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一、加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo),調(diào)整方案
開(kāi)展鞏固平安創(chuàng)建活動(dòng)是維護(hù)社會(huì)穩(wěn)定、構(gòu)建和諧社會(huì)的需要,因此,本單位非常重視,以綏檔發(fā)(2009)6號(hào)文調(diào)整了保衛(wèi)領(lǐng)導(dǎo)小組,綏檔發(fā)(2009)9號(hào)文成立了鞏固平安單位領(lǐng)導(dǎo)小組,綏檔發(fā)(2009)10號(hào)文成立了調(diào)解、安置、幫教、預(yù)防青少年犯罪、矛盾糾紛排查調(diào)處領(lǐng)導(dǎo)小組。制定了鞏固創(chuàng)建“平安單位”實(shí)施方案,落實(shí)了專人負(fù)責(zé)日常工作,積極推進(jìn)鞏固創(chuàng)建“平安單位”工作進(jìn)程。
二、建立完善工作機(jī)制
(一)建立完善了單位內(nèi)部管理制度,修訂完善了《機(jī)關(guān)管理制度》,制定了《庫(kù)房管理制度》、《消防安全“八不準(zhǔn)”》、《保密制度》、《政府信息公開(kāi)制度》、《四項(xiàng)制度》等,并公布上墻,為進(jìn)一步鞏固創(chuàng)建“平安單位”提供了制度保障。保證了經(jīng)費(fèi)的投入。按照要求,向社會(huì)治安綜合治理委員會(huì)辦公室和中城綜治辦報(bào)送相關(guān)材料及信息。
(二)層層簽定責(zé)任書。單位與庫(kù)房管理股簽定了消防安全責(zé)任書,經(jīng)常排查安全隱患,杜絕安全事故發(fā)生。
三、鞏固平安創(chuàng)建成效明顯
一年來(lái),本單位沒(méi)有發(fā)生一起安全事故,治安案件,無(wú)違法違紀(jì)人員,無(wú)販毒吸毒人員,無(wú)人員,無(wú)上訪人員,工作和生活秩序正常。
接到省檔案局關(guān)于加強(qiáng)檔案安全管理的通知后,局(館)領(lǐng)導(dǎo)高度重視,認(rèn)為這是加強(qiáng)檔案管理、確保檔案安全的重要舉措,局長(zhǎng)趙德喜作了批示,由__副局長(zhǎng)和刁清一副局長(zhǎng)具體負(fù)責(zé)此項(xiàng)工作。
6月底,我局將__檔發(fā)〔20__〕28號(hào)文件轉(zhuǎn)發(fā)至各區(qū)市縣檔案局,要求按照文件精神進(jìn)行認(rèn)真自查,進(jìn)一步做好檔案安全管理工作,確保檔案安全。與此同時(shí),我們將市檔案局(館)的檔案安全情況作為本次自查的重點(diǎn)。召開(kāi)了專題會(huì)議,研究檔案安全工作,召集為我局實(shí)施檔案整理、修裱和數(shù)字化加工的服務(wù)公司,再次強(qiáng)調(diào)了服務(wù)外包過(guò)程中檔案安全要求,對(duì)局(館)檔案安全情況進(jìn)行了自查。現(xiàn)將有關(guān)情況匯報(bào)如下:
1.我局(館)交由外包服務(wù)公司整理、修裱、數(shù)字化的檔案主要是民國(guó)檔案和一部分民生檔案,屬開(kāi)放檔案范圍。
2.提供服務(wù)公司整理、修裱、數(shù)字化時(shí),主要采取了以下措施:
(1)對(duì)給我局提供服務(wù)的公司—__同創(chuàng)之星科技有限公司的資質(zhì)及背景情況進(jìn)行了審核,該公司無(wú)外資背景和外籍人員。
(2)我局與服務(wù)公司簽訂了安全保密協(xié)議,服務(wù)公司參加我局?jǐn)?shù)字化項(xiàng)目的人員均在我局保衛(wèi)處進(jìn)行了登記備案,并且,服務(wù)公司與所聘用的工作人員都簽訂了保密協(xié)議。
(3)我局自備了檔案整理、修裱、數(shù)字化場(chǎng)地,除我局在工作現(xiàn)場(chǎng)安裝了監(jiān)控設(shè)備外,我們也要求服務(wù)公司在加工現(xiàn)場(chǎng)安裝了一套監(jiān)控設(shè)備,共計(jì)有26個(gè)監(jiān)控點(diǎn),做到了凡是有檔案實(shí)體的地方都有視頻監(jiān)控。并且,視頻監(jiān)控錄像由專人保管,無(wú)關(guān)人員不得使用;建立了安全值班制度,每天都有我局人員對(duì)工作現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)管,及時(shí)解決工作中出現(xiàn)的問(wèn)題,消除安全隱患;設(shè)置了工作人員物品集中存放點(diǎn),嚴(yán)禁工作人員將筆記本電腦、手機(jī)、相機(jī)等數(shù)字設(shè)備和手包隨身物品帶入工作現(xiàn)場(chǎng);加工場(chǎng)地的網(wǎng)絡(luò)間計(jì)算機(jī)通信采用了授權(quán)管理等安全機(jī)制。
(4)對(duì)數(shù)字化加工場(chǎng)所所用計(jì)算機(jī)的輸出接口都采用了物理和軟件的方式進(jìn)行屏蔽處理,防止數(shù)據(jù)外拷,計(jì)算機(jī)局域網(wǎng)與互聯(lián)網(wǎng)等外網(wǎng)物理隔離,加工數(shù)據(jù)由系統(tǒng)管理人員專人負(fù)責(zé)管理,其它人員未經(jīng)授權(quán)無(wú)權(quán)訪問(wèn)。
(5)檔案搶救過(guò)程中,出庫(kù)、入庫(kù)手續(xù)齊全,有記錄、有簽字。這兩年,檔案中的特殊載體鈔票等都已登記在案,并移交特藏室進(jìn)行管理;印花稅票、郵票登記在案卷的備考表中。
(6)檔案修裱過(guò)程中,從檔案整理到修裱,都嚴(yán)格遵守《__省重點(diǎn)檔案修裱操作規(guī)程》進(jìn)行。加強(qiáng)了對(duì)檔案數(shù)字化加工力度,對(duì)檔案修裱中可裱可不裱的,不再進(jìn)行修裱,最大限度地保護(hù)檔案的原始性。
(7)已與市保密局聯(lián)系,市保密局將于近期對(duì)所有數(shù)字化設(shè)備和軟件進(jìn)行保密技術(shù)檢測(cè)。
(8)我局的數(shù)字化任務(wù)是采用一次招標(biāo),分三年實(shí)施的方式,今年是本次招標(biāo)的最后一年,待今年數(shù)字化加工任務(wù)結(jié)束后,我們將按照省局的要求,聯(lián)合市保密局檢查服務(wù)公司所用設(shè)備,凡有信息留存的,都將按照要求進(jìn)行信息清除并作安全技術(shù)處理。
3.局(館)信息管理系統(tǒng)于20__年委托服務(wù)公司設(shè)計(jì),由局(館)專業(yè)人員進(jìn)行維護(hù)管理,沒(méi)有服務(wù)外包。
局(館)機(jī)關(guān)檔案室于20__年9月達(dá)省二標(biāo),2000年以前的檔案都按要求移交進(jìn)了市檔案館,現(xiàn)保管有2001-2011年的文書檔案175卷/盒、6455件,設(shè)備檔案32件,照片__5張,實(shí)物67件,光盤檔案17盤,會(huì)計(jì)檔案40卷。
1.各年度檔案按時(shí)歸檔,檔案實(shí)體頁(yè)數(shù)與目錄嚴(yán)格匹配。
2.各門類、各專業(yè)的檔案實(shí)行了集中統(tǒng)一管理。基建檔案已經(jīng)移交進(jìn)檔案館,會(huì)計(jì)檔案實(shí)行了統(tǒng)一管理。
1.建立了《檔案利用制度》和《檔案利用登記簿》,及時(shí)做好了各種檔案利用登記。
2.利用大廳安裝了門禁系統(tǒng)和消防、監(jiān)控設(shè)施,全天候監(jiān)控相關(guān)部位的安全狀況,以保證檔案實(shí)體在利用環(huán)節(jié)的安全。
3.對(duì)檔案的利用,采取較為嚴(yán)格的控制手段,制作有專門的檔案登記簿。利用者要查閱檔案,首先由接待工作人員把關(guān),再通過(guò)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核簽字,方可查閱、復(fù)制。
4.雖然本館部分檔案已進(jìn)行縮微、掃描。但是接待利用者時(shí),一般還是提供檔案原件。
