電子檔案管理模式精選(九篇)
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第1篇：電子檔案管理模式范文
高校教研室在從事教學、管理、科研等各種活動中，會產生大量的歸檔材料，隨著目前計算機應用技術和網絡技術的普及，大部分的歸檔材料以電子文檔的格式出現，特別是一些新設立的學院或學校，在發展教研室建設的同時，往往在資料整理以及檔案收集工作上略顯滯后，因此造成文件管理不規范、資料查閱困難等現象。從高校各個教研室的角度看，教研室的檔案管理工作也是教研室建設不容忽視的一部分，目前，教研室檔案管理主要還是采用傳統的以紙質文檔為主的管理模式。
二、教研室檔案管理現狀
教研室的檔案通常分類為幾個大類，如教學資料、教務資料、實驗實訓、學科活動等資料，每一大類資料中，又存在很多細類，并且資料繁多。若在教研室專業較多的情況下，每一個專業均應設置一套檔案管理。繁多的文件，讓每一次整理和更新都需要投入不少的人力、物力。針對這一現狀，為了提倡低碳節約、節能降耗，對教研室檔案的管理，初步提出了采用電子檔案庫的管理方式。
三、電子檔案庫的構建
面對數量大、類別多的文件，可以對文件進行模塊化分類，建立模塊內部文件之間的上下層關系，通過一定的計算機技術手段，實現對各類及各層文件的簡易直接的查詢和編輯。
1.文件類別的模塊化。結合教學管理的要求及教研室實際工作的需要，對教研室管理工作中產生的文件類型進行分析并歸類，形成三級歸類層次。第一、二級采用橫向（即按性質歸類）分類，實例如圖1。第三級采用縱向（即按時間歸類）分類，實例如教學資料某某專業教學日歷，教學日歷則為第三層次，里面所有內容為按時間序列進行歸類，如圖2。
2.編寫電子檔案檢索目錄。根據模塊化后的文件結構層次及各層次內部文件的結構關系，采用Excel編制電子檔案檢索目錄。實例如教師考核這部分內容，劃定為C板塊，如下表。
某某教研室電子檔案檢索目錄
3.電子文檔庫的建立。根據電子檔案檢索目錄，建立電子文檔庫。電子文檔庫的構建實質就是新建各文件管理模塊的文件夾。通過文件夾的層次關系來反映各類文件的層次關系。建立各層次文件夾后，可將相應類別的文件放入，完成文檔庫的構建。
4.電子檔案檢索關系的建立。電子檔案檢索關系的建立是通過超鏈接技術來實現的。對編寫好的電子檔案檢索目錄中各模塊與電子檔案庫里的實際模塊進行超鏈接關系的設置。例如，在教師考核部分，就可以設置三級文檔目錄，如上表。每一層次均采用超鏈接的方式，使檔案使用方便快捷，準確及時定位。
四、電子檔案庫的日常維護
電子檔案庫的主要管理維護者是教學部門的教務員和教研室相關負責人。各類資料會不斷更新或增加，為了便于多人同時使用和維護，結合實際使用經驗，現提出幾個日常管理和維護電子檔案庫的手段。
1.專用化U盤管理模式。該管理模式的實質是設置專用于電子檔案庫的U盤。將檔案庫放于U盤中，由使用者在使用時直接在U盤上進行操作。此種管理模式可用于對于需要保密的文件較多的電子檔案庫管理。
2.網絡化管理模式。網絡化管理模式有兩類，一類是局域網共享管理模式，另一類是互聯網共享管理模式。（1）局域網共享管理模式。該模式主要用于不便連接外部網絡的部門和機構采用。將電子文檔庫進行局域網共享設置，局域網內部成員可通過在共享文件中下載電子文檔庫進行管理和維護。此種模式管理較為繁瑣，當有若干人員對電子文檔庫進行管理的時候，不便于查看電子文檔庫其他人的歷史操作記錄，檔案庫的日常管理沒有可追溯性。（2）互聯網共享管理模式。該模式主要用于電子文檔庫不具有強制保密性的文檔管理規定的條件下。此管理模式需要借助一些網絡存儲軟件進行日常管理和維護。經過一段時間的管理實踐探索和存儲軟件的試用和比較得出，采用云存儲對電子文檔庫進行管理具有良好的可操作性、可追溯性和管理時間地點的靈活性。可操作性體現在管理者通過云存儲的客戶端，可以直接對網盤中的電子檔案庫進行編制和管理；可追溯性體現在對檔案的歷史操作會有完整的記錄，可以方便多個管理者查看其他管理者的操作記錄，從而有效防止文件的重復管理；靈活性體現在凡是具有互聯網的地方，在任何時間和地點均可進行電子檔案庫的管理與維護。
第2篇：電子檔案管理模式范文
[關鍵詞]電子檔案；管理模式；探析
從電子文件誕生開始，在相當長的時間里將會與紙質文件共存于世，它們的共存狀態及其原因復雜多樣，大體上可以歸結為以下兩種情形：第一是先有紙質文件，之后根據存儲、利用等方面的需要形成相應的電子版本，這就是紙質文件的數字化過程。第二是在業務活動中用計算機直接生成電子文件，但出于對文件證據要求或長久可讀的考慮，又將電子文件轉換成紙質文件。我們可以把紙質文件與電子文件的共存狀態歸結為雙套制兩種類型。所謂雙套制，是指文件歸檔后二者的共存，亦稱為雙套歸檔。雙套制的實現，可以是對電子文件制作紙質拷貝；也可以是對紙質文件進行數字化。雙套歸檔可使同一份文件的電子版本和紙質版本共同處于存儲和可利用狀態。在電子文件與紙質文件的共存狀態下，必然要對這兩種文件分別加以管理，這就形成了兩種管理系統的共存。共生于一個機構中的兩個文件管理系統不斷磨合著相互之間的關系，它們既各自獨立，各自發展，又互相依存，互相影響，隨時調整著各自的角色與特點，承擔著共同的和各自分擔的責任。在這種關系中最富于積極意義的是二者之間的互相影響，兩個管理系統都在這種影響之下改造自身功能，提高自身效率。
