高校檔案管理論文精選(九篇)

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第1篇：高校檔案管理論文范文

1.1保證評估工作的連續性

高校評估工作并不是一次性的評定工作，而是實行“五年一輪”的評估制度，這就意味著高校評估工作是一項經常性的工作，不能使高校因為一次評估結果符合要求標準就放松教學管理.高校評估最主要的目的就是使未獲得優秀的高校奮起直追，努力改變現有的教學情況，興利除弊，為下一次的教學評估做準備.評估檔案真實的記錄了每一次的評估情況，因此可以保證評估工作的連續性，起到承上啟下的重要作用.

1.2豐富高校檔案內容

高校評估作為一項嶄新的激勵機制，可以極大的促進我國高等教育的快速發展，因此從形式上來講，評估檔案也豐富了現有檔案的內容，為高校的教育科研工作增添了新的研究內容，促進了高校檔案事業的進一步發展.

1.3提升高校的管理水平

高校評估檔案可以為高校的長期發展提供完整、詳盡的記錄，其明確的標準和嚴格的程序也記載了評估工作的整個過程，為高校提供了成功的經驗和失敗的教訓，同時也為高校管理水平的提高提供了寶貴的參考意見，對于高校管理質量的全面提升具有重要的意義.

1.4提高學校的社會影響力

只有提高檔案管理的規范化水平，才能對檔案資源進行充分的利用.教學檔案管理中有關專業、課堂設置等方面的資料可以為教學改革提供原始的參考信息，并能夠滿足廣大用人單位的實際需求，加強學校與社會的聯系，因此只有保證檔案管理質量，才能為學校與外界的聯系及時提供有效的教學信息，提高學校的社會影響力和聲譽.

2高校評估檔案管理的現狀

2.1沒有對評估資料進行全面收集

評估檔案是對評估資料的歸納統一，要保證評估檔案的完整性，就需要對評估資料進行科學系統的收集，形成一系列的評估文件.在實際的評估工作中，許多高校往往忽略了本校評估資料的收集，而且只注重文字資料的收集，忽視了音像資料等的收集，有些學校對領導視察的講話和評估專家的訪談也沒有進行及時的記錄和歸檔，造成真正被記載下來的評估資料少之又少，檔案沉淀不多，使評估檔案失去了完整性，不能有效的記錄評估工作的全部過程.

2.2對評估檔案沒有進行統一管理

評估工作是近年來才開展的一項教育實踐活動，因此大部分高校還沒有形成一套合理有序的檔案管理制度，在實際的工作中往往重視評估工作的現實投入卻忽略了評估材料的歸檔整理，有些高校認為評估結果出來了評估工作就結束了，至于評估文件的檔案整理則拋之腦后，教務處、財務處、人事處各管各的，各部門對評估檔案進行分別管理，失去了檔案資料之間的聯系和溝通，嚴重影響了評估檔案的有效利用.

2.3評估檔案歸檔之前沒有進行科學鑒定

在整個評估過程中會形成大量的文件資料記載，如果對這些資料沒有統一的鑒定標準與明確的歸檔范圍，就很難及時發現有價值的資料.因此在評估資料歸檔前應該進行科學系統的劃分和鑒定，去偽存真，實現評估檔案的科學管理和有效利用.3.4缺乏評估檔案的專業管理人員高校評估工作存在的時間并不長，因此對評估檔案的管理還沒有形成規范化的管理制度，許多評估檔案都沒有專門的工作人員進行管理，大部分院校還是將檔案管理工作交給現職工作人員，導致評估檔案管理工作因為缺乏專業管理而無法有序的開展.

3實現高校評估檔案管理規范化的措施

3.1增強評估檔案規范化管理的意識

對檔案規范化管理意識的缺乏是導致我國高校評估檔案管理水平不高的主要原因.評估檔案是衡量學校教學水平和管理水平的重要參考，因此為了發揮評估檔案在管理工作中的重要作用，就需要加強檔案管理人員的意識教育，通過形式多樣的宣傳活動，使評估檔案管理的重要性深入高校每一個教職工的心里，鼓勵高校全體成員參與到評估檔案的管理工作中，增強檔案管理人員的積極性和主動性.高校管理人員還要改變傳統的管理觀念，提高自身的服務創新意識，合理的制定評估檔案規范化管理的各項制度，保證學校各部門之間的協同合作，形成全員參與的良好局面，實現評估檔案管理的規范化和科學化.

3.2以教學評估檔案管理為基礎

教學評估是高校評估工作的重要內容，因此學校各部門要切實的以教學評估為基礎，不斷優化其他各項評估檔案管理制度，提高評估檔案管理的整體水平.教學評估能夠及時發現檔案管理中存在的缺陷，是衡量學校教學質量和檔案管理水平的重要標準，因此要加強對教學評估檔案的審查和監督.有些高校管理不到位，沒有嚴格落實崗位責任制，歸檔機制也不健全，最終導致了重復歸檔和漏檔現象的發生.針對這個問題，需要建立統一的院系檔案，明確各院系的管理職責，加強管理人員的教育培訓，提高實踐技能，為日后評估檔案的規范化管理奠定良好的基礎.

3.3健全評估檔案管理制度

評估檔案規范化管理離不開健全的管理制度，因此為了切實的發揮評估檔案的重要作用，需要建立健全高校的評估檔案管理制度，制定一系列科學有效的管理方法和措施來實現評估檔案的有序管理.管理制度的健全首先要制定科學的分類機制，按照評估檔案的專題性質進行合理劃分，對各類評估材料進行科學的歸納整理，建立一個全面有效的檔案管理體系.對獲取的評估檔案要及時移交給學校的有關檔案管理部門，防止評估資料的漏檔.

3.4提高評估檔案信息化管理的水平

第2篇：高校檔案管理論文范文

(一)檔案分類不明確，查閱受限

高校中的人事檔案非常繁多，且存在很多種類，只有進行合理的分類管理，才能夠使管理工作更為到位，更方便與查閱和調用。然而，我國許多高校在進行檔案管理工作時，由于受到各種條件的限制，未能進行及時地分門別類，即使分類其種類也較為稀少，并且分類不合理，造成了人事檔案管理中存在紊亂不清的情況。這種人事檔案管理現狀，就會導致高校人員在需求查閱檔案信息時，就要耗費大量的精力去查找，檔案的調用更是困難。嚴重地影響了高校人事檔案的查閱、調用效率。

(二)人事檔案管理人員缺乏專業技能

高素質的專業人才是保證一項工作順利進行的最基礎保障。我國高校認識檔案管理工作人員普遍存在非專業性，大多數的管理人員學歷都不高，并且不具備檔案管理的專業技能，甚至有一些管理人員由高校的其他職員兼任，并且有部分人事檔案管理人員缺乏高尚的職業道德素質，工作中消極應付。這就降低了高校認識檔案管理隊伍的整體水平，降低了高校人事檔案管理的質量。高校人事檔案管理是一項極為重要的工作，從信息的收集、篩選到整理成檔案、歸檔、裝訂等工作流程要求都非常嚴格，管理人員缺乏專業的素質，就難以按照檔案管理標準進行工作，普遍地存在操作不夠規范，工作效率低下的問題。

