公司檔案管理流程精選(九篇)
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第1篇：公司檔案管理流程范文
關鍵詞：機場；檔案管理；系統
重慶機場作為國內十大機場之一，伴隨近十年的穩定、高速發展，電子政務產生大量的電子文件，以及頻繁的庫存檔案實體利用需求，迫切需要建立一個能覆蓋全公司、互聯互通，能滿足各級單位檔案現代化管理、開放的、易于擴展的檔案管理平臺。為此，重慶機場集團有限公司辦公室檔案室經過多方面調研、學習，在上級主管部門及職能部門的支持和配合下，開始量身打造符合我公司實際情況的檔案管理系統。
1 前期準備階段
1、確定軟件供應商，自2013年年初開始，我公司與有關軟件供應商進行了解、溝通，通過對功能設計、開發費用、售后服務、后續優化等方面的比對，確定紫光檔案管理軟件作為我公司的檔案管理系統。
2、購置相應的硬件設施，在確定檔案管理軟件后，與軟件供應商進一步溝通，針對我公司現有庫存的檔案實體數量，以及今后預計的檔案增長量，擬定與該系統相匹配的數據庫服務器購置計劃。
3、確定數字化加工單位，按照《紙質檔案數字化技術規范》等相關技術標準，面向社會公開招標，經過與四家有專業資質條件的數字化加工單位進行競爭性談判，確定檔案數字化加工單位，保證了檔案數據的規范與安全。
2 項目實施階段
2.1 檔案管理系統設計
首先，對項目需求初步調研，主要對象為各個主要模塊的負責部門，主要內容為各模塊主流程的確認，各個部門角色的劃分。調研的主要方式通過現場實施顧問對系統主流程進行講解，各相關業務部門將現有的系統流程與自己的業務流程進行對比，找出其差異性，以便進行修正。另外各業務部門需流程的各個關鍵點的角色定位進行確定，以便進行人員的權限分配。
其次，紫光軟件公司通過單位全宗、檔案類型、檔案報表、人員和組織機構情況、權限分配、審批流程等方面的功能需求，初步形成我公司所需的系統原型，在該系統中對全宗、檔案目錄樹、檔案類型、系統編號規則、檔案分類方案、各類檔案報表、權限角色進行定義、設計，構建一個全面、有序的檔案管理系統。
基本功能：J2EE架構，符合SOA和OAIS設計要求，文件管理、收集整編、檔案管理、開發利用和系統維護等模塊，在設計上考慮了信息資源管理的發展趨勢，系統支持多模式歸檔文件整理，多全宗管理模式，跨庫檢索查詢等功能，
特色功能：
電子文件歸檔：與我公司現有的OA系統對接，該檔案系統為每個需要同步的文檔類型提供一個中間庫，當OA公文流轉結束后，會將原文和元數據寫入指定的中間庫，檔案系統定時和手動進行同步接受，實現文檔一體化管理。
模糊檢索：紫光全文搜索系統，用于數字化檔案的全文檢索；紫光在線OCR系統，對電子文件進行OCR文字識別，提取的文件內容可形成條目字段信息。支持JPG、BMP、Tiff、PDF、DWG等格式；通過以上兩項紫光自主研發產品，可對檔案數據庫所有內容，包括掃描圖片中可識別字體進行全方位的搜索，擴大對檔案信息的檢索范圍，提高檔案資源的利用率。
推送服務：在完善檔案管理系統的基本功能外，還深化服務功能，研發了檔案利用的推送服務模塊，即，檔案查閱人如不熟悉該系統，急需查閱某一檔案信息，檔案專、兼職人員可以在數據庫查找相關的檔案信息，放入“推送信息庫”，接著選擇人員名單發送，然后檔案查閱人登陸該系統中，可在“推送信息”一欄內看到自己需要查找的檔案信息，充分發揮了數據共享、快速利用的作用。
2.2 檔案數字化加工
在檔案系統設計、安裝完成后，下一步工作就是對庫存的紙質檔案進行數字化，我公司現有基建檔案5700多卷、文書檔案957卷、8800多件，數字化工作量巨大。
為保證檔案實體的安全，我公司與數字化加工單位簽定安全保密協議，明確規定所有加工人員均嚴格按照重慶市保密局相關要求進行保密知識培訓，加工電腦禁止連接互聯網，設置開機和屏幕保護密碼，并對所有的USB接口屏蔽，貼上封條；所有加工人員禁止使用手機數據線、MP3、優盤等移動存儲介質，禁止復印、打印、拷貝檔案資料；項目完工數據移交后所有電腦全部格式化；加工現場安裝監控設備，通過一系列安全措施保證了檔案實體的安全，避免加工數據的泄露。
在檔案數字化的過程中，我公司與數字化加工單位對出、入庫檔案進行詳細登記，做好交接的臺帳記錄，數字化加工單位按照專業技術標準、工藝流程，科學合理的對加工質量進行把控，每個環節對上一個工序進行監督及質量檢查，保證檔案、數據在每個工序順利流暢，確保檔案、數據準確、完整。
在檔案數字化加工每完成一批次，我們都對掃描后的檔案數據逐一審查、核對，通過檢查發現了加工過程中產生的少量問題，均進行了整改；同時對檔案實體進行檢查，包括檔案卷內紙張是否完整、檔案還原情況等，并做好相應的臺帳記錄。
2.3 數據掛接及備份
在完成了所有檔案的數字化工作后，紫光軟件公司協助數字化加工單位把大批量的檔案數據全部倒入系統，使系統可以提供豐富、準確的檔案數據進行查詢，同時，將所有數據進行兩套移動硬盤備份，從而搭建了統一管理、隨時利用、安全存儲的集團化檔案管理平臺。
3 后續完善階段
3.1 系統操作培訓
為保證檔案管理系統各項功能的正常使用，提高檔案數據利用率，規范我公司檔案管理工作，在系統上線試運行一周后，對各級部門開展了一次該系統的專項培訓，包括檔案系統登陸方法、錄入方法、查詢方法、下載審批及其他功能操作，經過培訓，各部門檔案系統使用人員能夠熟練的進行各種操作，基本滿足日常使用。
3.2 制度完善
在檔案管理系統構建完成后，出臺《檔案管理系統管理辦法》（試行），對各部門職責、檔案種類、數據標準、數據利用、使用權限等方面進行公示，并下發《數據化定點加工的通知》，對今后的入庫檔案提出數字化要求，保證了該系統中各類數據的順利掛接和規范化，為該系統充分發揮利用效果打好基礎。
目前，該系統運行穩定，檔案信息資源得到安全可靠的的存儲，為查閱者提供方便快捷的遠程利用，達到了預期效果；今后根據相關的檔案專業標準，我們將進一步對該系統功能進行開發、升級，力爭建成我公司發展的重要信息管理平臺。
第2篇：公司檔案管理流程范文
【關鍵詞】企業檔案；信息化建設；提高效率
昆明自來水集團有限公司成立于1915年，經過100多年的發展，已成為集水源開發、供水生產經營、水質監測、供水工程設計和建設等配套服務為一體的綜合性大型供水企業集團。承擔著昆明市約500萬人口的生產、生活和消防供水任務。作為文書檔案的具體管理部門，集團公司辦公室每年收到來自市委、市政府及下屬各子公司發送的各類公文約4700份，內容涵蓋政府下發的各類公文、企業內部間的請示、報告及各類工程項目施工圖紙。面對種類紛雜的各類檔案，如何加強對檔案的科學管理及有效提高檔案利用率就成為集團辦公室亟待解決的一項關鍵工作。
一、全力推進檔案管理的信息化、數字化建設工作
為確保檔案的數據完整性和有效提高檔案使用率，集團公司通過公開招標，優中選優，最終選擇中國知名檔案系統開發商北京量子偉業科技有限公司作為集團公司網絡檔案管理系統開發商并最終完成了集團檔案系統建設。該系統基于當前主流的B/S構架，全面支持網絡查詢管理及模糊查詢，檢索系統內的1萬份檔案僅需5秒。