要使兩種載體檔案的信息管理融為一體，充分發揮各自的優勢，以下工作不容忽視：一是電子文件必須建立與紙質檔案相一致的信息管理體系；二是在檢索目錄中增加反映電子檔案狀況的數據項；三是電子檔案的數量可能少于紙質檔案，應根據需要和可能確定其內容的完整程度，協調管理。網絡技術的廣泛應用，不可避免地產生大量電子文件，網絡化也是提高計算機管理效率的有效途徑，同時，網絡化也造成了電子文件與紙質文件共存的局面。檔案工作的重點從面向檔案實體管理為主，逐漸向實現檔案信息數字化、網絡化的方向發展。傳統的檔案形式，其信息和載體是不可分離的統一體，而電子檔案的產生則改變了這種傳統模式，它可以通過計算機網絡技術，使檔案信息脫離原載體進行傳輸。這種嶄新的傳輸模式，給檔案工作帶來了巨大變化，這些變化包括管理、技術、理論及思維四個方面。
1. 管理方面
隨著計算機網絡技術的廣泛應用，新型的電子文件和檔案大量產生，各個單位或部門紙質檔案與電子檔案并存現象普遍存在。紙質檔案信息與載體相互依附，內容原始真實，憑證性強，保存耐久，而電子檔案信息存儲豐富，可與多媒體結合，圖、文、聲像并茂，形象生動，信息傳輸迅速、廣泛。由于紙質檔案與電子檔案存在這些不同的特點，對于紙質檔案和電子檔案，必需采用不同的管理方式。紙質檔案的接收、整理、管理以及開發利用，經過多年實踐已積累了豐富經驗，并建立了一整套完整的業務規范體系，但這些管理體系無法完全適用于新的信息環境。數字檔案傳載方式的特殊性，決定了對電子檔案必需建立相應的管理理論、方法、技術以及法規和制度，這是檔案工作者必需深入思考的問題。
2. 技術方面
對現代網絡環境下電子檔案應用技術的研究，是當前檔案工作研究的重要內容。電子檔案應用技術是一項綜合性技術，它包括傳輸技術、多媒體技術、數據庫技術、網絡技術和管理技術，檔案工作者必需掌握這些技術的基本理論和運用知識。要從信息學的基本理論來認識電子檔案的信息特點和屬性，從建設信息化社會的新視角不斷調整檔案信息內容的資源結構，把檔案信息建設融入現代化信息社會建設的整體框架之中。通過計算機網絡技術接收檔案信息，或采用多媒體技術手段儲存電子檔案，已成為現代檔案工作的重要內容。這種本質性的變化，能最大限度地提高和擴大檔案信息傳遞的速度和范圍，給檔案工作帶來了信息傳輸快捷、管理方便等好處，同時也給檔案工作帶來了一系列問題，使檔案的原始性、真實性受到了挑戰。如何保障電子檔案的原始性、真實性，解決網絡及信息安全技術問題，是亟待解決的重要課題，雖然國家有關部門已制定了相關管理措施和標準，但在實踐中還存在很多問題，要使電子檔案信息管理規范化，還有待于檔案工作者的不懈努力。
3. 理論方面
對任何學科來說，基礎理論研究是該學科的支撐點，檔案學也不例外，實踐說明，檔案學原有理論已不能全面、科學地闡述在社會轉型期檔案工作出現的新問題、新現象。信息時代的到來，網絡化技術的應用和電子檔案的產生，使檔案工作的對象和環境發生了根本性轉變。檔案管理流程的重構、館藏資源組合方式的變革、檔案館工作職能和角色的變化，使檔案學體系正在逐步建立一系列新的學科理論。如電子檔案學理論，就是對傳統檔案學理論的繼承和超越。/文檔一體化0，便是在新的檔案工作環境下提出的新理論，是對原有的檔案工作模式的一種轉變，也是在電子檔案學理論基礎上新管理模式的一種體現。檔案工作新對象、新環境的出現，要求檔案學理論也必需不斷創新，研究新形勢下檔案工作出現的新矛盾和新規律，建立信息化社會新的檔案學知識體系勢在必行。
第3篇：電子檔案管理模式范文
摘 要 隨著電子技術的快速發展，電子檔案成為了一種重要的檔案類別。考慮到電子檔案自身特點，要想提高電子檔案管理的實效性，就要立足電子檔案管理實際，從管理理念、管理模式和人員培訓等方面入手，確保電子檔案管理取得積極效果。
關鍵詞 電子檔案 管理理念 實效性
一、前言
隨著電子檔案資料的增多，如何提高電子檔案管理質量，成為了檔案管理的重要內容。基于電子檔案的特點以及電子檔案發展的快速性，做好電子檔案管理對滿足檔案管理需要和提高檔案管理水平具有重要意義。基于這一特點，在電子檔案管理過程中，要想提高管理實效性，就要從管理理念更新、優化管理模式和提高管理人員素質入手，為電子檔案管理提供有力支持，保證電子檔案管理效果滿足實際需要，最終提高電子檔案管理的整體性和實效性。
二、電子檔案管理過程中，應不斷創新管理理念
對于電子檔案管理而言，由于電子檔案是一種全新的檔案形式，不但在檔案保管方式和檔案形式上與傳統檔案不同，在其他管理方面也存在較大的差別，為了最大程度的滿足檔案管理需要，提高電子檔案管理的實效性，在電子檔案管理過程中應積極更新管理理念，具體應從以下幾個方面入手：
（一）電子檔案管理應認真分析電子檔案的特點
在電子檔案管理中，只有認真分析電子檔案的特點，才能保證電子檔案管理工作得到有效開展。結合電子檔案的應用和管理實際，電子檔案具有存儲空間小、存儲信息量大以及管理過程簡單等特點，在實際管理中對保管條件要求不高。
（二）電子檔案管理應把握正確的檔案管理原則
考慮到電子檔案管理的實際難度以及電子檔案的自身特點，在電子檔案管理過程中，只有掌握正確的檔案管理原則，才能提高檔案管理實效。為此，電子檔案管理應把握高效性、全面性和準確性原則，保證電子檔案管理取得積極效果。
（三）電子檔案管理應善于利用現代化的管理手段
