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(一)工程項目財務管控模式
工程項目財務管控模式包括管理理念、機構與人員設置及職責與權限、管理流程與管理制度、管理方法與工具、過程監督檢查及績效管理等,是企業獨特的財務管理經驗積累,作用于工程項目建設全過程。
(二)工程項目前期財務策劃能力
工程項目實施前所進行的總體財務戰略規劃,包括分部分項工程成本費用控制策劃、分包或協作成本控制策劃、設備物資采購策劃、管理費用及稅收策劃、利潤策劃、資金需求及融資策劃等,并反映和評估可能發生的重大重要財務風險,形成前期財務策劃方案,以及對策劃方案的復核和審批,作為整個工程項目建設管理和控制的依據。
(三)工程項目建設過程財務風險揭示與控制能力
工程項目建設周期長,客觀存在諸多不確定因素,需要動態識別影響財務目標的風險事項,并評估發生可能性及影響程度,及時制定風險應對措施。具有完備的風險管理機制,并嵌入內控系統,是實現工程項目財務目標的重要保障。
(四)工程項目收支結算與資金管理能力
工程項目具有階段性結算特點,但客觀存在合同解讀與執行、變更設計或設計變更、新增減工程等復雜情況,需要建立一套充分支撐結算要求的管理程序和檔案管理制度,并依據結算特點合理測算工程建設資金需求。結算風險控制是工程項目建設財務管理的重要內容之一。
(五)工程項目財務合規控制能力
工程項目建設涉及較多規范管理,包括國家相關法律法規的遵從,以及企業制定的各項管理制度。是否具備設計健全完善、操作性強和執行有效的內部控制系統,是相關部門和人員履職及協同實現工程項目財務管理的保障措施。以上五項財務管理能力是依據國資委《中央企業全面風險管理指引》(2006)、財政部等五部委《企業內部控制基本規范》(2008)及配套指引(2010),結合施工企業工程項目管理特點所界定的五項綜合性財務管理能力,反映在前期、過程和結果三個環節,構成工程項目財務管理能力的基本內容。
二、施工企業工程項目財務管理能力現狀及評價
目前我國施工企業工程項目財務管理更多關注財務合規控制、財務收支結算和財務表現能力及其結果,而對前期財務策劃、過程財務風險識別與控制能力較弱,狹義財務管理模式特征顯著。這一模式重點關注收入和成本費用的計量和確認,而對其發生的科學合理性并不直接控制,當風險發生并傳遞到財務上,發生虧損或未達到預期經營目標時,財務實際已無應對能力。
(一)工程項目財務管理模式評價
施工企業工程項目一般采用項目經理制及財務主管委派制,項目部按工程建設需要設置工程質量部、經營管理部、財務部等部門,圍繞合同履約,財務管理以營業收入完成率、營業收入利潤率為中心。這一模式存在的主要問題,其一,財務管理的目標不清晰。受招投標的影響,不同項目營業收入利潤率客觀存在較大差異,以此作為績效評價的依據,不能真實反映項目部經營管理水平。其二,財務管理未與風險管理較好結合。工程項目存在較多的變更,而對合同的解讀、分包及結算等主要集中于經營管理部,在風險管理機制不健全的情況下,往往導致重大財務風險發生。其三,會計管理以合同(標段)為對象,未按分步分項法進行成本費用控制,不能及時揭示和評價工程建設過程中的財務管理問題,會計更多起到核算的職能。
(二)工程項目前期財務策劃能力的評價
前期財務策劃對確定工程項目財務管理目標及財務風險評估起到重要作用,但諸多施工企業并未建立前期財務策劃管理制度,未實施前期財務策劃,或者由于成本費用基礎管理信息欠缺,財務策劃方案不盡科學合理,財務預算方案與實際執行偏差較大,不能對整個工程財務管理起到控制作用。
(三)工程項目建設過程財務風險揭示與控制能力的評價
目前施工企業并未建立起一套有效的財務風險管理機制,在合同履行、變更、新增減工程、分包、結算等流程管理過程中,對可能發生的財務風險未加以識別和揭示,評價其發生可能性及影響程度,財務管理處于工程建設的后端,當與財務管理目標產生重大偏差時,實際已無較好的應對策略。
(四)工程項目收支結算與資金管理能力評價
完整齊備的資料是工程結算的基礎,但大多施工企業相關工程量表單填列、監理簽證、業主確認與結算等流程管理并不規范,在工程變更情況下,往往發生結算風險。一些工程未結算款大量積累,導致資金困難。
(五)工程項目財務合規控制能力評價
工程財務管理制度包括管理制度的健全性與完整性,以及可操作性和執行的有效性。在制度設計上,目前更多關注財經紀律及相關法規,而較少從企業可持續發展、風險防范和價值創造的角度完善財務制度,如施工過程財務風險的識別與控制;在制度執行上,一些制度不明確、可操作性差,而有一些制度執行不到位或執行不力,如分包合同分級審批及分包結算管理。
三、施工企業工程項目財務管理能力提升措施
施工企業財務管理能力不僅體現為事后合規控制能力,而應在事前、事中嵌入風險管理方法與程序,體現創造價值的功能。前期財務策劃,過程風險識別、評估和控制,事后合規控制“三位一體”,才是工程項目財務管理應達到的基本狀態。
(一)優化和改進工程項目財務管理模式
一是做好前期財務策劃,明確財務管理目標。涉及大量基礎工作,包括成本費用項目及控制標準,可能發生重大財務風險,以及財務策劃方案審批與執行管理制度。二是調整項目部績效考核方式,從營業收入完成率(合同完成率)、營業收入利潤率評價調整為目標利潤完成率主導的績效考核模式,消除因招投標差異帶來的冗余,更多體現管理創造價值。三是拓展會計監督與控制的職能,按分步分項法細化會計核算對象,歸集收入與成本費用配比信息,動態評價預算執行的偏離情況,揭示工程建設過程存在的風險。
(二)建立與完善工程項目財務風險管理與內部控制
一是將前期財務策劃作為風險控制的基本手段,最終體現為工程財務預算方案,分解到分步分項工程及年度實施計劃中,使預算方案具有可操作性,并作為執行和評價的依據。二是針對合同履行、變更、新增減工程、分包、結算等流程管理過程中可能發生的重大重要財務風險,建立相應的內部控制,如合同變更(含變更設計或設計變更),應有分級審批制度及檔案管理制度,并動態調整預算控制方案;再如結算,應有結算報警制度,對未結算款項達到一定閥值,明確應采取的對策,而對分包結算,應依據分包合同,在結算依據充分前提下,采用集體聯簽制,確定支付款項、金額及方式。在流程管理中,針對關鍵風險點,使財務活動均有相應內部控制。三是建立項目中期綜合性財務評估制度。評估目標不僅在于合規性(內部審計),還在于預算編制與執行、合同及變更情況及在建工程財務狀況、財務信息傳遞及風險揭示與評估和應對管理、存在的主要財務問題等,判定其“在控、可控”程度。
(三)規范工程項目財務管理流程
關鍵詞: 市場經濟企業合同管理 特點
中圖分類號: F715.4 文獻標識碼: A
前言
在市場競爭日益激烈的情況下,人們的合同意識越來越強,可以說市場經濟就是合同經濟。因此,施工企業必須重視合同及合同管理工作。我們不僅要重視簽訂前的管理,更要重視簽訂后的管理。注重履約全過程的情況變化,特別要掌握對自己不利的變化,及時應對合同修改、變更、補充、中止和終止。加強合同各個環節的管理工作,防止由于合同管理不善而造成不必要的效益損失是施工企業各級管理者應關注的。
一、當前企業合同管理的特點
1 合同管理是市場經濟下企業生存發展的需要
市場經濟是競爭的經濟、信譽的經濟,市場主客體是構成整個市場的基本要素,合同則是確保市場主客體權益、維系主客體關系的基礎和紐帶,而合同法對合同起著規范和保護的作用。就中鋼集團馬礦院來說,我院與技術服務方、工程承包方、外委項目供應商方等合作方均存在合同關系,如果在合同管理上不夠嚴謹,一種情況是我院利益受損,另一種情況是使信譽受損,從而失去市場,這兩種結果,都不利于企業的生存發展。
2 合同管理是確保企業利益的需要
在市場經濟條件下,市場主客體的關系就是合同關系,而且在企業內部,合同管理也發揮著重要的作用,在市場經濟條件下,主客體雙方的權利和義務必須通過合同來明確,合同也是界定市場主客體利益的準則和依據。市場經濟是法制的經濟,所以合同所界定的利益受法律保護,違規的行為必將受到法律的制裁,它不以任何人的意志為轉移。因此,不論是技術合同、購銷合同、建設工程合同還是勞動合同等,合同的制定、對雙方的監督、自身的合同履行等都是確保企業利益的需要。
3 合同管理是企業發展市場的客觀需要