與此同時，還主動投入10多萬元用于原始老舊檔案的數字化實現工作，通過運用專業的掃描技術，將集團公司自1915年建司以來的各類紙質檔案共計315168份，全部實現數字化并錄入網絡檔案管理系統。在實施檔案數字化的過程中，通過專業檔案人員的全程參與，嚴格注意電子文檔的采集、鑒定和及時歸檔，確保了檔案管理系統內電子文檔的真實性、完整性和有效性。
二、加強檔案管理設備投入，為檔案資料的高效運用夯實基礎
除了做好紙質文檔的收集、存檔工作，辦公室還要收集涉及企業經營管理的其他檔案材料、音像材料、實物（獎牌）和其他電子文件。為此，辦公室專門采購了多功能一體機、數碼相機、錄音筆、視頻編輯軟件等設備，并積極引入具備流程再造功能的大連華天動力辦公自動化系統，通過近3個月的工作流程梳理及8次修改，有針對性地將以往需要人工轉辦的全部工作流程轉化為符合集團辦公需求的電子簽批程序，通過執行預先設定好的系統流程，自動完成各項轉辦工作。
在OA設計之初，我們就予以充分考慮，通過數據處理，設置通用、規范的數據中間件，成功實現了網絡檔案管理系統與OA系統相關數據的無縫對接。
從電子政務系統中接收到的文件，只需要簡單的操作就能馬上錄入OA，錄入后一旦完成全部簽批流程，按照人為需求設置，次日下午4點即可在網絡檔案管理系統中實現（圖片、文檔、音頻、視頻）歸檔、查詢，確保了檔案數據收集的及時性和完整性。值得一提的是，兩個系統間的信息交換全部是基于數據庫間的數據字段的交換和存儲，而不僅只是簡單的圖片附件上傳或是PDF文件的生成和轉存。這對系統的安全性和數據的交換及冗余都提出了更高的要求。
三、檔案管理信息化后對當前工作的推進和幫助
（一）有效節約了人力資源成本。隨著OA和檔案管理系統間的同步運轉，辦公室僅需設置2名秘書（互為A/B角）、2名檔案管理人員就可以完成全集團所有的公文流轉程序，在提倡機構精簡、高效快捷的今天，既確保了整個辦公室的高效、正常運作，節約了人力資源成本，還極大地提高了檔案文書的利用及時率。
（二）極大地提高了珍貴檔案的資料完整性。通過對第一手資料的收集、整理，匯聚了文字、圖紙、音頻、視頻、實物的檔案資料能夠對重點項目、重大工程、重要活動形成全面、豐富、立體的情況反饋，對企業歷史文化的積淀和延續，以及珍貴檔案的保存都起到了極大的作用，有效確保了檔案資料的數據完整性。
第3篇：公司檔案管理流程范文
電力企業會計檔案是記錄和反映自身經濟業務會計核算的專業資料，具有重要的經濟意義和法律意義。本文從內容、形式、流轉、歸檔等方面著手，從現代企業會計檔案管理角度出發，提出了一系列企業會計檔案管理的工作方法。
關鍵詞：
電力企業；會計檔案管理；流程節點
會計檔案作為記錄和實現電力企業財務內部控制目標的有效手段和根本保障，為電力企業加強內部的微觀管理，提高經濟、社會效益提供了豐富的原始數據。加強會計檔案管理工作，對電力企業經濟秩序的確立，財務體系的平穩運行，各項財務制度的貫徹落實起著舉足輕重的作用。
一、電力企業會計檔案管理的目標和范圍
貫徹執行《中華人民共和國檔案法》，依法管理檔案，圍繞企業重點工作，以具體業務為基礎，以檔案工作信息化建設為手段，以法律法規和技術標準為依據，建立健全會計檔案管理的組織體系，明確財務部門內部分工，落實管理責任，完善內部控制，通過反饋機制不斷檢驗會計檔案管理體系的準確性、科學性、適用性及美觀性，為企業生產、建設、經營管理等各項活動提供全過程、全方位的服務。
二、電力企業會計檔案管理工作流程
（一）會計檔案前期制作工作流程會計檔案前期制作工作流程主要包括：記賬憑證裝訂流程、會計賬簿裝訂流程、會計報表裝訂流程等。1.記賬憑證裝訂流程涉及的主要節點（1）自制原始憑證由統一格式電子表格組成；（2）粘貼時外來原始憑證中的發票應與自制原始憑證的字體朝向一致，且發票的一角應在不影響體現重要信息的情況下粘貼在自制原始憑證粘貼紙裝訂區域內；（3）支票存根應粘貼在“借款單”或“銀行付款記錄單”上裝訂線最右方靠左1cm區域內；（4）所有原始憑證應依據記賬憑證大小及裝訂朝向按要求疊放整齊。2.會計賬簿裝訂流程涉及的主要節點（1）檔案管理專責人按時間順序打印日記賬、明細賬、總賬、科目匯總表；（2）檔案管理專責人在確認全部會計賬簿的信息完整后，打印會計賬簿經管人員一覽表及會計賬簿封面；（3）將核對后的會計賬簿轉交財務負責人審核；（4）財務負責人審核通過后，由檔案管理專責人按照各項制度及細則進行會計賬簿裝訂。3.會計報表裝訂流程涉及的主要節點（1）會計報表封面信息個人簽字處不得打印；（2）會計報表應附有“報表目錄”，記錄所有報表名稱及數量；（3）每本會計檔案應從第一頁的右上角打印排序編號。
（二）會計檔案后期管理工作流程1.會計檔案的保管涉及的主要節點（1）會計檔案的保管期限原則上按2015年7月1日起執行的財務部會計司的《會計檔案管理辦法（征求意見稿）》的相關規定執行；（2）財務資產處設立會計檔案文件柜，將移交經理辦公室檔案管理專責人之前的財務檔案進行收藏。文件柜由財務負責人和會計檔案管理專責人管理；（3）檔案調閱完畢后應立即歸置檔案管理文件柜，并擺放整齊；（4）企業負責人和財務負責人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見后進行銷毀。2.會計檔案的調閱涉及的主要節點（1）會計檔案應為本企業積極提供利用，也可以為上級單位提供利用；（2）調閱時，要嚴格辦理手續，本企業人員調閱，要經財務負責人同意，外單位人員調閱，要有調閱單位的正式介紹信，并注明調閱會計檔案的內容，經企業負責人和財務負責人批準后，辦理調閱手續；（3）在調閱過程中，只能調閱與調閱內容有關的資料，不能調閱與調閱內容無關的資料；（4）原則上檔案原件不得借出，也不得拆散原卷（宗）冊，外單位調閱會計檔案，需要抄錄和復制的應由本企業負責人批準并由財務負責人簽署意見后方可執行；（5）本企業財務資產處建立會計檔案查閱申請表。
三、強化電力企業檔案管理的措施
（一）提高電力企業依法管檔意識于2015年7月1日起執行的財務部會計司的《會計檔案管理辦法（征求意見稿）》第十二條規定：各單位應當嚴格按照有關制度利用會計檔案。利用會計檔案的過程中，嚴禁篡改和損壞會計檔案。由此可見，會計檔案的管理工作已逐步步入法制化軌道，提高依法管理會計檔案已成為檔案管理工作的長效機制。
（二）完善長期有效的會計檔案管理制度在電力企業檔案管理的具體工作中，適時構建健全的會計檔案管理制度具有積極意義。其根本目標是強化電力企業內部業務人員與財務人員的相互監督與約束，保證檔案管理的效率和質量，防止在企業內部會計管理工作中出現嚴重失誤及營私舞弊現象。
（三）加強會計檔案管理人才隊伍建設電力企業應當繼續努力加強會計檔案管理人員的全方位建設與內部引導，進一步明確管檔人員責任，做到權責分明、會計業務相互分離、制約和相互監督，加強會計人員的保密、誠信、守信教育。根據不相容崗位相分離的原則，實行AB崗位配置制度。既保障了財務資產處各項工作的順利開展，又促進了財會隊伍的人才培養和人員流動。
四、結語
第4篇：公司檔案管理流程范文
關鍵詞：省級電網企業；檔案工作；優秀檔案館
作者簡介：王艷玫（1970-），女，山東濟南人，山東電力科學研究院供電服務中心綜合部經理，館員。（山東 濟南 250001）