基于電子檔案的自身特點，以及電子檔案對管理手段的需求，在電子檔案管理中只有積極應用現代化管理手段，才能提高電子檔案管理的整體效果。為此，我們應根據電子檔案管理的實際需求，合理選擇電子化和網絡化管理手段。
三、電子檔案管理過程中，應優管理模式
（一）電子檔案管理應合理優化管理模式
由于電子檔案與傳統檔案有著較大差別，在具體的管理模式上，電子檔案與傳統檔案存在必然差異。基于這一認識，電子檔案應根據自身特點，對現有的檔案管理模式進行優化，改革現有檔案管理模式，使其滿足電子檔案管理需要。
（二）電子檔案管理應積極創新管理方法
電子檔管理過程中，采用電子化和網絡化管理方法，已經成為了電子檔案管理的重要選擇。基于電子檔案快速發展的特點，創新電子檔案的管理方法，并積極采用現代化信息化管理手段，構建健全完善的檔案管理體系，對電子檔案管理而言具有重要意義。
（三）電子檔案管理應提高管理模式的針對性
在電子檔案管理中，考慮到電子檔案的特殊性及其自身特點，電子檔案在管理模式優化中必須要做到根據電子檔案的特點選擇管理模式，并達到突出電子檔案管理目的和提高電子檔案管理水平的目的。因此，提高管理模式的針對性是十分必要的。
四、電子檔案管理過程中，應提高管理人員素質
電子檔案作為一種新的檔案管理形式，與傳統的檔案管理有著較大區別，為了提高電子檔案管理的整體效果，檔案管理人員需要具備較強的專業水平喝素質。基于這一認識，電子檔案管理要想提高實效性，就要不斷提高管理人員素質，具體應從以下幾個方面入手：
（一）增加對檔案管理人員培訓，提高其專業技能
在電子檔案管理過程中，檔案管理人員的素質對檔案管理效果有著直接影響。基于這一現實需要，電子檔案管理應增加對檔案管理人員的培訓，不斷提高其專業技能，使檔案管理人員的整體素質得到全面提升，最終滿足電子檔案管理需要。
（二）正確分析電子檔案特點，提高技能培訓的針對性
在檔案管理人員技能培訓中，只有正確分析電子檔案的特點，并根據電子檔案管理的實際需求進行技能培訓，才能確保電子檔案管理取得實效。因此，在具體的培訓中，應突出管理手段的應用以及管理理念的更新。
（三）根據電子檔案的管理需求，對檔案管理人員的正日素質進行合理評價
基于檔案管理人員對電子檔案管理的重要性，在電子檔案管理過程中，應根據電子檔案管理的特點和需求對檔案管理人員的素質進行合理評價，對不能滿足慣例需求的管理人員進行相應業務培訓。
五、結論
通過本文的分析可知，基于電子檔案的特點以及電子檔案發展的快速性，做好電子檔案管理對滿足檔案管理需要和提高檔案管理水平具有重要意義。基于這一特點，在電子檔案管理過程中，要想提高管理實效性，就要從管理理念更新、優化管理模式和提高管理人員素質入手，為電子檔案管理提供有力支持，保證電子檔案管理效果滿足實際需要，最終提高電子檔案管理的整體性和實效性。
參考文獻：
[1] 李明麗.淺談企業科技檔案管理創新[J].安徽科技，2014.08.
第4篇：電子檔案管理模式范文
【關鍵詞】高速公路；檔案管理；電子信息化；作用
一、引言
信息化管理普遍應用到各個領域的檔案管理工作中，為檔案管理工作提供了很大的便利，信息化檔案管理已經成為檔案管理中作中非常重要的管理模式。我國地大物博，交通便利，公路數量多，公路建設高速發展，但我國高速公路結構較復雜，傳統的高速公路檔案管理模式產生了很大的問題，傳統的檔案管理模式已經無法滿足日益發展的社會需要。采用傳統的人工檔案管理形式已經無法滿足高速公路信息發展需求，也無法高效發揮檔案管理在高速公路管理中的作用。為滿足社會發展的需要，促進高速公路檔案發揮有效作用，將電子信息化管理應用到高速公路檔案管理工作中已成為高速公路事業發展的重要一筆。
二、電子信息化在高速公路檔案管理中應用的現狀
（一）管理制度不完善，缺乏規范性。公路檔案管理工作發展較晚，缺乏檔案管理工作經驗，檔案管理工作在高速公路檔案管理工作中尚未形成科學合理的制度，在檔案管理工作執行時，容易產生很多錯誤。導致檔案管理工作無法準確利用相關數據信息，一部分數據在應用時出現明顯錯誤。高速公路檔案管理的信息化應用制度還不夠規范，在檔案管理工作中容易造成資料的缺失。這一問題如果無法得到妥善的解決，將成為高速公路檔案管理電子信息化建設的重要難題。（二）檔案管理工作人員專業素質不高。大部分從事檔案管理工作的人員沒有掌握信息化檔案管理工作模式，對檔案管理信息化工作認識不全面，另外，檔案管理工作人員缺乏信息化檔案管理工作經驗，以上幾項成為我國高速公路檔案管理工作信息化發展的重要阻礙。我國檔案管理工作人員水平差距較大，工作人員素質普遍較低，導致檔案管理工作無法高效進行，使得信息無法及時得到更新，造成檔案管理工信息化建設進程緩慢。
三、將信息化應用到高速公路檔案管理工作的具體措施
（一）建立完善的檔案信息化管理體系。自古以來就有“沒有規矩不成方圓”這一說法，想要將電子信息化管理模式運用到高速公路檔案管理中必須按照這一說法發展。先制定合理的制度，嚴格按照制度開展高速公路檔案管理工作，使得檔案管理工作規范化。為保證高速公路檔案管理工作的高效運行，必須建立一套完整的檔案管理體系，以促進高速公路事業發展。（二）提高高速公路檔案管理人員素質。基層檔案管理人員作為檔案管理工作中的重要因素，也是構成檔案管理工作的基礎，提升檔案管理人員的整體素質是促進檔案管理工作信息化發展的重要措施，高素質的檔案管理工作人員是做好檔案管理工作的前提，也是做好對檔案的科學、合理化管理的重要保證。檔案管理人員需要具備很強的責任感和良好的職業道德，檔案管理工作人員僅僅做到品質上的提升是不夠的，還需要檔案管理工作人員具有較高的專業素質。為保障高速公路檔案管理工作穩步進行，應加強對檔案管理工作人員進行專業素質培養，提升相關工作人員的思想境界。
