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關鍵詞:信息化技術 管理變革 原則 實施過程
中圖分類號:F270.7 文獻標識碼:A
文章編號:1004-4914(2011)08-256-02
在現代企業中,隨著計算機技術的廣泛應用,生產效率得以大幅度提高。與此同時,企業中的產品信息呈現出爆炸性的增長勢頭,并產生了新的問題。由于不同系統軟件產生的信息互通性差,想從漫無邊際的數據海洋中查找所需要的正確數據,變得越來越難。如果對它們處理不當,會對工作效率產生負面效應。所以產品信息的管理問題已經成為進一步提高生產效率的關鍵問題。
一、信息化技術引導企業管理變革
信息技術的廣泛應用,改變了企業生存的內外部環境,使得傳統企業的組織結構、生產管理方法、產品營銷模式、人力資源管理理念,以及管理內容等發生了深刻的變革。主要表現在以下幾個方面:
1.企業戰略的全球化。隨著信息技術的發展,傳統的時空觀念發生了根本性改變,人與人之間的距離在縮短,國與國之間的邊界變得越來越模糊。企業的競爭已經不再是在單一的區域內進行,而是以全球作為競爭的舞臺;企業將在全球范圍內配置資源,尋找市場,提高產品和服務,出現了企業戰略的全球化和企業文化的國際化發展趨勢。
2.企業的創新與管理。關于創新的定義和解釋,對不同的公司,不同的行業,不同的人才,不同的技術都有不同的方法,每個企業領導者都會重視這個問題,并且創新的結果是顯而易見的,創新是可以有意識去達成的。而管理,則是一個相對模糊的東西,每個人都知道管理的重要性,每個人都有各自的管理方法,但是管理效果卻是千差萬別。
3.人力資源管理信息化。企業信息化實施必涉及企業管理模式、組織架構、業務流程、組織行為的改變等,是一個復雜的組織與管理變革過程。通過全員參與,使員工了解和明白變革的意義,鼓勵員工提出創新性的想法以推動變革的進程。通過變革導向、領導方式、激勵支持、全員參與四方面的變革管理使員工逐步深入參與到信息管理變革中以盡快實現提高企業員工的工作績效。
信息化管理的出現和升級,改變了企業競爭優勢的內容和形式,也為企業謀取競爭優勢提供了有力的武器。可以說,能否利用信息技術獲取競爭優勢將對未來企業的生存和發展產生巨大影響。成功的企業信息化建設應該成為推動企業管理變革的契機,并與其他變革思想和實踐相結合共同促進企業管理系統的優化。大量實踐經驗表明,計算機和現代通信技術的普及應用,需要管理思想與管理環境的變革;同時,從另一方面看,信息技術的普及又不斷推動著管理,管理模式的發展和變化。新的管理模式的出現需要有新的技術手段給予支撐,而新的技術手段的問世,必然促進新的管理模式的出現。企業信息化從深層次觸動企業進行管理變革,利用信息技術,以及先進的管理思想、方法重塑企業,使企業成為未來經濟時代的佼佼者。
二、信息化實施過程的管理控制
企業信息化實施運作過程管理主要包含對信息化過程的計劃、組織、控制、協調和溝通。具體如下:
1.計劃主要指對企業信息化過程的管理首先要明確不同時期中小企業信息化的實施重點和發展目標。中小企業要從自身的實際需要和現實條件出發,確定企業近期、中期以及長期的企業信息化的任務和要求,做到企業信息化方向正確,目標清晰,實施進程有保障。
2.組織主要指成立必要的企業信息化協調管理機構,統一指揮和部署企業信息化的整體發展。企業信息化是一個長期性、綜合性的系統工程,牽涉面廣、實施難度大是其重要的特征,如果沒有企業高層領導的支持和推動,沒有專門協調與管理機構是很難取得預期效果的。所以,在制定企業信息化實施規劃時,應考慮成立專門的、有較高管理權限和協調職能的企業信息化領導和指揮機構,并由企業主要領導擔任負責人,如成立“企業信息化領導小組”,由企業主要領導組織企業信息技術支持部門以及企業各相關業務部門的負責人共同組成工作小組推動企業信息化的全面深入的推行。
3.控制主要是指預測和分析企業業務發展的走向,以對信息化的現實和潛在需求進行分析與規劃。企業信息化必須按照企業業務發展的實際需要推進,所以圍繞企業業務發展的當前和今后的需要,確定企業信息化系統實施項目的選擇、信息化項目實施過程的管理、制定企業信息化評價體系、評價方法,對信息技術的風險進行分析管理等。
4.協調主要是指調節企業信息化過程中產生的各種矛盾,包括信息化項目實施時各部門之間資源分配的協調,對不同崗位職責間矛盾進行的協調等。確定企業信息化不同發展階段的投資預算。信息化建設必然需要一定數額的資金以及其他資源的投入,這一點應在制定信息化實施規劃時充分考慮到,并做出科學合理的安排。在安排企業信息化預算時,既要避免不切實際的盲目投入,造成信息化投入的無謂浪費,另外,也要避免借口企業資金緊張等原因而削減必要的資金預算,導致企業信息化“半途而廢”。
5.溝通主要是指通過下達命令、指示等形式,對組織內部個人施加影響,將信息化規劃的目標或者領導者的決策變成全員的統一活動。制定必要的促進企業信息化發展的規章與制度。企業信息化牽涉面廣,實施難度大,制定必要的規章與制度,使企業信息化發展有章可循,有據可查,有標準可執行,對加快信息化的順利發展有重要的促進作用。此外,還應在企業信息化實施規劃中明確信息化實施效果評估的方法,信息化方案優化等措施,以便在信息化發展中不斷總結經驗,保證信息化發展的實際效果。
三、信息化實施的原則
1.效益原則。盡管中小企業信息化的效益很難得到確切衡量,但是中小企業必須避免搞“沒有效益的信息化”,盲目推行各種信息化軟件或起步就同時啟動二個以上項目,為趕時髦而搞沒有實際效益的信息化只能勞民傷財,于企業的發展有害無益。
2.實用原則。中小企業的業務相對比較簡單,業務的牽涉面也沒有大型企業復雜,所以,中小企業實施信息化時要根據自身的業務發展特點,選擇實用的信息化實施方案,以“解決實際問題、產生實際效果”作為追求目標,使企業信息化落到實處。比如可先上ERP項目,待穩定運行一段時間后再行完善其他項目。
3.適用原則。中小企業在選用信息化解決方案、構建信息化系統時應堅持“適用”的原則,不必過分追求技術先進、功能全面,以“適用、夠用、好用”為衡量標準,使企業信息化與實際業務緊密結合,為不同部門、不同層次的員工所接受,產生實實在在的效果。
4.系統性原則。不同規模和發展基礎的中小企業在實施信息化時各有不同的側重點,但在實施過程中都應考慮到企業的整體發展需要,以更好地實現與其他業務部門的應用集成,包括各類信息化軟件的互通性,盡量避免在信息化過程中產生新的“信息孤島”,影響企業信息化的實際效果。
5.可擴展性原則。企業信息化發展是一個長期的過程,也是一個不斷優化,逐步完善的過程,所以,中小企業的信息化建設應考慮到擴展性問題,在硬件的配置、軟件的開發、系統的建設等各方面都應注意到企業今后發展的需要,使企業信息化建設能有序推進。
企業需要能解決自己問題的工具,用信息化手段彌補自己在管理方面的缺失,企業所需要的是蘊含管理思想的武器,它幫助企業貫徹企業戰略,其中最重要的是提升銷售能力,加強團隊執行力,(下轉第259頁)(上接第256頁)充分發揮人的能動性,且不是昂貴的奢侈品,它需要足夠便宜。
四、加強企業信息化管理
信息化管理是現代企業管理的一項重要的工具,是企業的經營管理理念和方法的載體。以財務管理為中心做好信息化管理工作的推進,是中小企業的首選。一是以財務管理為中心推進企業信息化;二是建立起以財務管理為核心的內部信息管理系統;三是積極推進企業財務與業務一體化的工作。通過PLM項目管理的實施,對新產品從設計到批量生產全過程數據進行管理及監控。使公司高端產品的機密性技術設計文件、工藝文件等得到有效規范,為企業的新興產業保駕護航。
五、結論
