各部門檔案管理精選(九篇)
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第1篇：各部門檔案管理范文
第一章 總則
第一條 為加強檔案管理，保護和利用檔案信息資源，為本所各項事業發展服務，根據《檔案法》以及國家檔案管理部門有關規定，結合本所實際，制定本辦法。
第二條 本辦法所稱檔案，是指本所從事政治、經濟、科學、技術、文化等活動直接形成的有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。
第三條 本所的各種檔案是本所開展各項工作中形成的歷史記錄，也是國家的寶貴財富，必須集中統一管理，任何人都不得損毀、篡改、私存或據為己有。
第四條 本辦法適用于本所各部門檔案管理工作，各部門及個人均應遵守本辦法。
第二章 管理體制
第五條 本所檔案管理采用檔案室、立卷部門、檔案管理員三級管理體制。
檔案室隸屬所辦公室，檔案室負責對全所檔案工作實行統籌規劃，組織協調，監督指導。
本所各部門均為檔案立卷部門，其中所辦公室、機關黨委、科技與產業發展處、計劃基建財務處為基本立卷部門。
檔案管理員由專、兼職檔案員組成。檔案室配備專職檔案員1名，各部門設兼職檔案員1名。
第六條 檔案室工作列入年度工作計劃和總結，由行政副所長分管。
第七條 檔案室集中統一管理本所形成的全部檔案，包括文書檔案、科技檔案、會計檔案、基建檔案、儀器設備檔案、聲像檔案、照片檔案、書稿檔案（含出版物）等。
第八條 專職檔案員必須具備中專以上文化，受過檔案專業培訓，并獲得助理館員及其相應職務以上專業技術職務。全所檔案管理員應當忠于職守，遵守紀律，具備專業知識，并接受檔案管理培訓。
第三章 檔案管理
第九條 各部門應遵守本所檔案管理制度，按照本所檔案管理辦法、保管期限表和分類方案開展檔案立卷工作，并保證檔案的安全。
第十條 各部門及職工在工作中形成的文件材料，按照文書處理部門、業務部門和課題組立卷歸檔的規定應當立卷歸檔的，必須收集齊全和立卷，并移交本所檔案室集中管理，不得據為己有或者拒絕歸檔，更不得偽造或者擅自銷毀檔案。
第十一條 檔案立卷工作應列入各部門職責范圍和職工崗位職責，各部門檔案管理員負責對本部門的檔案工作進行檢查和業務指導。
第十二條 各部門應按下列標準組卷，保證案卷質量。
（一）歸檔的文件材料齊全完整。
（二）按照本所檔案分類要求，對立卷歸檔材料進行分類。
（三）組卷合理，排列有序，保持文件材料的自然形成規律和有機聯系，便于查找和利用，確保管理期限準確。備考表應有立卷人、簽字人簽字。
（四）案卷標題簡明扼要，準確概括和揭示出卷內文件主要內容和成份，并具備責任者、內容、文件名稱“三要素”。案卷封面用毛筆或鋼筆填寫，字跡工整清晰。
（五）卷內文件排列有序，按文件形成的時間或重要程度排列，卷內目錄填寫正確，編寫頁號無誤。
（六）案卷裝訂牢固，整齊美觀，案卷中無金屬物，裝訂線不壓蓋字跡。
（七）編制案卷目錄、全引目錄，并交檔案室統一編制目錄。
第十三條 按照規定要求和時間，將檔案編錄入庫。
（一）各部門應在每年六月底前完成檔案歸檔、編目和入庫工作。
（二）保證歸檔手續完備。檔案移交前各立卷部門應將各類檔案收集齊全，并編制案卷目錄、全引目錄，經檢查無誤后，一次性向檔案室移交，并認真填寫移交清冊。
第四章 檔案保護
第十四條 檔案室對接收的檔案應進行科學的分類、加工、整理、排列上架，并進行妥善保管。
第十五條 所辦公室負責對檔案室進行維護，設置專用庫房，并保證有充足的檔案柜。
第十六條 維護檔案安全，保證檔案庫房堅固，安裝防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防塵、防高溫等設施。檔案管理人員應經常檢查檔案保管情況，對破損或變質的檔案要及時修補、復制或進行其它技術處理。
第十七條 保證檔案庫房內清潔，無非檔案用品；檔案排列科學，整齊美觀，便于查找。
第五章 檔案的統計和利用
第十八條 檔案室應根據管理工作需要，編制必要的目錄、專題卡片等檢索工具，編纂檔案文件匯編等參考資料，積極主動地提供利用，為各項工作服務，為檔案管理手段現代化創造條件。
第十九條 檔案室應建立檔案登記、統計制度，設置登記本、統計薄冊，對檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行統計。應認真完成檔案統計表填報任務，向農業部檔案部門報送《農業系統檔案工作情況統計表》。
第二十條 檔案的借閱，應嚴格執行檔案借閱制度。
本所各部門和職工個人借閱檔案應認真填寫借閱申請表經所辦公室主任同意，基建財務檔案借閱應先經計劃基建財務處處長同意，科技檔案應先經檔案立卷部門、科技與產業發展處處長同意。
外單位借閱本所檔案須先出示單位介紹信、借閱人身份證后，再按上述借閱程序辦理。
借出的檔案，不得私自轉借、拆散、涂改，借閱人要負責保密和保管，不準攜帶檔案離開檔案室，復制檔案須經所辦公室主任同意。
第二十一條 職工調動工作，必須在歸還所借檔案后，方可調離；檔案管理人員調動工作時，應在離職前辦好交接手續。人事管理部門應健全和嚴格執行此項制度。
第六章 檔案的鑒定、銷毀和移交
第二十二條 檔案室要定期對已超過保管期限的檔案進行鑒定、銷毀。鑒定工作由檔案室負責，組織有關人員成立鑒定小組對到期檔案進行審查、鑒定。鑒定工作結束后，應寫出鑒定報告，對確無保存價值的檔案進行登記造冊，經分管所領導批準后方可銷毀。
第二十三條 銷毀檔案應指定專門的監銷人，以防止檔案遺失和泄密。監銷人要在銷毀檔案清冊上簽字。