1.做到檔案管理的辦公、利用、庫(kù)房三分開(kāi)。
2.建立了庫(kù)房安全管理制度。包括:《庫(kù)房管理員崗位職責(zé)》、《檔案庫(kù)房管理制度》、《檔案庫(kù)房人員進(jìn)出登記表》、《庫(kù)房檔案移出(入)登記表》、《庫(kù)房蟲害情況檢查登記表》以及《特藏室管理員守則》、《特藏室安全管理制度》等。
3.所有庫(kù)房?jī)?nèi)都裝有監(jiān)控、門禁、消防設(shè)施。
4.加強(qiáng)庫(kù)房?jī)?nèi)溫濕度監(jiān)測(cè)。庫(kù)房管理人員堅(jiān)持日常性的溫濕度觀測(cè),當(dāng)庫(kù)房溫濕度出現(xiàn)異常情況時(shí),采用開(kāi)啟中央空調(diào)和除濕機(jī)等方法,努力把庫(kù)房溫濕度控制在允許值范圍內(nèi),以確保庫(kù)房檔案的安全。
5.__市檔案館是1992年啟用的,至今已經(jīng)有二十余年。現(xiàn)有的庫(kù)房面積不能滿足保存今后20年檔案增長(zhǎng)的要求。但是已經(jīng)立項(xiàng)的新館,建成后將能滿足40年的保管需要。
(一)加強(qiáng)管理,確保安全。要按照__檔發(fā)〔20__〕28號(hào)文件的要求,進(jìn)一步落實(shí)和完善檔案修裱、數(shù)字化和檔案信息化
服務(wù)外包過(guò)程中各項(xiàng)監(jiān)管措施,確保檔案實(shí)體和信息的安全。(二)采取相應(yīng)措施,對(duì)已有數(shù)字化復(fù)制件的檔案原件進(jìn)行封存保管,保證檔案實(shí)體安全。
(三)在__市檔案新館建設(shè)中,要按照國(guó)家檔案局和省檔案局關(guān)于檔案安全管理的要求,配備監(jiān)控、門禁、消防和溫濕度監(jiān)控和調(diào)節(jié)設(shè)施,確保庫(kù)房溫濕度和庫(kù)房面積達(dá)到國(guó)家規(guī)定。
為了加強(qiáng)爆破物品的使用和管理,防止事故發(fā)生,根據(jù)《民爆物品管理?xiàng)l例》、《非礦山山安全規(guī)程》的有關(guān)規(guī)定,特制本制度。
一、礦山礦長(zhǎng)是爆破物品使用管理的第一責(zé)任人,其主要職責(zé)是:建立健全爆破物品安全管理制度;發(fā)現(xiàn)爆破物品丟失、被盜,必立即報(bào)告當(dāng)?shù)毓矙C(jī)關(guān);對(duì)違反爆破物品管理規(guī)定和《非礦山山安全規(guī)程》規(guī)定的,追究責(zé)任,從嚴(yán)處罰責(zé)任人。
二、爆破物品購(gòu)置審批:
1、礦山使用爆破物品規(guī)格型號(hào)、數(shù)量,企業(yè)根據(jù)生產(chǎn)實(shí)際的需用量填寫購(gòu)置計(jì)劃申請(qǐng)報(bào)批表,礦長(zhǎng)簽署購(gòu)置意見(jiàn),企業(yè)加蓋公章,到當(dāng)?shù)毓玻ㄅ沙鏊⒖h安監(jiān)局審批,企業(yè)采購(gòu)人員憑報(bào)批表到指定經(jīng)銷單位辦理購(gòu)買等有關(guān)手續(xù)。
2、企業(yè)必須嚴(yán)格按照審批程序辦理購(gòu)置礦山專用爆破物品,不得從非正規(guī)渠道購(gòu)置爆破物品和使用非礦用爆破物品。
3、購(gòu)置的爆破物品實(shí)行專車、專人押運(yùn),不得夾帶或達(dá)乘非專用車輛。
4、所購(gòu)置的爆破物品抵運(yùn)后,必須及時(shí)清點(diǎn)入庫(kù),并
做好庫(kù)房臺(tái)帳登記等管理工作。
三、爆破物品使用領(lǐng)退:
1、領(lǐng)退爆破物品必須由專職放炮員進(jìn)行。
2、放炮員應(yīng)按當(dāng)班所需數(shù)量,開(kāi)具領(lǐng)料單經(jīng)審批后領(lǐng)取。
3、當(dāng)班未使用完的爆破物品,必須當(dāng)班退回庫(kù)房,完清領(lǐng)退手續(xù)。
4、領(lǐng)炸藥、雷管時(shí),嚴(yán)禁人員帶點(diǎn)火用具和吸煙進(jìn)入庫(kù)房。
5、領(lǐng)退爆破物品時(shí),嚴(yán)禁其他人員進(jìn)入庫(kù)房。
6、嚴(yán)禁其他人員代替放炮員領(lǐng)退爆破物品。
四、爆破物品庫(kù)房管理:
1、保管員必須嚴(yán)格執(zhí)行《中華人民共和國(guó)民用爆炸物品管理?xiàng)l例》、《倉(cāng)庫(kù)防火制度》和庫(kù)房保管、領(lǐng)退登記制度。
2、保管員發(fā)放、收回的爆破物品要嚴(yán)格檢查,堅(jiān)持收、發(fā)登記、報(bào)批、簽字制度,堅(jiān)持每天對(duì)帳一次,做到帳、物相符,發(fā)現(xiàn)差錯(cuò)及時(shí)追查,并報(bào)告礦長(zhǎng)。
3、庫(kù)內(nèi)儲(chǔ)存的爆破物品數(shù)量不得超過(guò)設(shè)計(jì)容量,不同類別、不同型號(hào)的炸藥、雷管分庫(kù)分類儲(chǔ)存,做到庫(kù)內(nèi)物品堆放排列整齊,嚴(yán)禁混放、亂堆亂放和堆放其它禁放物品。
4、庫(kù)房保管員、放炮員(凡接觸爆炸物品的人員)不得穿化纖衣服上班和領(lǐng)取爆破物品。
5、搞好倉(cāng)庫(kù)內(nèi)的清潔衛(wèi)生工作,
6、民爆庫(kù)房必須按公安部門要求設(shè)置避雷裝置,落實(shí)防盜報(bào)警裝置和犬防措施。
五、爆破物品井下使用管理:
1、井下只準(zhǔn)用礦山許用炸藥和電雷管,不得使用兩種不同性質(zhì)或兩個(gè)不同廠家的爆破器材。嚴(yán)禁使用變質(zhì)炸藥和非礦山許用炸藥。
2、井下使用的炸藥、電雷管必須分別裝在專用木箱內(nèi),并加鎖,嚴(yán)禁亂丟、亂放。
3、運(yùn)送炸藥、電雷管必須分離裝運(yùn),并由放炮員、安全員負(fù)責(zé)押運(yùn)。
4、井下爆破作業(yè)必須堅(jiān)持“一炮三檢制”和“三人連鎖放炮制”制度。
5、放炮員在井下作業(yè)時(shí),務(wù)必嚴(yán)格執(zhí)行《礦山安全規(guī)程》有關(guān)規(guī)定,按放炮員操作規(guī)程和爆破說(shuō)明書進(jìn)行爆破作業(yè),不得違章操作。
六、民爆物品庫(kù)房守衛(wèi)管理:
1、炸藥庫(kù)、雷管庫(kù)嚴(yán)格執(zhí)行24小時(shí)值班守護(hù)制度。
2、庫(kù)房守護(hù)員,必須由政治可靠、責(zé)任心強(qiáng)、工作認(rèn)真負(fù)責(zé)的人員擔(dān)任。
3、庫(kù)房禁止一切與民爆物品作業(yè)無(wú)關(guān)人員進(jìn)出。
4、庫(kù)房周圍150米范圍內(nèi)嚴(yán)禁煙火、放炮。
5、發(fā)現(xiàn)問(wèn)題或隱患,立即報(bào)告礦長(zhǎng),并采取相應(yīng)措施進(jìn)行整改。
七、爆破物品銷毀管理:
1、對(duì)超過(guò)貯存期限、出廠日期不明和質(zhì)量可疑的爆破物品,放炮后殘留的爆破物品,經(jīng)檢驗(yàn)不符合國(guó)家安全技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)或要求,確認(rèn)失效的,一律按國(guó)家有關(guān)民爆物品的銷毀規(guī)定及程序交公安部門統(tǒng)一進(jìn)行銷毀。
2、銷毀民爆物品一律在無(wú)人或十分偏僻的地方進(jìn)行。
3、銷毀必須采用焚燒或溶解法。
關(guān)鍵詞:檔案保密 檔案利用 存在問(wèn)題 解決辦法
隨著信息化社會(huì)的到來(lái),檔案作為一種重要的社會(huì)信息資源,越發(fā)顯得重要。作為人類社會(huì)各項(xiàng)實(shí)踐活動(dòng)的真實(shí)歷史產(chǎn)物,檔案所具有的原始真實(shí)憑證作用及其權(quán)威性是現(xiàn)實(shí)客觀存在的,且它的作用是其他信息資源無(wú)法替代的。對(duì)于檔案信息資源,既要重視其正確的保管與保密,更要重視其所含信息的開(kāi)發(fā)利用,以實(shí)現(xiàn)信息資源共享,為社會(huì)發(fā)展做出應(yīng)有貢獻(xiàn)。