在市場經濟的背景下,任何一家渴望在市場中求生存、求發展、求壯大的中小企業來說,信息化是其成長的“車輪”,是伴隨著企業的發展而發展的,并沒有發展的盡頭。中小企業信息化總體的發展歷程應該是從低級到高級,從簡單到復雜,從單項到多項,從局部到整體的一個逐步完善的過程。當中小企業從一些重點項目取得突破后,就有必要進入信息化發展的一個新階段――全面實施企業信息化的階段。所以,由點到面,逐步鋪開,拓寬應用范圍,加深應用層次,使信息化全面融入企業發展的方方面面,成為企業發展的“驅動力”和成長的“催化劑”,既是廣大中小企業一項十分重要的工作,也是一項頗為艱巨的戰略任務,需要中小企業付出鍥而不舍的努力,以實現持續不斷的改進。
隨著信息技術的不斷發展,企業信息化的應用領域已變得越來越廣泛,越來越深入,企業不要錯過信息化發展的有利時機,應從企業發展的實際出發,扎扎實實地打好企業信息化發展的應用基礎,一步一步地探索企業信息化的發展道路,實實在在地獲得企業信息化產生的綜合效益。“走一步,用一步,見效一步,持續發展”是不少中小企業通過自身的實踐總結出來的信息化發展經驗,值得絕大多數的中小企業學習借鑒。
參考文獻:
1.楊學山.企業信息化建設和管理[M].北京出版社,北京.2005
2.賴茂生.企業信息化知識手冊[M].北京出版社,2004
關鍵詞:云計算;信息化;中小企業
一、云計算概述
云計算是基于互聯網共享信息和資源的計算方式。從本質看,它是一種基于互聯網的服務增加、使用與交付模式,能夠通過互聯網提供可動態伸縮與配置的虛擬化資源。
根據云計算的服務類型,可將其分為三類,基礎設施即服務(IaaS)是消費者通過Internet可以從完善的計算機基礎設施獲得服務;平臺即服務(PaaS)是為用戶提供應用托管平臺,實際上是指將軟件研發的平臺作為一種服務;軟件即服務(SaaS)是一種通過Internet提供軟件的模式,用戶無需購買軟件,而是向提供商租用基于Web的軟件,來管理企業經營活動。
二、中小企業信息化建設現狀
中小企業是我國國民經濟的重要組成部分,現中小企業信息化程度較低、人員少、業務繁鎖,在市場競爭中存在一定的劣勢。首先,中小企業信息化意識有待提高;其次,中小企業信息水平差距較大,從整體看還處于初級階段;然后,中小企業信息化發展階段性差異比較明顯。然而,信息技術的快速發展給中小企業的發展創造了良機,隨著信息化技術的不斷發展,中小企業都希望通過信息化建設來提高企業運轉效率,提高企業經濟效益,但如何降低企業信息化成本,成為了眾多中小企業在其發展歷程中不得不需要面對和解決的問題。
三、云計算在中小企業信息化建設中的應用
(一)降低成本。云計算有成本低、易擴展,升級便利、見效快等優點,而中小企業一般資金有限,中小企業通過部署云計算后則不需要購置額外硬件和軟件,企業可根據自身需求來選擇相應的云端服務模塊,按照使用率和并發用戶量來進行付費,按需使用,按需付費,對于中小企業來說云計算能夠最大限度節省服務器、電力、制冷及機房等方面的費用。同時,云計算能夠為中小企業節省大筆的軟件開發和運維成本。中小企業所用到的應用軟件都運行在提供商的服務端,系統運行和維護交給云計算服務提供商來負責,無需企業新員工和技術顧問,從而不需要企業再聘用專門技術人員負責維護系統,當企業在使用軟件服務過程中遇到了問題,只需聯系云計算服務提供商即可,節省了時間、精力和財力,降低信息化建設使用成本。
(二)提高效率。對于絕大多數處在成長期的中小企業而言,自己投資建設數據中心的效率比較低,但是在云計算環境下,中小企業用戶終端不需安裝操作系統、客戶端管理軟件,不需開發應用軟件,只需接入網絡通過應用云服務,就能在任何時間、任何地點使用所需要的信息或服務,而且與中小企業的業務快速成長相匹配,因而可以節省傳統項目的實施時間,大大縮短了企業信息化建設的周期。
(三)提供便捷。云計算可以為中小企業提供便捷的服務。在云計算環境中,中小企業的大量數據都保存在云計算的數據中心服務器上,中小企業只需按實際需求支付一定費用即可用任何可連接互聯網的終端設備來獲取各種服務和資源,就可以任何時間,在任何地點開展工作。而不需要部署硬件設備和安裝軟件。 另一方面,中小企業信息化需求的個性化比較明顯,采用SaaS 模式,中小企業可根據業務發展靈活動態地定制所需要的應用軟件和升級云計算服務,將信息化系統與企業實踐緊密結合,從而使中小企業真正做到隨需應變、方便快捷。
(四)增強安全。云計算環境下,中小企業所需要的服務均由云計算服務商來提供。云計算采用多層服務器集群架構,采用嚴格的權限控制、先進的防火墻、入侵檢測、SSL安全套接加密、端對端的加密存儲、CA數字認證等,可以提供完備的安全運營技術手段,這為中小企業提供了安全、可靠的計算服務和數據存儲,避免數據丟失、病毒入侵等問題。同時,云計算各級服務商一般都具有先進的技術、雄厚的資金和成熟的產品線,完全可以適應中小型企業信息化發展需要,可有效避免企業在開發過程中出現的走彎路、失敗等風險。
結束語:目前,云計算已成為新一代信息技術的重要代表,它以高效、靈活、廉價的優勢已經廣泛應用于社會的各行各業。云計算提供了一種新型的信息化建設模式,它不需要購買服務器,也不需要建立數據中心,把大量的、虛擬化的資源管理起來,組成一個龐大的資源池來統一提供服務,它的使用給中小企業的信息化建設創造了條件,可以有效滿足中小企業信息化在個性化、靈活性、多樣性及經濟性等方面的需求。因此,中小企業要順應時代的發展潮流,利用好云計算,結合自身業務需要,合理定制應用軟件,提升自身信息化水平,提高經濟效益。
參考文獻:
搭乘信息化快車
“過去的8年,正是我國企業信息化從無到有,從企業對CRM、ERP等電子商務系統一無所知到離不開的時期。中企通信正是伴隨著我國企業信息化的進程而成長。” 祝建華對記者說。
據介紹,中企通信系中信集團控股子公司,于2000年8月成立。成立伊始中企通信便擔負起規劃、建設和運營、管理經國家發展與改革委員會立項批準的“全國經貿系統信息專網”、“國家重點企業信息化工程網絡系統”等項目,并在此基礎上建成了一個覆蓋全國的企業互聯IP寬帶網絡平臺―中企網絡(CENet)。
通過這些項目,中企通信鍛造了能力,并堅定地走上了企業信息化之路。
隨后,中企通信獲得了進一步的發展。2003年10月,在信息產業部舉辦的關于國內IP-VPN、多方通信、線數據處理與交易三項業務的商用試驗評審中,中企通信榮獲綜合評分第一名,并順利獲得該三項業務的商用試驗牌照; 2004年2月,中國中信集團正式入股中企通信; 2005年5月,中企通信和用友簽署戰略合作協議; 2006年,中企通信先后與香港和記環球、亞洲網通等公司簽訂了合作協議。
搭上信息化發展的快車,中企通信本身也迅速發展。據了解,中企通信目前在全國范圍內建立了24個骨干節點,為數字大區的數字客戶提供服務,并在2006年、2007年相繼通過了思科CPN認證和ISO9001質量體系認證,更在今年年初獲得了國家頒發的首張IP-VPN牌照。
調整戰略目標
得益于中國企業信息化的大發展,中企通信才迅速駛入快車道。而據中企通信的高層介紹,該公司已確立了“中國新興的、最專業的綜合信息服務提供商”的戰略目標。
關鍵詞:企業 信息化 建設
引言
信息技術的飛速發展使人類社會發生著重大變革。信息技術(IT)以其無與倫比的影響力和不可阻擋的魅力在各個領域迅速滲透和擴散,經濟全球化、信息化的局面已經形成。一個以知識經濟、創新經濟、數字經濟和網絡經濟為特點的新經濟時代已經到來。
近兩年來,“信息化”更是成為中國IT界最熱門的話題之一,“以信息化帶動工業化”已被列為我國重要發展戰略。與此同時,國家為制造業信息化下定決心:“十五”期間,要投入上百億元。建立203個信息化應用示范基地,以期將我國制造業與發達國家之間的差距由現在的l5年縮短為l0年。那么,什么是信息化?企業為什么要搞信息化?企業應該怎樣去實現信息化?