第二十四條 機構變動時，應對檔案做出妥善處理。
（一）機構撤銷或合并時，其檔案應向檔案室移交。沒有辦理完畢的文件材料，應移交相應部門繼續處理。
（二）批準恢復或新成立的機構，應從正式行文批準之日起單獨立卷、歸檔。
（三）各種臨時工作機構撤銷時，其檔案材料應向有關部門或檔案室移交。
第七章 獎勵與處罰
第二十五條 檔案室每年組織檔案考核工作，對本所各部門檔案工作進行考核，并實行獎懲。
（一）對遵守本辦法，認真完成檔案收集、整理、立卷工作，或在編研和業務指導方面成績突出，或在開發利用檔案信息資源取得重大社會效益和經濟效益的部門或個人，給予表彰。
（二）對違反本辦法，損毀、丟失檔案，或涂改、偽造、擅自抄錄、復印檔案資料、泄露檔案秘密，或未按規定歸檔，不按期移交檔案的部門或個人，視情節給予處罰。
（三）違反本辦法的部門，年度不能評為先進集體；違反本辦法的個人不能評為先進個人，年度考核不能評為優秀或甲等。
第八章 附則
第2篇：各部門檔案管理范文
一、主要成效
（一）檔案工作領導體制依法建立。各單位都明確了分管檔案工作的領導，落實了主管部門，明確了責任主體，配備了專職或兼職檔案員，構建了檔案工作網絡體系。
（二）檔案管理機制業已形成。各單位均設立了綜合檔案室，并建立了各項檔案管理制度和業務建設標準；能夠集中統一管理本單位、本部門的檔案，并按照規范標準，對當年形成的各門類檔案進行了收集、整理、編目，基本符合要求。市環保局科技檔案管理尤為規范；市公安局和市總工會堅持開展檔案工作系統內檢查評比，做到了經?；鸵幏痘?；市教育局和市檢察院系統通過年檢的形式，對所屬單位的檔案工作進行監督和指導，市教育局還堅持每年一個專題，收效明顯。
（三）檔案保管條件得到進一步改善。各部門、單位檔案工作投入逐年增加，檔案工作基礎條件得到進一步改善，滿足了檔案工作開展的需要。市勞動局在搬遷到新辦公場所后，投入30余萬元，對檔案庫房進行了改造；市交警支隊新建辦公樓時，專門建設了符合規范的檔案用房。市區兩級檢察院以此次檢查為契機，把檔案用房的配套建設納入重要工作計劃，狠抓組織落實，并且基本完成了各門類檔案目錄的計算機錄入，實現了微機檢索。市農業發展銀行大力推進檔案數字化進程，電子檔案管理初現成效。還有不少單位安裝了檔案密集架，解決了多年來檔案庫房狹小，檔案存放擁擠的難題。
（四）檔案利用服務收效明顯。不少單位的檔案部門在做好檔案基礎業務建設的同時，積極開展檔案利用工作，產生了良好的社會效益和經濟效益。
二、存在的問題
在這次檢查中，也發現了一些問題，主要表現在四個方面：
一是部分單位沒有按照要求積極開展自查活動，有的單位領導對自查工作重視不夠，有的檔案室自查自糾的工作主動性不強，不少單位沒有按時上報自查材料。截止11月底，市直機關中按照要求上報自查材料的只有44家單位，占總數的69%。
二是個別單位文書檔案歸檔不夠齊全、完整，專門檔案及時歸檔的意識還不強；少數單位存在專門檔案如音像檔案、科技檔案等歸檔不及時，甚至幾年沒有照片歸檔的現象。有的單位檔案人員兼職較多，檔案的日常管理難以顧及，有的單位檔案人員變動頻繁，隊伍不夠穩定，對檔案工作的順利開展造成了影響。
三是檔案管理現代化工作普及面比較小。市直63個單位的檔案室僅有17家購置了檔案管理軟件，占總數的27%，直接影響了檔案管理現代化的進程。
四是個別行業主管機關沒有很好履行對所屬單位的檔案工作所負有的監督和指導職能，以致檔案工作出現一定程度的滑坡。
三、幾點要求
針對存在的問題，希望各部門、單位引起高度重視，及時加以整改。同時，為了進一步加強檔案工作，更好地服務于我市兩個文明建設，提出如下要求：
（一）要加速檔案管理現代化的進程。
檔案管理標準化、信息化是檔案信息資源開發利用的基礎。目前，檔案信息化建設已經成為檔案工作的新熱點。根據國家有關檔案工作的規定，今后各有關單位向檔案館移交檔案，必須同時報送符合《文書檔案文件級目錄數據庫結構與著錄細則》規定的電子目錄。這是對檔案室工作新的規范要求，也是建設數字檔案館、實現檔案信息資源共享的迫切需要。希望各單位要高度重視檔案管理工作數字化建設，適當安排一些經費購置檔案管理軟件，切實提高檔案管理水平。
（二）要加強新型載體檔案的管理。隨著辦公自動化的深入推進和辦公條件的改善，電子文件、數碼照片等在各單位大量出現，相應的磁盤、光盤等新的存貯載體被廣泛使用，檔案實體和檔案管理模式也有了相應的變化，對檔案管理提出了新的要求。各單位要加強新型載體檔案的管理，做好對這些檔案的積累、收集和整理工作，保證檔案的齊全完整。
（三）要今年9月市檔案局下發《關于開展全市檔案工作執法檢查的通知》后，各部門、單位認真對照檢查內容開展了自查，針對存在問題，制定整改措施，如期上報了自查材料。在各部門、單位自查的基礎上，市檔案局于12月份抽查了市環保局、經委、公安、檢察系統等14個單位的檔案工作。從自查和抽查的情況看，近年來我市學習貫徹執行《檔案法》、《安徽省檔案條例》和推動檔案管理工作的總體形勢較好，但也存在一些問題。
一、主要成效
（一）檔案工作領導體制依法建立。各單位都明確了分管檔案工作的領導，落實了主管部門，明確了責任主體，配備了專職或兼職檔案員，構建了檔案工作網絡體系。
（二）檔案管理機制業已形成。各單位均設立了綜合檔案室，并建立了各項檔案管理制度和業務建設標準；能夠集中統一管理本單位、本部門的檔案，并按照規范標準，對當年形成的各門類檔案進行了收集、整理、編目，基本符合要求。市環保局科技檔案管理尤為規范；市公安局和市總工會堅持開展檔案工作系統內檢查評比，做到了經?；鸵幏痘?；市教育局和市檢察院系統通過年檢的形式，對所屬單位的檔案工作進行監督和指導，市教育局還堅持每年一個專題，收效明顯。