一、當(dāng)前檔案保密及利用工作中存在的問(wèn)題
1、檔案庫(kù)房管理中的問(wèn)題。
檔案庫(kù)房應(yīng)該按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定單獨(dú)興建的。但目前情況下,一些不具備條件的單位,往往將檔案庫(kù)房附設(shè)在機(jī)關(guān)辦公樓內(nèi),比如一些頂層閣樓,儲(chǔ)藏室,地下室等等,這些環(huán)境下,即不能保證檔案的安全性,也不方便正常取閱利用,容易造成檔案損壞、流失、泄露等等現(xiàn)象。
2、檔案管理人員的素質(zhì)。
檔案管理人員的工作往往是單調(diào)的,容易滋生散漫情緒,形成拖沓,馬虎的工作狀態(tài),保管工作不到位,造成檔案的遺失,損壞現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。加之又經(jīng)常接觸黨和國(guó)家以及單位大量的秘密,這些秘密隨著主人的社會(huì)活動(dòng)被帶到各個(gè)復(fù)雜的場(chǎng)合,往往一句話,在不知不覺(jué)中就造成不可挽回的重大損失。這仍然是當(dāng)前檔案泄密的一個(gè)主要源頭。所以要求檔案管理人員要有較高的職業(yè)素質(zhì),并且時(shí)刻保持較強(qiáng)的責(zé)任心和高度的保密意識(shí)。
3、檔案工作普遍存在重保輕用的現(xiàn)象。
大批檔案得不到充分的利用,甚至有些很有價(jià)值的檔案長(zhǎng)期被束之高閣,使之變成一文不值的廢紙,造成檔案浪費(fèi),這已不是個(gè)別現(xiàn)象,應(yīng)引起重視與反思。我們需要改變傳統(tǒng)的觀念,在嚴(yán)格提供保密工作的同時(shí),切實(shí)轉(zhuǎn)變工作職能,為決策服務(wù)科學(xué)得處理好保密與利用的關(guān)系,使檔案管理工作體現(xiàn)出最大的社會(huì)價(jià)值。
二、解決辦法
1、加強(qiáng)檔案庫(kù)房管理。
有條件的單位,檔案庫(kù)房應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定單獨(dú)興建。不具備單獨(dú)修建條件的單位,也應(yīng)注意檔案庫(kù)房的設(shè)置,如在辦公樓內(nèi),不是任何一間辦公室都可以用作庫(kù)房的,從檔案保密的角度來(lái)看,不宜將庫(kù)房設(shè)在辦公樓的閣樓,儲(chǔ)物間和最底層,同時(shí)注意防水防火等等,庫(kù)房門窗等應(yīng)專門加固,以防盜竊。還應(yīng)盡量做到庫(kù)房與辦公室分開(kāi),庫(kù)房與閱覽室分開(kāi)。檔案庫(kù)房應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)管理,制定嚴(yán)格的庫(kù)房管理制度,無(wú)關(guān)人員一律禁止出入。避免客觀條件為檔案保密增加的風(fēng)險(xiǎn)。只有檔案庫(kù)房的科學(xué)設(shè)置與管理,才是做好檔案保密、維護(hù)檔案安全的最基本保障。
2、 加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)。
加強(qiáng)檔案管理人員的職責(zé),切實(shí)維護(hù)檔案的完整與安全。一方面,擔(dān)負(fù)檔案保管利用工作的管理人員,必須具備較高的素質(zhì)。一是政治素質(zhì),要有高度的政治責(zé)任心和全心全意為人民服務(wù)的精神,熱愛(ài)檔案事業(yè);二是業(yè)務(wù)素質(zhì),要具備專業(yè)知識(shí),熟悉所保管的檔案內(nèi)容,熟悉檔案法規(guī);三是文化素質(zhì),要有較高的文化知識(shí),能總結(jié)和分析利用工作中的經(jīng)驗(yàn)與問(wèn)題,從中掌握利用工作的規(guī)律。另一方面,還要有敏銳的觀察能力,善于工作,能獨(dú)立處理日常工作中出現(xiàn)的一般問(wèn)題。這既是檔案保管人員的基本任務(wù),也是檔案保管人員的較高的職業(yè)素質(zhì)的體現(xiàn)。檔案保管工作的具體任務(wù)就是做到不壞、不丟、不散、不亂。不壞,就是使檔案保管得完好無(wú)損,不致因各種不利因素而使檔案損壞。檔案保管工作的任務(wù)是艱巨的,也是光榮的,這是一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)工作,檔案保管人員要持之以恒,時(shí)刻警惕,加強(qiáng)自身修養(yǎng),防止檔案的損壞泄密,確保檔案的安全,為檔案工作提供堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
三、 加強(qiáng)制度建設(shè),完善監(jiān)督機(jī)制
完美監(jiān)督機(jī)制是做好檔案保密利用過(guò)程中的一項(xiàng)重要措施,能有效地發(fā)現(xiàn)并制止糾正檔案利用過(guò)程中的各種不良行為,從而做到既能利用檔案,又能保證檔案的完整與安全。1、加強(qiáng)制度建設(shè)。檔案利用規(guī)章制度一般有閱覽制度、外借制度、復(fù)制制度等。根據(jù)實(shí)際情況,對(duì)不同層次的利用人員確定不同的利用范圍,規(guī)定不同的審批手續(xù),使提供利用工作有章可循,在大力開(kāi)展檔案利用工作的同時(shí),確保不失密、不泄密及文件的完好無(wú)損。2、加強(qiáng)歸檔力度。凡歸檔范圍內(nèi)的檔案,都必須集中統(tǒng)一到檔案部門依法保管,任何單位、科室或個(gè)人不得以任何借口拒不歸檔,以保證檔案收集的齊全和完整。3、大力宣傳《檔案法》和《保密法》。對(duì)檔案提供者和檔案利用者加強(qiáng)教育,提高他們的檔案意識(shí)和保密意識(shí),自覺(jué)執(zhí)行國(guó)家的法律法規(guī),維護(hù)國(guó)家、集體和個(gè)人合法權(quán)益。4、監(jiān)督措施。在檔案利用中,要根據(jù)不同的利用對(duì)象的不同目的,掌握其心理和思想動(dòng)機(jī),加強(qiáng)重點(diǎn)監(jiān)護(hù)。有條件的檔案館室還可以利用現(xiàn)代化手段,安裝攝像頭。對(duì)某些為獲取憑證而來(lái)館查閱檔案的利用者,要防止其偷撕或涂改,盜竊檔案;對(duì)于損毀檔案較為嚴(yán)重的違法行為,應(yīng)及時(shí)報(bào)告有關(guān)領(lǐng)導(dǎo),以便及時(shí)查處。對(duì)于發(fā)現(xiàn)有違反檔案、保密等法律法規(guī)的要堅(jiān)決依法處理,即時(shí)維護(hù)國(guó)家、集體、個(gè)人的合法權(quán)益不受侵害。
四、正確處理好檔案利用與保密的關(guān)系
我們保存檔案的根本目的在于利用。要堅(jiān)持“保、放”結(jié)合的指導(dǎo)思想,正確處理保密及開(kāi)放利用的關(guān)系,即把好保密關(guān),又疏通公開(kāi)、交流的渠道。當(dāng)然,利用必須是在保密基礎(chǔ)上的利用,無(wú)限制的利用會(huì)給黨和國(guó)家以及單位的安全和利益造成危害。對(duì)檔案工作來(lái)說(shuō),保密與利用兩者都相互制約,同樣重要。
1、做好檔案的審查工作。
對(duì)外公布開(kāi)放檔案,是達(dá)到最大限度利用檔案信息資源的社會(huì)化舉措。一定要按照國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)執(zhí)行,開(kāi)放公布一切應(yīng)該開(kāi)放的檔案,充分發(fā)揮檔案的潛在價(jià)值。同時(shí)不應(yīng)忽視檔案的安全保密,在保證國(guó)家利益、集體利益和個(gè)人合法權(quán)益不受侵害的情況下公布開(kāi)放檔案。對(duì)一些掌握不準(zhǔn)的,應(yīng)報(bào)請(qǐng)上級(jí)定奪或請(qǐng)有關(guān)專家鑒定審查之后再定。
