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為督促具有主承銷資格的證券公司(以下簡稱公司)切實履行《證券法》等有關法律法規賦予的對證券發行申請材料的核查職責,提高證券發行申請材料的質量,現就建立證券發行申請材料主承銷商核對制度的有關問題規定如下,請遵照執行,并將實施中的新情況和新問題及時報告我會。
一、公司在承銷證券的過程中,應按照《證券法》及其他有關法律、法規和政策要求,在做好盡職調查的基礎上對擬報送的證券發行申請材料及其他有關文件進行核對。
二、公司應按要求填報《證券發行申請材料核對表》(以下簡稱《核對表》),對證券發行申請材料進行嚴格的質量控制。公司填報《核對表》應當符合以下要求:
(一)公司應對每家發行人擬報送的申請材料按要求的內容和格式填制《核對表》。《核對表》的份數應與申請材料的份數一致,并單獨裝訂,與發行人的申報材料一同報送。
(二)發行上市可轉換債券、公司債券等其他證券,參照股票發行填報《核對表》。
(三)公司對發行人申請材料的核對意見應按要求經內核小組集體討論通過。內核小組對《核對表》的討論意見應制作書面記錄,并歸檔保存和備查。
(四)《核對表》由公司內核小組指定專人按內核小組的討論意見填列,填寫應使用藍色或黑色鋼筆或毛筆。
(五)填表人員、公司內核小組組長及公司法人代表(或其授權代表)應按要求對《核對表》簽署意見,并由公司加蓋印章。
(六)對未按要求制作和填報《核對表》的,中國證監會發行監管部將不受理其發行申請材料。
(七)公司對發行人申請材料中應予核對的、《核對表》中未列出的其他重大問題和事實也應依法進行核對,并填入“其他重大事項”欄內。
(八)公司填報《核對表》時,若發現有關欄目不適用或存在其他需要說明的事項,可在備注欄中作出說明。備注欄不足填寫的,可加附頁說明。
三、公司對填報的《核對表》負有直接責任,證券發行人及有關中介機構應當積極配合公司的核對工作,并按公司的要求及時提供必要的補充資料、解釋或說明。
2013年,呈貢支行按照年初全省貨幣金銀工作的部署和要求,在狠抓提高全轄流通中人民幣整潔度的同時,再次組織人員對全轄流通中人民幣整潔度進行了調查。通過調查我們發現,2013年呈貢轄區流通中人民幣整潔度比較往年有了較大提高。包括偏遠鄉村集貿市場在內的人民幣流通市場中群眾手中用透明膠布貼過再使用的紙幣少了,超過破損兌換標準的紙幣少見了,票面污損嚴重的紙幣也基本見不到了。流通中人民幣整潔度的通過,在很大程度上方便了群眾和經營單位人民幣真偽的識別,推進了反假貨幣工作的開展。
一、提高流通中人民幣整潔度履職基本情況及取得的效果
(一)履職基本情況
呈貢區自2011年撤縣設區后,所轄面積461平方公里,距昆明主城區12公里,北與官渡區接壤,東和宜良、澄江兩縣毗鄰,南與晉寧縣交界,西隔滇池與西山區相望。特別是昆明市政府行政機構2011年搬至呈貢區辦公后,銀行業金融機構由2011年的7家迅速增加至14家,營業網點也由2011年的55個增加至69個。由于銀行業金融機構的迅速增加,人民銀行呈貢支行更加注重各銀行業金融機構貨幣管理履職能力的提高,督促他們認真貫徹執行《中華人民共和國人民幣管理條例》、《中國人民銀行殘缺、污損人民幣兌換辦法》和中國人民銀行昆明中心支行有關提高流通中人民幣整潔度的目標及要求,促使他們更好服務廣大人民群眾。特別是在加大小面額殘缺、污損人民幣兌換工作中,人民銀行呈貢支行認真貫徹執行昆明中心支行要督促各銀行業金融機構繼續通過“以新逐舊”加大殘損人民幣的回收要求,并在鞏固前期工作成果的基礎上,召開專題會議組織全轄銀行業金融機構學習討論全省貨幣金銀工作會議精神,進一步提高全轄銀行業金融機構對殘缺、污損人民幣回收工作重要意義的認識,全面做好小面額殘缺、污損人民幣兌換工作,使轄內流通中的人民幣整潔度得到真正提高,更好服務于廣大人民群眾。
(二)履職效果—流通中人民幣整潔度提高
為更全面的了解轄區流通中人民幣整潔度狀況,呈貢支行分三個步驟完成次跟蹤調查。第一步對城區和四大市場(龍城農貿市場、斗南花卉市場、順達建材市、呈貢農資市場)進行調查;第二步對鄉村集貿市場和個體工商戶進行調查;第三步走訪群眾,聽取群眾意見,同時向他(她)們宣傳愛護人民幣、反假人民幣知識,指導他(她)們如何兌換殘缺、污損人民幣。
在城區調查中,通過實地走訪和現場查看,各大超市、藥店現金交易時基本看不到殘損券。四大市場蔬菜、鮮花、水果、農業生產用品、建材、燈具、裝飾、農藥、種子、等品種交易,每日各市場現金流通量在400萬元左右,除極少數群眾手中偶爾會夾帶著1至2張殘損券外,其余場面也很難看到。在與花農楊慧交談時,當問起對現在流通中人民幣整潔有何看法時,楊慧很客觀的談到:“現在我們手中的人民幣都很干凈,我們用出去的,人家付給我們的基本見不到殘損幣,比前些年好多了,現在我們只要有殘損幣,不論拿到那家銀行人家都幫兌換,說著她掏出隨身帶的人民幣給我們看,主幣和輔幣成新率都比較高。”
在對鄉村集貿市場和個體工商戶調查中,調研小組首先對吳家營居委會農貿市場、馬金鋪街道辦事處農貿市場、七甸街道辦事處農貿市場進行調查。在繁雜的市場里,各種交易頻繁進行,有批發蔬菜、水果、日常生活用品的,有零售油、鹽、醬、醋、茶、雞、鴨、魚、肉的,與市場管理方了解得知,每日市場現金流通量也在20萬元左右,殘損幣在這里流通的很少,只是個別鄉下老人背菜來賣時偶爾會出現幾張壹角或貳角的殘損幣。在與前來賣菜的農戶楊金成和吳金花交談中我們了解到,他(她)們對現在所使用的人民幣整潔度都很滿意,而且他(她)們談到人民幣整潔度的提高:“一要靠銀行能不能長期堅持為群眾無償兌換,二要靠群眾提高愛護人民幣保護人民幣意知。”在與市場周邊的鴻仁堂大藥房收銀員楊徐偉了解情況時他說:“他們小面額人民幣需求量很大,前幾年到銀行很難換到,為不影響工作他們經常找—些工商個體戶兌換,而且票面都不太整潔,近年來好多了,銀行能保障兌換,我們找補客戶的人民幣我很整潔干凈。”在與賣豆腐的沈如飛、李秀英夫妻倆交談中他(她)們說:“這幾年他(她)們使用的人民幣票面都很好很干凈,臟的占極少部分,只要拿到銀行他們都幫兌換,特別是一些用來找補的小面額人民幣以前很難換到,現在不成問題了,你們看,(拿手里的輔幣給我們看)我手里這些都是新票”。