（三）檔案保管條件得到進一步改善。各部門、單位檔案工作投入逐年增加，檔案工作基礎條件得到進一步改善，滿足了檔案工作開展的需要。市勞動局在搬遷到新辦公場所后，投入30余萬元，對檔案庫房進行了改造；市交警支隊新建辦公樓時，專門建設了符合規范的檔案用房。市區兩級檢察院以此次檢查為契機，把檔案用房的配套建設納入重要工作計劃，狠抓組織落實，并且基本完成了各門類檔案目錄的計算機錄入，實現了微機檢索。市農業發展銀行大力推進檔案數字化進程，電子檔案管理初現成效。還有不少單位安裝了檔案密集架，解決了多年來檔案庫房狹小，檔案存放擁擠的難題。
（四）檔案利用服務收效明顯。不少單位的檔案部門在做好檔案基礎業務建設的同時，積極開展檔案利用工作，產生了良好的社會效益和經濟效益。
二、存在的問題
在這次檢查中，也發現了一些問題，主要表現在四個方面：
一是部分單位沒有按照要求積極開展自查活動，有的單位領導對自查工作重視不夠，有的檔案室自查自糾的工作主動性不強，不少單位沒有按時上報自查材料。截止11月底，市直機關中按照要求上報自查材料的只有44家單位，占總數的69%。
二是個別單位文書檔案歸檔不夠齊全、完整，專門檔案及時歸檔的意識還不強；少數單位存在專門檔案如音像檔案、科技檔案等歸檔不及時，甚至幾年沒有照片歸檔的現象。有的單位檔案人員兼職較多，檔案的日常管理難以顧及，有的單位檔案人員變動頻繁，隊伍不夠穩定，對檔案工作的順利開展造成了影響。
三是檔案管理現代化工作普及面比較小。市直63個單位的檔案室僅有17家購置了檔案管理軟件，占總數的27%，直接影響了檔案管理現代化的進程。
四是個別行業主管機關沒有很好履行對所屬單位的檔案工作所負有的監督和指導職能，以致檔案工作出現一定程度的滑坡。
三、幾點要求
針對存在的問題，希望各部門、單位引起高度重視，及時加以整改。同時，為了進一步加強檔案工作，更好地服務于我市兩個文明建設，提出如下要求：
（一）要加速檔案管理現代化的進程。
檔案管理標準化、信息化是檔案信息資源開發利用的基礎。目前，檔案信息化建設已經成為檔案工作的新熱點。根據國家有關檔案工作的規定，今后各有關單位向檔案館移交檔案，必須同時報送符合《文書檔案文件級目錄數據庫結構與著錄細則》規定的電子目錄。這是對檔案室工作新的規范要求，也是建設數字檔案館、實現檔案信息資源共享的迫切需要。希望各單位要高度重視檔案管理工作數字化建設，適當安排一些經費購置檔案管理軟件，切實提高檔案管理水平。
第3篇：各部門檔案管理范文
（一）檔案室空間有限，檔案工作人員少雖然我院已實現利用密集柜對檔案進行科學排架和保存，節省存放空間，擺放整齊有序，防蟲防潮防霉。但隨著醫院業務量的逐年遞增，各類檔案數量也大幅增加，長此以往，現有的的檔案室將無法滿足檔案的存放需求?，F行醫院檔案管理體制是由筆者作為一名兼職檔案管理員負責綜合檔案室的管理工作，全院各職能科室配備有一名兼職檔案員，負責定期收集本科室產生的文件和資料，統一提交綜合檔案室供整理歸檔。由于缺少專職檔案工作人員，檔案工作者在落實檔案日常的收集、整理、歸檔及利用工作之外，缺少足夠的時間和精力進行檔案鑒定、檢索工具開發及材料編研等相關工作，不利于檔案事業的長期發展。
（二）檔案收集的完整性不夠綜合檔案室的檔案主要來源于各個部門兼職檔案員提交的文件和資料，但各部門檔案員素質良莠不齊，有的缺乏相應的檔案專業知識，有的未能充分熟悉所在部門的業務工作，這就無法鑒定區分有價值的文件資料，收集中可能存在漏收或誤收的問題。且部門間的協調配合不夠，缺乏統一的業務檔案管理機制，難以保證檔案收集提交的完整性和及時性。
（三）檔案服務觀念滯后文件資料收集整理歸檔的最終目的是為了實現檔案的利用。鑒于工作人員數量不足等客觀因素的限制，現有的檔案利用服務僅能被動地滿足其他科室需要什么資料就提供什么資料，坐等上門借閱利用的服務觀念滯后，缺乏主動思考服務的方向與重點，影響了檔案的利用效率。
二、提出文書檔案的建設策略
（一）探索檔案保管的社會化外包服務在市場需求的推動下，一些經營檔案保管的社會化外包服務公司應運而生，主要負責提供檔案運輸、接送、整理、消毒、寄存、保管、修裱、縮微、檔案數字化、檔案管理軟件與設備開發技術等一站式服務。目前，一些大型企業如銀行、電力、保險等，鑒于檔案數量多，存放空間小，工作人員少等條件限制，多數樂于選擇檔案保管的社會化外包服務，這樣的服務可以拓展到文書、科技、專門檔案等領域，利用外包單位的專業庫房、安全系統、工作人員等配套設施，確保檔案存放的安全性和長期性，公司提供的專人運輸、接送服務也為日常的檔案利用提供更多便捷。
（二）提高檔案工作者的業務素質檔案工作是單位的一項重要的基礎工作。涉及門類廣、時間跨度大，相比他職業，往往更具枯燥性、復雜性、繁瑣性。因此檔案工作人員更易產生職業倦怠③。醫院要拓寬培訓渠道和溝通機制，為各部門檔案員提供接受培訓的條件，采取請進來與走出去相結合、專家授課與個人自學相結合的方式，提高培訓質量，提升檔案人員業務素質。適時配備專職檔案工作人員，建立統一的業務檔案管理和監督機制，加強部門間的協調配合，將檔案工作納入業務績效考核中，充分引導檔案工作者正確認識自我，認清自我價值，端正工作態度，并為其提供成就認可和發展機會。
