗內檔案的分類能夠較為系統地反映出立檔單位活動的面貌[5]。(2)檔案的鑒定應遵循客觀性規則,會計檔案鑒定應當避免主觀性的決斷。會計檔案的鑒定必須按照有關的標準,以及對會計檔案本身保存價值的合理預測為依據進行,各個立檔單位都應當按照財政部和國家檔案局頒布的《會計檔案保管期限表》,結合本單位的會計檔案的實際情況,繪制本單位的會計檔案保管期限表,并用以指導本單位的會計文件、會計記錄或會計檔案的鑒定工作。任何隨意處置會計檔案的主觀性、武斷性的思想和行為都應當避免[6]。
(三)客觀性思維培養途徑
客觀性思維的培養需要一個漫長的過程,需要檔案工作人員在學習和生活中不斷滲透,使之逐漸成為自己的一種思維習慣。
在學習檔案學的理論知識過程中,檔案信息開發人員應有意識的要求自己只接受檔案信息的字面意思,及字面意思的前提,在閱讀檔案學教材及文章中,在涉及到檔案學現象的描述時,只允許自己客觀的接受現象描述的字面意思,不做任何的主觀猜測。
在日常生活與人談話時,需要做到只接受對方說話內容信息的字面意思及字面意思的前提,不加入已有的常識。跟對方講話時,假裝對方什么都不知道,盡量把要表達的內容說的盡量詳盡,齊全。
三、演繹思維與歸納思維模式的訓練
(一)演繹思維與歸納思維定義
所謂演繹思維指以一個主題為中心,由這個中心主題思維層層向外輻射,思維不斷深入,不斷細致化,這符合人類大腦的思維模式,可以將人類的思維過程直觀的呈現。而歸納思維指從部分到整體,從個別到一般的總結概括。
(二)演繹思維與歸納思維在檔案中的應用
全宗內文件的分類主要是從整體到部分,從一般到個別,偏重于分析的方法,偏重于演繹法,立卷主要從部分到整體,從個別到一般,偏重于歸納法。因此,分類時要有一個整體設計方案,按著某種異同將全宗內的全部文件,統一分成若干部分或層次,而且一分到底。
檔案管理實際工作中的收集、整理、鑒定、保管、統計檢索、編研、利用本身就是一個相互影響相互制約的有機整體,需要從宏觀整體去把握,才能使各項工作井然有序的進行。需要用到演繹的思維,而其中涉及到的具體過程是程序化,流程化的操作,需要歸納性的思維,檔案人員只有靈活掌握這兩種相輔相成的思維模式才能在檔案信息的開發中熟練應用。這樣才能提高檔案信息開發的效率。
(三)演繹思維與歸納思維的訓練工具——思維導圖
1.思維導圖簡介。思維導圖,又叫心智圖,是表達發射性思維的有效的圖形思維工具,它簡單卻又極其有效,是一種革命性的思維工具。思維導圖運用圖文并重的技巧,把各級主題的關系用相互隸屬與相關的層級圖表現出來,把主題關鍵詞與圖像、顏色等建立記憶鏈接,思維導圖充分運用左右腦的機能,利用記憶、閱讀、思維的規律,協助人們在科學與藝術、邏輯與想象之間平衡發展,從而開啟人類大腦的無限潛能。思維導圖因此具有人類思維的強大功能。
2.思維導圖在檔案信息開發中的應用。(1)如何制作檔案信息的思維導圖。檔案信息開發中,最大檔案信息的主題(檔案信息的名稱或書名)以圖形的形式體現出來。把主題體現在整張紙的中心,并且以圖形的形式體現出來中央圖要以三種以上的顏色。一個主題一個大分。支每條分支要用不同的顏色題以大分支的形式體現出來,有多少個主要的主題,就會有多少條大的分支。每條分支用不同顏色可以對不同檔案主題的相關信息一目了然。(2)檔案信息思維導圖要求:1)運用代碼小插圖不但可以更強化檔案信息每一個關鍵詞的記憶,同時也突出關鍵詞要表達的意思,而且還可以節省大量的記錄空間。當然除了這些小的插圖,我們還有很多代碼可以用。比如厘米可以用cm來代表。所以可以用代碼的盡量用代碼。2)箭頭的連接在分析一些信息的時候,各主題之間會有信息相關聯的地方,這時,可以把有關聯的部分用箭頭把他們連起來,這樣就可以很直觀地了解到信息之間的聯系了。如果在分析信息的時候,有很多信息是相關有聯系的,但是如果都用箭頭相聯接起來會顯得比較雜亂了。解決這個問題的方法就是,可以運用代碼,用同樣的代碼在他們的旁邊注明,當你看到同樣的代碼的時候,就可以知道這些知識之間是有聯系的。3)只寫關鍵詞,并且要寫在線條的上方。思維導圖的記錄用的全都是關鍵詞,這些關鍵詞代表著信息的重點內容。一定要寫在線條的上面。