(三)流通中人民幣整潔度提高的原因分析
1.各級人民銀行黨委高度重視提高流通中人民幣整潔度工作,并把此項工作作為一項重要的民生工程和衡量社會現金服務質量的標準工作來抓。就我省而言、人民銀行昆明中心支行黨委每年在全省貨幣金銀工作會議上都提出嚴格要求,下達硬性指標提高流通中人民幣整潔度工作。在實際工作中加大現金投放量和殘缺、污損人民幣全額回收工作,特別是對回收兌換流通中小面額殘缺、污損人民幣提出更具體要求。由于各級人民銀行黨委的高度重視,各基層人民銀行認真履行貨幣管理職能,較好的解決了曾一度時期以來小面額人民幣對市場的供應時飽時饑,造成小面額殘缺、污損人民幣兌換難的重要原因。消除了廣大人民群眾誤認為小面額人民幣票面緊缺,到銀行兌換難度大影響。
2.嚴格督促指導轄內各銀行業金融機構認真貫徹落實全省貨幣金銀工作會議精神,加強自身貨幣履職能力,充分認識提高流通中人民幣整潔度工作的重要性和緊迫性。要求他們嚴格執行《中華人民共國人民幣管理條例》、《中國人民銀行殘缺、污損人民幣兌換辦法》,使轄區內流通中人民幣整潔度從整體上得到提高,主要體現在以下三個方面:一是轄內各銀行業金融機構領導高度重視,能按要求督促指導所轄工作人員嚴格執行《中國人民銀行殘缺、污損人民幣兌換辦法》,并把搞好兌換工作與實際業績工作相結合,以群眾滿意不滿意,有無舉報為前提例為考核,保證各個營業網點兌換工作落到實處;二是全轄銀行業金融機構工作人員貨幣管理履職能力得到提高,都能認真履行自身工作職責,為維護人民幣信譽,自覺無償為群眾兌換殘缺、污損人民幣;三是流通中人民幣整潔度得到提高,在市面上很少有殘缺、污損人民幣流通,特別是小面額殘缺、污損人民幣的兌換基本做到政府滿意廣大人民群眾滿意。
3.廣大人民群眾愛護人民幣保護人民幣意識得到加強。首先、在人民幣上亂寫亂畫隨意折疊損壞人民幣的現象少了;其次、保管不慎造成人民幣撕壞、洗壞、燒壞、被鼠咬和霉變的現象少了;再次、農村少數老年人存著殘損券舍不得兌換,有錢不存銀行,怕財外露,在家用老方法老觀念保管使用人民幣的現象少了,觀念得到改變。這主要歸功于上級人民銀行黨委的正確領導,全轄銀行業金融機構從業人員的共同努力,地方政府的大力支持和多年組織的愛護人民幣反假人民幣宣傳效果。
二、提高流通中人民幣整潔度工作中存在的問題
(一)相關部門在愛護人民幣、反假人民幣宣傳中的作用有待進一步發揮
目前,在愛護人民幣反假人民幣宣傳工作中,央行主導的金融機構發揮了主要作用,取得了很好的效果。但地方政府相關部門的作用則有待進一步發揮,各職能機構發揮應有的作用,形成更大合力,愛護人民幣反假人民幣的宣傳效果會更好。
(二)金融機構人民幣業務人員的人民幣管理知識有待進一步提高
近年來,各銀行業金融機構人員流動性不斷加大,新員工源源不斷的進出各機構。這一情況加大了銀行機構培訓職工的難度,也在一定程度上影響了一線業務人員對人民幣業務知識的掌握和運用。
(三)現金調劑、殘損幣兌換等服務質量還有待于進一步提高
由于業務量不斷增加,各銀行業金融機構在現金調劑、殘損幣兌換等方面的服務還有很多需要改進的地方。
三、進一步提高流通中人民幣整潔度的措施
基層央行作為貫徹落實《中國人民銀行殘缺、污損人民幣兌換辦法》的基層單位,在提高流通中人民幣整潔度工作中,應全面提高自身貨幣管理履職能力和各項工作能力,督促指導各銀行業金融機構認真執行《中國人民銀行殘缺、污損人民幣兌換辦法》,履行社會責任,疏通人民幣流通渠道。積極主動向地方政府部門匯報,求得他們的支持也配合,在當地構建起銀行業金融機構及廣大人民群眾共同參與的兌換新渠道,使流通中的人民幣質量更好滿足社會和廣大人民群眾的需要。
(一)基層央行要按嚴格按照上級要求,積極主動協調有關部門繼續加大愛護人民幣反假人民幣宣傳力度
因為、人民幣整潔度的提高,離不開社會和廣大人民群眾的支持,他們是我們的衣食父母,又是搞好此項工作的決定者,他們對人民幣整潔度的認識也提高,直接關系此項工作的成敗。所以、在實際工作中,一是利用地方政府和所有銀行業金融機構一切宣傳工具和宣傳力量加大宣傳,向廣大人民群眾普及愛護人民幣、反假人民幣、《中國人民銀行殘缺、污損人民幣兌換辦法》知識,使他們明確和掌握相關業務流程和兌換標準。二是教育引導廣大人民群眾將手中的殘缺污損人民幣主動拿到當地銀行業金融機構兌換,改變他(她)們用老傳統老觀念保管使用人民幣方法,把廣大人民群眾保存和市場上流通的殘缺污損人民幣及時兌換回收。這樣操作,可逐步將長期形成的銀行叫我兌換轉變為我主動到銀行兌換,這樣就有利于疏通人民幣流通渠道,在當地建立起規范的人民幣流通管理機制。三是向當地政府建議,把當地廣大人民群眾愛護人民幣、保護人民幣、反假人民幣提高人民幣整潔度的意識和行為拿入本地每個行業精神文明建設的一項考核內容來抓。因為公眾手中人民幣整潔度的優劣直接展現每個公民的社會公德水準、文化修養和愛國主義精神。如果地方政府能給予支持,再加上所有銀行業金融機構努力,提高流通中人民幣整潔度工作會更加得到順利開展,收到滿意的效果,有利于在本地營造更加良好的金融生態環境。
(二)基層央行要繼續加大力度督促指導轄內銀行業金融機構認真貫徹執行《中國人民銀行殘缺、污損人民幣兌換辦法》切實履行社會責任
一要督促指導轄內銀行業金融機構抓好各項規章制度的貫徹落實,把執行《中國人民銀行殘缺、污損人民幣兌換辦法》作為重要考核內容來抓,無條件為公眾兌換殘缺、污損人民幣,切實發揮好各營業“窗口”服務職能,使廣大人民群眾持殘損幣而來,兌換符合流通標準錢幣而歸。二要督促指導轄內銀行業金融機構各級領導抓好對全體員工執行《中國人民銀行殘缺、污損人民幣兌換辦法》切實履行社會責任的教育,使他(她)們明確兌換殘缺、污損人民幣的責任和意義,更好的服務社會。對個別不認真執行《中國人民銀行殘缺、污損人民幣兌換辦法》的員工要嚴厲處罰,保證兌換工作落到實處。三要督促指導轄內各銀行業金融機構抓好員工在崗培訓,特別對新招員工要抓好他(她)們反假人民幣、殘缺污損人民幣兌換標準等知識的培訓,使他(她)們熟練掌握識假防假、殘缺、污損人民幣兌換標準技能,做到準確無誤、持證上崗。
(一)存在的問題
1、合同立項階段的問題