(三)人事檔案的信息來源和資源共享受限

現如今，我國許多高校的人事檔案管理工作主要是依靠管理人員的手工工作。信息的收集、整理要依靠工作人員一項一項進行，甚至檔案的填寫要依靠手寫來進行，這樣的檔案管理模式大大地限制了人事檔案的信息來源，導致了信息收集不全面，查閱費時費力。另外，由于人事檔案的建檔、復制速度慢，就很大程度上限制了人事檔案信息共享，當高校中多個部門或多個工作人員同時需要某些檔案資料時，就會造成檔案資料短缺，無法實現同時共享。而校外人員想要查閱檔案資料則更是極為困難。

二、高校人事檔案管理的有效對策

(一)強化高校人事檔案管理的意識

高校人事檔案是保障高校教育工作順利開展的重要保證，也是我國檔案資料中最寶貴的財富。高校應當通過有效的宣傳、教育手段，向高校領導、教職工普及人事檔案管理的重要性，增強高校全體人員的檔案管理意識。從而使高校領導對人事檔案管理工作重視起來，通過為人事檔案管理工作制定有力的管理制度，來保障管理工作在正常進行;人事檔案管理人員應當認識到自身工作的重要性，從內心深處熱愛檔案管理工作，積極地奉獻出自己的力量;高校其他各部門、工作人員積極地配合人事檔案管理工作，從而在高校中形成良好的人事檔案環境，實現人事檔案管理的全面優化。

(二)確立高校人事檔案管理目標

高校人事檔案管理工作應當有合理的發展目標，才能夠不斷地進步。制定切實可行的人事檔案管理目標，不僅能夠為人事檔案管理工作人員分配具體的工作內容，使其在檔案管理中通過完成自己的工作為高校管理作出貢獻，避免無效、偏離高校教育發展的工作，還能夠將高校人事檔案管理工作進行簡化，分清管理工作中的主次，大幅度地提高人事檔案管理工作的效率。除此之外，還能夠提高高校人事檔案管理水平，在高校中建立起完整、有效、便捷的檔案管理體系，為查閱、調用高校檔案提供便利，增強人事檔案的服務職能。

(三)完善高校人事檔案管理制度

高校人事檔案管理工作是一項較為復雜的工作，需要有一套完善的管理制度進行規范。在合理有效的檔案管理制度之下，管理人員才能夠按照合理的管理程序來收集信息、整理資料，將信息建檔。合理的管理制度還能夠使人事檔案管理工作走科學化的道路，一方面可以將檔案管理工作責任落實到具體的人員身上，使每一位管理人員擔負起自己應有的責任，另一方面則能夠保證在建立檔案、管理檔案等過程中不會遺漏重要信息，保障檔案信息的完整性和真實性。合理科學的人事檔案管理制度能夠確保高校人事檔案管理工作的順利開展。

(四)建設專業的高校人事檔案管理人才隊伍

在高校人事檔案管理工作中，管理人員是主體，因此，檔案管理人員的素質是關系到人事檔案管理質量的最重要因素。高校必須通過一定的手段來強化人事檔案管理人才隊伍。一是高校應當聘用一定數量的專業人事檔案管理工作人員，同時保證在不同檔案類型、檔案結構等方面人才分配均勻;二是要通過一定的手段來增強檔案管理人員的職業道德，形成良好的職業操守;三是高校要為檔案管理人員進行定期的培訓，增強其檔案管理技能，學習先進的科學技術，提高檔案管理工作效率。

(五)強化高校人事檔案管理的保密性

第3篇：高校檔案管理論文范文

目前高校教師業務檔案管理現狀很不樂觀，主要表現在：意識淡薄，缺乏開放性；管理混亂，缺乏共享性；更新不及時，缺乏時效性；管理手段落后，缺乏現代化。再結合筆者在高校的工作經驗，發現高校教師業務檔案管理方面存在的問題，同時對這些問題進行深入的思考，進而產生一個設想，就是研究開發高效、安全、簡便的管理系統。筆者通過調查、研究分析，對、SQLServer2005數據庫管理進行深入學習、研究，進一步研究、開發科學高校教師業務檔案管理系統。

2相關內涵界定

所謂教師業務檔案，通常情況下是指教師個人在教育、教學和科研等方面，形成的各種材料記錄，這種材料記錄往往具有保存價值，通過這些材料記錄可以進一步反映教師的業務能力、學術水平和工作業績等。教師業務檔案一方面可以真實地反映教師的個人情況，另一方面可以展現學校的整體素質、師資隊伍結構和辦學水平等，為高職院校師資隊伍建設、教育教學改革、職稱評審、學校各項評估等工作提供了真實可靠的依據。

3系統功能需求分析

對于高校教師業務檔案管理系統來說，其用戶類型通常情況下主要包括普通的教師和系統管理員。其中，教師的功能表現為：編輯、查詢和修改本人的信息，同時可以對本人的登錄密碼進行修改。對于系統管理員來說，其功能需求主要表現為：一方面具有教師的所有功能，另一方面能夠查詢、修改所有的用戶數據，同時能夠注冊新用戶，并且可以對用戶進行刪除操作等。對于教師業務檔案管理系統來說，其基本功能主要包括：查詢、輸入和存儲教師信息，并且教師可以添加、更新個人的信息，同時可以設定和修改密碼；對于管理員來說，能夠對數據庫進行更新、刪除、添加等操作。在設計方面，利用模塊化方式對管理系統進行處理，將整個系統的各個功能劃分為若干個模塊，通過對模塊進行開發和設計，完成系統的修改與更新，同時維護數據庫，進而在一定程度上滿足用戶添加、刪除、更新、查詢和打印相關數據的需要。根據需求分析該系統設計了以下功能模塊：教師個人信息、任課信息、科技項目信息、論文信息、著作信息、社會兼職信息、學術團體兼職信息、國內進修學習信息、出國（境）學習工作信息、專家信息、教師教學工作量、教師業務考評信息、教師實踐經歷和管理工作信息。