這樣更有利于閱讀。4)思維導圖有很多線段,它每一條線條的長度都是與詞語的長度是一樣的。思維導圖的體現的層次感很分明,最靠近中間的線會越粗,越往外延伸的線會越細,字體也是越靠近中心圖的最大,越往后面的就越小。思維導圖的線段之間是互相連接起來的,線條上的關鍵詞之間也是互相隸屬、互相說明的關系,而且線的走向一定要比較平行,換言之線條上的關鍵詞一定要讓你自己能直觀地看到,而不是要把紙的角度轉了120度角才能看清楚自己在寫什么。5)做思維導圖時,它的分支是可以靈活擺放的,除了能理清思路外,還要考慮到合理地利用空間,你可以在畫圖時思考,哪條分支的內容會多一些,哪條分支的內容少一些,你可以把最多內容的分支與內容較少的分支安排在紙的同一側,這樣就可以更合理地安排內容的擺放了。整幅畫看起來也會很平衡,你畫思維導圖前,要記得思考如何布局會更好。6)學會思維導圖之后,我還鼓勵你能夠成立自己的風格,每一幅思維導圖雖然都有一套規則,但都能形成個人的風格。關鍵詞是最重要的一部分,因為思維導圖只記錄關鍵詞,檔案信息開發人員在開發檔案信息過程中,如果關鍵詞選擇不正確,思維導圖所要表達的信息就不準確了,要想學會全面總體的分析信息,需要學會觀察出信息當中哪部分是它們的關鍵部分,并搜索到它們的關鍵點,也就是關鍵詞。
3.思維導圖在檔案信息開發人員科學思維培養中的作用:(1)成倍提高檔案信息開發人員學習的速度和效率,更快地學習檔案館藏中的新知識與復習整合已有的檔案舊知識。(2)激發檔案信息開發人員的聯想與創意,將各種零散的有關檔案信息資源的智慧、資源等融會貫通成為一個系統。(3)讓檔案信息開發人員形成系統的學習和思維的習慣,并使檔案人員將能夠達到眾多檔案信息開發人員想達到的目標,包括:快速的記錄檔案館館藏中檔案資料筆記。(4)做思維導圖的時候,檔案管理人員會處在不斷有新發現和新關系的邊緣,鼓勵思想不間斷和無窮盡地流動;有助于檔案信息直接的融合與交叉,建立新的聯系,對信息有所創新。(5)檔案信息開發人員的大腦不斷地利用其皮層技巧,起來越清醒,越來越愿意接受新事物[7]。
俗話說,十年樹木,百年樹人,冰凍三尺非一日之寒,檔案信息開發人員科學思維的培養,需要一個漫長而艱辛的過程,需要檔案信息開發人員對自己的嚴格訓練,也需要思維科學領域新鮮研究成果的注入,這樣才能使檔案信息達到最大化的利用,促使檔案事業蓬勃發展。
參考文獻:
[1]馮惠玲.關于"十一五"檔案學科發展的調查和"十二五"發展規劃的若干設想[g].檔案學研究,2010,5:5-6
[2]王向明.檔案管理學原理[m].上海:上海大學出版社,2009,9(1):87
[3]王向明.檔案管理學原理[m].上海:上海大學出版社,2009,9(1):231
[4]馮惠玲,張輯哲.檔案學概論[m].北京:中國人民出版社,2006,2:209-210
一、會計核算
(一)財務人員必須按照國家會計制度的規定進行會計核算,以實際發生的經濟業務為依據,做到帳目清楚,核算準確,手續完備,內容真實,及時處理賬務,如實反映財務狀況和財務收支情況,及時提供真實可靠的、內容完整的會計信息。
(二)財務人員對不真實、不合法的原始憑證,不予受理;對記載不準確、要素不齊全的原始憑證,予以退回,要求更換。
二、資金管理
(一)嚴格財經紀律,勵行勤儉節約,經費實行統一核算,指標管理,一支筆審簽。局機關經費開支實行經辦人簽明事由、辦公室初核、分管領導審核、局長審簽制度,財會人員憑合法合規的票據列收列支,接受監督。
(二)收入管理
單位的代收資金收入(檔案裝具收入)由財務人員統一開票、收款,每月月底按時繳存財政,每一季度末申請撥付,實行集中管理、統一核算。
(三)經費支出管理
1、經費支出嚴格執行財政預算管理制度,各項支出遵循先預算后支出。
2、經費支付方式:原則上實行財政直接支付或公務卡支付,不具備公務卡支付條件的零星支出實行現金支付。
(四)有關經費管理