論文摘要:企業(yè)涉密檔案是企業(yè)的核心秘密,涉及到企業(yè)的商業(yè)安全,關(guān)系到企業(yè)未來(lái)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的成敗。首先要加強(qiáng)庫(kù)房的硬件設(shè)施管理,庫(kù)房的管理是涉密檔案保管工作的重要前提,同時(shí)還要加強(qiáng)企業(yè)涉密檔案的內(nèi)部科學(xué)管理;檔案的借閱利用是涉密檔案保管工作的關(guān)鍵環(huán)節(jié),要貫徹落實(shí)《保密法》以及1991年國(guó)家保密局、國(guó)家檔案局聯(lián)合制發(fā)的《各級(jí)國(guó)家檔案館館藏檔案解密和劃分控制使用范圍的暫行規(guī)定》的精神,廣泛宣傳、提高認(rèn)識(shí)。企業(yè)涉密檔案的借閱利用應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定手續(xù)辦理。要正確分析和鑒別涉密檔案內(nèi)容的現(xiàn)實(shí)作用和歷史作用,確定涉密檔案保管期限;強(qiáng)化管理人員職責(zé)是涉密檔案保管工作的有力保證。
企業(yè)涉密檔案記錄著企業(yè)商務(wù)活動(dòng)的全過(guò)程,如“談判合同簽訂”、“研發(fā)項(xiàng)目規(guī)劃”、“課題成果報(bào)告”、以及“專利申請(qǐng)”等等,它是企業(yè)的核心秘密,涉及到企業(yè)的商業(yè)安全,關(guān)系到企業(yè)未來(lái)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的成敗。因此,為確保企業(yè)核心秘密的安全,我們必須要重視做好企業(yè)涉密檔案的保管工作。
一、檔案的庫(kù)房管理是涉密檔案保管工作的重要前提
首先要加強(qiáng)庫(kù)房的硬件設(shè)施管理,庫(kù)房的管理是涉密檔案保管工作的重要前提。從總體上講,檔案庫(kù)房應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定單獨(dú)興建,檔案庫(kù)的庫(kù)房門必須是專用的防盜保險(xiǎn)門,窗戶應(yīng)專門加固,庫(kù)房?jī)?nèi)外都要安裝防盜監(jiān)視器,以防盜竊。還應(yīng)盡量做到庫(kù)房與辦公室分開(kāi),庫(kù)房與閱覽室分開(kāi)。檔案庫(kù)房應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)管理,制定嚴(yán)格的庫(kù)房管理制度,無(wú)關(guān)人員一律禁止入內(nèi),從檔案庫(kù)房?jī)?nèi)外部的硬件保管條件上確保企業(yè)涉密檔案的安全。
同時(shí),還要加強(qiáng)企業(yè)涉密檔案的內(nèi)部科學(xué)管理。企業(yè)涉密檔案應(yīng)與非涉密檔案分別保管。要注意把涉密級(jí)文件和非涉密文件分開(kāi)組卷、分開(kāi)保管、分開(kāi)提供利用,杜絕造成混合易擴(kuò)散機(jī)密的漏洞。企業(yè)涉密檔案科學(xué)管理要貫徹1991年國(guó)檔發(fā)28號(hào)文件精神,實(shí)施館室藏涉密檔案解密劃控工作,有針對(duì)性地對(duì)以前大量混訂在卷內(nèi)的密級(jí)文件可以原封不動(dòng),但在今后一般查檔中只提供所查內(nèi)容,不提供含涉密文件的原卷;對(duì)外提供利用時(shí),可采取對(duì)與所查檔案無(wú)關(guān)的涉密文件進(jìn)行密封等措施。今后對(duì)涉密級(jí)文件特別是絕密級(jí)文件應(yīng)當(dāng)單份盒裝保存,徹底解決涉密與非涉密的文件材料混卷問(wèn)題,以及涉密檔案文件分散不集中,日后調(diào)密不便的問(wèn)題。要按立檔單位檔案中的文件密級(jí)編制目錄卡片,建立涉密文件統(tǒng)計(jì)臺(tái)帳和存放地點(diǎn)索引,為科學(xué)管理,準(zhǔn)確掌握,有效保密,及時(shí)地提供利用創(chuàng)造條件。實(shí)踐證明,檔案庫(kù)房的軟硬件科學(xué)管理,是做好檔案保密、維護(hù)檔案安全的基本保障。
二、檔案的借閱利用是涉密檔案保管工作的關(guān)鍵環(huán)節(jié)
加強(qiáng)涉密檔案的借閱利用管理是保密工作中不可忽視的一個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)。
一是要貫徹落實(shí)《保密法》以及1991年國(guó)家保密局、國(guó)家檔案局聯(lián)合制發(fā)的《各級(jí)國(guó)家檔案館館藏檔案解密和劃分控制使用范圍的暫行規(guī)定》的精神,在廣泛宣傳、提高認(rèn)識(shí)、大力協(xié)調(diào)的基礎(chǔ)上,嚴(yán)格執(zhí)行解密劃控的時(shí)間標(biāo)準(zhǔn)、有關(guān)涉密內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)及保密規(guī)范標(biāo)準(zhǔn),做到有法必依,執(zhí)法必嚴(yán),違法必糾。嚴(yán)格劃清涉密檔案與非涉密檔案的界限,確定哪些檔案能開(kāi)放利用,哪些限制在一定范圍內(nèi)提供利用,哪些還不能提供利用,力爭(zhēng)使涉密檔案提供利用工作按照解密劃控的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化。
二是企業(yè)涉密檔案的借閱利用應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定手續(xù)辦理,必須認(rèn)真履行登記、簽字手續(xù),經(jīng)指定責(zé)任部門、指定責(zé)任人審批,任何人無(wú)權(quán)擅自提供借閱。涉密檔案在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)使用完畢后,還應(yīng)及時(shí)核對(duì)、檢查,發(fā)現(xiàn)失密、泄密問(wèn)題,應(yīng)及時(shí)查明原因,進(jìn)行補(bǔ)救。
三是要正確分析和鑒別涉密檔案內(nèi)容的現(xiàn)實(shí)作用和歷史作用,確定涉密檔案保管期限。根據(jù)企業(yè)經(jīng)濟(jì)生活需要和為企業(yè)積累信息資源財(cái)富的需要,全面確定企業(yè)涉密檔案的保存價(jià)值,準(zhǔn)確地判定涉密檔案的保管期限。而保密期限是根據(jù)企業(yè)秘密事項(xiàng)在一定時(shí)間內(nèi),如被泄露,將對(duì)企業(yè)的安全和利益造成的危害來(lái)確定的,它表示該企業(yè)秘密事項(xiàng)在其確定的期限內(nèi),受國(guó)家有關(guān)保密法律、法規(guī)的保護(hù),產(chǎn)生法律效力的時(shí)限。《國(guó)家秘密保密期限的規(guī)定》中規(guī)定:除有特殊規(guī)定外,絕密級(jí)事項(xiàng)不超過(guò)30年,機(jī)密級(jí)事項(xiàng)不超過(guò)20年,秘密級(jí)事項(xiàng)不超過(guò)10年。這里所說(shuō)的“特殊規(guī)定”是指制定保密范圍的中央、國(guó)家機(jī)關(guān)可以規(guī)定有關(guān)保密范圍中某類事項(xiàng)的保密期限為“長(zhǎng)期”。對(duì)規(guī)定為“長(zhǎng)期”的國(guó)家秘密事項(xiàng),在授權(quán)機(jī)關(guān)作出解密前,其他機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)對(duì)其采取長(zhǎng)期的保密措施,不得擅自決定解密和隨意對(duì)外提供。
三、強(qiáng)化管理人員職責(zé)是涉密檔案保管工作的有力保證
提高企業(yè)涉密檔案管理人員的素質(zhì),強(qiáng)化涉密檔案管理人員職責(zé)是做好保密工作的有力保證。
市人民政府辦公室:版權(quán)所有,全國(guó)公務(wù)員共同的天地!