(1)未與科研項目預算有機結合。部分項目在立項前未審核科研項目的預算,存在超預算或無預算的情況。(2)存在分解采購、規避招標等行為。為加快執行進度,或簡化采購流程,同一個外協項目被拆解成若干金額較小的項目。(3)采購論證調研工作不充分。部分醫院科研外協合同缺少詢價比較過程,同時由于缺少專業人員的監督,采購價格無法控制。
2、合同簽訂階段的問題
(1)合同無專業人員審核,內容不嚴謹。科研外協合同無統一模板,多數醫院使用對方公司提供的合同,部分合同漏洞百出,內容不完整。(2)授權審批程序不完善,職責分工不明確。(3)倒簽合同現象普遍存在。在合同簽訂過程中,經常出現先履行合同,在需要付款時才簽訂合同或付款之后補簽合同的情況。(4)合同會簽流程繁瑣,周期過長。(5)合同簽訂范圍不明確,合同用章不規范。
3、合同執行階段的問題
(1)未嚴格按照合同規定付款。部分項目由于臨近結題,課題負責人為避免資金結余,不按實際執行情況申請付款,資金安全存在隱患。(2)成果驗收缺乏有效監控。大多科研外協合同的成果驗收僅由課題負責人把關,醫院科研處無相關專業人員。(3)合同變更和解除程序不規范。(4)未對合同執行進程進行監控和管理。
4、合同評價階段的問題
(1)缺乏對合同管理情況的分析總結。大部分醫院未定期總結經驗,查找合同管理過程中的缺陷和不足。(2)未開展合同管理評價工作。合同簽訂和執行情況等未納入醫院績效考核,不利于合同管理水平的提升。
(二)主要原因
(1)醫院領導對科研合同管理重視程度不夠。目前多數醫院領導更加重視醫療工作,沒有意識到經濟合同管理的重要性。(2)合同管理制度不健全。大部分醫院比較重視合同簽訂和執行環節的制度,而常常忽視對合同變更、解除尤其是對合同監督和控制的相關制度;部分醫院合同管理制度過于籠統,無具體細則,缺乏可操作性。(3)合同管理信息化水平不高。目前大多醫院的合同管理系統比較簡單,合同管理還是采取紙質和人工方式。
二、對醫院科研外協合同管理的建議
(一)制定完善的合同管理制度并嚴格執行
醫院要對現行的合同管理制度進行完善和修訂,合同管理制度要涵蓋合同管理的全過程,包括合同的簽訂、執行、變更、解除和結束,以及糾紛處理等。明確合同簽訂的范圍和審批流程,以及各審核部門的職責權限。同時合同管理制度要盡可能細化,充分征求各相關部門的意見,使之具備可行性和可操作性。在合同管理過程中應嚴格按照制度執行。
(二)完善合同管理組織機構,提高人員素質
合同管理人員的素質直接影響到合同管理的水平,醫院可以吸收既懂科研業務又懂合同管理知識的復合型人才。要完善培訓制度,不定期地組織合同管理人員和相關審批部門參加培訓,包括相關法律法規、專業知識等各方面的講座。同時還可以組織合同管理人員到合同管理水平較高的醫院進行交流學習,取長補短。
(三)加大對合同管理信息系統的投入
建立完善的預算合同管理信息系統,合同信息化管理,實現合同網上審批流程,提高合同會簽效率,實現合同信息共享。此外,合同管理信息系統要與設備處物質系統、財務核算系統、成本核算系統和人事系統等集成起來,建立人、財、物統一的HRP系統。
關鍵詞:合同管理 績效審計 評價指標
同管理績效審計是審計部門對一系列的合同管理活動進行監督和評價的過程。構建一套科學、合理的合同管理績效審計評價指標體系,有助于審計部門了解審計事項和梳理風險點,有利于其發現合同管理的薄弱環節,促進合同管理績效審計的順利開展,并從根本上改善合同管理,切實提高管理績效。
一、合同管理績效審計評價指標體系的構建模式
構建模式包括基于項目管理和基于過程參與兩種。前者將合同管理作為特定的項目,借鑒COSO內部控制五要素構建評價指標體系。后者從合同的準備、訂立、履行、后續管理等事前、事中、事后階段對合同管理的全過程進行評價指標構建。評價指標主要涉及以下幾個階段:(1)合同管理制度與機制建設,主要關注合同管理部門設立與人員配備、合同管理崗位與環節設置、制度建立以及機制建設。(2)合同準備階段,主要關注合同項目的可行性、效益性和真實性,確認合同項目是否列入年度計劃或經有效授權與批準。(3)合同訂立階段,主要評價合同主體的合法性和適當性、合同標的的合法性和可行性、合同價格的合理性與經濟性和合同要式的規范性。(4)合同履行階段,主要關注合同實際、合理、有效履行,針對不能履行合同與不履行合同的行為采取法律救濟的情況。(5)合同的后續管理階段,主要關注合同檔案的完整性、合同監督檢查的及時性以及問題糾正與改進的有效性等。由于大多數單位均未明確專門的部門具體負責合同的管理工作,且從審計實踐中也可得知,按管理過程設計評價指標體系最為直接、實用,因此本文選擇過程參與模式進行指標體系的構建。
二、合同管理績效審計評價指標選取的原則和確立
在選取指標時,應遵循以下原則:(1)目的性原則。對于合同管理的績效評價,處于不同的階段,績效評價的側重點應有所不同。(2)全面性原則。對合同管理的績效做出正確的評價,通常需要從多個角度進行考量,充分反映評價客體的整體特征。(3)可行性原則。應根據合同管理績效審計評價的實際需要和現實可能來設計指標,確保整個評價指標體系立足于主、客觀條件。
指標的選取應從合同的內部管理制度建立健全和有效性評價入手,貫穿合同的立項、簽約、履約、后續管理等各個環節,主要圍繞合同管理合規性,即合同管理活動遵守法律法規、內部管理制度的情況;經濟性,即實現合同管理目的所耗費成本的最小化;效率性,即投入耗費的成本和產出的服務、產品或其他成果之間的關系;效果性,即活動的預期結果和實際效果之間的關系四個方面。通過篩選,筆者最終確立由5個一級指標、19個二級指標和51個三級指標構成的合同管理績效審計評價指標體系。
(一)合同管理制度與機制建設
1.合同管理部門設立與人員配備。包括:(1)合同管理部門獨立性評價,屬于效率性指標,評價要點為是否存在專門、獨立的合同管理部門,其職責是否明確、合理;是否明確合同管理部門的權限范圍,合同管理部門履行職責時是否不受其他業務部門的不當干涉。(2)人員專職化評價,屬于效率性指標,評價要點為是否配備專門的合同管理人員且專門負責合同管理事項。
2.制度建立。包括:(1)合同管理制度建立與健全度,屬于合規性指標,評價要點為是否制訂包括內控制度的合同管理制度,制度是否合理、有無明顯缺陷、是否符合相關規定。(2)制度與實際情況匹配性評價,屬于效果性指標,評價要點為合同管理制度是否與本單位實際情況相符。(3)制度修訂效率評價,屬于效率性指標,評價要點為合同管理制度是否根據上級單位的規定以及本單位實際情況的變化及時予以修訂。