市場經濟與計劃經濟是兩個根本不同的經濟體制,它的本質特征是競爭。市場競爭是經濟發展的動力,也是市場經濟的靈魂,自由而有序的競爭,這是市場成熟的表現。市場經濟具有四大特點:一是市場經營主客體的自由性;二是無中央和地方之分,無部門之別的統一性;三是所有市場經營主體可以平等進入的公平性;四是相互促進、相互制約的競爭性。這些特點,是市場經濟存在和發展的基礎。合同則作為統一、嚴謹的市場規則,確保了這些特點的存在,從而促進市場經濟的不斷發展。如果視合同為兒戲,對合同管理持粗放的態度,破壞市場的自由性、統一性、公平性和競爭性,影響市場的規范運作,損害市場主客體的合作關系,最終必將遭到市場的淘汰。
二、基于風險的現階段企業合同管理分析
在市場經濟條件下,企業獲得的經營自愈發的全面,與此同時企業面對的生存環境和競爭環境也越來越復雜,企業只有在遵守市場競爭的規則下,才能順利的參與市場交易和競爭,也才能更好的實現企業自身的價值和達到企業利益最大化。在市場競爭規則中,企業作為一個組織,一個在市場經濟條件下進行商品交易和競爭的組織,合同是實現企業商品交換的重要的手段,也是企業能夠正常運營的關鍵。然而,在合同的管理中也存在著一定的風險,包括合同簽訂中的風險,合同履行的風險以及合同變更的風險等等。為了規避合同管理中的一些風險,增強企業的靈活應變能力,維護企業的利益,合同管理開始逐漸被企業所重視。
1合同管理是企業風險的管理
合同風險包括合同詐騙、無效、權利殘缺、主體不合格、條款有瑕疵等風險。企業如果不能控制合同風險, 就不能避免經營風險和由此帶來的利益損害,如引發法律糾紛, 輕則債權難以實現, 重則威脅企業生存。合同風險管理要從機制人手, 以制度建設為基礎, 明確責任歸口管理部門、崗位, 建立合同承辦人、授權委托、審核會簽、臺帳、歸檔、專用章管理制度,使每份合同都處在受控狀態之下, 工作流程有章可循, 實現合同管理的制度化、規范化、精細化, 杜絕人為因素的影響, 有效地防范、化解風險。但完善、規范的規章還須在實踐中認真貫徹執行, 嚴格按制度操作, 防止當事人制造合同陷阱, 人為挑起事端, 阻礙合同正常履行, 謀取非法權益。
2企業合同管理風險
企業合同管理是企業管理的核心內容,直接決定著企業的正常運行和企業利益的實現。合同管理制度是企業為提高經濟效益而建立的合同管理機構和合同管理制度,以實現企業對合同簽訂、履行、監督、審查等一系列的管理為目的。企業合同管理制度的建立有利于企業的自我約束、自我保護以及自我完善。在企業合同管理中,企業合同管理風險是重中之重。
合同管理風險主要分為客觀風險和主管風險,由于客觀風險是難以避免的,因此合同風險管理主要是實現對主觀風險的管理。合同管理風險中主要包括自然風險、商業風險以及法律風險,在這三種風險中,而法律風險是以勢必承擔法律責任為主要特征。
三、規避風險的企業合同管理建議
1培養企業合同管理的風險防范意識
企業作為一個以營利為目的的組織機構,實現企業利益最大化是每一個企業的根本目標。強化企業合同管理的風險意識,是有效的識別風險、分析風險,最終化解風險的前提。這就要求企業合同管理人員要加強培養合同管理的風險防范意識,從而維護企業的合法權益和實現企業的經濟效益。企業合同管理的風險防范意識是比較容易培養的,這也是企業合同管理人員所應具備的基本能力之一。
2完善企業管理制度和審查制度
合同關系,自始至終都是以一種法律關系呈現出來,這就要求企業要制定一定的制度或是管理機制來確保合同關系由決策變為現實,在合同管理中,全方位、全過程、法律化和科學化的對企業合同進行管理,才能有效的防范可能出現的風險。在這些管理制度中主要以建立企業合同授權管理制度、保密管理制度、文件管理制度、印章管理制度為目標。這些管理制度的建立,有利于企業合同管理工作的高效完成。
在企業合同管理中,除了要逐步完善企業管理制度,還要建立比較健全的合同審查制度。合同的合法性是合同能夠生效的前提和基礎,這就要求企業在合同審查中首先要對合同的合法性進行審查。在合同合法性的前提之下,再對合同的條款的完整性和周密性進行審查,這樣從整體到局部再到整體的審查制度,有利于企業合同由決策變為現實,能更好更全面的維護企業的合法權益和實現企業的效益。
3對企業合同實施規范化管理
市場經濟條件下,企業作為獨立的市場主體,獨立的承擔著經營風險和管理風險。合同既是企業從事經營活動和獲得經濟效益的紐帶,同時也是產生糾紛的根源。
在這樣的背景下,加強企業合同規范化管理變得越來越重要。合同管理對企業能否實現其經濟效益最大戶有著至關重要的作用,是防范企業法律風險和經營性風險的基礎性工作。現代企業若能對合同實施有效的規范化管理,將在企業經濟活動過程中產生巨大的推動力,促進企業長足發展。規范化合同管理,建立完善的合同管理制度,使企業合同管理活動定型化、條文化、制度化和規范化,能夠促進企業的穩步發展。
結束語
合同管理就是對以自身為當事人的合同的訂立、履行、變更、解除、轉讓、終止等行為的審查、監督、控制的總稱。合同管理的目的是依法維護企業在履約過程中的合法權益, 履行對市場的承諾, 提升品牌形象, 創造最佳經濟效益, 增強市場競爭能力, 實現企業的可持續發展。
參考文獻
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【關鍵詞】公司 籌建期 風險 控制
企業風險是指某一對企業目標的實現可能造成負面影響的事項發生的可能性。企業在制定和實現自己目標的過程中,會碰到各種各樣的風險,所以需要進行風險管理。企業風險管理就是通過分析公司的內外風險,制定系統的管理策略來處理這些風險,從而提高公司的盈利能力和實現企業的目標。風險管理的基本程序是風險識別、風險評估和風險控制。新公司籌建之初,各項工作處于起步階段。公司籌建期主要任務主要包括廠房建設、國外設備引進、國內設備的采購等,公司籌建期可能存在的風險主要體現在固定資產投資、公司基本建設控制、安全管理等方面。
固定資產投資可能出現的風險表現在:
第一,設備引進前期的市場調研,設備的性能、各項技術指標是否滿足公司發展的需要;第二,設備采購價格的談判;第三,設備驗收是否符合技術合同要求;第四,設備款項的支付是否合理等。
工程建設方面可能存在的風險表現在:
第一,價格風險:在工程的設計、招投標、施工階段都會產生風險。例如,由于時間緊,對細節的設計較粗,造成施工過程中設計變更較多,從而造成投資增加;由于工期較緊,造成施工圖設計不夠詳細就進行招標,從而不能按現有圖紙包干,造成今后由于圖紙變更產生造價提高的風險;施工過程中的圖紙變更、現場簽證、暫定價等因素引起的造價變更的風險;第二,質量風險:施工過程中的施工隊伍是否按要求施工,易產生質量風險;第三,安全風險:在施工過程中,由于各工種交叉作業,易產生安全風險;第四,工期風險:在施工過程中,由于外界及施工單位自身原因,容易造成脫期,從而產生拖延工期;第五,款項支付的風險:工程按階段付款手續是否符合相關法規、制度和合同的規定;第六,總投超支風險。由于上述風險的存在,可能導致公司總投資額超過可研的預算范圍之內。
針對上述可能出現的風險,筆者以所在公司為例,認為首先需要對各項風險給予充分評估,在分析各種可能性后,在控制企業風險層面,最主要的工作是完善各項管理制度,借助相關政策指導和工作支持,增強公司的風險意識,提出風險控制措施,強化公司風險控制效果。
一、建立健全基建期各項管理制度
公司以寶鋼國際系統管理部下發的基建期管理文件藍本,結合本公司的實際情況,制訂了基建期的各項管理文件。這些文件主要包括財務管理文件、人力資源管理文件、安全生產管理文件以及其他相關管理文件,并將相關文件和制度上報系統管理部,由系統管理部審核、執行董事批準后下發執行。隨著公司發展,公司應在各項基礎建設和以后的經營活動中,繼續加強各項制度的建設和執行,強化風險防范意識,以確保公司快速、安全的完成基礎建設工作。
二、制訂固定資產和在建工程內部控制制度
在公司的基建期,內控制度的建設與執行在風險控制層面特別重要。因此,根據國家財會[2001]41號《內部會計控制規范》(試行),結合公司在建設中可能出現的上述風險,財務部會同項目籌備組的相關人員,組織編寫固定資產和在建工程兩個模塊的內控制度。
固定資產模塊用以規范公司在辦理固定資產請購、審批、采購、驗收、付款、處置等業務時,授權審批手續是否健全;固定資產投資預算的編制、調整與審批程序是否適當;日常保養制度是否落實、維修保養費是否超預算;處置固定資產是否履行審批手續,作價是否合理等;在建工程模塊用以規范重要業務授權過程中,審批手續是否健全;項目決策責任制是否健全,是否有獎懲措施;概預算編制的依據是否真實;款項支付是否符合相關法規、制度和合同的要求等;是否按規定辦理竣工決算、實施決算審計等,以確保工程項目全過程得到有效控制。