四、高速公路檔案管理工作中電子信息化管理的重要作用
將電子信息化管理應用到高速公路檔案管理工作這一舉措在高速公路的檔案管理工作起到了重要的作用，其作用主要表現在兩方面：首先，有效提升檔案管理工作人員的工作效率。合理運用檔案信息化管理能大大減少相關工作人員的工作時間，提高工作效率。以往的檔案管理模式需要整合大量的紙質版材料，因此需要相關工作人員在檔案管理工作中投入大量的精力，將電子信息化運用到高速公路檔案管理中改變了原有的管理方法，實現對檔案的自動化管理，減少人員利用率，提高工作效率，還可以達到檔案數據信息共享的目的。其次，有效提升高速公路各個部門工作效率。在高速公路工作中會產生大量的檔案資料，產生的資料內容涉及廣泛，其中包含大量重要信息，將電子信息化管理運用到高速公路檔案管理中，保證了檔案資源管理工作的及時性，大大提升了工作效率，保證了檔案的完整、嚴密，同時也提升了檔案資料的共享性，還解決了傳統管理模式下紙質檔案易丟失的問題，最重要的是檔案管理信息化促進高速公路事業形成了完整的檔案信息化網絡。結合以上幾點，可見電子信息化管理在高速公路事業發展中起到了巨大的作用。
五、結語
高速公路事業和醫療事業相同，都是國民生活必不可少的內容，高速公路事業是國家想要快速發展的事業，要想實現高速公路事業穩定發展，就必須重視高速公路中的各個部門發展趨勢。順應時代的需求，響應有關部門號召將電子信息化管理運用到高速公路事業的各個部門當中，特別是高速公路檔案管理中。采用科學合理的電子信息化管理方式可以提升高速公路檔案管理工作的效率，促進高速公路事業發展。高速公路事業的完善單單靠電子信息化的應用是遠遠不夠的，有關部門必須重視對高速公路事業的建設，大力支持高速公路事業發展。
作者:何海燕 單位:廣東省路橋建設發展有限公司廣韶分公司
【參考文獻】
第5篇：電子檔案管理模式范文
第一，可實現檔案資源的共享，發揮檔案資源的最大價值潛力。資源共享是網絡的典型特征和突出優勢，在學校檔案管理中利用網絡技術，構建信息網絡技術管理模式，不僅實現了檔案管理的現代化和計算機化，也實現了檔案管理從傳統的實體管理向的信息管理的轉變，并借助于資源共享的網絡優勢，實現了檔案資料信息服務的社會化。通過互聯網，可以將學校的檔案管理系統與公共信息網絡、教育信息網絡等進行連接，不僅能夠通過局域網實現學校不同部門之間的信息共享，還可以與不同學校之間、社會公眾之間實現信息共享，徹底轉變以往封閉式的管理模式，改變為現在的開放式的管理模式，服務的受眾對象從原先單純的學校內部轉變為現在的全社會。
第二，可提升檔案管理人員的工作效率。由于采用了的計算機技術和網絡通信技術，學校的檔案管理人員不再僅僅局限于檔案收集、資料整理、進庫取卷等繁瑣低效的工作內容，而是通過對計算機系統的操作便實現了檔案的存儲、讀取、檢索、編輯和利用，檔案管理人員有更多的精力去保證檔案資料的質量，為學校和其他對象提供更加優質的檔案資料。
二、運用信息網絡技術構建學校檔案管理工作新模式
首先，需要采取綜合性技術措施實現學校檔案管理的網絡化。利用網絡技術，逐步建立以校園網為平臺，以學校綜合檔案室為中心，聯絡學校黨政、財務、教學、科研、學生管理等核心機構的學校檔案網，實現校內管理機構檔案存儲(歸檔)和檔案檢索(查檔)網絡化、自動化。學校任何檔案信息一經產生就通過校園網的傳輸進入到檔案數據庫中，而不必像傳統的方式那樣必須待工作結束或年終時歸檔。同時將具有永久、長期保存價值的電子文件，通過校園網上的文件管理系統上傳到學校檔案的服務器，這樣檔案信息一經產生就可迅速上網，使使用者在較短期時間內跨地域、跨時間、跨內容地尋找到所需的信息［1］。
其次，科學合理編制學校檔案網絡管理的有關規章和標準。檔案管理是一項科學性很強的工作，要實現用信息網絡技術管理，就必須指定統一的業務規范和技術標準。同理，建立一套統一的標準，是學校檔案管理網絡化的前提，需要從檔案信息采集、檔案信息存貯、檔案信息管理、檔案信息網絡系統、檔案信息管理軟件等方面，制定一套可行的規范化標準。只有不同的學校在統一的標準下建立自己的檔案管理網絡系統，從而才能實現檔案信息的資源共享，做到檔案信息的社會化，達到為公眾提供有效服務的目的［1］。
第三，要切實提升檔案管理人員的綜合素質尤其是信息化水平。要實現學校檔案管理網絡化，就必須有一支高水平的檔案管理人員隊伍。對現有的檔案管理人員重點進行計算機操作和網絡應用知識的培訓，學習電子文件和電子檔案管理知識，使他們的檔案業務知識與計算機網絡應用能力結合起來，以適應學校檔案管理網絡化的要求。要培養他們的電子檔案管理能力，使他們具有采集和管理電子檔案的意識，讓他們提前介入電子檔案的運作和管理，在實踐中掌握電子檔案采集和管理的技能和方法，學會電子檔案管理系統軟件的操作和運用，從而熟練地完成檔案用信息網絡技術管理的一系列工作，為學校管理和發展提供優良的服務［2］。
三、信息網絡技術下的學校檔案管理需要注意的問題