I企業信息化及其總體目標
1.1企業信恩化
企業信息化是指在企業經營管理的各個方面,從經營決策、產品開發、生產組織、市場營銷,到原材料供應、財務管理、人才管理和技術創新等,全面運用信息技術,裝備信息設備,建立有機聯系的、快速反應的、科學的信息系統并保證其高效運行的過程。
企業信息化的目的是在信息技術的支持下,通過深入開發和充分運用信息資源,提高企業經營決策、研發生產及管理等各項活動的水平和效率,科學、高效地組織企業人力、物力、資金等資源進行生產經營活動,提高企業核心競爭力和經濟效益。
信息技術在企業的應用大體可以分為以下兩大部分。
(1)信息技術與企業的技術和生產體系的結合。目的是輔助生產過程,實現生產過程自動化。體現為先進的研發、生產設備的采用,如計算機輔助設計(CAD),計算機輔助工藝計劃(CAPP),以及在設備、生產線方面大量采用單片機、微機進行控制以實現計算機輔助制造(CAM)等。其目標與結果體現為硬性的生產力的直接提高。
(2)信息技術與企業的管理體系、技術創新體系的結合。體現為采用先進的企業管理體系,例如企業資源計劃系統(ERP)、客戶資源管理系統(CRM)、供應鏈管理系統(SCM)、電子商務等。其目標與結果體現為軟性的思想提升與管理自動化。
綜觀我國企業的信息化建設情況,通常在第一個方面做得較好,而在第二個方面往往做的比較欠缺。因此,企業信息化建設的主要任務是更多地考慮如何把信息化與提高企業的管理水平結合起來。
1.2企業信息化建設的總體目標
企業的發展戰略是制定信息化發展戰略的基石。在當前條件下,企業信息化建設的總體目標通常是:通過信息資源的開發和信息技術、先進制造技術等的有效利用,以企業資源計劃(ERP)為基礎,以電子商務為拓展,對企業進行全方位、多角度、深層次、高效和安全的改造,以實現通過信息流來控制和優化利用物料流、資金流和知識流,提高企業的產品開發、經營管理、生產制造、質量保證、市場營銷和售后服務等綜合能力,緊緊圍繞市場和客戶,不斷優化企業、產品、服務、成本、環境影響和知識創新等目標體系,確保企業核心競爭力和企業經濟目標的快速實現。
2企業信息化是現代企業必然的選擇
人類社會進入大規模工業化時代以來,制造類企業經營戰略的發展大致經歷了以下四個階段。
2O世紀30--70年代,企業通常以價格作為競爭的主要手段,主要采用成本領先戰略,通過追求產品規模效益來降低單位產品生產成本。以基礎制造結構控制為核心的傳統制造戰略是當時企業戰略管理的核心,產能計劃與設施規劃、作業計劃與庫存控制、生產活動(動作規范、工藝、零部件)的簡化和標準化、分銷體系的形成等是企業經營管理的重點。CAD(計算機輔助設計)、CAM(計算機輔助制造)和MRF(物料需求計劃)等企業信息化單元技術開始在企業得到應用。
70-80年代,傳統制造戰略已難于更有效的提高制造企業競爭的績效,全面質量管理(TQM)、最優化生產技術(OPT)、準時制生產(JIT)等以生產過程和生產組織單元為對象,對企業生產流程和生產組織進行持續、漸進改善的制造思想和管理方法相繼在企業得到廣泛應用。在此期間,CADI,CAM得到了廣泛應用,MRF發展到MRFII(制造資源計劃)并與JIT集成,形成MRPII和JIT混合運行模式,部分信息化單元技術日趨成熟,并成為以生產流程控制為核心的先進制造戰略的主要技術平臺之一。
8O年代中期以來,經濟、技術的飛速發展導致競爭環境發生很大的變化,產品開發過程和組織績效的改善、生產與開發流程的集成成為企業關注的焦點。產品研發與制造的集成、產品研發與市場的集成成為企業提高核心競爭力的主要手段,計算機集成制造(CIM)、逆向工程(RE)、快速制造等現代產品開發與集成哲理和技術手段開始在企業實施應用,極大地加快了產品開發速度:市場活動、開發活動和生產活動的集成,顯著地提高了企業的競爭力。企業經營戰略實施重點逐漸由生產制造轉向產品創新,基于信息集成和過程集成的產品創新戰略逐漸形成并成為企業戰略管理的重心。
90年代中期以來,伴隨著世界范圍內風起云涌的企業合作、并購行為,全球制造資源正處在廣泛的整合和優化過程中,基于Intemet/lntranet(因特網,內部網)構架的企業動態聯盟和虛擬企業組織正在改變傳統的企業經營模式和組織結構,企業戰略管理關注的焦點逐漸從內部價值鏈轉向外部價值鏈,企業資源計劃(ERP)、協同產品商務(CPC)、電子商務等信息化技術已成為21世紀企業生存和獲取競爭優勢的主要手段,企業信息化已經成為全球制造業重要的發展戰略和必然的發展趨勢。
從以上的發展歷程可以看出,信息化與工業化一樣,都是人類社會發展到一定歷史階段的產物。在2l世紀初期,我國妻實施跨越式發展戰略就必須以信息化帶動工業化。而面對激烈的市場競爭,企業也必須通過信息化建設增強自身的核心競爭力,實現自己的經濟目標。對于承擔著國防事業建設重任的軍工電子企業而言,面對國防的迫切需求和多品種、短周期、小批量的需求特點,改變傳統管理方法,采用以信息化為基礎的現代化管理手段,更是當務之急。
3信息化建設的意義
3.1有效提高企業的決策水平
1.1 企業開展信息化可以使管理更加直接
信息化本身的過程就可以使信息從傳遞到決策的過程更加便捷,大大縮短了反饋的時間,各部門之間的溝通變得更加容易,企業內部管理結構更加扁平化。信息化使得資源在企業內部得到共享,決策層與基層之間連接更為緊密。
1.2 企業開展信息化有助于實現傳統經營方式的轉變
在當今這個時代,現代的消費方式已經逐漸取代傳統的消費方式,越來越多的人開始選擇在家上網購物,傳統的零售業離不開供、銷、存等各個環節,而當今的消費時代,可將這一切環節都應用于網絡,它減少了銷售過程中的風險,也使得各個環節更加暢通無阻,同時企業開展信息化可以派生其他新型的銷售手段,讓顧客能從多個角度對產品進行全面的了解,更有利于商家實現他們的銷售行為。
1.3 企業開展信息化是實現企業快速發展的前提條件
企業開展信息化,有利于它在第一時間了解市場的行情,及時對這些信息進行分析,可以做出符合市場規律的相應的舉措,在信息化的過程中,企業可以收集競爭對手信息、行業信息、產品信息,這些都是有利于企業在競爭過程中獲勝的重要資源。每個企業都渴望自身快速發展,企業存在的目標就是追求利潤最大化,信息化有利于這個目標的實現,它能幫助企業更好地適應當今的社會形式。
2 推進企業信息化的重大意義
2.1 企業信息化是提高企業核心能力的基礎
企業的信息化可以優化企業供應鏈和產業鏈,提高企業生產自動化水平,改善企業內部管理,有效地提高企業內部決策水平和工作效率,這樣做的結果是可以大幅度地提高經濟效益。企業信息化是提高企業核心能力的基礎,它能提高企業市場反應能力,幫助企業更好地適應當前的市場競爭。
2.2 信息化可以促進現代企業管理制度的形成
沒有企業信息化就沒有企業現代化,在當今這個信息爆炸的時代,如果企業沒有一套屬于自己的完整的信息收集和處理的程序,就會在激烈的競爭中處于被動的局面,很容易會被市場競爭淘汰。為了提高企業的競爭能力,我們需要建立現代企業制度,而企業的信息化是其中一個重要的步驟,它是促使管理制度形成的必要保證。
2.3 推進企業信息化是促進我國經濟增長的重要手段
推進企業信息化可使企業融入經濟全球化,在市場競爭中贏得市場有利地位,根據市場形勢,企業可以完成產品的個性化生產,更好地適應市場競爭,融入全球的經濟格局;圍繞互聯網開展企業信息化應用工作,可實現企業的扁平化管理,提高資金周轉次數和使用效率,特別是在資金流、物流上可以實現實時監控與決策,這樣做不僅降低了能耗和庫存積壓,還能提高資金周轉次數和使用效率;以信息技術與設備為依托,可以提高產品質量和數量,在能源上降低能源的使用率,同時也促進了信息技術與產業的結合,提升傳統產業的技術水平。
2.4 企業信息化是國民經濟信息化的主要組成部分
企業信息化能更有效地推進國民經濟的信息化。實現企業的信息化能有效推動產業結構調整和產業優化升級,國民經濟信息化最主要的手段就是領域信息化和區域信息化,企業是國民經濟的細胞,只有將企業信息化搞好了,才能有效保證國民經濟信息化的實現。
3 我國企業信息化現狀及存在的問題
3.1 企業信息化建設缺乏整體規劃