三、嚴格執行《建設項目管理辦法》
根據寶鋼國際管理文件《建設項目管理辦法》規定,寶鋼國際各部門對于新公司的建設各負其責。公司組織項目籌備組人員認真學習該管理辦法,嚴格執行管理流程,以保證各階段的工程建設符合管理流程的規定。同時對于工程建設各階段遇到的問題,及時反饋到國際各職能部門,以得到各部門政策方面的指導和支持。
四、針對風險,提出控制措施
公司在寶鋼國際各部門的政策指導下,吸取兄弟公司的經驗,根據工程建設項目中存在的不同風險,提出針對性的控制措施:
(一)采取不同措施控制各階段價格風險
1.在設計階段:加強設計變更管理;參照其他剪切中心的設計,減少變更的風險;采取合同措施,對設計反復變更的情況采取懲罰措施,從而有效控制工程造價。
2.在招投標階段:在招標工作做好招標文件的編制工作,將變更原則在招標文件的合同中規定完畢,做好中標后合同的簽訂工作。
3.在施工階段:制定先進合理的工程造價控制目標,嚴格控制材料價格,嚴格控制設計變更,規范設計變更程序。
(二)強化質量風險、安全風險和工期風險防范
主要是在施工中加強監理的監管力度,減少質量風險;加強施工單位安全防范意識,加強監理對安全的監管力度,減少安全風險;在施工初期由施工單位上報工期,由監理按上報工期監管工期,可以提前預知脫期因素,提前制定方案,減少工期風險。
(三)注重資金支付風險控制
籌建期資金使用項目多、數額大,要建立完善的財務管理制度,保障財產安全,尤其是加強資金審批支付的控制尤為重要。從完善企業內控的角度看,公司建立嚴謹的資金支付管理制度,根據公司的法人治理結構明確支付審批權限。發生經濟業務要有合法、有效的合同或協議,對資金支付的控制應以合同為起點,首先合同應是經過授權審批簽訂的,基建部門根據合同和固定資產投資計劃編制年度和季度、月度資金使用計劃,經批準后按月向財務部門報送用款計劃,申請支付時由基建部門根據查驗的合同執行進度、監理證明單來填寫付款申請單及合同支付登記表,辦理各項審批手續后交財務部門,財務部門對合同、用款計劃、監理證明單、付款申請單和歷次支付記錄復核無誤后辦理資金支付手續,并及時按輔助核算的在建工程項目和合同管理項目分別登記“在建工程”和“往來單位”的賬目,確保款項支付有依據,賬務管理與合同管理一致。在考慮固定資產投資專款專用的情況下,可以在銀行單獨開立專用賬戶,將基本建設支出和日常開支區分開,便于監督管理。基建、審計、公司財務部等相關管理部門積極發揮好各自的職能作用,相互支持、相互配合,形成合力,共同把好工程造價控制關。工程監理單位與施工方交換的意見必需通過寶鋼國際監察稽核部指派的審計部門批準,公司財務部方可支付款項,避免監理單位與施工方私下接觸,損害公司利益。
(四)加強固定資產風險控制
對于固定資產投資存在的風險,主要通過嚴格執行固定資產內控制度加以規范,遇到問題及時與資產管理部和工廠運營部溝通。在建工程核算管理中引入“輔助核算”,將在建的各項資產分別作為一個個項目進行管理,為建造這項資產發生的直接支出歸類計入這個項目,不僅能直觀了解所發生的費用,同時有利于與基建部門的資產管理工作保持一致,待工程達到預定可使用狀態,將不能直接劃分的待攤支出按合適的標準分配計入相應的工程項目中,計算確定完工固定資產的價值,并從在建工程科目結轉至固定資產科目。
五、加強制度執行效果,強化監督檢查
制度建設只是為控制風險制訂一個規范,在實際工作中必須對各項制度的執行情況進行監督檢查,以保證制度的規范執行,從而降低企業風險。對于各項控制措施,各部門必須引起足夠的重視,在建設過程中認真執行并加以改進和完善。公司財務部與寶鋼國際監察稽核部指派的審計部門密切配合,關注建設過程中每一階段可能出現的各種風險,采取措施加以避免,以確保公司的各項建設工作順利開展。
在制度執行情況的監督檢查過程中,對于上述可能存在的風險必須重點檢查。對于制度未執行或執行不到位的,要求其必須按制度規定辦理;對于制度中不合理的地方,根據實際情況及時修改,以確保公司的內控制度真正起到控制企業風險的作用。
參考文獻
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內部控制是為了積極應對復雜的金融環境,及時解決央行事業發展和金融創新中存在的問題和風險,有效防范和化解風險,提高金融服務,促進基層央行職能履行,中國人民銀行湘西州中心支行組織開展對轄內龍山縣支行內部控制情況專項審計。
【審計方法與實施步驟】
為了提高審計工作效率,降低審計風險,采取多法并用開展內部控制審計。
(一)精心組織,做好前期準備工作。一是組建審計組,明確了相關任務和職責。二是認真編制審計方案,確定了審計重點和合理的審計樣本量等。三是編制審計調查問卷,制訂審計調查詢問提綱。四是開展審前培訓。五是做好進點準備。下發了內審通知書,并要求被審計單位按組織自查,。
(二)多措并用,開展內部控制專項審計。一是開展進點會談,提出配合審計的要求。二是查閱會計賬簿、會計資料、各種登記簿、內部管理制度、業務操作規程、會議記錄等資料,掌握第一手基本情況資料。三是分別向行級領導、中層干部、一般干部,發放不同層次的調查問卷,初步了解對內部控制基礎知識的掌握程度,以及風險識別、評估及應對的能力;開展調查詢問5人.次,通過談話了解員工對內部控制體系運行關鍵風險點認知和掌控程度。四是對應急處置流程關鍵控制、退庫業務流程關鍵控制等十六項業務流程進行符合性測試,實地觀察員工對風險環節控制措施的執行情況,發現漏洞和風險隱患。五是積極與被審計單位進行內審情況反饋,共同分析問題產生的根源,查找可能存在的漏洞和隱患。六是注重內控機制上提出切實可行的整改措施,力求從內控機制源頭上控制風險,著力提升審計成果的運用。
【案例情況】
審計發現的主要問題
(一)內部控制環境建設有薄弱點
1.對內部控制的認識不足。在審計期該縣支行領導對內部控制環境建設重視不夠,導致全行員工內部控制基礎知識欠缺,從內部控制調查問卷結果顯示:一是對內部控制基礎知識的掌握不夠。內部控制基礎理論題,支行領導答案正確率為60%,中層干部答案正確率為38%,一般干部答案正確率為32%。二是不能全面正確的識別風險和進行風險評價及應對,反映在對風險應對策略支行領導答案正確率為33%,中層干部答案正確率為0%。三是有33%的員工認為現有的激勵機制的效果不明顯。
2.業務管理制度欠完善。一是未建立業務違規行為責任追究制度及處罰辦法和房屋出租管理制度。二是個別內控制度存在缺陷,部分事項欠缺制度約束。例如:《重大事項決策制度》雖明確了支行黨組及成員工作職責、支行重大事項集體決策主要內容、工作要求及方法,但對反映集體決策過程的相關原始記錄未作要求;《行務公開制度》雖然明確規定了行務公開的組織機構、公開范圍及事項、公開的主要形式、公開的要求等內容,但未明確行務公開的程序,同時對每半年公開一次的財務費用和每月公開一次的勞動考勤情況未明確公開的方式。
3.業務流程未健全。一是未建立行政許可流程圖、行政處罰業務流程圖、行政復議業務流程圖、法律事務審核流程圖。二是對業務管理工作操作流程修訂不及時,造成人事秘書股現行的47項業務工作操作流程未實行風險點管理,已達不到管理的要求。
4.人員崗位配備與管理有缺陷。一是行領導和職能部門負責人的內部控制責任,在其崗位職責中未明確。二是審計期人事秘書股設立了25個崗,但有《信息員崗位職責》、《工會聯絡員崗位職責》、《科技人員崗位責任職責》、《后勤崗位職責 》、《綜合安保崗位職責》、《計劃生育崗位職責》六項工作崗位職責,其任務雖已落實到人,但在《人事秘書股崗位分工表》上無記載。三是審計期內,除對一名國庫業務人員實行了強制休假外,其余的人員包括會計主管和會計部門負責人、會計記賬員、復核員在內的會計人員未實施強制休假。
(二)風險識別與評估不到位
對常規業務和管理活動的風險評估,缺乏行之有效的方法體系。體現在該縣支行現行的制度和操作規程,雖然明確了業務運行和管理活動的特點、目標、要求、處理程序,但從總體上來看:業務操作流程未涵蓋制度規程對各個環節、各崗位風險控制的具體要求,也沒有對或不完全對業務管理關鍵控制環節的風險進行識別標注,特別是未對重要空白憑證、會計國庫對賬、庫房門禁管理等高風險事項的風險隱患進行識別和應對。
(三)內部控制活動存在缺失
1.對賬管理確認控制不落實。一是2013年9月份國家金庫龍山縣支庫省(市)級預算收入、中央級預算收入、地市級預算收入、區縣級預算收入月報表的對賬回單打印日期為2013年10月1日,而對賬部門龍山縣地方稅務局簽署的對賬日期為2013年9月30日。二是2013年12月份國家金庫龍山縣支庫省(市)級預算收入月報表的對賬回單上,龍山縣地方稅務局漏簽署對賬結果及加蓋對賬印鑒。