3.合同管理崗位與環節設置。包括:(1)崗位責任制建立評價,屬于合規性指標,評價要點為是否建立與合同管理有關的崗位責任制,評價其是否涵蓋合同審批合同訂立合同履行等內容。(2)崗位職責分工評價,屬于合規性指標,評價要點為合同管理是否實行不相容職務嚴格分離、不相容崗位相互牽制,合同管理全過程的透明度是否提高,是否防止暗箱操作。(3)崗位職責落實評價,屬于效率性指標,評價要點為合同管理崗位職責是否落實到崗到人,崗位人員是否了解自己的崗位、明確自身的職責。(4)管理環節設置評價,屬于經濟性指標,評價要點為合同管理環節是否冗繁,是否增加了合同成本。
4.機制建設。包括:(1)內控機制建立與健全度,屬于合規性指標,評價要點為是否建立有效的合同管理的內控機制。(2)內控機制運行評價,屬于效果性指標,評價要點為合同管理內控制度是否得到了切實遵循,有無管理失控的現象。(3)溝通機制建立與健全度,屬于效率性指標,評價要點為是否建立和健全合同管理溝通機制,是否存在暢通、便捷的溝通渠道。(4)溝通機制運行評價,屬于效果性指標,評價要點為溝通機制運行是否高效,合同管理部門與相關業務部門能否及時有效的溝通。(5)成本核算分析機制建立與健全度,屬于經濟性指標,評價要點為是否建立健全成本核算分析機制,是否涵蓋成本核算、成本分析、頻率、報告與風險提示等內容。(6)成本核算分析機制運行評價,屬于效果性指標,評價要點為是否全面有效開展成本核算分析工作,分析是否到位,頻率是否合理,是否及時將分析情況進行報告,發現風險是否及時給予風險提示。
(二)合同準備
1.合同締約方資質調查。包括:(1)合同締約方資信評價,屬于效果性指標,評價要點為對合同締約方是否進行資信調查,調查其信用狀況,是否具有完成合同行為的資質,是否具備法人資格或取得法人授權等。(2)合同締約方履約能力評價,屬于合規性指標,評價要點為對合同締約方進行評價,拒絕與無履約能力、未經國家質量管理部門認可的單位簽訂合同。
2.合同價格信息資源收集。主要包括合同價格比較分析評價,屬于經濟性指標,評價要點為利用所掌握的價格信息,對參與投標或合同談判的單位所報價格與掌握的價格信息進行對比分析,使招標標的或最終的合同價格趨向經濟、合理。
(三)合同訂立
1.項目招標。包括:(1)招標實行率,屬于合規性指標,評價要點為明確哪些合同必須履行論證、招投標程序以及實際落實情況如何,是否存在應招投標卻沒有招投標的合同。計算公式為:招標實行率=實行招標程序的合同/應實行招標程序的合同×100%。(2)中標價格節支率,屬于經濟性指標,評價要點為中標價格是否達到預期效果,是否能夠為單位節約合理的支出和成本。計算公式為:中標價格節支率=(價格均價-中標價格)/價格均價×100%。(3)招標工作評價,屬于效果性指標,評價要點為是否選定了合格中標單位,能否通過招標獲得質優的貨物、滿意的服務等。
2.財務審核。包括:(1)會計部門審核率,屬于經濟性指標,評價要點為合同是否經過會計財務部門的財務審核,是否安排了相應的財務預算,是否存在無計劃或浪費現象。計算公式為:會計部門審核率=會計部門已審核的合同/會計部門應審核的合同×100%。(2)財務審核評價,屬于經濟性指標,評價要點為合同涉及的經濟事項是否符合單位業務發展的要求,是否符合單位的經濟規劃,尤為關注合同價款和結算方式。
3.法律審核。包括:(1)法務部門審核率,屬于合規性指標,評價要點為合同是否經過法律事務部門的法律審核,能夠采納法律審核意見。計算公式為:法律部門審核率=法律部門已審核的合同/法律部門應審核的合同×100%。(2)法律審核評價,屬于合規性指標,評價要點為合同涉及標的的名稱是否規范,審查數量和質量表述是否正確,審查合同履行的期限、地點和方式是否明確和合理,違反合同的責任是否明確。
4.單位負責人審批。包括:(1)內部審批率,屬于合規性指標,評價要點為確定是否所有的合同都經過內部審批,查找未經審批私自簽訂合同的情況。計算公式為:內部審批率=內部已審批的合同/內部應審批的合同×100%。(2)審批效率評價,屬于效率性指標,評價要點為計算審批流轉的平均周期。(3)審批權限評價,屬于合規性指標,評價要點為有無濫用授權、超越職權的行為。(4)審批程序評價,屬于合規性指標,評價要點為審批程序是否合規。
5.合同締約評價主體與內容。包括:(1)合同締約主體評價,屬于合規性指標,評價要點為合同締約主體是否與中標單位一致,是否出現合同轉讓的違規事項。(2)合同條款準確性評價,屬于效果性指標,評價要點為合同條款是否體現雙方真實意愿,是否公平、合理、嚴謹,是否存在不必要的歧義。(3)合同條款完整性評價,屬于效果性指標,評價要點為合同條款是否完整,是否涵蓋標的名稱、數量、質量、期限、地點、方式和違約責任等內容。(4)合同條款合規性評價,屬于合規性指標,評價要點為合同的條款是否符合國家法律、法規,有無損害國家利益、公司利益或他人合法權益的事項,有無簽訂無效合同的情況。(5)合同風險關注度,屬于合規性指標,評價要點為對合同存在的法律風險、經濟風險是否足夠關注并加以防范。
6.合同締約方式與效率。包括:(1)合同締約方式評價,屬于合規性指標,評價要點為合同的訂立方式是否符合國家法律法規或當事人的約定。按法律法規規定采用書面形式或按當事人約定采用書面形式。(2)合同締約效率評價,屬于效率性指標,評價要點為合同應在經濟事項發生前訂立,即是否存在經濟事項先于合同簽訂的現象。
(四)合同履行
1.合同的變更與新增。包括:(1)變更合同評價,屬于合規性指標,評價要點為正在執行的合同,凡涉及合同價款等核心合同條款變動,應重新簽訂合同而非簽訂補充協議。(2)新增合同評價,屬于合規性指標,評價要點為合同執行中需要增加新合同的情況,應審查新增合同的必要性以及是否合規、合理、經濟等。
2.合同履約比例與效果。包括:(1)合同履約率,屬于效果性指標,評價要點為檢查合同按時按質履行的情況,確定其數量和比例。計算公式為:合同履約率=已按時按質履行的合同/計算期內應履行的合同×100%。(2)合同履約滿意度,屬于效果性指標,評價要點為調查合同履約狀況,了解合同履約的滿意程度。