1、辦公用品、設施和設備購置管理。實行“股室申報、領導審定、統一采購、統一分配、統一管理、物盡其用”的原則,建立領、銷、存臺賬制度的管理辦法。由股室提出書面申請,經分管領導審核,報局長審批后,由辦公室會同財務室按程序統一采購、配發和管理,并以股室為單位建立臺帳,年終公布。集中采購目錄內的貨物,按程序申報政府采購,嚴禁未批先購。如更換辦公設備的必須交舊領新。物資采購原則上由辦公室會同財務室按照“二人同行、貨比三家、批量批發”的方式采購。
2、辦公電話費。公務活動電話費由局機關統一支付。
3、差旅費。差旅費報銷嚴格執行《縣行政事業單位差旅費管理辦法》,按出差人級別、出差地對應標準,憑據報銷住宿費、伙食補助費和公雜費。凡超標的費用一律不予報銷。所附票據必須與差旅費的性質一致,不能用生活費發票代替交通費、住宿費發票。職工因公出差,必須請示局長批準,并批注出差人數及天數,出差人憑批準后的《出差通知單》送辦公室備案,方能出差。出差回單位后,憑差旅費報銷單和《出差通知單》由辦公室簽審報銷金額后,送局分管領導審核后,報局主要領導審簽。出差回單位報銷費用的時間不得超過10個工作日。
4、培訓費。報銷培訓費用時,必須附領導簽批的文件,按文件規定標準報銷。
5、用車管理。嚴格執行《縣檔案局用車管理制度》。
6、公務接待管理。嚴格執行《縣檔案局公務接待管理辦法》
7、職工帶薪年休假管理。嚴格執行《職工帶薪休假條例》,根據工作情況,并考慮本人意愿,統籌安排職工年休假,在1個年度內可以集中安排,也可以分段安排,一般不跨年度安排。確因工作需要不能安排年休假的,經職工本人同意,可以不安排職工年休假。對職工應休未休假天數,按照該職工日工資收入的300%支付年休假工資報酬。
(五)公款借支制度
職工因工出差或者工作需要借用公款的,由借款人填寫“借款單”,按程序由局長審批同意,財務室方能借款。在回單位后5個工作日內按程序報賬并還清借款。
(六)費用報銷制度
1、票據要求:報銷票據必須合法,發票種類與費用性質相符,要素填寫清楚、完整,大小寫金額相符,不能涂改,有收款單位簽章,公務卡支付的必須附POS小票,且支付的內容與發票內容一致。
2、簽審程序:由經辦人簽字說明,財務人員審核票據,分管領導審核,主要領導審簽。
3、費用報銷要求:各種支出的報銷,必須當月開支當月報銷,原則上不得跨季度、跨年度報銷。
(七)現金管理。
嚴格遵守《現金管理條例》,按現金使用限額支付現金。由出納經辦現金收支,做到日清月結,逐筆記賬,按月報賬,按時對賬,保證現金使用安全。
三、財政票據管理
財政票據由會計管理,負責票據領取、登記、核銷,按收費性質使用票據。不得將票據轉借他人。
四、財務印鑒章管理
財務印鑒章指定專人分別保管,嚴禁在空白憑證上加蓋財務專用章和單位負責人印鑒章。無特殊情況不得攜帶財務印鑒章外出,若必須將印鑒章攜帶外出,需請示主要領導批準。
五、財務檔案管理
1、單位會計應按有關規定和要求,對財務會計憑證、帳簿和會計報表等會計資料定期整理,裝訂成冊,并負責保管,嚴防失火、損壞、丟失。
2、內部任何人員調閱會計檔案須經局長批準。外來人員調閱或復制檔案,要憑介紹信并經局長批準。
[關鍵詞]信息化;會計;基礎工作;管理
doi:10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.06.032
[中圖分類號]F233 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194(2016)06-00-01
1 信息化條件與傳統會計基礎工作差異分析
一是強大的系統功能和有效的權限控制使一切業務處理都留有痕跡。手工記賬做報表及會計電算化初期,人們可以改賬、改報表,長期以來養成一種習慣,企業所做的一切不規范的事情,都由財務人員來善后,仿佛財務人員的價值也在于此。網上有個帖子說:“會計的一生,是與數字打交道的一生,是與稅務局斗智斗勇的一生,是拿生命掩護老板違法亂紀的一生”,說得雖然有些偏激,但卻反映了一定的社會現象。當前,在信息化條件下,一旦生成正式憑證便不可更改,這些系統功能限制,客觀上杜絕了財務直接造假的可能。二是業務處理的橫向融通,將財務管理帶入了全員參與的時代。過去,財務管理、會計核算可能僅僅是會計人員的事情,但時至今日,大量的業務集成憑證由前端業務部門觸發,如何保證前端業務信息與財務信息銜接一致,是擺在財務人員面前的新課題。