我院在接到政辦發(fā)()號(hào)文件通知后,對(duì)檔案執(zhí)法工作檢查非常重視,迅速組織相關(guān)人員按照通知要求的內(nèi)容,開(kāi)展檔案執(zhí)法自查工作,現(xiàn)將自查情況匯報(bào)如下:
一、自查基本情況匯報(bào)
(一)、領(lǐng)導(dǎo)重視,思想統(tǒng)一,任務(wù)明確
我院的檔案工作由院長(zhǎng)×直接分管,辦公室主任×主管,×到×鄉(xiāng)掛職后,又由院志辦主任×主管,檔案員負(fù)責(zé)的領(lǐng)導(dǎo)和管理體制。我院一直把學(xué)習(xí)、宣傳、貫徹實(shí)施《中華人民共和國(guó)檔案法》、《檔案實(shí)施辦法》和《云南省檔案條例》貫穿于法院工作的始終。做到了年頭布置時(shí)有任務(wù),大小會(huì)議上經(jīng)常講,檢查工作中對(duì)照查,年底總結(jié)時(shí)談利弊。通過(guò)這一系列途徑的學(xué)習(xí)、宣傳、貫徹、實(shí)施“兩法一條例”,增強(qiáng)了全體干警的法制觀念、檔案工作觀念、保密觀念,使我院的檔案管理工作在年×月×日經(jīng)考評(píng)驗(yàn)收已達(dá)省級(jí)標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上,又有了新的進(jìn)展。
(二)、增加經(jīng)費(fèi)投入,抓緊系統(tǒng)化的檔案管理
我院于年月就設(shè)置了機(jī)關(guān)綜合檔案室,專職檔案員在原有一人的基礎(chǔ)上,于××××年又增加了一人。現(xiàn)有的兩人中,其中一人已于××××年參加了云南省檔案人員崗位資格考試,并取得了專業(yè)資格證書,改變了我院過(guò)去一直沒(méi)有合格的專業(yè)人員管理檔案的歷史。我院現(xiàn)有各類庫(kù)存檔案近萬(wàn)卷,每年又新增近千卷。原有的庫(kù)房和閱卷室只有平方米,已不能適應(yīng)年年大量新增檔案的發(fā)展要求。根據(jù)實(shí)際情況,××××年我院在經(jīng)費(fèi)非常困難的情況下,又投入了五萬(wàn)余元的經(jīng)費(fèi),將新大樓二樓小法庭改擴(kuò)建為新的檔案室,總面積達(dá)平方米,比原來(lái)的檔案室擴(kuò)大了平方米。其中庫(kù)房面積平方米,閱卷室平方米;新購(gòu)置密集架列組,加上原來(lái)的列組,現(xiàn)有密集架列組;標(biāo)準(zhǔn)檔案柜組個(gè)、滅火器個(gè)、電風(fēng)扇一臺(tái)、型電子計(jì)算機(jī)一臺(tái),改善了依法管理檔案的條件。
經(jīng)過(guò)不懈的努力,完成了年至××××年的訴訟檔案、文書檔案、會(huì)計(jì)檔案、司法鑒定檔案、聲像檔案、科技檔案、實(shí)物檔案的立卷歸檔工作,所有各種檔案歸檔均符合要求,查找方便,利用效果好。××××年至××××年兩年間各檔案借閱卷次,利用檔案卷次。檔案更好地為各類立案、審判、執(zhí)行、申訴復(fù)查工作提供了利用服務(wù)。
(三)、建立健全檔案管理制度,強(qiáng)化檔案管理工作
為使法院系統(tǒng)的檔案管理工作逐步走向制度化、規(guī)范化、科學(xué)化,更好地開(kāi)展各項(xiàng)審判業(yè)務(wù)和審判理論研究。我院制定了《×市人民法院檔案管理辦法》、《×市人民法院訴訟文書立卷歸檔辦法》、《×市人民法院行政文書立卷歸檔辦法》、《歸檔制度》、《檔案員職責(zé)》等辦法、制度,建立健全和完善了檔案管理的一整套制度。同時(shí)建立了各種檢索體系,編制了總目錄、分類目錄、卷內(nèi)目錄、案卷目錄、專題目錄等。制定了保密管理制度、庫(kù)房管理制度、歸檔制度、借閱制度、鑒定及銷毀制度,為檔案工作進(jìn)入科學(xué)規(guī)范的管理創(chuàng)造了有利條件。
(四)、做好歸檔工作,不斷豐富庫(kù)藏工作
做到歸檔時(shí)間早知道,每年月底前辦公室就以文件通知的形式下達(dá)各庭、室、處、局、隊(duì)告知?dú)w檔的時(shí)間、順序、要求等,使其做好歸檔的準(zhǔn)備工作。截止××××年月底止,綜合檔案室共收集整理保管各類檔案卷、冊(cè)。其中,訴訟檔案卷,冊(cè);行政文書檔案卷;會(huì)計(jì)檔案卷;司法鑒定檔案卷;資料檔案卷;科技檔案卷;聲像檔案卷;實(shí)物檔案件,歸檔后的檔案門類齊全,庫(kù)藏豐富,結(jié)構(gòu)合理,為我院檔案管理工作逐步走向正規(guī)化奠定了基礎(chǔ)。
二、存在的問(wèn)題
(一)在歸檔工作中重視訴訟檔案、司法鑒定檔案的歸檔,對(duì)行政文書、會(huì)計(jì)、聲像、科技、實(shí)物、資料等檔案的歸檔工作重視不夠。
(二)沒(méi)有過(guò)細(xì)地深入到各庭室檢查、落實(shí)檔案的收集、整理、裝訂等工作,因此出現(xiàn)訴訟檔案有空號(hào)、重號(hào)及裝訂不太標(biāo)準(zhǔn)的情況;有的部門還存在不認(rèn)真按時(shí)按質(zhì)量歸檔的情況,特別是在行政文書、聲像、科技檔案歸檔工作上有不足。
(三)按檔案管理正軌化、信息化的要求,該更換的設(shè)備沒(méi)有更換,該配備安裝的設(shè)備一直沒(méi)有安裝。如型電子計(jì)算機(jī)維修未跟上,因此檔案管理處于手工操作的管理狀態(tài);庫(kù)房的溫控設(shè)備也沒(méi)有配備。因此庫(kù)房的溫度大部分時(shí)間是處于正常溫度(℃——℃)以上,但有時(shí)也超過(guò)度以下,不符合檔案管理規(guī)定的要求。
(四)檔案庫(kù)房盡管加設(shè)防盜鋼條,但保衛(wèi)人員看不到其,保衛(wèi)視角差,存在著安全隱患。版權(quán)所有,全國(guó)公務(wù)員共同的天地!
三、整改措施
(一)院領(lǐng)導(dǎo)要繼續(xù)加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)和重視,定期或不定期地檢查檔案管理工作,辦公室、檔案管理人員要經(jīng)常向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)檔案管理工作,做到下情上傳、上情下達(dá)、心中有數(shù),不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn),解決好存在的問(wèn)題。
(二)從廣度到深度進(jìn)一步認(rèn)真貫徹《檔案法》、《云南省檔案管理?xiàng)l例》,依法開(kāi)展檔案管理。
(三)加強(qiáng)全院干警的檔案意識(shí),以及業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和培訓(xùn),特別是文秘人員、檔案人員、內(nèi)勤人員、書記員的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和培訓(xùn),努力提高工作質(zhì)量、工作效率與管理水平。
(四)針對(duì)自查中存在的問(wèn)題,不斷完善各種規(guī)章制度,對(duì)存在的問(wèn)題進(jìn)行整改,該配備、更新的設(shè)備爭(zhēng)取配備、更新齊全。
(五)抓好檔案管理的工作指導(dǎo),堅(jiān)持落實(shí)好已經(jīng)建立健全的各種規(guī)章制度,把問(wèn)題解決在檔案歸檔入庫(kù)之前,保證每年歸檔工作按質(zhì)量和進(jìn)度順利進(jìn)行。
(六)做好檔案管理開(kāi)展利用工作,使檔案資料更好地為法院審判工作服務(wù),為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù),為社會(huì)服務(wù)。
特此報(bào)告
一、 基層部門檔案管理中的現(xiàn)狀與問(wèn)題分析
通過(guò)一段時(shí)間的摸底與調(diào)研,我們發(fā)現(xiàn)大多數(shù)基層機(jī)關(guān)對(duì)本單位所形成的檔案還是很重視的,他們的初衷是好的。但由于一些歷史的、經(jīng)濟(jì)的原因,基層機(jī)關(guān)(除縣國(guó)稅局、縣供電公司、部分銀行等條管單位)對(duì)本單位檔案工作欠帳很多。具體表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面:
(一)檔案意識(shí)淡薄,領(lǐng)導(dǎo)重視不夠。基層部門檔案是基層機(jī)關(guān)在公共行政管理活動(dòng)中所直接形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、音像等多種形式的歷史記錄,是基層工作的寶貴信息資源。近年來(lái),基層機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)主要精力都放在抓經(jīng)濟(jì)上,整天忙于中心工作或民生工程,對(duì)與檔案相關(guān)的法律法規(guī)和業(yè)務(wù)知識(shí)學(xué)習(xí)甚少,了解不深,許多基層干部檔案意識(shí)相當(dāng)薄弱。有的領(lǐng)導(dǎo)干部甚至認(rèn)為檔案工作只是檔案部門的事,對(duì)檔案工作不聞不問(wèn),自已不想管也不愿管。有些部門對(duì)檔案工作重視不夠,沒(méi)有把檔案工作列入機(jī)關(guān)年度工作計(jì)劃,檔案工作不研究不安排,檔案問(wèn)題得不到解決,場(chǎng)所、經(jīng)費(fèi)、人員沒(méi)有保障,檔案工作自然就做不好。
(二)檔案室建設(shè)簡(jiǎn)陋,經(jīng)費(fèi)投入不足。大部分機(jī)關(guān)的檔案室建設(shè)簡(jiǎn)陋,基礎(chǔ)條件差,檔案柜大多數(shù)是木質(zhì)的,陳舊老化,通風(fēng)性能不好,安全措施沒(méi)落實(shí),防蟲防霉設(shè)備不配套等;有些因受辦公條件的限制,沒(méi)建立專門的綜合檔案室,而是與機(jī)關(guān)辦公室合為一體,既影響正常辦公又影響檔案管理;還有的只能叫雜物保管室,檔案室里的檔案沒(méi)有多少,雜物、舊物堆滿房間。