企業信息化建設整體規劃包括兩層含義:一是從企業角度來看整體規劃,規劃應與企業中長期發展戰略相結合;二是從企業外部看整體規劃,企業信息化規劃應與整個城市信息化發展規劃相一致。在企業外部應構建一個通過公用信息資源,提高企業間有效溝通與資源共享,提高企業經營運作效率和提升企業核心競爭能力的公共信息網絡平臺,以企業信息化作為紐帶,把政務信息化和社會服務信息化連接起來。
3.2 未能充分認清企業信息化建設與企業自身業務運作之間的關系
從企業信息化建設的發展歷程看不難發現,在以往企業信息化建設過程中,不少企業沒有充分認識到信息技術只是手段,企業需求才是根本,在企業信息化建設過程中盲目迷信洋貨,系統功能求大求全,所建造的企業信息化系統與自身業務流程、管理流程大相徑庭,以至于實施后成效甚微。
3.3 企業信息化建設缺乏針對性
在推進企業信息化建設的進程中,缺乏大量熟悉企業特點、業務流程、管理特色的軟件公司協助企業推進信息化建設進程。有些企業采用拿來主義,照搬套用,方案論證過程中缺乏系統的需求分析,實施過程中又缺乏量身定制的二次開發能力,使得所建造的信息化系統缺乏針對性和實用性,實施效果不理想。
3.4 沒有明確企業信息化建設必須與企業基礎信息資源建設同步
在建立計算機網絡和開發應用系統的同時,企業的基礎信息資源的規劃和建設要先行一步,我們要把基礎信息建設擺在首位。推進企業信息化建設,我們最終目的是為了更好地為企業服務,只有有效整合和充分利用企業各種信息資源才能為企業發展創造良好的條件。因此,企業信息資源的規劃、收集、整理必須與建立計算機網絡系統同步進行。
4 企業信息化建設應遵循的原則
4.1 選準企業信息化突破口
從企業信息化突破口的選擇原則上講,信息化應該自下而上、由里而外,因為這樣數據才能取自于源頭,真實、有效。
從企業生產經營瓶頸突破。根據木桶理論原理,信息化建設選擇企業管理最薄弱環節、最需要解決的環節作為突破口,可以帶動企業整體管理水平的上升。
從企業獨有優勢入手。每個企業在市場上生存,能夠適應競爭,一定有它獨有的優勢。從企業獨有的優勢入手,可以提高信息化建設的成功率,見效快,也為下一步企業信息化建設打下良好的基礎,增強整個企業對信息化建設的信心。
4.2 員工培訓應在信息化實施前
我們信息化的目的是為了更好地為企業服務,在信息化過程中,具體的有兩方面的要求,第一,要求員工具備一定的計算機理論基礎,以便于未來的計算機理論學習;第二,員工還要有一定的應用基礎,不能對計算機應用一無所知,在實際工作中要能跟得上企業的進度。
這樣一來,我們就必須將員工培訓放在信息化實現。
4.3 企業信息化建設與業務流程重組應互相推進
成熟的軟件代表著一種先進或標準流程,必然與企業現有的業務流程存在這樣或那樣的差別,這就涉及到業務流程重組問題。是先進行業務流程重組,還是先實施信息化,一直是困擾著企業進行信息化建設的難點問題。建議企業在信息化建設過程中選擇先進行局部的信息化建設,在信息化建設過程中,對局部的業務流程進行重組,循序漸進地進行業務流程重組。即企業在運用先進的計算機信息技術實施管理過程中,根據自身的管理水平和技術水平,從解決生產中的瓶頸問題出發,一方面著手對企業的管理和技術基礎工作進行整合與提升,使之適應先進管理軟件的要求,這是實施企業信息化的核心工作;另一方面,對軟件所要求的工作條件和環境,企業要結合自身情況對一時難以達到的部分管理軟件進行二次開發,修改某些難適用的部分,使之能與企業的現狀較好地融合在一起。不把引入的軟硬件看作是“死”的東西,而是作為推動企業提升管理水平和技術水平的一套行之有效的工具,是企業信息化建設成功的關鍵所在。
4.4 軟件的選擇至關重要
企業信息化建設對軟件的選擇不只是選擇產品,更重要的是選擇未來長久的合作伙伴。軟件選擇可以遵循以下幾個步驟:①選擇商譽卓著、經營績效良好、經驗豐富的公司。②選擇的產品既能滿足企業長期發展成長的需求,又滿足未來多樣化的需求,質量要穩定,維護要容易。③選擇的公司擁有完整的售后服務機制,可提供滿足自己需求的服務。④選擇的公司擁有廣大的滿意客戶群,最好有其同行案例客戶。⑤盡量選擇能在較短的時間內上線的方案。⑥在各方面的條件都一致的,選擇成本較低廉的解決方案。
5 企業信息化成功之路
5.1 企業內外部環境要求企業必須信息化
隨著企業的不斷發展和壯大,所面臨的信息化環境可概括為:外逼、內需、信息化意識逐步增強、客觀條件基本具備。外逼內需都客觀地要求企業重塑自己的神經系統,以信息化的手段支撐企業本身的生存與發展。
5.2 冷靜面對企業信息化的常見問題
企業領導受外逼、內需所迫,心急求成,全力支持信息化。領導為信息化批了錢,給了人,信息部門喜出望外,粗粗調研,匆忙規劃,急速上馬,OA、財務管理、人力資源、營銷系統、外部網站等等,硬軟件一同采購開發,想在短時間內達到理想的信息化水平是常見問題之一。面對眾多的ERP廠商,多數管理咨詢商與ERP廠商明分暗綁,前咨后賣。對企業提出的模糊需求一概應允,先簽單后對付。企業失去自我,迷失方向,生搬硬套。把自己本來既能走又能跑的腳硬塞在那好看不好穿的鞋子里是常見問題之二。一朝被蛇咬十年怕井繩,本身在信息化方面失敗過,今天又看到別的企業失敗的殘局,就縮手縮腳,錯失良機是問題之三。
關鍵詞:信息化;企業;成本控制
在當今市場經濟環境下,許多企業面臨很多內部與外部機遇和挑戰,從信息化發展歷程來看,采用信息化的手段來加強企業管理,以此提升企業價值,是每個企業的必經之路。
目前,我國許多企業經歷過財務業務、財務一體化、企業資源計劃等信息化階段,各種各樣的業務支撐系統基本上解決了企業基本的流程規范、數據集成、信息共享等問題。但是,當企業投入大量資源來完善信息化系統時,諸多企業卻未能夠很好利用信息管理手段,企業的內部控制,包括企業成本管理的方式和方法的創新進展緩慢。
本文將著重分析目前企業信息化成本控制的構建思路、信息條件下企業成本控制方法等內容進,希望本文的研究能夠幫助企業更好運用信息化成本管理,促進社會共同進步。
一、企業信息化
作為整個社會信息化的組成部分,企業信息化是企業在供應、生產、銷售等各個環以及各部門的經營管理中,應運用現代信息技術、網絡技術、通訊技術、自動控制技術等手段,對企業進行全方位,多角度,高效的改革,通過信息資源的開發和信息技術的有效利用,提高企業的經營管理水平,從而提高企業經濟效益和競爭力。
企業信息化使其在兩方面受到了根本性的改造。其一,信息化成為了企業和市場之間的一個紐帶,企業可通過其快速性,準確快速了解目前市場最新動向和顧客的需求,從而使以往無目標性的大規模生產模式被信息服務所取代;其二,信息技術由曾經的大型主機變為信息生成、處理和等主要角色,使由PC機組成的網絡高效運轉。企業信息化的實行使各部門和各個工作環節及時的在網上和提示,實現企業各部門及生產經營各環節所需信息的暢通無阻,從根本上消除由于信息傳遞滯后造成的企業發展遲鈍緩慢,不能因時勢的改變生產經營管理等方面的模式及難以靈活的應對市場快速變化等方面的狀況。
二、企業信息化后的成本控制
目前也有部分企業依然認為一個企業的利潤主要取決于銷售總金額,而對成本的節約未引起足夠重視。但是隨著買方市場的逐步形成,對于這種銷售導向型的經營方略并不適合企業的生存,目前也有很多企業意識到了成本的重要意義,并開始尋求成本節約的支持,以通過低成本推動銷售,促進公司的凈利潤收益。
大家會發現,只要我們提到成本控制,實現成本節約,很多人第一反應想到的則是降低采購成本,其實這只是成本而可控制的一小部分,成本的控制還包括精簡機構,裁汰冗員,縮減管理費用等等措施。運用信息技術則能夠從多方面的考慮成本構成來縮減降低成本。目前在信息化的平臺上,許多企業比如原料成本,采購成本、勞動力成本、管理成本以及各種稅費都有其固定的核算模式和方法。同時企業成本核算的相關部門可以根據實時化的核算結果分析成本波動,并準確、實時、有效的傳遞給相關管理決策部門,以供其制定相應的決策,有效的減少企業成本。與此之外,現代信息技術的運用也摒棄了傳統成本核算中繁雜的手工勞動,提高了企業成本控制中心等部門的工作效率,迅速為企業決策、切實可行制定實施方案,真正的實現了從源頭控制成本,降低了企業運營成本。
三、信息化下企業成本控制方法