中圖分類號：F272.92 文獻標識碼：A 文章編號：1007-0079（2013）08-0142-02
隨著我國電力事業的發展，特別是電網企業的快速發展，檔案管理工作已成為企業管理中的重要組成部分，檔案涉及的企業管理領域越來越廣泛，企業領導和職工對檔案的關注度越來越高，其重要性越來越明顯。如何適應新形勢，進一步加強電網企業的檔案管理，成為擺在檔案管理工作者面前的一個十分重要的課題。
一、企業的發展對檔案工作提出了更高要求
當前，國家電網公司正處于重要的戰略機遇期、管理轉型期和改革攻堅期，改革發展任務十分繁重。多年來，電網、重點基地投資持續加大；省市層面內部電力體制改革不斷推進；依法治企工作進一步深入開展，對檔案管理工作都提出了新的更高的要求。主要表現在以下兩個方面：
1.宏觀環境方面
一是“三集五大”建設給檔案管理工作提出了新要求。“三集五大”建設是公司管理體制和機制的一次重大變革，涉及公司所有業務。“五大”體系建成后，各專業檔案整理、保管和利用等各環節工作機制都將發生重大變化，亟需深入研究適應“三集五大”管理方式的檔案管理新機制，確保“三集五大”體系下檔案管理業務規范、流程順暢、運作高效。二是堅強智能電網建設給檔案工作提出了新挑戰。隨著一系列新技術、新設備在電網建設中的廣泛應用，以及風光儲輸、抽水蓄能等新能源、新產業的發展，需進一步對項目檔案的分類標準、業務規范進行調整，以滿足電網創新發展的需要。三是信息技術的快速發展給檔案工作提出了新任務。科學技術特別是信息技術的突飛猛進，對檔案基本形態、管理方式、利用途徑、保護條件等方面產生了深刻影響，如何適應電子文件管理要求，加快數字化檔案建設，形成符合國家標準的電子檔案管理系統，實現檔案管理的存儲數字化、管理現代化、利用網絡化，成為擺在檔案管理工作者面前的一個重要課題。
2.內部管理方面
一是檔案管理基礎工作需要加強，檔案收集不及時，存在歸檔不規范、不完善現象，重要檔案存在遺漏隱患。二是檔案隊伍建設需要加強，特別是在“三集五大”體系建設中檔案管理人員變動后，人員素質需要進一步提高。三是檔案信息化建設相對滯后，信息系統多套多軌同時運行，系統應用水平有待提升，多年前歷史數據的導入工作尚未開展；紙質檔案數字化處理任務艱巨，數量巨大，給工作帶來了被動。四是工程類科技檔案管理需要加強，該類型檔案歸口管理部門尚不明確，屬于省公司層面管理的工程檔案均存放在生產運營、電網建設等單位。同一項目在設計、施工、運行、檢修等過程中產生的工程檔案分散保存在各單位，未進行匯總整合和統一管理。
面對檔案工作的新形勢和新任務，檔案工作者務必要充分認識到檔案管理工作的艱巨性，進一步理清思路，找準短板，深入研究和解決當前檔案工作中面臨的困難和存在的問題，按照專業化、集約化、標準化管理要求，健全覆蓋各管理層面、貫穿各業務流程的管理標準體系和工作體系，全面加強檔案制度化、信息化、規范化建設，不斷提升公司檔案工作水平。
筆者認為省公司當前檔案工作的著力點應是：認真貫徹落實國家電網公司辦公廳和省檔案局工作要求，準確把握檔案工作規律，堅持“強基固本、做實做優”的工作原則，以開展“創建優秀檔案館（室）”創建活動為主線，以國家電網公司檔案工作考評中達到“示范級”為目標，加強標準化建設、加強信息化建設、加強隊伍建設，夯實工作基礎，提升工作價值。
二、著力做好五個方面的工作
1.加強標準化建設，建立檔案管理工作新體系
認真落實公司“三集五大”體系建設和標準化建設要求，積極做好檔案管理工作適應性調整，明確各類檔案管理的業務界面、職責分工、工作權限和工作要求，加快建設“統一歸口、分級管理、橫向協同、縱向貫通”的檔案管理機制。省、市、縣供電企業檔案管理部門要按照國家電網公司統一部署，對照國家電網公司考核評價標準和要求，結合本單位實際，認真組織開展檔案工作標準化建設，全面完善制度體系、管理體系和工作體系。要嚴格落實《企業檔案工作規范》、《中央企業檔案工作評價辦法》，盡快建立和完善檔案基礎管理、動態管控和應急管理等方面的規章制度，形成規范嚴謹、協調統一、特色鮮明、閉環高效的檔案工作體系。
近年來，山東公司對檔案管理制度和標準化建設進行了深入系統地研究、梳理和修訂，取得了初步成果。在標準化建設方面，對原來的《檔案管理標準》作了較大修改，重新規范了管理職責、管理界面、工作流程。在制度建設方面，廣泛篩選，充分論證，形成了較為完備的《檔案管理規章制度匯編》，內容涵蓋法律法規、行業標準、專業規范等各個方面。其中，《管理標準》是制度體系建設的核心內容，《規章制度匯編》是制度體系建設的解釋和補充。《管理標準》中的內容基本涵蓋了《規章制度匯編》的主要內容，兩者相輔相成，互相關聯。這兩個成果各部門、各單位要認真組織學習，切實抓好貫徹落實。
2.加強隊伍建設，增強檔案工作新動力
建立一支政治素質強、專業素質優的檔案管理隊伍，是實現檔案管理提升的關鍵。廣大檔案工作者要主動學習、提升能力，高標準開展檔案工作。要切實加強培訓組織，緊密結合實際，本著缺什么補什么的原則，充分利用各種培訓資源，通過“請進來走出去”等多種形式，著力提高培訓質量。
要學習借鑒國家電網公司檔案協作組的做法，緊緊圍繞工程建設檔案管理、信息化管理、檔案館（室）建設、檔案基礎管理、檔案資源開發利用等重點方面，結合工作實際成立協作組織，科學制定活動方案，深入開展業務研討，鍛煉和培養一批專家型檔案工作隊伍。要加強組織領導，積極開展課題研究或管理創新活動，集思廣益，匯集眾智，力爭推出一批具有較高水平的研究或管理創新成果，為公司檔案工作上水平、上臺階提供理論支持。各單位檔案管理部門要本著提升能力、提升管理的要求，積極參與協作組活動，引導和幫助檔案工作者學好法律法規、業務知識和專業技能，緊跟檔案工作最前沿、最需要、最管用的知識，為公司檔案事業的發展貢獻智慧和力量。
3.加強信息化建設，打造檔案管理新優勢
信息化建設是檔案工作的首要任務，數字化管理是信息化建設的首要內容，在國家電網公司考核評價辦法中有明確要求。要啟動數字化建設項目，加快紙質檔案數字化加工進度，完成紙質檔案向電子化檔案的轉換，建立庫藏檔案資料的目錄數據庫和檔案全文索引數據庫。力爭利用兩年時間完成數字化建設任務，建立統一、通暢、高效的信息化管理系統，更好地為公司決策和專業工作提供檔案信息服務。要認真做好信息統計、分析、整理等各項前期基礎工作，學習借鑒兄弟單位的經驗和做法，為數字化項目高效推進奠定良好基礎。在數字化、信息化建設項目啟動之前，不要委托第三方開展數字化、信息化開發業務，確保企業秘密安全。
4.加強基礎管理，拓展檔案管理新空間
要樹立“大檔案”工作理念，各單位的辦公室作為本單位檔案管理職能部門，要充分發揮好管理職能，切實加強監督檢查。在主多分開改革過程中，要對企業負責、對歷史負責，確保各類檔案無遺漏、無遺失，積極穩妥地做好各類文件材料的收集整理和歸檔保管工作。要從源頭抓起，切實加強工程檔案管理，確保工程檔案順利通過驗收。要將檔案安全管理納入企業安全管理全過程，建立和完善檔案應急管理制度，制訂和完善應急預案，簽訂安全責任書，做到有章可循、有據可查；要高度重視檔案館室、庫房等安全設施建設，嚴格執行“十防”安全標準和各項安全管理制度，增強安全管控的“硬能力”。檔案管理人員要嚴格執行公司檔案借閱制度，恪守安全保密相關規定，加強對檔案資源特別是檔案借用流程、信息流向、知悉范圍的控制，提升安全管理的“軟能力”，確保檔案實體和檔案信息資源的絕對安全。