2.未嚴格執行守庫值班制度。抽查2014年3月16日5時-6時和2014年4月1日3時-6時保衛部門值班守庫電視監控錄像資料,保衛值班崗位上無人;鑒于這種情況,審計組下延抽查了2014年4月1日1:12分-1:20分保衛部門值班守庫電視監控錄像資料,保衛值班人員在保衛值班崗上打瞌睡。
3.財務管理控制活動有缺失。一是機關工會財務管理活動有缺陷。該縣支行機關工會未在銀行開立預算單位專用存款賬戶,所有收支業務均使用現金結算。二是庫存現金管理控制缺失。在現場審計中發現,機關財務室存有行政經費業務備用庫存現金75245.21元;機關工會經費結余庫存現金為20699.30元,違反了與中華人民共和國《現金管理條例》的規定要求。且機關財務室未安裝防盜門窗,存在資金安全隱患,4.未嚴格執行日常業務運行控制管理要求。2013年3月20日劉××、2014年4月11日向××查詢本人信用報告,無本人身份證復印件,造成征信查詢資料不齊全,手續欠完善。
(四)實物保護控制不到位
1.對個人身份數字證書(CA證書)管理控制不嚴格。現場審計發現,該縣支行專職管庫員王××在日常業務處理中,使用專職管庫員張××CA證書進行操作業務,原因是:專職管庫員王××的CA證書,在2012年12月7日到期后上交中支發行科辦理更換手續,至今未辦妥更換手續,違反了《中國人民銀行貨幣金銀管理信息系統管理規定》。
2.××發行庫門禁控制不合規。一是發行庫主門未按要求變更密碼。2013年6月6日,管庫員(王××、張××)變更發行庫主門(1號鎖、3號鎖)密碼,但上次變更時間為2012年11月6日,與《中國人民銀行發行庫門組合鎖使用管理辦法(暫行)》第十條規定要求不符。二是發行庫備用門密碼不能變更。現場查庫發現發行庫備用門已貼封條。查閱《組合鎖使用管理登記簿》,2011年6月3日至檢查日止,發行庫備用門密碼沒有變更記錄。經詢問該縣支行庫管庫員關于備用門管理情況為:備用門可以啟動使用,但瑣具由于使用年限太長,廠家已不能維修,密碼已不能變更,與《中國人民銀行發行庫門組合鎖使用管理辦法(暫行)》第十六條規定要求不符。
【案例分析】
以上問題產生有客觀因素和主觀的原因。
(一)從客觀上看
1、縣支行人員緊張矛盾突出。該縣支行設有發行庫,現有正式員工21人,不能滿足落實制度(按照現行內部控制要求初步匡算,縣支行僅會計、國庫、發行、保衛四個部門最少需要20人。)的最低需求。人員配備存在人少崗多、跨專業兼崗的情況,且人員老齡化趨勢明顯,四十歲以上中、老年同志占82%。可能會因為人員緊張,造成強制休假、守庫值班制度難以執行到位的現象。2、安全設施的物防、技防未跟上。部分設備老化,因資金緊張,沒有及時更新。
(二)從主觀上看
1.對內部控制認識不到位。由于對內部控制理論和方法學習不夠,部分員工對內部控制五個相互獨立、相互聯系又相互制約的要素(控制環境、風險評估、內部控制活動、內部控制的信息及其溝通、對內部控制的監督)缺乏了解,沒有把內部控制看著是一種貫穿于決策、執行和監督過程中環環相扣的、平衡制約的動態機制,不能正確地識別人民銀行分支機構面臨的基本風險。而把內部控制簡單地理解為規章制度的制定與制度的執行,甚至極個別人把制度當成應付檢查的“檔箭牌”和掛在墻上的“擺設”,內控管理理念陳舊。
2.風險管理文化缺失。該縣支行領導雖然注重制度建設和基礎業務管理,但滿足于工作任務完成和業務管理不出大問題,對平時業務中發生的不規范問題,放松了必要的風險警覺;部門少數業務人員則認為做基礎工作難免會出現一些差錯,放松對差錯風險的警惕。表現為內部控制責任不落實,制度意識淡薄,用人情、信任代替制度;操作主觀隨意,存在僥幸心理和麻痹思想,導致制度執行“走捷徑”、“打折扣”,憑經驗或想象處理業務。這次審計發現的未嚴格執行國庫對賬和守庫值班制度,對個人身份數字證書(CA證書)管理控制不嚴格,財務管理控制活動有缺失,發行庫門禁控制不合規等問題,都是因為制度被簡單化、遞減式、抵觸性、表面化、選擇性、被動式或應付式執行所造成,有的問題離案件與重大責任事故可謂只一步之遙,內部控制軟約束。
3.內控機制建設滯后。現行的部分制度和操作規程未及時跟進業務管理要求,有的是沿用以前或照搬照抄上級行或借鑒其他單位現成的規章改頭換面來的,制度和操作規程設計沒有綜合考慮在本行現有條件下是否切實可行,特別是忽視規章制度執行的有效性及其風險危害評估工作,導致內控管理制度和操作規程設計有先天缺陷。表現一:制度規程未覆蓋所有業務運行和管理活動,導致個別管理制度規程缺失。例如:激勵機制不足,約束處罰機制短缺;行政事務管理操作流程未實現風險點,未進行風險識別、風險應對控制措施不明確,制度規程的規范保障作用被打折扣。表現二:部分制度未涵蓋業務活動的全過程或方方面面,原則性條款多,控制措施針對性欠強;出現部分事項欠缺約束。表現三:對于業務和管理活動的風險評估缺乏行之有效的方法體系,一些高風險事項未得到及時識別和應對。
4.內部管理監督不到位。一是不能正確處理檢查監督與爭先創優的關系。怕“家丑外揚”,為了本單位或個人的名利,對檢查問題進行“篩選”,檢查上報問題要么輕描淡寫,要么避重就輕。無形中助長了違規行為。二是是對逾越內控行為的查處手軟。在“出現問題一解決問題一再出現問題―再解決問題”的循環過程中被動管理。對違規行為責任追究也只是口頭上的空話,導致違規違章、屢查屢犯。
【案例啟示和建議】
(一)進一步優化內部控制環境建設。龍山縣支行領導應進一步提高對內部控制重要性的認識,將加強內部控制環境建設作為健全內部控制體系的首要任務。一是支行領導和部門負責人要切實履行內部控制管理職責。二是深入開展央行內控文化建設。利用各種形式進行內控教育、思想政治教育、職業道德教育以及法制教育,不斷深化和豐富央行內控文化建設內涵。引導員工樹立“遵守內控制度為榮,違反內控制度為恥”的榮辱觀,增強制度觀念、法紀觀念;切實提高員工職業道德素質,用“規范、進取、創新”的文化理念的引領員工增強團隊精神,激發員工的工作熱情和責任心,為內控管理提供了強有力的精神支撐。三是加強教育培訓強化干部職工業務培訓,使每個崗位人員了解內控制度,熟知業務操作,掌握崗位要求,實現業務素質和責任意識的整體提高。
(二)加快建立長效內部控制機制。認真貫徹執行《中國人民銀行分支機構內部控制指引》精神。一是進一步完善內控制度和操作規程。對內控機制進行全面、徹底的梳理,針對目前內控制度操作規程方面存在的問題和缺陷,進行查漏補缺,建立業務違規行為責任追究制度及處罰辦法、房屋出租管理制度、行政許可流程圖、行政處罰業務流程圖、行政復議業務流程圖、法律事務審核流程圖,完善層次分明、風險明示、措施針對的內控制度和業務操作流程;建立權責清晰的運行機制,使每個人各司其職,各負其責,獎懲公平。消除內部控制機制上的盲點和漏洞,實現風險控制全方位、全過程、全員參與,構筑內部風險防范的重要屏障。二是注重建立內控人力資源保障機制。通過員工考核機制、激勵機制、員工培訓機制、違規責任追究機制等人力資源管理手段,從而促進人員素質不斷提高,確保每位員工、特別是重要崗位員工勝任本職工作,形成長效機制,促進持續發展。三是盡快建立對常規業務和管理活動的風險評估的方法體系。
關鍵詞:建筑工程;施工;合同;風險;管理
中圖分類號:TU761文獻標識碼: A 文章編號:
引言
建設工程施工合同是指發包人(建設單位)和承包人(施工單位)為完成商定的施工工程,明確相互權利、義務的協議。它建設工程施工合同作為承包人進行工程建設施工,發包人支付價款的合同,是建設工程的主要合同,同時也是工程建設質量控制、進度控制、投資控制的主要依據。首先,建筑市場實行的是先定價后成交的交易方式,該特性決定了建筑行業的高風險性。其次,建筑工程具有規模大、工期長、材料設備消耗大、產品固定、施工生產流動性強、受自然條件、地質條件和社會環境因素影響大等特點,這決定了施工合同具有獨立的特殊性、履行期限的長期性、合同內容多樣性和復雜性。因此,為了避免在激烈競爭的建筑市場中得風險,施工企業必須重視合同風險管理,有效的降低工程風險,增加企業利潤。
一、建筑工程施工合同風險的主要因素
合同風險是合同中的不確定因素,它是工程風險、業主資信風險、外界環境風險的集中反映和體現。根據合同主體行為劃分,它包括主觀性合同風險因素和客觀性合同風險因素兩方面。