(三)檔案制度不健全,資料保管不善。很多機(jī)關(guān)單位檔案的收集、保管、保護(hù)、借閱和保密等制度不夠健全;有的雖建立了一些管理制度,卻流于形式執(zhí)行不嚴(yán),檔案管理人員責(zé)任心不強(qiáng),檔案資料收集不全,整理不及時(shí),文件資料堆積如山,丟失嚴(yán)重;檔案管理混亂,致使其他干部或閑雜人員可以隨意進(jìn)入檔案室查找資料和借閱檔案,借出的檔案又不履行任何手續(xù),有借無(wú)還時(shí)而有之,時(shí)間一長(zhǎng)檔案資料就不知去向。由于檔案保管條件簡(jiǎn)陋,保護(hù)措施不到位,許多機(jī)關(guān)單位的檔案資料已經(jīng)被蟲蛀被鼠咬,甚至發(fā)生霉變腐爛。
(四)檔案管理人員更替頻繁,業(yè)務(wù)素質(zhì)不高。就我縣而言,由于體制的問(wèn)題,機(jī)關(guān)檔案管理員沒(méi)有專職的,大部分是兼職,再加上檔案管理工作是一項(xiàng)勞神費(fèi)心的苦差事,經(jīng)常要接觸有毒害的檔案,檔案人員身體健康得不到保障,檔案崗位津貼又不到位,同時(shí)檔案業(yè)務(wù)素質(zhì)又要求高,很多干部都不愿干,即使在崗,也一身多任,往往被中心工作或民生工程占去絕大部分時(shí)間,對(duì)檔案管理往往身有余而力不足,基本上沒(méi)有時(shí)間去管理或整理本部門大量的檔案資料,有時(shí)也只是應(yīng)付而已。條件好的部門,直接送到縣級(jí)檔案館幫助整理歸檔;條件不好的,就只能任其自然。
二、對(duì)基層部門檔案管理工作的思考與建議
(一)提高認(rèn)識(shí),加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo),努力為檔案事業(yè)的發(fā)展創(chuàng)造良好的環(huán)境。在新的歷史條件下,領(lǐng)導(dǎo)的重視是做好檔案工作的重要保證。為此,基層黨委、政府一定要站在構(gòu)建社會(huì)主義和諧社會(huì)的高度,充分認(rèn)識(shí)檔案工作對(duì)促進(jìn)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的重要作用,切實(shí)增強(qiáng)做好檔案工作的使命感和責(zé)任感;同時(shí)又要充分認(rèn)識(shí)檔案工作是促進(jìn)社會(huì)主義物質(zhì)文明、政治文明、精神文明協(xié)調(diào)發(fā)展,建設(shè)和諧社會(huì)的基礎(chǔ)性工作;要加強(qiáng)檔案法律法規(guī)的學(xué)習(xí),進(jìn)一步明確檔案工作是各級(jí)黨委、政府義不容辭的責(zé)任和義務(wù);要在廣大干部群眾中組織開(kāi)展形式多樣的檔案法規(guī)宣傳教育活動(dòng),大力宣傳檔案工作的重要性及檔案的利用價(jià)值作用,不斷提高全社會(huì)的檔案法律意識(shí)。要經(jīng)常召開(kāi)聯(lián)席會(huì)議研究檔案工作,認(rèn)真聽(tīng)取關(guān)于檔案工作的匯報(bào),落實(shí)相關(guān)工作經(jīng)費(fèi),及時(shí)解決檔案管理中出現(xiàn)的一些問(wèn)題,時(shí)刻關(guān)心和支持檔案工作者,努力為檔案事業(yè)的發(fā)展創(chuàng)造良好的環(huán)境。
(二)加大投入,夯實(shí)基礎(chǔ),切實(shí)推進(jìn)檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展。檔案事業(yè)是政府投入的公益事業(yè),檔案事業(yè)的發(fā)展必須靠政府的投入。因此,要求縣級(jí)財(cái)政在檔案工作上作適當(dāng)傾斜,各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)在檔案工作上要舍得投入,檔案工作經(jīng)費(fèi)做到年初有預(yù)算安排,尤其是對(duì)館藏檔案的檔案維護(hù)、檔案保護(hù)和搶救、檔案信息化建設(shè)及檔案人員的身體健康狀況等方面所需費(fèi)用要予以重點(diǎn)保障;各級(jí)機(jī)關(guān)要積極爭(zhēng)取上級(jí)部門和財(cái)政的支持,高標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)要求建設(shè)好規(guī)范化的綜合檔案室,購(gòu)置必備的檔案柜,搞好通風(fēng)、采光、防盜、防蟲、防潮、防火等配套保護(hù)措施,有條件的單位還可以添置空調(diào)、電腦、掃描儀、監(jiān)視器等設(shè)備,進(jìn)一步提高檔案管理信息化水平,確保檔案利用安全,檔案資料不丟失、不損壞,又保證檔案信息不失密、不泄密。
(三)健全制度,規(guī)范管理,保證檔案管理規(guī)范有序。
實(shí)踐證明,建立完善的檔案管理工作制度,是檔案工作逐步實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理的有力措施和可靠保證。一是要嚴(yán)格按照國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī),對(duì)應(yīng)歸檔的文件材料,做好文件的收集、整理、歸檔工作和對(duì)檔案文件要嚴(yán)格按照程序做好鑒定、銷毀、歸檔工作;二是要建立相應(yīng)的檔案管理制度,對(duì)產(chǎn)生的檔案資料從收集、歸檔到移交檔案室統(tǒng)一管理以及檔案的日常保管、借閱、利用,都要制定一套嚴(yán)格的制度,如《綜合檔案室工作職責(zé)》、《檔案人員工作職責(zé)》、《檔案庫(kù)房管理制度》、《檔案保密制度》、《檔案利用制度》、《檔案鑒定、銷毀制度》、《檔案室管理制度》等;對(duì)永久、30年保存的檔案應(yīng)及時(shí)向縣級(jí)檔案主管部門進(jìn)行移交;三是為了避免檔案的丟失、改動(dòng),要嚴(yán)格手續(xù),建立健全檔案工作責(zé)任追究制度,做到檔案查閱、借閱和歸檔入庫(kù)有登記。(四)督促指導(dǎo),進(jìn)一步加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)。檔案管理是一門專業(yè)性很強(qiáng)的工作。因此,面對(duì)新的形勢(shì),迫切需要造就一支政治強(qiáng)、業(yè)務(wù)精、作風(fēng)硬、紀(jì)律嚴(yán)的高素質(zhì)檔案隊(duì)伍。
1、要求各機(jī)關(guān)選配好檔案管理人員,建立穩(wěn)定的檔案隊(duì)伍。經(jīng)常關(guān)心和支持檔案管理員的工作,為他們提供良好的工作環(huán)境,落實(shí)相關(guān)福利待遇,對(duì)工作業(yè)績(jī)突出的檔案管理員要向組織部門推薦提拔重用,讓他們工作上有想頭,政治上有奔頭,安心本職工作。
2、檔案主管部門要加強(qiáng)工作指導(dǎo),通過(guò)舉辦檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)班或抽調(diào)機(jī)關(guān)檔案管理員進(jìn)行跟班學(xué)習(xí)或以會(huì)代訓(xùn)等形式,組織管理人員學(xué)習(xí)檔案法律法規(guī)和業(yè)務(wù)知識(shí),通過(guò)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)實(shí)行持證上崗,并建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系,實(shí)行動(dòng)態(tài)管理,可以加強(qiáng)檔案隊(duì)伍之間的交流。同時(shí),檔案主管部門要加大監(jiān)督檢查力度,要建立健全檔案執(zhí)法責(zé)任制,依法查處違法案件,使檔案執(zhí)法檢查成為制度化、經(jīng)常化、規(guī)范化。
一、理清養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理思路