（三）轉變檔案服務觀念文件經收集整理成為檔案后的最終目的就是為了利用，這也是檔案價值得以體現的重要途徑。如何做好利用工作是檔案工作者需要認真思考的問題，改變傳統的被動提供利用服務的思想是關鍵。應積極地為廣大患者查閱檔案做好接待工作，努力查找和擴大檔案線索，為醫院工作提供詳實、珍貴的資料，為開展科研、撰寫論文、解決醫患糾紛、出具病歷證明等提供相關原始資料④。在對外提供檔案利用的同時，還要加強醫院檔案利用反饋信息的管理，實現信息資源的共享，通過優質的服務，使檔案工作成為醫院宣傳教育息咨詢、解除疑難、聯系社會的窗口、紐帶和橋梁。
三、今后發展思路
1.建立和完善檔案管理相關制度，通過制定規范的歸檔、保密、保管、利用、借閱、鑒定、銷毀及檔案室管理等各項制度用于規范文書檔案的系列工作。
2.加強檔案室整體建設，發揮好集中管理、統一考核的作用，配備足夠的檔案工作者負責及時主動地收集醫院不同門類的檔案材料，促進醫院檔案工作規范化、科學化發展。
3.充分利用計算機信息技術，努力實現檔案管理的辦公自動化、信息網絡化和科技智能化的發展，全面推廣電子檔案的配套應用。鑒于電子檔案的形成、傳送、保存、歸檔等管理方法與傳統的紙質檔案有所不同，醫院應根據檔案信息化建設的需要，加快院內檔案管理信息化的軟硬件建設，提高檔案管理的信息化、電子化進程，尤其通過系統搭建以檔案為載體的醫院戰略資源平臺⑤。
第4篇：各部門檔案管理范文
一、前臺接待方面
前臺接待是客服部的服務窗口，保持信息渠道暢通，監督區域管理、調度和協調各部門工作，是前臺接待的主要職責。接待人員是展現公司形象的第一人，一言一行都代表著公司，是聯系小區住戶的窗口。
通過這些平凡的日常工作，使我的工作水平有了明顯的提高，受到了小區業主及領導的一致好評，也塑造了我們物業人的新形象。
二、檔案管理方面
檔案是在物業管理中直接形成的文件材料，嚴格按照檔案管理規定對業主資料、各部門檔案、報修單、工作聯絡函、放行條等資料進行較徹底的分類整理，做到目錄清晰，檢索方便，各棟住戶資料進行盒裝化、各部門檔案進行袋裝化管理，按期、細致的整理完成。實現規范化管理，同時制定完善資料的保密制度。定期檢查檔案情況，改動或缺少及時完善。上半年共接到各類報修共64宗，辦理放行條42張，工作聯絡函10張。
三、各項費用的收繳工作
鑒于物業管理是一個高投資、高成本、低回報的服務行業。要確保工作持續正常進行，
必須做好各項費用的收繳工作，并保證按時足額收繳。上半年共收取物業服務費用79212元；
私家花園養護費50386元；光纖使用費xx元；預存水費1740元；有線電視初裝費450元；燃氣初裝費3300元。
四、經驗與收獲
半年來，通過努力學習和不斷積累，思想認識上還是工作能力上都有了較大的進步，已具備了客服中心工作經驗，能夠比較從容地處理日常工作中出現的各類問題，在組織管理能力、綜合分析能力、協調辦事能力和文字言語表達能力等方面，經過半年的鍛煉都有了很大的提高，保證了本崗位各項工作的正常運行，能夠以正確的態度對待各項工作任務，熱愛本職工作，認真努力貫徹到實際工作中去。積極提高自身各項業務素質，爭取工作的主動性，具備較強的專業心、責任心，努力提高工作效率和工作質量。
五、下半年工作計劃
1、加強業務知識的學習提高，創新工作方法，提高工作效益。
第5篇：各部門檔案管理范文
電子文件的出現對檔案部門是一個極大挑戰，電子政務的迅速發展又使檔案部門面臨嚴峻考驗，檔案部門能否在電子政務中發揮應有的作用，關系到檔案部門是否被邊緣化的問題。靜安區檔案局本著對歷史負責的態度，分析電子政務的應用與發展的狀況，總結多年來推廣電子文件歸檔管理的經驗，提出了應對策略和實施方案。我們認為，檔案部門是否能夠真正依照檔案管理規則搜集文件和按照保管期限去履行電子文件的保管責任，是檔案部門能否介入電子政務的關鍵。由于大型網絡數據庫的應用，電子文件的保存實際上由技術人員負責，檔案人員僅限于邏輯上的管理，對于很多可以導致網絡數據庫文件流失的因素，檔案人員是無能為力的。再加上本身的計算機技術水平的局限，要求檔案人員對歸檔電子文件進行有效控制是困難的。為此，靜安區檔案局在開發歸檔接口系統時，規避了許多不利的因素，把檔案管理的規則通過技術措施加以貫徹，使各部門檔案人員可以實施有效管理。
努力消除技術因素的影響，最大限度地降低電子文件對設備的依賴性，最大程度地提高檔案人員對歸檔電子文件的控制力
靜安區檔案局在區政務內網的公共信息平臺上建立的歸檔系統，是以B/S方式供全區61家單位1000多名機關干部共同使用。系統有二個進口，一個與公共信息平臺上協同辦公系統對接，直接接收辦結完畢的歸檔電子公文，另一個可以通過本地搜集，由業務人員瀏覽本地機上需要歸檔的文件，進行上傳操作。各部門的檔案人員通過歸檔系統進行接收、整理、提供利用等檔案管理活動。系統對文件歸檔、接收的環節設置了一些技術措施，例如協同辦公系統中已辦結的文件要求以XML 格式將全文信息、背景信息連同附件直接送到歸檔系統中，兩個系統同時記錄操作時間和操作者，明確文件歸檔過程的責任。各部門的歸檔文件實際上是集中存放到檔案局控制的數據服務器中，由檔案局的技術人員負責對數據庫的維護。為了使各部門檔案人員的這種邏輯管理轉化為物理管理，靜安區檔案局又開發了一個脫機保管系統，將各部門的歸檔電子文件按照年度、保管期限、分類的排序刻錄到光盤上，再返回給各部門。該光盤自帶檢索工具，光盤中的文件按照傳統的文件組織方式，文件的內容、背景信息自動鏈接。光盤中的說明文件，概要描述了文件的歸檔時間、責任人、操作人以及運行環境等等。該光盤可以獨立運行，但同時又被脫機保管系統和紙質賬簿同時兼管。