第5篇：公司檔案管理流程范文
檔案管理從傳統的管理模式發展到今天的電子檔案模式，不僅是管理方式的改變，也是管理質量和管理思路的一次革新。電力企業營銷檔案管理，目前正處速發展中。單獨的電力營銷檔案已經與生產mis，辦公自動化等系統實現數據融合，顯著提升了電力公司電子檔案的管理技術水平和工作效率，推進了電力公司檔案管理工作的數字化、現代化進程。
關鍵字：電子檔案 管理系統
正文
電力公司營銷業務承載著業擴報裝、電費計費、電能計量、用電信息采集等關鍵業務以及95598電話語音、互動網站、銀電聯網等對外服務工作，具有業務復雜、與客戶交互文件多、信息資源量大等特點，營銷紙質文檔管理工作也日益繁重，電子文件管理和紙質文件管理的需求日益突出。
2009年，《企業檔案工作規范》，要求進一步推進企業檔案規范化管理、提升企業檔案信息化建設水平，國家電網公司檔案管理涵蓋了檔案管理工作的全過程，并能夠支持數字化檔案信息的各項功能，以及檔案擴展資源管理和知識管理。但由于營銷業務的特殊性，目前營銷業務檔案管理尚游離于公司整體檔案管理體系之外，如何進行營銷檔案管理信息化建設滿足特定的業務需求正是本文分析的內容。
一、電力企業營銷檔案管理現狀
電力營銷業務應用系統已經開展了電子化文件管理的實用化應用，提高了業務工作效率，為公司電子文件管理試點工程奠定了良好基礎。部分省電力公司對營銷業務重要環節實現了資料電子化管理，其中報裝申請、供用電方案、供用電合同、現場檢查等業務資料較多的業務環節電子化應用程度較高。功能上涵蓋了電子化文件的上傳、下載、查看，在很大程度上已成為營銷工作的重要組成部分，為營銷業務工作的開展提供了重要的支撐。
二、營銷檔案管理的研究與實現
1.必要性
（1）可以充分保障營銷客戶檔案信息安全存儲。
通過電子檔案管理，可以建立起統一的營銷客戶電子檔案信息共享平臺，從而將重要的營銷憑證及表證單據納入管理，如：新裝增容及變更用電中的用電申請書、客戶有效身份證明、營業執照、供用電合同，95598業務處理過程中的故障報修單、投訴舉報信函，電費收繳及賬務管理中的繳款單、進賬單、對賬單，計量標準技術資料與質量體系文件，以及用電檢查工作中的檢查工作單及通知書等重要內容。這些內容的統一化電子化管理，可有效避免營銷各類原始憑證在管理和借用過程中的磨損、老化、丟失和泄密現象，保證這些原始憑證的安全完整和長久保存。
（2）可以有效建立營銷文件檔案資源共享利用機制。
通過電子檔案管理，可以實現營銷自動化系統各模塊（如：營銷業務應用系統、用電信息采集系統、能效綜合服務系統與多渠道繳費系統等）實時調用瀏覽所需的資料文件，支撐各項營銷業務開展。同時，實現營銷基礎電子文件分類檢索及集成接口服務，將有效支持公司其他部門（如生產部門、辦公部門等）對于營銷類業務文件的查詢和利用，從而在保證信息安全的前提下，提高營銷檔案的利用率和使用價值，并為公司管理業務整合及企業級信息化建設提供支撐。
2.營銷檔案管理具體措施
（1）營銷檔案數據來源
電子檔案按照來源可以細分為電子采集與數據捕獲。
電子采集與實物檔案相對應，通常指業務流程中通過高拍儀、掃描儀等電子化設備對實物檔案進行電子化轉換，借由計算機存儲設備進行存儲的檔案。按照業務子項和業務環節進行初步梳理分析，客戶檔案的紙質文件主要在客戶業擴業務中生成共105類資料，按照業務分類為客戶業擴新增、增容檔案資料，客戶變更用電檔案資料，用電檢查客戶檔案資料，其他重要資料。
數據捕獲：即根據營銷業務處理的過程數據自動捕獲按照標準單據格式組合形成的資料檔案。按照業務子項和業務環節進行初步梳理分析。此類單據為營銷系統生成按照營銷系統應用分類，新裝增容及變更用電應用共23類單據，抄表管理應用共2類單據，電費收繳及帳務管理共16類單據，用電檢查管理共14類單據，95598業務處理共16類單據，資產管理共8類單據，計量點管理共30類單據，其他業務共26類單據。按照業務流程、業務環節梳理覆蓋了目前營銷系統管理的主要業務范圍，為營銷業務的無紙化辦公和電子單據全流程傳遞提供了業務支撐。
（2）營銷電子檔案管理運用的技術
1）異步并發存儲技術
電子文件、音視頻文件占用帶寬較大，限制上傳帶寬的情況下傳輸時間較長需要通過異步處理上傳與續傳，并對多個終端的并發上傳任務能夠進行排隊處理。 利用消息排隊機制與資源緩沖池處理文件上傳時的異步并發問題。
2）圖像文本識別技術
圖像文本識別技術是指高拍儀/掃描儀等終端設備檢查紙上打印的字符，通過檢測暗、亮的模式確定其形狀，然后用字符識別方法將形狀翻譯成計算機文字的過程；即對文本資料進行掃描，然后對圖像文件進行分析處理，獲取文字及版面信息的過程。如何除錯或利用輔助信息提高識別正確率，是技術重點。同時通過識別的文本可以支持自動轉換為全文索引。
3）智能搜索技術
智能搜索引擎是以營銷業務數據資源和業務分類為基礎，對其進行采集、組織、存儲、利用、傳遞等管理過程，實現營銷檔案的索引庫以及豐富的搜索手段，從而搭建營銷全方位智能搜索引擎。
實現人工和定時自動從電子文件管理系統數據庫和圖檔文件服務器中獲取數據，建立文檔采集庫和應用鏈接庫，并形成索引文檔，由搜索引擎對索引文檔的內容進行過濾、整合、分割、分類保存形成企業的索引文件庫。
三、結論
隨著電力公司“SG186”信息化建設竣工以及“SG-ERP”工程推進，無紙化辦公和電子化作業已成為公司信息化發展趨勢，營銷部門也越來越多地采用電子文件進行業務辦理和日常管理，電子文件對于提高辦事效率、加快查詢速度、提高優質服務水平發揮了越來越重要的作用。
在“大營銷”集約化、專業化的管理模式下，借助于計算機技術、信息技術等現代化手段，營銷檔案管理工作可以更加科學、系統、有效。對營銷檔案管理工作的高度重視、工作有章可循、有制度保障、有高素質的人才是做好營銷檔案管理工作，使之充分發揮作用，更好地服務于廣大用戶、服務于供電企業經營管理的關鍵。
參考文獻：作者.篇（題）名.刊名，年，卷（期）：頁碼
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傅榮校.檔案管理現代化.浙江大學出版社. 2011
馮惠玲.電子文件管理教程.中國人民大學出版社.2001
第6篇：公司檔案管理流程范文
現代管理學認為，科學化管理包含三個層次：第一個層次是規范化管理，第二個層次是精細化管理，第三個層次是個性化管理。精細化管理是社會分工精細化對現代管理的必然要求，是建立在常規管理的基礎上，并將常規管理引向深入基本思想和管理模式，是一種以最大限度減少管理所占用資源和降低管理成本為目標的管理方式。精細化管理的前提是基礎管理,在此基礎上,它是注重過程的細節管理,它的核心是規范管理,專業管理是精細化管理的支撐。地鐵工程施工檔案的精細化管理強調管理質量與效益的同步提高，強調檔案管理者的責任心和敬業精神。施工單位實施精細化管理通過精細化的決策，確立以提高檔案質量，建立精細化的檔案管理模式等多途徑來實現。
二、檔案管理工作的內涵