目前企業的管理及市場的深入主要一方面是因為信息傳遞滯后,反饋不靈敏問題等問題引起管理水平不夠,市場開拓未能很好開展,針對上面問題很多公司也引進了很多現代信息的方法,如EPR信息管理系統,其核心思想為供應管理。ERP信息技術與先進管理思想集于一身,目前成為了現代企業的運行模式,因為其反映時代對企業合理調配資源,并且最大化地創造社會財富的要求,而成為企業在信息時代生存、發展的基礎。同時它對于改善企業業務流程、提高企業核心競爭力具有明顯作用,下圖為ERP系統中“成本控制”流程圖:
從上以上流程圖中可看出,在MRP控制的核心部分,影響到一個產品價格的主要因素包括兩個,一是采購的原料成本,其二是生產制造費用。通過此流程圖的操作,可將信息及時收回,及時調整管理問題,從而很好的控制了成本。
四、準備好成本控制系統前期工作
如前所述,一個企業成本的控制需有有一個前期準備工作。那么前期工作所處理的資料既是企業各部門工作的一些成果,同時也是是成本控制工作的起點,所以必須保證源頭信息的真實性。
1.構建良好的企業成本控制系統
一個好的企業成本控制系統不僅需要全面反映企業成本的構成,同時還需要避免因成本考慮不周全導致的成本異常波動,并且對輸入數據庫數據的真實性要有較高的要求。這不只是企業成本控制內部的事,同時也有企業相關部門的職責。企業內部的銷售需做好市場的預測,減少成本系統外的因素而造成的成本波動。還有,企業內部需實現信息傳遞數據化和書面化的工作方式,避免因經驗和口頭原因造成企業成本信息失真。
2.加快信息傳遞速度
加快信息傳遞速度是要求企業各部門配備專門的信息人員,對新的信息和已變化的信息做出快速反應,并且及時的處理、反饋,使需者及時了解最新信息。當然,還需要加強員工的信息化意識,培養企業員工的信息反應和反饋能力也是加快信息傳遞的有效方法。
3.統一信息內容
轉遞者的異樣餓的描述是造成信息失真的一個重要原因。因而需在信息傳遞時,傳遞著使用相同的格式并統一傳遞內容,使傳遞的內容在不同界面上顯示為同一內容,這種做法也便于查出信息失真的過程。
總結
綜上所述,信息化是很有利于企業控制成本、降低成本。信息化有助于降低企業的信息搜集成本,降低企業監督員工的成本,拓展企業的有限理性,從而有助于降低企業內部的交易成本。(作者單位:山西晉煤集團臨汾晉牛煤礦投資有限責任公司)
參考文獻:
[1] 尚珊珊,降低質量成本的信息化解決方案,上海人民出版社,2012;
“彩云之南”,一個人杰地靈、風景怡人的地方。這里不僅聚集著眾多少數民族,更有不少聞名遐爾的風景名城。作為西部經濟、交通重鎮,云南省在大力開發旅游資源的同時,更著重關注當地企業的發展情況,培養了十大支柱產業,帶動了全省國民經濟發展。信息化在發展中成了不可或缺的一部分,隨著企業的進步,信息化猶如一劑良藥,為他們的騰飛增添活力。為了分析和解讀國家信息化政策的具體內涵,推廣成功企業信息化建設的經驗,9月6日,由全國企業信息化領導小組辦公室、信息產業部信息化推進司、國家發展和改革委員會中小企業司指導,云南省人民政府信息產業辦公室、云南省經濟委員會、計算機世界傳媒集團聯合主辦的“2006企業信息化九州行(云南)研討會”借著這股新風來到云南,同時點亮了九州行西南地區活動的第二盞燈。
加強支柱產業示范作用
在我國符合“2000人以下、年營業額3億元以下、資產4億元以下”標準的企業占企業總數的99.6%,在云南更是占到全省企業的99.9以上。云南省廣大中小企業在推進信息化工作中依然存在信息化應用同企業經濟增長、核心競爭力提升不同步的現狀。究其原因,不外乎中小企業信息化步伐較小,領導干部的信息化服務意識薄弱,同時由企業發展資金不足等。在云南,不少中小企業的企業計算機都還是保持單機使用,大部分企業只是將計算機用來作財務管理,絕大多數小型企業的信息化工作甚至還是空白。可以說,云南省中小企業信息化水平整體處于初級階段,與沿海地區相比還有一定的距離。
針對云南省在信息化工作開展過程中出現信息基礎設施薄弱、信息產業規模小、技術創新能力弱等狀況,云南省省委、省政府把握全球信息化的發展趨勢,提出“堅持以信息化帶動工業化,推動信息技術在國民經濟和社會發展各領域的廣泛應用”,加大了對信息產業的扶持和投入,把信息產業作為全省的先導產業加以培育。
據云南省人民政府信息產業辦公室副主任楊雯介紹,云南省有關政府部門已經召開了云南省加快推進信息化工作會議,提出了“工業強省”的戰略目標,擴大走新興工業化道路,為企業的信息化建設營造了良好的外部環境。“十五”期間,政府相關職能部門采取了一系列措施全面加大全省信息化建設的力度,研究制定了《關于推進企業信息化建設的指導意見》、《云南省企業信息化示范工程推進方案》等多項針對企業信息化建設的指導意見。2001年至2005年,在全省煙草、生物醫藥等5大支柱產業中,選擇信息化程度相對較好的企業,先后建立了11個企業信息化示范工程項目,在企業中起到良好的示范帶動作用。“目前,云南省正在實行政府引導企業主體,切實加強對重點企業信息化建設的財政資金扶持力度,充分發揮政府之間的引導和扶持作用”,楊雯表示。
楊雯還介紹說,從云南省十大重點產業來看,煙草、電力、醫藥等支柱產業的大多數企業已在生產、管理、銷售等幾條主線開展信息化建設,基本實現信息化建設,部分企業的信息化工作還達到較高水平。全國重點企業中,絕大多數企業已基本實現了生產信息化,CAD、CAM、CIPP等得到廣泛應用,部分企業建立了OA、MIS等信息化系統,少數企業使用了ERP等管理系統; 大部分企業已經建立了內部網絡,少數企業還實現了通過互聯網進行產品銷售,為今后的營銷手段變化,實現電子商務打下基礎。
談到云南,不得不提到煙草,煙草行業不僅是云南省的支柱產業為全省的經濟發展作出不可估量的貢獻,同時也是全省信息化工作的排頭兵,不少示范項目也是在該行業中選擇落實的。據了解,紅河卷煙廠、紅塔集團的企業信息化工程已經達到國內先進水平。
沖出信息化認知重圍
在這次活動中,共評選出12個云南省優秀信息化項目、18位云南省信息化優秀CIO,其中不少企業是“一箭雙雕”,既獲得優秀項目,CIO也榜上有名,為此,記者挑選了其中幾家特色企業作了深入采訪。面對記者的采訪,幾位CIO都不約而同地表示了信息化手段對企業發展帶來了意想不到的良好效果,大家更異口同聲地說: “開展信息化建設就是企業的一種創新和提高。”
云南云維股份有限公司的ERP系統實施項目本次被評為優秀信息化項目。該公司CIO陳杰介紹,當時公司初步搭建信息化項目時還出過不少“意外”呢。2003年前,公司內部僅財務部門一直在使用功能單一的財務核算軟件,公司內部沒有集成化的管理系統,這越來越不適應企業對業務過程的控制和業務數據分析的需求,逐漸形成了信息孤島。由此,公司決定實施SAP的ERP系統項目。“在實施的第二階段即業務藍圖階段,項目組確定了公司系統組織結構。由于項目組對信息化實施經驗不足,不顧實施公司項目經理的反對仍建議公司領導對現有公司的管理模式即現行組織結構進行調整。隨后公司進行了大規模的調整,可這么一調整后,公司內部出現不少反對的聲音,而且新成立的部門上至領導下至部門人員對工作職責和業務范圍沒有充分認識,給流程設計帶來了無法估計的阻力。”陳杰回憶道,經過一段時間的磨合和探索,我們最終找到了適合公司發展的信息化道路,那就是以銷售為龍頭驅動整個業務系統的管理模式。
云南神農農業產業集團有限公司CIO何喬關總監是一位文靜謙和的人,談到神農集團的信息化發展歷程,何喬關感慨頗多,因為整個集團的信息化工作都是由她負責完成的。“公司1994年成立,1998年我們公司的領導層就意識到要上馬信息化項目”,否則會影響企業發展,何喬關自豪地說。短短四年的時間一個以農業為主的中小企業在那個年代就意識到要利用信息化手段了?在云南不少中小企業發展了好幾年依然沒有信息化意識啊。
不僅如此,記者了解到,2001年神農集團先后投入大量資金采購了金蝶K3 ERP企業管理信息系統,下屬企業內部建立了以IBM、DELL、HP為服務器的信息化應用局域網; 2003年集團公司又引進了Brio商業智能系統,截止到目前集團在信息化管理上的投資已達1000多萬元。“我們集團的主營方向涵蓋了種植、飼料加工、生豬養殖、屠宰加工、肉食加工、物流配送等整個生豬產業鏈。以前企業規模小的時候還不覺得,可后來規模越來越大,感覺不上信息化項目的話,人會很辛苦,而且會阻礙企業的正常發展。”公司發展到一定規模,神農在當地建立一些現代化養豬場和子公司,這其中就涉及到財務管理問題,以前每個月都是人工記賬,然后統一報給總公司,這么一來既耽誤時間,增加工作成本又因為人工管理容易產生誤差給公司財務帶來影響。目前集團6家以飼料為主業的子公司已實現財務、物流的集成,主要應用模塊有: 總賬、報表、應收應付、工資、固定資產、現金流量表、合并報表、管理會計、計劃管理、銷售管理、采購管理、庫存管理、存貨核算、成本管理。