消除技術因素就是擺脫原有的應用系統，將復雜的網絡數據庫的管理方式簡化載體管理。脫機保管系統有二個重要技術特點：一是自動驅動刻錄機，數據在封閉的狀態下脫機，消除了人為因素，且操作簡便，二是對脫機光盤的可靠性由系統自動檢測，根據規定期限，系統提示管理人員將庫房中保存的光盤取出，進行可靠性檢測，實施有效保存。
事實上靜安區檔案局同時保留了相同內容的二套光盤，一是滿足了歸檔電子文件異地存放的要求，二是等到檔案館正式接收各部門歸檔電子文件時，只要履行相關的手續，防止到了進館的期限，這些歸檔電子文件已經流失。檔案局和部門檔案室采取這種異地保管的方式，降低了數據集中存放的風險，因為大型網絡數據庫的保管成本很高，而且技術進步導致數據遷移是必然的，當數百萬條記錄的數據庫遷移到新的數據庫中，要保持和全文信息、背景信息等數據的對應，出錯的概率很高，此外還有其他很多不安全因素，也是目前檔案部門實際條件所不能控制的。消除技術因素的影響，采取脫機保管，是檔案部門有效管理歸檔電子文件的一種比較簡便方法。
建立電子文件歸檔范圍與保管期限表，形成規范、有序的管理模式
計算機網絡的應用改變了傳統的辦公模式，大量的文件都是在網上形成、流轉，政府的信息公開、行政審批受理、項目招標等等都已經通過網絡進行，但是這些記錄著政府各職能部門重要活動的電子文件的保存還沒有一個規范。什么東西需要歸檔、什么東西不需要歸檔、歸檔的電子文件需要保存多長時間、如何歸檔，這些細節都應該明確規定。前一時期，我們曾需要查閱一個關于信息化工作的文件，在政府的外網和內網的相關系統中都沒有查到，在檔案局的歸檔管理系統中也沒有查到，一個在網上的重要文件無形中失蹤了。具有諷刺意味的是，在系統的垃圾筒里找到了這個文件。這件事情充分暴露了檔案管理的規則并沒有深入到電子政務中，電子文件歸檔管理還處于一種隨意狀態。如果電子政務中形成的電子文件的保存繼續處于這種無序狀態，客觀上會對電子政務的應用效力打上折扣。因此，針對著電子政務的特點，靜安區檔案局將電子文件歸檔范圍和保管期限表插入到歸檔系統中，各單位的業務人員對于應歸檔的文件一目了然，檔案人員也可以按照系統的提示督促業務人員按要求歸檔。
歸檔范圍與保管期限的設置從管理上采用自上而下和自下而上的流程，由檔案局業務指導科按照國家檔案局《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》的要求結合靜安區的實際情況制定一個通用類目表輸入系統中，各單位再按照這份通用表制定本單位的歸檔類目表，其中要明確各類文件開放程度，檔案局經過審查后，歸檔類目表才能生效。業務人員在歸檔時，系統自動會跳出與其業務相關的歸檔類目的清單，業務人員只要用鼠標點擊相關的條目，該文件的保管期限、開放程度就自動生成。系統按照歸檔類目表設置了統計功能，各單位應歸檔和已歸檔的文件隨時可以統計出來，檔案局業務指導科和各單位檔案人員可以很方便地了解歸檔情況。通過這種方法，各單位的業務人員、檔案人員、檔案局的管理人員相互職責明確，電子文件歸檔管理處于一種可控的狀態。
靜安區政府將檔案局的這項舉措被靜安區政府列入區重點實施項目，區信息委也大力支持檔案局推行電子文件歸檔管理，目前已經有80%的單位實現了電子文件歸檔管理。
探索應用新技術，保障電子文件的真實性，努力實現電子檔案的管理價值
電子文件是技術進步的產物，不斷發展的新技術又改變著電子文件的表現形式，這種動態因素給檔案部門長期有效保存電子文件帶來很多麻煩。為了以防萬一，一些檔案部門往往采用“雙套制”的方式，即相同內容的文件同時保存紙質和電子的雙套，這是必要的。但是，長期甚至永久的采用“雙套制”，這對于檔案部門在電子政務中的地位是不利的，因為這只能說明檔案部門無力管理電子文件。盡管電子政務已經實行單軌制，而檔案部門還不得不把電子文件復制成紙質文件，作為檔案保存，對于檔案人員來講也加重了工作負擔。靜安區檔案局對“雙套制”作了這樣規定，保管期限30年以上的文件采用“雙套制”，10年以下（包括10年）的文件按照本單位的實際情況，可以實行單軌制。目前電子文件有效保存10年，已經沒有什么問題，然而，10年中要證明歸檔電子文件的真實性還是有些問題。我們不能僅僅依靠著錄元數據來證明電子文件的真實性，因為電子文件易修改性的缺陷不能靠人為的辦法去彌補。引進電子簽章技術，是2007年是靜安區檔案局作為課題研究的探索，希望通過技術手段去實現電子文件真實性的確認。如果檔案部門能夠以單軌制的方式與電子政務接軌，哪怕只局限與短期檔案，那么，檔案部門可以爭得電子政務中的一席之地。
從目前掌握的資料來看，電子簽章的技術應用到歸檔電子文件中已經不是問題，但是檔案部門如何進行數字認證的管理卻是一個復雜的問題，這需要會同有關部門共同研究解決，無論如何，積極開拓新技術去樹立電子檔案的地位，是電子政務實施檔案管理的必經之路。
第6篇：各部門檔案管理范文
一、前臺接待方面
前臺接待是客服部的服務窗口，保持信息渠道暢通，監督區域管理、調度和協調各部門工作，是前臺接待的主要職責。接待人員是展現公司形象的第一人，一言一行都代表著公司，是聯系小區住戶的窗口。
在工作中，我嚴格按照公司要求，工裝上崗，接待來訪人員以禮相迎，態度和藹的接聽和轉接電話，仔細認真的處理日常事務，耐心聽取業主反映的問題、需要解決的困難，細心解答并詳細的記錄，在第一時間安排人員上門服務。每個月月末，將來電記錄匯總，上半年共接到來電68個、去電130個，業主有效投訴2宗。業主的所有咨詢來電，我們都給予滿意回復；業主的報修問題，通過我們的及時聯系，根據報修內容的不同積極進行派工，爭取在最短的時間內將問題解決。同時，根據報修的完成情況及時的進行上門回訪或電話回訪。業主的投訴，已上報有關部門協調解決。