信息網絡技術下的學校檔案管理工作是一項復雜工程，牽扯到方方面面，除了技術因素、制度因素、人員因素，還需要重視細節以及網絡安全因素。第一，充分認識信息網絡技術管理的技術性問題。在建設過程中，需要綜合考量電子檔案的可用性、可理解性以及可取性等問題。有鑒于此，在對電子檔案進行保存的時候，不僅僅要求保存電子檔案本身含有的信息，更加應該總是電子檔案的背景信息以及相關技術信息等等。
第二，高度重視檔案信息的保密性問題。網絡是一個雙刃劍，必須把自由傳播與有效控制結合起來，才能發揮網絡傳播的巨大效益。檔案又是特殊的信息資源，必須解決網絡傳播的安全問題。要解決這一問題，應遵循以下三點:首先，開發檔案的范圍應最大化，檔案保密的范圍應最小化;其次，正確處理所有權、隱私權與公布權的關系。最后，合法開放檔案應及時，避免造成信息老化、內容滯后［2］。
第6篇：電子檔案管理模式范文
摘 要 隨著我國計算機的普及和信息技術的發展，各項工作都步入信息化的行列，當然，檔案管理也不例外。電子檔案管理模式在很大程度上提高了傳統檔案管理模式的工作效率，為檔案管理工作提供了便利，但是與此同時也使檔案管理存在著安全隱患。本文主要闡述了電子檔案管理和傳統檔案管理各自的特點，并從中分析他們的異同，進而歸納出兩種檔案管理模式的利弊。
關鍵詞 電子檔案 傳統檔案 檔案管理 利弊
隨著社會的發展，日常辦公逐漸趨于自動化、網絡化和標準化，日常辦公幾乎屬于無紙化，不再需要紙和筆，而是直接在計算機上完成，所以，一般都是電子文件多于紙質文件。隨著電子檔案的增多，電子檔案管理成為必然，如何加強電子檔案管理以防文件的損壞和丟失，實現電子檔案管理的高效、準確、安全是我們在檔案管理工作中應該著重思考的問題。 電子檔案的特點
電子檔案管理不僅要管理電子信息，還要將電子信息與實體檔案緊密聯系起來，實現對電子檔案的識別、處理，并要求能夠在網絡上傳遞。電子檔案的特點主要有：第一、信息不能人工識別，傳統紙質檔案在記錄時都是采用人工可識別的符號，而電子檔案要通過計算機轉換才能夠被人識別;第二、信息的存儲具有高密度性，節省了存儲的空間;第三、信息管理具有方便快捷性，電子信息與載體之間無必然聯系，隨時可以分離，能夠復制存儲于不同介質之中，方便進行異地之間的傳輸和管理，節省時間;第四、方式多樣性，電子檔案與傳統檔案單一的文字記錄不同，可以利用多媒體技術記錄檔案，保持了檔案的生動性[1]。 電子檔案管理與傳統檔案管理的相同之處
電子檔案管理是在傳統檔案管理的基礎上形成的，電子檔案的記錄必須要依附于傳統檔案的真實記錄才能保證電子檔案的真實可靠;電子檔案管理的原理基本與傳統檔案管理相同，只不過是通過信息化的手段將其整合，提高了效率;電子檔案管理與傳統檔案管理所包含的內容相同，電子檔案管理是對傳統檔案的信息進行歸納，擴大了信息容量，實現了資源共享，能夠快速讀取信息。 電子檔案管理與傳統檔案管理的不同之處 電子檔案在歸檔時間上不同于傳統檔案
電子檔案的管理能夠根據文件完成的時間隨時歸檔，而傳統檔案管理要在整個過程結束后制定一個標準的表格在規定的時間內歸檔，在時間上缺少靈活性。由此可見，電子檔案隨時歸檔的好處是可以避免因時間問題而造成的文件丟失，保證了歸檔的完整性。 電子檔案在歸檔方式上不同于傳統檔案
電子檔案都是采用編碼對其管理，但是由于載體的不固定性和可修改性，很可能造成電子檔案的準確性、真實性缺失，而傳統檔案都是按照一定的次序進行編目之后，人工歸檔，保證了文件的真實、安全和完整。因此，在進行電子歸檔時，必須要隨時進行加密和認證，以保證其真實有效。 電子檔案在保管方式上不同于傳統檔案
電子檔案的保管主要是以光盤或磁盤為載體，但是這類載體易老化變質，而且在更換介質的過程中可能會影響文件的可讀性，而傳統檔案的保管需要保證紙質文件不受損壞，在轉移的過程中不丟失，對人工的要求比較高[2]。因此，在對電子檔案進行保管時，要求有關部門使用統一的格式對檔案進行存儲和傳輸，必要的時候可以打印一份紙質檔案作為備份。 電子檔案的查詢方式不同于傳統檔案
電子檔案在查詢使用過程中，可以在獲得權限之后，登錄檔案管理中心查閱相關信息，而傳統檔案在查詢過程中，需要先向上級申請，獲得批準后通過檔案號人工查找，浪費了大量時間，影響了工作效率。 電子檔案管理與傳統檔案管理的利弊
采用電子檔案管理節省了大量時間，可以有效提升檔案管理的效率，方便不同地區和不同部門之間進行數據傳輸，而且在查詢使用中更加方便快捷。除此之外，電子檔案管理符合當今社會的低碳環保理念，無紙化辦公在節約了資金的同時，減少了樹木的采伐，保護了森林資源[3]。
然而，任何一種管理模式都存在著不同程度的弊端。由于我國電子檔案管理起步晚，在法律監管上落后于一些發達國家，電子檔案管理面臨著很多挑戰，如何保證電子檔案的法律效應是一個重要的問題。電子檔案還存在著易丟失或因時間問題無法讀取的問題，所以在管理過程中要注意對文件予以保護和備份。此外，在信息技術如此發達的背景下，電子信息的安全性難以得到保障，各種病毒和黑客威脅著電子文件的安全，這就對管理人員的技術提出了較高要求，要對電子檔案采取加密和設置防火墻等措施。
結束語：
綜上所述，電子檔案管理方式的出現大大提高了辦公的效率，而且有效節約了森林資源，但是與傳統的檔案管理模式相比還有其不足之處，不能完全取代傳統檔案管理。因此，我們要加強對電子檔案管理的研究，推進電子檔案的標準化、安全化、準確化管理，使之更好地服務于社會。
參考文獻：
[1] 李丹一.對比研究電子檔案管理和傳統檔案管理利與弊[J].辦公室業務，2014（21）：88-88.