3.合同標的物和利益歸屬評價。包括:(1)合同利益歸屬評價,屬于效果性指標,評價要點為審查合同業務的利益是否完全歸屬被審計單位。(2)合同標的物評價,屬于合規性指標,評價要點為合同標的物是否與實際相符,是否存在將受管理程序約束的經濟事項變通為不受約束的經濟事項。
4.違約情況處置。主要包括違約責任追究與應對,屬于效果性指標,評價要點為合同履行出現違約,是否能根據法律規定進行應對或追究。
(五)合同后續管理
1.合同監督檢查。包括:(1)合同真實性審查評價,屬于合規性指標,評價要點為審查合同是否真實存在,是否利用合同進行違法活動或獲取非法利益,防范利用“陰陽合同”、虛假合同騙取資金的違法行為。(2)合同程序審查評價,屬于合規性指標,評價要點為審查合同是否按照程序辦理,是否存在事先簽訂合同再報批或未針對經濟活動簽訂合同的現象。(3)合同履行檢查評價,屬于效果性指標,評價要點為審查合同是否按照訂立的條款全面、誠信、及時履行。
2.合同專用章使用和保管。主要包括合同專用章使用和保管評價,屬于合規性指標,評價要點為合同專用章的使用和保管是否符合公司的規定,有無丟失、濫用行為。
3.合同納稅與檔案管理。包括:(1)印花稅的繳納評價,屬于合規性指標,評價要點為應繳納印花稅的合同是否按規定繳納。(2)檔案建立與健全度,屬于合規性指標,評價要點為合同檔案是否分類、按序裝訂歸類保管,應做到全程資料齊全、有書面資料可供查詢。(3)建檔效率評價,屬于效率性指標,評價要點為是否及時建立并實時維護合同檔案。(4)檔案管理評價,屬于合規性指標,評價要點為合同檔案專人專柜保管,檔案的查閱、借用、復制是否建立相關登記簿,檔案工作人員因調動、退職、退休等離開工作崗位時,或向本單位檔案部門移交檔案時是否履行交接手續。
三、評價指標權重確定和指標賦值方法
(一)專家咨詢問卷設計
為科學確定合同管理績效審計指標權重,筆者采用德爾菲法,即專家咨詢法獲取各層次、各指標的權重判斷。考慮到專家組成員過多將會使計算過程過于復雜,也為減少偶然因素和專家個人偏好對結果的影響,其數量不應超過10名,且應包括合同管理的法律專家、管理學專家、合同管理制度的設計者、合同管理經驗豐富的高級管理人員、審核合同的法律事務人員、審核合同的會計人員以及合同管理的具體操作人員等。各個專家應在完全獨立的環境下確定各層次、各指標的權重。
(二)各層次指標的權重確定
各個專家完成各層次、各指標的權重判斷后,計算所有專家的判斷數值之和,去掉其中的最大值和最小值之后進行算術平均。確定最終的權重的計算公式為:W=(∑Ki-Kmax-Kmin)/(n-2),其中Ki為各專家對指標權重的判斷數值;Kmax和Kmin分別為專家對指標權重判斷的最大和最小值;n小于等于10;W為最終確定的權重。
(三)評價指標賦值方法
定量指標可利用計算公式直接取得得分。例如招標實行率利用公式計算的結果為X%,則此項定量指標為X分。對于定性指標,通過調查問卷并應用格柵獲取法對其賦值。該方法中一個格柵由元素和屬性組成,每一個元素均可被屬性的一級或另一級描述。而一個元素的屬性可以用一個線性的尺度來表述,大多情況下通過具有1至5刻度或1至7刻度的尺度來表示,該標準在整個過程中應保持一致。筆者在建立合同管理績效審計評價指標體系的過程中已完成格柵組成元素的確定,下面主要完成屬性的判斷,然后通過各屬性對各指標的實現程度進行判斷打分。本文選用五等級百分制劃分法,評價等級分為優秀,即90至100分;良好,即80至89分;中等,即70至79分;一般,即60至69分;很差,即60分以下。通過發放調查問卷,收集問卷中對評價指標的等級判斷及評分,確定定性評價指標的分值。
(四)評價指標總體歸納
本文對評價指標的總體歸納采取兩種方式,一種是根據評價指標的類型,參考指標的分值分別對合同管理績效審計評價作出描述性的評價;另一種是根據評價指標分值乘以相應權重并累加得出相應的總體評價分值。這兩種方式可單獨使用,也可合并使用。X
參考文獻:
【關鍵詞】 路橋施工企業; 合同管理; 要點分析
一、前言
在路橋施工企業經營管理過程中,由于合同管理關系到企業合同簽訂以及合同雙方如何履約,對企業運行和工程結算都具有重要的影響。基于這一認識,路橋施工企業不但要對合同管理引起足夠的重視,同時還要把握合同管理原則及要點,結合路橋施工企業的經營管理實際,重點做好合同管理工作,從招投標過程企業資格的審查,加強合同簽訂前的管理、建立完善的管理制度以及強化合同履行規范管理入手,確保路橋施工企業的合同管理取得實效,滿足路橋施工企業的經營管理需要,為路橋施工企業提供有力支持。
二、路橋施工企業在合同管理中,應在招標過程中嚴格審核企業資格
堅持合同審查制度,是合同能否順利履行的前提與保證。一般情況下,合同審查的內容主要包括:項目是否具備合同簽訂的條件,合同內容是否符合法規,合同條款是否詳盡明確,工程等級和技術要求是否具體,是否符合國家規范標準,合同簽訂是否具有完備的合同手續。為此,應從以下幾個方面入手:
1、在招標過程中認真核對企業相關資質
路橋施工企業在招標過程中,只有認真核對企業的相關資質,才能保證在合同簽訂中能夠滿足資質要求,達到提高合同簽訂效果,確保合同有效履行的目的。為此,認真核對企業相關資質,是保證合同簽訂效果的關鍵。
2、在招標過程中審核企業的履約能力
路橋施工企業在合同簽訂之后,簽約企業的履約能力是衡量合同管理效果的關鍵因素。在這一基礎上,全面審核企業的履約能力,是保證路橋施工企業合同簽訂效果的關鍵,對路橋施工企業的合同管理具有重要作用。
3、在招標過程中審查企業的結算能力
路橋施工企業在合同管理中,除了要看對方企業的履約能力和基本資質之外,審查該企業的結算能力,也是保證合同得到有效履行的關鍵。為此,在招標過程中審查企業的結算能力,對路橋施工企業而言具有重要意義。
三、路橋施工企業在合同管理中,應加強合同簽訂前的管理
目前,我國建設行業法律法規越來越完備,尤其是《招標投標法》、《合同法》的頒布實施對工程招標及合同管理提出了具體要求,各行各業也根據國家法律制定了有關條例。因此,合同當事人在簽訂合同時應當認真閱讀使用的合同文本,掌握有關公路工程施工合同的法律、法規規定。對于路橋施工企業而言,在合同管理過程中做好合同簽訂前的管理尤為必要。結合路橋施工企業合同管理實際,應做好以下幾個方面工作:
1、在合同簽訂前做好法律知識的儲備
考慮到合同的嚴肅性,路橋施工企業在合同簽訂之前,需要根據《招投標法》和《合同法》內容的規定做好法律知識的儲備,保證合同簽訂過程符合法律要求。
2、在合同簽訂前對合同條款進行仔細核對
由于合同中的具體條款都對應著相應的責任和義務,因此路橋施工企業在合同簽訂前只有對合同條款進行仔細核對,才能保證合同簽訂取得積極效果。
3、在合同簽訂前應完善合同文本,保證合同文本內容齊全準確
基于合同管理的嚴肅性以及合同簽訂過程中對合同文本有較高的要求,只有在合同簽訂前對合同文本進行全面完善,才能保證合同文本內容齊全準確,進而滿足合同簽訂需要。
四、路橋施工企業在合同管理中,應從建立完善的管理制度入手
通過建立合同管理制度,做到管理層次清楚、職責明確、程序規范,從而使合同的簽訂、履行、考核、糾紛處理都處于有效的控制狀態;而通過加強法律建設,出臺相關的法律法規,為合同管理中出現的問題找到法律依據,從而做到“有法可依,依法必嚴,違法必究”。對于路橋施工企業而言,要想保證合同管理取得積極效果,就要從建立完善的合同管理制度入手,重點做好以下幾個方面工作:
1、明確建立合同管理制度的必要性
從路橋施工企業來看,合同管理是經營管理的重要內容,基于合同管理的專業性,要想保證合同管理取得積極效果,就要將建立完善的合同管理制度作為主要措施,并以合同管理制度為基本依據,推動合同管理工作發展。
2、根據路橋施工企業實際建立配套的合同管理制度
明確了合同管理制度的必要性之后,路橋施工企業就要根據自身發展特點,合理建立合同管理制度,并保證合同管理制度的科學性和合理性,使合同管理制度能夠具有較強的指導性和可操作性,滿足合同管理需要。
3、對合同管理制度進行不斷的補充和完善
合同管理制度建立之后,隨著路橋施工企業的不斷發展,對合同管理制度進行補充和完善也必要措施。通過不斷的補充和完善,合同管理制度逐漸成熟,達到了滿足合同管理需要的標準。
五、路橋施工企業在合同管理中,應強化合同履行的規范管理
合同履行是路橋施工質量控制、進度控制、造價控制的重要環節,由于施工合同雙方的利益不同,因此,在合同履行過程中,要加強履行的規范管理,則應協調和處理好各方關系,使相關的合同和合同規定的各工程活動之間不相矛盾。基于這一認識,在路橋施工企業的合同管理中,強化合同履行的規范管理尤為重要,具體應做好以下幾個方面工作:
1、加強對合同履行能力的管理
通過加強對合同履行能力的管理,路橋施工企業的合同管理能力得到了加強,對提升合同管理水平,滿足合同管理需要具有重要作用。
2、強化合同管理的監督控制
對合同履行能力的管理,也是強化合同管理監督控制的重要手段,通過這一措施,合同管理的整體效果得到了有效提高。
3、將合同管理與其他管理行為結合在一起
在合同管理中,只有重視合同管理與其他管理過程的結合,才能保證合同管理取得積極效果,其中主要應提高合同的履約能力。
六、結論
通過本文的分析可知,在路橋施工企業的合同管理中,要想提高合同管理效果,就要從在招標過程中嚴格審核企業資格、加強合同簽訂前的管理、從建立完善的管理制度入手以及強化合同履行的規范管理等方面入手,切實保證合同管理工作得到有效開展。
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合同管理成本控制風險控制
房地產市場競爭日趨激烈,在確保工程進度和質量的前提下,如何有效實施成本控制,降低合同風險,實現企業價值最大化,是房地產企業項目管理的重點。建立完善合同管理體系,強化事前控制,加強各部門溝通協調機制,實現合同管理和預算管理、資金管理緊密結合,是控制開發成本、降低合同風險的有效途徑。
一、房地產企業合同管理現狀的分析
1、合同管理制度不健全
房地產企業針對項目管理往往更偏重于工程現場管理和技術管理方面的制度制定,對合同管理制度的制定通常局限于合同簽訂的流程性控制,未針對合同管理各環節制定指導性、可操作性較強的制度。
2、合同管理局限于合同文本的靜態化管理
合同管理涉及合同的立項、談判、起草、審查、簽訂、履行、變更、糾紛處理和合同基礎事務管理等方面,是包含對合同簽訂準備、合同訂立、合同履行以及履行后評估等所有階段的全過程監控。在這個過程中,任何一個環節的遺漏或執行不力,都可能造成合同管理的功能缺失,增加合同履約風險,給企業造成損失。
由于對合同管理所涉及的相關部門及人員的工作職責界定不清晰,房地產企業合同管理的重點往往放在合同文本的起草、審查和簽訂環節,對合同簽訂以后的履行、變更、糾紛及履行后評估等環節未實施有效的動態管理,使合同管理與預算管理、資金管理脫節,成本控制不能落到實處。
3、合同管理人員缺乏相應的專業知識水平和實踐技能
合同管理是一項專業性較強的管理工作,需要綜合運用法律、管理、工程造價、財務、稅收、檔案等方面的專業知識。各層級合同管理人員缺乏相應的專業知識水平,在合同訂立、履行過程中發現不了問題,或發現了問題但不能提出恰當的解決方案,往往會造成合同會簽流于形式,合同履行缺乏監控。
二、房地產企業合同管理體系的構建
(一)合同管理制度體系的構建
針對合同管理各環節的風險點,本著規范行為、防范風險的目的,在企業內部控制制度體系內,建立健全具體的、可操作的合同管理制度,使合同管理流程規范,分工明確,職責清晰。合同管理制度主要涉及幾個方面:合同管理流程、合同審查、合同考核、合同用章管理、合同臺賬、統計核對及歸檔等。同時,對企業重要的、或經常性發生的合同可分類制定合同范本,減少合同起草、審核工作量,規避采用供方格式合同潛在的風險。
(二)合同管理組織體系的構建
合同管理組織體系的建立應遵循專業性和綜合性相結合的原則,設立專門的合同管理部門全面負責合同管理的各項工作,對合同實行統籌管理,對合同的事前、事中、事后各管理環節行使檢查、監督和指導的職責。各職能部門負責對本部門工作范圍內所涉及的合同進行跟蹤管理,成本控制部、財務部主要履行合同審核、成本控制、資金支付控制、統計核對等管理職責,并通過合同會簽、付款審批、合同臺賬登記、資金計劃、資金預算等方式,實現合同所涉各部門的信息核對、溝通、共享,對合同實施全過程、多層次、高效率的動態管理。