中國最古老的檔案是殷商時的甲骨檔案。檔案管理工作的內涵是健全機構檔案的保管制度，規范檔案管理工作的流程，積極發揮檔案的功能。地鐵工程檔案資料管理包含一般文檔資料管理和竣工驗收資料管理。一般文檔資料包含發文、收文、標書、會議紀要和其他文函;竣工驗收資料主要包括文字資料、圖紙資料等。
三、精細化管理在地鐵施工檔案管理
工作中的應用中的實際意義2014年，我們集團公司提出“精確管理、精益管理、精心經營、精誠共贏”管理理念。為認真貫徹這一管理理念，我們應加強精細化管理在地鐵檔案管理工作中的應用。精細化管理是地鐵施工單位提高管理水平的有效手段。精細化管理在地鐵施工單位檔案管理工作中的應用,可以使地鐵施工單位的檔案管理更加規范化、科學化，提高辦公效率。“精細化管理”融入地鐵施工單位的檔案管理工作中，地鐵施工單位的檔案管理工作將會做深做細，管理受控，做到流程規范化、管理科學化，更好地促進日常管理工作。因此，精細化管理在地鐵施工單位的檔案管理工作中的應用將會有深遠的意義。四、精細化管理在地鐵施工單位的檔案管理工作中的應用地鐵施工單位檔案管理流程可以分為文件形成的準備階段、文件的形成階段、文件的流通利用階段、文件的移交業主階段，文件的作廢處理階段。每個階段都有關鍵環節，在關鍵環節設置控制點，細化管理方法，嚴格控制要求，才能保證文件管理受到控制，提高文件質量。
1.文件形成的準備階段。第一，要制定工作流程。根據圖紙和現場實際情況編制工作流程，編制時要考慮有哪些資料，這些資料由哪些人編寫，怎樣傳遞，時間要求等，根據這些要求編制出具體工作流程，發放到相關個人以作指導，并督促其按此流程工作。如果缺少這一環節，技術員和資料員間不能很好配合，并影響到工作效率。第二，制定規章制定，促進施工檔案的規范化、標準化。為了確保地鐵工程檔案的規范化、標準化，施工單位項目初期就要備齊各類規范和驗收標準。根據國家《檔案法》、《保密法》及各類規范和驗收標準等制定《檔案管理制度》、《檔案員崗位責任制》等規章制度，對檔案資料的收集、立檔、管理、利用及安全保密等方面作了嚴格規定。信息化時代，給地鐵施工檔案工作帶來了新的課題，地鐵施工檔案管理應推行計算機管理技術，適應現代管理模式，探索地鐵施工檔案信息資源體系，根據地鐵工程和單位信息化管理實際情況，實現地鐵工程檔案網絡遠程傳輸、查閱、保管，逐步實現電子檔案的收集、保管、利用工作規范、有序，建立電子檔案數據庫，提高地鐵施工檔案管理效率。第三，責任落實到人，制定獎罰制度，加強制度執行力和考核力。根據工作流程，分解工作職責，使技術員和資料員明確各自責任。如發生問題，不會發生推卸責任的現象。并制定獎罰制度。如果檔案有問題，要責任到人，并對其進行處罰；如果檔案做得非常好，并在各項檢查中，取得良好的成績，或項目竣工后，獲得魯班獎，就要對相關人員進行獎勵，形成激勵政策。這樣才能形成趕幫超的局面，達到精細化管理的目的。第四，定期對資料員與技術員進行培訓。人才資源是地鐵施工單位資料管理精細化管理的關鍵因素。目前資料員和技術員的業務能力良莠不齊，有必要對資料員和技術員進行相關業務培訓和拓展，提升資料員和技術員的工作能力，確保資料搜集的真實有效，使其明確精細化管理的必要性，并定期組織考試，使相關人員有緊迫感。我們項目部努力為檔案人才提供良好的發展平臺，多渠道多途徑培養一支規模適度、素質優良的專家型、技能型的精細化人才隊伍，充分挖掘地鐵施工單位人員的主動性、創造性和發展潛力，實現天津地鐵項目部檔案的大發展。第五，建立三級檔案工作管理網絡。檔案管理的網絡是確保檔案工作有序開展的關鍵。應建立三級檔案工作管理網絡，即總工程師領導一級、施技部部長一級、資料主管部長一級，建立三級領導責任制網絡確保檔案工作由上到下，全面覆蓋，帶動全員。
2.文件形成階段控制。雖然項目部總工程師對檔案的技術內容和質量負責，但資料員審查環節和文件輸出環節在文件質量把關上也發揮著十分重要的作用。目前地鐵施工單位的技術文件的編制流程是首先通過技術員在現場記錄，然后把現場記錄交給資料員，資料員檢查現場記錄，輸出文件。文件流轉中疏忽的問題會暴露在交接環節，審查環節和輸出環節,所以技術人員和資料員要按照項目部檔案管理制度的要求交接，審查和輸出文件，將這些環節中的問題分類匯總，表格化管理，對共性問題制定措施，從而促進檔案規范化管理，按流程流轉，提高形成文件的質量。為了提高檔案質量,采取了以下幾項措施:(1)每周對資料進行一次抽查,使檔案工作與地鐵工程建設同步。根據地鐵施工現場的進展情況，有針對性地進行跟蹤,有效地避免了資料的丟失和滯后,保證資料與工程建設同步。(2)每月一次的工程資料例會制度,加強資料的協調管理。為了及時溝通資料檔案中存在的普遍問題，每月召集項目部資料員、總工程師、施技部部長、主管資料部長召開資料例會，總結一個月以來的資料工作情況，對資料歸檔工作做得好的資料員提出表揚，提出存在和需要解決的問題，資料例會最終形成的會議紀要要下發到各相關部室，這樣既有利于領導及時了解檔案工作情況，又有利于工作的監督和落實。（3）嚴格文件工作流程。地鐵工程項目文件的來源廣泛，檔案人員要嚴格把關，從文件的格式、簽字手續、蓋章情況等等嚴格把關，禁止形成不合規范的文件，以及嚴禁文件材料的不及時歸檔，從而有效提高文件資料的歸檔質量。
3.文件流通利用階段控制。文件流通利用階段包括文件查閱環節之前的準備工作，文件查閱環節，文件發放環節，文件歸還環節。在文件查閱環節之前的準備工作如下：首先應建立檔案卷內目錄，圖紙卷內目錄，使文件有據可查；其次要建立文件和圖紙卷內目錄電子匯總表,能快速高效找到文件；再次，要掃描重要文件，以防文件丟失。在文件流通階段，我們首先建立檔案、圖紙查閱登記簿和檔案、圖紙收發文登記簿，做到來源和去向清晰，有據可查。其次要建立檔案、圖紙電子文件數據庫并根據工程進度完善相關信息，定期催促借閱人歸還，跟蹤文件流向，更要定期要組織文件檢查工作，以便及時了解文件實際情況，保證文件、圖紙與目錄相符。但在歸還環節容易發生矛盾，應建立歸還確認制，使借閱管理更加精細化，無紕漏。對于外發的文件，發放記錄應與分發申請單的要求一致，分發回執由接收部門或單位簽字蓋章后歸還給地鐵施工單位，發放單與回執單應成套管理，一一對應，確保外放文件閉環管理。
4.檔案的移交業主階段。精細化管理在檔案移交業主階段，應做到“三同步”：即布置施工任務與布置竣工文件編制、工程施工進展與竣工文件形成積累、工程竣工驗收交接與竣工文件交接同步進行。地鐵項目部應指定專人負責竣工文件的編制、移交和檔案信息化工作，特別是重點工程項目的竣工檔案管理工作，集團公司、工程公司負責科研技術和檔案管理的部門，應積極協助項目部做好竣工文件的編制與指導，必要時應配合項目部一起主動邀請工程竣工檔案接收單位檔案部門對編制工作進行檢查指導，為竣工檔案順利移交、工程質量保證金及時回款打下基礎。工程結束，要根據業主要求編制竣工資料，并把竣工資料移交給業主，并對作廢文件進行處置。在這一階段，文件歸檔環節與作廢環節是關鍵環節。
第7篇：公司檔案管理流程范文
關鍵詞：檔案；管理
中圖分類號： G271文獻標識碼：A 文章編號：
緊緊圍繞“強化安全基礎、推動安全發展”宣傳活動主題，全面貫徹落實公司安全生產工作要求和管理提升活動部署，以深化“安全生產年”活動，對檔案安全職責進行了明確，對檔案實體安全、電子檔案安全和檔案庫房安全進行了徹底排查，推動實施安全發展戰略為主線，普及安全知識，宣傳安全文化，切實提高檔案室全員風險管控能力和崗位本質安全水平。