第7篇：電子檔案管理模式范文
【關鍵詞】檔案管理；問題；創新對策
隨著計算機，電子載體和網絡技術的應用和發展的記錄管理服務模式的創新，實現“三個轉變”：第一，服務內容的創新，數量要求向質量的轉變；第二，服務方式的創新，從被動到主動服務的轉變服務；第三，服務手段的創新，從傳統的手工管理模式向現代管理模式轉變。
1 檔案管理工作所面對的問題
檔案管理作為一種客觀實體，它的作用是潛在的，要有一定的科學管理方法，再能最大化的發揮它的作用。要想實現檔案管理的創新，要從社會需要的角度出發，檔案信息為服務內容，多種服務方式為手段，創造一個廣闊的發展空間合理利用檔案，達到檔案信息資源共享。
1.1 管理意識薄弱
事實上，科技管理部門保存的一些文件沒有應有的作用，由于缺乏信息太多，也不能起到參考作用。不重視檔案管理工作，相反的還要投入資金作為管理費用，不認為科技檔案直接獲得經濟利益，同時也盡量減少壓縮等價的物理成本管理，科技檔案的機構，資金和人員。因為科技檔案種類多數量在不斷上升，這種現實的情況，也造成科技檔案管理和資金有限，設施陳舊，缺乏人力。
1.2 管理技術落后
投資不足、低水平的自動化管理。由于現有的軟、硬件的檔案管理、投資管理落后，基本上處于手動操作，落后的管理模式，難以適應信息化建設的要求，在檔案管理。一些決策者對檔案管理沒有足夠的重視，重文書檔案，輕科技檔案的現象普遍存在，科技檔案用得著的時候重要，用不著的時候不重要。這樣就造成了企業檔案管理基礎設施、科學技術的落后。
2 檔案管理工作的創新及對策
電子時代的到來為檔案管理服務模式的創新提供了技術支撐。首先，計算機的應用和推廣。計算機已滲透到社會生活的各個領域，在檔案工作中，計算機的工作涉及改變操作的文件歷史完全是由另一方面，將大量的文檔簡單化，重復的手工勞動逐漸被電腦所取代，大大提高工作效率。第二，新的電子載體（材料）和應用的出現。紙張在以前幾乎是唯一的載體檔案，20世紀80年代后，大量的新載體，如磁帶、磁盤、光盤、電子文件和數字相機圖像數據。電子媒體的文件管理工具的應用，過去的一些文件材料由現代計算機磁盤，光盤等存儲介質代替。第三就是互聯網的發展和應用，它可以將手工的改為電子，既方便又快捷，方便信息共享。圖1是電子檔案管理流程。
2.1 服務內容創新
檔案管理不只是收集好文件就算完成工作了，要充分挖掘管理人員的潛力，通過持續改進，豐富和創新的工作內容，將工作推進服務向高層次，高水平的發展。檔案工作者應實現創新的服務模式，加強檔案編研工作，在許多地區的經濟建設創造優勢成就中發揮了突出的作用。檔案編研工作是充分挖掘和發揮檔案資源的作用，及時將相關的信息轉化成編研成果，直接到中心工作，使成果發揮最大的社會效益和經濟效益。
2.2 服務方式創新
加大對檔案管理資金的投入，提高管理人員的素質，對他們進行定期的培訓，強調管理檔案工作的重要性。妥善保管好檔案，合理利用，建立科學化、信息化、人性化、高效化的管理體系。優化檔案資源配置，實現資源共享。
2.3 服務手段創新
現在是一個信息科技化的時代，傳統的手工管理模式已經適應不了現在的需求。因此，我們必須加快檔案信息化建設的步伐，現代科學技術應用于檔案管理工作，改變傳統的手工操作管理模式，實現管理現代化。人事檔案應利用現代計算機技術和網絡通信技術，通過文字、聲音、圖像和其他形式的信息處理，統一存儲，實現同一事物的多種形式，從而改變了檔案信息只有利用書面材料來表達的缺陷。
3 結語
綜上所述，加強文件檔案管理，組織、指導檔案科學技術研究使檔案管理人員有更高層次的意識，進一步加強檔案管理意識，檔案管理提高技術和現代管理水平，充分發揮檔案管理在企業和國民經濟發展的需要。
【參考文獻】
第8篇：電子檔案管理模式范文
【關鍵詞】檔案管理；電子數字化；管理模式；系統軟件；優勢；功能
檔案管理工作在新時期下，借助科學技術的優勢與功能，得到了質量與效率上的升華。目前，檔案管理工作以被各企業中視為重點提高管理水平的對象，對檔案管理系統軟件的應用非常重視。實現智能化檔案管理模式，利用電子軟件系統的優勢與功能，不但提高了檔案管理專業水平，同時還是得檔案資源受到安全保護，保證其數據信息的真實性、準確性、可靠性，使得檔案信息為企業l展與抉擇方面發揮重要的參考作用。
一、檔案管理現狀
在高科技應用性、使用性、功能性越來越強大的新時代里，很多企業中均已借助高科技的力量來推動發展速度。檔案管理也已經從傳統的紙質抄錄模式上轉變成現今的電子數字化管理模式。智能化檔案管理模式可以完全彌補傳統管理方式中的不足，同時還能夠大大減少紙質抄錄的工作量，一定程度上節省了紙張費用，以及存儲資料文檔所占的庫房空間，減少人力。