鹽城市人力資源和社會(huì)保障局承辦全市100萬(wàn)名參保人員的養(yǎng)老保險(xiǎn)經(jīng)辦工作,近幾年來(lái),隨著市城鎮(zhèn)企業(yè)職工養(yǎng)老保險(xiǎn)覆蓋面的不斷延伸擴(kuò)大,養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案越積越多,如何加強(qiáng)養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案的管理已成為擺在我們面前的重大民生課題。2009年,人力資源和社會(huì)保障部、國(guó)家檔案局聯(lián)合頒布了《社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定(試行)》第3號(hào)令和《社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案達(dá)標(biāo)驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)》。2010年初,市人力資源和社會(huì)保障局新一任領(lǐng)導(dǎo)班子把養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理建設(shè)工作列入執(zhí)政為民的重點(diǎn)工作目標(biāo),成立了養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)小組。領(lǐng)導(dǎo)小組成立后的第一件事就是調(diào)查研究,查找問(wèn)題。此前市養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理存在的問(wèn)題主要表現(xiàn)在:一是沒(méi)有入卷歸檔,散落存放;二是沒(méi)有安全性,損壞、丟失隨時(shí)可能發(fā)生;三是沒(méi)有服務(wù)提供,辦事群眾意見(jiàn)較大;四是沒(méi)有機(jī)構(gòu)、沒(méi)有庫(kù)房、沒(méi)有資金;五是沒(méi)有創(chuàng)新意識(shí),在當(dāng)時(shí)的社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)內(nèi)部對(duì)檔案工作有一種管不管都行的思想。通過(guò)主觀與客觀分析后,統(tǒng)一了思想認(rèn)識(shí),增強(qiáng)了緊迫感,我們提出了“變冷門業(yè)務(wù)為熱門業(yè)務(wù),推動(dòng)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理服務(wù)工作有為有位;變簡(jiǎn)單管理為現(xiàn)代化管理,提升養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理服務(wù)現(xiàn)代化水平;變死檔案為活信息,為政府公共服務(wù)平臺(tái)建設(shè)服務(wù);變單一檔案建設(shè)發(fā)展為全面協(xié)調(diào)發(fā)展,夯實(shí)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案工作發(fā)展基礎(chǔ)”的“四變”思路。思路的明確,為加快鹽城市養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案電子化建設(shè)步伐打下了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。
二、啟動(dòng)養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案電子化建設(shè)
幾年來(lái),在江蘇省人力資源和社會(huì)保障廳的重視及有關(guān)部門的支持下,鹽城市不斷加大基礎(chǔ)設(shè)施和軟件系統(tǒng)開(kāi)發(fā)建設(shè)的投入,加快了養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案電子化建設(shè)步伐。一是爭(zhēng)取支持,抓機(jī)構(gòu)建設(shè),將檔案管理工作與其他經(jīng)辦工作放在同等重要的位置,納入工作考核范圍,各科室明確一名檔案管理兼職人員,負(fù)責(zé)各科室日常工作中形成的檔案資料收集和整理。二是加大經(jīng)費(fèi)投入,提供物質(zhì)基礎(chǔ),建立檔案室、閱檔室,購(gòu)置了金屬密集架、防磁柜、計(jì)算機(jī)、掃描儀,配備了吸塵器、滅火器和溫濕度計(jì)等應(yīng)有設(shè)備和用品,檔案庫(kù)房達(dá)到了“八防”要求。三是制定檔案管理辦法,檔案管理流程,檔案管理歸檔范圍和保管期限,檔案管理分類方案。四是夯實(shí)基礎(chǔ),抓規(guī)章制度建設(shè),制定實(shí)施了《檔案員崗位職責(zé)》《檔案庫(kù)房管理制度》《檔案保管管理制度》《檔案立卷歸檔制度》《檔案保密制度》《檔案統(tǒng)計(jì)、鑒定、銷毀制度》《檔案借閱制度》《設(shè)備維護(hù)使用制度》。五是開(kāi)展培訓(xùn),抓電子檔案管理人才建設(shè),為使檔案管理人員盡快熟悉檔案電子化管理和使用技術(shù),成為檔案管理的行家里手,我們對(duì)檔案人員實(shí)施全員培訓(xùn),多次邀請(qǐng)市檔案局專家授課和現(xiàn)場(chǎng)專業(yè)指導(dǎo),力求盡快適應(yīng)檔案工作的需要。六是策劃需求,抓軟件應(yīng)用系統(tǒng)開(kāi)發(fā),我們與專業(yè)軟件公司共同開(kāi)發(fā)了養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理信息系統(tǒng)和電子檔案查詢信息系統(tǒng),實(shí)現(xiàn)了將大量傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案信息轉(zhuǎn)換成數(shù)字化、電子化檔案信息管理的質(zhì)變。
三、拓展領(lǐng)取養(yǎng)老金人員檔案電子化建設(shè)
近幾年,鹽城市隨著國(guó)有、集體企業(yè)改制和并軌工作的進(jìn)一步深化,越來(lái)越多的退休人員脫離原企業(yè)管理,由于鹽城市社區(qū)平臺(tái)建設(shè)不到位,致使企業(yè)退休人員檔案無(wú)人管理的現(xiàn)象突出。目前,鹽城市社會(huì)保險(xiǎn)檔案服務(wù)中心已接收保存的企業(yè)退休人員檔案30萬(wàn)人,隨著退休個(gè)人存檔數(shù)量的與日俱增,傳統(tǒng)的退休人員檔案管理方式已不適應(yīng)時(shí)展和民生所需、所盼的要求。要想使退休人員檔案管理不失真、不失密、不丟失,更好地履行社會(huì)保險(xiǎn)公共服務(wù)職責(zé)和使命,就要堅(jiān)持不懈創(chuàng)新,就要通過(guò)檔案電子化管理技術(shù)解決好保真、保讀、保取、保密、保存的難題。我們借用了養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案電子化建設(shè)的思路,在科學(xué)論證的前提下,大膽啟動(dòng)了退休人員檔案電子化建設(shè)工作,完全避免了過(guò)去查詢?nèi)藛T在頻繁查閱、借用檔案過(guò)程中發(fā)生的檔案丟失、篡改、磨損、損壞的現(xiàn)象,有效地控制了領(lǐng)取養(yǎng)老金人員篡改檔案信息而產(chǎn)生的欺詐養(yǎng)老金問(wèn)題。
另外,還加強(qiáng)數(shù)字化、電子化檔案信息系統(tǒng)管理。一是參保職工查詢檔案方便快捷,原來(lái)查一份檔案,要在龐大的堆里尋找,勞神費(fèi)事,往往需要半個(gè)小時(shí),工作人員辛苦,職工不滿意。現(xiàn)在,只要報(bào)上姓名或身份證號(hào)碼,在計(jì)算機(jī)中查詢,非常方便,只需要5分鐘。二是檔案管理是標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的基礎(chǔ)工作,通過(guò)業(yè)務(wù)檔案達(dá)標(biāo)工作,規(guī)范了檔案管理,加快了標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)進(jìn)程。三是在業(yè)務(wù)實(shí)現(xiàn)信息化的情況下,重視檔案管理工作對(duì)保存原始資料有著長(zhǎng)遠(yuǎn)意義。
關(guān)鍵詞:會(huì)計(jì)電算化;會(huì)計(jì)檔案;管理;重要性
一、會(huì)計(jì)檔案的作用
1.會(huì)計(jì)檔案直接影響經(jīng)濟(jì)工作
從宏觀來(lái)說(shuō),國(guó)家利用各企事業(yè)單位、各機(jī)關(guān)的會(huì)計(jì)檔案反映的數(shù)據(jù)逐級(jí)匯總,可以考核國(guó)民經(jīng)濟(jì)各部門有關(guān)計(jì)劃和預(yù)算的執(zhí)行情況,從而制訂更適應(yīng)國(guó)家經(jīng)濟(jì)建設(shè)的計(jì)劃和決策;從微觀來(lái)說(shuō),各企事業(yè)、機(jī)關(guān)單位利用會(huì)計(jì)檔案提供的原始數(shù)據(jù),科學(xué)地預(yù)測(cè)未來(lái),制訂最優(yōu)化的管理方案,以最低的成本獲取最大的經(jīng)濟(jì)效益。
2.會(huì)計(jì)檔案保護(hù)國(guó)家利益不受侵犯
改革開(kāi)放給經(jīng)濟(jì)建設(shè)帶來(lái)了生機(jī)和活力。但由于原有法律法規(guī)還不完善,一些單位和個(gè)人利用政策上的漏洞,巧立名目,隨意提高開(kāi)支,鋪張浪費(fèi),使國(guó)家財(cái)政收入大大流失。而會(huì)計(jì)檔案將這些違反國(guó)家財(cái)經(jīng)法紀(jì)的情況真實(shí)地記錄下來(lái),及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題,阻止腐敗的產(chǎn)生、蔓延,打擊經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域的不法行為,解決經(jīng)濟(jì)糾紛,從而確保國(guó)家的經(jīng)濟(jì)利益。
二、電算化下會(huì)計(jì)檔案管理的內(nèi)容
電算化會(huì)計(jì)檔案管理是非常重要的會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作,單位必須加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo),建立和健全會(huì)計(jì)檔案的立卷、歸檔、保管、調(diào)閱和銷毀管理制度,并由專人負(fù)責(zé)管理,對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案管理要做好防磁、防火、防潮和防塵工作,重要會(huì)計(jì)檔案應(yīng)準(zhǔn)備雙份,存放在兩個(gè)不同的地點(diǎn),采用磁性介質(zhì)保存會(huì)計(jì)檔案,要定期進(jìn)行檢查,定期進(jìn)行復(fù)制,防止由于磁性介質(zhì)損壞,而使會(huì)計(jì)檔案丟失,通用會(huì)計(jì)軟件、定點(diǎn)開(kāi)發(fā)會(huì)計(jì)軟件、通用與定點(diǎn)開(kāi)發(fā)相結(jié)合會(huì)計(jì)軟件的全套文檔資料,以及會(huì)計(jì)軟件程序,視同會(huì)計(jì)檔案保管,保管期截止該軟件停止使用或有重大更改之后的五年。