通過這些平凡的日常工作，使我的工作水平有了明顯的提高，受到了小區業主及領導的一致好評，也塑造了我們物業人的新形象。
二、檔案管理方面
檔案是在物業管理中直接形成的文件材料，嚴格按照檔案管理規定對業主資料、各部門檔案、報修單、工作聯絡函、放行條等資料進行較徹底的分類整理，做到目錄清晰，檢索方便，各棟住戶資料進行盒裝化、各部門檔案進行袋裝化管理，按期、細致的整理完成。實現規范化管理，同時制定完善資料的保密制度。定期檢查檔案情況，改動或缺少及時完善。上半年共接到各類報修共64宗，辦理放行條42張，工作聯絡函10張。
三、各項費用的收繳工作
鑒于物業管理是一個高投資、高成本、低回報的服務行業。要確保工作持續正常進行，
必須做好各項費用的收繳工作，并保證按時足額收繳。上半年共收取物業服務費用79212元；
私家花園養護費50386元；光纖使用費XX元；預存水費1740元；有線電視初裝費450元；燃氣初裝費3300元。
四、經驗與收獲
半年來，通過努力學習和不斷積累，思想認識上還是工作能力上都有了較大的進步，已具備了客服中心工作經驗，能夠比較從容地處理日常工作中出現的各類問題，在組織管理能力、綜合分析能力、協調辦事能力和文字言語表達能力等方面，經過半年的鍛煉都有了很大的提高，保證了本崗位各項工作的正常運行，能夠以正確的態度對待各項工作任務，熱愛本職工作，認真努力貫徹到實際工作中去。積極提高自身各項業務素質，爭取工作的主動性，具備較強的專業心、責任心，努力提高工作效率和工作質量。
五、下半年工作計劃
1、加強業務知識的學習提高，創新工作方法，提高工作效益。
第7篇：各部門檔案管理范文
摘要：對于機關企事業單位來說，做好檔案管理工作是對單位發展的后方保障，對于血站來說也如此，隨著衛生事業的發展，檔案管理工作有著獨特的重要意義。重視血站檔案管理，科學地積累完整的檔案資料，是血站服務管理的一個重要環節。本文對當前血站檔案管理存在的問題和改善對策進行了詳細的論述。
關鍵詞 ：血站 檔案管理 問題 對策
一、當前血站檔案管理中存在的問題
1.檔案管理意識不強，檔案利用率不高。在檔案收集管理中，各部門負責人對檔案工作重視程度不夠，對檔案工作在管理制度、管理手段、管理模式、管理人員等方面存在許多問題，認識不到檔案工作在血站管理中的重要性和必要性。導致檔案信息資源開發不足，造成檔案利用率不高。
2.檔案管理制度不健全，檔案收集效率不高。目前，血站檔案管理分散，缺乏信息資源整體性。由于管理制度的不完善，一些有價值的文獻資料得不到及時的收集、整理和利用。
3.檔案工作硬件投入不足，檔案現代化管理水平不高。檔案管理工作投入未列入到行政預算中，檔案室設備投入、網絡化管理都嚴重不足。目前，血站檔案管理還停留在單機整理、信息量小、不利于檔案的利用和開發。
4.檔案管理人員兼職多、素質參差不齊。目前，從事許多單位包括血站檔案管理人員都是兼職，缺乏正規院校專業檔案人員配備。由于身兼數職很難有更多的精力全身心投入到檔案管理中，難以適應新形勢下檔案事業的發展。
二、改善血站檔案管理的對策
1.強化硬件建設。設置防火、防盜的自動監控系統。引進計算機管理軟件，建立檔案的信息存儲和檢索系統，實現檔案資源的合理配置和利用。根據血站的具體情況，逐步配備計算機、照相機、攝像機、打印機、掃描儀等設備，并采用檔案管理系統專用軟件進行輔助立卷、編目、檢索、統計、借閱等工作。具備條件的血站，可以將檔案目錄和部分內容納入局域網，利用網絡系統加強各部門之間，站際之間的資源共享，溝通檔案信息，以滿足醫療、教學、科研等多方面的需求，從而推動血站各項事業的發展。
2.更新思想觀念。第一，要改變舊的管理模式，樹立新的管理理念。血站檔案管理部門需要把檔案工作放到整個時代大背景下來思考，不斷拓展檔案工作領域，延伸檔案工作觸角，增強檔案工作滲透性，盡快建立適應當今醫療衛生改革需求的檔案管理新模式，建立科學的檔案管理方法和模式，以適應衛生管理和臨床醫療的需求。第二，提高認識，做好充分的準備。管理理念和服務模式的創新，直接影響著衛生管理和臨床醫療實際工作效果。作為血站檔案工作者，要緊跟時代步伐，既不能死抱著傳統不變，也不能丟掉傳統而迷失方向。電子檔案的出現，信息技術的應用，新型檔案載體的保管等等，都亟待我們檔案工作者去認識、去解決。第三，轉變思想。從過去的服務轉變成為血站的三個文明建設服務；從被動服務轉變成主動開發檔案信息資源為利用者服務；從重保管、輕利用轉變為保管、利用“兩手抓”。
3.創新管理制度。任何管理制度都不可能一成不變，過去的檔案管理制度已經不適應時代的發展。在目前采用電腦信息系統進行管理的情況下，除編制檔案目錄、專題目錄外，一些單位還在投入大量精力，編制日常工作中幾乎沒有用處的卡片檢索工具，甚至成為前進路上的障礙。要廣泛應用檔案管理信息軟件，從繁重的工作中解脫出來，在不涉及單位機密、不影響個人隱私前提下，盡量向本單位甚至社會開放更多的檔案資料，實現檔案資源共享。
4.創新服務內容。血站的檔案工作人員要根據本部門檔案工作的性質、任務和服務對象，按照有關的規定，加強檔案征集工作創新，整合信息資源。及時完整收集各類檔案資料，大力開展檔案征集工作，征集有價值的檔案，不斷擴展檔案門類，建立內容豐富、結構合理的館藏體系。構造和完善涵蓋血站各個部門或者其中數個部門的電子數據庫，設置管理權限，在保證數據安全保密的前提下，實現統一管理、資源共享。在此基礎上，構筑一個檔案信息查詢平臺，使檔案查詢更加便利，并且不受時間、空間限制，實現網路查詢、遠程查詢，變實物檔案室為虛擬電子檔案室等。