為保證各部門合同管理的高效性,企業應在各部門配置相應的專業人員,并通過各種專業培訓和法律知識培訓,提高員工專業知識水平,進而提升企業整體合同管理水平。
(三)合同管理運行體系的構建
以企業合同管理制度為依據,合同管理組織體系內各部門各司其職,需要設計高效、簡捷的流程,將各環節、各部門的工作串接起來,實現合同的綜合動態管理,有效控制項目成本。
1、合同準備階段運行控制要點
合同準備階段主要由合同執行部門確定合同簽訂項目,合同管理部組織實施招投標、資格審查、談判及合同起草工作。在此階段有兩個重要的控制要點:一是成本控制部需根據項目概算、設計等資料,確定房地產項目綜合目標成本,并根據項目成本類別對目標成本進行分解,以此作為項目各類合同談判定價的依據。二是財務部需根據合同類型進行納稅籌劃,對簽訂合同方式和獲取發票的要求提出意見,降低企業未來納稅風險。
2、合同訂立階段運行控制要點
合同起草完成后,合同管理部門組織實施合同會簽,審核部門涉及合同管理部、成本控制部、財務部等。合同審核控制重點是事前控制,以規避未來合同履行風險。
(1)審核部門分工明確、職責界定清晰
合同管理部在審核時應注意核實合同談判過程中商定的重要事項在合同中的落實情況,重要合同須由企業法律顧問參與審查工作。成本控制部審核重點為合同范圍是否明確、工期是否恰當、總分包結合部位責任劃分清楚,以及各類子合同的合同價匯總后是否控制在目標成本范圍內。財務部審核重點為付款方式、付款進度、質保金及違約金等條款。
(2)審核意見書面存檔,簽章前核對定稿文本
合同會簽流程中合同可能涉及多次修改,為準確記錄審核修改意見,各審核環節形成的審核意見應采用書面形式,并跟隨合同會簽流程予以傳遞。合同完成會簽流程并最終定稿后,為避免合同版本混淆以及對方單位單方面修改合同內容的風險,合同執行部門需聯系對方單位先行簽章后,將合同紙質版交合同管理部,與定稿文本核對無誤后,進入用章流程,完成合同簽訂工作。
3、合同履行階段運行控制要點
在合同履行階段,合同執行部門及合同管理部、成本控制部、財務部應對合同執行的全過程進行跟蹤管理,并將合同登記、合同付款臺賬登記、發票登記與進度控制相結合,將合同款項撥付與企業的資金計劃管理相結合。其中,合同登記由合同管理部門完成,財務部負責合同付款臺賬及獲取發票的登記工作,合同執行部門和成本控制部對經手項目的付款情況進行記錄。
合同執行部門每月末依據合同約定付款條件或工程進度,向財務部上報下月資金計劃,財務部將各部門上報的資金計劃與合同付款臺賬進行核對,檢查是否存在合同超付或不按約定進度付款的情況,財務部將資金計劃核實無誤后上報公司領導批準后執行。在資金計劃指導下,財務部門進行資金準備,合同執行部門進入合同付款撥付流程。在合同撥付審核過程中,成本控制部對工程施工質量、施工進度進行檢查監督,對進度款是否足額支付提出參考意見。在付款審批完成資金支付后,財務部應及時更新付款臺賬及資金計劃,并保證資金計劃累計支付數與付款臺賬一致。
為實現各相關部門對合同實施進度信息與資金支付信息的核對、共享,企業可通過建立進度報表、資金計劃等文件共享的信息化系統,定期或不定期召開工作例會等方式,使相關部門對合同履行情況了然于胸,對各部門工作情況進行相互監督,及時發現合同履行中存在的風險,杜絕超付等不利于企業的現象發生。
4、合同履行后評估階段運行控制要點
企業應建立合同履行情況評估制度,由合同管理部門組織對合同履行的完成情況進行評價,尤其是對合同補充、變更、解除、糾紛等情況進行充分地調查研究,分析出現上述情況的原因,總結相關的經驗教訓。同時,輔以事后的評價手段,也可對供應商、施工單位等合作單位的信譽、專業能力、執行能力等進行評價,建立完善供應商管理信息系統,為今后合同簽訂環節供應商準入制度的實施提供依據。
為更好發揮合同履行后評估制度的效用,應同時建立合同管理的考核激勵機制,對由于自身業務素質不達標、責任心不強等造成企業損失的人員,給予相應的處罰;反之,對提出合理化建議,避免重大損失,或為企業爭取額外經濟效益的人員,給予相應的獎勵。通過此種獎罰分明的制度,促使合同管理機制中各層級人員提高自身素質,為合同管理發揮更積極的作用。
三、結束語
全方位的、科學合理的合同管理體系的構建是一項綜合性、長期性的工程,需要企業自上而下的配合協作,需要不斷地加以完善和創新,才能為企業的成本控制發揮支撐作用,為企業爭取更多的經濟效益。
參考文獻:
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二、負責公司的公文、資料、信息和宣傳報道工作,溝通內外聯系,保證上情下達和下情上報。
三、負責公司來往文電的處理和文書檔案的管理工作,負責對會議、文件決定的事項進行催辦、查辦和落實。
四、加強對外聯絡,拓展公關業務,促進公司與社會各界的廣泛合作和友好往來,樹立良好的企業形象。
五、產銷計劃設立修訂及產銷績效統計分析。
六、全公司組織系統及單位工作職責、編制人數的規劃、研討、修訂。
七、下列各項管理制度的建議、推行與修訂。
1、生產管理、質量管理、設備管理制度。
2、技術管理、開發管理制度。
3、物資管理制度。
4、會計帳務、成本管理制度。
5、人事、總務管理制度。
6、其化有關管理制度。
7、管理有關異常事項的檢核、報告、追蹤與改善。
8、管理有關呈核、呈報案件的分析、審核。
9、全公司教育訓練計劃的匯總與推行。
10、大專以上程度人員及管理人員的招募、甄選、訓練計劃的擬訂。
11、廠部間有關事項的協調。
12、材料編號、成品編號的設(修)訂。
13、標準成本設立修訂及單元成本分析與推行。
14、經營資料分析、異常反應及改善方案的提供。
15、預算編制協助建立及管理。
16、專案性成本及產品利益分析。
17、投資計劃方案的審核、編制及執行、追蹤。
18、新產品的成本預估及售價擬訂。
19、負責公司的印章管理。
20、負責公司的報關事務。
21、負責公司的禮品管理。
22、負責公司的合同管理和法律事務。
一、財務的事前指導-合同的評審