然而由于很多企業中對電子數字化軟件系統的操作能力非常低，對辦公程序存在不懂、不熟悉的現象，導致檔案信息在收集、分析、處理、編制、存儲等各環節出現差錯，例如：對所收集的檔案信息在編制過程中因格式、文字等方面處理能力差，就會使檔案信息存在某種程度上的差異，影響到上下級檔案管理部門對信息處理結果其不滿意，很難完成接收與認同，進而使檔案信息移交接受不順利，工作效率下降，甚至嚴重到檔案信息不能及時歸檔保存，造成檔案信息處理困難。
因此，為了更好的使企業檔案管理人員能夠熟練接收此項工作，并保證操作能力、技術能力以及管理能力，我國相關部門與計算機軟件開發公司共同針對此種現象進行更深一步的研究，經過不斷努力研發出一項具有專業性質的檔案管理系統軟件，實現管理統一化、維護自動化的檔案管理系統，以方便操作、查找、利用為原則，促使系統軟件具備高效、準確、簡單、實用等優點。基于此，我們更應該對檔案管理系統軟件的優勢及功能加以了解。
二、專業性檔案管理系統軟件具備諸多優勢
1.提高工作效率
檔案管理系統軟件的發明，逐步替代了傳統單一的檔案歸檔模式，不用像以前過多編輯檔案的條目及內容，完全可以在系統軟件的提示下一步一步進行建檔、歸檔等工作。一旦發現錯誤檔案信息，可直接在系統中進行更改，省去了傳統檔案管理模式下的重新編輯、打印等環節，節省了時間和資源；如發現漏輸的檔案信息，可直接插入補充，簡單易行，省去了對其他辦公軟件因不熟悉而造成的失誤，使用者也可以隨時隨地查閱檔案數據，直接進行關鍵字等方式搜索，一搜即可，不再需要查找翻閱等，極大地提高了工作效率。檔案相關文件輸出時也采用了統一的電子格式，兼容于大多數電腦系統，方便打印和傳閱。在上報歸檔信息工作方面，可將系統軟件處理的結果直接加密上傳到上級管理部門，節省了人力和時間。
2.能夠更好地開發檔案內容信息
應用一般的辦公軟件只能夠實現單個文件的編輯，還需要另附檔案的掃描文件，這樣既浪費時間，也浪費資源。而檔案管理系統軟件，可以在對檔案的基礎信息編輯之后，添加此檔案的掃描電子圖片，這樣就做到了一點開目錄文件就可以同時采集到此文件的電子圖片，方便檔案管理工作人員的查閱以及上報等檔案工作。檔案管理系統軟件還可以對相關的檔案文件進行相關性編輯，這樣就可以輕松地通過檢索工具對各種有關的電子文件進行查找，使用者可以更好地對事件的來龍去脈進行了解，使檔案內容發揮更大的作用。同時，檔案管理系統軟件還包括數據的傳送、接收、備份、恢復等功能，方便快捷，此外還具有用戶管理、日志功能、事務提醒等。
3.更好地實現檔案保密功能
一般的辦公軟件只能設置簡單的密碼，極容易造成泄密，而檔案管理系統軟件可以通過設置權限管理進行管理員、查閱人等角色分工工作，可以設置人員的查閱權限等，這樣就起到保密的效果。在查檔人進行查檔時，系統可自行記錄，形成查詢日志，對數據傳輸、用戶訪問、內容打印等操作進行了安全設計，以保證檔案的使用安全。檔案管理系統軟件還配備了電子鎖，這樣便可以鎖、機分離，即使別人打開了檔案管理人員的電腦，也無法打開檔案管理系統軟件。
三、專業性檔案管理系統軟件具備諸多功能
1.收文登記
文書人員收到公文后，將文件信息輸入系統，便可打印收文登記簿和收文批閱承辦箋等；收文序號由系統自動生成編號，并打印在收文登記簿和收文批閱承辦箋的右下角，形成檢索，便于文件去向的掌握；輸入的信息數據可提交到軟件系統數據庫中保存，方便以后查詢及入檔時調取；如果收文登記簿或批閱承辦箋不慎受損或遺失，可從系統中調出對應數據進行補充打印。
2.發文登記
可以各個部門一個總號或多個號；軟件系統可以按年度自動對發文進行編號；發文登記之后，可打印發文登記簿，發文登記簿既可以自動銜接上次結束時的行數或指定起始行數打印，也可以分期分批統一打印；登記時內容在備選項中進行選擇即可，如“主送”“抄送”“標題”等；發文檔案數據同樣可以到系統的數據庫中進行調取。
3.組建檔卷
可依據本單位具體工作職能，選擇適合的檔案分類方案。如“年度―機構（問題）―保管期限”分類法、“保管期限―年度―機構（問題）”分類法、“年度―保管期限―機構（問題）”分類法等；檔案文件進行輸入時，對于收文和發文，只需搜索相應序號，即可調出將相應文件；會議記錄、領導講話及其他文件手工輸入即可；檔號為系統自動產生，檔號格式可以自定義輸入。
4.公文查詢
可對檔案管理系統軟件中的各項數據進行查詢；可指定一個或多個匹配條件進行搜索查詢；可打印出所查詢到的檔案內容，由系統自動記錄查詢、打印記錄。盡管檔案管理系統軟件的功能強大，優勢明顯，但仍然需要檔案管理人員合理應用，謹慎行事，方能讓檔案管理系統軟件更好地為檔案管理工作服務。
參考文獻：
第9篇：電子檔案管理模式范文
關鍵詞：計算機；檔案管理；運用
檔案管理工作是一項政策性、機密性、專業性較強的工作，檔案是歷史的記錄和保存，是國家和社會的寶貴財富，對國家和社會的未來發展有著重要意義。隨著我國社會經濟的不斷發展，檔案管理工作在社會發展中顯得日益重要。各級管理部門要充分認識到該項管理工作的重要性，并認識到檔案管理現代化是檔案管理工作的必由之路。在這種背景下，此次研究對計算機技術充分運用到檔案管理中的相關運用進行分析探討，并希望為我國各種級別的檔案管理提供技術參考，為檔案管理現代化發展提供新路徑。