三是財務業務流程的標準化、程序化,使業務規范、風險在控成為可能。通過推行財務業務標準流程,固化財務管理要求,規范業務操作方式,遵循風險控制要求和不相容崗位設置原則,明確授權管理關系和標準,將大大減少人為操控及違章操作的可能性。四是財務信息系統的強大功能為縱橫貫通、強化集約管控提供了有力支撐。從會計電算化的單機版發展到現在ERP企業管理信息系統,大多數企業的財務數據已實現了橫向聯合、縱向貫通,業務數據推送到財務,為業務財務協同閉環管理打通數據通道;賬務、報表數據各層級穿透查詢和取數,為實施在線稽核、集中管控奠定了堅實基礎。
2 信息化條件下會計基礎工作出現的新問題
一是大量會計憑證由前端業務部門觸發,財務部門被動接收,造成相應的原始憑證大量缺失或者不能及時獲取,無法證明相關業務核算的真實、準確性。二是大量會計憑證的自動生成,使部分財務人員喪失了職業判斷能力。當前大量會計憑證核算規則在系統中提前設置和固化,憑證或者是自動生成,或者是財務人員點擊接收。過去需要財務人員依據會計準則進行職業判斷和賬務處理的工作,現在由系統自動完成,財務人員淪為“被動接收者”“點擊手”,這使許多財務人員認為這些憑證的正確與否跟他們沒關系,不再根據會計準則對發生的業務進行職業判斷,導致部分前端業務人員錯誤操作生成的錯誤會計憑證不能及時被發現和糾正,直接影響會計信息的真實、準確性,甚至還會造成資金超付等錯誤和風險。三是報表自動取數等功能,使財務人員失去了對數據敏感性。過去財務人員進行報表編報時,需按準則要求對報表列示的數據進行逐項分析填列。信息化條件下,絕大部分取數及稽核關系設置一次完成,除部分業務數據外,基本實現了報表自動取數。具體財務人員往往只需點擊“取數”或“稽核”功能即能完成報表的編制與審核工作,這一功能的實現為賬表一致奠定了堅實基礎,但也導致部分財務人員對報表數據不敏感,認為只要是取數的就一定不會錯,對數據不復核、不分析,不容易發現異動或錯誤數據,導致一些數據漏填、錯填情況發生。
3 加強信息化條件下會計基礎工作的著眼點
3.1 加快推進原始憑證規范化工作
原始憑證標準化、規范化管理是財務集約化的重要內容,也是財務規范前端業務的重要手段,更是保證核算業務真實準確的重要依據。盡早明確對經濟業務原始憑證管理要求、規范統一自制原始憑證標準格式、規范集成業務憑證附件管理、強化經濟業務審批流程,對夯實財務管控基礎、發揮財務監督職能、規范企業經營行為、有效防范風險都有重要意義。依據內控標準流程,以經濟業務處理全過程為脈絡,在業務管理風險點、核算支撐依據上狠下功夫,深入挖掘業務、核算與原始憑證的對應關系,分類梳理經濟業務事項的原始憑證管理需求,從原始憑證管理的規范性及可操作性的角度出發,規范經濟業務核算規則及核算要素,統一規范相應原始憑證及單據,應是規范會計基礎工作的重要內容。
3.2 做好會計檔案歸檔及電子檔案應用
會計檔案管理是會計基礎工作的重要一環,會計檔案的及時整理歸檔對保全會計資料、查閱使用具有重要的意義,特別是當企業發生產權變更時這項工作就顯得尤為重要。財務人員應從保護自己、防范風險的高度認識會計檔案歸檔工作,做好檔案的清點、核對與交接。會計電子檔案系統是財務人員便捷查詢歷史資料、利用歷史數據進行輔助決策分析、及時進行業務處理的有效手段,對會計電子檔案應在完善查詢、打印及借閱流程等系統功能應用的同時,加強權限配置與控制,以保證會計信息安全。
3.3 進一步規范財務主數據
不規范主數據對確認業務的真實性、核算的準確性造成不良影響,同時也對公司規范經營造成潛在風險,統一財務、業務數據標準,實現多個業務系統核心主數據的統一管理和共享將對集成業務、規范管理起到重要作用。有效推進元數據、主數據管理系統的深化應用,強化數據質量、數據安全、數據生命周期和數據架構管理,創建更合理的企業級數據架構,使企業數據在清晰的脈絡中流轉,系統間數據交換在一個統一標準的環境下進行,保障企業數據標準、質量及安全,支撐智能決策等應用,從而推動公司業務和諧發展。
主要參考文獻
[1]孫保清.信息化條件下的會計基礎工作體會[J].新經濟,2014