綜上所述，隨著經濟和科技信息技術的不斷發展，對現代血站的檔案管理提出了新的要求，雖然當前在血站的檔案管理中沒有統一標準，各個血站檔案管理都不完善，存在著一些問題，給檔案管理造成一定的壓力，但是只要各部門予以重視，血站自身加強管理，提高工作人員的素質，改善辦公操作系統，血站的檔案管理一定會朝著有效化方向發展。
參考文獻
[1]黃恩梅，陳珍珠.現行醫院檔案管理存在的問題及對策[J].中國病案，2006（5）：41-43
第8篇：各部門檔案管理范文
一、培訓教學檔案的含義
培訓教學檔案是指在教學管理和教學實踐活動中，直接形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像等各種載體材料的總稱。一方面，它真實地記錄了培訓教學管理和教學實踐活動的全過程，反映了培訓教學的主要職能和歷史面貌，對今后的教學與研究，包括教學方式和方法的改進，教學計劃的制定和實施等，都是不可缺少的重要信息資源。另一方面，它記載了城市規劃、城市基礎設施建設和城市管理體制改革等方面理論發展的過程，開發、利用好培訓教學檔案，對于進行城市科學研究和城市規劃建設管理都具有重要意義。
二、培訓教學檔案管理工作中存在的問題
1.檔案意識不強
在日常教學管理工作中，許多同志檔案意識淡薄，認為他們的主要任務是教學和管理，檔案的收集、管理是檔案部門的事，與已無關。各部門兼職檔案管理人員對檔案也僅僅是收集，對過程材料的積累意識不強。另一方面，教學檔案管理部門服務意識不強，檔案管理人員只進行一些日常的接收、分類、歸檔等常規性的工作，很少深入到教學部門，去宣傳檔案工作的重要性。
2.收集材料困難
由于忙于教學和其他事務，有的部門領導和兼職檔案管理人員對檔案收集管理工作不重視。還有少數兼職檔案員總是強調客觀理由，或者找借口拖延，不認真對待，導致收集的檔案雜亂無章，材料殘缺不全，致使檔案有正件缺附件，有批復無請示，甚至同一份材料重復收集。有的部門因為歸檔立卷不及時而造成材料積壓，有些文件因保管不善而殘缺不全。還有的只圖自己使用文件方便，將應歸檔的文件長期積壓在自己的手里，等等?？傊虒W檔案管理部門在收集材料方面，始終處于被動地位，缺少主動性。
3.管理制度不健全
從目前教學檔案管理現狀看，雖然不少單位制定了檔案管理辦法，但其仍缺乏有效的制約機制，未建立規范的部門檔案管理制度及實施細則、兼職檔案管理人員崗位責任制度，也沒有制訂詳細的教學歸檔范圍等。
4.教學檔案管理的數字信息化水平偏低
目前計算機教學檔案管理僅局限在目錄檢索上，利用率較低。盡管電子文檔和紙質文檔將互動，且不能完全替代原始手寫檔案和紙質文檔，但教學檔案管理的數字信息化要盡快提到工作日程上。
三、對培訓教學檔案管理的探討
1.增強檔案意識
檔案意識，是指人們在實際工作中對檔案資料的認知及反應度，包括對檔案的收集、整理、鑒定、保管、利用等方面的積極主動意識和嚴格保密意識。培訓教學檔案是培訓教學工作的歷史記錄，首先，要增強教學相關部門教職員工的教學檔案意識，使他們認識到教學檔案是單位重要的信息資源，是單位教學管理工作的基礎之一。其次，檔案部門應積極做好宣傳工作，增強全體教職工的檔案意識，并在其檔案查閱過程中，盡可能給他們提供方便快捷的服務，促使他們關心參與檔案工作，主動完成檔案資料的移交歸檔工作。第三，加強檔案利用工作的宣傳，引導單位教職工正確使用教學檔案，充分發揮教學檔案的效用，為教學管理、教學改革服務。
2.建立健全教學檔案管理制度
教學檔案資料的收集、管理與其他工作一樣，也必須要有完善的管理制度。筆者認為，應根據單位各部門的具體業務職責，確定相應的檔案工作基本原則和檔案歸檔范圍，從而制定與之相配套的檔案工作規范。如《教學檔案工作規范》、《教學檔案工作實施細則》、《外事類檔案工作規范》等制度都是做好教學檔案工作的保障。各部門應明確一人專門負責其教學檔案的管理工作，并主動接受檔案管理業務部門的指導，使教學檔案管理工作不斷得到提高，確保教學檔案管理的質量，使教學檔案的管理制度化、正規化。
3.提高檔案人員的業務素質
人是關鍵因素。檔案管理工作水平的高低、質量的優劣，取決于檔案工作人員的素質。一方面，單位要根據實際構建一個檔案工作網絡，由辦公室負責檔案工作的同志牽頭，各部門一名兼職檔案員組成。建議選拔年青、懂電腦、熟悉管理專業，且具有責任感、熱愛檔案事業、默默奉獻的人擔任各部門的兼職檔案管理員，負責對其業務范圍內的教學檔案進行收集、分類和整理。另一方面，要通過在職學習、短期培訓、函授學習等多種渠道有目的地對教學檔案人員進行業務培訓，以此加強檔案管理基礎教育，拓寬檔案管理人員的知識領域，提高他們的整體素質和工作能力。
4.注重教學材料的收集
教學文件材料的收集是教學檔案整理工作中的重要環節，文件材料收集不齊全，就會影響教學檔案的質量。要加強教學檔案收集工作，教學檔案管理人員工作的主動性十分重要，而主動性來自于愛崗敬業的精神。由于教學工作煩瑣、零碎，要注重日常分散形成的教學檔案的收集，每個班次結束后，一定要進行材料的收集和整理，否則一些產生于日常教學中珍貴的第一手資料就會流失，要想彌補就會非常困難，而且也會失去檔案的真正意義了。因此，檔案資料收集齊全與否，在一定程度上取決于檔案人員的事業心和責任感。
5.科學分類、系統地整理檔案
科學分類、系統地整理教學檔案是實現教學檔案規范化管理的中心環節。因此，分管教學檔案的工作人員，在及時、認真收集各類教學檔案材料的基礎上，要依據國家檔案法規定的標準,對教學檔案進行科學合理的分類、編目和系統排列，以便為開發利用教學檔案信息資源做好準備。