4系統總體設計思路

高校教師業務檔案管理系統基于B/S體系結構，真正實現零客戶端。采用瀏覽器/應用服務器/數據庫服務器的分層體系結構開發設計該系統，無需安裝相應的客戶端，進而在一定程度上方便了用戶的使用和管理。為了保證數據的安全性與交互性，系統采用SQLServer2005，對數據進行儲存、檢索和維護等管理。該系統具有良好的兼容性，同時能夠容納大量的專業知識，在安全性、準確性、運行速度等方面表現得尤為突出，在一定程度上為客戶端提供快速、穩定的運行環境。前臺的開發工具選擇MicrosoftVisualStudio2005，該開發語言由Microsoft公司推出，并且基于.NET2.0框架，這一開發平臺具有較強的戰略性，Microsoft公司所有的編程語言的開發環境被框架統一起來，并且可以創建、配置和運行Web服務以及Windows平臺，可以很好地連接SQLServer2005。它以構件化方式進行開發，統一了接口，并且訪問簡單、升級容易、易擴充等，在一定程度上迎合了當今IT技術的發展方向。在傳統的客戶/服務器結構的基礎上研究開發出B/S (Browser/Server)模式的三層架構模式，這一模式具有嚴格的分層定義，首先對整個軟件系統進行分解，將其分成相對簡單的小分塊，每一層只實現系統相應層的功能，相鄰層對應的功能模塊通過相互調用的方式完成層間的交互，由接口完成信息的傳遞。系統功能利用三層架構來實現，在一定程度上為系統提供一個可行性方案，對于程序設計人員來說，可以方便地將該方案轉換為實現應用系統功能的B/S模式，這一計算方式由傳統的C/S發展起來。對應于三層架構的多層結構，其含義是一樣的，只是細節有所不同。三層分別是：表現層、業務邏輯層、數據訪問層。三層之間的關系主要表現為：通過訪問數據庫操作層提供的接口，業務邏輯層可以對數據庫操作層進行訪問，對于同樣的數據庫操作層來說，訪問數據庫訪問層則是通過訪問數據庫訪問層提供的接口來實現，對于客戶端來說，通過界面層對業務邏輯層進行訪問。在三層架構之間派生類去實現接口，對派生類的方法和屬性進行調用，并且三層之間可以相互調用。

5結束語

第4篇：高校檔案管理論文范文

一、合并高校檔案管理中存在的問題及原因

1并校期間文書立卷、歸檔的問題

合并高校在并校前已歸檔的檔案，由于有嚴格的檔案管理制度和檔案工作人員高度的責任心做保證，基本不會出現散失等問題。關鍵是并校期間牽涉各部門尚未立卷歸檔的文書，由于合校前夕人心思動，工作狀態不穩定，一些正常的工作不能按常規辦理，自然給檔案資料的收集工作增加了難度。如果是責任心強的部門檔案管理人員會把沒有立卷的文件材料收集整理、編擬目錄、安全存放；而遇到責任心不強的檔案管理人員則不予聞問；更有甚者，在部門調整、辦公室搬遷過程中，將大量的文件材料隨無用材料一并處理，致使一些珍貴的檔案資料該移交的未移交或丟失嚴重，無處尋找，嚴重影響了檔案的完整性。造成這一問題的主要原因：一是合校期間組織管理出現空白；二是部分檔案部門檔案管理人員責任心不強，無制約措施；三是領導忙于合校中的大事，檔案工作顧及不上。

2檔案的集中管理問題

按照規定，機關各種門類和載體的檔案應集中統一管理，以便于積極提供利用，為各項工作服務。這就要求合并高校的檔案盡快集中。而實際情況是，合并高校的原組成院校大都處在不同的位置，距離有遠有近，由于各方面的原因，很難集中到一處，大多實行分校區管理的模式。在這種情況下，合并高校面臨著教學硬件配備、科研資金扶持、學生食宿保障等一系列棘手的問題，檔案工作因其效益滯后等特點，此時更不易擺上領導案頭，加之并校前原各校檔案管理層次水平不同，人員素質不一等，這些共同成為并校后檔案難以集中管理的重要因素。

3檔案網絡建設問題

高校合并后，機構重新設置，人員重新劃分，原有的檔案工作領導和檔案員隨并校后歸屬崗位的變化而發生了變化，并校前的各校經多年努力建設的檔案網絡隨之解體，新的檔案網絡在建設中因并校后分校區辦學、管理上的分散性、兼職檔案員與檔案館（室）綜合管理人員之間聯系困難等因素，使檔案網絡建設存在溝通欠暢等一系列實際問題。造成這一問題的主要原因，客觀上看，在于校址不集中所致；主觀上看，仍在于檔案工作沒有被提上議事日程、檔案隊伍的穩定未引起領導的高度重視等因素造成。

4檔案排序、管理重新理順問題

合并高校大多由兩個或兩個以上規模相當，類別相近的院校并建而成，由于原各校建立的時間或早或晚，隸屬關系不一，各自的辦學宗旨及基本職能有所差異，合并后檔案全宗由原各校的一個全宗成為并校后若干全宗，而各校的檔案類目設置、類目排列及檔號的編制不盡相同，老?；狙赜梦臅?、科技類的分類方法，成立較晚的學校基本統一到了高校檔案實體分類法上。這便牽扯到檔案排序及管理的重新理順問題。另外，合并高校檔案管理存在著原各校檔案管理體制不統一及檔案管理手段參差不齊等問題，如有的合并高校，原各校區檔案或實行集中管理，或人事檔案歸人事處管理，科研檔案歸科研處管理，聲像檔案歸電教中心管理等；有的合并高校，原各校區或已配備計算機，實行檔案機檢，有的檔案則分散于各職能部門，由兼職檔案員管理，檔案管理處于原始的手工檢索階段等；……這些問題也嚴重制約著合并高校檔案管理工作的開展。為此，筆者以為合并高校的檔案工作要走出困境，應對癥下藥，采取有效的解決措施。

二、合并高校檔案管理應把握的幾個問題

合并高校搞好檔案管理工作的關鍵是進一步強化檔案意識，建立健全并校后的檔案管理工作制度，合理配備檔案管理人員，妥善確立檔案工作目標。

1強化檔案意識，規范檔案管理

前已述及，檔案文件材料未能及時清理歸檔的重要原因是部分檔案工作領導及檔案管理人員思想重視不足，因此，合并高校應將強化檔案意識作為搞好檔案工作的前提。因為就檔案工作而言，文件材料的收集工作是最為基礎的工作，它有賴于各部門的配合與全員的支持。合并高校應通過檔案法律、法規的學習與宣傳，增強各級領導和廣大教職員工的檔案意識，使之充分認識到檔案是黨和國家的寶貴財富，是社會各項事業得以延續和發展的重要條件，是不可再生和替代的信息資源。每位教職工都必須按照《檔案法》的要求，維護檔案的完整與安全，從而使并校前散存于各部門或個人手中的一些有重要保存價值的文件材料及時歸檔。同時，要針對并校前各校檔案管理方式、方法不盡相同的問題，及時調研，確定整齊劃一的檔案管理方法，便于檔案的集中保管、利用，以形成檔案工作的良性循環。