強化管理措施，始終做好檔案安全和保密工作
（1）根據公司對安全工作的要求，對設備設施、電源線路、檔案保管等庫房管理情況進行了全面檢查，同時要求自查自改，確保了庫藏檔案的安全保管，強化了全員安全防范意識和責任意識，構筑了嚴密有效的安全保障體系，切實保證了檔案的安全。重視強化基礎建設，認真落實檔案庫房管理各項安全措施，有效解決檔案庫房存在的各項問題，最大限度的保障檔案保管安全，確保庫房安全萬無一失。
（2）嚴格落實安全保密管理規定，履行檔案借閱利用審核審批手續。堅持出入庫房登記和每日巡查制度，及時消除各種不安全隱患，已經成為崗位管理人員日常的工作習慣。同時，隨著庫房責任人制度的實施，安全意識得到進一步加強，責任更加明晰，管理各項事務處理更加及時有效。嚴格資料借閱程序，既確保了保密安全，又有利于生產建設和信息資源的合理利用。
（3）完善檔案管理措施，加強檔案人員的崗位職責建設，貫徹執行《檔案法》以及國家有關檔案工作的方針政策，定期做好檔案工作的法規、制度、規定的學習工作，增強工作人員的檔案安全意識。
（4）加強對歸檔文件材料及電子文件的保管以及保密力度，由檔案人員統一集中管理，任何個人不得擅自挪用，凡涉及保密的文件資料，認真做好借閱和保存工作。嚴格規范檔案密級標定、借閱流程和審批制度，做好檔案管理各環節的保密工作。
（5）加強檔案庫房管理，堅持貫徹“以防為主，防治結合”的原則，切實做好“八防”工作和檔案保管狀況方面工作；定期對檔案庫房進行防塵清潔和安全檢查，發現問題及時處理、消除安全隱患，并嚴禁閑雜人員進入檔案庫房，確保了檔案的安全存放；認真做好溫、濕度記錄。
（6）增強人員保密意識，檔案保密工作扎實有效。組織人員學習《中國石油天然氣集團公司保密管理規定》，增強保密意識，加強保密責任，明晰保密范圍，掌握保密技巧，養成保密習慣。保密工作按照“積極防范、突出重點、技防結合”的原則，不斷提高了保密教育培訓能力、技術防范能力和服務保障能力。完善制度，努力增強保密意識和防范能力；加強保密宣傳教育，增強保密責任感和緊迫感；堅持檔案數據處理“不上網、上網不”原則，數據存儲介質使用進行登記；落實庫房“八防”措施，確保檔案的安全保管和保護。做好檔案的保密，嚴格保密制度，嚴把借閱查閱審批關，防止檔案管理中失泄密事件的發生。
二、精心策劃檔案宣傳活動，提升企業員工檔案意識
通過宣傳活動，增強了企業員工的檔案意識，使員工認識到檔案工作的內容環節和重要作用，引導大家充分利用檔案資源服務個人、服務工作、服務企業，進一步拓展檔案工作的服務領域，提升檔案部門的形象。加強業務培訓、指導，全面提高檔案人員業務水平。
（1）統一思想，明確工作目標。要求檔案管理人員要充分認識基建檔案工作重要性、必要性，以高度的責任感全面推進檔案管理工作，在堅持落實好已經建立健全的各種規章制度的基礎上，完善工作標準，理順工作流程，確保檔案工作規范化運行。
強化監管職能，扎實抓好基建檔案的歸檔工作。采取有效措施，加強資料過程管理，強化責任，落實措施，在保證各項資料的質量的前提下，及時上交各類資料檔案。
（2）結合實際需求，協助舉辦檔案業務培訓班。選派人員參加公司舉辦的業務培訓班，進行了參觀學習，進一步豐富了檔案專業領域文化知識，拓寬了視野、增長了見識，有利于進一步提高檔案管理水平和改進服務方式。
（3）加強內部業務交流，提升檔案人員專業化水平。始終把抓基礎工作作為一項首要任務來抓，要求崗位人員熟練掌握本崗位工作流程，從而達到人人懂業務、人人精業務的目的，以滿足當前檔案管理工作和油田可持續發展的需求。今后，檔案業務交流活動將作為一項常態性的工作來開展。堅持開展“每周一課，人人上講臺”活動，加強檔案基礎業務交流，提升崗位員工的工作能力和業務素質。通過培訓，使基層檔案人員對項目資料歸檔的基礎知識有了系統的掌握，切實提高了資料歸檔的水平和能力，規范了歸檔工作流程，提高了檔案管理工作標準化、規范化水平。明確了檔案的收集整理中的各項規范要求、工作流程等，進一步加深了對檔案管理工作的認識，提升了檔案管理人員業務技能，為提高檔案管理水平奠定了堅實基礎。
（4）要嚴格落實好各項管理要求和規范，確保工程資料和生產數據齊全、完整、準確歸檔。必須要認真學習，掌握檔案管理工作的新要求，確保保質保量的完成項目檔案的整理工作。同時要增強責任意識和保密意識，嚴格落實保密管理制度，認真履行保密協議，確保檔案資料保密安全，為基建項目順利完成提供保障。
三、加大檔案管理力度，狠抓檔案業務建設
（1）加大檔案保管及保密力度。始終堅持把檔案安全管理放在首要位置，嚴格落實檔案安全管理制度。每月主管領導帶領安全部門人員檢查一次，按時填寫各項記錄，做到定期進行安全檢查，及時處理安全隱患，切實做好“八防”工作，把檔案安全管理工作落到實處，確保檔案安全。檔案文件統一集中管理，任何人不得擅自挪用，凡涉及保密的文件材料，均嚴格把關，認真做好傳閱和保存工作，確保無缺失不泄密。
（2）做好檔案統計服務工作。積極做好檔案資源信息開發利用，根據基建檔案工作特色，對各類檔案的庫存、接收、銷毀、利用等進行全面統計。按照管理流程，以親切的服務態度和快速的工作效率為大家提供優良服務。
（3）增強檔案管理人員業務能力。積極對相關部門、基層單位檔案收集、文件整理等方面進行指導服務，組織相關人員進行檔案專業技術和業務知識培訓，以《集團公司檔案工作規定》及《油田公司檔案工作實施辦法》等規章制度的為主要學習內容，學習檔案管理基本知識和各類檔案管理技能融會貫通，做到統一制度、統一規范、統一標準。
（4）提高檔案精細化管理水平。把學習貫徹《檔案法》、《檔案法實施辦法》和落實油田公司檔案工作會議精神相結合，把檔案管理納入到整體工作之中，使檔案管理各項工作得到有效落實。規范檔案管理工作程序，建立完善檔案的接收、整理、修改補充、保管、借閱、統計、保密、鑒定、銷毀制度。進一步加強文件材料收集和鑒定銷毀工作的監督、查和管理，使檔案工作更趨合理化、規范化、科學化。
檔案工作者應牢固樹立“安全第一，預防為主”的思想，堅決防止松懈、僥幸心理，確保檔案安全萬無一失。強化檔案隊伍建設，加強檔案人員的培訓工作，加強歸檔意識，提高歸檔質量。不斷加強檔案基礎業務建設，持續健全完善檔案工作規章制度，強化收集歸檔，改善保管環境，落實保護措施，加大檔案信息資源開發利用的廣度和深度，深入學習領會上級文件精神，保證了檔案資料管理的規范有序運行，進一步提升了檔案資料管理水平，使檔案工作更好地服務于油田生產建設各項工作。
第8篇：公司檔案管理流程范文
隨著現代人們生活水平的提高，對住房的要求也越來越高，如在房屋戶型、房屋采光性、周圍環境等方面的認知己經在深刻的影響著整個房地產行業的建筑與銷售。顧客的數量不斷激增，但在客戶數據的管理中，大部分房地產企業仍然習慣于傳統的管理工具和方法 ，一些說得上的變化可以說是鳳毛麟角，如傳統的數據柜取代密集的檔案也只是表面上的一些變化 。導致這種情況的原因是由于房地產客戶信息不同于普通文件，存在很大的差異。首先，它動態性較強，更新非常快，而且沒有規律可言，存在變動頻繁等因素；其次，對客戶資料以戶為單位進行整理的傳統思路決定了很難以檔案的管理方法進行管理。但是，客戶資料形式和種類的發展以及經營方式的轉變又要求我們必須革新現有的資料管理方法。從現在客戶資料的形式和種類上來說，已經由原來的單一介質發展到紙質、電子檔案、圖片、影音資料等多種形式并存的狀況，從經營方式上來說，隨著房地產體制改革的到位和深化，以服務主體和服務延伸的分散型管理方式和以集中核算為要求的現代資金管理方式無疑對現有的客戶檔案管理模式提出了挑戰。