神農集團結合自己的發展情況,信息化建設走的是從單項應用到網絡集成的路子,這樣的做法使得神農能更快地步入信息化建設的軌道,并且可以集中精力在飼料企業的配方及財務等基礎領域把信息化建設工作做扎實。
良藥苦口利于病
正如之前云南神農集團的CIO何喬關所說,信息化的實施和企業決策者有著極大的關系。在研討會進行過程中,云南省企業信息化專家廖鴻志教授也講到這個問題。“云南省眾多中小企業的領導干部隊伍總體構成中,具有高新技術知識背景的人偏少,對信息化只停留在一般認識與一般概念上。不少企業老總認為信息化投入不能直接見到收益,原本企業發展資金就不多,更要謹慎投資啦,這么一謹慎更不可能考慮信息化這種‘賠錢貨’了,這樣企業發展就進入一個惡性循懷的怪圈。”他同時指出,和東部沿海城市相比,云南省在企業信息化方面的整體思路存在嚴重問題,“東部城市是從市場營銷到生產過程控制在到內部管理,可咱們是從生產過程控制到內部管理再到市場營銷,現在已經不是“酒香不怕巷子深”的年代了,咱們要利用一切可以利用的手段來推銷自己啊。”廖教授的一席話博得臺下企業代表的陣陣掌聲。
他還建議云南省政府有關部門應該積極推進電子政務建設,利用政務信息化推動企業信息化。政府的公共管理職能再網絡上實現,必將給企業特別是政府控制力強的西部地區企業帶來壓力和動力。
其實,有關部門已經在著手打造了中小企業信息網絡平臺,幫助企業提高產品質量,降低成本,提高勞動生產力。2005年在在國家發改委中小企業司及云南省中小企業局的指導與支持下,昆明東訊科技公司承建了云南省中小企業公共服務平臺――中國中小企業云南網,為云南省的中小企業提供政府資金申報、電子商務、企業信息化、專家網上咨詢,企業網上培訓等全方位的服務,有效促進了云南省中小企業的管理及市場開拓水平。該網站于2006年7月20日建設開通,并投入試運營,目前平臺已初步開通中文、泰文、英文三種語言的服務。據了解,該網站是云南省乃至全國第一個在聯合國的支持及指導下建設的跨國區域合作電子商務平臺,為GMS (中國、泰國、越南、緬甸、柬埔寨、老撾)中小企業提供方便、廉價的ASP中小企業全面管理信息系統及電子商務服務(包括企業自助建站,商業信息、翻譯,商品銷售,交友、招聘,在線培訓,專家咨詢等服務),每天來自各國的中小企業的商業信息超過5000條。
企業是國民經濟的基礎,企業信息化是國民經濟信息化的重要組成部分,是企業發展的基礎,關注企業信息化就是關注國民經濟發展,是我國國民經濟的重要基礎工作。
鏈接一:政府應加強引導作用
云南省的企業信息化發展呈現重點行業成績斐然,而中小企業幾乎空白的嚴重失衡局面,也可以用“大頭娃娃”來比喻,就是頭重腳輕。廖鴻志教授在接受本報記者采訪時表示,以煙草行業為例,每年投入在信息化方面的資金超過千萬,而且因為企業發展迅速,信息化項目起步較早。
“能不能把這些成功企業的經驗移植到中小企業身上,為他們減少投資風險和投資壓力?”面對記者的提問,廖教授表示,首先需要政府部門的重視。“這些中小企業的老總和重點支柱產業的老總不是一個重量級的,他們很難有機會和那些支柱型產業對話,對政府決策也也不是很敏感,因此要真正移植經驗還有待探討合作方式。”
“能不能向廣大中小企業提供一些信息化技術方面的支持,比如專業的技術人員支撐?”廖教授對這個問題的回答讓記者有些吃驚,“目前在云南信息學科高層次技術人才奇缺,云南大學軟件學院有一屆研究生畢業后全部到省外工作去了,沒一個留在當地為當地企業服務的,這可見當地政府有關部門沒有意識到這部分人才流失對全省經濟發展將帶來怎樣的影響啊。”
加快云南企業的信息化進程,是推進云南企業技術創新的必由之路。上至各級黨政領導和下到企業決策層都應該提高對企業信息化的認識,把企業信息化與企業自主創新放在等同位置。從政府部門而言,可否考慮科技專項資金支持企業信息化中的共性技術研究和公用軟件開發,由此提升企業自主創新能力。企業自身也應該借助電子政務、電子商務等平臺,及時主動了解政府有關行業信息并借助網絡營銷把“酒香”傳到“巷子外”。“意識增強了,路子找對了,不怕信息化對企業發展沒作用,到那時云南省的經濟將有一個大的提升”,廖教授表示。
鏈接二:跨越煙草行業壁壘
華中和西南地區煙草企業信息化的投入,在整個行業中地位不可忽視。與中國經濟各地方發展的情況有所不同,煙草行業的信息化投資中,華中、西南地區所占的比例都超過了10%。這主要由于煙草行業存在各個省地區性相對壟斷的現象。另外,由于華中和西南,是煙草的生產和消費較多的區域,煙草行業信息化投入較多。2006年,華中地區和西南地區煙草信息化投入將達到整個煙草信息化市場的28%,投資規模將超過5億元。
煙草行業的競爭與其他行業有很大的不同,行業的競爭門檻較高,需要提供商具有強大的技術背景、資金背景以及資源背景。此外由于煙草行業所具有的特殊壟斷性,這個行業內活躍的提供商也是由國內的提供商占主導地位。煙草行業的供應商目前形成了三個競爭軍團:集成商、國內通用型軟件供應商和國際軟件供應商。2005年煙草行業的競爭中,系統集成商占有較大的優勢,預計2006年,煙草行業重點IT系統和重點IT產品的建設,仍將以煙草行業傳統SI、ISV為主。行業外廠商進入的門檻較高。
然而,在經過了多次的磨練之后,聯想卻闖進了西部煙草行業。聯想集團是從一家僅有11名工程師、20萬元資金的小企業到成長為今天在全球擁有21000名員工、業務遍布160多個國家和地區的全球第三大PC廠商。業務深入到各個地方,與當地企業IT建設決策者和當地政府建立良好的聯系,了解各個地區中小企業所面臨的不同問題,為當地中小企業的信息化建設提供更多隨需的信息化解決方案。聯想不僅是向客戶賣產品,還同外延的廠商,比如軟件、外部設備、應用的廠商進行合作,幫助客戶提供全線一體化的服務。
[關鍵詞]行政管理;信息化;發展趨勢
doi:10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.08.039
[中圖分類號]D630 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194(2017)08-00-02
信息化革命,是21世紀以來,最重要的革命,信息化讓社會發生了巨大的改變,而企業在這場變革中,也享受著變革帶來的經濟效益和利潤。利用信息技術等基礎技術,實現企業行政管理信息化的發展,讓企業的行政管理,可以通過一個平臺,進行集中管理,減少管理層的分層,減少了管理的過程,提高了行政管理的效率和質量,促進了企業的發展。且行政企業信息化發展是一個趨勢,是目前企業改革所必須選擇的一種方式,因此,本文對行政管理信息化的發展趨勢進行了分析。
1 行政管理信息化發展歷程
我國行政管理信息化發展,主要經歷了四個階段。第一個階段單機用戶,也是從20世紀80年代開始,我國改革開放以后,企業受到國外市場和企業管理模式的沖擊,也選擇使用單臺計算機作為辦公用品,雖然其可以加快辦公速度,但在當時主要是以打字和整理文件為主,工作效率是很低的,因此,很多企業在發展的過程中,沒有選擇使用單機模式。第二個階段,實現了局域網的管理,也就是企業在內部實現了資源共享的模式,這可以加快企業內部文件的傳輸、信息傳遞的速度和效率,因此,很多企業在20世紀90年代時,開始建立企業內部局域網,這是行政管理信息化發展的雛形。第三個階段,是企業開始使用廣域網,也就是把企業的局域網加入到廣域網,然后利用C/S軟件以及B/S軟件,形成混合結構,實現企業廣域網的建設,讓不同企業之間可以進行郵件的傳輸,實現企業行政管理信息化的進一步發展。第四個階段,就是現階段的網絡信息管理模式,實現了行政管理信息化的智能化管理和發展。同時,也是企業行政管理信息化的基本模型以及未來發展的模型和趨勢。因此,行政管理信息化的發展趨勢,十分明顯,且勢不可擋。