第9篇：各部門檔案管理范文
1.1 管理力度不到位，手段不完善，整體水平達不到標準。一方面表現在煤炭企業基本上沒有專門的檔案機構，只設置兼職檔案人員。這些檔案管理人員沒有經過專業的檔案知識培訓，沒有系統地學過檔案管理方面的內容，所以業務水平往往不達標，再加上大多數人往往身兼數職，對檔案的收集、整理、歸檔等業務往往投入精力不足，導致檔案未能及時整理歸檔，分門別類，影響了檔案管理的水平；同時，由于工作人員的疏忽，許多材料只是胡亂地堆放在檔案盒，導致一些歸檔的材料喪失了準確性和真實性。檔案管理的任務性不夠明確。檔案分散保管在各職能部門情況嚴重，如財務檔案保存在財務部、技術檔案保存在技術部、文書檔案保存在辦公室，人事檔案保存在人力資源部，雖各部門都保存檔案，但他們之間互相封閉，整體上處于零散無序狀態。大部分檔案管理者又未經過正規培訓，不懂檔案整理，很多檔案實行簡單“信袋式”管理，影響檔案的查閱利用。
1.2 法規、管理制度落實不到位，檔案管理工作手段單一。目前，一方面，有《檔案法》等法規的監督。另一方面，也有各煤炭企業內部較多的規章制度的施行。但總體來說，這些規定大多都沒有落到實處，尤其是一些細節上的管理沒有得到充分的展開。其次，是檔案工作人員的專業素質低。檔案工作人員往往安于現狀，沒有對專業知識進行深入的培訓，以致跟不上時代的發展腳步。再次，檔案管理工作手段單一，現代化的管理水平低。煤炭企業檔案服務工作還處于相對傳統的管理階段，不能適應現代化的發展要求。此外，硬件設施的投入少，也導致開發收集檔案的效率低。
1.3 對檔案的重視程度不夠。長期以來，相當一部分人員包括部分領導干部對檔案工作的認識都存在一些誤區，認為檔案工作就是抄抄寫寫、保管的事務性工作，不是單位的主要工作，不能給單位創造經濟效益，只要“守好攤”，不丟失，不泄密，能應付外調、查檔就行了。有些較小的單位由于定員緊張，沒有專門的檔案室及專業檔案管理人員，造成檔案管理混亂，造成檔案管理無序，查檔不方便。這種輕視檔案工作的思想都表明了一些人對檔案工作缺乏了解，忽視檔案工作已無法適應現在的管理需求。
2、切實抓好煤炭企業檔案管理途徑分析
2.1 建立保障檔案數字化的制度。在煤炭企業檔案進行數字化的進程中，必須要建立完善的保障體制。對于歸檔工作中出現的不歸檔現象，要制定完善的歸檔制度，其基本內容應該包括：由單位統一制定的歸檔日期，各部門領導的年終考核測評中加入由檔案部門針對各部門檔案工作開展情況的測評等，這樣將會對檔案收集工作的順利進行起到積極地推動作用；也可以要求各部門指定專門的檔案保存、上交人員，建立檔案收繳督辦制度，把檔案上交、歸檔情況納入到部門工作質量考核之中，提高其他部門人員做好檔案收集工作的積極性。另外，還需要制定文檔一體化工作制度、文件保密制度、數字檔案鑒定制度、網絡安全管理制度、檔案原件借閱制度等，這些制度必須要科學化、標準化、統一化和系統化，確保檔案收集、保管的科學性。制度的建設必須要涉及檔案收集、著錄、標引、數據加工、檢索、交換和傳播流通等各個方面，只有這樣才能最大限度地消除檔案工作中的無序、無組織和不系統現象，才能快速高效地推進數字化建設。
2.2 煤礦企業檔案管理要建立科學規范的體系。煤礦企業的檔案管理要建立一套行之有效的體系作保證，需要從幾個不同的方面進行有益嘗試和探索。首先，為了適應市場化競爭的需要，要根據市場競爭的需要，根據檔案群體性的特點，要按照常規分類和特殊分類相結合的方法，對檔案進行專業的統計分析，把查閱頻率高和限時要求緊的檔案獨立出來，建立專門的 整理檔案室，以提高工作效率和查詢檔案的便捷性。其次，要做到對檔案的集中管理，建立檔案的集中管理體制，并落實好檔案的集中管理工作。對檔案實行集中管理是做好檔案管理的行之有效的措施。實踐證明，檔案的集中管理有利于企業內部工作的順利進行，也有利于理順其他各種縱橫關系。同時建立相應的監督考核機制，對檔案管理工作人員進行督促。
2.3 創新檔案信息開發方式，提升檔案工作的服務功能。傳統的檔案工作方式單一，往往造成檔案信息開發與收集的不足。另外，一些檔案信息加工處理工作與咨詢服務工作等都體現出相對的局限性。對此，檔案工作應當實現手段的信息化與多元化。一方面，可以運用科技手段對檔案信息進行編研、開發、整理，使檔案工作手段信息化。并利用計算機的優勢進行匯編、加工，有利于檔案查詢與提高管理的效率。與此同時，也不要忽略文書檔案的作用，根據需要的不同各有側重，使文書檔案與計算機信息化的檔案兩者充分發揮對應的優勢。如此一來，使檔案管理工作現代化、信息化，不僅方便了信息的查詢、使檔案工作更簡單卻又更嚴密，為煤炭企業的利用提供了更便捷的服務。
2.4 建立重要檔案數據庫，保證重要數據的安全。建立煤炭企業檔案數據庫系統是檔案數字化管理的核心。要將檔案全部轉化為信息資源要投入巨大的資金和人力，還有部分檔案屬于企業機密，檔案的數字化應抓住幾方面的重點。一是建立收藏檔案目錄數據庫。主要是根據單位各類檔案基本情況，通過著錄標引，把單位收藏的文本類、圖形圖像類和影音類檔案的分類號、全宗號、檔號、題名、責任人、形成的時間、數量、主題詞、提要以及文件級的原文等基本情況錄入計算機，建立基本數據庫，這樣可以通過計算機檢索提供檔案原件的利用。二是建立基層報表數據庫。在煤炭企業檔案數字化管理系統中，建立起狀態數據庫和基層報表，將各部門要報送的數據、反饋的信息通過網絡系統直接填入所建立的數據庫中，再按要求進行調整。并根據上級的要求和使用情況，及時、迅速、準確地做好基層報表的填報工作。