2建立健全檔案管理工作制度，依法治檔

總書記指出：“檔案工作是一項基礎工作，有很多問題沒有檔案說不清楚，要狠抓這項工作。如果現在不重視這個問題，將來我們要負歷史責任”。因此，建立健全檔案管理工作制度，使檔案工作按程序化、規范化、科學化的軌道運行，是合并高校搞好檔案工作的關鍵。在這方面，一是要用制度去規范檔案工作，如，建立健全各部門檔案管理工作責任制，實行分工負責；制定《黨政檔案管理規范》、《教學檔案管理規范》、《科研檔案管理規范》等，指導檔案工作。二是要用制度去保障檔案工作，如，通過建立健全《綜合檔案室管理人員職責》、《兼職檔案員職責》、《檔案材料清交規定》、《損壞、丟失檔案材料處罰條例》等一系列配套管理制度，將檔案工作納入學校各部門的日常工作，確保檔案工作有序開展。

3合理配備檔案管理人員，加強檔案工作隊伍建設

不言而喻，人作為檔案工作的主體，對檔案事業的興衰起著決定性作用。沒有人，檔案工作的各個方面均無從談起。因此，建設一支忠誠事業，業務精良，結構合理的檔案工作隊伍，是檔案工作擺脫困境的重要保障。對此，首先要建設好檔案館（室）隊伍，確保一定數量的專職檔案人員，并力求這支專職檔案工作隊伍在年齡結構、專業結構、業務水平等方面比較合理，便于發揮整體效應；其次要整體推進，大力加強檔案網絡建設，發揮各部門兼職檔案領導和兼職檔案員的作用。實踐證明，檔案工作涉及學校各個方面，僅靠檔案部門單槍匹馬，無疑是杯水車薪。只有建立穩定的校區檔案工作網絡，同時采取定性與定量相結合的工作方法及相應的激勵措施，提高兼職檔案員的工作積極性，才能增強檔案工作的向心力。

4確定檔案工作目標，使檔案工作開展有的放矢

第5篇：高校檔案管理論文范文

[關鍵詞]高校聲像檔案;數字化;管理策略

隨著現代科技的高速發展，檔案管理越來越多地引進了新材料和新技術，檔案載體也隨之發生了重大變化，形成了除傳統的文書檔案外的照片、影像帶、錄音帶等多元化載體的聲像檔案。面對數量和種類不斷增加的高校聲像檔案，如何更好地保護和利用這些檔案、發揮其有效價值，是我們不能回避的問題。

一、高校聲像檔案數字化的概念和意義

本文所指高校聲像檔案是指高校在從事教學、科研、管理等各種社會活動中形成的、具有保存價值的、以不同材料為載體的、輔以文字說明的歷史記錄，包括照片、影片、錄音帶、錄像帶、光盤、磁盤等。聲像檔案是高校檔案的重要組成部分，它通過影像和音色栩栩如生地再現重大活動中的現場，真實地反映高校教學、科研、管理等工作成果以及高校的發展變化，其展現歷史的獨特魅力，是文字檔案不可替代的。其具有生動形象的歷史憑證、工作查考、宣傳教育等功能，具有重要的歷史價值和現實價值，更是館藏檔案的珍藏品。[1]聲像檔案數字化就是把圖形、影像、音視頻等各種載體的檔案資源，通過一系列的技術手段轉化為計算機可識別和處理的數字形態的信息，并對其加以存儲、組織、檢索、維護的過程。這些技術手段包括計算機存儲技術、數據庫技術、數字攝影技術、多媒體技術等。聲像檔案數字化是檔案信息化的重要組成部分。數字化已經成為媒體發展的一個趨勢，其基礎就是計算機、多媒體、網絡、存儲和壓縮等技術的發展。[2]解決高校聲像檔案長期保存問題的有效手段就是將其數字化，特別是將傳統聲像檔案數字化，此手段一方面可以減少對原件的使用，有效保護傳統聲像檔案的原貌；另一方面，可構建一個數字化館藏聲像檔案資料的信息庫，在網絡上進行傳播，實現聲像檔案資源的有效利用與資源共享。高校聲像檔案數字化有利于充分發揮高校聲像檔案的價值，拓寬為高校各項管理的服務渠道。

二、高校聲像檔案數字化管理問題分析

（一）復雜多樣的聲像檔案存儲載體。保存音頻、視頻等聲像文件的載體種類多樣。聲像制品有非出版物、出版物及復制品，采錄技術復雜；聲像記錄的載體形態繁雜，如照片、影片、錄音錄像帶、光盤等；聲像制品的信息分類繁復，具有不同民族、地域、藝術特征、歷史背景等。因此，對傳統聲像檔案的數字化管理難以實現檔案信息全面兼容。（二）聲像檔案的原生態性保持困難。錄像帶、錄音帶等存儲介質容易受損，影響原始檔案信息質量。在聲像檔案的數字化過程中，要正確處理檔案修復措施和開發制作手段之間的矛盾，應把重視修復放在首位，以積極且慎重的態度，保持聲像檔案的原生態性。在一個兼容的容災數據存儲系統中，存放經過非壓縮的高質量轉換的音視頻計算機數據文件，完全可以滿足對于聲像信息的“原生態”素材的長久、完整、安全保存和保護的要求，同時也滿足方便利用的要求。（三）兼具前瞻性和全局性的管理系統建設。由于IT設備（包括網絡設備）的更新速度和貶值速度極快，因此對待管理系統的前期設計必須慎重，避免由于計劃、設計不周而造成的重復投資和無效勞動等浪費。對管理系統、在線存儲系統以及異地的容災存儲系統、相應的網絡設施升級，必須預留充分的發展空間。同時，必須把聲像檔案數字化管理工作置于數字檔案信息管理服務的系統化與網絡化、信息編輯轉換流程的標準化與規范化軌道，始終密切關注相關學科領域的最新發展。（四）數字化處理技術的先進性和可靠性選擇。可靠性越高的聲像檔案信息，對諸如回放設備、軟件等讀取信息手段的依賴性越小，其生命力越強，則價值就越高，而能滿足這個條件的恰恰是成熟而可靠的技術。因此，包括模擬設備和數字設備在內，最好的不一定是最新的技術，而經得起時間考驗的普及型成熟技術才是可取的。[3]