2 行政管理信息化發展的趨勢
2.1 信息管理轉變為知識管理
我國企業的行政管理模式,目前正處于信息管理專項知識管理的模式,這是信息化管理發展趨勢所產生的變化結果。最初的行政管理是利用數據管理,實現對數據的分析,然后管理企業;而后在信息技術發展的過程中,實現了對信息的管理,這樣可以在經濟市場發展中,針對信息的變化,找到企業發展的方向。而后期,信息管理變為知識管理,這是一個遞進關系,也是一個管理層次升高的關系,同時三者之間的關系也是不是簡單的代替關系。前者是后者的基礎,是在信息技術發展過程中,不斷前進和發展時,產生的演變,是逐漸的,技術發展積累形成的。所以,信息管理轉變為知識管理,是現階段企業行政管理信息化發展的主要趨勢和方向。
2.2 信息化管理是一種集中管理模式
企業行政管理信息化,是實現信息管理集中管理的一種形式,這是因為在信息技術發展的過程中,企業憑借信息技術,實現了行政管理信息化發展的質改變,讓企業的信息系統不斷升級,且把企業的現代化管理思想,利用信息管理實現,并且形成一個管理系統,加快企業管理模式的轉變,實現了企業系統自動化管理平臺的開發和利用,這對于企業管理來說,是十分的重要的。而借助行政管理信息化,更新企業管理手段,讓管理理念付諸于實際行動,這可以保證企業行政管理不僅效率更高,而且更加人性化,同時也具有公司管理理念的支持,能夠加快企業行政管理信息化發展的速度。因此,企業行政管理信息化的發展趨勢,是利用計算機實現企業集中管理。
2.3 信息化管理采用計算機進行存儲
現代信息技術和計算機技術的發展,為企業行政管理信息化發展奠定了基礎,利用計算機,可以儲存相關的管理數據和行政數據,對企業戰略和決策的判斷,起到了重要的數據支持。企業的辦公場所,使用的是辦公室網絡,實現了辦公自動化的要求和目標,加快了辦公室之間的數據傳輸,同時也可以把相關數據,直接儲存到計算機中,而工作人員可以依據存儲工具,實現辦公目標,加快辦公的效率。因此,企業行政管理信息化的發展趨勢,是利用計算機儲存數據,并利用數據分析完成相關工作。
2.4 信息化管理的管理層次減少,實現“精簡”
企業的組織和構成是比較復雜的,但通過行政管理信息化的發展,可以發現企業的管理模式和管理層次有效的減少了,實現了“精簡”管理的目標,這可以讓更多的資源來發展和完成公司其他的項目和任務,可以讓企業高效運轉起來,企業的人員可以更集中精神完成自己的工作內容,這有助于企業調整結構,讓企業在面臨風險時,具有更高的抵抗能力,而且企業的所有人員,無論是領導者還是員工,都是基于計算機網絡進行工作的,也都是信息化管理的對象,有效的實現了行政信息化用于實際管理工作的目標和要求。因此,企業行政管理信息化的發展趨勢,是利用計算機實現管理層次減少,實現“精簡”。
2.5 信息化加強部門之間合作,打破信息壁壘
企業各部門之間的任務是不同的,但企業的部門卻不能被分割開來,每一部分都是為了完成企業的任務而在不斷運轉的,所以,各個部門之間的信息交流如果不暢通,就會導致任務完成的更加困難。因此,在出現行政管理信息化后,其有效打破了不同部門之間的障礙和隔閡,打破了信息交流困難的現狀,打破了信息壁壘,有效實現了各部門之間信息的交流,促進了企業項目快速完成,提高了企業的經濟效益,同時減少了項目投資成本。因此,行政管理信息化發展的趨勢,也是企業管理模式改變的趨勢和要求,也是企業在發展過程中,實現全部門合作、減少單兵作戰模式的改變。因此,行政管理信息化的發展趨勢,是打破信息壁壘,對企業的發展起到積極作用,加強企業的抗風險能力。
3 結 語
企業信息化發展的主要構成和其中一個重要的環節,是行政管理信息化的發展。行政管理信息化的發展,是通過四個階段來完成的,進入21世紀后,企業的行政管理信息化飛速發展,促使了企業全面實現信息化發展,促進了企業在經濟市場中快速發展,提高了企業的抗風險能力。所以,行政管理信息化發展對企業發展十分重要,而發展趨勢主要是集中化管理、信息管理轉變為知識管理的過程,同時也是加強企業不同部門之間合作的過程。
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關鍵詞:企業信息化建設
引言
信息技術的飛速發展使人類社會發生著重大變革。信息技術(IT)以其無與倫比的影響力和不可阻擋的魅力在各個領域迅速滲透和擴散,經濟全球化、信息化的局面已經形成。一個以知識經濟、創新經濟、數字經濟和網絡經濟為特點的新經濟時代已經到來。
近兩年來,“信息化”更是成為中國IT界最熱門的話題之一,“以信息化帶動工業化”已被列為我國重要發展戰略。與此同時,國家為制造業信息化下定決心:“十五”期間,要投入上百億元。建立203個信息化應用示范基地,以期將我國制造業與發達國家之間的差距由現在的l5年縮短為l0年。那么,什么是信息化?企業為什么要搞信息化?企業應該怎樣去實現信息化?
I企業信息化及其總體目標
1.1企業信恩化
企業信息化是指在企業經營管理的各個方面,從經營決策、產品開發、生產組織、市場營銷,到原材料供應、財務管理、人才管理和技術創新等,全面運用信息技術,裝備信息設備,建立有機聯系的、快速反應的、科學的信息系統并保證其高效運行的過程。
企業信息化的目的是在信息技術的支持下,通過深入開發和充分運用信息資源,提高企業經營決策、研發生產及管理等各項活動的水平和效率,科學、高效地組織企業人力、物力、資金等資源進行生產經營活動,提高企業核心競爭力和經濟效益。
信息技術在企業的應用大體可以分為以下兩大部分。
(1)信息技術與企業的技術和生產體系的結合。目的是輔助生產過程,實現生產過程自動化。體現為先進的研發、生產設備的采用,如計算機輔助設計(CAD),計算機輔助工藝計劃(CAPP),以及在設備、生產線方面大量采用單片機、微機進行控制以實現計算機輔助制造(CAM)等。其目標與結果體現為硬性的生產力的直接提高。
(2)信息技術與企業的管理體系、技術創新體系的結合。體現為采用先進的企業管理體系,例如企業資源計劃系統(ERP)、客戶資源管理系統(CRM)、供應鏈管理系統(SCM)、電子商務等。其目標與結果體現為軟性的思想提升與管理自動化。
綜觀我國企業的信息化建設情況,通常在第一個方面做得較好,而在第二個方面往往做的比較欠缺。因此,企業信息化建設的主要任務是更多地考慮如何把信息化與提高企業的管理水平結合起來。
1.2企業信息化建設的總體目標
企業的發展戰略是制定信息化發展戰略的基石。在當前條件下,企業信息化建設的總體目標通常是:通過信息資源的開發和信息技術、先進制造技術等的有效利用,以企業資源計劃(ERP)為基礎,以電子商務為拓展,對企業進行全方位、多角度、深層次、高效和安全的改造,以實現通過信息流來控制和優化利用物料流、資金流和知識流,提高企業的產品開發、經營管理、生產制造、質量保證、市場營銷和售后服務等綜合能力,緊緊圍繞市場和客戶,不斷優化企業、產品、服務、成本、環境影響和知識創新等目標體系,確保企業核心競爭力和企業經濟目標的快速實現。
2企業信息化是現代企業必然的選擇
人類社會進入大規模工業化時代以來,制造類企業經營戰略的發展大致經歷了以下四個階段。
2O世紀30--70年代,企業通常以價格作為競爭的主要手段,主要采用成本領先戰略,通過追求產品規模效益來降低單位產品生產成本。以基礎制造結構控制為核心的傳統制造戰略是當時企業戰略管理的核心,產能計劃與設施規劃、作業計劃與庫存控制、生產活動(動作規范、工藝、零部件)的簡化和標準化、分銷體系的形成等是企業經營管理的重點。CAD(計算機輔助設計)、CAM(計算機輔助制造)和MRF(物料需求計劃)等企業信息化單元技術開始在企業得到應用。
70-80年代,傳統制造戰略已難于更有效的提高制造企業競爭的績效,全面質量管理(TQM)、最優化生產技術(OPT)、準時制生產(JIT)等以生產過程和生產組織單元為對象,對企業生產流程和生產組織進行持續、漸進改善的制造思想和管理方法相繼在企業得到廣泛應用。在此期間,CADI,CAM得到了廣泛應用,MRF發展到MRFII(制造資源計劃)并與JIT集成,形成MRPII和JIT混合運行模式,部分信息化單元技術日趨成熟,并成為以生產流程控制為核心的先進制造戰略的主要技術平臺之一。