1.客觀性合同風險 合同的客觀風險是法律法規, 合同條件以及國際慣例規定的其風險責任是合同雙方回避是法律法規, 合同條件以及國際慣例規定的其風險責任是合同雙方回避的, 通過人的主觀努力往往無法控制。例如, 合同規定承包商應承擔的風險有, 工程變更在15%的合同金額內, 承包商得不到任何補償, 這叫做工程變更風險; 又如合同價格規定不予高速, 則承包商必須承擔全部風險, 如果在一定范圍內高速, 則承擔部分風險, 這叫做市場價格風險; 還有在索賠事件發生后的28天內, 承包商必須提出索賠意向通知,否則索賠失效, 這叫時效風險。
2.主觀性合同風險 合同的主觀性風險是人為因素引起的, 同時能通過人為因素避免或控制的合同風險。在相當多的國內施工合同中, 業主利用有利的競爭地位和起草合同條款的使得條件, 在合同協議中或通過苛刻的條件把風險隱含在合同條款中, 讓承包商就范。而承包商為了急于承攬工程, 在合同協議中, 對自身權利不敢據理力爭, 任其擺布。對合同談判只重視價格和工期, 對其他條款不予注意。這樣即使不平等的合同也愿意簽, 甚至有欺騙的合同也敢簽, 在合同簽訂上表現出極大的盲目性和隨意性。
承包商不是作為法人權利主體參與對等的合同談判,而是受制于業主,這樣很容易處于被動狀態,在這種心理狀態下很難體現平等性,自然增加了履行合同的風險性。承包商十分輕信業主在合同以外的妥協和許諾,輕率地簽訂了既沒有法律約束力,又無法兌現的“口頭協議”。承包商對簽訂合同的前期準備工作明顯不足,對業主的資信和合同的公正性缺乏嚴格的分析,承包商對合同缺乏識別力;因承包商對合同審查不嚴引起的合同漏洞,缺陷造成了不應有的合同風險,帶來了不必要的損失。
二、建筑工程施工合同風險管理
1.提高合同管理人員的職業素質 提高合同管理人員的綜合素質是保證合同管理質量的有效措施。大中型建設合同一般都是由業主負責起草,業主聘請有經驗的法律專家和工程咨詢顧問起草合同,可能使其中隱含了大量不利于承包商的風險責任條例。因此,承包商合同管理人員首先要具備相應的法律法規知識及其應用能力,熟悉合同簽訂和變更,索賠程序,同時具備工程管理,造價管理知識和運用能力,才能確保在合同談判中處于一種智力均衡,信息對稱的狀態,提高相應的風險管理能力。
2.建立健全建筑工程合同管理制度并善加利用 合同管理環節繁多,包括合同的洽談、草擬、評審、簽訂、下達、交底、學習、責任分解、履行跟蹤、變更、中止、解除、終止等,建筑單位要規范本單位的合同管理,就應該首先就合同管理全過程的每一個環節建立和健全一系列可操作的合同管理制度,使其合同管理有章可循。自覺執行合同條款,全面履行合同義務,是合同當事人一切行為的最高準則。合同交底制度、責任分解制度、每日工作報送制度及進度款審查批準制度是每一個建筑單位都應該建立的合同管理制度。合同簽訂后,合同管理人員應該對各級項目管理人員和各工作組負責人進行合同交底,對合同的主要內容做出解釋和說明,形成合同交底制度。責任分解制度則是指合同管理人員將各種合同時間的責任分解落實到各工作小組,明確其工作范圍和責任,通過合同任務的層層分解將任務落實到人,協調各方面積極配合共同實施合同。而每日工作報送制度要求各職能部門將本部門的工作情況及未來一周的工作計劃報送到合同管理處,能夠確保合同管理人員及時掌握工程信息,對各種問題做出正確決策。鑒于當前成本核算人員因對現場合同情況不熟悉而不能將費用索賠的項目及時納入當月付款要求中的現狀,建立進度款審查批準制度有利于合同管理部門從合同角度對進度款進行審核。只有抓住合同管理這個核心,才可能統籌調控整個建筑工程項目的運行狀態,實現建設目標。
3.對建筑工程合同進行動態管理 合同變更在建筑工程項目實踐中是比較頻繁的,而合同變更往往會導致索賠糾紛,因此在合同簽訂以后,合同管理人員還要對建設工程項目合同進行動態管理,重點把握以下幾個方面:
3.1 建立索賠制度。在工程合同實施過程中出現變更索賠是難免的,因此,必須建立工程變更和索賠管理制度。在施工過程中。合同管理人員要認真研究合同條款,要注意資料的整理、分析,及時辦理有關簽證確認,關注現場動態,積極找尋索賠依據,把握施工索賠的重點,在索賠時效內及早提出變更和索賠。同時在分包合同履行過程中要正確履行合同責任,嚴格控制業主反索賠和分包商索賠的事件發生。
3.2 重視現場簽證。在按照合同條款支付時應該防止過早、過量簽證,特別是合同變更補充協議的簽訂須格外謹慎,簽證必須依據相關合同條款衡量,起到相互制約的作用。尤其要重視設計變更與施工圖錯誤,此類簽證只需簽變更或修正的項目,原圖紙不變的勿重復簽證,已經下料和購料的,務必簽寫清楚材料名稱、規格、型號、數量、變更日期、運輸情況、到場情況、成品情況、有無回收或代用等詳細情況。 3.3及時記錄、收集和整理工程所涉及的各種文件,對合同變更部分進行審核與分析。在實際工作中,合同變更應該與提出索賠同步進行,須業主與承包商雙方達成一致后再進行合同變更。
3.4及時處理停工損失,雙方按合同約定時間以書面形式,按合法程序簽認停工的相關具體內容。
4.建立定期工作報送制度
要求各職能部門必須將本部門的工作情況及未來一周的工作計劃報送到合同管理處,使合同管理工程師及時掌握合同履行的情況和發生的變化;從而能夠及時對已經發生或將要發生的各種問題作出決策。
5.履約后,善后工作應有條有序
項目完工后,工程及時移交、工程結算、工程款支付、質量保修、保修金返還等工作要按照合同約定及時處理,要按規定及時做好善后工作,做到人走帳清、檔案及時轉移等。對于每一份文件、信函、收據借據、照片、會議紀要、語音記錄等都要注意收集和保留,以備發生糾紛后能有憑有據,據理力爭。對于拖欠的工程款,清欠部門、法務部門、財務審計等部門要聯合制定清欠目標,及時清欠,乃至通過法律途徑解決,避免出現呆賬、壞賬。
結束語
市場經濟實際上就是契約經濟,隨著建筑市場逐步完善,合同將發揮更加重要的作用,成為市場雙方不可或缺的紐帶。因此加強施工合同風險管理是是控制工程造價、保證施工企業利潤的重要手段,在當前建筑環境和市場形勢下,對于建設施工企業是一項十分重要的工作。
參考文獻
建設和諧勞動關系,全面規避勞動爭議、違規事件等勞動管理風險的產生,是維護企業穩定發展的前提。勞動管理風險主要發生在對勞動者利益攸關的勞動合同、用工方式和勞動條件等多個管理環節,風險點多、面廣、情形復雜,從發生勞動管理風險性質來劃分,主要有:企業制度與國家法律法規之誤的勞動法規管理風險,企業實施用工自主權之中的勞動用工管理風險,以及與勞動者之爭的勞動爭議管理風險三個方面。
依法治理與人本管理,
規避勞動法規管理風險
1.典型風險
企業管理制度存在錯誤或明顯缺陷、與國家勞動法律法規相悖,使企業管理行為失當且沒有采取必要的措施糾正,導致企業被勞動監察部門查處,或在與勞動者發生的勞動爭議中處于不利地位甚至敗訴(如表1)。
2.風險評估
A類:《勞動法》、《勞動合同法》實施后,企業對法律條文要求未完全掌握,風險產生屬有意為之,可能性低;制度規定涉及員工的核心利益,一旦引發風險發生,對企業的影響極其惡劣,程度極高。
B類:《勞動法》、《勞動合同法》的配套政策法規,企業了解不深,當地勞動部門掌握的政策尺度研究往往不到位,發生的可能性中等;規定涉及員工的基本利益,一旦發生,對企業的影響將較為嚴重,影響程度高。
C類:勞動者有關的福利待遇、勞動條件等,既有新法規,也有老政策,一般都由企業內工作經驗豐富的管理者來實施,發生的可能性低;規定涉及員工的基本利益,員工對其較為重視,一旦發生對企業將有一定影響,影響程度中等。
D類:《勞動合同法》實施后,國家對《職工獎懲條例》等一系列計劃經濟時期的政策進行廢止,企業要及時進行相應的調整。現行國家行政法規,對處罰等行政處理權限進行了嚴格限制,企業再用行政手段管理員工,風險較大。對原國有企業來說存有管理慣性,發生的可能性中等;管理規定涉及員工的核心利益,一旦發生,對企業的影響將較為嚴重,影響程度高。
E類:企業的管理制度涉及員工的利益,經常需要調整變更。企業在制定管理制度時,沒有做到制度合法、程序合法、向員工公示并培訓到位所產生的風險。企業經常制訂或修改管理規定,規范管理的企業大多會按程序辦事,發生可能性中等。企業的管理制度涉及員工的核心利益,一旦發生,對企業的影響將極為嚴重,影響程度極高。
3.防范之道
從分析得知,勞動法規管理風險發生可能性不高,控制風險相對容易,但危害程度高,防范風險須“依法治理”與“人本管理”相結合。
依法治理,就是把企業制度納入法制化管理軌道,實現有法可依。從控制風險角度來說,以事前預防為主,努力做到企業制度在法律法規上的零爭議。操作中采取內外兼顧的策略,抓住要點。