二、國內研究現狀
企業檔案管理自動化程度隨著企業的發展，大多經歷了以下幾個階段 ：一是手工操作階段：案卷裝訂，文件目錄、案卷目錄手工抄寫，檢索極為不便；二是半自動化階段：計算機輔助立卷，實現了單機目錄檢索；三是自動化階段：文件、檔案一體化管理，實現了企業局域網檔案全文存儲與檢索；四是信息化階段：實現了局域網、互聯網檔案信息查詢。目前，絕大多數中國房地產企業仍處于第二階段，檔案管理工作嚴重滯后于其他管理 。業務部門與檔案部門各自為政、重復勞動的現象極為嚴重，檔案人員大部分精力只能集中在檔案整理及檔案目錄輸入上，不利于檔案信息資源的開發，無法滿足企業生產經營、開發建設的需要，不適應現代企業的快速發展。雖然國內房地產公司管理客戶檔案，近年來已經開始探索，但仍然使用傳統的管理方法，在保存的數據依賴于物理媒體，沒有進一步的數據集成和數字處理。客戶檔案沒有成型的管理系統，沒有形成檔案信息和營銷信息的有機互動，缺乏電子信息支持。在客戶檔案專業管理上，還基本采用人工管理模式，容易造成客戶檔案丟失問題、死檔問題、存放差錯問題和檔案磨損問題，客戶檔案處于靜態存儲狀態，檔案之間彼此是孤立的，沒有建立起聯系，不能更好的為營銷工作服務。對于存放物理檔案的密集架系統，幾乎所有的房地產企業都采用簡單的手動或電動控制密集架的管理操作，尚未實現計算機對密集架的有效控制，密集架僅僅作為一種節約空間的設備使用，對于存儲其中的龐大的客戶檔案信息無法實現計算機化的高效管理。實現文件管理系統在客戶檔案信息分析與管理中的應用，對營銷業務信息集成的標準化、新技術應用來說是一些新技術。
三、系統設計思路
（一）以現有數據資源為基礎
某房地產公司客戶檔案管理經過多年的積累，形成了大約13.3萬戶的紙質客戶資料，擁有大量可用的系統資源和經驗。同時，近年來，對營銷系統不斷改進和升級，積累了一定的硬件設備，己有的網路環境、硬件設備、信息資料都可以集成到系統中，本次建設將充分利用現有系統的優勢，整合相關信息資源，新營銷系統上線后，原營銷管理系統將作廢，其使用的兩臺服務器在該房地產項目的建設中可以充分利用。在系統設計中最大限度地利用現有的營銷系統的先進、實用的優點，并結合新系統的設計上。同時，完整的客戶檔案數據需要和調度運營、營銷等相關部門的系統進行數據接口，實現數據的交換和共享，信息的實時交換。
（二）統一性原則
為了保證顧客檔案數據規劃中的先進性、實用性和可持續發展，需要發揮整個系統的集中管理優勢以及在體系結構上能夠持續不斷的擴展和完善，該體系包括：統一的施工技術體系和技術規范；統一的建筑功能模塊結構；統一的信息模型及其管理；統一的個體公司系統軟件、硬件及網絡支撐平臺；統一的軟件體系結構、接口標準及通信機制；統一標準的業務流程與業務功能的管理機制；統一的信息系統安全執行體系和管理監督平臺；統一的房屋系統運行維護體系。
（三）以數據梳理為核心
通過構建智能客戶檔案管理系統，建立統一的公司客戶數據中心和數據中心的統一規劃決策分析。構建統一、規范、標準的客戶資料，業務資源、服務資源、經營信息等靜態和動態的客戶檔案業務數據中心，在此基礎上提供統一、共享的功能與服務。從水平上分離核心數據、業務邏輯組件和業務流程。用基本穩定的信息模型支撐相對穩定但需不斷擴展加強的業務邏輯構件。以核心數據和業務邏輯構件為基礎，支撐面向整個房地產市場需求的、且是靈活可變的業務流程需求。對業務數據中心進行抽取、清洗、加工、轉換，構建營銷決策分析數據倉庫，利用聯機分析和數據挖掘技術，支撐營銷決策，做好客戶分析、經營環境診斷、市場預測。建立關系管理平臺，為營銷輔助決策分析提供強大支持。
（四）以業務為依托
建立基于工作流技術的業務流程體系，實現對客戶檔案的數字化、存儲、維護、管理以及工作人員工作績效的全面管理。
（五）以流程監督為手段
實施對客戶檔案工作質量的監督，通過對過程的閉環管理，實現關鍵過程的全過程監督管理。
四、系統必要性分析
在目前，銷售點―屬地銷售額結算中心―公司營銷部三層組織架構中，具體業務的下放與集約化管理之間形成了客戶檔案管理的真空。即，銷售點在辦理完業務后將客戶的一系列資料報送至總銷售中心存檔，自己并不留存資料，在查詢時要到中心。而受制于距離等的限制，查詢的效率非常低，不利于進一步提升工作水平。隨著管理的變化，工作中的低質量和低效率的現象需要加以改進。
五、系統的創新點
智能型客戶檔案管理系統借助現代客戶關系管理思想和物流技術，建立集客戶檔案數據的存放、自動同步、自動定位、電子成像、查詢統計集檔案服務于一體的檔案管理系統，構建一個集物理介質與電子介質與一體的管理平臺。實現“按儲位碼放”。銷售部門客戶檔案存放時通常采用“一戶一個檔案袋，按冊存儲”的傳統管理模式，而新系統在設計上借助現代倉儲理念，以時間和業務類型為歸檔標準，達到客戶檔案在物理上分散存放，在邏輯上信息完整統一的效果。通過這一創新既解決了檔案盒的標準統一問題，又為檔案的定位創造了條件，同時又解決了房地產公司長期以來客戶檔案丟失、死檔、存放差錯和檔案磨損問題。
第9篇：公司檔案管理流程范文
1可行性：檔案管理具有先天的顯性知識資源服務屬性
檔案是顯性知識的典型代表檔案是社會組織或個人在其社會活動過程中形成的有保存價值的歷史記錄，是固化的歷史經驗和歷史記憶。因此，幾乎沒有人會否認，存儲著知識資源的檔案無疑是最重要的顯性知識。筆者認為，“檔案”意味著它是最具有長遠歷史價值的顯性知識。關系如下圖1。事實上，人們尋找歷史經驗最重要的途徑就是從檔案中獲取知識。自人類發明文字以來，固化的記錄就代替了口耳相傳，成為人類文明延續的主要方式。雖然知識管理學者普遍認為，隱性知識是知識管理的核心，但是值得指出的是，隱性知識最終還是要依靠顯性化技術成為文檔，才能得到最大限度的傳播和延續。單純的隱性知識傳播和延續非常有限，因此我們常常采取紙質的或數字的方式將那些瀕危的非物質文化遺產以記錄的形式保存下來。因此，從這個意義上說，文檔在知識管理體系中占有舉足輕重的地位，具有不可替代性。我們也不難發現，許多單位，如中國聯想集團、海爾集團等，都會通過公司規章要求員工外出考察、培訓、參會、研討活動之后以及離退職之前，把相應的文檔材料上交或做出總結報告。更為嚴格的某些公司（如IBM公司），會為每個人專門發放文檔資料整理袋，用于放置所有相關工作資料，并由專人定期回收。這些方式都體現了通過文檔控制企業知識財富的理念，以及文檔資源的極端重要性。正如全球著名的IBMLotus公司在其企業知識管理軟件產品白皮書中也說道：“文檔是知識容器，是已經物化的顯性知識，其中蘊涵了大量本企業的知識財產。適時地、不受地域和組織形式的限制獲得基于文檔內容的知識，正是知識管理的一個主要目標。”[1]除了在實踐領域常常以文檔記錄方式傳播延續人類知識財富以外，在知識管理界、檔案界和企業界，檔案管理與知識管理的密切關系常常引起諸位學者的研究和關注。如彭明彧認為，“文檔管理系統是知識管理系統的重要基礎”，“檔案管理與知識管理終極目標具有平行性”，“知識管理與檔案管理的運行方式具有并行性”，“知識管理和檔案管理原則具有部分兼容性[2]。張斌認為，“企業檔案是企業重要的知識資源，企業檔案管理是企業知識管理的重要內容[3]。徐擁軍認為，檔案管理與知識管理在管理對象、管理目的、管理流程、管理技術等方面相近相通，二者可以相輔相成[4]。