三、高校聲像檔案數字化管理策略

（一）存儲策略。聲像檔案數字化后需要實行多元化存儲。由于軟硬件的經常退化更新，導致數據格式也經常更換，將檔案數據從原存儲的物理存儲介質轉移到新的或穩定性更高的物理介質上就是聲像檔案數字化管理的存儲策略。這種轉移并不是簡單的數據轉移，而是將數字化的聲像檔案制作一個備份文件存放在新的儲存媒介上。檔案備份后實行遠距離異地存儲，異地存儲既可避免存儲介質因人為損壞或自然災害而危及聲像檔案的安全風險，也可避免因霉變、污跡、介質層間開裂等原因導致的聲像檔案無法讀取。存儲策略是為保證在當前的軟硬件系統中可以存取利用數據資源。[4]如此數據轉移行為具有周期性，被轉移到相關儲存介質上的數據保存直至該儲存介質技術退化后，就會經歷下一輪的數據轉移。在不斷的數據轉移過程中，特別是在格式轉換過程中，一些數據的遺失不可避免。所以，需對數據轉移過程進行必要的流程監控和質量控制，同時，為保證數據的準確性和完整性，還需對其相關的背景元數據加以保存。[5]（二）技術策略。高校聲像檔案管理不可避免的挑戰之一是技術問題。選擇技術策略時，首先，為防范聲像檔案數字化轉換過程中數據丟失等風險，可以參考IASA制訂的TC-03技術標準、《數字音頻的產生和保存指南》、《中國數字圖書館標準規范》等，在聲像檔案數字化過程中，要注意數據的保存格式和系統選擇，以降低轉換風險。其次，聲像檔案數字化管理技術的探索并不是把聲像檔案數字化就一勞永逸了，使用方便是聲像檔案數字化后的最大優點，但最大弱點是其數字形式相當脆弱，需要探討保護技術和參考技術保護方法。因此，需要參照《電子文件管理系統通用功能要求》來設計聲像檔案數字化管理系統，并且需要進一步探索和研究系統的功能模塊設計、元數據的設計與處理流程、信息獲取環節的設計等諸多細節，以保證聲像檔案數字化管理系統的質量，最終達到聲像數據的長期應用和保存的目的。符合標準的聲像檔案數據保存系統，是實現數字聲像檔案長期保存的前提。完全公開、可擴展、標準化是在選擇保存格式時應遵循的原則。完整的格式規范應全面公布，并形成真正的國際標準。[6]（三）鑒定策略。必須根據《電子文件歸檔與管理規范》的要求，對聲像檔案進行檢驗和審核，以確保聲像檔案的真實性、完整性和有效性。第一，對聲像檔案的內容進行嚴格挑選，評估其重要性，即對聲像檔案的檔案價值及持久價值進行鑒定。第二，對聲像檔案的格式進行校驗，檢查是否保存未壓縮或無損壓縮的格式，以保證聲像檔案的原真性。第三，對聲像檔案所確定的保密級別、保管期限和保存要求進行鑒定。參照同類內容的紙質文書檔案的國家管理規定，根據聲像檔案所記載的內容來確定聲像檔案的保密級別和保存期限，并對聲像檔案的信息進行及時地更新或轉換。（四）保管策略。對聲像檔案數字化要定期檢查登記，同時注意做好聲像檔案的數據轉換工作。由于軟件和硬件技術更新快，舊的技術被淘汰，而數字聲像檔案必須在相應的系統環境中才能得以利用，所以聲像檔案數字化管理操作系統與應用軟件要進行同步保留和及時備份，最好能做到播放設備同步配置且同步維護。（五）檢索策略。建立聲像檔案數字化管理信息檢索系統，運用語音識別及人像識別技術，將既能夠全面準確地反映聲像檔案音頻信息，又與特定聲像檔案相對應的信息均錄入系統，如講話者的姓名、講話的時間和地點、講話底稿、內容摘要、錄音文稿等，便于使用者查找關鍵信息，提高聲像檔案信息查詢的準確性與內容快速檢索的便捷性。（六）開發利用策略。運用科技手段對聲像檔案進行數字化處理和深層次加工，同時加強網絡化建設，實現館藏檔案信息資源共享，提高聲像檔案的使用效率。檔案利用人可以通過網絡平臺，快速查閱并及時利用學校的發展歷史、校友名人偉績、教育教學等所需的聲像檔案信息。比如，將記錄了學校發展的校慶、文化慶典等聲像資料進行數字化后，在網上建立校史展覽專題；將高校名人、專家和優秀畢業生的檔案和取得的成果及其在校時的音像資料進行數字化后，在網上建立學校名人堂、教學名師風采等專欄。通過對聲像檔案數字化及其開發與利用的現代化建設，挖掘聲像檔案內涵，展示學校發展的輝煌成就和對未來發展的展望，激發全校師生的榮譽感、使命感和責任感，為發揮聲像檔案的再教育功能搭建平臺。[7]

作者:梁驍 單位:賀州學院

[參考文獻]

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[2]楊潔,周銘,馬麗.近十年高校檔案館聲像檔案數字化研究綜述[J].云南檔案,2015,(01).

[3]張美芳,馬丹寧.聲像檔案數字化搶救中存儲與長期保存策略的研究[J].數字與縮微影像,2007,(01).

[4]李寧.關于提高聲像檔案保存與利用效果的措施[J].北京檔案,2011,(03).

[5]張美芳.國外聲像檔案數字化進程對中國聲像檔案保存的啟示[J].數字與縮微影像,2013,(03).

第6篇：高校檔案管理論文范文

關鍵詞:高職院校;檔案;管理;利用

近年來,我國高等職業教育管理體制改革取得了重大進展,合并升格的高職院校達1100多所,進一步完善了國家的高等教育結構,優化了教育資源配置,提高了辦學質量和辦學效益。合并后的高職院校使我們面臨著許多新的管理問題。檔案管理作為學校的一項重要工作也存在著許多問題。

一、合并高職院校檔案管理與利用存在的問題

許多合并高職院校是由一些不同學科、不同層次的學校(如中等職業學校)合并而來,原來的學校對檔案沒有自主管理權,長期以來未能引起學校領導層的足夠重視,從而出現了諸多問題。

1.并校期間文書立卷、歸檔的問題

合并高校在并校前已歸檔的檔案,由于有嚴格的檔案管理制度和檔案工作人員高度的責任心做保證,基本不會出現散失等問題。關鍵是并校期間牽涉各部門尚未立卷歸檔的文書,由于合校前人心思動,工作狀態不穩定,一些正常的工作不能按常規辦理,自然給檔案資料的收集工作增加了難度。如果是責任心強的部門檔案管理人員會把沒有立卷的文件材料收集整理、編擬目錄、安全存放;而遇到責任心不強的檔案管理人員則不予聞問;更有甚者,在部門調整、辦公室搬遷過程中,將大量的文件材料隨無用材料一并處理,致使一些珍貴的檔案資料該移交的未移交或丟失嚴重,無處尋找,嚴重影響了檔案的完整性。造成這一問題的主要原因:一是合校期間組織管理出現空白;二是部分檔案部門檔案管理人員責任心不強,無制約措施;三是領導忙于合校中的大事,檔案工作顧及不上。

2.檔案管理制度不規范,管理手段落后

合并高職院校由于先前的隸屬關系、辦學規模、管理方式不同等歷史原因,導致出現檔案管理制度規范不一,質量參差不齊、人員構成復雜、管理手段落后等問題。如歸檔材料沒有統一的規格;收集過程中紙張大小不統一;檔案材料沒有進行規范整理,有的甚至沒有進行科學的分類和裝訂;現代化的管理技術和手段尚未得到有效的應用。