其一,練好管理“內功”,培養企業勞動管理專員,加強勞動法規學習,建立制度審核、集中管理勞動合同等辦法。企業以法律為綱領、以勞動合同為框架,構建管理制度體系為前提,在制度層面構筑企業防范、控制風險的“防火墻”。
其二,借助外力避免風險,聘請外部勞動專家梳理、審定企業制度。企業把管理制度納入法制軌道,既要在勞動合同管理制度上主動與法規對接,具有法律效應;更要在制度建設中主動與當地勞動仲裁部門充分溝通,做到事前請教、得到指導,事后溝通、得到支持,主動消除法律及管理風險。
其三,勞動法律、政策尺度掌握與勞動部門保持一致,重大制度經當地勞動仲裁部門審定并備案。確立企業控制和防范勞動管理風險的管理制度,應以“勞動合同處理辦法”和“勞動合同管理實施細則”為核心制度,以“集體勞動合同”為基本制度,以專業管理制度為主體制度,全面構建企業內部治理體系。
從控制風險來說,人本管理就是實行以愿景引領為主的人才管理策略,努力做到員工理想與企業戰略在發展目標上的零距離,采取形成利益共同體的操作策略。
其一,制定戰略發展目標下的人才發展戰略暨員工隊伍建設規劃。樹立“人人都是人才,人人都可成才”的理念,把企業各類人才發展納入規劃,制訂人才開發和隊伍建設制度。
其二,開辟職業發展通道。針對技術、技能、管理員工分類設置職業發展通道。員工發展既有本專業的上升發展通道,又有橫向交流的渠道。構建競爭性選拔人才和人才交流制度,實現人盡其才,才盡其用。
其三,構建與市場接軌的激勵機制。讓創造價值的員工獲得匹配的回報。建立適合企業特點的人力資本價值回報的薪酬政策,實行中長期激勵和約束制度,如:對上市公司確立股權激勵制度;對非上市公司實施任期分紅權激勵,模擬股權,EVA增量激勵等。
堅持原則與有情操作,
掌控勞動用工管理風險
1.典型風險
勞動用工管理風險,主要是企業行使用工自主權,在執行“選擇規范的用工方式、與勞動者訂立書面勞動合同并全面履行、與勞動者合理約定勞動合同期限、規范解除和終止勞動合同行為并依法支付補償金”等涉及勞動者合法權益的工作中,管理行為失當,導致企業在與勞動者發生的勞動爭議中處于不利地位甚至敗訴,或被勞動監察部門查處(如表2)。
2.風險評估
F類:企業為規避《勞動法》、《勞動合同法》實施后的勞動合同風險,對法律維權存有僥幸心理,采取不規范的用工方式,這種現象在企業或多或少存在,而且來自日常管理中,發生可能性極高。不規范用工觸及員工的核心利益,企業一旦存在這種情況將發生三種風險:一是勞動者認識到增強或利益沖突必將產生爭議,企業方將在爭議處理中十分被動。二是企業的風險從勞動合同管理領域擴大到人力資源管理領域。這種臨時用工或勞務派遣,嚴重削弱了單位的用人基礎,長期使用后員工普遍缺乏歸屬感和忠誠度,有本領后遠走高飛,導致人才流失。三是更為重要的,國家正在規范勞務派遣用工,未來政策風險不能確認,對企業來說影響極其惡劣,影響程度極高。
G類:企業勞動合同樣本和管理制度容易制訂,但難做到位,基層每一位管理者工作失誤或疏漏都可能成為勞動者訴求的理由,發生的可能性高;這類爭議發生后,企業最多是經濟損失,影響程度中等。
H類:企業的規章制度缺乏合法性和執行的規范性,一般發生在管理工作不規范的情況下,可能性低;處理員工勞動合同涉及核心利益,一旦發生,對企業將有嚴重影響,影響程度高。
I類:企業涉及勞動者利益的工資、福利和勞動保護等專業管理的嚴謹和細致程度,決定了發生風險的可能性。除對在職員工的管理外,對從事有毒有害工種員工的入職和離職管理,也存在較大風險,發生的可能性高;這類爭議觸及員工核心利益,一旦發生對企業影響較為嚴重,影響程度高。
法律風險貫穿企業經營管理的始終,對企業的興衰有著重要的影響作用。而在當今建設法治中國的大環境下,如何防范和控制企業法律風險,提高企業的市場競爭力,顯得尤為重要。
一、企業法律風險概述
結合2004年5月國資委頒布的《國有企業法律顧問管理辦法》中第一次正式提出企業法律風險的概念,及國內學者的主流意見,筆者從風險誘因和風險后果入手,將企業法律風險界定為:企業在經營管理過程中,基于法律原因――外部法律環境變化或企業自身的違法行為――所需承擔的不利法律后果。具體又可根據風險誘因的不同,分為外部風險和內部風險;根據風險后果可分為訴訟風險、處罰風險等。同企業管理中的其他風險相比,其主要有以下特征。
(一)相對確定性
企業的法律風險是相對確定的,包括兩方面:一、法律風險發生原因法定,或是因為外部法律環境的變化,或是企業自身的違法行為所引起;二、法律風險引起損失相對確定,企業在經營管理中因法律原因所需承擔的法律后果是根據法律明文規定進行確定。
(二)可預防性
由于法律風險發生原因具有法定性,企業可通過完善法律風險防控體系,規范自身的經營管理行為使其符合法律法規的規定,以此來達到預防法律風險的目的。
二、企業經營管理中的主要法律風險
(一)合同風險
合同是平等主體的自然人、法人、其他組織之間設立、變更、終止民事權利義務關系的協議,合同法律風險是指企業在合同訂立、生效、履行、變更、轉讓、終止過程中產生的法律風險,與企業經營活動息息相關。常見的合同法律風險主要有合同主體不符合法律規定、合同簽訂過程因過錯導致的締約過失責任、合同內容違法、合同條款約定不明引發合同履行不能等一系列在合同訂立、履行過程中發生損失、承擔不利法律后果的情形。
(二)企業人力資源管理過程中的法律風險
新《勞動合同法》的實施,既能更加有效地保護勞動者的合法權利,又對我國企業的人力資源活動提出了更高要求,企業面臨法律風險的可能性也加劇,具體有以下幾點:企業在招聘活動中可能存在戶籍、性別等就業歧視行為招致訴訟風險;在訂立勞動合同過程中存在試用期、未依法簽訂書面勞動合同及勞動合同內容條款違法等法律風險;在勞動合同終止和解除過程中,企業可能存在違法解除情形,需承擔支付賠償金的法律風險;以及企業可能存在制定企業規章制度上的法律風險、勞動合同變更的法律風險及勞務派遣中的法律風險等諸多情形。
(三)知識產權法律風險
知識產權作為企業的無形資產,是企業在參與市場競爭重要的資本之一,知識產權包括著作權、專利權、商標權,因而企業知識產權法律風險主要是指在企業經營管理中,對知識產權的使用存在專利權被冒用、商業秘密被泄露、商標或域名被搶注等法律風險。當今的市場經濟活動中,企業間因為知識產權被侵犯或侵犯他人的知識產權而產生法律糾紛、蒙受巨額經濟損失的實例不甚枚舉,例如西門子公司搶注海信集團商標、華為和美國思科公司陷入知識產權糾紛而不得不暫時停止部分涉侵權產品,由此可見知識產權法律風險實與企業的興衰存亡關聯之密切。
只有提高企業對知識產權的重視程度,加強對知識產權的保護,才能減少企業知識產權法律風險,從而提高企業的市場競爭力。
除上述三點之外,企業法律風險還包括企業設立中的法律風險、企業產品質量法律風險、企業海外并購法律風險等諸多方面。
三、企業法律風險的防范管理
(一)完善企業經營管理制度建設
企業通過建立規范、完善的經營管理制度可以有效的避免法律風險,事實上,企業法律風險的部分成因緣于企業內部經營管理制度存在漏洞。企業可通過制定以及完善相關的規章制度,例如人力資源管理制度、知識產權保護制度、產品質量售后監控制度等,同時建立健全企業內部監督體制,規范具體領導者和員工的經營、服務行為,促使企業相關經營管理行為更加符合相關法律規定,以此把降低企業法律風險,尤其是內部風險。
(二)加強企業法律顧問隊伍建設
考慮到企業法律風險防范專業性強的特點,企業管理者應重視對專業法律人才的選拔、聘任,在企業機構中設置專門的法律顧問部門,總覽企業有關法律等問題的具體實施,對涉及投資、產品開發及買賣等重要項目應積極參與其中,通過法律調查、法律意見書、起草合同文本等工作,及時、有效地防治企業法律風險的發生。而一旦企業發生法律風險,法律顧問團隊也可以通過訴訟、仲裁等有效途徑,維護企業的合法權益,避免法律風險的進一步擴大,及時止損。
(三)提高企業全員的法律風險防范意識
提高法律風險防范意識是預防和規避法律風險的有效途徑,因此企業全員必須強化法律風險防范意識。具體措施可包括:由企業定期組織對員工的法律知識培訓活動,在企業內部對新頒布實施的法律規范進行系統學習,針對員工的具體工作崗位展開相關的法律經驗教育,以達到有效防范法律風險的目的,而對于企業的領導者,不僅要增強其相關的法律知識還需加強其自覺尊法、守法、畏法,合法有據進行企業經營活動的決策。
上述列舉的法律風險防范措施較為簡略,更詳細具體的防范體系構建還有待日后進一步的完善。
關鍵詞:建筑工程;管理;風險防范;控制措施