1 計算機在檔案管理中的作用
1.1 有利于檔案的管理、收集和存儲
隨著計算機技術的發展，應用范圍也越來越廣，計算機技術引用到檔案管理中，充分利用計算機外延設備，可以將檔案管理中的紙質檔案轉化成電子檔案，利用這種檔案管理模式為檔案管理提供科技手段，能夠自動處理信息的管理模式，將一些檔案刻錄成光盤或者是電子文件，完成計算機的自動檢測，采用計算機的掃描和光盤存儲，有利于實現檔案管理信息化。
1.2 有利于檔案管理信息的系統化
傳統的手工檔案管理模式在面對多元化、數量巨大的檔案時，往往需要花費大量的時間，還可能因為檔案管理保管失誤出現檔案破損導致檔案信息殘缺，將計算機技術應用到檔案管理中，將傳統紙質檔案轉成電子檔案，開發新信息管理系統，從而實現高校管理，有效的提升檔案管理的效率。
2 計算機在檔案管理中的現狀漏洞
2.1 前期的準備工作不充分
多數檔案管理手段是一味沿用傳統管理手段，陳舊落后的機械管理手段不利于計算機技術的推廣應用，很多檔案館準備信息管理系統時，沒有完全做好檔案管理工作，其中最常見的是檔案數據的電子化不到位，在利用計算機技術進行檔案管理時，出現了很多明顯的錯誤，比如檔案日期、姓名以及檔案館錄入時間錯誤，由于準備工作的不充分，就難以保證計算機技術在檔案管理中的有效作用。
2.2 檔案管理的計算機不夠充分
在檔案管理中，很多地方的檔案管理部門都已經建立了相應的信息化管理系統，雖然計算機技術得到應用，但是計算機技術管理模式也是建立在傳統的手工管理模式上，將檔案管理的工作內容放在檔案資料上，并沒有充分利用檔案管理的優越性，也沒能建立數據庫下的多媒體檔案數據，由于缺乏檔案管理的有效系統與平臺，在檔案管理上也無法進行高效管理。
2.3 檔案管理的人員素質較低
在檔案管理工作中，很多人都將歸為檔案的抄錄保管，作為一項事務性工作進行管理，沒有深入理解檔案管理的國家財富作用，忽視了檔案管理對社會的間接經濟效益。利用計算機技術進行檔案管理時，檔案管理人員素質較低，缺乏有效的計算機的安全防范意識以及安全防范能力，將計算機技術當成是一種檔案管理的外在手段，但不能夠有效的應用。
3 計算機在檔案管理中的實踐探索
3.1 轉變檔案管理觀念，提高計算機應用范圍
首先，改變現有檔案管理觀念，從事檔案管理的工作人員要認識到檔案管理的重要性，并積極學習計算機技術，將其應用到檔案管理中，促使工作人員改變檔案管理工作態度，增強自身的責任意識，將檔案管理工作當做成一項社會事業認真落實。其次，加大對計算機硬件設備以及軟件設施的投入，引入現代化的管理模式，從而提升計算機技術在檔案管理方面的全面運用，對檔案管理工作人員進行必要的思想教育，增進檔案管理意識，努力將計算機技術用于檔案管理中，利用查找方便，檢索迅速，保密性好，存儲量大，可靠性高，存儲時間長，成本低等優點，逐漸擴大計算機技術在檔案管理中的應用范圍。
3.2 提高檔案管理人員計算機技能水平
檔案管理工作不僅是做好檔案的保管，還需要通過各項檔案的管理做好社會檔案信息化建設工作，這就需要檔案管理人才要具備相應的職業能力，并合理運用到工作中。檔案管理的現代化發展需要提高管理人員素質，并培訓其信息化檔案管理的基本技能，鼓勵工作人員自我發展、不斷進步，讓檔案管理工作在人才的推動下實現信息化檔案管理；同時，通過聘請專業的計算機技術人員對檔案管理人員進行專門的培訓，對他們的計算機操作提供日常維護和管理上的支持，在不斷的學習中，加強檔案管理信息化水平，通過提高計算機技術應用水平，做好檔案管理人員的培訓。
3.3 加強創新檔案管理水平
建立詳盡的社會檔案管理系統，實現各級社會檔案信息資源共享、傳遞、存儲以及利用的一體化管理模式，將計算機技術、網絡技術有機結合起來，根據社會對各種類型檔案的具體要求，逐步建立電子檔案數據庫，運用網絡技術對電子檔案進行維護和更新，創建適應新的管理模式下的檔案管理制度，在檔案管理中注重以制度確保計算機技術的應用，保障檔案管理工作的有序進行，當然，不論是任何檔案管理單位，從事檔案管理的工作人員在實際的工作中都應該不斷提升自身的管理水平，加強檔案管理水平的提高。
4 結語
計算機技術應用到檔案管理中已經是大勢所趨，注重對檔案管理人員思想的轉變、技能的培訓，提高檔案管理水平，在新時期檔案管理中應用計算機信息技術，提高檔案管理工作質量和效率，讓社會檔案管理發展緊跟社會前進步伐，促進新時期檔案管理事業發展，以更好的適應信息時代的歷史洪流。
參考文獻
[1]蘇昕儀[1].淺談計算機在檔案管理中的應用[J].農村實用科技信息，2011，（8）：89-89.