三、電算化下會(huì)計(jì)檔案管理存在的一些問(wèn)題
1.會(huì)計(jì)檔案載體
電算化會(huì)計(jì)雖已實(shí)施,但因?yàn)閷?shí)施時(shí)間不長(zhǎng),財(cái)會(huì)人員和單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)會(huì)計(jì)電算檔案的組成內(nèi)容不甚了解,缺乏管理會(huì)計(jì)檔案的經(jīng)驗(yàn),很多單位只是將打印出的紙質(zhì)檔案存檔,而沒(méi)有將存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)中的會(huì)計(jì)信息備份在磁性介質(zhì)上歸檔保存,從而影響會(huì)計(jì)檔案的完整性。
2.會(huì)計(jì)載體本身性質(zhì)帶來(lái)的問(wèn)題
電算化會(huì)計(jì)檔案需在一定的系統(tǒng)內(nèi)才可視,因此目前許多企業(yè)因?yàn)闆](méi)有將會(huì)計(jì)軟件的版式及軟件系統(tǒng)很好地保存,導(dǎo)致在電算化軟件升級(jí)后,不同版本下的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)不能被調(diào)用,《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》第十二條規(guī)定:采用計(jì)算機(jī)進(jìn)行會(huì)計(jì)核算的單位應(yīng)當(dāng)保存打印出紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案,并對(duì)保存期限作了規(guī)定,但目前由于一些單位受條件限制,沒(méi)有配備激光打印機(jī)或噴墨打印機(jī),還在使用老的針式打印機(jī),致使打印輸出的紙介質(zhì)會(huì)計(jì)檔案達(dá)不到規(guī)定的保存期限,沒(méi)有按照國(guó)家檔案局規(guī)定的庫(kù)房管理制度標(biāo)準(zhǔn),建立專門的電算化會(huì)計(jì)檔案保護(hù)制度,未選擇質(zhì)量?jī)?yōu)良的磁盤介質(zhì)進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)備份,未實(shí)行備用盤與存儲(chǔ)盤分離存放,導(dǎo)致電子數(shù)據(jù)因此損壞或丟失。
3.會(huì)計(jì)檔案管理制度不完善
由于電算化會(huì)計(jì)檔案更易在不知不覺(jué)的情況下被修改,因此在沒(méi)有及時(shí)修訂單位的會(huì)計(jì)檔案管理制度,沒(méi)有制定相應(yīng)的會(huì)計(jì)電算檔案保管人員職責(zé)情況下,會(huì)計(jì)檔案的人為破壞和自然損壞現(xiàn)象在所難免。
4.缺乏必要的計(jì)算機(jī)維護(hù)、網(wǎng)絡(luò)安全人才
眾所周知,電算化下的檔案管理涉及到軟件、系統(tǒng)安全、維護(hù)等一系列專業(yè)的問(wèn)題,但目前一般單位都僅僅對(duì)以前的會(huì)計(jì)人員進(jìn)行一定的軟件設(shè)施建設(shè)。
提供環(huán)境清潔與溫濕度穩(wěn)定適宜的專用會(huì)計(jì)檔案存放倉(cāng)庫(kù);配備具有高清晰度打印能力的激光或噴墨打印機(jī),以它們作為輸出紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的工具:選用功能符合本單位實(shí)際業(yè)務(wù)的電算化培訓(xùn),然后就去操作系統(tǒng),在一定層面上而言,會(huì)計(jì)人員僅學(xué)會(huì)了操作,而管理與維護(hù)對(duì)他們而言就非常陌生,由此導(dǎo)致的結(jié)果與損失也非同小可。
四、如何改善電算化下的會(huì)計(jì)檔案管理
1.完善會(huì)計(jì)軟件
最好是具有檔案管理輔助功能的電算化軟件;強(qiáng)化系統(tǒng)的安全防護(hù)功能,如有聯(lián)網(wǎng),注意進(jìn)行定期的補(bǔ)丁維護(hù),避免因電腦安全或網(wǎng)絡(luò)安全,導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案泄密或被人為惡意修改。
2.完善電算化下會(huì)計(jì)檔案管理各項(xiàng)制度
(1)建立電算化會(huì)計(jì)檔案的歸檔制度。會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)開(kāi)發(fā)和使用的全套文檔資料及軟件程序,都應(yīng)視同會(huì)計(jì)檔案保管;會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)在未打印成書面形式輸出之前,應(yīng)妥善保管并保留副本,記賬憑證、總分類賬、現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬應(yīng)打印輸出,并按照有關(guān)稅務(wù)、審計(jì)等管理部門的要求,及時(shí)打印輸出有關(guān)賬簿、報(bào)表。
(2)建立電算化會(huì)計(jì)檔案的保管制度。根據(jù)國(guó)家檔案局的標(biāo)準(zhǔn),建立電算化會(huì)計(jì)檔案保管制度:選擇優(yōu)質(zhì)的磁盤介質(zhì)進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)備份,備用盤與儲(chǔ)存盤分離存放;做好防壓、防塵、防光、防腐蝕工作,按分類和一定順序?qū)?shù)據(jù)磁盤、光盤的著錄等電子會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行編號(hào),標(biāo)明時(shí)間和文件內(nèi)容,制作檔案管理文件卡片。
(3)建立嚴(yán)格的借用手續(xù)制度。查閱會(huì)計(jì)檔案,需經(jīng)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn),按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定,辦理借閱手續(xù),外單位查閱本部門會(huì)計(jì)檔案,要有單位介紹信,并經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)、財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。
(4)建立電算化檔案定期備份制度。電算會(huì)計(jì)檔案應(yīng)定期將會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)備份到磁性介質(zhì),并設(shè)立備查登記簿,提供備份時(shí)間、數(shù)量、保管方式等備份細(xì)節(jié)信息;同時(shí)由于磁性介質(zhì)的特殊性,管理人員必須對(duì)這些會(huì)計(jì)電算檔案進(jìn)行定期檢查、復(fù)制,以防止會(huì)計(jì)信息損壞。
3.提高會(huì)計(jì)部門人員素質(zhì),完善人員配置結(jié)構(gòu)
會(huì)計(jì)系統(tǒng)是由人來(lái)操作的,一個(gè)系統(tǒng)是否安全,不但取決于系統(tǒng)本身,更應(yīng)該注意操作使用人員的素質(zhì),未經(jīng)有效的業(yè)務(wù)訓(xùn)練和不具備良好職業(yè)道德的員工本身,對(duì)系統(tǒng)的安全是一種威脅要提高會(huì)計(jì)人員計(jì)算機(jī)業(yè)務(wù)素質(zhì),必須大力加強(qiáng)人才培訓(xùn)的力度。各單位應(yīng)積極支持及組織會(huì)計(jì)人員學(xué)習(xí)和提高會(huì)計(jì)電算化知識(shí),培養(yǎng)復(fù)合型人才,為本單位盡快建立高效的會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)創(chuàng)造條件。對(duì)會(huì)計(jì)人員、系統(tǒng)維護(hù)人員、系統(tǒng)管理人員,應(yīng)按不同內(nèi)容、不同要求進(jìn)行培訓(xùn)。對(duì)系統(tǒng)維護(hù)人員,應(yīng)盡量用計(jì)算機(jī)專業(yè)人員,畢竟,計(jì)算機(jī)系統(tǒng)維護(hù)是一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的工作,對(duì)這些計(jì)算機(jī)專業(yè)人員只要簡(jiǎn)單的會(huì)計(jì)培訓(xùn),就可以收到良好的效果。
參考文獻(xiàn):
[1]張穎.對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理的思考.遼寧經(jīng)濟(jì),2008(3).
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