檔案信息安全保障體系建設探究

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摘要：信息社會的高速發(fā)展，給人們帶來了極大生活便利的同時也帶來了嚴峻的信息安全問題，檔案信息安全傳統(tǒng)的保障技術(shù)已經(jīng)不再適用。基于此，本文針對檔案信息安全保障體系建設中存在的問題作出具體分析，然后提出相應的解決策略，以此促進檔案信息安全保障體系在新時代中的建設順利開展。

關(guān)鍵詞：電子檔案；實體檔案；信息安全

1引言

檔案信息資源作為一種重要的社會資源，保障其安全是十分有必要的。但是在社會的信息化發(fā)展中，由于法律法規(guī)的滯后、保存環(huán)境的不合理、保存技術(shù)的不成熟、管理人員專業(yè)水平的欠缺，使得檔案信息的安全性受到了極大的挑戰(zhàn)，因此檔案信息安全保障體系的建設需要盡快完善。

2檔案信息安全保障體系的建設現(xiàn)狀

保障檔案信息的安全具有很重要的現(xiàn)實意義，然而在實際操作中，保障檔案信息的安全工作受到了很大的阻力和壓力。第一，相關(guān)法律法規(guī)制度的建設相對滯后，給了很多不法分子可趁之機，使其可以低成本地、輕易地盜取、買賣、損壞檔案信息[1]。第二，檔案信息保存困難，尤其是實體資料。由于保存時間較長，很多檔案資料存在字跡模糊、無法辨認的問題；還有的在較長的保存時間中，經(jīng)歷了很多任檔案管理員的整理，使得查找起來十分困難，比如文字圖片資料混合在一起、標簽缺失、編號混亂等等。電子檔案的保存也一樣不容樂觀，因為我國的電子檔案信息化保存的發(fā)展歷史還比較短，安全系統(tǒng)還不夠完善強大，所以常常會受到黑客的攻擊和病毒的侵擾；高素質(zhì)、高技術(shù)的專業(yè)電子檔案信息管理人員的缺失，也極大的延緩了檔案信息電子化保存的工作進度。

3檔案信息安全保障體系建設問題的解決策略

3.1完善法制保障

國家層面上，相應法律法規(guī)的修訂和完善是保證檔案信息安全保障體系健康安全有序發(fā)展的前提條件和依據(jù)。在修訂中，也要注意循序漸進，多借鑒國外的相關(guān)成功經(jīng)驗，同時找到適合國內(nèi)國情的特色方法。企業(yè)層面上，應當在規(guī)則允許的范圍下，合理運用先進的技術(shù)和方法做好檔案信息安全保障體系建設工作，管理分工明確、責任具體落實到個人、自己負責好自己的部分、盡量不要出錯。在合作中逐漸形成有效有序的安全管理系統(tǒng)，確保每一步都有理有據(jù)、安全可行。從業(yè)人員層面上，檔案信息安全工作人員需要具備較強的法律意識、服務意識、責任意識和過硬的專業(yè)技術(shù)能力，充分發(fā)揮每一位從業(yè)人員的主觀積極性和創(chuàng)造性，并定期開展相關(guān)培訓活動和交流會，使其工作能力不斷提升，從而為檔案信息安全保障體系的順利建設奠定基礎(chǔ)。例如近日銅仁市紀委市監(jiān)委出臺的《銅仁市市管干部廉政檔案管理暫行辦法》，通過法規(guī)的出臺使1300余名市管干部檔案信息安全得以保障。該《辦法》遵從“一人一檔”、“逐步完善”、“動態(tài)更新”的原則，同步建立電子廉政檔案、紙質(zhì)廉政檔案和文書檔案，全面收集歸檔反映全市在職市管干部廉政情況的信息和材料，梳理形成清單，實現(xiàn)一人一檔、全面覆蓋。同時，廉政檔案實行集中管理、由專人負責、保持動態(tài)維護更新、嚴格執(zhí)行保密相關(guān)規(guī)定，保證廉政檔案的使用安全。