1合同風險的具體表現形式
按照合同管理的性質,可將合同管理風險分為可控風險和不可控風險、內部管理風險和外部環境風險、直接管理風險和間接管理風險等。
1.1 可控風險和不可控風險
按照風險防范控制的等級劃分,合同管理風險可分為可控風險和不可控風險。可控風險是在合同管理過程中,通過實施規范化的流程管理,進行信用風險評價、履約風險評估、合同爭議解決、合同解除管理等,最大限度地規避或降低風險。不可控風險是指由于受宏觀經濟環境、政治、政策、法律以及自然災害事故等因素影響,造成合同不能正常簽訂、履行。
1.2內部管理風險和外部環境風險
合同管理的主觀風險受內部和外部主觀因素的影響,很多是可以規避的。內部管理風險是由于合同管理制度不健全、流程管理不規范、監督不到位、人員素質較低等因素,造成在合同簽訂、履行、變更或轉移、解除過程中存在風險,這種風險可導致企業經營決策失誤或帶來巨大損失。外部環境風險是由于合同對方信用等級較低、不正當競爭以及財務狀況不佳等因素,造成的蓄意欺詐或違約導致合同管理風險。
1.3 直接管理風險和間接管理風險
合同管理的風險可分為直接管理風險和間接管理風險。直接管理風險是企業自身在直接參與合同管理全過程中,由于在合同評審、履約、變更或轉移方面存在管理不規范、制度機制不健全、監督不到位等因素,給合同管理帶來的直接風險。
間接管理風險是企業自身在間接參與合同管理的全過程中,由于合同中的聯合體成員、分包方及第三方等多方面原因,造成合同的履約、變更或轉移、終止等方面存在的管理風險。
2合同管理風險的成因分析
合同管理風險貫穿于合同的簽訂、履行、變更或轉移、終止等各個環節。導致合同管理風險的主要原因可分為以下方面:
2.1 外部環境方面
外部環境因素是導致合同管理風險的客觀因素,主要涉及經濟環境變化、政策和法律法規調整、自然災害事故等不可控因素。經濟環境變化因素受國際經濟全球一體化、市場經濟發展和政治、社會形勢等影響較大,只能提前進行預測和進行必要的風險規避。政策和法律法規調整因素主要是國家根據經濟社會發展形勢,對宏觀經濟政策、財政政策、貨幣政策和現行法律法規的適當調整,調整的內容、時限、幅度可在一定范圍內搜集和預測,相對經濟環境變化風險可控程度高。自然災害事故因素偶然性較強,很難提前進行預測,在合同簽訂和履行中,可通過風險轉嫁等進行分擔。
2.2 風險防范與控制方面
風險防范與控制意識因素是導致合同管理風險的主觀因素,主要涉及對合同的風險意識、法律意識、責任意識等因素。風險意識因素是對合同隱含的風險認識和重視程度不夠,缺少必要的風險防范與控制措施。如在合同中經常出現責權利不平衡,罰責不對等的情況,使承包方在苛刻的條件下,被動地承受質量、付款、索賠等方面的諸多風險。法律意識因素是在合同的簽訂和履行全過程中,對現行的法律法規掌握不深,重視程度不夠,對合同條款未做仔細推敲,未按現行政策和法律法規簽訂和履行合同,不能有效地規避合同法律風險。例如:一些建筑工程在開工后再補簽合同,存在較大風險。責任意識因素是對合同管理風險防范與控制的認識程度不高、責任意識淡薄,造成風險防范與控制措施失靈,給合同管理帶來風險。
2.3合同管理制度方面
合同管理制度方面是導致合同管理風險的關鍵因素,主要涉及合同評審制度、成本核定制度、工程款支付制度、結算管理制度等因素。合同評審制度因素是各部門在合同評審中未按評審程序、內容、標準、時限等進行評審,致使合同不能正常簽訂或存在履約風險。成本核定制度因素是未按成本核定制度進行成本分析、核定,造成經營風險。工程款支付制度因素是一些單位未按合同條件支付工程款或隨意挪用工程款,對各類分包/分供合同的付款不能加以有效控制,導致合同履行存在風險。結算制度因素是由于結算制度不完善,不能及時對已竣工項目進行結算;對以往項目不能及時進行清理、核查數據;監督管理工作不到位等,導致結算不能順利進行,合同履約不能圓滿完成。
2.4人員素質方面
人員素質方面是導致合同管理風險的重要因素,主要涉及人員的知識結構、能力水平等因素。知識結構因素是合同管理人員由于知識結構單一或對經濟社會變化的敏銳性不強,缺乏對國際國內經濟環境變化、政策和法律法規等的準確分析、預測,造成合同在簽訂和履約過程中存在一定風險。能力水平因素是合同管理人員未能發現合同中條款不合理的風險;發現問題,但未提出合理性改進意見的風險;起草合同人員未采納合同審核人員提出的合理化建議的風險等,致使合同管理過程中存在風險。
3合同風險管理與具體控制措施
在合同管理的實踐中,建立健全合同管理風險防范與控制體系可以有效降低合同風險、提高經濟效益和實現科學化、制度化管理。合同管理風險防范與控制體系可分為合同流程管理體系、合同文本體系、信用評價體系、風險預警體系、信息化管理體系、人才培養體系等內容。
3.1建立健全流程管理體系
合同流程管理一般由合同調研、策劃、談判、擬定合同文本、審核、簽訂、履行、變更或轉讓、終止、存檔等環節構成。明確流程管理各個環節的責任主體、目標任務和工作措施,確保每個環節有制度、有落實是合同管理的重要內容。實施對合同的全過程監管,就要在合同的準備階段、簽署階段、履行階段和履行后管理階段,指定專人進行監管,開展綜合評價,以確保簽約合同主體合法、內容合法、合同表示真實、條款完備、表述規范、簽訂手續和形式完備,能有效防范與控制合同風險,實現合同流程管理的制度化、規范化、標準化。
3.2建立健全合同文本體系
合同文本風險是指合同條款不合理的風險。主要表現在合同條款存在的不合理、不完整、不嚴密;合同內容違反法律法規等方面。控制風險的主要方法是嚴格執行評審制度。因此,要根據國家規范化合同示范文本,綜合考慮合同的類型、管理方式等不同要素,建立本單位的合同標準文本體系。并密切關注國內外有關合同文本的發展變化,進一步理順管理體制。同時,拓展思路,及時補充完善合同文本體系,力求與生產實際緊密結合,使合同管理與投標報價、成本核定和結算管理有機結合在一起,最大限度地發揮合同管理的作用。
3.3 建立健全信用評價體系
建立健全信用評價體系是使合同雙方增強互信、加強合作、確保合同簽訂和履行順利進行的平臺。為此,應建立并完善分級信用等級制度,對合同當事人的組織機構、經營現狀、財務狀況等情況進行信用評價,劃分等級,建立合同對象的商業信用檔案等,并納入日常動態管理。在合同簽訂和履行的過程中,對于信用良好的單位可給予優先考慮,反之,則從嚴掌握。
3.4 建立健全風險預警體系
實施合同管理全過程風險預警是降低合同風險的有效途徑。為此,應建立并完善風險評估制度,通過對合同對象的信用等級進行分析,在合同的簽訂、履行等全過程分階段進行風險評估,以及時發現風險隱患,并實行分級分類預警,果斷采取積極有效的應對措施。要建立信息會商制度,通過對合同管理過程中的風險評估,對發現的風險隱患,會同有關部門進行集體會商,研究防范和控制措施。在實踐中,對各單位合同中潛在的風險、條款的合理性以及收益情況進行認真負責的評判,特別是對所報收益過低、甚至是虧損的項目,應要求其找出問題的根源和風險之所在,提出有效的解決辦法,并上報詳細的報告,對如何化解風險進行詳細說明,以最大限度地預防和減少風險。要建立風險跟蹤制度,對發現的風險隱患,在合同管理的過程中,要實時跟蹤、反饋和預警,努力降低合同風險。
3.5建立健全信息化管理體系
建立健全信息化管理體系是有效控制成本、降低風險、提高效率的重要手段。信息化管理體系可包括業主信息管理、總(分)包合同管理、項目制造成本核定管理、項目施工預算管理、項目結算管理、項目成本風險管理等內容,可通過互聯網或單位內部局域網實現各單位的互聯互通,實現數據的實時更新,全面掌握合同管理的全過程。信息化管理體系的推廣實施,在一定程度上能夠解決執行力差、管理人為因素大的問題,能夠有效實現過程管理控制,適時反映合同管理狀況,最終達到對合同管理過程加以控制的目的。
3.6 建立健全人才培養體系
加強人才培養體系建設是確保合同有效管理的重要前提。為此,應建立并完善專業人員選拔任用機制,堅持公開、公平、公正的原則,并建立專業人員考核機制,對合同管理人員的專業知識、責任意識、風險防范與控制能力、合同履約情況等進行科學有效的考核,逐步提高專業人員的綜合素質,并在整個管理系統,營造重視合同管理、尊重人才的氛圍,為合同管理的有效實施提供人才保障。
《證券投資基金銷售管理辦法》(以下簡稱《銷售辦法》)已于7月1日實施,現將實施《銷售辦法》的有關問題通知如下:
一、各基金管理公司、基金代銷機構應嚴格按照《證券投資基金法》、《銷售辦法》的有關規定開展基金銷售活動。