8O年代中期以來,經濟、技術的飛速發展導致競爭環境發生很大的變化,產品開發過程和組織績效的改善、生產與開發流程的集成成為企業關注的焦點。產品研發與制造的集成、產品研發與市場的集成成為企業提高核心競爭力的主要手段,計算機集成制造(CIM)、逆向工程(RE)、快速制造等現代產品開發與集成哲理和技術手段開始在企業實施應用,極大地加快了產品開發速度:市場活動、開發活動和生產活動的集成,顯著地提高了企業的競爭力。企業經營戰略實施重點逐漸由生產制造轉向產品創新,基于信息集成和過程集成的產品創新戰略逐漸形成并成為企業戰略管理的重心。
90年代中期以來,伴隨著世界范圍內風起云涌的企業合作、并購行為,全球制造資源正處在廣泛的整合和優化過程中,基于Intemet/lntranet(因特網,內部網)構架的企業動態聯盟和虛擬企業組織正在改變傳統的企業經營模式和組織結構,企業戰略管理關注的焦點逐漸從內部價值鏈轉向外部價值鏈,企業資源計劃(ERP)、協同產品商務(CPC)、電子商務等信息化技術已成為21世紀企業生存和獲取競爭優勢的主要手段,企業信息化已經成為全球制造業重要的發展戰略和必然的發展趨勢。
從以上的發展歷程可以看出,信息化與工業化一樣,都是人類社會發展到一定歷史階段的產物。在2l世紀初期,我國妻實施跨越式發展戰略就必須以信息化帶動工業化。而面對激烈的市場競爭,企業也必須通過信息化建設增強自身的核心競爭力,實現自己的經濟目標。對于承擔著國防事業建設重任的軍工電子企業而言,面對國防的迫切需求和多品種、短周期、小批量的需求特點,改變傳統管理方法,采用以信息化為基礎的現代化管理手段,更是當務之急。
3信息化建設的意義
3.1有效提高企業的決策水平
信息技術實現了跨越地域的同步信息交換。尤其是隨著網絡技術的發展以及各種決策工具如專家系統、決策支持系統、電子會議系統等的應用,使企業在獲取、傳遞、利用信息資源方面更加靈活、快捷、廣域和開放,人的行為與經營流程組成了一個整體的人機系統,形成信息決策行為三者高度集成化,從而極大地增強了決策者的信息處理能力和方案評價選擇能力,拓展了決策者的思維空間,延伸了決策者的智力,最大限度地減少了決策過程中的不確定性、隨意性和主觀性,增強了決策的科學性及時效性,提高了決策的效益和效率。
3.2促進企業業務
流程重組和組織結構優化
傳統的組織結構存在多層次、橫向溝通困難、信息傳遞失真、對外界變化反應遲緩等弊端。信息技術的擴散與滲透,從根本上改變了組織收集、處理、利用信息的方式,推動了業務流程再造及組織結構創新。加強了決策層與執行層的直接溝通,促進了組織成員相互間知識和經驗的交流。
3.3有效降低企業成本
企業信息化可以直接影響企業價值鏈任何一環的成本,改變和改善成本結構。通過企業資源全面規劃和優化控制、信息及時傳遞及商務智能,在信息化平臺上,企業的生產、供應、銷售、財務等生產經營活動聯成了一個有機整體,提高了生產計劃的可行性、生產能力的均衡性、生產控制的可靠性,有效地降低了企業成本。
3.4電子商務的基礎
電子商務是指實現整個貿易過程中各階段的貿易活動的電子化。即交易各方以電子交易方式而不是當面交換或直接面談方式進行的任何形式的商業交易。電子商務是一種多技術的集合體,所涵蓋的業務包括:信息交換,售前售后服務,銷售,電子支付,產品發送、運輸,建立企業動態聯盟、組建虛擬企業等。企業信息化是電子商務的基礎。
4.企業信息化建設應當怎樣做
4.1企業信患化建設中應注意的問題
(1)企業領導高度重視
(2)從企業實際出發,不盲從,也不保守
(3)信息化戰略要與企業發展戰略相匹配
(4)總體規劃與分期實施做到“顧前瞻后
(5)選用合適的軟件:學習先進的管理思想
(6)組織結構重組
(7)業務流程創新
(8)注意lT人才培養
(9)加強對全體員工的培訓
在進行管理體系信息化建設時,要特別注意從思想觀念上轉化提升員工的管理思想,加大培訓力度,促進思維方式的轉變。只有這樣,信息技術才能真正和管理體系融合,實現企業業務流程和企業管理體系的變革。在項目的實施過程中,企業必須建立自己的由信息技術、業務、管理人才組成的項目隊伍,參與項目的建設,在建設過程中,以我為主,在不斷的思想沖突和交鋒中,不斷地吸收先進的理念,結合企業的實際,最終才能真正成功地建立企業自己的信息化系統。
在上述應對策略中,企業組織結構創新和業務流程再造是兩個非常重要的環節。企業應當以作業流程為中心、打破多等級組織結構,以適應信息社會的高效率和快節奏的特點、適合企業員工參與管理、實現企業內部上下左右的有效溝通、具有較強的應變能力和較大的靈活性的要求。企業應當依據組織結構扁平化、組織管理集中化、組織單元間的協調市場化的原則變革企業組織結構,‘并按照價值流重新構建企業業務流程。下面談一談這兩個重要環節的實施。
4.2企業組織結構創新.
(1)組織結構扁平化。由于計算機技術及網絡技術的應用,企業內外的信息傳遞更為方便、直接,使很多中間管理層次失去存在必要;同時,在信息時代,企業要在競爭中取勝,其所有的部門及人員應充分、及時了解和掌握各類相關信息,更直接地面對市場,這也要求企業盡量減少中間結構。組織結構扁平化的突出特點是減少了決策與行動之間的延遲,加快對市場和競爭動態變化的反應,從而使組織反應更加靈敏。
(2)組織管理集中化。在信息技術的支持下,無論企業規模多大,由于信息交流的暢通,都可對其實施有效的管理控制。因此解決了分權式管理所造成的事業部之間職能重復、資源浪費、規模效益降低、無法面向顧客實施統一服務等弊端。組織管理集中化的好處是組織同時具有分權組織的靈活性及相應能力和集權組織的基層控制能力。
(3)組織單元問的協調市場化。網絡技術的運用使企業能將那些為滿足顧客(內部的或外部的)需要而進行的彼此銜接的活動聯接成為一個整體,使其運作更直接、更快;同時,為保證各環節的活動在組織單元中順暢流動,通常運用內部價格、市場及類似市場的機制來協調組織單元問的活動。
(4)職能部門任職方式的改變。信息化使得溝通模式發生了改變,雖然管理的基本職能、任務與責任并沒有改變,但是網絡化組織中的職能部門的工作重點將發生改變。職能部門作為企業銷售、生產、財務、人事等職能中心,要根據企業目標,組織跨職能的任務團隊,并參與到團隊工作中去,使任務隊透明度增加并為各任務團隊提供支持與協調。
4.3企業業務流程再造
(1)明確流程再造的目標
業務流程再造就是以追求顧客最大滿足度為目標,以信息技術為手段,以“訂單為憑據,最終實現信息流、資金流、物流三流合一。
(2)按價值流構建企業業務流程
企業在信息化建設中應按價值流重新安排企業業務流程,實現生產經營過程的重建。
“價值流是指企業內相互銜接的、一組能為顧客或最終使用者(內部的或外部的)提供結果的一系列活動。每一個企業中都有一連串工作活動將特定結果送給特定類型的顧客或最終使用者(內部的或外部的),為此創造一定價值。這一連串活動經常分散在企業的眾多部門和職能領域,在傳統模式下,環節多、速度慢、效率低;在信息技術特別是網絡技術的幫助下,經過合理設計,這種局面得以徹底改變。因此,尋找或重新設計企業的所有“價值流的目的是為了使企業的所有活動對顧客(內部的或外部的)的要求做出最迅速的反應。
企業依據“價值流重新設計生產經營過程主要包含以下三個步驟。
第一步,了解企業所有價值流,明確每一價值流的顧客,分清每一價值流從哪里開始,到哪里結束。每一個價值流都有自己的目標,且應該以顧客為核心,以滿足顧客(內部的或外部的)為直接目的。
第二步,每一個價值流活動由一個授權小組承擔。由于小組的工作重點完全集中在價值流顧客的需要上,因此可以盡可能簡單、直接地完成工作。每一個價值流都有一個“所有者和一個“支持者。“所有者的工作重點是價值流的日常運行;“支持者則保證價值流與企業整體戰略及目標相互聯系、協調。“支持者往往由職能部門的最高管理者擔當。
第三步,價值流之間通過“市場鏈形成有效銜接。“市場鏈主要是指把市場經濟中的利益調節機制引入企業內部,把企業內部的上下流程、上下工序和崗位之間的業務關系由原來的單純行政機制轉變成平行的買賣關系、服務關系和契約關系,形成上下工序和崗位之間相互咬合、自行調節運行的業務鏈。這樣,價值流是以價值流的運行(即上下工序服務咬合)為基礎而非職能和部門為基礎進行預算,并以顧客對價值流工作的評價為標準進行獎勵,即價值流之間通過“市場鏈形成有效銜接。