3.信息開發利用率差,發揮服務作用程度低

檔案信息管理還處于封閉或半封閉狀態和被動服務局面,檔案信息資源的開發利用程度不高,存在著要什么找什么,沒有主動做好服務工作,由于不注意平時的搜集和整理,嚴重制約著檔案的服務利用工作。

4.檔案排序、管理重新理順問題

合并高校大多由兩個或兩個以上規模相當,類別相近的院校并建而成,由于原各校建立的時間或早或晚,隸屬關系不一,各自的辦學宗旨及基本職能有所差異,合并后檔案卷宗由原各校的一個全宗成為并校后若干全宗,而各校的檔案類目設置、類目排列及檔號的編制不盡相同,老?；狙赜梦臅?、科技類的分類方法,成立較晚的學校基本統一到了高校檔案實體分類法上。這便牽扯到檔案排序及管理的重新理順問題。另外,合并高校檔案管理存在著原各校檔案管理體制不統一及檔案管理手段參差不齊等問題,如有的合并高校,原各校區檔案或實行集中管理,或人事檔案歸人事處管理,科研檔案歸科研處管理,聲像檔案歸電教中心管理等;有的合并高校,原各校區或已配備計算機,實行檔案機檢,有的檔案則分散于各職能部門,由兼職檔案員管理,檔案管理處于原始的手工檢索階段等;這些問題也嚴重制約著合并高校檔案管理工作的開展。為此,筆者以為合并高校的檔案工作要走出困境,應對癥下藥,采取有效的解決措施。二、解決高職院校檔案的管理與利用問題的途徑

1.強化檔案意識,規范檔案管理

前已述及,檔案文件材料未能及時清理歸檔的重要原因是部分檔案工作領導及檔案管理人員思想重視不足,因此,合并高校應將強化檔案意識作為搞好檔案工作的前提。因為就檔案工作而言,文件材料的收集工作是最為基礎的工作,它有賴于各部門的配合與全員的支持。合并高校應通過檔案法律、法規的學習與宣傳,增強各級領導和廣大教職員工的檔案意識,使之充分認識到檔案是黨和國家的寶貴財富,是社會各項事業得以延續和發展的重要條件,是不可再生和替代的信息資源。每位教職工都必須按照《檔案法》的要求,維護檔案的完整與安全,從而使并校前散存于各部門或個人手中的一些有重要保存價值的文件材料及時歸檔。同時,要針對并校前各校檔案管理方式、方法不盡相同的問題,及時調研,確定整齊劃一的檔案管理方法,便于檔案的集中保管、利用,以形成檔案工作的良性循環。

2.加強規章制度建設,提高檔案管理的現代化水平

建立健全一套完整科學的檔案管理工作規章制度,使工作有序,有據可依,保證檔案工作逐步法制化、制度化、規范化,真正發揮檔案“見證歷史”的作用。完善檔案的保管、利用、借閱、保密、歸檔、鑒別制度,及時收集、補充、更新和完善人事檔案材料,對收集檔案材料,從手續是否完備,表述是否準確、精練,觀點是否明確等方面進行認真細致的鑒別,使檔案的收集和歸檔工作真正做到不丟失、不積壓、客觀真正地反映事實。順應時代的發展,增加資金投入,嚴格執行現代化管理標準,注重信息的準確性、唯一性,做到劃分準確、排列有序、條目清楚、查找便捷。

3.合理配備檔案管理人員,加強檔案工作隊伍建設

不言而喻,人作為檔案工作的主體,對檔案事業的興衰起著決定性作用。沒有人,檔案工作的各個方面均無從談起。因此,建設一支忠誠事業,業務精良,結構合理的檔案工作隊伍,是檔案工作擺脫困境的重要保障。對此,首先要建設好檔案館(室)隊伍,確保一定數量的專職檔案人員,并力求這支專職檔案工作隊伍在年齡結構、專業結構、業務水平等方面比較合理,便于發揮整體效應;其次要整體推進,大力加強檔案網絡建設,發揮各部門兼職檔案領導和兼職檔案員的作用。實踐證明,檔案工作涉及學校各個方面,僅靠檔案部門單槍匹馬,無疑是杯水車薪。只有建立穩定的校區檔案工作網絡,同時采取定性與定量相結合的工作方法及相應的激勵措施,提高兼職檔案員的工作積極性,才能增強檔案工作的向心力。

4.確定檔案工作目標,使檔案工作開展有的放矢

確定檔案工作目標,是由于合并高校層次較前相對提高,并校后應根據變化了的新形勢,制定新的工作目標和發展戰略,使檔案工作圍繞新目標有的放矢地開展。這里,之所以強調合并高校檔案工作要實現目標化,一方面是明確了檔案工作目標,即明確了檔案工作的發展總方向,一則可以根據總目標,不斷消除偏離目標的因素,二則可以通過局部優化,使日常具體工作的開展有利于促進總目標的實現;另一方面,明確了檔案工作目標,便于加強日常管理,有利于調動檔案工作人員的主動性,增強競爭性。為此,合并高校要根據確定的新目標,進一步加強自身造血功能,完善各種配套管理措施,并要注重調查研究,不斷總結并完善檔案工作中一些根本性的問題,促進檔案工作的開展。當今時代,機遇和挑戰并存,若不能及時把握機遇,發展的希望便會失之交臂。因此,合并高校檔案工作應面對改革的新形勢,立足并校后的現實狀況,采取有效措施,促進檔案工作新的發展。

參考文獻:

[1]湯靜霞,李文清.高校合并后的檔案工作[J].檔案與建設,2003,(7).

第7篇：高校檔案管理論文范文

要想有創新行為首先要有創新意識，思路決定出路，檔案工作創新的前提是管理思路的創新。管理創新的過程將始終貫穿著觀念創新的思想，觀念創新就是使管理創新得以成功的保證。管理創新必須確立現代化管理意識，特別是檔案管理知識化、網絡化、社會化，把知識和創新作為檔案工作的管理目標。本著“以人為本，服務至上”的服務理念，把滿足全社會用戶和學校的需求作為檔案管理工作的中心環節和價值走向，以創新理念和創新行為來加強檔案管理，開辟檔案管理發展的新途徑。對檔案館管理水平的評價不能單純地看場所、設備和館藏，而應主要看檔案館對資源的開發利用程度和服務效果。檔案館的管理工作重心要從對館舍設備、檔案資料的管理轉向對用戶和檔案員的管理。