3.2加強管理保障

3.2.1改進工作方法

在電子檔案保存過程中，首先硬件技術(shù)要能相匹配，計算機設備、掃描儀以及安全的移動硬盤都是不可缺少的。其次，在掃描過程中，也要在保證內(nèi)容完整性的同時保證字跡的清晰度。再次，在保存過程中，既要嚴格清理存儲在電腦中的信息，避免被盜，也要做好備份工作，防止丟失。最后，不把雞蛋放在同一個籃子里，做好檔案的分類和多重備份工作，也是抵御風險的一種有效辦法。除此之外，在檔案信息安全管理中，也可以使用防火墻技術(shù)、設置高級密碼技術(shù)、高級人臉識別技術(shù)、指紋識別技術(shù)、多重密碼防護技術(shù)以及軟件定期查殺病毒的方式來增強信息的安全性。只要每一個步驟都嚴格控制，形成有效的安全保障體系，就可以避免不必要的損失，增加檔案信息的安全系數(shù)。例如資陽區(qū)社保服務中心的業(yè)務資料整理歸檔工作，其按照檔案管理規(guī)范化標準，全面收集應歸檔的各類文件、業(yè)務資料以確保檔案的完整性；并且按照業(yè)務資料歸檔要求，規(guī)范化、系統(tǒng)化的完成裝訂、整理、分類、編號、裝盒整理工作；同時按照檔案保管要求，文件、資料的歸檔全部使用專用檔案盒，并規(guī)范檔案管理、保管、借閱等各項制度。每一步工作都認真負責、嚴格落實，以確保檔案的保密性和安全性。

3.2.2提升人員素質(zhì)

由于在檔案信息安全工作中會遇到各種各樣的突發(fā)情況，對檔案信息安全工作人員的業(yè)務水平提出了很高的要求。因此，每一個從業(yè)者都必須不斷提升自己的專業(yè)知識，做好行業(yè)培訓工作，豐富自己的知識體系，提高自己的服務意識和安全隱患意識。并且需要多與各自領(lǐng)域的專業(yè)人才交流，強強聯(lián)合以開闊思路，優(yōu)化工作方式。

3.3強化技術(shù)保障

技術(shù)支持保障屬于檔案信息安全保障體系中的剛性保障，對整個體系的構(gòu)建至關(guān)重要。對于實體檔案，主要考慮保存環(huán)境與檔案修復兩個方面。其中配備合理的保存環(huán)境是保障實體檔案信息安全的基礎(chǔ)。保存環(huán)境的優(yōu)劣會直接影響到檔案的保管情況。保存環(huán)境的合理設計與建造能使檔案得到更加長久、安全、完整的保護。當檔案在保管、利用的過程中出現(xiàn)字跡模糊、紙張老化、硬盤受損、膠片褪色等現(xiàn)象時，修復技術(shù)的存在就是挽救實體檔案信息安全的最后一道屏障。紙質(zhì)檔案修復技術(shù)主要包括：去污與去酸技術(shù)、加固與修裱技術(shù)、字跡恢復與顯示技術(shù)等，而磁盤、光盤受損后目前技術(shù)還很難做到有效恢復[2]。

4結(jié)束語

總而言之，檔案信息資源作為重要的一種社會資源，其安全的重要性不言而喻。然而現(xiàn)在在實際的安全管理工作中還存在著一些問題，時刻威脅著檔案信息的安全。為了保證檔案信息的安全，適應新時代的檔案信息安全保障體系建設工作亟需完成。

參考文獻

[1]王晶晶.檔案信息系統(tǒng)安全研究分析[J].內(nèi)蒙古科技與經(jīng)濟，2019（06）：73-74.

[2]胡雙明.如何加強檔案信息安全保障建設[J].黑龍江檔案，2018（04）：108.

作者：廉璐玥 單位：天津市安居工程發(fā)展中心