二、《銷售辦法》實施之前已經成立或已獲核準尚未完成募集的開放式基金,贖回費歸入基金財產的比例低于贖回費總額的百分之二十五的,基金管理人應當會同基金托管人按照《銷售辦法》第二十九條的規定變更基金合同(契約)的相關內容,報中國證券監督管理委員會(以下簡稱“中國證監會”)備案并公告后實施。
三、基金募集申請獲中國證監會核準后,基金管理公司應當在該基金開始募集兩個工作日前將基金合同、招募說明書以及中國證監會無異議的基金宣傳推介材料報當地證監局備案。
四、符合《銷售辦法》規定的條件、擬申請基金代銷業務資格的機構,應當根據《證券投資基金代銷業務資格申請材料的內容與格式》(見附件)的規定向中國證監會報送基金代銷資格業務申請材料。
附件
證券投資基金代銷業務資格
申請材料的內容與格式
一、 申請材料的格式
(一) 紙張
應采用幅面為209×295毫米規格的紙張(相當于A4紙格)。
(二) 封面
1、 標有“證券投資基金代銷業務資格申請材料”字樣;
2、 申請人名稱;
3、 正式報送申請材料的日期;
4、 主要承辦人姓名、聯系方式。
(三) 申請材料的頁碼應置于每頁下端居中,按內容分章節安排頁碼順序,例如:1-4或者1-4-1……章節之間應當有分隔頁。
(四) 份數:申請材料一式3份,其中至少1份為原件。基金代銷資格申請材料通過審核后,申請人應當提交書面、電子版光盤申請材料(定稿)各1份。
二、 商業銀行需提交的申請材料目錄與內容
(一) 承諾函,保證向中國證監會報送的所有申請材料真實、準確、完整、合規;
(二) 申請報告及銀行基本情況說明;
(三) 加蓋公章的營業執照和經營許可證復印件;
(四) 商業計劃書,主要內容包括市場情況分析、今后三年的業務發展計劃和盈利情況分析、開展基金銷售業務對銀行經營的影響、風險和對策等;
(五) 資本充足率是否符合國務院銀行業監督管理機構的有關規定的說明;
(六) 財務狀況說明及最近三年經審計的實收資本及財務報表;
(七) 最近三年內是否有重大違法違規行為、是否受過重大處罰的情況說明;
(八) 辦理基金銷售業務的專門機構設置情況及職能說明;
(九) 基金銷售主要分支機構及網點情況說明;
(十) 從事基金銷售業務的人員配備情況及培訓情況說明;
(十一) 銀行總部及主要分支機構負責辦理基金銷售業務部門的管理人員的名單、簡歷、學歷和資格證書;
(十二) 基金代銷業務技術系統軟硬件及其他技術設施情況的說明;
(十三) 銀行總部與分支機構之間基金代銷業務技術系統聯網測試報告;
(十四) 銀行基金代銷業務技術系統與基金管理公司、注冊登記機構間聯機、聯網測試報告;
(十五) 最近一年內信息技術系統是否發生過重大技術故障情況的說明;
(十六) 客戶資金及資產安全保證措施的說明;
(十七) 律師出具的法律意見書;
(十八) 基金銷售業務管理制度,包括代銷業務基本流程、代銷業務資金清算流程、代銷業務帳戶管理制度、員工行為規范、代銷業務客戶服務標準、代銷業務資料檔案管理制度、代銷業務應急處理措施、代銷業務監察稽核制度、代銷業務風險控制制度等;
(十九) 中國證監會規定的其他材料。
三、 證券公司需提交的申請材料目錄與內容
(一) 承諾函,保證向中國證監會報送的所有申請材料真實、準確、完整、合規;
(二) 申請報告及公司基本情況說明;
(三) 加蓋公章的營業執照和經營許可證復印件;
(四) 商業計劃書,主要內容包括市場情況分析、今后三年的業務發展計劃和盈利情況分析、開展基金銷售業務對公司經營的影響、風險和對策等;
(五) 財務狀況說明及最近三年經審計的實收資本及財務報表;
(六) 最近一個月的凈資本表;
(七) 凈資本等財務風險監控指標是否符合中國證監會規定的情況說明;
(八) 最近三年內是否有重大違法違規行為、是否受過重大處罰的情況說明;
(九) 最近兩年是否有挪用客戶資產等損害客戶利益行為的情況說明;
(十) 公司是否發生已經影響或可能影響公司正常運作的重大變更事項,或者訴訟、仲裁等重大事項的情況說明;
(十一) 公司是否因違法違規行為正在被監管機構調查,或者正處于整改期間的說明;
(十二) 辦理基金銷售業務的專門機構設置情況及職能說明;
(十三) 基金銷售主要分支機構及網點情況說明;
(十四) 從事基金銷售業務的人員配備情況及培訓情況說明;
(十五) 公司總部及主要分支機構負責辦理基金銷售業務部門的管理人員的名單、簡歷、學歷和資格證書;
(十六) 基金代銷業務技術系統軟硬件及其他技術設施情況的說明;
(十七) 公司總部與分支機構之間基金代銷業務技術系統聯網測試報告;
(十八) 公司基金代銷業務技術系統與基金管理公司、注冊登記機構間聯機、聯網測試報告;
(十九) 最近一年內信息技術系統是否發生過重大技術故障情況的說明;
(二十) 客戶資金及資產安全保證措施的說明;
(二十一) 律師出具的法律意見書;
(二十二) 基金銷售業務管理制度,包括代銷業務基本流程、代銷業務資金清算流程、代銷業務帳戶管理制度、員工行為規范、代銷業務客戶服務標準、代銷業務資料檔案管理制度、代銷業務應急處理措施、代銷業務監察稽核制度、代銷業務風險控制制度等;
(二十三) 中國證監會規定的其他材料。
四、 證券投資咨詢機構需提交的申請材料目錄與內容
(一) 承諾函,保證向中國證監會報送的所有申請材料真實、準確、完整、合規;
(二) 申請報告及公司基本情況說明;
(三) 加蓋公章的營業執照和經營許可證復印件;
(四) 商業計劃書,主要內容包括市場情況分析、今后三年的業務發展計劃和盈利情況分析、開展基金銷售業務對公司經營的影響、風險和對策等;
(五) 財務狀況說明及最近三年經審計的實收資本及財務報表;
(六) 最近三年內是否有重大違法違規行為、是否受過重大處罰的情況說明;
(七) 公司是否發生已經影響或可能影響公司正常運作的重大變更事項,或者訴訟、仲裁等重大事項的情況說明;
(八) 公司是否因違法違規行為正在被監管機構調查,或者正處于整改期間的說明;
(九) 辦理基金銷售業務的專門機構設置情況及職能說明;
(十) 基金銷售主要分支機構及網點情況說明;
(十一) 從事基金銷售業務的人員配備情況及培訓情況說明;
(十二) 公司總部及主要分支機構負責辦理基金銷售業務部門的管理人員的名單、簡歷、學歷和資格證書;
(十三) 公司高級管理人員名單、簡歷、學歷和資格證書;
(十四) 基金代銷業務技術系統軟硬件及其他技術設施情況的說明;
(十五) 公司總部與分支機構之間基金代銷業務技術系統聯網測試報告;
(十六) 公司基金代銷業務技術系統與基金管理公司、注冊登記機構間聯機、聯網測試報告;
(十七) 公司最近一年內信息技術系統是否發生過重大技術故障情況的說明;
(十八) 客戶資金及資產安全保證措施的說明;
(十九) 律師出具的法律意見書;
(二十) 基金銷售業務管理制度,包括代銷業務基本流程、代銷業務資金清算流程、代銷業務帳戶管理制度、員工行為規范、代銷業務客戶服務標準、代銷業務資料檔案管理制度、代銷業務應急處理措施、代銷業務監察稽核制度、代銷業務風險控制制度等;
(二十一) 中國證監會規定的其他材料。
五、 專業基金銷售公司需提交的申請材料目錄與內容
(一) 承諾函,保證向中國證監會報送的所有申請材料真實、準確、完整、合規;
(二) 申請報告及公司基本情況說明;
(三) 加蓋公章的營業執照和經營許可證復印件;
(四) 公司章程;
(五) 商業計劃書,主要內容包括市場情況分析、今后三年的業務發展計劃和盈利情況分析、開展基金銷售業務對公司經營的影響、風險和對策等;
(六) 財務狀況說明及最近三年經審計的實收資本及財務報表;
(七) 主要出資人的財務狀況說明和規范運作情況說明;
(八) 最近三年內是否有重大違法違規行為、是否受過重大處罰的情況說明;
(九) 公司是否發生已經影響或可能影響公司正常運作的重大變更事項,或者訴訟、仲裁等重大事項的情況說明;
(十) 公司是否因違法違規行為正在被監管機構調查,或者正處于整改期間的說明;
(十一) 基金銷售主要分支機構及網點情況說明;
(十二) 從事基金銷售業務的人員配備情況及培訓情況說明;
(十三) 公司高級管理人員名單、簡歷、學歷和資格證書;
(十四) 基金代銷業務技術系統軟硬件及其他技術設施情況的說明;
(十五) 公司總部與分支機構之間基金代銷業務技術系統聯網測試報告;
(十六) 公司基金代銷業務技術系統與基金管理公司、注冊登記機構間聯機、聯網測試報告;
(十七) 公司最近一年內信息技術系統是否發生過重大技術故障情況的說明;
(十八) 客戶資金及資產安全保證措施的說明;
(十九) 律師出具的法律意見書;