2、檔案管理工作模式的創新是基礎

檔案工作管理模式的更新，是實現檔案事業創新發展的重要因素之一。高校檔案館雖屬機關部門，但大多屬于非獨立結構，一般情況下掛靠校辦，或者是校辦的一個科室，其職能主要是執行而非決策。隨著高校管理體制改革的深化，一些高校管理者逐步認識到檔案管理工作的地位和作用，在高校機構改革中，先后將檔案管從校辦或其他部門分離獨立起來，升格為直屬單位，變成檔案管理的職能部門，由被動執行變為主動決策，對促進高校檔案管理變革具有重要意義。檔案工作的技術手段和條件是提高檔案工作效率，確保檔案服務工作質量的重要條件，是檔案工作創新的硬件基礎。尤其計算機在檔案管理中的運用，越來越顯現出科學性、方便性、實用性和重要性，同時也提高了工作效率。要加強計算機檔案管理軟件的開發，將計算機作為方便管理的重要工具，進一步合理有效利用。只有這樣，才能實現高校檔案工作的超越，呈現高校檔案事業不斷發展的前景。[3檔案管理工作機制的創新是關鍵

要打破檔案管理思路呆板和管理模式陳舊的格局，重要的是要有管理機制的創新。長期以來，檔案管理工作以經驗管理居多，工作人員的選配往往也是以具有檔案工作經驗為先決條件，這在某種程度上制約了人才的流動，容易產生不思進取的思想，更談不上去創新。必須引進競爭激勵機制，從源頭上解決創新的根本問題。積極推行全員聘任競爭上崗，真正做到優勝劣汰，能者上庸者下，使每個人都有危機感，從而激發工作活力，最大限度地挖掘個人潛力，充分調動積極性，使檔案工作呈現出充滿競爭活力、開拓創新的新局面。要建立一些相應的創新激勵機制，如用人制度、分配制度、獎勵制度，將個人創新的內容作為考核的重要指標，并與勞動報酬、晉職掛鉤，努力營造一種鼓勵創新的氛圍和環境，促進檔案工作的良性發展。還要加強館員的在職培訓及繼續教育，以保證專業知識的更新和擴充，防止其老化或停滯不前。

4運用檔案管理的現代手段，科技興檔

信息化為檔案資源管理與開發利用提供了新的途徑，也為推進檔案事業的跨越式發展提供了強有力的支持，檔案部門應抓住機遇，加大投入，配齊硬件設備和檔案管理軟件。在管理手段上，檔案館要積極參與學校辦公自動化系統的設計與建設，提出檔案管理方面的要求和建設。認真研究解決檔案現代化管理與學校辦公自動化的銜接問題，研究解決文檔一體化問題。要努力實現裝備技術現代化，解決手工操作運轉速度慢、效率低的問題，積極運用網絡、數碼等先進技術和手段，進一步提高技術含量和水平，使檔案管理手段由舊變新。采取多種形式，主動地把檔案工作重點與學校中心工作結合起來，為教學、科研服務，使高校檔案管理

走上主導地位，實現管理手段方式的社會化、多元化和優質高?；?。

5人才資源的創新

要樹立人才資源是第一資源的思想，針對檔案專業人員成長和工作特點，努力營造一種尊重個性，鼓勵創新，信息理解的良好環境，努力造就一支政治強、業務精、工作實、紀律嚴的專業人員。發揮館員主觀能動性，內凝外聯，改革創新，整體推進。要強化校內宣傳，取得學校各方面的理解和支持，不斷把學校檔案工作推陳出新。要完善檔案干部終身教育體系，不斷提高檔案培訓質量，提升現職檔案人員的文化和專業程度，切實增強檔案干部和館員運用專業理論解決實際問題的能力，特別要加大對優秀青年檔案工作者的培養力度，鼓勵館員利用業余時間參加各種繼續教育課程的學習，加強多層次復合型專業人才隊伍的建設，注重在實踐工作中培養鍛煉人才。

總之，檔案部門無論是在業務工作方面，還是在管理服務工作方面，都要努力做到不斷創新，做到人無我有，人有我優，人優我新，這樣檔案工作才能有高度、有特色，才具有生機和活力，從而實現檔案事業的持續快速發展。

參考文獻

[1]夏晴.高校檔案的系統管理[M].南京大學出版社,2002

[2]周曙東.電子商務概論[M].南京：東南大學出版社，2002

第8篇：高校檔案管理論文范文

實現房產檔案館數字化是房產檔案管理信息化建設的基礎和前提。建立健全數字房地產檔案館，首先要把握好節點有償訪問。一般性查詢、檢索無論傳統服務還是遠程服務均可無償義務提供，但網上深入查詢或特殊專題檢索、下載等應為有償服務，對于科技成果還應收取成果轉讓費。另外，關于檔案開放范圍和權限問題，要設立相應的訪問權限，對于那些可以對公眾開放的檔案，公眾可在公共網上查詢、利用，而只可對內部人員開放的檔案，只能通過上內部局域網查詢利用。開放數字房產檔案館的建立必將會進一步提升房產檔案館的宣傳、教育、服務和經營功能。

2．3完善房產檔案信息歸集、檢索系統

為了全面、準確地收集信息，就要將房產檔案信息系統與房產交易系統有機地結合，將房產交易過程中產生的房屋產權信息自動歸入房產檔案信息系統，形成文本信息；另一方面要利用掃描儀、數碼相機等先進設備將有關資料以圖像信息方式歸入房產檔案信息系統；原始檔案數據進入計算機后，再利用計算機強大的分類、組合、檢索、調閱、復制等功能建立起完整準確的房地產檔案數據庫。由于房產產權頻繁異動的特點，房產檔案的更新速度很快，因此在檔案數據庫的更新、管理、維護上要實現實時控制，保證房產檔案信息與房產產權狀況的同步變動，這是房產檔案管理的核心所在。由于高校房產交易涉及面廣，這就要求建立高效的房產檔案信息檢索系統。由于司法查封、抵押登記、房屋租賃、房產交易等不同業務的特點不同，對房產檔案信息要求也不相同，因此，必須建立一個多角度的檔案檢索系統。要充分利用計算機強大的檢索功能，將房屋坐落、產權人姓名、房屋面積、交易時間、產權狀況等房屋產權管理中的每一要素都作為檢索點，編制各種檢索工具，形成計算機檢索與手工檢索互補的檔案信息檢索體系，實現萬能檢索，從而提供高效、便捷的查詢服務。

2．4建立準確的房地產檔案數據分析系統

房產檔案信息不僅要滿足產權人產權交易的需要，而且也應該為高校職能部門進行宏觀調控提供科學的決策依據。這就要求必須建立一整套房產檔案數據分析系統，以便管理人員能夠從多角度對房地產產權產籍數據進行分析、整理。通過數據分析系統對房地產市場的現狀和發展趨勢做出準確的判斷，以便相關職能部門能夠及時運用相關調控手段，使學校房產需求保持基本平衡、結構基本合理，達到科學決策，回避風險的目的。