2必然性：檔案管理的終極追求與知識服務理念相契合
作為一種歷史較為悠久的管理活動，檔案管理的追求經歷了一個與時俱進的變遷過程。通過開展檔案編纂或研究，封建時期，以服務王權為取向，近代時期，以服務社會為目標。但無論如何，基于檔案內容而“提供服務”這一本質似乎從未改變。在20世紀90年代，順應新的時代需求，檔案學提出了“后保管范式”，主張檔案管理由載體保管向信息管理轉變，“檔案工作者由實體保管者向信息和知識的提供者轉變”[5]。檔案后保管范式本質上是“一種以來源為中心,以知識為中心的管理”[6]，其目的和核心就是實現“知識服務”。這種追求體現了檔案管理更加關注其信息資源價值，重視并強調應用檔案顯性知識提供知識服務的理念。這不也正是知識管理的核心價值觀嗎？值得注意的是，在實踐層面，檔案管理的知識服務理念也正在悄然興起。如數字檔案館（室）的建設、電子文件中心建設。數字檔案館（室）的本質就是利用信息技術搭建起來的一站式檔案知識服務平臺，其以擴大開放、便于利用、最大限度挖掘檔案價值、以多元手段服務用戶為重要特征，經常采用的專題紀錄片、專題展覽、專題推送、在線參觀、在線利用等服務形式，實質體現了知識服務的價值追求。又如，田灣核電檔案的知識服務思路。田灣核電站是中國著名的三大核電基地之一，其將核電檔案與設備、人員一起并列為公司工程建設和安全運營的三大支柱。田灣核電檔案注重圍繞檔案承載核心資源、展現技術特色、控制工程質量、實現精細化管理進行全方位管理、開發、利用，注重應用信息技術和網絡技術提高文檔知識資源開發和深度利用，如建立了合理化建議庫、技術專利庫、科技論文庫、項目案例庫、經驗總結庫等各類型的直接服務于企業的知識庫。通過實施ECM，成功建設了企業級內容中心和知識服務中心，致力于為公司管理創新、經營效益和可持續發展提供全方位的知識服務。可以說，田灣核電檔案管理理念是一種實實在在的、緊密結合實際的、為企業帶來巨大收益的知識服務典型。美國馬里蘭大學教授布魯斯•W•德爾斯泰恩（BruceW.Dearstyne）可謂一針見血：“文件管理的目標在許多方面都與知識管理非常相似———都是在需要的時候讓人們能夠得到所需的有關信息。這一共性意味著兩者具有合作的基礎。”[7]
3優越性：檔案管理具有成熟的顯性知識服務處理技術與流程
根據知識管理理論研究及其相關的主要實踐活動，有學者將知識管理分為行為學派、技術學派，經濟學派和戰略學派四個主要流派，并進一步指出，行為學派主要側重對隱含知識的學習、創造和靈活應用。技術學派主要側重對顯性知識的積累、傳遞和方便提供。經濟學派主要側重對顯性和隱含兩種知識的積累、學習并最終完成價值發現。戰略學派主要側重對顯性和隱含兩種知識的積累、轉化并最終完成包括價值發現在內的各種戰略目標。[8]顯然，檔案管理與上述技術學派非常相似。從具體處理技術來看，檔案管理作為一種信息資源管理活動，在其悠久的歷史發展中積累了豐富的經驗，對知識管理中的顯性知識處理技術有重要的參考和借鑒意義，如重視基于歷史主義的來源原則、全宗思想、成熟的檔案實體分類和檔案內容分類技術、編碼技術、檢索技術等等。另外，檔案管理注重“保存”的意識，也有利于知識的沉淀、積累以及后期的二次開發和利用。從具體處理流程來看，對比發現，知識管理（顯性知識）的一般流程與檔案管理的一般流程有較大的吻合度,階段相似度非常明顯。二者極其相似的環路閉合處理流程，并非巧合，而是基于共同的信息資源管理本質，基于共同的對知識（信息）的整合、創新和利用的管理目標。如上所述，知識管理的實施，必然涉及知識的產生/收集、加工、整理、存儲、評價和利用等環節，這些具體的處理環節在檔案管理領域已經發展了上千年之久。如何更好地收集信息源，如何更快速地處理信息，如何更準確地檢索與利用信息，以及如何更長久地積累信息，檔案管理的經驗不可謂不多。正如塞里•休斯指出的：“文件管理者能清楚地理解組織的知識基礎，而且長期涉及組織知識，他們可能比任何人更接近組織的智力資本。他們了解正在構建的信息、正在使用的信息、靜止或休止的信息。他們明白組織中哪些信息是當前的，哪些信息是至關重要的、重要的或不重要的。”[9]如非物質文化遺產保護工作、城市記憶工程、口述歷史等，這些工作中最重要的一部分就是需要對歷史中珍貴的隱性知識進行顯性化，以實現永久流傳。在此，檔案表現出來的優勢已經相當明顯。而且，檔案管理在知識（信息）流程化處理過程中表現出來的先天優勢，可以讓檔案工作者在面對知識的任何時候想到的都是整個生命周期內的知識處理與創新，而不是局部的單個的知識單元。在大數據時代，面對海量的信息，這種整體相關思想對知識創新和利用更是至關重要的。
4艱巨性：知識服務要求先進的技術與高素質的人才隊伍
檔案管理與知識管理在管理理念、管理對象本質、管理技術、管理流程、管理目標等方面雖有很強的相似性，并在顯性知識處理技術和流程化知識加工管理方法等方面為知識管理積累了可資借鑒的經驗。但與此同時，由于二者產生的源流和時代背景差異巨大，知識管理仍然具有知識時代所賦予的諸多特色。就目前而言，檔案管理真正走向知識管理還面臨諸多挑戰，其中最為鮮明最為重要的無疑是技術與人才兩大因素。知識管理產生于信息技術飛速發展的信息時代，知識管理的實現建立于高度發達的計算機技術、數字技術、網絡技術等的應用，并以其為重要特征，如元數據、數據庫、文本挖掘、云計算、搜索引擎、信息安全、信息、信息推送等等。利用它們，從海量的信息中提取有價值知識，或主動提供多元化綜合知識服務，常常是知識管理的重要手段。然而這些新技術在目前檔案部門較少得到實際應用。事實上，目前檔案領域的計算機應用水平令人擔憂。僅以電子文件為例，檔案管理領域的計算機應用尚不能保證其完整性、準確性、有效性。現實狀況與理想需求之間差距不小。據2007年中國人民大學信息資源管理學院的調查，目前在文件形成機構的調查中，已經使用電子文件管理系統的機構占79.6%，然而，只有2%的機構電子文件管理系統（或模塊）具有元數據捕獲和對電子文件真實性的認證功能[10]。且不說這些檔案信息化系統五花八門、水平參差不齊，電子文件的憑證價值尚難保證，何談知識服務呢？檔案管理人員的素質也一直是檔案管理水平的重要制約因素。目前我國檔案職業的總體情況堪憂。與西方國家要求檔案職業人員具有扎實的專業背景與豐富的實踐經驗相比，我國檔案從業人員包含了大量的兼職人員，且無任何專業資格認證或準入制度，導致“檔案從業人員的素質整體偏低，非專業化、非職業化現象普遍存在。大多數單位檔案工作兼職人員大量存在，從業者整體素質不理想，文化水平較低；在部分單位，中專、高中以及以下文化水平的檔案人員占有相當比例”。[11]這樣的職業群體顯然與提供知識服務的人才隊伍要求相差甚遠。
5小結