銷售合同可以分為一般銷售合同和特殊銷售合同,其中,特殊銷售合同又可以分為開口合同和合同金額超過規定金額的重大合同,銷售合同是企業內部據以確認收入、發出貨物、催收賬款等的重要文件,為了杜絕違法或者無效的銷售合同,防止經濟詐騙和經濟糾紛案件的發生,降低或者避免企業在銷售貨物或者服務過程中承擔的經營風險和經濟損失,除了由法律部門對銷售合同的合法性進行審核外,更重要的是建立財務審核制度,對銷售合同將給企業帶來的收入、成本、經營風險等問題,進行經營性審核。其具體內容包括:
1、明確合同審批權限。設定審批權限時,要考慮合同的類型以及金額大小,例如,對重大經濟合同應事先集體審議制度。此外,還應遵循法律法規對關聯交易等特殊情況下合同訂勞動一些特殊規定,防止發生意外損失。
2、明確合同審核的業務流程。通過規定審核程序,以及分離不相容職務,發現有效約束和監督。
3、明確合同簽訂過程中財務審核的內容和關注重點。如標的的數量和價格條件,銷售金額是否滿足企業盈利的需要,付款條件、期限和方式是否符合控制經營風險的要求,對方企業信譽和信用是否符合信用政策的規定,價格外的費用收支是否符合財務規定,等等。
4、加強合同履行過程中的財務審核,實行財務監控,例如根據合同發貨、開具發票、接收貨款、記錄應收賬款明細賬時,都要分別進行財務審核,防止出現技術性差錯。
5、明確合同修改或者解除、終止的審批權限和流程。不得隨意變更和修改。如有特殊情況需變更改或者修改的,應重新履行財務審核手續。涉及經濟賠償的,賠償前還應辦理相關財務事項。
企業應收賬款和合同管理之間并不是孤立存在,而是相關聯系的。作為參與到企業合同管理當中的管理人員也必須參與到應收款項的管理中去。由于企業合同的簽訂和生效是十分復雜的過程,我們應該對對方的財務情況基本掌握,這就要求企業的財務部門人員具備一定的專業能力和溝通能力,發揮自身的決定性作用,為決策提供有用的信息,明確業務流程和審批權限,實行財務監控,加強財務加強應收賬款的管理,評估客戶信用風險,跟蹤客戶履約情況,落實賬款責任,減少壞賬損失。
二、財務的應收賬款的常規管理
應收款項是企業銷售商品、提供勞務過程中發生的各項債啵主要包括應收賬款、應收票據、其他應收款和預付賬款等。應收款項管理的有效性,直接影響到企業資金的周轉和經濟效益的實現,也直接影響到企業的資產質量和資產營運能力,甚至關系到企業的生死存亡。
1、做好信用管理。企業應當制定可行的信用政策,對客戶信用風險進行評估和控制,時刻觀察其信用額度有沒有超出期限,如果超出期限,我們必須對其及時提醒,根據不同的客戶實行不同的信用政策,建立健全客戶信用檔案,科學開展催款,實行黑名單制度,是企業實行信用管理的有效措施。做好信用風險評估和控制,是企業合理確定信用銷售額度、有效控制壞賬損失的基礎工作,并恰當地對應收賬款的相關管理進行科學的評價。
2、制定信用政策。一是要估計信用政策變動時產生的增量銷售,二是要估計與增量銷售相關的增量成本,三是要扣除與增量有個的壞賬損失,四要扣除機會成本,即經營資金被應收款項占用而喪失的收益,這樣,才可以確定信用政策是否能產生凈利潤,根據對給予客戶信用的風險收益分析,我們可以決定是否給予客戶賒銷的待遇以及賒銷的最高額度和還款期限。
3、建立應收款項臺賬管理制度。企業應當設立應收款項臺賬,詳細反映內部業務部門以及各客戶應收賬款的發生、增減變動、余額及其每筆賬齡等財務信息。同事加強合同管理,對債務人執行合同情況進行跟蹤分析,防止壞賬風險的發生,定期編制應收款項明細表,向企業管理人員和有關業務部門反映應收款項的余額和賬齡等信息,及時分析應收款項管理情況,提請有關責任部門采取相應的措施,減少企業壞賬損失。
4、建立壞賬準備金制度。將預計不能收回的應收賬款作為損失及時計入費用,通過提取壞賬準備金,為企業相對穩定實現更多的利潤,分析、估計應收賬款的變現能力和變現速度,預測并控制其壞賬損失,強化和優化應收賬款的有效,科學管理,是每個企業決策者、經營管理者、特別是財務會計人員應該引以為重的問題。
三、財務的應收賬款的事后管理
1、財務部門能依法理財,對到期的應收款項,應當及時提醒客戶依約付;對逾期的應收款項,可以采取多種方式進行催收;對重大的逾期應收賬款,可以通過訴訟的方式解決,落實內部催收款項的責任,將應收款項的回收與內部各業務的績效考核及其獎懲掛鉤。對于業務部門和責任人員造成逾期應收款項的,應當在內部以恰當方式予以警示;造成壞賬損失的,應當按照內部管理制度扣減其績效工資。
2、財務在清欠管理和催收應收款過程中,如果企業在追索逾期應收款項過程中,按照內部財務管理制度規定支付給專門收賬的機構或者人員勞務費用、訴訟費用,作為當前費用處理,不得掛賬。為了減少壞賬損失而與債務人協商,對逾期應收款項按照一定比例折扣后收回的,根據企業董事會等機構審議決定和債權債務雙方簽訂的有效協議,可以將折扣部分作為壞賬損失處理。
3、財務要定期對應收款項進行年度清查,年度終了,企業必須組織專人全面清查各項應收款項,并與債務人核對賬目,做到債權明確、賬實相符、賬賬相符。需要指出的是,與應收款項的對應是應付款項,清查企業作為債權人的應收款項時,對企業作為債務人的應付款項也應一并清查,將對方(債權人)沒有追索并超過訴訟事項的逾期應付款項,予以核銷,轉入當期收益。
首先,根據領導安排,我分別到三大業務領域實踐學習,在各位領導和同事的悉心指導和幫助下,對公司的總體架構的運行情況有了重新的認識和感觸,并整理了一套辦公室工作體系,法務工作的主要職責有以下幾點:
1、建立健全各項規章制度: 在職期間,我先后草擬了《法務工作管理制度》、《合同管理制度》、《零星工程管理辦法》。針對合同評審表,對整個合同管理審核流程還繪制了一張圖表,更加直觀明了。同時,也對于公司零星工程的維修制定了協議模板及維修記錄單等,通過逐步完善規章制度,并上報公司領導,使大家有所遵循,做到人人有專責,工作有程序,辦事有標準,從而規避公司生產經營活動中可能發生的法律風險。
2、合同文件的審核復核;要求公司的合同文件經由辦公室法務審核后,再由公司法律顧問簽字,待領導對《合同管理制度》確認后統一執行。
3、配合公司法律顧問做好法律事務處理、訴訟案件等:凱成公司本部所涉及的訴訟案件較少,目前跟進的是一起不動產權益糾紛,判決書以下達我方勝訴;另外一起有關一政所的案件,公司法律顧問已寫訴狀,準備交法院立案。
4、知識產權、證據資料的管理;