2．5提高管理人員的綜合素質

檔案信息化管理的日趨完善，要靠掌握現代化技術和管理方法的檔案專業人員來實現。檔案工作者不能滿足于現狀，應正視自己的業務水平、組織管理能力等方面的欠缺，主動、及時地提升自己的政治理論知識、相關科學文化知識和檔案學知識，做到依法治檔，使檔案得以安全保管和科學利用，要加強學習業務文件和各級檔案專業刊物，明了檔案管理的法律法規，及時貫徹落實有關檔案管理的新規定，執行新規范，密切注意國內外檔案工作的發展動態，借鑒先進的管理經驗和技術，不斷提高管理水平，促進檔案事業逐漸實現法制化、規范化，推進檔案工作的發展。推廣使用新歸檔方法，減輕檔案工作量和勞動強度，提高工作質量和工作效率，實現檔案管理的現代化，是我們不可回避的責任。管理人員要充分利用計算機與檔案管理軟件，對檔案的收集、存檔、查找、借閱甚至統計等等實現電腦化的規范管理，提高檔案的存儲和處理能力，為相關部門提供方便、快捷、及時、準確的參考信息，充分發揮檔案的信息服務功能。

3．小結

房產檔案管理信息化是先進科學技術手段和科學管理方法與傳統的檔案管理方式的有機結合，是新形勢下房地產業發展的必然趨勢。運用現代信息處理技術手段來開發房產檔案信息資源，必將極大地提高檔案資源的開發能力和利用效率，必將使房產檔案管理的各個方面發生深刻變化，使房產檔案管理的整體水平明顯提高，大大減少了房產管理工作人員的投入．降低了聯系渠道的費用支出，縮短了大量事務的處理時限，使高校房產管理人員在有限的時間內得到充足的信息，不僅降低了成本，而且極大地提高了效率。

參考資料：

[1]玄藝蘭．論房產檔案室的數字化建設[J]．中華教育周刊，2003，(6)．

[2]周長華，吳小軍．高校檔案管理網絡化建設[J]．揚州大學學報(高教研究版)，2004，8(6)．

第9篇：高校檔案管理論文范文

關鍵詞：高校;學籍檔案;數字化管理建設

高校學籍檔案是學生入學到畢業期間在學校的學習狀況及生活狀況的記錄，這些記錄對學生以后就業和升學都是比較重要的證明，所以加強對高校學籍檔案的管理就很重要。隨著信息化技術的應用，其在學籍檔案管理中的應用比較關鍵，從而提高學籍檔案管理效率。

1.高校學籍檔案數字化管理建設重要性及主要特征

1.1高校學籍檔案數字化管理建設重要性分析

對高校學籍檔案進行數字化管理能夠有效提高管理效率，減少人力勞動的投入。由于高校學生學籍檔案中存有學生比較豐富化的信息，加上高校招生人數的增加，自然在學籍檔案管理上帶來很大麻煩，而數字化管理下能將管理問題得到有效解決［1］。不僅如此，在數字化管理方式下對學生學籍檔案在信息的完善性層面得到增強，數字化管理將不同學習信息內容進行集中呈現，讓學生的檔案信息更完整。另外，學生的學籍信息共享成為可能，實現對檔案的科學化管理，讓學生的學籍檔案為學生和學校及社會服務。

1.2高校學籍檔案主要特征分析

高校學籍檔案數字化管理建設有比較鮮明的特征體現，首先是在學生學籍檔案形成過程中較分散化，是從各項活動及教務處和學生處等層面進行收集的，材料的分散性在具體搜集過程中存在很大的困難，在人工勞動上的付出相對較多。再者就是學籍檔案內容較廣泛，從學生學籍檔案的內容層面看，主要有學生的學習成績及獎懲情況等［2］，而電子學籍信息則包含學生從入學到畢業期間的所有基本信息內容?；趯W籍檔案的內容廣泛性及材料搜集的困難性，使得檔案形成在周期性問題上比較突出。

2.高校學籍檔案數字化管理建設問題及優化策略探究

2.1高校學籍檔案數字化管理建設問題分析

從實際發展情況看，我國高校學生的學籍檔案數字化管理建設過程中還有諸多問題有待解決，這些問題主要體現在學籍檔案數字化基礎設施方面相對比較薄弱，主要是多媒體技術及通信網絡的傳輸數據在速度上達不到標準要求，存在安全性問題，數字化程度還不是很充足，當前高校使用的數據庫及網絡技術和時代的發展步伐無法緊密結合。學校對學籍檔案的數字化管理建設存在重視硬件輕視軟件的現象，這些方面對高校學籍檔案數字化管理建設都會造成很大的影響。再者，高校學籍檔案數字化管理人員的檔案意識不強，在對學生的學籍檔案收集整理過程中不積極，在信息上沒有完善化，尤其在時間編排和材料分類層面較混亂，以及在組卷裝訂方面沒有得到規范化。另外，高校學籍檔案的管理系統層面沒有得到完善，以及在學籍檔案管理人員自身對計算機操作的水平方面相對比較薄弱，因為學籍檔案的管理工作相對比較復雜化，工作內容不容易量化，造成檔案管理人員的流動性較大，管理隊伍不穩定等［3］。除此之外，高校學籍檔案的信息保密性及安全性需得到加強。

2.2高校學籍檔案數字化管理建設優化策略探究

第一，針對高校學籍檔案的數字化管理建設要從多方面考慮，在管理過程中遵循相應的原則，這樣才能將數字化管理的作用得到充分發揮。主要就是將協調統一的原則得到充分體現，學籍和成績管理是重點管理內容，在學籍檔案數字化建設過程中與學校整體發展相結合，建立獨立的學籍檔案管理系統，實現學籍檔案的科學收集及管理和共享［4］。另外，還要遵循學籍檔案數字化的標準規范管理原則，確保數據格式及數據庫建立的規范統一，在兼容擴展的原則層面得到顯著體現。第二，對高校學籍檔案數字化建設的加強要從基礎設施建設層面著手，從具體措施實施來看要配置高容量及高服務器和刻錄機、掃描儀的學籍檔案管理軟件，并要對學籍檔案的資源網站等服務系統的建設進行完善化。還要將電子文件的收集歸檔及管理工作得到完善，在相關制度建立上進行加強和完善，使電子文件的歸檔安全性得到保障。第三，高校學籍檔案的數字化管理建設離不開專業的管理人員，所以要加強管理軟件的開發人員及學校學籍管理人員之間的聯系，結合實際開發出適合學校學籍檔案管理的軟件，這樣才能真正將數字化效果良好呈現［5］。不僅如此，在信息技術高水平的學籍檔案管理隊伍的建設層面要加強，提高自身信息技術水平，在專業化培訓及考核層面嚴格按照要求，培養適合高校學籍檔案數字化管理的人員，只有這樣才有利于高校學籍檔案數字化管理目標實現。

總而言之，針對高校學籍檔案數字化管理建設的策略實施，要和實際相結合，不斷增強管理人員在這一領域的管理能力，學生學籍檔案數字化管理是發展趨勢，所以要充分重視。

作者:戴雷雷 單位:應天職業技術學院

參考文獻：

［1］秦芳遠，劉環瓊.學生檔案數字化建設的實施方法研究［J］.蘭臺世界，2015（23）.